Чем занимается контрактный отдел

Чем занимается контрактный отдел

Статья 38. Контрактная служба

Путеводитель по контрактной системе. Вопросы применения ст. 38

1. Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает сто миллионов рублей, создают контрактные службы (при этом создание специального структурного подразделения не является обязательным).

(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

3. Контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.

4. Контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют следующие функции и полномочия:

(см. текст в предыдущей редакции)

2) разрабатывают план-график, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещают в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;

С 01.01.2022 в п. 3 ч. 4 ст. 38 вносятся изменения (ФЗ от 02.07.2021 N 360-ФЗ). См. будущую редакцию.

3) осуществляют подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;

4) обеспечивают осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;

5) участвуют в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы;

(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

6) организуют в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвуют в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

7) осуществляют иные полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

5. При централизации закупок в соответствии с частью 1 статьи 26 настоящего Федерального закона контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом и не переданные соответствующим уполномоченному органу, уполномоченному учреждению, которые осуществляют полномочия на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей). При этом контрактная служба, контрактный управляющий несут ответственность в пределах осуществляемых ими полномочий.

6. Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.

Источник

Статьи

Контрактная служба и контрактный управляющий

Закупочную деятельность заказчиков, работающих по Закону № 44-ФЗ, обеспечивают работники контрактной службы и контрактные управляющие. Данная деятельность стала востребованной именно благодаря принятию Закона № 44-ФЗ, которых ввел достаточно жесткие правила осуществления закупок, а также предусмотрел необходимость составления и размещения в ЕИС различных документов.

Нужно отметить, что работник контрактной службы и контрактный управляющий – это ни одно и тоже. При схожести функционала и предъявляемых к ним требований они отличаются друг от друга. Такие различия мы разберем в настоящей статье. Также в данной статье мы рассмотрим основные сложности, с которыми сталкиваются сотрудники заказчика, занятые в сфере закупок.

Надеемся, что материал, представленный в статье, окажется полезным как для лиц, только присматривающихся к данной сфере деятельности, так и для лиц, уже непосредственно работающих в сфере закупок. Если это окажется так, пожалуйста, не забудьте оценить материал после прочтения, оставив соответствующий комментарий.

В каком случае заказчик создает контрактную службу, а когда определяет контрактного управляющего?

При необходимости организации закупочной деятельности в филиалах и при наличии контрактной службы в головном подразделении работников филиалов следует включить в контрактную службу головной организации с передачей им полного функционала по осуществлению закупок в филиалах.

Решение о создании контрактной службы в учреждении зависит от размера денежных средств, выделенных заказчику на закупки товаров, работ, услуг на соответствующий финансовый год (без учета денежных средств, полученных из бюджета на выплаты персоналу, социальные отчисления и прочие выплаты, не являющиеся закупками) – СГОЗ (совокупный годовой объем закупок).

Заказчик, СГОЗ которого превышает 100 млн руб., обязан создать контрактную службу. Остальные же заказчики вправе это сделать, но в отсутствие контрактной службы должны определить одного или нескольких контрактных управляющих.

Различия между контрактной службой и контрактным управляющим

Сходства между контрактной службой и контрактным управляющим

Работниками контрактной службы и контрактными управляющими могут быть только штатные сотрудники заказчика, а не привлеченные лица. Такие лица должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).

До настоящего времени не утихают споры о том, достаточно ли таким лицам иметь просто высшее образование либо такое высшее образование должно быть получено именно в сфере закупок. Центр закупок и продаж «Закон.гуру» убежден, что словосочетание «в сфере закупок» относится не только к словам «дополнительное профессиональное образование», но и к словам «высшее образование», т.к. в противном случае к выполнению соответствующей трудовой функции могли бы быть допущены лица, ничего не понимающие в закупках.

К большому сожалению, наличие просто «корочки» в отсутствие реальных знаний, относительно невысокие зарплаты при достаточно высокой ответственности (в том числе административной, а иногда и уголовной), приводят к «текучке кадров»: приходит новый сотрудник, получает «корочку» за счет учреждения, а затем административные штрафы, несопоставимые с уровнем его заработной платы (прим.: штрафы по Закону № 44-ФЗ во всех случаях оплачиваются за счет самого сотрудника), после чего увольняется, а дальше начинается новый круг. Поэтому лицам, которые потенциально рассматривают данную сферу в качестве трудоустройства мы предлагаем предварительно взвесить все «за» и «против», а еще лучше обратиться за предварительной консультацией в Центр закупок и продаж «Закон.гуру».

Отсутствие соответствующей «корочки» у должностного лица, включенного руководителем учреждения в состав контрактной службы или назначенного контрактным управляющим, может повлечь за собой привлечение руководителя организации к административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому в интересах руководителя такие «корочки» данным лицам обеспечить.

Какое образование требуется для работника контрактной службы и контрактного управляющего?

Выше мы уже отменили, что работники контрактной службы и контрактные управляющие должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. Высшее образование в сфере закупок уже реализовывается отдельными учебными заведениями. Оно реализуется по классической схеме приема выпускников школ на базе результатов ЕГЭ. Об этом виде образования мы рассказывать не будем, т.к. большая часть лиц, которые приходят в сферу закупок, делают это сознательно и уже имеют какое-либо образование.

Вторая причина того, что мы не будет описывать высшее образование в сфере закупок, заключается в постоянно меняющемся законодательстве. Опытные специалисты хорошо знают, что если «выпасть» из сфере закупок на два-три месяца, то уже сложно отследить все произошедшие за это время изменения. Что уж говорить про 6 месяцев и более? Поэтому выпускники ВУЗов, получающих высшее образование в течение 4-6 лет, будут обладать лишь поверхностными теоретическими знаниями, отдаленно имеющими отношение к реальной действительности (прим.: исключительно наше мнение).

Центр закупок и продаж «Закон.гуру» полагает, что существует два подхода к получению образования в сфере закупок:

Большая часть выбирает или вынужденно выбирать (ввиду отсутствия средств) второй подход. Мы, конечно, рекомендуем следовать первому. При этом нужно понимать, что обучение госзакупкам – это уже сложившееся направление бизнеса в России. Поэтому не стоит возлагать особых надежд на то, что по результатам обучения конкретный человек сразу станет специалистом. «Корочку» человек получит, а вот знания – не факт.

Идеальная ситуация, когда первое время «новоиспеченного» контрактного управляющего, а тем более руководителя контрактной службы «ведут», т.е. подсказывают ответы на возникающие у него в ходе практической деятельности вопросы.

В частности, Центр закупок и продаж «Закон.гуру» реализует «горячую линию» по возникающим вопросам посредством WhatsApp, помогая «не наломать дров» в первое время. Стоят такие консультации относительно недорого, особенно принимая во внимание размеры потенциальных штрафов, которые могут быть возложены за допущенные ошибки.

Вместе с тем, вернемся к вопросам получения контрактными управляющими, работниками контрактных служб образования в сфере закупок. Основным образованием для них будет выступать «дополнительное профессиональное образование», которое, согласно Закону об образовании, имеет две формы:

Две указанные формы являются равнозначными. Отличаются они только объемом образовательной программы: повышение квалификации реализуется объемом до 250 акад. часов, профессиональная переподготовка – от 250 акад. часов и выше. Реализовывать две указанные формы дополнительного профессионального образования могут только организации, имеющие соответствующую лицензию (ИП не праве реализовывать программы по дополнительному профессиональному образованию).

Объем часов в образовательной программе значения (для знаний) не имеет. Важно столько из этого объема приходится на очные аудиторные или семинарские занятия. Довольно часто можно встретить ситуации, когда образовательная программа включает в себя 500 акад. часов, но очно из них реализуется только, например, 16. Соответственно знаний будет на 16 часов, а не на 500, при наличии у лица диплома о профессиональной переподготовке.

Для проверки реальных знаний специалистов в сфере закупок Центр закупок и продаж «Закон.гуру» запустил сервис тестирования. Вопросы в тестах подобраны таким образом, чтобы охватить максимально все возможные темы и проблемные точки госзакупок. Лицам, прошедшим тестирование, выдается сертификат специалиста, который подтверждает наличие у них реальных знаний в сфере закупок, а не «корочки». Надеемся, что данный сервис окажется полезным, в том числе для представителей работодателей, которые могут с его помощью проверить знания свой сотрудников.

Обязанности контрактной службы и контрактного управляющего

Функциональные обязанности контрактной службы и контрактного управляющего примерно равны и определены в ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ. Следует отметить, что Закон № 44-ФЗ устанавливает лишь базовые обязанности:

Их расшифровка для контрактной службы содержится в приказе Минфина от 31.07.2020 № 158н, устанавливающего типовой регламент (положение) о контрактной службе. Для контрактного управляющего расшифровка должна быть приведена в должностной инструкции.

Обратите внимание, что Закон № 44-ФЗ использует различные формулировки при установлении функциональных обязанностей контрактной службы и контрактного управляющего: где-то используются слова «разрабатывают», «осуществляют», «участвуют» (т.е. исполняют соответствующие обязанности самостоятельно, без возможности передачи такого функционала кому-либо, в том числе иным сотрудникам заказчика), а где-то «обеспечивают» (т.е. сами не осуществляют, а координируют работу по данному направлению). Это важно учитывать при составлении положения о контрактной службе и разработке должностной инструкции контрактного управляющего.

Например, п. 3.2.2.1 Типового положения (регламента) о контрактной службе, утв. Приказом Минфина от 31.07.2020 № 158н, закреплено, что контрактная служба заказчика «определяет и обосновывает начальную (максимальную) цену контракта». Соответственно работники контрактной службы осуществляют данную функцию самостоятельно, без возможности ее возложения на сотрудника (ов) заказчика, не входящего в состав контрактной службы. Аналогичное требование установлено п. 3.2.2.2 Типового положения: контрактная служба «осуществляет описание объекта закупки».

Ответственность работников контрактной службы и контрактного управляющего

Работники контрактной службы, контрактные управляющие несут ответственность в пределах осуществляемых ими полномочий. Такая ответственность может быть дисциплинарной, административной или уголовной в зависимости от состава совершенного данными лицами правонарушения.

Если у Вас остались какие-либо вопросы, связанные с организацией работы контрактной службы, определением должностных обязанностей контрактного управляющего, мы с радостью ответим на них через WhatsApp или службу поддержки клиентов.

Удачных закупок и не забудьте оставить свой комментарий о прочитанном, а также предложить новую тему для разбора, о выходе которой можно узнать вступив в нашу группу ВКонтакте.

Источник

Контрактная служба как ответственное подразделение в системе осуществления государственных и муниципальных закупок

Контрактная служба, создаваемая с целью исполнения Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», имеет в своей основе целый ряд положений различных нормативных актов, регулирующих сферу закупочных правоотношений.

Нормативная основа

Так, основные общие вопросы функционирования контрактной службы находятся в ведении положений статьи 38 указанного Федерального закона за номером 44-ФЗ. В частности, данная статья говорит о том, в каких случаях должна создаваться контрактная служба, а также по каким направлениям закупочной деятельности должна функционировать данная служба, в том числе что входит в перечень ее основных прав и обязанностей.

Для того чтобы сделать положение максимально соответствующим действующим нормам законодательства в сфере закупок, можно воспользоваться Типовым положением о контрактной службе, которое было разработано и утверждено Приказом Минэкономразвития №631, принятым 29 октября 2013 года.

Кроме того, в части своей работы контрактная служба руководствуется непосредственно положениями Федерального закона №44-ФЗ «О контрактной службе», а также нормами Гражданского Кодекса в той их части, в которой они могут осуществлять регулирование процедуры государственных и муниципальных закупок.

Понятие контрактной службы по 44-ФЗ

В соответствии с положениями статьи 38 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» заказчик в зависимости от его уровня совокупного годового объема закупок принимает решение о введении должности контрактного управляющего (либо возложении соответствующих обязанностей на сотрудников разных подразделений в пределах их полномочий) либо о создании самостоятельного подразделения, которое будет называться контрактной службой или отделом организации закупок.

В соответствии с частью 1 статьи 38 указанного федерального закона на сегодняшний день заказчик может не создавать контрактную службу в виде специального подразделения, объединив в рамках данного отдела сотрудников различных отделов, которые в силу своего образования или имеющихся у него должностных обязанностей могут осуществлять взаимосвязанную деятельность в части проведения различных закупочных мероприятий.

Процедура создания

Контрактная служба в рамках государственного или муниципального заказчика создается на основании специально издаваемого приказа. Таким же образом вводится и должность контрактного управляющего. Однако следует помнить о том, что для полноценной работы последнего потребуется ввести соответствующую должность в штатное расписание, так как, в противном случае, будет происходить наложение дополнительных обязанностей на тех сотрудников, которые выполняют работу по осуществлению закупок.

Вне зависимости от того, идет ли речь о создании самой контрактной службы или о введении должности контрактного управляющего, действия государственного заказчика должны выглядеть следующим образом:

Приказ о создании

Данный приказ является тем нормативным актом, который ложится в основу работы создаваемого подразделения. Данный приказ может быть подписан только руководителем организации, так как происходит создание нового подразделения.

В рамках такого приказа потребуется отразить следующую информацию:

Кроме того, потребуется также и указать, когда приказ вступает в силу (либо конкретной датой, либо указанием на дату подписания).

Численность и состав

В соответствии с Типовым положением о контрактной службе ее состав не может быть менее двух человек. Конкретную численность заказчик обязан определить самостоятельно исходя из того, каков его годовой объем закупок, а также какой объем работы предстоит выполнять всем сотрудникам.

Если в состав данного подразделения входят должностные лица, у которых расширен круг их полномочий и должностных обязанностей, потребуется заключить специальное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет отражена информация о том, каким образом происходит расширение обязанностей сотрудника, а также какие материальные надбавки за это ему будут положены.

Контрактная служба состоит:

Требования к образованию сотрудников

В соответствии с положениями статьи 38 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» все сотрудники отдела организации закупок или лица, которые занимают должности контрактных управляющих, даже если речь идет о наделении таких лиц дополнительными должностными обязанностями, должны пройти либо специальные курсы профессиональной переподготовки, либо иметь средне-специальное или высшее образование по профилю функционирования Федерального закона №44-ФЗ. В противном случае, их деятельность на указанных должностях будет являться неправомерной. Если заказчик назначил лиц, которые не имеют такого специального образования, то он обязан осуществить их профессиональную подготовку или переподготовку по профилю функционирования указанного нормативного акта с получением соответствующего документа об образовании.

Должностная инструкция: основные функции подразделения

Должностная инструкция отдела организации закупок – это Положение о его работе, которое отражает все основные нюансы, необходимые к разрешению указанным подразделением. Именно в данном документе формируется перечень тех вопросов, решение которых становится главной целью функционирования такого подразделения.

К числу основных функций подразделения относятся:

Указанные функции не являются исчерпывающими, так как их перечень очень широк и основывается на Федеральном законе №44-ФЗ и принятых в его исполнение иных нормативных актов.

Ответственность контрактной службы

Говоря об ответственности, которая возлагается на контрактную службу, следует понимать, что речь идет, в первую очередь, о мерах ответственности, которые назначаются в адрес тех должностных лиц, допустивших какие-либо нарушения действующего законодательства в сфере закупок.

Все санкции, которые могут быть применены к должностным лицам, делятся на три типа:

Одновременно могут быть применены и дисциплинарные, и административные или уголовные меры воздействия. Однако в каждом конкретном случае вопрос о применении тех или иных санкций рассматривается отдельно.

Источник

Как организовать работу контрактной службы заказчика

Контрактная служба — это внутренний орган в структуре заказчика, который организуют закупочный процесс. Создавать ее нужно не всегда.

Как выбрать: служба или управляющий

В ФКС закреплено, как правильно создать контрактную службу: все зависит от совокупного годового объема закупок (СГОЗ). Если он больше 100 миллионов рублей, то заказчик обязан создать службу. А если СГОЗ меньше 100 миллионов рублей, то назначает то или другое по своему усмотрению. Это указано в ч. 1 ст. 38 44-ФЗ.

В положениях этой же статьи разъясняется, нужен ли контрактный управляющий, если создана контрактная служба, — нет, это равнозначные органы. Заказчик либо созывает специальный отдел по закупкам, либо назначает управляющего по контрактам.

Как работает управляющий по 44-ФЗ

По 44-ФЗ, работа контрактного управляющего по 44-ФЗ заключается в проведении всех закупок в организации или одной конкретной процедуры. Это указано в ч. 2 ст. 38 44-ФЗ. Определяйте сами, сколько управляющих нужно, чтобы организовать закупочный процесс. Рекомендуем распределять закупки по видам товаров (работ, услуг) и назначать управляющего, который обладает специальными знаниями в конкретной сфере (автомобили, компьютерная техника, строительство и т. п.).

Эксперты КонсультантПлюс разработали шаблон трудового договора с контрактным управляющим. Используйте эту форму бесплатно.

Основные требования к контрактному управляющему по 44-ФЗ с 2021 года заключаются в том, чтобы:

Вот кто вправе отвечать за закупочную деятельность заказчика:

Вот актуальный пример постановления, которое утверждает назначение контрактного управляющего и должностную инструкцию по его работе.

Как работает отдел

В приказе Минфина № 158н от 31.07.2020 указано, что делает контрактная служба на предприятии: планирует закупки, определяет поставщика и заключает с ним контракт, отвечает за исполнение, внесение изменений и расторжение соглашений.

В состав контрактной службы 44-ФЗ входят минимум 2 образованных сотрудника заказчика: руководитель и работник. Вот краткая инструкция, как организовать работу закупочного отдела:

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Шаг 1. Выбираем форму

Различают такие формы:

Выделяйте отдел по закупкам в отдельное структурное подразделение по желанию. Ориентируйтесь на штатные возможности, объем и интенсивность тендеров. Решайте сами, выделять КС в отдельное структурное подразделение или наделить этими функциями состав работников, который действует в организации. Такой способ организации привлекателен тем, что сотрудники не совмещают разные трудовые функции, это обеспечивает равномерное распределение нагрузки. Если выбираете этот тип организации, предусмотрите отдельную должность для руководителя.

Если не выделяете отдельное подразделение, это означает, что сотрудники исполняют функции КС, не отрываясь от основных трудовых обязанностей. Учитывайте нагрузку по закупкам и другой работой, чтобы не возникало авралов.

Шаг 2. Готовим положение

КС работает только на основании положения или регламента. Название этого документа выбирайте сами. Разработайте его на основании типового положения, которое утверждено приказом Минфина № 158н от 31.07.2020. Это указано в ч. 3 ст. 38 44-ФЗ.

Чтобы эффективно распределить нагрузку, укажите в положении, участвуют ли работники КС в работе комиссии по закупкам. Региональные или местные акты субъекта РФ иногда предусматривают для некоторых заказчиков обязанность включать работников в состав комиссии.

Шаг 3. Издаем приказ

Приказ о создании КС фиксирует факт появления такого подразделения и утверждает положение (регламент) его работы.

В приказ включается информация:

Особых требований, кто может быть руководителем контрактной службы по 44-ФЗ в бюджетном учреждении в 2021 году, не предусмотрено. Руководить отделом вправе только специалист с высшим или дополнительным образованием в сфере закупок.

Источник