Чем занимается ивент агентство

Кто такой event-менеджер и как им стать

Это вам не Data Science! Можно быстро войти в профессию, за год прокачаться в ней и получать до 150 тысяч рублей в месяц.

У любого мероприятия — и дня рождения, и бизнес-конференции — есть организатор. Чем больше мероприятие, тем сложнее организация: много задач, нужны помощники, растёт ответственность… С развитием индустрии событий появилась профессия event-менеджера — творческого многозадачного специалиста с крепкими нервами.

Чтобы стать event-менеджером, не нужно высшее образование. Если вы когда-либо организовывали семейный праздник или собственную свадьбу, то немного познакомились с этой профессией. Достаточно изучить все нюансы специальности и попрактиковаться на реальных событиях, и тогда вы сможете устроиться на работу в event-индустрию. В статье я рассказываю, как это можно сделать, и привожу примеры из своего опыта.

Редактор, хозяйка интернет-магазина кофе. Пишет о SMM, электронной коммерции и блогосфере. Помогает предпринимателям разобраться с маркетингом.

Я организовала своё первое мероприятие, когда работала PR-менеджером в агентстве интернет-рекламы, — это был «Байкальский интернет-форум 2012» в Иркутске. Задач у форума было две — познакомить предпринимателей с инструментами продвижения в интернете и сформировать имидж агентства, которое успешно ведёт рекламные кампании.

По неопытности я взяла на себя все функции организатора: продавала билеты, вела страницы в соцсетях, работала со спонсорами, спикерами, волонтёрами, СМИ, фотографами, типографией. За неделю до форума я перестала спать — столько дел нужно было успеть сделать одной! Это была моя самая большая ошибка.

На форум пришло 300 человек — было невероятно сложно одновременно делать кучу дел. К следующему году я взяла себе помощников, а ещё через год — нашла коллегу, с которой организую форум до сих пор. Мы поделили функции между собой и прекрасно справляемся, привлекая волонтёров — студентов, которые получают опыт и могут работать в ивентах. Сегодня «Байкальский интернет-форум» — самостоятельная конференция, которую ежегодно посещает 400–500 человек, а мы зарабатываем на продаже билетов и спонсорских пакетах.

Где работают event-менеджеры и сколько они зарабатывают

Event-менеджеров могут искать в агентства, которые занимаются мероприятиями, или в штат крупных компаний. Специалист также может начать своё дело — организовывать собственные ивенты или любые другие на заказ.

Судя по вакансиям HeadHunter в ноябре 2020, зарплата организатора мероприятий может колебаться от 30 до 150 тысяч рублей в месяц. Сумма зависит от опыта и объёма работ: так, новичкам могут платить всего 20–30 тысяч. Но бояться этого не нужно, потому что уже на первых мероприятиях можно получить серьёзный опыт и стать специалистом.

Менеджеры, отвечающие за подготовку мероприятий, нужны в разных сферах:

По запросу «Менеджер по организации мероприятий» можно найти и других специалистов, в обязанности которых входит event-менеджмент. Из текстов вакансий видно, что такие навыки нужны PR-менеджерам и маркетологам, HR-специалистам и продажникам. Они могут организовывать бизнес-завтраки, промоакции, тренинги, выставки, конференции, корпоративное обучение или праздники. Опыт с ивентами — дополнительный плюс в резюме таких специалистов.

В чём особенности работы event-менеджера

Исходя из цели, event-менеджер продумывает концепцию будущего события. Оно может пройти в формате конференции, выставки, вечеринки или даже выездного тура; совмещать официальную часть и отдых; быть бесплатным для участников или наоборот.

Одну и ту же задачу можно решить разными способами. Например, однажды, чтобы начать продажи квартир, мы проводили конкурс на название для нового микрорайона. В течение месяца работали над его освещением в СМИ, принимали варианты от участников. Итоги подвели прямо на фоне стройки, где организовали гостям экскурсию, показали планировки домов и квартир, и в конце торжественно перерезали красную ленточку в честь открытия. Победитель получил сертификат 500 тысяч рублей на покупку новой квартиры.

Запуск продаж можно было организовать и по-другому. Например, собрать на стройплощадке блогеров и провести для них тур, представить новый микрорайон на ежегодной ярмарке недвижимости, организовать промоакцию в популярном торговом центре. После мозгового штурма с командой мы выбрали концепцию с конкурсом, потому что она позволяла бесплатно попасть в СМИ и гарантированно привлечь внимание людей за счёт крупного приза.

На Астанинском экономическом форуме в 2018 году я курировала работу digital-подрядчика, который отвечал за продажу билетов и охват бизнес-аудитории Казахстана и стран-участниц форума. Вместе мы запустили сайт, оформили страницы в соцсетях, наполнили их контентом и запустили платную рекламу. Как заказчик я контролировала сроки, собирала для сайта нужную информацию, следила за результатами. Здесь пригодился мой опыт в маркетинге — очень важно разговаривать с подрядчиком на одном языке, только так может получиться действительно эффективное сотрудничество.

Event-агентства могут брать на себя мероприятие под ключ, если у компании-организатора нет собственного отдела или менеджера или событие запланировано в другом городе. Работая в агентстве, ивентщик брифует клиентов (выясняет цели и бюджет мероприятия), а затем предлагает возможные концепции, составляет коммерческие предложения и проводит переговоры.

Дальше составляется смета события и начинается сама организация:

В день мероприятия event-менеджер (один или с коллегами) контролирует работу сотрудников и подрядчиков, занятых в организации процесса, и оперативно решает возникающие проблемы.

Как стать event-менеджером

Event-менеджер — одна из немногих профессий, в которой можно сначала себя попробовать, а потом уже решить, подходит она вам или нет. Для этого достаточно поработать волонтёром или стажёром на одном или нескольких мероприятиях — посмотреть, как устроена работа команды организаторов изнутри, «примерить» на себя роль ивентщика.

Помощники всегда нужны на крупных событиях: от городских и государственных (например, на Московском полумарафоне или Чемпионате мира по футболу) до коммерческих (например, на мероприятии The Village или Московском цифровом форуме).

Несколько советов, как организовать волонтёрство или стажировку:

Учиться event-менеджменту можно на своих ошибках, но лучше всего — у практиков индустрии: они знают о мероприятиях всё и помогут избежать провалов, это сэкономит время и нервы.

Источник

Что такое ивент агентство: как создать бизнес на организации праздников

Открываем праздничное агентство!

Ивент-агентство с нуля: стоит ли им заниматься и что нужно делать, чтобы добиться успеха? Подробный анализ бизнеса.

Ивент-агентство – это коммерческое предприятие, специализирующееся на проведении различных праздников. Подобные услуги оказывались всегда: организация детских утренников, свадеб, школьных выпускных вечеров – нередко поручалось фирмам, в которых трудились настоящие профессионалы. Ведущий, называемый тамадой, контролировал ход торжества, поддерживал уровень веселья среди гостей, а нанятые артисты обеспечивали развлекательную часть праздника.

Ранее не использовалось англоязычное понятие event-агентства. Это зарубежное слово в переводе означает «событие», в данном контексте – радостное. Иногда употребляется не совсем корректная транскрипция «эвент». Агентство этого типа может работать напрямую или оказывать посреднические услуги между творческими коллективами исполнителей и заказчиками. Как открыть рекламное агенство описано тут.

Event-бизнес специфичен. Заниматься им может не каждый, и далеко не все знают, с чего начать. Возможно, данная информация будет полезна тем, кто решил посвятить себя искусству создания праздничной атмосферы. Самое интересное – в конце.

Каковы особенности бизнеса?

Организация бизнеса по организации праздников (пусть читатель простит за тавтологию, но в этом случае без нее не обойтись) может иметь несколько направлений, аналогичных по форме, но различных по содержанию.

Ниже описан типовой проект бизнеса на праздниках, и приведен его примерный план с расчетами.

Плюсы и минусы бизнес идеи

Растущее количество ивент-агентств свидетельствует о привлекательности этого вида деловой активности. К плюсам развлекательного бизнеса можно отнести:

Недостатки ивент-бизнеса состоят в некоторых его специфических чертах:

Браться за ивент-бизнес рекомендуется энергичным людям, имеющим ярко выраженные творческие склонности.

Анализ рынка

Для ивент-бизнеса изучение существующих предложений – наиболее важная задача. Идея, кажущаяся свежей, может на поверку оказаться совсем не оригинальной. Услуга, на которую делается основная ставка, не будет пользоваться спросом. Возможны и другие варианты неблагоприятного развития событий. Без скрупулезного анализа рынка невозможно прогнозировать коммерческий успех.

Определение целевой аудитории

Результатом количественной и качественной оценки совокупности людей, составляющих потенциальную клиентуру, становится выбор главного направления деятельности.

Первое, что приходит на ум при упоминании ивент-бизнеса, организация свадеб. Следует учитывать, конкуренция в этой сфере очень высока. Что-то новое придумать трудно, а если это и удастся, инициатива обречена на провал из-за консервативности обряда бракосочетания. Молодожены и их родственники надеются, что событие состоится раз в жизни, и, как правило, не хотят экспериментов.

Организацию традиционной свадебной церемонии поручают компаниям с безупречной репутацией.

Но не стоит унывать! Есть множество других направлений, допускающих самое дерзновенное творчество. В организации праздников нуждаются разные социальные и возрастные группы – от детей до пожилых людей.

Важно понять, на какую часть общества позиционированы услуги ивент-агентства. Критериями служат такие параметры, как степень состоятельности, возраст, профессия и другие признаки, объединяющие возможных потребителей в условные группы.

Например, никто не может помешать позиционированию агентства, расположенного в портовом городе, на аудиторию моряков и их семей.

Определение ценовой политики

Спрос на ивент-услуги довольно высок. Они очень востребованы для проведения корпоративных и прочих мероприятий. Руководитель компании заранее знает сценарий, и если ему, примерно за то же самое предложат заплатить меньше, он согласится.

Конкуренты тоже знают об этой особенности, а потому их «обойти на повороте» будет сложно. В пользу соперников работает больший опыт, сложившееся многолетнее сотрудничество, связи с привлекаемыми исполнителями и другие объективные ресурсы.

Заведомо убыточный демпинг в ивент-бизнесе не рекомендуется. Надежды на восполнение потерь после завоевания господства вряд ли сбудутся. На подобные недозволенные методы последует предсказуемый ответ – «подножка», раз и навсегда убивающая репутацию. В последний момент откажется выступать приглашенный артист, или кто-то «нечаянно» испортит реквизит. В общем, это как раз случай со стеклянным домом и камнями, которыми не следует бросаться.

SWOT-анализ

SWOT-анализом называется элемент планирования будущей деятельности, учитывающий внешние и внутренние факторы, с высокой вероятностью способные повлиять на финансовый результат. Каналы воздействия разделяются на четыре вида:

Процесс SWOT-анализа состоит в составлении таблицы-матрицы указанных факторов и умозрительной оценке их силы воздействия. Рассмотрим пример для ивент-фирмы:

Результатом SWOT-анализа становится выработка мер, усиливающих слабые стороны и нивелирующих недостатки предлагаемой схемы работы. В данном случае они могут выражаться в рекомендации принятия следующих мер:

Проведение указанных мероприятий обеспечит устойчивое положение на локальном рынке ивент-услуг.

Стоит ли работать по франшизе?

Франчайзинг в ивент-бизнесе привлекает высокими возможностями, предоставляемыми с первых же дней работы агентства. Главное достоинство в том, что не нужно ломать голову над разработкой собственной концепции – эффективная действующая модель, сценарии, реквизит, рекламная поддержка и свой сайт уже есть. Можно действовать по инструкции, и прибыль обеспечена. Обучение сотрудников искусству развлечения предоставляется держателем франшизы.

Следует помнить, что эти преимущества приобретаются за деньги, и немалые – до трети миллиона рублей плюс ежемесячные отчисления. К тому же исключается такой фактор, как свобода творчества. Работать можно только «по писанному», и никак иначе.

Напрашивается вывод о том, что франшиза приемлема для предпринимателей, обладающих начальным капиталом и испытывающих дефицит креативности.

Бизнес-план агентства

В силу разнообразия event-бизнеса невозможно составить универсальный бизнес-план агентства организации праздников. При этом наблюдается единство затратных и доходных статей, на основании которых можно произвести примерные расчеты и определить срок окупаемости.

Сколько денег нужно для старта бизнеса?

«Цена входа» в ивент-бизнес относительно невысока, но ее необходимо знать, чтобы правильно оценить свои финансовые возможности. Сумму разовых расходов составляют следующие пункты сметы:

Как видно из таблицы, львиную долю начальных издержек составляют затраты на помещение, его ремонт и оснащение. По этой причине предприниматели, имеющие в распоряжении собственный офис и оргтехнику, получают фору перед конкурентами.

Какое оборудование выбрать?

Есть еще одна статья, не упомянутая в смете: реквизит. Он может быть недорогим или напротив, своей ценой перекрывать все остальные расходы. Существует выбор между арендой, лизингом или приобретением реквизита в собственность (в отдельных случаях – это животные).

Обладание главным «средством производства» часто служит побудительной причиной, по которой, собственно, и открывается event-агентство. Например, предприниматель, владеющий подходящей аппаратурой и музыкальными инструментами, в состоянии создать специализированную развлекательную фирму.

В случае, когда реквизит берется в лизинг или аренду, ежемесячные выплаты включаются в текущие расходы, а начальный взнос – в вышеприведенную таблицу стартовых затрат.

Рекомендации в отношении офисного оборудования стандартные: оно должно обеспечивать полноценное функционирование предприятия, возможность ведения бухгалтерского и налогового учета, делопроизводства.

Сколько денег нужно ежемесячно?

Составить бизнес-план праздничного агентства невозможно без учета ежемесячных расходов, в том числе, не зависящих от интенсивности работы предприятия. Типовые статьи приведены в таблице:

В таблицу можно добавить гонорары привлекаемых исполнителей. Другой метод предполагает учет в доходной части только прибыли, составляющей разницу между ценой услуги и вознаграждением субподрядчиков.

Сколько можно заработать?

Прибыль ивент-компании может быть высокой, низкой и отрицательной – все зависит от рассмотренных выше внешних и внутренних факторов, влияющих на финансовый результат. Согласно статистике, сумма среднего чека развлекательной фирмы составляет 50 тыс. руб. Если компания работает уже несколько месяцев и набрала клиентскую базу, можно предположить, что она еженедельно обслуживает 1-2 мероприятия.

Приток денежных средств в этом случае составит 350-400 тыс. руб. От этой суммы нужно отнять рассчитанные выше ежемесячные расходы. Прибыль-брутто составит 215-265 тысяч рублей.

Окупаемость бизнеса

Возможность быстрого возврата вложенных средств – одно из важнейших преимуществ event-бизнеса. Окупаемость инвестиций при указанных расчетных данных произойдет за полтора, максимум, за два месяца. Именно за этот срок учредитель «отобьет» потраченные им 350 тыс. руб., если будет получать прибыль от 215 до 265 тысяч в месяц.

К этому периоду следует добавить еще месяц-два. За этот срок рынок нужно оповестить о предоставляемой услуге и привлечь как можно больше клиентов.

Правда, для уверенности в описанном финансовом результате нужна действительно удачная концепция и иные факторы, способствующие успеху. В реальной жизни «точка ноль» достигается приблизительно через полгода.

Как открыть бизнес по организации праздников?

Чтобы открыть эвент-агентство, нужна пресловутая «плодотворная дебютная идея». Но одной ее мало – требуется выполнить ряд действий организационно-хозяйственной направленности.

С чего начать бизнес по организации праздников

Перед тем, как «по-взрослому» вкладывать деньги, регистрировать предприятие, нанимать персонал и т. д., рекомендуется запустить услугу в пробном режиме. К сожалению, это не всегда возможно, но попробовать стоит. Если придуманная «фишка» вызывает живой интерес у потенциальной целевой аудитории, можно открывать агентство по организации праздников.

Кстати, в процессе тестирования иногда выясняется, что границы целевой аудитории заужены, а услуга нравится, например, не только детям, но и взрослым, и даже людям преклонных лет. Главное – определить степень востребованности и наибольшую цену, которую потребитель готов заплатить за полученное удовольствие.

Регистрация праздничного агентства

Чтобы открыть праздничное агентство, в большинстве случаев не требуются лицензий и других специальных разрешительных документов, за исключением деятельности, представляющей потенциальную опасность здоровью и жизни людей.

Для начала предпринимателю следует обратиться в ближайшее отделение ФНС и изложить свою идею. Он может зарегистрироваться как ИП, но для сотрудничества с корпоративными заказчиками (юридическими лицами, плательщиками НДС) предпочтительней форма ООО.

В зависимости от рода деятельности выбирается ОКВЭД: «организация праздников и мероприятий», «постановка театральных и оперных представлений», «фотографирование» или что-то иное, соответствующее направленности фирмы.

Покупать кассовый аппарат не обязательно – еще одно преимущество развлекательного бизнеса.

Затем предстоит регистрация субъекта хозяйственной деятельности в СЭС, Роспотребназоре и пожарной инспекции. После получения всех разрешений можно начинать работу. Стоимость оформления, как указывалось выше, составляет примерно 20 тыс. руб.

Какую систему налогообложения выбрать для event-агентства

Для event-агентства оптимальной является упрощенная система налогообложения (15% с оборота). Возможно также использование шестипроцентной ставки, но в этом случае необходимо документальное подтверждение всех издержек, вычитаемых из дохода, что излишне трудоемко и не всегда возможно.

При достижении высокой прибыли ООО переходит на общую систему налогообложения.

Помещение для праздничного агентства

В промышленных зонах офисы развлекательных фирм не размещаются. Поиск event-агентства должен быть максимально упрощен, необходимо наличие остановок общественного транспорта вблизи адреса, указанного в рекламных материалах. Лучше всего подходит центр города. Эти требования удорожают аренду, но, к сожалению, такова специфика бизнеса.

Нормальная площадь офиса event-компании обычно не превышает 50 м². Она разделена на функциональные зоны:

Важную роль играет оформление интерьера. Если атмосфера помещения не поднимает настроение посетителей, они вряд ли остановят свой выбор на таком event-агентстве.

Дополнительное оборудование составляет видеоаппаратура, предназначенная для демонстрации изображений и роликов, иллюстрирующих успешную деятельность предприятия.

Складское помещение праздничного агентства

Склад нужен, если для работы необходим объемный реквизит, и в офисе его держать неудобно или невозможно. Требования к помещению стандартны: оно должно обеспечивать сохранность предметов и возможность оперативной доставки.

Подбор персонала в event-агентство

Хорошо это или плохо, но в настоящее время нет учебной базы, готовящей кадры для ивент-агентств. Рынок не терпит пустоты, и возможно, вскоре появятся специализированные курсы или даже профильные факультеты. Пока же при наборе персонала учредители и управленцы руководствуются опытом претендента и его способностями – креативными и коммуникативными.

Ивент-менеджеру необходимо уметь договориться с клиентом, убедить его в преимуществах сотрудничества с фирмой, на которую работает. Это – главное, потому что все остальные вопросы можно решить, имея на руках нужную сумму.

Предприятию необходимы и другие штатные единицы – бухгалтер, водитель, кладовщик, администратор и т. д.

Какие услуги может предоставить event-агентство

Организация вечеринок как бизнес предполагает предоставление спектра развлекательных услуг. Из них наиболее типичны:

Возможны другие варианты, в том числе, уникальные, если они востребованы.

Рекомендуется следовать современным трендам индустрии развлечений:

Современный подход к event-бизнесу предполагает максимальное вовлечение публики в развлекательный процесс. Чем меньше пассивных созерцателей, тем лучше. В идеале, участниками становятся все.

Как раскрутить агентство?

Привлечение клиентов – процесс не менее творческий, чем организация самой услуги. Достижение этой цели обеспечивает коммерческую результативность, и для этого все средства хороши. Наиболее эффективные из них:

Остановимся подробнее на классической рекламе.

Реклама праздничного агентства

К традиционным рекламным средствами относятся:

Со временем расходы на рекламу могут быть снижены, но на первом этапе скупиться на нее не следует.

Возможные «подводные камни» и полезные советы

Как любой бизнес, деятельность event-агентства таит ряд специфических и коварных опасностей, подстерегающих новичков. От них никуда не уйти, но если их учитывать, можно избежать многих проблем.

Артисты любого жанра и уровня популярности всегда остаются людьми творческими. В этом их достоинства, но и недостатки тоже. Нельзя требовать от исполнителя безупречной дисциплины – он не солдат. Важно контролировать ситуацию и не допускать срыва запланированных программ. Руководитель должен понимать причины «творческих загулов» и прочих элементов богемной вольницы, а клиент не обязан «входить в положение». Если артист ценен, но за ним числятся «грешки», лучше перестраховаться и продублировать его личностью, возможно, менее яркой, но пунктуальной.

Экономия на оплате работы персонала и исполнителей – тупиковый способ повышения рентабельности. Еще Генри Форд говаривал, что нужно бояться не больших затрат, а малой прибыли. Хорошего исполнителя могут переманить, и тогда он будет приносить пользу другой ивент-компании.

Не стоит хвататься за все услуги сразу. Надо сосредоточиться на тех, которые оказать лучше не сможет больше ни один конкурент. Остальные виды развлечений будут лишь второстепенным дополнением.

Есть прямой смысл заводить и поддерживать дружеские отношения с любым начальством. Этот совет не означает призыва к подхалимству и тем более взяточничеству. Каждый руководитель – потенциальный корпоративный клиент. Можно позвонить и поздравить с торжеством или днем рожденья, пошутить, развлечь беседой. Будет нужен праздник – он вспомнит и обратится.

Необходимо защищать свою интеллектуальную собственность. Всегда найдутся охотники перенять хорошую идею, приносящую прибыль. Регистрация авторских прав избавит от пиратов и обеспечит немалый доход.

И еще один совет: не падать духом, если постигнут временные неудачи. Как говорят французы, терпеливым достается все. Есть талант – будет успех в event-бизнесе.

Источник