Чем занимается отдел кадров в полиции
— Татьяна Александровна, расскажите коротко о себе. Сколько лет в органах внутренних дел? С чего начался ваш милицейский путь?
— Мой путь в милиции-полиции начался с мая 1998 года. Тогда работала временно на должности секретаря-машинистки Серовского отдела милиции. Работу выполняла оперативно, старалась делать ее без ошибок и вовремя, это было замечено руководством и мне предложили постоянное место работы в этой же должности. Через два года аттестовалась, получила первые погоны, работала в отделении по борьбе с правонарушениями на потребительском рынке, затем дознавателем отдела дознания отдела милиции. Считаю, что именно здесь произошло мое основное становление, почувствовала, что такое ответственность в первую очередь за судьбу человека при принятии процессуальных решений, формировалась выправка, принимала участие в ежегодно проводимых конкурсах профмастерства, однажды даже была лидером такого конкурса среди дознавателей области. В 2010 году возглавила работу отделения по делам несовершеннолетних. Работа, поистине, связанная с постоянным стрессом и форс-мажорными ситуациями, особенно в период розыска пропавших, ушедших из дома детей. С июня 2017 года назначена на должность помощника начальника МО МВД России «Серовский» по работе с личным составом. Должность чрезвычайно ответственная, поскольку сейчас, как за себя, необходимо отвечать за каждого сотрудника.
— Каков на сегодня штат ОВД?
— Не секрет, что престиж службы в правоохранительных органах растет, привлекает социальная, материальная поддержка сотрудника полиции. Стремятся ли серовчане поступить на службу в полицию, в учебные заведения системы МВД России?
— Сегодняшний материал посвящен Дню кадровой службы в системе МВД России. Расскажите немного о вашем коллективе.
— Коллектив небольшой, состоит из 10 специалистов, в том числе психолога, старшего специалиста по направлению взаимодействия со СМИ, главного специалиста по работе с ветеранами, специалиста, отвечающего за боевую, физическую, служебную подготовку и руководителя, кроме того, есть вольнонаемные сотрудники (госслужащие). Коллектив подразделения сплоченный, работает рука об руку, всегда и во всем может поддержать. Несмотря на большой документооборот, выполняет работу правильно, точно, скрупулезно, за что очень благодарна своим коллегам. Накануне праздника хочется вспомнить и искренне поблагодарить ветеранов подразделения, которые стояли у истоков развития кадрового аппарата в милиции Серова: Аркадия Ивановича Тренихина, Анатолия Михайловича Ильичева, который в этом году отметил свое 80- летие, Александра Юрьевича Романова, Любовь Егоровну Ющенко, Галину Анатольевну Цапаеву.
Дорогие ветераны и сотрудники кадрового подразделения!
«Петровка, 38»
Встреча поколений
— Егор Николаевич, найдётся ли время на праздник?
— 12 октября — День кадровой службы — рабочий праздник, поэтому встретим его на рабочих местах. Но торжественная часть будет, соберём в свободное время коллектив, поздравим. Начальник Управления по работе с личным составом полковник внутренней службы Олег Горшков вручит лучшим сотрудникам грамоты, благодарности и нагрудные знаки. Конечно, будет чествование ветеранов, хранителей наших традиций.
— Кого из ветеранов пригласите?
— Мы уже пригласили генерал-майора внутренней службы в отставке Виктора Антонова, председателя Совета ветеранов органов внутренних дел города Москвы. Долгое время он был заместителем начальника столичного ГУВД. Учимся у Виктора Васильевича, советуемся с ним по организационным вопросам. Потому что его опыт, знания ни с чем не сравнимы и неоценимы. В Совет ветеранов главка входит ещё один ас кадровой работы — полковник внутренней службы в отставке Николай Трифонов. В управлении он прошёл путь от инспектора кадров до начальника отдела. И теперь возглавляет нашу первичную ветеранскую организацию. Николай Иванович всегда поможет, подскажет молодым сотрудникам, как правильно всё сделать, грамотно и внимательно работать с людьми.
Ждём на праздник и наших учителей-наставников, руководивших Управлением кадров в разные годы. Ко Дню кадровой службы хотим открыть исторический стенд с портретами всех начальников УРЛС и УК. Конечно, будем рады видеть генерал-майора внутренней службы Виталия Краснова. Сейчас Виталий Георгиевич является заместителем начальника Департамента государственной службы и кадров МВД России. Преемственность поколений в кадровой службе очень важна. Мы благодарны ветеранам, которые помогают воспитывать новую смену.
Соревнование
возрождается
— Вы давно работаете в кадрах?
— Кадровой работой начал заниматься 17 лет назад, ещё во Внутренних войсках МВД. Был заместителем командира полка по кадрам, заместителем начальника отдела кадров 55-й дивизии Внутренних войск МВД России. Семь лет, до прихода на Петровку, 38, работал в Департаменте государственной службы и кадров на должностях инспекторского и руководящего состава. Начальником Управления кадров был назначен не так давно — в феврале 2014 года.
— С вашим приходом в кадровой службе начала возрождаться добрая традиция — соревнование между отделами управления. За что боретесь?
— Боремся за лучшие показатели в работе. Подводим итоги соревнования каждую неделю. Лучшим сотрудникам объявляется благодарность, их портреты помещаются на Доску почёта. Есть идея сделать переходящий вымпел, который будет вручаться отделу-победителю. Сейчас готовим стенд «Лучшие и худшие». На нём планируем вывешивать, кроме поздравлений, документы с ляпами наших сотрудников. С кадровыми ошибками тоже нужно бороться.
— Ведётся ли соревнование между кадровыми подразделениями на «земле», в округах?
— Такое соревнование очень сложно устроить, результаты работы кадровиков на местах проявляются не сразу. Тем не менее в прошлом году мы начали составлять кадровые рейтинги на основании оценок, которые применяются в МВД при инспектировании. Теперь каждый квартал определяем лучших по кадровой составляющей среди окружных УВД.
— И кто же идёт впереди?
— По итогам третьего квартала 2015 года — Восточный округ. Возглавляет отдел кадров УВД по ВАО подполковник внутренней службы Владимир Самохвалов. На втором месте — кадровики УВД по ЗелАО, на третьем — УВД по ЮЗАО.
По лестнице успеха
— В кадровом аппарате есть свои правофланговые. На кого можно равняться, чтобы держать строй?
— Помогают держать строй два моих заместителя — начальник 1-го отдела майор внутренней службы Евгений Иванов и начальник 2-го отдела полковник внутренней службы Дмитрий Канишевский. Они для меня надёжная опора, за плечами у каждого многолетний опыт кадровой службы. В числе лучших наставников — заместитель начальника 1-го отдела подполковник внутренней службы Евгений Шлома. В этом же отделе отличаются добросовестным отношением к работе старший инспектор майор внутренней службы Вадим Шматов и лейтенант внутренней службы Сергей Егоров. Можно также поставить в пример старшего инспектора майора внутренней службы Андрея Василенко, который уже полгода исполняет обязанности начальника 4-го отдела и хорошо с ними справляется.
— Расскажите о структуре управления. У вас большой коллектив?
— Личный состав — 70 человек. Действуют четыре отдела. 1-й отдел обслуживает аппарат главка и структурные подразделения. Это наш горячий цех. Нагрузка там большая — на одного инспектора по кадровому обеспечению приходится порядка 600 сотрудников ГУ. Многие люди обращаются к нам напрямую. Справки, отпуска, назначения, звания, увольнения, пенсионные расчёты — всё это проходит через кадровика-куратора.
2-й отдел отвечает за зональное кураторство, его сотрудники следят за кадровой обстановкой в одиннадцати окружных УВД. Контролируют работу кадровиков на местах, оказывают методическую помощь. Недавно в отделе были разработаны рекомендации, как организовывать грамотно, в соответствии с приказами, порядок прохождения службы. Памятки в виде методического пособия направили во все округа.
3-й отдел — учёта и анализа. Он отвечает за учёт личного состава, готовит различные отчёты, работает с базами данных. Например, с АИС «Кадры» — городской автоматизированной информационной системой, где можно найти сведения на каждого сотрудника и работника. К тому же, сотрудники отдела занимаются выдачей служебных удостоверений.
4-й отдел часто называют наградным. Правильно — наград и званий. Основной объём работы инспекторов отдела приходится на подготовку документов по присвоению званий и материалов к награждению отличившихся сотрудников. В московском гарнизоне полиции порядка 66 тысяч аттестованных сотрудников, и многие из них добиваются отличных результатов в оперативно-служебной деятельности, за что поощряются приказами руководства ГУ и подразделений.
— А сами кадровики строят карьеру?
— Наше управление является настоящей кузницей кадров. Чтобы вырастить хорошего кадровика, необходимо 3-5 лет. За это время он, как правило, проходит путь от инспектора до старшего инспектора по особым поручениям. А потом, набравшись у нас опыта, может продолжить службу в окружных УВД, заняв должность заместителя начальника или начальника отдела кадров. Те, кто проявил себя на «земле», могут расти и дальше. Они возвращаются в Управление кадров, работают здесь руководителями, а самые лучшие уходят на повышение в кадровый аппарат министерства.
Новации дают эффект
— Вы больше полутора лет возглавляете кадровую службу главка. Что нового появилось в её работе?
В апреле 2014 года открыли «горячую линию». Теперь каждый сотрудник или кандидат на службу в полиции может позвонить в Управление кадров по вопросам назначения, предоставления отпусков, перевода в другие подразделения или присвоения специального звания. «Горячая линия» работает каждый день, ведёт её аналитическая группа, созданная в 3-ем отделе. Мне тоже приходится к ней подключаться, отвечаю на острые вопросы, связанные, допустим, с сокращением сотрудников.
В 3-ем отделе, кроме аналитической группы, появились ещё две. Первая – группа приказов. Она отвечает за подготовку приказов по личному составу. Концентрация усилий на этом направлении позволила заметно улучшить дело. Сейчас у нас нет задержек с оформлением тех же командировок или отпусков. Вторая — группа корректоров. Теперь каждый документ, который выходит из кадровой службы, выверен по стилистике и грамматике.
Ну и заработала система стажировки. Кадровики, которые назначаются на руководящие должности в округах, перед этим в течение недели проходят стажировку в Управлении кадров. Такой практики раньше у нас не было.
Сокращение — острый вопрос
— Вы упомянули о больном вопросе — сокращении штатов полиции. Как он решается?
— Каждый будний день, с понедельника по пятницу, в 11 часов мы собираем сотрудников Управления вневедомственной охраны, где самое большое сокращение — порядка шести тысяч сотрудников. До 1 ноября будем проводить такие встречи, составлен график. В них участвуют кадровики УК и всех округов.
У многих есть возможность перейти на работу в другие подразделения. Главному управлению требуются, к примеру, сотрудники в патрульно-постовую службу, конвойную службу, службу участковых уполномоченных полиции. Сейчас у нас имеется около четырёх тысяч вакантных должностей. Если у человека есть желание работать дальше в полиции, он будет трудоустроен. На данный момент 40% сотрудников, подпадающих под сокращение, уже определились с дальнейшим местом работы.
— Какая ситуация в территориальных подразделениях?
— В окружных УВД сокращается по 50–100 человек. Всё идёт планово, в соответствии с трудовым законодательством. На «земле» каждому такому сотруднику предлагаются вакантные должности. Официально заявляю — никто никого на улицу не отправит, без работы люди не останутся.
Без права на ошибку
— Каковы планы на ближайшую перспективу?
— Главная задача кадровика — укомплектоваться грамотными и компетентными сотрудниками, желающими работать. Сегодня упор сделан на комплектование отделов МВД России руководящими кадрами — начальниками и их заместителями. Думаю, с этой задачей мы справимся. За последние месяцы количество вакантных должностей руководящего состава в округах уменьшилось на 45%. Процесс назначения и стажировки осталось пройти семи кандидатам на должность начальника отдела полиции. Руководящее звено во всех районах должно быть полностью укомплектовано. Будем также стремиться к снижению некомплекта личного состава по Москве с пяти процентов до рабочих двух. У меня большая надежда на максимальное трудоустройство сотрудников из УВО.
— Трудно ли быть кадровиком?
— По своей ответственности нашу службу нельзя сравнивать ни с одной службой ГУ. Потому что любая кадровая ошибка может привести к большим проблемам и сильно повлиять как на судьбу человека, так и на оперативно-служебную деятельность подразделения в целом. Работа в полиции начинается с кадровика и им заканчивается. Он должен быть и профессионалом в кадровом деле, и психологом, понимать людей, их стремления, грамотно оценивать возможности, находить с людьми общий язык, быть образцом такта, вежливости и компетентности. Но все трудности преодолимы. Если любишь свою работу, то будешь приносить реальную пользу и получать от этого удовольствие.
Беседовал Александр РОМЕНСКИЙ, фото Николая ГОРБИКОВА
Чем занимается отдел кадров
Когда мы слышим про отдел кадров, то представляем среди груды бумаг женщину средних лет, которая проводит собеседования, принимает людей на работу и увольняет. Это, конечно, одна из ключевых функций сотрудника отдела кадров, но не единственная. Из статьи вы узнаете все стороны работы в этом отделе.
Функции отдела кадров
Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом.
Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит:
Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей.
Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха.
Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.
В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку.
Подбор персонала в отделе кадров
Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.
Для поиска сотрудников кадровик своевременно подает информацию в СМИ и службу занятости о вакансиях. Иногда руководитель просит размещать вакансии на рекрутинговых сайтах. В таком случае нужно подробно расписать условия, график работы, требуемые навыки и многое другое, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей.
При проведении собеседования Антонина Павловна научилась оценивать, насколько подходит кандидат, на какую должность его поставить.
Кроме поиска новых сотрудников, нужно не забывать и про развитие штатных. Поэтому кадровик подбирает курсы повышения квалификации: они обязательны раз в 3 года. А еще она находит для сотрудников тренинги, курсы – они по желанию. Например, трехдневный интенсив «Потребительские привычки: как их использовать в работе менеджеру по продажам».
Интересный факт! 76% специалистов отдела кадров считают, что адаптация сотрудников плохо развита в их организациях. А 53% специалистов уверены, что вовлеченность сотрудника повышается при хорошо отстроенном процессе адаптации (исследование Kronos в США).
В функции Антонины Павловны входит также организация и проведение оценки и аттестации сотрудников.
Структура отдела кадров
Антонина Павловна устроилась на предприятие в отдел кадров еще давно, когда компания была небольшая: 85 человек с охранниками и уборщицами. Тогда она одна спокойно справлялась со своими обязанностями.
Предприятие разрасталось. Когда его численность перевалила за 100 сотрудников, в помощь Антонине Павловне в отдел кадров наняли трех специалистов.
Сейчас численность компании более 500 человек, отдел кадров также разросся. Теперь в нем работает 8 человек. В нашем случае кадровики распределены по подразделениям, за которые они ответственны. Например, Антонина Павловна отвечает за маркетинговое и финансовое подразделение. То есть она нанимает, увольняет, ведет учет только сотрудников этих двух подразделений.
Еще есть другой вариант распределения обязанностей: когда каждому кадровику назначается определенный перечень функций, но который относится ко всей организации. Например, один человек отвечает за аттестацию и обучение всего персонала, а другой – занимается оформлением приема, переводом, увольнением сотрудников, ведением личных дел и т.д.
Однако это лишь рекомендация: каждый директор предприятия сам решает, сколько сотрудников нанимать. Отметим также, что кроме кадровых специалистов, на предприятии должен быть руководитель отдела кадров.
Документация в работе отдела кадров
Кадровик работает в двух направлениях – с людьми и бумагами. С людьми мы уже разобрались. Давайте теперь разберемся, с какими документами приходится работать.
Первое – штатное расписание. Это документ, на основе которого определяется количество вакансий. Штатное расписание кадровик обязательно должен утвердить с руководством, а затем нанимать или увольнять сотрудников.
Важно правильно составлять расписание.
На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.
Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности.
Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.
Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.
Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.
Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку.
Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста.
Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.
Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество. Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.
Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска. Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.
Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа.
Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании.
Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.
Планирование в отделе кадров
От планирования никуда не деться, в компании должно быть распланировано все: объем производства, маркетинг, ожидаемая прибыль и, конечно, штатный персонал. То есть необходимо знать, какие специалисты предприятию требуются сейчас, будут необходимы через определенное время, а какие уже не нужны.
Давайте вернемся к нашей знакомой Антонине Павловне. Ей нужно провести кадровое планирование для маркетингового отдела, за который она отвечает.
Антонина Павловна начинает с того, какие сотрудники понадобятся. В планах организации – переход с продвижения по радио и газетам в интернет. У предприятия уже есть сайт, только нужно его продвигать. Для этого требуются копирайтеры, чтобы писать статьи для блога компании и рекламные тексты, SMM-специалисты, чтобы работать с соцсетями, веб-аналитики – для оптимизации сайта и его продвижения.
Затем необходимо прописать профессионально-квалификационные схемы должностей – требования к разным категориям работников. Например, сейчас работает маркетолог, который специализируется на анализе рынка сбыта, формировании ассортимента товара, построении системы продаж, есть маркетолог по рекламе. В будущем потребуется еще один сотрудник с образованием маркетолога, но который будет специализироваться на интернет-маркетинге. То есть нужно прописать для нынешних и будущих сотрудников образование, специализацию, навыки.
Далее Антонина Павловна видит, что маркетолог по рекламе не выгоден компании: он занимается продвижением товаров через радио и газеты, а так как теперь все переходит в интернет, в этом нет необходимости. Кадровому работнику нужно определить способ сокращения ненужного работника: когда и как это будет сделано.
Антонине Павловне нужно еще раз просмотреть, кто чем занимается, после чего определить, эффективно ли используются кадры в соответствии с их потенциалом. Например, секретарь-делопроизводитель за несколько лет работы втянулась в эту сферу – даже поступила на заочный факультет маркетинга. Ей больше не интересно составлять отчеты, она делает это нехотя, постоянно задерживая их сдачу. Антонина Павловна видит, что молодая инициативная девушка принесет больше пользы на должности помощника маркетолога.
Когда количественный и качественный состав персонала утвержден, пора подумать об их развитии. Тут Антонина Павловна составляет план повышения квалификации кадров. В конце кадрового планирования нужно просчитать расходы.
Обратите внимание! Кадровое планирование – это не разовое действие. Хозяйственная деятельность организации находится в непрерывном движении, поэтому постоянным должно быть и планирование.
Нужно сказать, что хоть Антонина Павловна и ответственный сотрудник, который давно работает в компании и знает, что ей нужно, она не может самолично утверждать кадровое планирование. Все ее планы, расчеты должны утверждаться директором организации: именно за ним остается последнее слово.