Чем занимается делопроизводитель в офисе
Должностная инструкция делопроизводителя
Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.
Образец должностной инструкции делопроизводителя
Общие положения
Обязанности делопроизводителя
Права
Делопроизводитель обладает правами:
Ответственность
Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:
Необходимость должностной инструкции делопроизводителя
Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.
Принципы должностной инструкции
Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:
К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.
Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.
Составление должностной инструкции
Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.
Общие положения
В первую очередь, здесь прописывают:
Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.
Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.
Обязанности
Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.
Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.
Права
В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.
Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.
Ответственность
Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.
После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.
Что делает делопроизводитель в организации?
Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.
Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.
Должностные обязанности делопроизводителя в организации
Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.
Что еще делает делопроизводитель:
Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.
Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.
Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.
Делопроизводитель — кто это и чем занимается
По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.
В число его умений также входит:
Условия работы сказываются и на характере специалиста.
Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:
Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.
Источник фото freepik
Обучение на делопроизводителя
Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.
Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.
5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):
Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.
5 популярных колледжей для получения специальности:
Обучение на делопроизводителя дистанционно
Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.
В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.
Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.
По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.
Сколько зарабатывает делопроизводитель
По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.
Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.
Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.
Плюсы и минусы профессии делопроизводителя
Плюсы:
Минусы:
Делопроизводитель это кто такой, чем занимается, описание профессии
В рамках данной статьи подробно разберём, делопроизводитель это кто, чем занимается этот специалист в рамках собственных должностных обязательств, какова его роль в компаниях и существуют ли плюсы и минусы у этой работы.
В настоящий момент каждая организация, независимо от её объёмов и масштаба, ведёт полный документооборот, который связан не только с бизнесом, но и с отчётностью в налоговые и контролирующие органы. В связи с этим в штате компаний введена должность, которая редко бывает вакантной.
Дети часто задают вопрос своим родителям: «Что за профессия делопроизводитель?» и мы уверены, что не каждый взрослый сможет дать правильный ответ, пока не заглянет в википедию.
Делопроизводитель – это сотрудник, относящийся к разряду служащих, в обязанности которого входит организация документооборота компании на высшем уровне, а так же приём, регистрация и распределение документации по отделам и должностным лицам.
Что за профессия
Начнём с того, что профессия делопроизводитель считается одной из самых востребованных. Данный специалист должен знать всё о документообороте, как бумажном, так и электронном.
В настоящий момент навряд ли можно встретить компанию, где отсутствовал бы делопроизводитель. В более мелких организациях данную должность может совмещать бухгалтер или другое, приближенное к руководителю лицо.
Если кто-то считает, что работа этого профессионала проста и не важна, то это огромное заблуждение. Без делопроизводителя в документообороте компании может наступить настоящий хаос, который приведёт к материальным потерям.
Обязанности делопроизводителя
А теперь подробно разберём, чем занимается делопроизводитель и что входит в круг его обязанностей.
Как стать делопроизводителем
Для того, чтобы стать делопроизводителем достаточно закончить курсы по подготовке таких кадров, часто на эту должность приходят с бухгалтерским и экономическим образованием.
Но большинство фирм отдают предпочтение лицам, имеющим высшее образование, а всё потому, что лояльные руководители стараются взращивать сотрудников внутри организации, а должность делопроизводителя является отличным стартом для карьерного роста.
Требования к личным качествам специалиста
Любая профессия требует от человека профпригодности и определённых качеств личности, которые сделают его не просто средним работником, а настоящим гуру своего дела.
Для того, что бы быть хорошим делопроизводителем, необходимо обладать набором следующих качеств:
Противопоказания
Как бы странно не было, но у профессии делопроизводитель присутствуют медицинские противопоказания. К ним относятся:
Всё эти заболевания могут не только помешать в выполнении должностных обязанностей, но и усугубиться и повлечь за собой более серьёзные проблемы со здоровьем.
Плюсы и минусы профессии
Для того, чтобы сделать выбор в пользу профессии, необходимо тщательно изучить, с какими плюсами и минусами придётся уживаться в ежедневном выполнении должностных обязанностей.
Плюсы
Минусы
Подведём итоги
В данной статье мы дали полезную информацию для детей, которые интересуются различными профессиональными направлениями, как для личного развития, так и ради выбора будущей деятельности. Теперь вам известно, делопроизводитель кто это такой, какова его роль в компании и чем занимается он там.
А так же мы выделили основные плюсы и минусы специальности, изучив которые можно смело принимать решение «за» или «против».
Делопроизводитель: обязанности, сколько зарабатывают, где и сколько учится
Наша оценка профессии
Востребованность
Зарплата
«Легко» ли получить профессию?
Престижность
Карьерный рост
Ни одна крупная современная компания не обходится без сотрудника, который занимается документооборотом. Речь идет не о секретаре, а о человеке на должности делопроизводитель. Насколько востребована эта специальность, где получить образование и где профессионально реализоваться? Об этом и не только далее.
Историческая сводка
Родоначальниками профессии по праву считаются писари и летописцы, о которых известно с давних времен. Если первые просто писали письмена под диктовку, то вторые занимались изложением на бумаге исторических событий.
Официально профессия зарегистрирована в 20 веке. Именно тогда развивающимся предприятиям понадобились люди, которые будут заниматься документальной отчетностью. Спрос на представителей специальности стал настолько высок, что учебные заведения один за другим стали открывать факультеты этой направленности.
Сегодня документы – одна из главных составляющих любой фирмы, поэтому в штате всегда нужен делопроизводитель. И, если функциональные обязанности не особо изменились, то техника и методы работы современных производителей кардинально отличается.
Делопроизводитель и его функции
Итак, делопроизводитель – человек, на которого возлагается ответственность за весь документооборот предприятия. Специалисту требуется анализировать, обрабатывать каждую бумагу, которая проходит через него. А иногда отправлять письма или документы адресатам.
Основные обязанности делопроизводителя:
Делопроизводитель отвечает и за электронный документооборот. Сотруднику необходимо следить за входящими письмами, обрабатывать и регистрировать их, а при необходимости перенаправлять в определенный отдел.
Функции делопроизводителя могут видоизменяться в зависимости от сферы компании, в которой он работает. Так, в логистических компаниях это может быть ведение базы автоперевозок, контроль работы курьеров и т.д.
Нередко делопроизводитель выполняет дополнительно обязанности секретаря. В этом случае ему предстоит работать не только с бумажной и электронной корреспонденцией, но и обслуживать приемную. К примеру, организовывать встречи, встречать клиентов, бронировать билеты, гостиницы, подготавливать командировки.
Плюсы и минусы
К достоинствам профессии можно отнести высокий спрос на специалистов делопроизводства. Также есть возможность трудоустройства в достаточно крупные организации, как частные, так и государственные. Это дает возможность сотрудникам профессионально совершенствоваться и расти по карьерной лестнице. Специальность предусматривает работу в коллективе и возможность развития переговорных навыков.
Недостатками специальности считаются сидячий образ жизни, который со временем может привести к различным характерным для малоподвижного образа жизни заболеваниям. Кроме того, начинающий сотрудник, даже в большой фирме будет получать невысокую заработную плату. А количество обязанностей даже на начальном этапе останется большим.
Где получать образование
Чтобы работать делопроизводителем, необходимо получить профильное образование, хотя бы среднее специальное. Однако с высшим образованием шансы получить работу и вырасти по должностной лестнице значительно выше.
Для получения специальности абитуриенту требуется выбирать факультет «Документоведение и архивоведение». Также подойдет направление «Библиотечно-информационная деятельность».
В России функционирует около 150 высших учебных заведений, где можно обучиться на факультете «документоведение». Среди них можно выделить:
Техникумов, где обучают специалистов в сфере документоведения тоже достаточное количество по стране. К примеру:
Абитуриентам высших учебных заведений потребуется предоставить итоги ЕГЭ по предметам: история, русский язык, иностранный язык или обществознание. Точный список дисциплин лучше уточнить в заведении, куда планируется поступать. В техникумах и колледжах зачисление проходит по итогам конкурса аттестатов.
При наличии высшего образования другой направленности – юридического, филологического или экономического – также есть возможность получить должность делопроизводителя. В этом случае специалисту нужно пройти обучение на компьютерных курсах.
Требования к соискателю
При приеме на работу потенциальный сотрудник организации должен предоставить работодателю диплом о среднем или высшем образовании. Плюсом будет наличие сертификата об окончании компьютерных курсов, а также опыт работы в подобной должности не менее 1 года. Специалист должен обладать рядом необходимых профессиональных навыков:
Для компаний, которые находятся в тесном сотрудничестве с зарубежными партнерами, в список требований включено владение английский языком на высоком уровне.
При приеме на работу руководство компании смотрит и на состояние здоровья соискателя. Как правило, отказ могут получить те, кто имеет заболевания нервной системы, а также органов дыхания.
Немаловажно для трудоустройства и наличие у будущего сотрудника таких черт характера:
Куда пойти работать
Делопроизводство востребовано в самых различных областях. С трудоустройством у новичка проблем возникнуть не должно. Пойти работать можно в крупные компании, учреждения культуры или образования, архивы, справочные службы и любые предприятия, в которых штат сотрудников составляет более 50 человек.
Кому подходит профессия
Делопроизводство – это не только работа с документами, но и с людьми. Именно поэтому качественно работать на должности сможет человек, обладающий усидчивостью и умением общаться. Делопроизводитель должен обладать аналитическими задатками, а также крепкими нервами. Уверенней в профессии себя будут чувствовать женщины. Ведь зачастую должность делопроизводителя совмещается с обязанностями секретаря.
Потенциальному делопроизводителю должна нравиться «бумажная волокита», в меру активная деятельность. Улыбчивые, позитивные и доброжелательные персоны будут чувствовать себя свободно в этой среде.
Заработная плата
Оплата труда сотрудника в должности делопроизводителя зависит в первую очередь от стажа и его профессиональных обязанностей. Начинающему сотруднику не стоит рассчитывать на высокую зарплату. В регионах новички получают от 11 тысяч рублей в месяц, в столице – от 15 000 рублей. Более солидные компании платят своим делопроизводителям зарплату от 20 тысяч рублей. Чем выше статус фирмы и шире круг обязанностей, тем выше будет и оплата. Так, в некоторых московских компаниях зарплата делопроизводителей доход до отметки в 75 тысяч рублей. Средний заработок специалиста по документообороту в России составляет 25-30 тысяч рублей в месяц.
Перспективы повышения
Профессия делопроизводитель предполагает 2 варианта развития сотрудника. Какой путь предпочесть, во многом зависит от личностных характеристик специалиста и от его амбициозности, напористости.
Выбирая горизонтальный путь развития, сотруднику необходимо развиваться в своей сфере. Постоянно обновлять свою компетентность и знания в делопроизводстве. Допустимо освоить смежные профессии – библиотечное дело, архивоведение или кадровое делопроизводство.
Карьерный рост по вертикали дает сотруднику возможность получить должность руководителя общего отдела или начальника канцелярии организации. Талантливые делопроизводители в будущем могут получить место директора отдела по управлению делами компании.
Делопроизводитель – профессия актуальная и с годами востребованность ее только растет, ведь документооборот компаний, хоть и переходит на электронный формат, меньше не становится. Особенно это касается крупных организаций. Высшее образование и опыт работы дают возможность делопроизводителю трудоустроиться не только по своей специализации. Вполне можно рассчитывать на место секретаря, офис-менеджера или личного помощника руководителя, который имеет расширенный функционал, хороший заработок и престиж среди коллег.
Делопроизводитель – надежный помощник руководителя
Работа делопроизводителя сводится к обработке большого количества документации. Рассмотрим, чем занимается представитель этой профессии, что входит в его обязанности, сколько он зарабатывает и каковы его карьерные перспективы.
Экскурс в историю
Первые делопроизводители появились вместе с письменностью и развитием права. «Предками» современных представителей этой профессии можно считать писаря и летописца. Первый занимался написанием (разумеется, под диктовку) царских указов и распоряжений. Второй вел записи о мирских и военных делах, сохраняя таким образом ценные исторические сведения для потомков.
Профессия делопроизводителя получила официальный статус приблизительно в середине 20 столетия, когда возникла острая необходимость в ведении отчетности для каждого учреждения. Этого требовало законодательство. Отреагировав на спрос, учебные заведения открыли направления подготовки специалистов в области документоведения.
В наши дни работа с документацией в каком-либо заведении, организации или компании занимает достаточно много времени. Поэтому присутствие в штате представителя этой профессии – насущная необходимость. Что делает делопроизводитель сегодня? За многие десятилетия круг обязанностей этого специалиста остался практически неизменным. А вот методики и техника работы претерпели существенные изменения.
Описание профессии
Чем должен заниматься современный делопроизводитель? В его обязанности может входить как банальное оформление документов учреждения, так и оперативное принятие решений. Такой специалист может работать везде, где требуется вести документооборот, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высокий.
Сегодня законодательство требует, чтобы документы, подтверждающие деятельность и фиксирующие финансовый оборот каждого предприятия любой формы собственности, оформлялись по определенным стандартам. Этим и должен заниматься делопроизводитель. На эту должность вовсе не обязательно берут человека, окончившего вуз по специальности «документоведение». Очень ценным при отборе кандидатов для работодателя является опыт работы диспетчером-оператором, секретарем-референтом, офис-менеджером.
Делопроизводитель, который отлично справляется со своими обязанностями, – надежный помощник директора. Если круг его задач уже давно вышел за рамки простого оформления документов, он вполне может стать правой рукой руководителя. Представителю этой профессии в работе часто требуется опираться на налоговое, гражданское и судебное законодательство. В маленьких фирмах в штате лишь один делопроизводитель. Его задача сводится только к заполнению документов. В таком случае вполне вероятно совмещение с должностью секретаря. Масштабные корпорации и организации берут в штат несколько специалистов, каждый из них занимается определенной сферой деятельности компании.
Где учиться
Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.
Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».
Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:
Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:
Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.
Круг обязанностей
Ежедневно через делопроизводителя проходит огромное количество различных документов компании, которые надо анализировать, обрабатывать и, если нужно, отправлять адресату. В ряде организаций приходится совмещать еще и функции офис-менеджера и секретаря. В задачи такого универсального специалиста входит выполнение персональных просьб руководителя, прием и осуществление телефонных звонков, коммуникация с клиентами, ведение корреспонденции – как входящей, так и исходящей.
Количество должностных обязанностей делопроизводителя напрямую зависит от сферы деятельности компании и ее величины. Кроме перечисленного выше, ему приходится контролировать исполнение предписаний и вести архив. В некоторых случаях на делопроизводителя возлагаются обязанности переводчика. Полученную корреспонденцию на английском (или другом иностранном) ему необходимо перевести на русский, а отправляемую за рубеж – на язык адресата.
Знания, умения и навыки
Среди основных требований, которые чаще всего работодатель предъявляет к делопроизводителю:
Некоторые работодатели включают в этот перечень высокий уровень английского языка.
Личные качества
Для работы делопроизводителем требуются не только профессионализм и определенный набор знаний, умений и навыков, но и ряд личных качеств. Представителю этой профессии крайне важно быть аккуратным, организованным, пунктуальным и обладать:
Уровень оплаты
На размер заработной платы делопроизводителя влияют опыт работы, масштаб компании, сфера ее деятельности и регион. Суммы могут варьироваться от 13 тысяч до 100 тысяч рублей. Средний показатель по России – 25 тысяч рублей.
Так как зарплата делопроизводителя различается по городам, приведем для наглядности несколько примеров:
Преимущества и недостатки
Главным плюсом профессии делопроизводителя является возможность устроиться на работу в известную компанию или учреждение, стать государственным служащим. Образование и опыт откроют перспективы продвижения по карьерной лестнице и повышения уровня заработной платы. К минусам этой работы, по отзывам, относят малоподвижность и риск получить связанные с ней заболевания. Помимо этого, уровень оплаты труда делопроизводителя-новичка обычно средний, а иногда даже низкий. Повышения можно ожидать с ростом профессионализма или увеличением количества обязанностей.
Карьерный рост
Продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от амбиций самого делопроизводителя. Также на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Можно предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать уровень своей компетентности, осваивая смежные специальности – например, кадровое делопроизводство, архивоведение, библиотечное дело и так далее.
Вертикальный вариант – менеджерская карьера. Через определенное время делопроизводитель может стать руководителем канцелярии или общего отдела, дорасти до должности директора отдела управления делами организации.
Перспективность профессии
Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.