Чем должны руководствоваться при работе ифнс
Как избежать налоговых рисков и защититься от проверок ФНС
Деятельность любой компании связана с клиентами и поставщиками, а значит сопряжена с определенными рисками. Но если в работе с клиентами эти риски носят только коммерческий характер, то сотрудничество с поставщиками может повлечь и коммерческие, и налоговые проблемы.
Какие риски возникают при работе с клиентами
Допустим, есть компания, которая занимается продажей окон. Если она работает по принципу постоплаты, то с коммерческими рисками она сталкивается постоянно. Например, она отгрузила товар клиенту, а деньги не получила. В итоге осталась и без товара, и без денег. В этом случае стопроцентная предоплата полностью защитила бы её от неблагоприятных последствий коммерческого характера, так как деньги ей поступили бы еще до отгрузки товара.
В то же время работа с клиентами никак не связана с налоговыми рисками. Налоговая не будет проверять ваших клиентов и предъявлять вам претензии. Исключение составляет только встречная налоговая проверка, когда вами могут заинтересоваться в рамках проверки цепочки поставщиков.
Какие риски возникают при работе с поставщиками
В случае с поставщиками всё сложнее: в определенный момент могут возникнуть и коммерческие, и налоговые риски. Типичная ситуация: ваша компания заказала товар, заплатила за него деньги, но ничего не получила. Вы потеряли деньги и столкнулись с коммерческими рисками.
Но даже если бы вы работали по предоплате, к вам могут возникнуть вопросы со стороны налоговых органов. ФНС нередко лишает компанию права вычета НДС по сделке, и она, по сути, теряет возможность поставить сумму сделки в расходы, доначислить НДС, налог на прибыль. Плюс к этому добавляются штрафы, пени. А в случае выездной налоговой проверки помимо конкретной сделки проверяют еще и другие.
Последствия коммерческих и налоговых рисков
Когда компания отгружает товар, но не получает за него оплату, она лишается части оборотных денег. Для небольшого бизнеса, у которого нет запасов, такие «сбои» могут оказаться критическими. Теряя деньги, он не может продолжать коммерческую деятельность, а значит перестает выполнять свои обязательства.
Чтобы при заключении сделки избежать потери денег и товара, а также снизить риск попадания под санкции ФНС, нужно проверять контрагентов. Особый интерес к компании со стороны налоговой повышает также репутационные риски — с ней никто не хочет сотрудничать.
Методика проверки контрагентов во многом зависит от размера бизнеса и целесообразности. Проверять можно как в простом режиме — просто скачать с сайта ФНС выписку по контрагенту и проанализировать её, так и комплексно — организовать в компании службу безопасности, отдел кредитного контроля, юридическую службу. Очевидно, что второй вариант больше подходит крупным компаниям, так как подразумевает серьезные затраты.
Небольшому бизнесу, который заинтересован в том, чтобы проверять контрагентов, важно максимально сократить ресурсы на эту работу.
Почему нужно проверять поставщиков
Не все компании в полной мере осознают необходимость проверки поставщиков. В то же время есть несколько законодательных принципов, которые обязывают все организации это делать. И неважно, работают ли они с НДС или применяют УСН.
В-третьих, ст. 54.1 НК РФ озвучила критерии, которыми налоговая должна руководствоваться при проверке компаний.
До определенного периода немаловажен был и принцип должной осмотрительности. Предполагалось, что компания с целью проверки контрагента может использовать открытые источники информации и профессиональные сервисы, скачивать необходимые отчеты и выписки из ЕГРЮЛ. В случае, если ФНС в результате проверки имеет к ней претензии, она лишает компанию вычета, доначисляет налоги, начинает арбитражное дело. Если компания не согласна со штрафами, она подает в суд. В свою очередь суд руководствовался фактами, что на момент заключения сделки компания, проверив своего контрагента-поставщика, посчитала его благонадежным, то есть убедилась, что рисков в сотрудничестве с ним нет. Суд нередко становился на сторону компаний и отказывал в требованиях ФНС.
Но в 2017 году ситуация поменялась. Понятия должной осмотрительности и недобросовестности налогоплательщика устарели. Сейчас при проверке поставщика необходимо убедиться, что он осуществляет реальную финансово-хозяйственную деятельность и сможет самостоятельно исполнить обязательство по сделке.
Таким образом, сейчас компании нужно иметь доказательства следующих фактов.
1. Договор выполняется тем лицом, с которым заключен
Например, компания «Ромашка» заключила с компанией «Лютик» договор о том, что обеспечит ей поставку стекол для окон, которые она производит. Но если по факту стекла привезла не компания «Ромашка», а компания «Василек», и в договоре или в акте это не указано, то возникнут большие проблемы.
Напротив, если по документам прописано, что поставщиком является субподрядчик, и у вашего контрагента заключен договор с ним, то у налоговой не возникнет вопросов.
2. Сделка реальная
При необходимости компания должна быть готова представить переписку, коммерческое предложение, критерии, по которым она выбрала конкретного поставщика.
ФНС точно покажется подозрительной ситуация, когда компания, осуществляющая деятельность, например, на Камчатке, заказывает оконные стекла в Московской области. С точки зрения налоговой такая сделка необоснованная: на транспортировку явно уходит много денег, значит, компания ставит себе это в расходы и платит меньше налогов. В процессе проверки налоговая сравнит цены, по которым компания покупала стекла в Московской области, посмотрит, какие поставщики работают на Камчатке, и задаст вопросы.
3. Основная цель сделки не состоит в неуплате или возврате суммы налога
То есть сделка заключалась ради «здоровой» прибыли, а не для того, чтобы обмануть налоговые органы.
4. По договору поставщик ведет материально-хозяйственную деятельность, способную обеспечить выполнение условий договора
Формируя налоговую базу, ФНС собирает доказательства. Часто она смотрит, могла ли компания-поставщик в принципе выполнить условия договора: есть ли у нее необходимые для этого материалы, склады, персонал и т.д. Если нет, то сделку могут посчитать фиктивной.
Как возникают дела о налоговых правонарушениях
Если в сданной декларации налоговая нашла расхождения, директора компании могут вызвать на допрос или опрос, чтобы разобраться в конкретных сделках. Если он соглашается с претензиями, то компании доначисляют сумму. Вдобавок к этому ФНС может запустить проверку и по другим сделкам.
При возникновении арбитражного дела специалисты налоговой будут не просто доказывать факт, что конкретная сделка была фиктивной, — они будут доказывать умысел. Их задача — убедиться, что контрагент является добросовестным лицом и ведет реальную деятельность.
При этом неважно, платит ли контрагент, с которым вы заключаете договор, налоги. Важны четыре критерия, перечисленные выше.
Как происходит лишение права на вычет по НДС
Основной риск, который возникает при налоговой проверке, — это лишение компании права на вычет по НДС. Но, чтобы оценить этот риск, надо понять, что такое НДС.
Допустим, ООО «Ромашка» производит товар, который стоит 100 руб. Когда компания его продает, то к этой сумме добавляется 20 руб. НДС. Стоимость товара в итоге составляет 120 руб. Именно за эту сумму у нее покупает товар следующее юрлицо — ООО «Василек». В свою очередь «Василек» продает этот товар физлицу, например, за 200 руб. И к этой сумме добавляется НДС в размере 40 руб. Таким образом, физлицо покупает товар уже за 240 руб.
«Василек» должен заплатить в бюджет налог (НДС) — 40 руб. Но этот товар изначально приобретался им за 120 руб., из которых 20 руб. НДС уже было уплачено «Ромашкой». Если «Василек» заплатит 40 руб. и «Ромашка» 20 руб., то ФНС в итоге получит 60 руб., а должна — 40 руб.
Поэтому, когда в конце отчетного периода «Василек» подает в налоговую декларацию, то он указывает в ней, что должен уплатить не 40 руб., а 20 руб. НДС. Остальные 20 руб. он заявит на вычет.
Когда налоговая лишает компанию права на вычет НДС, она, по сути, лишает её возможности поставить определенную сумму, полученную в результате сделки с поставщиком, на вычет. И так по каждой сделке.
Какие налоговые преференции и льготы есть у компаний
Каждая компания имеет немало преференций, но в данном случае остановимся на следующих:
Со своей прибыли компания обязана уплачивать налог 20 %. Под прибылью следует понимать то, что остается после вычета расходов из доходов. Если ИП или компания применяет УСН, то вместо 20 % платит 6 % с доходов или 15 % с разницы доходов и расходов.
Чем опасно лишение права поставить сделку в расход
Когда ФНС решает, что сделка на 1 млн руб., которую вы заключили с поставщиком, недействительна, она заявляет о том, что вы не имеете права поставить эту сделку в расход.
Чтобы понять, как это бьет по экономике компании, рассмотрим такой пример: допустим, доход вашей компании составил 10 млн, затраты — 1 млн руб., и если вы не сможете поставить в расходы сделку с поставщиком на 1 млн руб., то сумма налога будет больше на 200 000 руб.
Помимо этого на сумму накладываются штрафы и пени. Штраф платится с суммы налога, которую вы должны доплатить (НДС и налог на прибыль).
Согласно ст. 122 НК РФ, если налоговики доказывают умысел, то штраф составляет 40 % от неуплаченной суммы налога. Если деяние расценивается просто как неуплата или неполная уплата суммы налога, то 20 %.
На сумму неуплаченного налога начисляются пени в размере 1/300 ставки рефинансирования (5,5 %) за каждый день просрочки со срока уплаты налога. А поскольку вы не начислили эти деньги вовремя в бюджет, на них начисляют пени за каждый день просрочки.
В каких случаях суд возбуждает уголовное дело
Если налоговая доказывает умысел в заключении сомнительной сделки, то в отношении руководителя предприятия может быть возбуждено дело по одной из статей УК РФ: ст. 199 за неуплату налога в крупных размерах или ст. 159 за мошенничество.
Как налоговая строит доказательную базу
При проведении камеральных проверок по НДС налоговая использует специальную программу АСК НДС. Она сопоставляет данные по одной операции, и в случае, если они не совпадают, формируется автоматическое требование по разрыву, который сигнализирует о завышении налоговых вычетов покупателем или занижении суммы налога к уплате продавцом. По таким требованиям осуществляются мероприятия налогового контроля по всей цепочке контрагентов. Система АСК НДС показывает низкий, средний и высокий налоговый риск, они имеют цветовые обозначения.
Имея на руках информацию о компаниях из системы АСК НДС, сотрудники налоговой службы используют профессиональный сервис по проверке юрлиц, например, Контур.Фокус, и дальше уже подробно смотрят информацию о заинтересовавшем их налогоплательщике.
Экономьте время на оценке надежности компании и снижайте коммерческие и налоговые риски по сделке.
В центр внимания инспекторов могут попасть компании, которые не проявили должную осмотрительность и отнеслись к проверке контрагента формально.
В рамках проверки налоговая может вызвать директора компании на допрос. В Письме ФНС РФ от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@ приводится перечень вопросов, которые помогают сотрудникам ФНС прояснить ситуацию по сделкам. Один из важных вопросов — существуют ли в организации документы, регламентирующие процесс проверки контрагентов?
Как с помощью Фокуса трактовать информацию о контрагенте
В процессе мониторинга клиента или поставщика в Фокусе важно оценить коммерческие риски, которые могут возникнуть в случае сотрудничества с ним.
Задача заключается в том, чтобы не потерять деньги. Хотя коммерческие и налоговые риски сильно пересекаются.
Фокус позволяет увидеть признаки финансово-хозяйственной деятельности. Важно убедиться в том, что компания «живая», то есть она функционирует.
Оценить финансовое состояние помогут следующие индикаторы.
Обратите внимание на то, что все перечисленные факторы не имеет смысла рассматривать по отдельности. Зато в комплексе они складываются в целостный портрет. И чем больше информации о компании вам удалось собрать, тем проще оценить риск сотрудничества с ней. Напротив, если по компании нет никакой информации, это повод задать контрагенту уточняющие вопросы, возможно, встретиться с ним лично у него в офисе или на производстве, запросить дополнительные документы.
Как избежать выездных налоговых проверок
Целью проведения выездных налоговых проверок является проверка правильности исчисления и полноты уплаты налогов в бюджет. Чтобы защитить компанию от визита налоговиков, нужно предусмотреть несколько важных моментов.
1. Комплексный анализ сведений о контрагентах
Нужно обращать внимание на ключевые индикаторы, которые были перечислены выше, и анализировать их в комплексе. Для компании, как для пользователя сервиса по проверке контрагентов, важно, чтобы инструмент не просто выдавал как можно больше информации, но и удобно её систематизировал. Иначе вам будет сложно с ним работать. Удобство и простота пользования особенно важны для малого и среднего бизнеса, у которых ограничены ресурсы на такие задачи.
2. Регламент проверки
Любой сервис по проверке контрагентов — это инструмент. И чтобы им пользоваться, нужно настроить процесс. Для этого нужен регламент — документ, который подробно расписывает процесс проверки. Он позволит организовать сам процесс, назначить ответственных, снизить риски работы с контрагентом, нивелировать человеческий фактор. При наличии регламента компании значительно проще доказать налоговой свою правоту.
В регламенте нужно прописать:
Кроме того, должен быть назначен ответственный за проверку. Если в компании нет регламента, по умолчанию ответственным за заключение сделки и проверку контрагента является директор. И если ФНС придет с проверкой, то задавать вопросы она будет именно ему.
3. Отчет о проверке
По итогам проверки контрагентов нужно составлять отчеты и хранить их в электронном виде и на бумажном носителе.
В целях соблюдения ст. 54.1 НК РФ желательно иметь организованный процесс проверки контрагента. Если его нет, то налоговая будет доказывать умысел.
Введение регламента также позволяет систематизировать процесс проверки. Если этим занимается бухгалтер, то на основании регламента он будет приносить директору отчет. То есть он сможет показать, на основании чего было принято решение работать с конкретной компанией.
Нужно понимать, что отчет — не панацея от проверок ФНС. Но если так случилось, что компания плохо оценила контрагента и на пороге появилась ФНС, то собранная доказательная база позволит показать отсутствие умысла в действиях компании и защититься от штрафа.
Нужно ли проводить тотальную проверку всех контрагентов? Глубина проверки контрагента должна зависеть от суммы сделки. Чем больше сумма контракта и выше риски в условиях, тем тщательнее должна быть проверка. И наоборот, при покупке канцтоваров на несколько тысяч рублей можно ограничиться базовым комплектом уставных документов и экспресс-отчетом из профессионального сервиса.
Меры по снижению рисков
Получается, что фактически организация должна знать, что происходило по сделкам за 10 лет. Не стоит забывать и о таком явлении, как субсидиарная ответственность. Директор может заключить договор, а позже уволиться. Но в течение трех лет его вправе вызвать на допрос по сделкам, к которым возникли вопросы за период его руководства. Поэтому, заключая договор с контрагентом, всегда готовьте себе «подушку безопасности».
Андрей Веселов, руководитель направления развития продаж в компании СКБ Контур
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Требования от ФНС: какие бывают и как на них отвечать
Любая организация или ИП могут получить от налоговиков письмо с требованием что-то пояснить, уплатить недостающие налоги или предоставить на проверку документы. Игнорировать такое нельзя — это грозит штрафами и блокировкой счёта. Рассказываем, в каких случаях налоговики могут запрашивать у вас документы и пояснения, как и в какие сроки нужно ответить.
Виды налоговых требований
Налоговые инспекторы рассылают требования при камеральных, выездных проверках и других контрольных мероприятиях. Запрашивать документы и информацию они могут не только о вашем предприятии, но и о контрагентах.
Требование о представлении пояснений
Когда вы сдаёте в ИФНС расчёт по страховым взносам (РСВ), декларацию или другой отчёт, налоговики проводят камеральную проверку. То есть без выезда к вам и без каких-либо уведомлений проверяют, всё ли верно в отчётности и нет ли расхождений с информацией, которая уже есть у инспекции. Если что-то не так, вы получите требование о представлении пояснений.
Также налоговая может запрашивать пояснения, если:
Во время выездной проверки налоговики проверяют документы на вашей территории, опрашивают сотрудников, осматривают помещения и т. д. В этом случае требование о пояснениях может понадобиться, чтобы уточнить вашу позицию по выявленным нарушениям и зафиксировать её документально. Требование передадут вам до оформления результатов проверки.
При необходимости в этом же документе налоговики могут потребовать внести исправления в проверяемый отчёт.
Печать на бумажных требованиях не ставят, есть только подпись работника ИФНС.
Требование о пояснениях не всегда бывает связано с камеральными и выездными налоговыми проверками. Например, ИФНС часто просит обосновать, почему зарплаты у работников ниже, чем среднеотраслевые или почему они снизились.
Требование о представлении документов (информации)
Во время камеральной или выездной проверки инспекторы могут запросить у вас дополнительные документы. Вы получите требование, в котором указывают:
Точного перечня того, что может потребовать инспекция, нет. Документы могут быть любые и в любом количестве. Но они должны быть связаны с расчётом и уплатой налогов и относиться к предмету проверки.
В ответ на требование вы должны передать в ИФНС бумажные копии документов, но иногда налоговикам нужны именно оригиналы. В этом случае они должны оформить уведомление о необходимости ознакомления с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов. Ознакомиться с оригиналами инспекторы могут только на территории налогоплательщика.
Все проверки проводят в ограниченные законом сроки. Запрашивать документы после окончания проверки налоговая не имеет права. Но может назначить дополнительные мероприятия — до одного месяца после проверки. В этот период вы можете получить требование о представлении документов. Оно оформляется в общем порядке.
Требование может поступить и вне рамок проверки вашего предприятия. Например, когда налоговики проверяют вашего контрагента и нужна информация или документы по нему или по конкретной сделке. Такую проверку часто называют встречной.
Если ваш контрагент числится в другой налоговой инспекции, к требованию приложат копию поручения об истребовании документов, которое составляет ИФНС проверяемой организации или ИП. В этом поручении прописано какие документы нужны чужой инспекции и по какой причине у вас их запрашивают. Если вы с контрагентом зарегистрированы в одной ИФНС, то получите просто требование, без копии поручения.
Уведомление о вызове в налоговый орган
При камеральной проверке вас могут вызвать в налоговую инспекцию для устных пояснений. В этом случае вам пришлют уведомление о вызове в налоговый орган. В нём должны быть:
Согласно пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ вызывать для устных пояснений могут по вопросам уплаты налогов, в связи с налоговой проверкой и в других случаях, связанных с налоговым законодательством.
Требование об уплате
Требования об уплате налога, сбора, страховых взносов, пени, штрафа пришлют, если вы пропустили сроки уплаты, ошиблись в реквизитах, перечислили в бюджет меньше чем нужно или не заплатили вообще. В таком требовании указывают сумму задолженности и срок, в течение которого её нужно погасить. Если не успеете оплатить, вам могут заблокировать расчётный счёт.
Когда требование считается полученным
Когда инспекторы проводят проверку на территории налогоплательщика, требование вручают лично руководителю или его представителю, под роспись. Срок, в течение которого нужно ответить, отсчитывают со следующего дня.
В остальных случаях есть нюансы:
Сроки ответа на требования
Срок, в течение которого налоговики ждут от вас ответ, указывают в требовании. Например, документы нужно передать в течение:
Срок исполнения требования об уплате — 8 рабочих дней, если в нём не указан более длительный срок.
Как отвечать на требования
На любые письменные требования налоговой нужно ответить в указанный срок. На одни можно отвечать в свободной форме, на другие — только по установленной форме.
Если не успеваете подготовить документы
Если на проверку запросили много документов, и вы понимаете, что не успеете их подготовить, нужно письменно сообщить об этом в ИФНС в течение рабочего дня, следующего за получением требования. Отправьте в налоговую уведомление о невозможности представления документов в установленные сроки, в котором укажите:
В течение двух дней вы получите решение, в котором вам либо продлят срок, либо откажут. Инспекторы не обязаны учитывать ваши обстоятельства, решение они примут на своё усмотрение. На сколько дней продлить срок налоговики тоже решают сами.
Налоговая запросила документы, которых нет
Такое же уведомление нужно отправить, если налоговая требует документы, которых у вас нет после пожара, наводнения, изъятия в ходе следствия и по другим не зависящим от вас причинам. Но факт их отсутствия нужно подтвердить документально.
Бывает, что ИФНС ошибочно запрашивает документы по контрагенту, с которым вы никогда не работали. В этой ситуации тоже лучше уведомить инспекцию, почему вы не можете их передать. Ответить нужно в первый рабочий день после получения требования.
У вас требуют документы повторно
Если ИФНС запросила у вас документы, которые вы уже предоставляли в рамках этой же проверки, ещё раз отправлять их не нужно. Но на такое требование всё равно нужно ответить — уведомить, почему вы не передаёте документы. Отправить уведомление нужно в срок, установленный для передачи запрошенных документов. Есть исключения. Повторно документы всё же придётся отправить, если:
Налоговая запросила документы за период старше 3 лет
ИФНС может требовать документы по контрагенту за любой период. Тут не действует правило о том, что проверять могут только за 3 предыдущих календарных года. Не давать документы можно лишь в случае, если прошёл срок хранения и они уже уничтожены. В этом случае тоже нужно уведомить ИФНС, по какой причине у вас их больше нет.
Как подготовить бумажные копии документов
Запрашиваемые копии документов можно передать в налоговую лично или через уполномоченного представителя, отправить по почте заказным письмом. Можно отправить сканы — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
Бумажные копии нужно предварительно подготовить по правилам ФНС.
Заверять документы для налоговой у нотариуса не надо. Это может сделать сам ИП, руководитель или его уполномоченный представитель.
Если документов немного, их можно не сшивать. Проставьте на них «Копия верна», должность, ФИО заверяющего, подпись и дату с печатью (если есть).
Передавать документы в налоговую нужно с сопроводительным письмом. Напишите в нём дату и номер требования, список документов с общим количеством листов. Вместо списка можно составить отдельную опись и приложить к письму. Если несёте документы в налоговую лично, сделайте второй экземпляр описи и попросите инспектора на нём расписаться.
Как ответить на требования о представлении пояснений
Пояснения пишут в произвольной форме и отправляют в электронном виде или на бумаге. Исключение — требование пояснений по ошибкам, противоречиям или несоответствиям в декларации по НДС, если вы обязаны сдавать её в электронном виде. Такие пояснения нужно отправлять только в электронном виде по утверждённому формату.
На требование пояснений по поводу ошибок и расхождений в отчётности в зависимости от ситуации нужно:
К пояснениям можно дополнительно приложить бухгалтерские и налоговые регистры, справки и другие документы, подтверждающие ваши доводы (п. 4 ст. 88 НК РФ).
Если в требовании не указано, какие конкретно ошибки и недочёты выявлены, оно считается незаконным. Пояснения по ним можно не давать. Но лучше сообщите об этом налоговикам письменно, чтобы избежать санкций.
Что будет, если не ответить на требование налоговой
Если вы проигнорировали требование о представлении документов или опоздали его выполнить, это считается налоговым правонарушением, за которое штрафуют:
За непредставление пояснений и информации организацию и ИП могут оштрафовать по ст. 129.1 НК РФ — на 5 тыс. руб. За повторное нарушение в течение календарного года штраф вырастет до 20 тыс. руб.
За отказ передать документы или пояснения по контрагенту или за опоздание с их передачей штрафуют по п. 2 ст. 126 НК РФ — на 10 тыс. руб.
Есть ещё один минус. Не отреагировав на требование, вы повышаете шансы на то, что к вам придут с проверкой. Непредставление налоговикам пояснений и документов — это один из общедоступных критериев отбора для включения организаций и ИП в план выездных проверок.