Чем занимается канцелярия прокуратуры
Особенности делопроизводства в канцелярии районной прокуратуры
Автор: Е. М Непорожнева, Ю. Ю. Фионова, Пензенский гос. университет
Районная прокуратура Неверкинского района входит в систему Прокуратуры Российской Федерации и подчиняется непосредственно Прокуратуре Пензенской области.
Задача прокуратуры района заключается в установлении, поддержании и укреплении режима законности, а также создании правового механизма обеспечения и соблюдения прав, свобод и интересов личности, общества и государства.
Делопроизводством в районной прокуратуре занимается канцелярия, которая является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно прокурору района.
Основными задачами канцелярии прокуратуры, зафиксированными в положении, являются:
Основные функции канцелярии прокуратуры:
Работа с документами в Прокуратуре ведется согласно « Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях» (утверждена приказом Генерального прокурора РФ
от 05 июня 2008 г. № 107). Положения инструкции, касающиеся правил оформления документов, соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Среди организационно-распорядительных документов, на оформление которых распространяется инструкция, в отличие от традиционных видов, указаны доклад, заключение, памятка, представление, протест, сводка и специальное донесение. Они в инструкции определены следующим образом:
Доклад, заключение, памятка и сводка оформляются по правилам оформления докладной записки. Представление, протест и специальное донесение оформляются по правилам оформления письма. Сотрудники канцелярии районной прокуратуры принимают все судебные дела и корреспонденцию, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в прокуратуру.
Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется отметка о поступлении – в виде штампа. Образец штампа представлен на рис. 1.
Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок и передаются по назначению под расписку.
Затем устанавливается должностное лицо, которому следует передать на рассмотрение или исполнение документ (их складывают в специальные папки). Работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.
Лицо, предварительно рассматривающее документы, в силу выполняемых им обязанностей, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру документации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.
Передача документа ответственному исполнителю осуществляется под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями также осуществляться под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Если документ предназначен для исполнения несколькими лицами, то с него снимается копия и устанавливается очередность исполнения.
Контроль исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляют заведующий канцелярией или лица, назначенные прокурором. В прокуратуре района применяется ручная сроковая картотека, по которой легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено.
Работник канцелярии в начале рабочего дня проверяет сроковую картотеку, карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, и уточняется, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только прокурором, установившим его.
Наряду с текущим контролем ведется предупредительный контроль. Для этого по карточкам выявляются документы, срок исполнения которых истекает через три дня, о чем предупреждаются конкретные исполнители. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение каждого задания необходимо обеспечить в заданный срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную картотеку.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.
Перечень сроков исполнения некоторых документов, принятый в районной прокуратуре:
Если в силу объективных причин исполнитель не укладывается в отведенный срок разрешения какого-либо обращения, то срок продлевается прокурором района с обязательным уведомлением заявителей, а также органа или лица, направившего обращение, о причинах задержки и характере принимаемых мер. Исполнитель должен обратиться с рапортом к прокурору о продлении срока, указав причины невозможности разрешения обращения в срок.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий. Исполненные документы подшиваются в дело.
Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.
Сотрудник канцелярии, принявший документ для отправки, делает отметку об этом на его втором экземпляре. Обычно это роспись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки этот документ может быть помещен в надзорное производство, уголовное дело. Если же подобной отметки нет, то в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.
Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в Книге учета документов, отправленных с нарочным. Форма книги представлена на рис. 2.Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указывают номера документов, дату отправки, адреса и вид отправления.
Прокуратура в процессе своей деятельности создает много различных документов для решения своих внутренних проблем.
Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.
Проекты распорядительных документов после подготовки поступают в канцелярию, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Подготовленный для печатания документ должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, географических названий.
Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки.
Документы оформляются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры или следственного органа.
Все документы должны печататься четко, без ошибок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003,соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, даты, чисел, единиц измерения и т. д.
Оформленные документы передаются на подпись прокурору района, а потом регистрируются.
Регистрация преследует цели учета документов, контроля за их исполнением и справочной работы по документам. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема.
Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.
Поступающие в прокуратуру района обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Пример алфавитной карточки представлен на рисунке 3.
Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, надзорных (наблюдательных, контрольных) производств и других документов по делам.
Рис. 3 Лицевая и оборотная сторона Алфавитной карточки
При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.)или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т. п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступила или в отношении которого подана жалоба), а на всех остальных (обвиняемых) – ссылочные карточки. Пример ссылочной карточки представлен на рис. 4.
Рис. 4 Ссылочная карточка
Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т. п.).
На надзорные производства (н/п), заводимые по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, заводятся Карточки учета движения н/п. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства. Пример карточки учета движения н/п представлен на рис. 5.
Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, учитываются в Книгах учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок, истребованных в связи с разрешением обращений (учета уголовных дел, изучаемых в порядке процессуального контроля) и регистрируются на алфавитной картотеке. Форма книги представлена на рис. 6.
Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов
к ним, поступивших от следственных органов либо органов дознания, учитываются в книгах, одна из которых показана на рис. 7.
Номер
надзорно-
го (наблю-
дательно-
го, кон-
трольного)
производ-
ства
Ф.И.О. осуж-
денного (по-
терпевшего,
подозрева-емого, обвиняемого)
Откуда получено дело, номер, количество томов, для какой цели
Дата и рас-
писка
делопроизводи
теля
в получении
Дата и
расписка опер. работника в получении
Дата и
расписка дело-производителя, получившего дело от опер. работника
Куда, когда, за каким номером направлено
Дата и
Расписка в получении
дела для
отправки
Особенности делопроизводства в канцелярии районной прокуратуры
«Делопроизводство», 2013, N 2
Районная прокуратура Неверкинского района входит в систему прокуратуры Российской Федерации и подчиняется непосредственно прокуратуре Пензенской области.
Задача прокуратуры района заключается в установлении, поддержании и укреплении режима законности, а также создании правового механизма обеспечения и соблюдения прав, свобод и интересов личности, общества и государства.
Делопроизводством в районной прокуратуре занимается канцелярия, которая является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно прокурору района.
Основными задачами канцелярии прокуратуры, зафиксированными в положении, являются:
Основные функции канцелярии прокуратуры:
Работа с документами в прокуратуре ведется согласно Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях (http://www.publicverdict.org/admin/wysiwyg/fckeditor.html?FieldName=editor_value&Toolbar=OneClick-_ftn1) (утв. Приказом Генерального прокурора РФ от 5 июня 2008 г. N 107). Положения Инструкции, касающиеся правил оформления документов, соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Среди организационно-распорядительных документов, на оформление которых распространяется Инструкция, в отличие от традиционных видов, указаны доклад, заключение, памятка, представление, протест, сводка и специальное донесение. Они в Инструкции определены следующим образом:
Доклад, заключение, памятка и сводка оформляются по правилам оформления докладной записки. Представление, протест и специальное донесение оформляются по правилам оформления письма.
Сотрудники канцелярии районной прокуратуры принимают все судебные дела и корреспонденцию, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в прокуратуру.
Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
На регистрируемых проставляется отметка о поступлении в виде штампа.
Образец штампа представлен на рис. 1.
Образец регистрационного штампа
Прокуратура Неверкинского района
Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в книге учета ценных писем, бандеролей, посылок и передаются по назначению под расписку.
Затем устанавливается должностное лицо, которому следует передать на рассмотрение или исполнение документ (их складывают в специальные папки). Работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу.
Лицо, предварительно рассматривающее документы, в силу выполняемых им обязанностей получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру документации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.
Передача документа ответственному исполнителю осуществляется под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями также осуществляется под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Если документ предназначен для исполнения несколькими лицами, то с него снимается копия и устанавливается очередность исполнения.
Контроль исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляют заведующий канцелярией или лица, назначенные прокурором.
В прокуратуре района применяется ручная сроковая картотека, по которой легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено.
Работник канцелярии в начале рабочего дня проверяет сроковую картотеку, карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, и уточняется, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только прокурором, установившим его.
Наряду с текущим контролем ведется предупредительный контроль. Для этого по карточкам выявляются документы, срок исполнения которых истекает через три дня, о чем предупреждаются конкретные исполнители. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение каждого задания необходимо обеспечить в заданный срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную картотеку.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.
Перечень сроков исполнения некоторых документов, принятый в районной прокуратуре:
Если в силу объективных причин исполнитель не укладывается в отведенный срок разрешения какого-либо обращения, то срок продлевается прокурором района с обязательным уведомлением заявителей, а также органа или лица, направившего обращение, о причинах задержки и характере принимаемых мер. Исполнитель должен обратиться с рапортом к прокурору о продлении срока, указав причины невозможности разрешения обращения в срок.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий. Исполненные документы подшиваются в дело.
Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.
Сотрудник канцелярии, принявший документ для отправки, делает отметку об этом на его втором экземпляре. Обычно это роспись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки этот документ может быть помещен в надзорное производство, уголовное дело. Если же подобной отметки нет, то в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.
Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге учета документов, отправленных с нарочным. Форма книги представлена на рис. 2.
Форма книги учета документов, отправленных с нарочным КНИГА учета документов, отправленных с нарочным Рис. 2
Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указывают номера документов, дату отправки, адреса и вид отправления.
Прокуратура в процессе своей деятельности создает много различных документов для решения своих внутренних проблем.
Проекты распорядительных документов после подготовки поступают в канцелярию, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Подготовленный для печатания документ должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, географических названий.
Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки.
Документы оформляются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры или следственного органа.
Все документы должны печататься четко, без ошибок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т.д.
Оформленные документы передаются на подпись прокурору района, а потом регистрируются.
Регистрация преследует цели учета документов, контроля за их исполнением и справочной работы по документам. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема.
Поступающие в прокуратуру района обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Пример алфавитной карточки представлен на рисунке 3.
Лицевая и оборотная сторона алфавитной карточки АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА Рис. 3
Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, надзорных (наблюдательных, контрольных) производств и других документов по делам.
Ссылочная карточка ССЫЛОЧНАЯ КАРТОЧКА Рис. 4
Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т.п.).
На надзорные производства (н/п), заводимые по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, заводятся карточки учета движения н/п. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства. Пример карточки учета движения н/п представлен на рис. 5.
Карточка учета движения н/п КАРТОЧКА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ Н/П (К/П) Рис. 5
Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, учитываются в книгах учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок, истребованных в связи с разрешением обращений (учета уголовных дел, изучаемых в порядке процессуального контроля), и регистрируются на алфавитной картотеке. Форма книги представлена на рис. 6.
Форма книги учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок, истребованных в связи с разрешением обращений (учета уголовных дел, изучаемых в порядке процессуального контроля) КНИГА учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок, истребованных в связи с разрешением обращений (учета уголовных дел, изучаемых в порядке процессуального контроля) Рис. 6
Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших от следственных органов либо органов дознания, учитываются в книгах, одна из которых показана на рис. 7.
Форма книги учета копий постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших от следственных органов КНИГА учета копий постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших от следственных органов Рис. 7
В отдельных книгах учитываются копии постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел.
Сообщения о преступлениях, поступающие в органы прокуратуры по почте или иными средствами связи, учитываются в своей книге. Далее они безотлагательно передаются в орган, уполномоченный рассматривать их в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации. Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в том числе поступившие из других органов и принятые следственными органами Следственного комитета к своему производству, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в книгах учета уголовных дел.
Лицевая сторона корреспондентской карточки КОРРЕСПОНДЕНТСКАЯ КАРТОЧКА Рис. 8 Оборотная сторона корреспондентской карточки Оборотная сторона Рис. 9
Статья 42 Канцелярия Прокурора
Статья 42
Канцелярия Прокурора
1. Канцелярия Прокурора действует независимо как отдельный орган Суда. Она отвечает за получение передаваемых ситуаций и любой обоснованной информации о преступлениях, подпадающих под юрисдикцию Суда, за их изучение и осуществление расследований и уголовного преследования в Суде. Сотрудники Канцелярии не запрашивают и не выполняют указаний из любого внешнего источника.
2. Канцелярия возглавляется Прокурором. Прокурор обладает всеми полномочиями по руководству и управлению Канцелярией, включая персонал, помещения и прочие имеющиеся у нее ресурсы. Прокурору оказывают помощь один или несколько заместителей Прокурора, которые правомочны совершать любые действия, которые должен совершать Прокурор в соответствии с настоящим Статутом. Прокурор и заместители Прокурора должны быть гражданами разных государств. Они работают на основе полной занятости.
3. Прокурором и заместителями Прокурора являются лица, обладающие высокими моральными качествами, высокой квалификацией и имеющие обширный практический опыт в области преследования или ведения разбирательств по уголовным делам. Они должны в совершенстве знать хотя бы один из рабочих языков Суда и свободно говорить на нем.
4. Прокурор избирается путем тайного голосования абсолютным большинством голосов членов Ассамблеи государств-участников. Заместители Прокурора избираются в таком же порядке из списка кандидатур, представленного Прокурором. Прокурор выдвигает три кандидатуры для назначения на каждую должность заместителя Прокурора. Если во время их избрания не принимается решения, предусматривающего более короткий срок полномочий, Прокурор и заместители Прокурора избираются на срок в девять лет и не могут быть переизбраны.
5. Ни Прокурор, ни заместители Прокурора не занимаются никакой деятельностью, которая могла бы препятствовать осуществлению их прокурорских функций или поставить под сомнение их независимость. Они не занимаются никакими другими видами профессиональной деятельности.
6. Президиум может освободить Прокурора или заместителя Прокурора по его или ее просьбе от участия в том или ином конкретном деле.
7. Ни Прокурор, ни заместители Прокурора не участвуют ни в каком деле, применительно к которому их беспристрастность могла бы быть разумно поставлена под сомнение на любом основании. В соответствии с настоящим пунктом они отводятся от участия в деле, если они, в частности, ранее участвовали в любом качестве в рассмотрении в Суде этого дела или в рассмотрении связанного с ним уголовного дела на национальном уровне, к которому причастно лицо, находящееся под следствием или подвергающееся судебному преследованию.
8. Любые вопросы, касающиеся отвода Прокурора или заместителя Прокурора, решаются Апелляционной палатой:
a) Лицо, которое находится под следствием или в отношении которого ведется судебное разбирательство, может в любое время обратиться с ходатайством об отводе Прокурора или заместителя Прокурора по основаниям, изложенным в настоящей статье;
b) Прокурор или заместитель Прокурора, соответственно, правомочен представить свои замечания по этому поводу.
9. Прокурор назначает консультантов с опытом юридической деятельности по специальным вопросам, включая вопросы, касающиеся сексуального насилия, гендерного насилия и насилия в отношении детей, но не ограничиваясь этими вопросами.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.