Чем занимается канцелярия в университете

Положение об отделе канцелярия

I. Общие положения

1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.

*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

II. Структура

1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.

Бюро (сектор, группа)
экспедиции

Машинописное бюро
(сектор, группа)

Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)

3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится

(руководителями бюро, секторов, групп)

III. Задачи

IV. Функции

V. Права

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)

(наименование структурного подразделения)

по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________

VII. Ответственность

Источник

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Положение о канцелярии

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]

1. Общие положения

1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

Примечание: Канцелярия может быть также структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].

1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:

— законодательством Российской Федерации;

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. Канцелярия может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).

Например: бюро (сектор, группа) экспедиции, копировально-множительное бюро (сектор, группа), машинописное бюро (сектор, группа), секретариат.

2.3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего канцелярией.

2.4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярией, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп].

3. Задачи

На канцелярию возлагаются следующие задачи:

3.1. Организация делопроизводства на предприятии.

3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.

3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.

4. Функции

Канцелярия выполняет следующие функции:

4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.

4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.

4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.

4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.

4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.

4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

4.17. [Вписать нужное].

5. Права

5.1. Канцелярия имеет право:

— давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;

— требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.

— требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

— возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

— вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;

— давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;

5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

6. Взаимоотношения (служебные связи)**

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:

6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

— организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;

— подготовки и представления документов;

— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;

— получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:

— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

6.3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.4. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

— организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

— организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

— сохранность принятых в работу документов;

— соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;

— соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;

7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.

Руководитель структурного подразделения

[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

Источник

Отдел канцелярии в организации – чем занимается

Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге. Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.

Отдел канцелярии в организации

Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.

Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.

Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:

Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.

Отдел канцелярии – чем занимается

Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.

С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.

Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации. Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.

Правовая база функционирования отдела канцелярии

Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016. Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала. Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.

С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.

Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока. Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность. И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж.

Источник

Значение слова канцелярия

Словарь Ушакова

канцел я рия, канцелярии, жен. (польск. kancelarya).

1. Отделение какого-нибудь учреждения, занятое делопроизводством, составлением бумаг. Удостоверение вам напишут в канцелярии. Канцелярия университета. Справки выдает канцелярия.

| перен. Чьи-нибудь деловые бумаги, документы, записки (разг. шутл.). Я перенес всю канцелярию на другой стол и уселся продолжать письмо.

2. собир. Служащие в канцелярии. В первую очередь заработная плата будет выдана канцелярии.

Политическая наука: Словарь-справочник

(от позднелат. cancellarius письмоводитель)

1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством;

Современный экономический словарь. 1999

подразделение, отдел уч-. реждения, организации, ведающий делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации.

Этимологический Словарь Русского Языка

Латинское – cancellaria (место за загородкой).

Слово было заимствовано русским языком из западноевропейских языков во второй четверти XVII в.

Канцелярией называют отдел предприятия, где занимаются составлением, обработкой, сортировкой различной документации этого предприятия.

Фразеологический словарь русского языка

Гаспаров. Записи и выписки

♦ Император Леопольд в год осады Вены подписал 8256 бумаг (ИВ 1916, 2, 612).

Словарь экономических терминов

подразделение, отдел учреждения, организации, ведающий делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации.

Историко-этимологический словарь латинских заимствований

Отдел учреждения, занятый делопроизводством, а также помещение этого отдела.

► лат. cancelaria «помещение, огражденное решеткой». Заимств. из польск. kancelaria «отдел учреждения, ведающий делопроизводством» (Фасм., II, 182). Употребляется с начала XVI в. (ДРС, VII, 60). Впервые фиксируется в Лекс. Полик. (143).

Тезаурус русской деловой лексики

Энциклопедический словарь

Словарь Ожегова

КАНЦЕЛЯРИЯ, и, ж. Отдел учреждения, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации.

• Небесная канцелярия (разг. шутл.)о силах, будто бы управляющих погодой. Когда же дождь кончится?Спроси в небесной канцелярии!

| прил. канцелярский, ая, ое. К. слог. (перен.: невыразительный и тяжёлый).

Источник

КАНЦЕЛЯРИЯ

Смотреть что такое «КАНЦЕЛЯРИЯ» в других словарях:

КАНЦЕЛЯРИЯ — (ср. век. лат., от cancelli шкафы). Писцы и чиновники известного присутственного места, а также комнаты, где они занимаются. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. КАНЦЕЛЯРИЯ место, в котором… … Словарь иностранных слов русского языка

КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством.2) Название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.) … Большой Энциклопедический словарь

Канцелярия — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством; 2) название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.).… … Политология. Словарь.

КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения; отдел учреждения, ведающий его служебной перепиской, оформлением текущей документации; 2) некоторые государственные учреждения в России XVIII начала XX вв. (Тайная канцелярия и др.) … Юридический словарь

КАНЦЕЛЯРИЯ — КАНЦЕЛЯРИЯ, и, жен. Отдел учреждения, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации. • Небесная канцелярия (разг. шутл.) о силах, будто бы управляющих погодой. Когда же дождь кончитсяСпроси в небесной канцелярии! | прил.… … Толковый словарь Ожегова

канцелярия — контора; делопроизводство, офис, диван, письмоводство Словарь русских синонимов. канцелярия сущ., кол во синонимов: 4 • делопроизводство (2) • … Словарь синонимов

Канцелярия — (лат. cancellaria; англ. chancellery/office) 1) название некоторых гос ных учреждений в России (напр., Канцелярия тайных розыскных дел XVIII в., К. Его Императорского Величества и др.); 2) структурное подразделение организации, ведающее служебной … Энциклопедия права

Канцелярия — отдел, сектор в фирме, компании, учреждении, занимающийся делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Канцелярия — (chancery, лат. cancella «занавес», отсюда «закрытое место», «служебное помещение»), учреждение при дворе правителя (императора, папы или короля). В К. составлялись документы, необходимые для судебного делопроиз ва, ведущегося королев, судьями.… … Всемирная история

Источник