Чем занимается делопроизводитель в воинской части

ГЛАВА 15

Организация и задачи служебного (несекретного) делопроизводства

Службы делопроизводства воинских частей должны размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны надежно запираться и иметь охранную сигнализацию. Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках. По окончании рабочего дня помещения делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений и находящихся в них сейфов и ключей от них, предусмотренной Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Основные задачи делопроизводства (приложение 53):

Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства.

Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами и изданиями, обязаны:

Лицам, работающим со служебными документами и изданиями, запрещается (приложение 54):

В исключительных случаях (при отсутствии централизованного снабжения) изготовление и закупку указанного имущества осуществляют воинские части.

Прием, регистрация и учет служебных документов

Прием поступающей корреспонденции производится службой делопроизводства воинской части.

В нерабочее время поступающая корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части (дежурным по воинской части), а с прибытием представителя службы делопроизводства передается в службу делопроизводства под расписку, не вскрывая пакеты, бандероли, посылки и т.п.

В службе делопроизводства вскрываются все полученные пакеты, за исключением пакетов с пометкой «Лично», изымаются все вложения, проверяются правильность адресования документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах с номерами, указанными на пакетах (конвертах).

При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать запрещается.

Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам поступившие служебные документы докладываются (передаются) службой делопроизводства. Остальной личный состав служебные документы на исполнение получает в службе делопроизводства.

Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. При автоматизированной обработке служебных документов и обеспечении полного учета сведений о них, предусмотренного журналами учета служебных документов, допускается не вести журналы учета при условии гарантированной сохранности всей вносимой в средства вычислительной техники информации не менее срока хранения, предусмотренного для этих журналов. В этом случае передача исполнителям поступивших служебных документов осуществляется по бумажным распискам.

Рассмотрение и организация исполнения служебных документов

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

Отправка служебных документов

Служебные документы после их подписи командиром (начальником) передаются в службу делопроизводства для регистрации в журнале учета служебных документов и отправки. Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров расчету рассылки, который оформляется на экземпляре, остающемся в деле. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Расчет рассылки подписывается командиром (начальником) подразделения, подготовившего служебный документ.

Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь копию, которая изготавливается машинописным способом и заверяется подписью исполнителя (его начальника) или изготавливается на копировально-множительном аппарате. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом.

Если оставлять в делах копии документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих служебных документов без копии.

Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляется ниже подписей должностных лиц в левом нижнем углу.

Разрешается давать ответы (поручения) непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов (регистрационной базе данных).

Служебные документы, подлежащие пересылке, конвертуются.

Хранение служебных документов, формирование и оформление дел, книг, журналов

Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые формируются по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.

В каждой воинской части до 15 ноября текущего года службой делопроизводства составляются номенклатура дел и перечень книг и журналов, которые вводятся в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Номера формируемых дел по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел номера сохраняются. В номенклатуру дел вносятся все вновь заводимые дела воинской части, а также дела, не законченные ведением в прошлом году.

Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе в одно дело в порядке поступления и исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются (брошюруются) в порядке их номеров в отдельные папки по годам издания. При этом приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Подшивка служебных документов в дело производится по мере поступления исполненных документов так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.

Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и т.п.) в дела не подшиваются. При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов.

В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.

Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается.

Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки не допускаются.

Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений.

Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью сотрудника службы делопроизводства, ответственного за их хранение.

Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба, командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель, которая подписывается начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

Законченные делопроизводством дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части. Порядок оформления законченных делопроизводством дел, книг и журналов, подлежащих сдаче в архивы, определен Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Изготовление и размножение служебных документов

Служебные документы могут изготавливаться и размножаться ПЭВМ, копировально-множительных аппаратах и с помощью других технических средств, рукописным способом, а также издаваться в типографии.

Рукопись для печатания служебного документа на пишущих машинках и других технических средствах должна быть написана четко, разборчиво и только чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать.

Помещения, в которых расположены технические средства для изготовления и размножения служебных документов, по окончании рабочего времени запираются, опечатываются и сдаются под наблюдение дежурному по воинской части. Служебные документы должны размножаться в строго ограниченном количестве экземпляров.

Снятие копий со служебных документов, поступивших из вышестоящих воинских частей, и изготовление выписок из них (кроме документов с пометкой «Для служебного пользования») допускаются с разрешения начальника штаба, командира (одного из его заместителей) воинской части, издавшей служебные документы. Если разрешение дано устно, то на служебном документе помечается, когда и каким должностным лицом дано разрешение. Эта отметка заверяется подписью исполнителя.

Снятие копий со служебных документов, разработанных в воинской части, и изготовление выписок из них допускаются с разрешения командира (начальника) подразделения, подготовившего документ.

Учет служебных документов, размноженных с помощью технических средств, производится в журнале учета размножения служебных документов.

Операторам, машинисткам и другим лицам, работающим на копировально-множительных аппаратах, персональных электронно-вычислительных машинах, запрещается размножать какие-либо посторонние документы, хранить в столах и выносить из воинской части какие бы то ни было служебные материалы. Не оконченные печатанием служебные документы, бланки, журналы учета, магнитные носители информации и другие материалы по окончании работы сдаются на хранение в службу делопроизводства или заведующей машинописным бюро.

Уничтожение служебных документов, изданий, дел, книг и журналов

Служебные документы, издания, дела, книги и журналы учета, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения должны уничтожаться.

Отбор и уничтожение указанных документов производятся комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира (начальника) воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. В состав комиссии включаются не менее трех человек, в том числе сотрудник службы делопроизводства.

При отборе служебных документов, изданий, дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем документов со сроками их хранения.

Отбор и уничтожение архивных дел, книг и журналов с истекшими сроками хранения производятся в установленном порядке.

Признанные недействующими (утратившими силу) и не имеющие практического значения приказы и директивы вышестоящих командиров (начальников), дела, служебные издания, техническая документация, книги и журналы учета, служебные документы с пометкой «Для служебного пользования», бланки строгой отчетности, магнитные носители информации, рабочие тетради и другие материалы инвентарного учета уничтожаются по акту, который составляется в одном экземпляре.

Другие несекретные служебные документы уничтожаются без составления акта. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями сотрудника службы делопроизводства и исполнителя.

Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты.

При уничтожении служебных документов обязаны присутствовать все члены комиссии. Они несут персональную ответственность за правильность и полноту указанных в акте на уничтожение служебных документов.

Служебные документы, составленные для временного пользования внутри воинской части, не учтенные в книгах, журналах учета и не подлежащие хранению в делах, а также черновые материалы и проекты служебных документов по миновании надобности сдаются в службу делопроизводства для уничтожения.

Уничтожение служебных документов, производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах или путем сожжения. Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.

Об уничтожении служебных документов сотрудник службы делопроизводства производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета.

Другие вопросы организации делопроизводства, установленные инструкцией

Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние делопроизводства и порядок работы со служебными документами и изданиями. Ежегодно (в январе-феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части.

В воинских частях должен быть установлен контроль за служебными документами, требующими исполнения. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначаемых приказами соответствующих командиров (начальников). Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Подразделения (должностные лица), осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, как правило, еженедельно представляют командиру (начальнику) воинской части информацию о состоянии исполнения находящихся на контроле служебных документов и не реже одного раза в месяц заслушиваются им по вопросам контроля.

Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).

В порядке, установленном для документов с пометкой «Для служебного пользования», учитываются и хранятся бланки строгой отчетности.

К бланкам строгой отчетности относятся бланки: документов, удостоверяющих личность и правовое положение военнослужащих; трудовых книжек с вкладышами к ним, воинских перевозочных документов, аттестатов на материальные ценности, чековых, квитанционных и расчетных книжек, а также бланки с угловыми штампами воинской части, бланки с грифом «Секретно» (по заполнении) и другие бланки, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом.

Источник

Обязанности делопроизводителя в воинской части

Чем занимается делопроизводитель в воинской части

При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

Важно Требуется делопроизводитель в воинскую часть Подшивка служебных документов в дело производится по мере поступления исполненных документов так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.

Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и т.п.) в дела не подшиваются.
Заголовочная часть должна содержать реквизиты, дающие полное и четкое представление о виде и характере документа. Содержательная часть документа может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом.

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника

Без предъявления требований к стажу работы и образованию. Подготовка документации, работа с оргтехникой, помощь в офисном делопроизводстве…. В соответствии с резолюцией руководителя предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки и вести банк данных на указанные документы.

Ведомость составляется в одном экземпляре на основании приходных (расходных) документов или карточек учета (форма 45), подписывается начальником вещевой службы и писарем делопроизводства вещевой службы.

Раздаточная (сдаточная) ведомость (форма 8) предназначена для оформления: выдачи вещевого имущества подразделениям (военнослужащим ); списания имущества прямым расходом; приёма на склад материальных средств.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

Как при составлении обращения, так и при его поступлении в орган военного управления следует иметь в виду, что обращение заявителя, не содержащее его фамилию, место жительства, дату и личную подпись, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Делопроизводитель отвечает за полный, своевременный и качественный прием, регистрацию и последующую отправку корреспонденции в структурные подразделения (должностным лицам) предприятия, а также за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.

Отличие делопроизводителя от секретаря заключается в том, что секретарь, как правило, отвечает за документацию определенного руководителя, в то время как делопроизводитель занимается бумагами всей компании.

Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. Делопроизводитель несет ответственность:4.1.

За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Делопроизводитель должностные обязанности в воинской части 2019 год

Признанные недействующими (утратившими силу) и не имеющие практического значения приказы и директивы вышестоящих командиров (начальников), дела, служебные издания, техническая документация, книги и журналы учета, служебные документы с пометкой «Для служебного пользования», бланки строгой отчетности, магнитные носители информации, рабочие тетради и другие материалы инвентарного учета уничтожаются по акту, который составляется в одном экземпляре. Другие несекретные служебные документы уничтожаются без составления акта. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями сотрудника службы делопроизводства и исполнителя. Ведомость выписывается в одном экземпляре, подписывается начальником вещевой службы и писарем, регистрируется в книге (форма 25) и передаётся на исполнение начальнику вещевого склада. Получить полный текст («8») Аттестат военнослужащего (форма 21) является документом дающим право на зачисление военнослужащего на обеспечение вещевым имуществом и снятия с обеспечения.

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

Обязанности делопроизводителя в воинской части вещевой службы

Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации прямо установлено, что для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая должна включать: а) средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы (карточки) контроля за исполнением служебных документов; б) органы контроля: соответствующие командиры и начальники, штабы, делопроизводства и лица, специально назначенные для контроля; в) методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных документов.
Основой организации учета в воинской части является утвержденный командиром части график документооборота, который разрабатывает начальник финансового органа с участием, в т.ч. начальника вещевой службы воинской части.Образование не ниже среднего общего (9 классов). Без предъявления требований к опыту работы. Ведение делопроизводства организации под руководством специалиста…

Данные вакансии были добавлены с сайтов по поиску работы, сайтов компаний и других источников, и отоборажают вакансии, которые подходят для соискателей с ограниченными возможностями.

Должностные обязанности документовежа в воинской части

Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается. Делопроизводитель: обязанности и характеристика профессии Внимание Об уничтожении служебных документов сотрудник службы делопроизводства производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета.

Подшивка служебных документов в дело производится по мере поступления исполненных документов так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.

Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и т.п.) в дела не подшиваются. При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов.

В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.

Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Должностная инструкция делопроизводителя Подшивка служебных документов в дело производится по мере поступления исполненных документов так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.

Учебный вопрос: обязанности начальника вещевой службы

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя.

В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.
Учет материальных средств вещевой ремонтной мастерской.

Ведется по оборудованию, инструменту, ремонтным материалам, имуществу поступающему в ремонт.

Служебные документы, составленные для временного пользования внутри воинской части, не учтенные в книгах, журналах учета и не подлежащие хранению в делах, а также черновые материалы и проекты служебных документов по миновании надобности сдаются в службу делопроизводства для уничтожения.

Уничтожение служебных документов, производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах или путем сожжения. Indeed и даете согласие на получение сообщений от работодателей через сайт Indeed. Вы также соглашаетесь на получение рекламных сообщений от Indeed.

Чтобы отказаться от их получения, можно воспользоваться ссылкой для отмены подписки в одном из таких сообщений либо инструкциями в наших условиях и положениях.

Организация учета вещевого имущества

Нормативно-правовые акты и другие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии (согласно перечню 1 к настоящей Инструкции). Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании.

Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Обязанности должностных лиц вещевой службы

При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов.

В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.

Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

В общем, если следовать обывательской логике, если ты не делаешь того же, что и сам рассуждающий, то ты ничего не делаешь.

Естественно, все считают, что компьютерщик ничего не делает и живёт, в отличие от своих сотоварищей, припеваючи.

Целью контроля исполнения управленческих решений (оформленных в виде служебных документов) является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах.

/ Хозяйственное право / Чем занимается делопроизводитель в воинской части

Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляется ниже подписей должностных лиц в левом нижнем углу.

Разрешается давать ответы (поручения) непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов (регистрационной базе данных).

Служебные документы, подлежащие пересылке, конвертуются.

Мы обобщим обязанности служащего с учетом того, что такая должность в учреждении одна. К основным обязанностям делопроизводителя, на наш взгляд, относятся:

Делопроизводство

Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал В квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда РФ 21.08.

1998 № 37, указано, что к делопроизводителю при трудоустройстве не должны предъявляться требования о наличии определенного уровня образования и стажа работы по профессии.

Соискателю достаточно иметь начальное профессиональное или среднее полное образование и пройти специальную подготовку.

Делопроизводитель в своей работе может использовать различные технические средства. Речь идет как о компьютерах, принтерах и сканерах, так и о телефонии.
За все вверенное имущество работник несет материальную ответственность.

Глава 15

Данная стадия также является чрезвычайно важной, поскольку правильно организованный контроль исполнения служебных документов напрямую влияет на исполнительскую дисциплину в военной организации, а следовательно, на управляемость войск, их способность выполнять боевые задачи, на высокую боеготовность Вооруженных Сил.

В связи с этим Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации прямо устанавливает, что осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц (п. 212).

При организации контроля исполнения следует учесть, что он осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов военного управления, так и направляемых в подчиненные воинские части.

При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель, которая подписывается начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

Законченные делопроизводством дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части. Порядок оформления законченных делопроизводством дел, книг и журналов, подлежащих сдаче в архивы, определен Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Изготовление и размножение служебных документов Служебные документы могут изготавливаться и размножаться ПЭВМ, копировально-множительных аппаратах и с помощью других технических средств, рукописным способом, а также издаваться в типографии.

Должностная инструкция делопроизводителя

Инструкция утверждается руководителем учреждения и представляется делопроизводителю на ознакомление в момент заключения с ним трудового договора. Работник должен поставить на документе свою подпись: это будет означать, что он уведомлен о своих правах и обязанностях и дает согласие на то, что будет их исполнять.

Если по каким-то причинам уполномоченное лицо не ознакомит служащего с инструкцией, то потребовать с него выполнения каких-либо прописанных в бумаге пунктов будет невозможно, так как окажется, что он о них не знал. При необходимости в текст документа можно внести изменения.

Однако сотрудник должен быть уведомлен об этом; без его согласия никакие новшества должностной инструкции не будут иметь юридической силы.

Кто такой делопроизводитель? обязанности работника

В первой ситуации (когда не достает на документе даты или номера) необходимо до применения документа обратиться в строевую часть (канцелярию), где происходят учет и хранение приказов и других актов военного управления, и уточнить соответствующие реквизиты, выяснив причину их отсутствия на документе, а также сличить текст с первоисточником во избежание применения недействующей редакции документа. Во втором случае, если все-таки не удается достичь взаимопонимания между командиром и начальником штаба (что, конечно же, само по себе недопустимо), при определении юридической силы документа следует руководствоваться общими началами организации вооруженных сил, основополагающими принципами строительства и руководства ими, а также принципами, на которых основываются взаимоотношения между военнослужащими.

Делопроизводитель

Одним словом, казалось бы, незначительное нарушение установленного приказом Министра обороны Российской Федерации порядка ведения делопроизводства фактически может привести к совершению существенных нарушений – например, нарушений требований Конституции Российской Федерации.

Командиры, совершая подобные действия, допускают нарушение своих прямых обязанностей, установленных Уставом внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации: – обязанность проявлять чуткость и внимание к подчиненным, сочетать высокую требовательность и принципиальность с уважением их личного достоинства, принимать меры к решению бытовых вопросов и обеспечению социальной и правовой защиты военнослужащих, граждан, уволенных с военной службы и членов их семей (ст. 75); – обязанность постоянно поддерживать крепкую воинскую дисциплину и высокое морально-психологичекое состояние личного состава (ст.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

В частности, в связи с тяжелым экономическим положением в стране и недостаточным материальным обеспечением Вооруженных Сил в последние годы резко возросло количество обращений военнослужащих и гражданского персонала по вопросам реализации их прав и льгот, а также количество жалоб на действия органов военного управления, нарушающие их права. В практической деятельности некоторых командиров встречаются случаи, когда вместо того, чтобы выполнять свои обязанности согласно требованиям Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации, они запрещают регистрировать или принимать в делопроизводстве (экспедиции) воинской части письменные обращения личного состава (без их личного на это указания), тем самым пытаясь всячески уклониться от решения насущных проблем военнослужащих и гражданского персонала.

Чем занимается делопроизводитель в воинской части

Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации устанавливается, что служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или законодательством не предусмотрена другая дата.

Возникает вопрос, как быть в ситуации, когда на документе отсутствует дата его подписания (принятия или утверждения), а в тексте этого документа (или законодательством) не предусмотрена дата его вступления в силу.

Считается ли такой служебный документ вступившим в силу (если да, то с какого момента) и как установить в этом случае его юридический статус, можно ли применять этот документ? Аналогичные вопросы могут возникнуть и в случае, когда на приказе или директиве не проставлен номер, т. е.

Все эти обстоятельства в той или иной мере влияют на процесс доведения решений командования до исполнителей и должны учитываться при установлении в воинской части порядка доведения таких решений. Представляется необходимым оформить порядок доведения решения до исполнителей в виде документальной процедуры или подробно закрепить его в должностных инструкциях соответствующих специалистов.

Практика показывает, что надлежащему оформлению должностных инструкций в военной организации не уделяется должного внимания, в результате чего некоторые должностные лица не имеют четкого представления о круге своих обязанностей, за что они несут ответственность.

Делопроизводитель в военной части обязанности

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

Источник