битрикс план рабочего дня
Учет рабочего времени – вы всегда в курсе, где ваши сотрудники
Время – это самый важный ресурс как для руководителя, так и для сотрудников любой компании. Но без должной самоорганизации и дисциплины люди склонны его терять.
Программы контроля рабочего времени
Для решения этой проблемы созданы сотни программ учета рабочего времени. Среди них популярны системы автоматической слежки. С их помощью отслеживаются запуск приложений на компьютере, перехватываются обмен сообщения в мессенджерах и нажатия клавиш при наборе текста. Используются решения, делающие снимки рабочего стола (скриншоты) или даже производящие непрерывную видеозапись изображений на дисплее.
У подобных систем контроля рабочего времени сотрудников есть серьезный недостаток. Чаще всего, работодатель, желающий использовать программы слежки для учета рабочего времени сотрудников, обязан получить письменное согласие каждого работника. Иначе обиженный сотрудник может устроить крупные неприятности фирме и боссу.
Лучше использовать личные и коллективные системы добровольного учета затрат времени (тайм-трекеры). Они вполне законны, стимулируют самодисциплину и организованность.
Система учета рабочего времени в «Битрикс24»
В сервисе «Битрикс24» система учета рабочего времени интегрирована с органайзером, документооборотом, телефонией и системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Собранная статистика автоматически передается в виде отчетов руководителю и в бухгалтерию. На основании данных учета использования рабочего времени начисляется зарплата.
Мониторинг рабочего времени сотрудников выполняется с помощью задач, событий календаря, а еще инструмента личного хронометража «учет рабочего времени».
Контроль изменений хронометража
Каждый сотрудник заходит утром в «Битрикс24» и «открывает» рабочий день, при этом запускается счетчик времени. В обеденный перерыв и при каждой отлучке работник ставит счетчик на паузу, а вечером останавливает.
При этом сотрудник планирует рабочий день, выбирая задачи из списка или вписывая собственные. После этого автоматизированная система учета рабочего времени «Битрикс24» распределяет рабочее время между запланированными задачами. Выделяется время также на планерки, совещания и встречи, запланированные руководством или коллегами через задачи и календарь.
Если работник сдвигает время начала или окончания рабочего дня, то уведомление об этом изменении отправляется руководителю.
Руководитель, в свою очередь, решает, как отнестись к изменению хронометража рабочего времени, какие меры принять.
Отчеты по рабочему времени
Такой «мягкий» контроль рабочего времени сотрудников показывает, когда сотрудники начинали и заканчивали рабочий день, сколько часов отработали, как изменяли сроки выполнения.
Сотрудники не ощущают стресса от жесткого контроля, но вся информация о продолжительности рабочего дня прозрачна для руководителя. Работникам, привыкшим к регулярной отчетности, такой учет отработанного времени не будет в тягость. Остальные без труда привыкнут к самоконтролю с помощью «Битрикс24».
Учет времени по задачам
При создании новой задачи руководитель включает учет времени и назначает плановые сроки. Шесть видов отчетов облегчают анализ данных учета времени сотрудников. Узнавайте в один клик: сколько задач завершено, сколько в работе, сколько уже затрачено времени и нет ли перерасхода. Отчеты выгружаются в Excel.
На основании отработанного времени можно не только высчитать сумму оплаты труда, но и сумму за сверхурочные часы – сервис ведет учет переработки рабочего времени.
Система мониторинга рабочего времени сотрудников позволит спланировать рабочий день, используя планировщик времени
Учет и планирование
Контроль учета рабочего времени неотделим от планирования. Используйте электронный ежедневник, общие и персональные календари, планировщики проектов и событий для продуманного планирования будущей работы. Если этого не делать, то учет и контроль рабочего времени лишь констатируют впустую потраченные ресурсы.
Контроль рабочего времени персонала в «Битрикс24» дополняется графиком отсутствий. Расходы на фонд оплаты труда известны заранее, переплата за неотработанное время не допускается. Направленным в командировку сотрудникам программа учета времени работы за компьютером учитывает рабочие часы через интернет или мобильные приложения.
Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.
Планирование задач на день
В панели Рабочий день вы можете не только фиксировать рабочие часы, но и составлять список задач на день.
Откройте вкладку План на день. Если задача уже поставлена, выберите ее из списка.
Если это новая задача, впишите ее в строку и нажмите на кнопку справа.
Задача появится в списке.
Отмечайте галочкой уже сделанные задачи, они будут вычеркиваться из списка.
Вы также можете установить крайний срок выполнения задачи. Отсчет времени будет отображаться в форме.
Когда закончите выполнять задачу, нажмите на кнопку с флажком, чтобы остановить таймер.
На панели рядом со временем отображается количество невыполненных задач.
События
Если у вас на этот день запланированы мероприятия или встречи, добавьте их в Cобытия. Так вы точно про них не забудете.
Сделано за день
Чтобы не держать все в голове, заполняйте отчеты о проделанной работе каждый день. В конце недели вся информация из отчетов будет автоматически переноситься в отчет за неделю.
Подробнее о создании отчетов читайте в статье Рабочие отчеты.
Управление временем: как без насилия научить сотрудников планировать
Рабочее время сотрудников принадлежит предприятию. Но убедить в этом работников непросто. Программы учета времени и оценки эффективности воспринимаются подчиненными в штыки. Не вникая в причины сопротивления, руководители пытаются внедрять подобные решения угрозами штрафов и увольнений. Персонал отвечает «забывчивостью», саботажем и приписками. Вот если бы сотрудники сами захотели научиться управлять рабочим временем…
Типичные проблемы тайм-менеджмента на предприятии:
Бизнес-органайзер
Пока одни сотрудники пользуются Skype и Excel, другие Google Docs и Viber, третьи электронной почтой и «1С», львиную долю рабочего времени съедает взаимное непонимание. Когда у каждого отдела и любого сотрудника свой инструмент для работы, задачи выполняются медленно, через споры и конфликты, с ошибками и переделками.
Чтобы правильно организовать работу сотрудников, нужен общий для всего предприятия онлайн-планировщик задач. В «Битрикс24» все инструменты собраны в одном месте. Пользователи ставят друг другу задачи, обмениватюся календарями, назначают встречи, планируют, управляют рабочим временем. Бесплатный онлайн-планировщик облегчает рутинную работу сотрудникам и поэтому не воспринимается как навязанный инструмент контроля.
Управление рабочим временем
Тайм-менеджмент и управление временем начинается с личной дисциплины. В «Битрикс24» сотрудники сами отмечают начало и окончание рабочего дня, перерывы на обед и отлучки. CRM кропотливо собирает данные и генерирует отчеты, которые отправляются руководителю и в бухгалтерию. Сразу видно, кто из сотрудников постоянно опаздывает, а кто засиживается допоздна. Первых можно дисциплинировать штрафами. Со вторыми стоит поговорить и узнать причину, почему им приходится столько работать. Может выясниться, что нагрузка распределена неравномерно.
«Битрикс24» также учитывает, сколько времени сотрудники тратят на выполнение отдельных задач. Для руководителей это способ выяснить, какие задачи расходуют больше всего времени. Сотрудники смогут грамотно распланировать свое время и расставить приоритеты. Например, планирование по «матрице Эйзенхауэра» повышает качество принимаемых решений и уровень проработки важнейших операций.
Онлайн планировщик задач
Управление временем и планирование в «Битрикс24» начинается прямо с утра. Когда сотрудники приходят на работу, программа сама предлагает им распланировать день — выбрать дела из предложенного списка или вписать свои задачи. В рабочем плане учитываются регулярные события: планерки, собрания, совещания и т.п. Задачи отображаются в личном календаре, с которым сверяются коллеги.
Упрощается работа подчиненных и руководителей. Первые в течение дня видят, сколько задач в работе, какие из них просрочены (или скоро выйдет срок), или во сколько у них назначено совещание. Руководители управляют временем проектов, отслеживают задачи и загрузку сотрудников, помогают им ресурсами, информацией, моральной поддержкой.
Тайм-менеджмент онлайн
«Битрикс24» – это облачный сервис, доступный через Интернет. Поэтому сотрудники управляют своим временем, даже если не находятся в офисе. Инструменты для планирования, учета времени, календари и т.п. доступны в мобильном приложении.
При помощи «Битрикс24» руководители контролируют работу удаленных сотрудников, командировочных и внештатников. Управление временем и планирование при помощи «Битрикс24» позволяет выполнять любые задачи вне зависимости от физического местоположения участников.
Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.
Управляй своим рабочим временем
Добрый день, коллеги!
Сегодня расскажу вам о возможностях еще одного не менее важного инструмента «учет рабочего времени»
Правильная организация рабочего времени дает возможность выполнить все намеченные планы, избежать нареканий начальства, почувствовать себя мастером своего дела, почувствовать, что ты можешь гораздо больше, ведь теперь ты можешь управлять своим временем.
Инструмент доступен только на верхнем тарифном плане «Компания»
Расположен он в верхней части всех страниц портала. Для тарифного плана «Проект» и «Команда» указывает текущее время.
[spoiler]
Начать рабочий день просто, нажми на соответствующую кнопку и система автоматически начнет подсчет рабочего времени.
Любой перерыв можно также зафиксировать одним нажатием на кнопку «Перерыв», после его завершения «Продолжить рабочий день»
Инструмент позволяет не только управлять своим рабочим временем, но вести учет задач, встреч, строить отчеты и многое другое.
Задачи и рабочее время
При создании или редактировании задачи можно добавить ее в план рабочего дня – это позволит видеть количество незавершенных на сегодня задач, а также иметь быстрый доступ к ним на любой страницы портала.
По мимо этого можно создать новую задачу прямо в окне рабочего дня, она также будет отображаться в общем списке.
Подсчитать время, которое было затрачено на решение той или иной задачи также поможет учет рабочего времени.
Начав выполнение задачи, автоматически запускает учет времени, после завершения рабочего дня на вкладке «Затраченное время» в задаче будет показано время с комментарием «Учет рабочего времени».
Начав новый рабочий день, время на решение незавершенных задач будет автоматически продолжено.
События календаря и рабочее время
Не пропустить важные встречи, события, звонки также поможет инструмент учета рабочего времени.
Все события календаря на текущий день автоматически отображаются здесь, также, есть возможность создать новое событие.
На вкладке сделано за день, можно написать небольшой отчет о том, какие задачи и дела были выполнены за день. Все введенные данные будут доступны в разделе «рабочее время» и видны руководителю.
Все отчеты по дням в итоге можно использовать в большом, еженедельном или ежемесячном отчете, параметры которого настраиваются руководителем отдела или компании.
Управляй своим рабочим временем 
Всё идёт по плану? Планирование в Битрикс24
Путешествовать можно налегке, без планов, карт, запасов еды и воды. Обеспечивать себя этим по дороге, тратить время, деньги и нервы, если вдруг сбились с пути. Но с картой и запасами проще, безопаснее и с гораздо меньшими расходами на непредвиденные обстоятельства. А у вашего бизнеса есть карта, запасы ресурсов, распределённая нагрузка? Проще говоря, как у вас с планированием?
Совещания
Кажется, что нелогично в посте, посвящённом планированию, ставить на первое место совещания. Однако они это место заслужили как самые распространённые убийцы рабочего времени. Так, компания по разработке приложений для социальной аналитики предприятий VoloMetrix провела в 2014 году исследование, согласно которому совещания и нерезультативная переписка были признаны главными таймкиллерами, убивающими порой свыше 70% рабочего времени. После того, как эти два процесса были вычтены из 40-часовой рабочей недели сотрудника, выяснилось, что на основную работу он тратит всего лишь 11 часов в неделю, это даже не два рабочих дня!
Битрикс24 уже достаточно давно работает в сфере корпоративного управления и нам известно, сколько рабочего времени убивают планёрки и совещания, на которых зачастую не решается ни один вопрос. Откуда такая неэффективность? Всё просто: нет чёткой повестки дня, поручения не фиксируются, забываются, а все важные решения переносятся на следующий раз. Совещания оказываются слишком дорогими для компании. Давайте посчитаем, сколько может стоить совещание.
Предположим, что есть строительная компания-девелопер, в которой работает менеджер по маркетингу с окладом в 25 000 рублей, бухгалтер-экономист с окладом 30 000 рублей, продажник, получающий 70 000 рублей, и директор с зарплатой в 100 000 рублей. В среднем в месяце 21 рабочий день по 8 рабочих часов, итого 168 часов. Час работы маркетолога — 149 р., экономиста — 178 р., продажника — 417 р., директора — 595 р., всех вместе — 1339 р./час. Представим, что раз в неделю они проводят совещание длиной всего 1 час. За год длиной в 51 рабочую неделю такие совещания обходятся в 68 289 рублей. А если они длятся по 1,5-2 часа, как это часто бывает, и в них вовлечено больше человек?
С Битрикс24 коллективные обсуждения могут быть гораздо эффективнее. Выбор времени, удобного для всех участников, — вопрос нескольких секунд и пары кликов. Специальный сервис «Планировщик событий» поможет найти окна в расписании всех приглашенных. Встреча появится в их календарях, включая мобильные устройства, плюс Битрикс24 дополнительно отправит напоминание. Если кого-то из участников встречи не будет в офисе — его можно подключить к обсуждению по видеосвязи, доступной в сервисе.
Кроме того, специальный сервис «Планёрки и собрания» позволяет заранее публиковать повестку обсуждения для всех участников, чтобы не тратить лишнее время на разговоры — каждый может принять решение о целесообразности присутствия на совещании и заранее обдумать детали, которые от него ждут (документы, отчёты, цифры из статистики, планы).
После собрания все договоренности можно зафиксировать в электронном протоколе, а поручения конвертировать в задачи и занести в сервис Битрикс24, с указанием сроков и ответственных. Тогда точно ничего не потеряется и не забудется.
Освободившееся от неэффективных обсуждений время можно потратить на действительно важные задачи.
Реальные дела: задачи, проекты, диаграмма Ганта
Задачи в Битрикс24 подразделяются на те, которые сотрудник инициировал, которые были ему поставлены, в которых он принимает участие и за которыми он наблюдает. Очевидно, что и приоритет, и временные ресурсы на исполнение разные. Все задачи сотрудника собраны в его календаре вместе с событиями — можно легко видеть, что предстоит сделать, где произошли накладки и к чему ещё только предстоит приступить. В каждой задаче можно видеть историю изменений и затраченное время. Собранная статистика по времени исполнения в дальнейшем может лечь в основу планирования деятельности сотрудника или подразделения, поскольку в любой компании есть типовые, рутинные процессы.
Чтобы избежать срыва проектов и сроков, за ходом выполнения задач удобно наблюдать на диаграмме Ганта и с помощью таймшитов по бизнес-операциям. График Ганта как раз и предназначен для больших проектов: на нём наглядно представлены зависимости между задачами, сроки и ресурсы.
В календарь удобно вносить события, а также статус сотрудника в определённый день или время: свободен, занят, под вопросом, отсутствует. Это даёт возможность руководителю точно знать о занятости подчинённого (и наоборот) и не перезванивать ему несколько раз с вопросом, освободился ли он. Таким образом, Битрикс24 решает ещё одну важную для каждой компании задачу — задачу контроля рабочего времени и скорости работы сотрудников.
Если персональное и командное планирование в Битрикс24 очевидно, то есть несколько функций, которые служат для целей планирования, но не напрямую. Один из них — воронка продаж. Воронка продаж является частью план-фактного анализа и отражает долю сделок, находящихся на разных стадиях. Оценивая каждый из секторов воронки, можно спрогнозировать продажи/сделки на следующий месяц, а также оценить результат текущего периода к плану.
Когда мы проектировали Битрикс24, мы изначально осознавали важность организации времени и управления задачами. Именно поэтому все сущности, связанные с персональным и командным планированием, взаимосвязаны и доступны из различных разделов сервиса. В ходе работы над проектом или задачей учитывается затраченное время (время как ресурс), отгулы, перерывы. Прямо из задачи можно получить доступ к связанным с ней сущностям: клиентам, контактам, сотрудникам и т.д. Итоги работы видны сотруднику и руководителю на дашбордах, причём можно просматривать как индивидуальную информацию, так и групповую для сравнительной оценки эффективности.
В современных коммерческих компаниях сотрудники нередко находятся в разъездах, командировках, работают на территории клиента. С мобильным приложением Битрикс24 вы всегда в курсе всех событий компании, а также можете создавать задачи, контролировать их выполнение, следить за изменением статусов прямо со своего смартфона.
Немного морали
Конечно, кому-то точно не понравится «работа, которая всегда с тобой», да и переход на планирование зачастую проходит очень болезненно. Был в нашей практике такой кейс. Компания занималась предоставлением услуг связи. Новый коммерческий директор обнаружил серьёзные недостатки в планировании и организации рабочего времени. Если не сказать хуже — региональные менеджеры даже не знали, насколько они выполнили план и на каком этапе находится несколько их совместных проектов. Он принудительно внедрил таблицы MS Excel, которые в понедельник и пятницу выкладывались в сетевую папку. В понедельник — с планами на неделю, в пятницу — с итогами. Чуть позже идею перенял и отдел тестирования. Однако через пару месяцев отчёты в папке перестали появляться. Анализ возникшей ситуации показал неутешительные итоги акции по завинчиванию гаек: