Чем занимается служба протокола
Чем занимается управление протокола президента
Новым руководителем протокола президента стал Владислав Китаев.
Чем занимается служба протокола президента
Управление занимается протокольным обеспечением визитов президента России в субъекты РФ и его заграничных поездок. Также чиновники отвечают за мероприятия с участием главы государства во время визитов в Россию представителей международных организаций и иностранных государств.
Служба формирует и координирует деятельность групп, которые заранее выезжают за рубеж для подготовки предстоящего визита президента, и участвует в приеме людей, прибывающих в РФ из государства, глава которого собирается посетить Россию.
Служба протокола согласовывает формат мероприятий с участием российского лидера и участвует в организации массовых мероприятий, которые проводятся с участием или по поручению президента или руководителя его администрации.
Зачем нужно протокольное обеспечение
Под протоколом обычно понимают совокупность правил и традиций, которые соблюдаются главами государств, правительствами и различными ведомствами в ходе международного общения. Его нормы складывались в ходе многовекового общения стран.
Несмотря на то, что правила не имеют обязательной силы, дипломаты и главы государств стремятся соблюдать их. Ведь в ходе общения им могут встретиться лица с различными религиозными, идеологическими или моральными принципами. Благодаря правилам протокола такие контакты становятся возможными.
Дипломатический протокол состоит из:
— этикета (совокупность правил, регламентирующих поведение в ходе визитов, приемов, переговоров);
— церемониала (порядок проведения торжественного мероприятия, например, встречи глав государств).
Когда появилась служба протокола президента
Службу государственного протокола сформировали в декабре 1991 года после выхода указа президента Бориса Ельцина о внешнеполитической службе РСФСР. В нее преобразовали управление государственного протокола МИД СССР.
Позже служба превратилась в Департамент государственного протокола российского МИД, в 1995 году было создано управление протокола президента. Сейчас подобная служба есть у правительства, в некоторых министерствах и ведомствах и в ряде администраций субъектов РФ.
Что известно о новом руководителе протокола президента
Владислав Китаев родился в 1978 году в Москве. В 2000 году он окончил МГИМО по специальности «экономист-международник». Несколько лет Китаев был на дипломатической службе: успел поработать атташе департамента Северной Америки российского МИД и третьим секретарем посольства РФ в США, сообщил «Коммерсант».
С 2005 года по октябрь 2007-го работал в протокольно-организационное управлении российского президента. Затем в течение нескольких лет выполнял аналогичную работу в Правительстве РФ, став в декабре 2011 года директором департамента протокола кабмина. В июне 2012 года Китаев стал главой управления протокола президента.
На новую должность руководителя протокола назначен 8 сентября 2016 года. Начальником управления протокола президента в этот же день стала Анна Куликова.
Назначение, основные задачи и функции Службы протокола Компании
Назначение Службы протокола Компании
·
Протокольная служба существует с целью обеспечения средствами и нормами делового протокола, имиджа и корпоративных правил Компании, контактов с зарубежными партнерами, представительных визитов и мероприятий Компании на территории Российской Федерации и за ее пределами
·
В своей деятельности протокольная служба руководствуется общепризнанными международными нормами и стандартами в области делового протокола, настоящим положением, а также приказами и распоряжениями первого лица Компании
·
В работе с зарубежными партнерами протокольная служба исходит из основных положений российской протокольной практики, международных стандартов, норм, принятых в дипломатическом и деловом протоколе иностранных государств
Задачи Службы протокола Компании
1.
Обеспечение деловой репутации Компании и имиджа ее сотрудников в работе с зарубежными и российскими деловыми партнерами
2.
Мониторинг информации о проведении представительских мероприятий и переговоров, об их подготовке и статусе участников. Участие в подготовке проводимых мероприятий
3.
Обеспечение и соблюдение всех необходимых норм делового протокола при проведении деловых и представительских мероприятий любого уровня
4.
Заблаговременное получение информации о мероприятиях, проводимых за рубежом. Установление и поддержание контактов с протокольными службами принимающей стороны. Протокольное обеспечение зарубежных контактов Компании должного представительского уровня, направляемых делегаций Компании в соответствии с правилами делового протокола
5.
Организация и подготовка деловых визитов первых лиц Компании
6.
Систематизация и обновление информации о международных протокольных стандартах, востребованных в деятельности Компании
7.
Подготовка и организационно-протокольное обеспечение представительских мероприятий Компании
8.
Контроль соответствия делового имиджа компании протокольным стандартам. Разработка соответствующих рекомендаций другим подразделениям Компании
9.
Протокольное сопровождение визитов и приемов делегаций
10.
Контроль за соблюдением протокольных норм и стандартов в ведении деловой переписки
11.
Ведение протокольного досье. Обеспечение деловых контактов необходимыми атрибутами протокольной техники.
Основные функции Службы протокола Компании
1.
Подготовка проектов документов и соответствующих распоряжений по организационно-протокольному обеспечению визитов и приемов
2.
Разработка программ пребывания гостей компании и согласование ее с соответствующими инстанциями
3.
Организация, подготовка и реализация протокольных мероприятий Компании, совместно с другими подразделениями
4.
Осуществление протокольного обеспечения основных мероприятий, предусмотренных стратегическими планами Компании
5.
Ведение досье о пребывании приглашенных лиц в Компании
6.
Прием передовых и подготовительных групп, работа по вопросам протокольного обеспечения визитов и приемов
7.
Подготовка и проведение консультации с другими подразделениями Компании по вопросам, входящим в компетенцию Службы протокола
8.
Наблюдение за выполнением обязательств сторон, участвующих в проведении представительских мероприятий и внесение в необходимых случаях предложений об изменениях и дополнениях в программу мероприятий
9.
Поддержание взаимодействия с другими службами и подразделениями Компании, оказание необходимой помощи по вопросам, входящим в компетенцию Службы
Деловой протокол, как и протокол дипломатический, регламентирует порядок проведения деловых встреч, переговоров и бесед, приема делегаций, подписания договоров и соглашений, ведения деловой переписки, организации представительских мероприятий и т.д. Он включает в себя и необходимость соблюдения требований деловой этики, определяющей и регламентирующей внешнюю сторону деловых контактов.
Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:
• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
Дата добавления: 2015-02-16 ; просмотров: 122 | Нарушение авторских прав
Протокольная служба и ее задачи
В банках, фирмах, учреждениях и на предприятиях вопросами протокольного характера занимаются, как правило, отделы внешних связей. Руководители этих отделов подчиняются непосредственно руководителю банка (или фирмы) и назначаются на эту должность его распоряжением. Обязательными условиями являются высшее образование, владение иностранным языком и опыт международной деятельности. В своей работе руководитель отдела внешних связей опирается на соответствующие инструкции и приказы по банку, составленные на основе распоряжений и указаний, протокольного отдела российского правительства. Сотрудники, ответственные за протокольную службу, заранее получают информацию о лицах, уполномоченных вести или участвовать в переговорах с иностранцами, о номерах телефонов, по которым рекомендуется вести международные переговоры. С руководителем предприятия согласовываются списки участников предстоящих переговоров.
При организации приема зарубежных гостей готовятся материалы об их приглашении в страну и составляется программа пребывания. В программе указываются цель визита, состав делегации, срок пребывания, маршрут поездки, место и время проведения отдельных мероприятий, должностные лица, ответственные за прием делегации. Далее программа, как правило, утверждается руководителем. Смета расходов по приему иностранцев составляется одновременно с программой пребывания. Составление сметы производится в соответствии с нормами, установленными в учреждении.
На стадии подготовки к переговорам с приглашенной иностранной делегацией отдел внешних связей собирает дополнительную информацию, включающую следующие сведения:
-состояние внешнеэкономических связей со страной делового партнера;
-состояние корреспондентских связей;
-основные финансовые показатели за последние 3-5 лет;
-биографические сведения о руководителе и членах делегации;
-информация о вопросах, обсуждавшихся на ранее проведенных встречах, и др.
В соответствии с общепринятой международной практикой после окончания переговоров составляется запись беседы, оформляемая как юридический документ. Запись беседы содержит следующую информацию:
-фамилии и имени участников переговоров с указанием должностей;
-названия организаций и стран, которые представляют участники переговоров;
-сведения о времени и месте проведения беседы;
-краткое содержание беседы.
Исполнитель записи беседы назначается лицом, ответственным за проведение переговоров. Записи бесед подписываются двумя участниками переговоров и хранятся в специальном досье банка, поскольку являются важными юридическими документами. В журнале учета деловых встреч регистрируются в хронологическом порядке информация о визитах иностранных делегаций. Журнал отражает следующие сведения:
-дату и время проведения встречи;
-состав участников деловой встречи и должностное положение иностранных представителей;
-название иностранной фирмы или иного учреждения;
Рекомендуется вести также журналы регистрации телефонных переговоров, посещений протокольных мероприятий, ценных сувениров, полученных от иностранцев и сувениров, вручаемых зарубежными представителями.
посылается начальником или руководителем одновременно с визитной карточкой этого работника. На визитной карточке этого работника ничего не пишется. Ответ дается визитной карточкой без надписей в адрес представляемого лица;
В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитных карточках делаются и другие надписи, обязательно в третьем лице. Например, «благодарит за Новогоднее поздравление»; «шлет свои наилучшие пожелания в Новом году», «поздравляет с национальным праздником»; «благодарит за внимание»; «с наилучшими пожеланиями»; «с наилучшими пожеланиями посылает на память прилагаемый альбом»; «выражает соболезнование по случаю. «. Варианты текстов могут быть и другие, но тексты во всех случаях не подписываются и даты не ставятся.
Визитными карточками также обмениваются при знакомстве, оставляют при нанесении визита, посылают после нанесенного визита, если не наносится ответный визит. Кроме того, с визитными карточками пересылаются подарки, цветы, книги, альбомы, журналы, газеты, статьи, опубликованные в газетах, билеты в театр, на выставку, фотографии, программы радиопередач и т.п. В некоторых случаях вместо письма с выражением благодарности, например, за приглашение на неофициальный завтрак, коктейль или на просмотр кинофильма, посылаются визитные карточки.
Если визитные карточки посылаются в одном конверте одновременно нескольким лицам, например, в банк, то в верхнем левом углу каждой визитной карточки пишется фамилия лица, которому она адресована.
Визитные карточки применяются во время совещаний, конференций, деловых встреч. Поэтому должностному лицу рекомендуется всегда иметь при себе 5-10 своих визитных карточек на случай вручения при знакомстве, нанесении визита и т.д. Визитные карточки направляются адресату с нарочным, посылаются по почте или завозятся лично. Визитные карточки, завозимые лично, загибаются (верхний угол, с правой стороны). Визитные карточки, посылаемые по почте или с нарочным, не загибаются. Если загнутую визитную карточку поручают завезти курьеру или отправляют по почте, то это считается грубым нарушением этикета. На полученные (или завезенные) визитные карточки ответ полагается давать также визитными карточками в течение 24-х часов.
В международной деловой практике принято реагировать на знаменательные события для данного государства, учреждения, фирмы, должностного лица, па праздничные, траурные и другие события. Понятно, что степень реагирования определяется состоянием отношений между сторонами, но протокольная служба в любом случае должна следить за тем, чтобы официальные лица не остались безучастными к государственным праздникам, памятным событиям, избранию или назначению нового главы руководства (или нового руководителя того или иного учреждения) и т.д. Для поддержания хороших личных отношений с деловыми партнерами, как правило, посылаются поздравления в связи с повышением в должности, с днем рождения, с рождением ребенка и т.д. По случаю отдельных событий лично знакомым также посылаются визитные карточки, сувениры, письма и т.д.
Таким образом, лицо, ответственное за многообразную деятельность протокольной службы банка, осуществляет контроль за порядком проведения деловых контактов сотрудников учреждения, с представителями иностранных фирм и банков; своевременным составлением записей бесед сотрудников с иностранцами; наличием необходимых журналов учета работы с иностранцами; правильным оформлением и учетом в секретариате деловой переписки с иностранными фирмами; порядком приема и передачи корреспонденции иностранным банкам; правильным оформлением и использованием; соблюдением установленного порядка подтверждения виз иностранцам на въезд в Российскую Федерацию и за заблаговременным продлением срока пребывания иностранцев в России; своевременной отправкой в вышестоящие организации письменных отчетов по установленной форме о выданных иностранцам визах на въезд в Российскую Федерацию; своевременным направлением в Управление протокольной службы МВЭС документации по вопросам открытия представительств иностранных банков и фирм и продлением сроков действия разрешений на открытие этих представительств; экономным расходованием представительских средств и продуктов.
Список используемой литературы
1. Аверченко Л.К. Практическая имиджелогия: Учебное пособие. – Новосибирск: СибАГС, 2007
2. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2008
3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2008
4. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов / Под ред. Проф. В.Н. Лавриненко. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005
5. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой и международный протокол. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во «Ось-89», 2005.
«Положение о протокольном отделе (на правах управления)» (утв. Генпрокуратурой России 16.05.2012)
О ПРОТОКОЛЬНОМ ОТДЕЛЕ (НА ПРАВАХ УПРАВЛЕНИЯ)
Протокольное обеспечение включает:
обеспечение встреч (по прибытии) и проводов (при убытии), организацию размещения, питания и культурного обслуживания иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, прибывающих в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;
паспортно-визовое обеспечение работников органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации, выезжающих в служебные командировки за рубеж;
оказание визовой поддержки представителям зарубежных стран и международных организаций, прибывающим в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;
заказ зала официальных лиц и делегаций в аэропортах для руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также для иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, прибывающих в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;
получение и подготовку сувенирной продукции для вручения в соответствии с установленными нормами зарубежным партнерам, в том числе букетов цветов главам делегаций, возглавляемых женщинами;
подготовку списков участников проводимых в Генеральной прокуратуре Российской Федерации официальных приемов иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, международных форумов, конференций, заседаний и совещаний, а также переговоров и встреч руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации с зарубежными представителями;
обеспечение мероприятий протокольной атрибутикой (флагами государств и международных организаций, папками для подписания международных договоров и соглашений о сотрудничестве, подписными ручками и т.п.), а также непосредственное участие в подписании договоров и соглашений.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «О прокуратуре Российской Федерации», другими федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации, а также настоящим Положением.
Положение об отделе утверждается Генеральным прокурором Российской Федерации.
1.3. Отдел осуществляет свою деятельность с учетом возложенных задач и предоставленных полномочий на основе планов работы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, решений коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Координационного совещания руководителей правоохранительных органов Российской Федерации во взаимодействии с другими структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратурами субъектов Российской Федерации, приравненными к ним военными и другими специализированными прокуратурами, научными и образовательными учреждениями системы прокуратуры Российской Федерации.
2. Структура отдела
2.1. Руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, который имеет заместителя.
2.2. В штате отдела состоят прокуроры и федеральные государственные гражданские служащие.
2.3. Должностные обязанности работников определяются начальником отдела и исполняются в соответствии с должностными регламентами (служебными контрактами).
3. Основные задачи отдела
3.1. Протокольное обеспечение проводимых в Генеральной прокуратуре Российской Федерации официальных приемов иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, международных форумов, конференций, заседаний и совещаний, а также переговоров и встреч руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации с зарубежными представителями.
3.2. Обеспечение совместно с федеральными органами государственной власти, структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации и другими организациями проведения визитов за рубеж Генерального прокурора Российской Федерации, официальных делегаций и представителей Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
3.3. Обеспечение совместно с федеральными органами государственной власти, структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации и другими организациями проведения поездок в субъекты Российской Федерации Генерального прокурора Российской Федерации.
3.4. Обеспечение служебных командировок работников Генеральной прокуратуры Российской Федерации в части приобретения проездных документов.
3.5. Участие в организации и проведении мероприятий Генеральной прокуратуры Российской Федерации международного характера.
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами реализует следующие функции:
осуществляет организацию рабочих поездок (визитов) Генерального прокурора Российской Федерации спецрейсами в части оформления документов и их согласования с Управлением делами Президента Российской Федерации, Федеральной службой охраны Российской Федерации, Федеральным агентством воздушного транспорта и Федеральной службой по надзору в сфере транспорта;
взаимодействует с подразделениями Министерства иностранных дел Российской Федерации по вопросам оказания визовой поддержки представителям зарубежных стран и международных организаций, прибывающим в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации, и оформления выездных документов, в том числе виз, при командировании работников Генеральной прокуратуры Российской Федерации за рубеж;
проводит подготовку и согласование с заинтересованными структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации проектов распоряжений Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей об организации приема представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций;
организует обеспечение встреч (по прибытии) и проводов (при убытии), размещение, питание транспортное, бытовое и культурное обслуживание иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, прибывающих в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;
готовит списки участников проводимых в Генеральной прокуратуре Российской Федерации официальных приемов иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, международных форумов, конференций, заседаний и совещаний, а также переговоров и встреч руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации с зарубежными представителями;
организует обеспечение мероприятий протокольной атрибутикой (флагами государств и международных организаций, папками для подписания международных договоров и соглашений о сотрудничестве, подписными ручками и т.п.), а также принимает непосредственное участие в подписании договоров и соглашений;
получает сувенирную продукцию для вручения представителям зарубежных государств;
обеспечивает заказ залов официальных лиц и делегаций, а также VIP-залов в аэропортах;
организует оформление, хранение и выдачу дипломатических и служебных заграничных паспортов работников органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации, ведет их учет;
оказывает консультативную и организационно-методическую помощь органам и учреждениям прокуратуры Российской Федерации в организации приемов иностранных делегаций, представителей правоохранительных органов иностранных государств и международных организаций, международных форумов, конференций, заседаний и совещаний, а также переговоров и встреч с зарубежными представителями.
5. Полномочия работников отдела
5.1. Начальник отдела:
организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач;
в рамках компетенции отдела осуществляет контроль за исполнением распоряжений, указаний и поручений Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей, плановых и специальных мероприятий;
издает в пределах своих полномочий распоряжения по вопросам, относящимся к деятельности отдела;
определяет служебные обязанности подчиненных работников и их полномочия по решению вопросов в установленной сфере деятельности;
осуществляет контроль за надлежащим исполнением служебных обязанностей подчиненными работниками, обеспечивает проведение мероприятий по повышению их квалификации;
совместно с Главным управлением кадров Генеральной прокуратуры Российской Федерации и своим заместителем осуществляет подбор и расстановку кадров в отделе, обеспечивает надлежащие условия труда подчиненных работников;
вносит Генеральному прокурору Российской Федерации предложения о назначении на должность, об установлении должностных окладов, доплат, о присвоении классных чинов, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности работников отдела;
готовит аттестацию заместителя начальника отдела;
организует взаимодействие отдела с другими структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
докладывает Генеральному прокурору Российской Федерации и заместителю Генерального прокурора Российской Федерации, курирующему деятельность отдела по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
дает поручения подчиненным работникам о выполнении заданий, устанавливает сроки их исполнения;
выполняет иные поручения Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей.
5.2. Заместитель начальника отдела:
организует в отделе информационно-аналитическую работу, подготовку информационных материалов Генеральному прокурору Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
участвует в подготовке предложений в плановые мероприятия Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
по поручению начальника отдела участвует в подготовке проектов приказов, указаний и распоряжений Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей, дает заключения по представленным другими структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации проектам организационно-распорядительных документов;
вносит начальнику отдела предложения о назначении на должность, об установлении должностных окладов, доплат, о присвоении классных чинов;
по поручению начальника отдела готовит аттестации (отзывы) работников отдела;
организует в отделе работу по выполнению приказов, указаний и распоряжений Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей, решений коллегии и планов работы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, постановлений Координационного совещания руководителей правоохранительных органов Российской Федерации;
обеспечивает взаимодействие отдела со структурными подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органами и учреждениями прокуратуры Российской Федерации;
выполняет по поручению Генерального прокурора Российской Федерации, его заместителей и начальника отдела другие обязанности и персональные поручения.
5.3. Полномочия работников отдела определяются их должностными регламентами и служебными обязанностями, установленными начальником отдела.
Работники отдела в целях реализации своих полномочий имеют право взаимодействовать с федеральными органами исполнительной власти, дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями иностранных государств в Российской Федерации и за рубежом при:
подготовке программ пребывания в Российской Федерации иностранных делегаций, прибывающих по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;
оказании визовой поддержки представителям зарубежных стран и международных организаций, прибывающим в Российскую Федерацию по приглашению Генерального прокурора Российской Федерации;
оформлении служебных паспортов и виз делегациям и работникам Генеральной прокуратуры Российской Федерации, выезжающим в зарубежные командировки.
Общее и секретное делопроизводство в отделе осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
Номенклатура дел отдела утверждается начальником отдела.