Чем занимается начальник отдела
Должностная инструкция начальника отдела
757 Общие положения
757.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность начальника отдела, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
757.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
757.3 Назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу директора филиала XXX.
757.5 Начальник отдела функционально подчиняется заместителю начальника ДИТ по развитию филиалов.
757.6 В непосредственном подчинении у начальника отдела находятся:
— Ведущий специалист по информационным технологиям;
— Специалист по информационным технологиям;
— Администратор баз данных;
— Старший системный аналитик;
758 Цели и должностные обязанности
758.1 Деятельность начальника отдела направлена на достижение следующих целей:
758.1.1Информационно-технологическое обеспечение филиала;
758.1.2Информационно-технологическое развитие филиала в соответствии с политикой и планами развития предприятия;
758.1.3Обеспечение информационно-технологического контроля;
758.2 Для достижения установленных целей начальник отдела исполняет следующие обязанности:
758.2.1Планирует направления деятельности отдела, связанной с ИТ-обеспечением филиала;
758.2.2Разрабатывает регламентирующие документы по вопросам функциональной деятельности отдела;
758.2.3Осуществляет мониторинг и контроль выполнения задач, связанных с ИТ-обеспечением филиала;
758.2.4Организует работы по резервному копированию данных и защите информации от потери, утечки и искажения;
758.2.5Контролирует качество предоставляемых информационно-технологических услуг пользователям (структурным подразделениям филиала);
758.2.6Организует процессы эксплуатации оборудования связи (АТС), ведёт договоры с операторами связи и Интернет-провайдерами;
758.2.7Осуществляет постановку целей и задач по вопросам ИТ-обеспечения филиала сотрудникам отдела;
758.2.8Участвует в формировании бюджета филиала в части ИТ–обеспечения;
758.2.9Организует полный цикл ремонтных работ в филиале имеющих отношение к ИТ, контролирует качество их выполнения;
758.2.10 Заключает и ведет договора подряда с внешними компаниями в рамках ИТ;
758.2.11 Организует работы по поддержанию в рабочем состоянии ИТ-оборудования (компьютерного парка, серверного парка, СКС, КМА, презентационного оборудования, средств связи и другой офисной техники);
758.2.12 Планирует потребности филиала в ИТ-оборудовании, оргтехнике, расходных материалах, организует работу по их приобретению;
758.2.13 Организует диспетчеризацию между сотрудниками отдела поступающих заданий от пользователей;
758.2.14 Руководит администрированием и технической поддержкой операционных систем, сетей и баз данных, аппаратного и программного обеспечения филиала;
758.2.15 Организует и участвует в обучении персонала филиала работе со средствами вычислительной техники и программного обеспечения;
758.2.16 Участвует в процессе приема на работу новых сотрудников ИТО;
758.2.17 Обеспечивает взаимодействие с функциональными подразделениями ГП XXX по вопросам ИТ-обеспечения;
758.3 Для достижения установленных целей начальник отдела осуществляет взаимодействие с иными организациями:
— XXX « ССС» по вопросам обслуживания клиентов;
— Интернет-провайдерами по вопросам предоставления филиалу услуг Интернет, пересмотру тарифных планов;
— Операторами связи по вопросам предоставления филиалу услуг связи, пересмотру тарифных планов;
— С организациями, предоставляющими услуги по гарантийному и постгарантийному техническому обслуживанию и ремонту ИТ-оборудования филиала;
— С организациями, предоставляющими услуги по прокладке и модернизации СКС в филиале.
759 Показатели оценки деятельности
Деятельность начальника отдела оценивается на основе следующих показателей:
3.1 Полнота и качество ИТ-обеспечения бизнес процессов филиала, отсутствие сбоев и простоев информационной системы филиала;
3.2 Исполнение индивидуальных планов работ;
760 Общекорпоративные нормы
Деятельность начальника отдела регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
760.1 Правила внутреннего трудового распорядка;
760.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды»
760.6 Положение о защите персональных данных работников XXX ;
760.7 Положение об информационно-технологическом отделе (ИТО) филиала XXX ;
760.8 Настоящая должностная инструкция.
Начальник отдела имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
5.1 Получать любую информацию, требующуюся для выполнения своих задач, от менеджмента и сотрудников XXX ;
5.2 Иметь прямой доступ ко всем электронным и бумажным информационным источникам в рамках выполнения возложенных задач;
Начальник отдела несет персональную ответственность перед директором филиала XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
763 Требования к работнику при приеме на работу
Общие обязательные требования
От 3-х лет в ИТ-организациях
Проектирование и сопровождение баз данных (БД), установка и настройка операционных систем, умение сформулировать и поставить задание для разработки программного обеспечения.
Знание специального ПО, технических систем
Знание ОС семейства Windows, Офисных продуктов Microsoft, LAN, ORACLE
Знание нормативной документации
Управление персоналом, техниками проведения совещаний, убеждения
764 Словарь специальных терминов и сокращений
Определение термина, сокращения
Головное предприятие XXX
Департамент информационных технологий ГП
Структурированная кабельная система
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.
765 Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.
766 Общие положения
1.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Заведующего участком экспедиции-фармацевта, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.
1.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
1.3 Переименование, ликвидация должности Заведующего участком экспедиции-фармацевта, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
1.5 У Заведующего участком экспедиции–фармацевта подчиненных нет.
767 Цели и должностные обязанности
767.1 Деятельность Заведующего участком экспедиции–фармацевта направлена на достижение следующих целей:
2.1.1 Обеспечение соблюдения требований законодательства и нормативно-правовых актов, регламентирующих качество лекарственных средств и качество организации фармацевтической деятельности.
767.2 Для достижения установленных целей Заведующий участком экспедиции-фармацевт исполняет следующие обязанности:
767.2.1 Контролирует организацию комплектации, экспедиции и учета всех групп товара.
767.2.2 Контролирует выполнение лицензионных требований и условий.
767.2.3 Контролирует соблюдение санитарных норм в подразделении экспедиции Аптечного склада.
767.2.4 Осуществляет информационную и консультационную поддержку:
— сотрудников отдела доставки по вопросам обеспечения сохранности качества товара при транспортировке заказов клиентам.
— Лечебно-профилактических учреждений, осуществляющих проведение медицинских осмотров сотрудников аптечного склада по вопросам организации медосмотров.
768 Показатели оценки деятельности
Деятельность Заведующего участком экспедиции–фармацевта оценивается на основе следующих показателей:
3.1 Качество и своевременность выполнения мероприятий в рамках должностных обязанностей.
769 Общекорпоративные нормы
Деятельность Заведующего участком экспедиции-фармацевта регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
769.1 Правила внутреннего трудового распорядка;
769.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды»
769.5 Положение о защите персональных данных работников XXX ;
769.7 Настоящая должностная инструкция.
Заведующий участком экспедиции-фармацевт имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
5.1 Осуществлять контроль выполнения на Участке экспедиции Отдела Центральный склад требований законодательства и внутренних нормативных документов, регламентирующих фармацевтическую деятельность предприятия.
5.2 Контролировать выполнение сотрудниками подразделений, осуществляющих доставку (экспедицию) товара, требований, указанных в п. 5.1.
5.3 Инициировать меры административного воздействия на сотрудников отдела, осуществляющих доставку (экспедицию) товара, за невыполнение регламентов по организации фармацевтической деятельности.
Заведующий участком экспедиции-фармацевт несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
772 Требования к работнику при приеме на работу
Должностная инструкция начальника отдела
Производственно-диспетчерский отдел
1. Общие положения
1.1.На должность Начальника производственно-диспетчерского отдела назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы не менее 3 лет.
1.2.Назначение, освобождение и временное замещение Начальника производственно-диспетчерского отдела производится приказом генерального директора.
1.3.Начальник производственно- диспетчерского отдела подчиняется непосредственно Управляющему директору.
1.4. Начальник производственно-диспетчерского отдела должен знать:
1.5. Во время отсутствия Начальника производственно-диспетчерского отдела (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) его должностные обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которые несёт полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.
2. Должностные обязанности
Начальник производственно-диспетчерского отдела:
2.1. Осуществляет руководство планово-диспетчерским отделом.
2.2. Руководит работой по оперативному регулированию, с использованием средств вычислительной техники, коммуникаций и связи, хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции в соответствии с планом производства.
2.3. Осуществляет руководство разработкой производственных программ и календарных графиков выпуска продукции по предприятию и его подразделениям, их корректировкой в течение планируемого периода, разработкой и внедрением нормативов для оперативно-производственного планирования.
2.4. Организует оперативный контроль за ходом производства, за обеспечением производства оборудованием, инструментом, материалами, комплектующими изделиями, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами и т.п.
2.5. Обеспечивает ежедневный оперативный учет хода производства, выполнения суточных заданий выпуска готовой продукции по количеству и номенклатуре изделий, контроль за состоянием и комплектностью незавершенного производства, соблюдением установленных норм заделов на складах и рабочих местах.
2.6. Координирует работу подразделений предприятия, принимает меры по обеспечению ритмичности выполнения календарных планов производства, предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса.
2.7. Анализирует результаты деятельности подразделений за предыдущий плановый период с целью выявления возможностей более полной и равномерной загрузки мощностей, оборудования и производственных площадей, сокращению цикла изготовления продукции.
2.8. Отслеживает работу производственных складов, обеспечивает участие отдела в проведении инвентаризации незавершенного производства.
2.10. Осуществляет методическое руководство работой производственно-диспетчерских подразделений предприятия, руководит работниками отдела.
2.11. Взаимодействует со всеми структурными подразделениями предприятия.
2.12. Контролирует соблюдение работниками отдела правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
2.13. Выполняет все поручения непосредственного руководителя.
3. Права
Начальник производственно-диспетчерского отдела имеет право:
3.1. Действовать от имени отдела во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия.
3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений предприятия и специалистов необходимую информацию.
3.3. Требовать от подчиненных выполнения своих распоряжений.
3.4. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений по вопросам производственной деятельности предприятия.
3.5. В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы;
3.6. Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями предприятия а также иными организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.
3.7. Вносить предложения управляющему директору предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок и инвентаризаций.
4. Ответственность
Начальник производственно-диспетчерского отдела несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности несет ответственность в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За разглашение конфиденциальной информации, доверенной ему в связи с выполнением трудовых обязанностей.
4.4. За причинение материального ущерба несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5. Заключительные положения
5.1. Начальнику производственно-диспетчерского отдела запрещается находиться на производстве без спецодежды и положенных по технологии средств индивидуальной защиты (СИЗ).
5.2. Начальник производственно-диспетчерского отдела организует оказание медицинской помощи при несчастных случаях до прибытия медицинского персонала и доставку пострадавшего в лечебное учреждение.
5.3. Начальник производственно-диспетчерского отдела сообщает обо всех недостатках по охране труда, обнаруженных во время работы, о неисправности технологического оборудования, электроинструмента, оснастки, приборов необходимо известить своего непосредственного руководителя.
Обязанности руководителя отдела продаж
Кто такой руководитель отдела продаж
Руководитель отдела продаж или РОП – это специалист, задачей которого является организация продаж услуг либо товаров. Эксперт в целом отвечает за работу своего отдела. Он обеспечивает выполнение плана продаж, обучает и направляет менеджеров, разрабатывает методики повышения эффективности продаж, составляет итоговые отчеты, общается с поставщиками и партнерами, участвует в переговорах.
Должность относится к руководителям среднего звена. От руководства начальнику отдела продаж поступают планы и распоряжения. Их нужно выполнять, отчитываясь о своих действиях по их достижению.
Обязанности отдела продаж
Продающий отдел в любой компании является ключевым, именно он приносит прибыль. Существует несколько обязанностей отдела продаж, которые зависят от особенностей процесса реализации продукции и структуры фирмы. Функции включают работу по следующим направлениям:
Должностная инструкция руководителя отдела продаж
Основные задачи руководителя отдела продаж
Одной из базовых задач РОПа является руководство отделом продаж. К основным относится планирование, определение показателей активности, мотивация, контроль, организация и обучение. Планирование предусматривает создание общей документации с декомпозированными целями. Важно детализировать активность каждого менеджера по различным временным периодам. Определение ежедневных показателей активности основывается на выявлении «счетчиков» – особых показателей каждого продавца: ежедневного количества звонков, встреч, оплат и выставленных счетов.
Мотивационная система предусматривает денежные и нематериальные способы мотивации. Контроль сотрудников основывается не только на настройке системы отчетности вCRM, но и на использовании современных способов коммуникации – мессенджеров и геолокации. Их применение позволяет контролировать отчеты по факту оплаты, обсуждать планы по клиентам, контролировать местоположение сотрудника.
Касательно организации работы персонала, необходимо проведение собраний. Это как еженедельные и ежемесячные собрания, так и ежедневные планерки, пятиминутки.
Обучение при отсутствии внутреннего тренера ложится на плечи начальника отдела продаж. Тренинги должны фокусироваться на таких элементах как листы развития, навыковая модель и прослушка звонков.
Должностные обязанности руководителя отдела продаж
Руководитель должен справляться с шестью управленческими обязанностями.
Планирование
Обязанность предусматривает то, что руководитель занимается составлением плана продаж, координированием работы отдела в целом. Может прописать, какие каждодневные действия позволят достичь необходимой прибыли по результатам месяца.
Декомпозиция
Представляет собой разложение главного на более мелкие детали и бизнес-процессы. Крупная цель прибыли разбирается на мелкие. РОП должен определиться, какие действия должны совершить менеджеры по продажам для достижения поставленных целей. К примеру, вам нужно заработать 450 000 рублей чистого дохода. Прибыль в данной сфере бизнеса составляет 16 %, средний чек 2500 рублей, конверсия в продажу 35 %. Как декомпозировать цель?
Мотивация
Состоит из материальной и нематериальной части. Оплата труда менеджеров для достижения высоких результатов должна состоять из твердого (30 %), мягкого оклада (10 %) и бонусной части (60 %). Мягкая часть выплачивается при условии 100 % выполнения KPI. Пример выплаты бонусов: выполнение менеджеров 80–100 % плана – получение 1 % от выручки, выход за 100 % плана – получение 2 %.
Нематериальная система мотивации – грамоты, гибкий график, конкурсы и другое.
Организация
Организация взаимодействия людей в отделе, распределение обязанностей. Также необходимо проводить короткие ежедневные, еженедельные и ежемесячные совещания. Они позволяют корректировать работу конкретного сотрудника, а также определять план работы на будущий период.
Контроль
Это немаловажный этап работы, включающий в себя составление еженедельных отчетов, настройку воронок продаж, анализ среднего чека, контроль работы персонала.
Обучение
Обязанность заключается в обучении продажников на каждом этапе заключения сделки. Если компания не наняла собственного тренера, то обязанности по обучению менеджеров ложатся на плечи РОПа. Обучение не может быть универсальным, необходимо учитывать сегмент бизнеса, в котором вы работаете. Назовем несколько популярных обучающих методик: small talk, сторителлинг, приемы нетворкинга, холодные звонки, СПИН, язык ХПВ, выход на ЛПР.
Функции руководителя отдела продаж
Существует несколько основных функций, которые должен выполнять руководитель отдела продаж, руководя своим отделом.
Права руководителя отдела продаж
За что несет ответственность руководитель отдела продаж
Начальник отдела несет ответственность за следующее:
Материальная, дисциплинарная ответственность руководителя отдела продаж определяется в соответствии с законодательством.
Кому он должен подчиняться
В своей деятельности начальник отдела продаж подчиняется руководителю предприятия либо коммерческому директору. Ему он предоставляет все отчеты по выполненной работе.
Что должен знать руководитель отдела продаж
Какие знания и умения необходимы начальнику для успешного руководства? Основное – это умение принимать решения и брать ответственность на себя. Специалист должен знать управленческие основы, уметь продавать, видеть картину глазами менеджера. При этом важно стратегически оценивать перспективы функционирования отдела исходя из планов руководства, целей и миссии организации.
Начальнику необходимо уметь разбивать основную цель на множество маленьких, ежедневных подцелей, распределять их, донося мини-задачи до персонала, согласовывать сроки, а также требуемые финансовые, трудовые ресурсы.
Что должен делать руководитель отдела продаж
Руководитель отдела продаж должен разложить полученную от владельца компании цель на план:
Далее руководителю необходимо разбить это по времени с учетом сезонности. Правильный план имеет три версии: пессимистичный, реальный и оптимистичный. Этот план продаж переходит в задачи, цели продавцам по SMART. Структура плана продаж может меняться на протяжении года, например, от высокого сезона к низкому.
РОП должен создать процедуру контроля (цикл Деминга): планируй-делай-проверяй-изменяй. То есть он запланировал, подготовил план продаж, расписал задачи по каждому продавцу, далее они это исполняют. РОП контролирует такие показатели: количество работ, качество работы продавцов, конверсия, активность каждый день, финансовый/продуктовый результат.
Мощным инструментом управления являются ежедневные собрания в отделе продаж. Еженедельно обсуждаются итоги недели, активность конкурентов, возникшие трудности. На ежемесячных собраниях оговариваются результаты месяца и системные трудности.
Как правильно подбирать кандидатов
Перед тем как нанять сотрудника, необходимо создать портрет идеального кандидата, которого хотелось бы видеть в своей команде. Далее размещается вакансия с четким указанием критериев, либо анализируются имеющиеся резюме на сайтах поиска работы.
В резюме менеджера по продажам соискатель должен написать коммерческое предложение с указанием своей ценности и конкретных результатов, которых он достиг. Важна обучаемость, амбициозность, ориентация на результат. У руководителя отдела продаж нужно спрашивать о масштабе задач, которые он решал. Выбирайте человека, говорящего цифрами, конкретикой. Проводя собеседования с кандидатами, спрашивайте о наибольших профессиональных достижениях, целях и ожиданиях.
Мотивация начальника отдела продаж
Оплата труда начальника отдела привязывается к конкретным результатам, а не к ставке. Мотивация должна включать твердый, мягкий оклад и бонусную часть.
Твердый – это часть зарплаты руководителя, составляющая около 40–45 % от общего размера дохода руководителя продаж. Остальная оплата – мягкий оклад + бонусы. Мягкий оклад зависит от условий выполнения начальником отдела ключевых параметров эффективности на 100 %. Например, результаты по выполнению плана в разрезе по продуктам; результаты по допустимой норме дебиторской задолженности; итоги подбора продавцов; равномерность выполнения РОПом плановых показателей.
Размер бонуса РОПа: при выполнении 80 % плана отдела продаж руководителю ничего не начисляется; 80–100 % – коэффициент 1; 100–120 % – коэффициент 2; более 120 % – коэффициент 3.
Также советуем обратить внимание на такую часть мотивации как процент от сделок. Это наиболее результативная мотивационная система, стимулирующая продавать больше.