Чем занимается ведущий специалист в администрации
Должностная инструкция ведущего специалиста административного отдела
1105 Общие положения
1105.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Ведущего специалиста Административного отдела, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
1105.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
1105.3 Переименование, ликвидация должности Ведущего специалиста, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
1105.4 Ведущий специалист Административного отдела непосредственно подчиняется Руководителю ГАО АдмО.
1105.5 У Ведущего специалиста подчиненных нет.
1105.6 Ведущий специалист может замещать Специалиста по административной работе АдмО на время его отсутствия.
1105.7 На время отсутствия Ведущего специалиста его замещает Специалист по административной работе.
1106 Цели и должностные обязанности
1106.1 Деятельность Ведущего специалиста АдмО направлена на достижение следующих целей:
1106.1.1 Организация делопроизводства, систематизация учета документов и обеспечение их сохранности;
1106.1.2 Обеспечение проездными документами командируемых сотрудников;
1106.1.3 Обеспечение подразделений ГП XXX подписными изданиями.
1106.2 Для достижения установленных целей Ведущий специалист АдмО исполняет следующие обязанности:
1106.2.1 Обеспечивает подразделения ГП периодическими изданиями;
1106.2.2 Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты заказанных периодических изданий;
1106.2.3 Оформляет приказы о командировках и командировочные удостоверения, обеспечивает их сохранность;
1106.2.4 Обеспечивает командируемых сотрудников проездными документами;
1106.2.5 Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты предоставляемых услуг по осуществлению деловых поездок сотрудников XXX ; участвует в сверках;
1106.2.6 Осуществляет оформление бухгалтерской документации в ПО ТМЦ-32;
1106.2.7 Осуществляет быстрый поиск документов по запросам и при срочной необходимости;
1106.2.8 Проводит экспертизу практической ценности архивных документов, ревизию хранящихся документов в соответствии с установленными сроками хранения;
1106.2.9 Организует размещение командируемых сотрудников филиалов в гостиницах;
1106.2.10 Осуществляет резервирование переговорных помещений;
1106.2.11 Осуществляет учет рабочего времени сотрудников АдмО;
1106.2.12 Обеспечивает организацию перевода текста, оформление и контроль своевременной оплаты предоставляемых услуг по переводу текста;
1106.2.13 Проводит тендеры и заключение договоров с компаниями, предоставляющими услуги.
1106.3 Для достижения установленных целей Ведущий специалист осуществляет взаимодействие с иными организациями:
— с туристическими операторами по вопросам организации бронирования, оформления и получения авиа и железнодорожных билетов;
— с компаниями, через которые осуществляется подписка на периодические издания по вопросам обеспечения подразделений ГП XXX подписными изданиями;
— с компаниями, осуществляющими перевод текста.
1107 Показатели оценки деятельности
Деятельность ведущего специалиста оценивается на основе следующих показателей:
1107.1 Своевременность оформления командировок сотрудников (подготовка необходимых
Для командировки документов, заказ и бронирование билетов);
1107.2 Своевременность доставки периодических изданий в подразделения;
1107.3 Качественное и своевременное выполнение, возложенных настоящей Должностной инструкцией, обязанностей.
1108 Общекорпоративные нормы
Ведущий специалист имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
1109.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от
Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.
1109.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей
1109.3 Давать методические указания и разъяснения сотрудникам отделов
«XXX по вопросам в рамках своих функциональных обязанностей.
1109.4 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, работы группы, отдела в целом.
Ведущий специалист несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
1111 Требования к работнику при приеме на работу
Должностная инструкция ведущего специалиста: права и специализация
Пожалуй, в каждой профессиональной сфере есть свой ведущий специалист. Какими обязанностями и правами наделен такой работник? Данная статья даст ответ на этот вопрос.
Кто такой ведущий специалист?
Практически в любой организации лицо, занимающее должность ведущего специалиста, подчиняется главному бухгалтеру. Назначить его на должность или уволить может непосредственно управляющий отдела. Все эти и другие моменты содержит должностная инструкция ведущего специалиста.
К сожалению, различные нормативные акты предприятий не устанавливают четкого определения ведущего специалиста. Хотя здесь все довольно просто. Рассматриваемый работник ни в коем случае не является начальником или руководителем. Это скорее своеобразный староста в организации, помощник начальника. Уже из наименования лица становится ясно, что данный работник ведёт за собой других специалистов, направляет их деятельность. Как правило, рассматриваемый профессионал способен сотрудничать с четырьмя или пятью другими специалистами.
Стоит упомянуть основные функции работника. Он выполняет всё то же, что и обычный специалист, но при этом руководит группой из 3-5 человек и несет большую ответственность.
Должностная инструкция ведущего специалиста бухгалтерии, например, прописывает:
Подробнее о функциях разных ведущих специалистов будет рассказано далее.
Права и ответственность ведущего специалиста
Как и любой другой профессионал, ведущий специалист наделен определенной ответственностью и правами.
Более того, рассматриваемый работник как лицо, наделенное чуть большими полномочиями, чем другие специалисты, обладает и большей долей ответственности. Что же здесь можно выделить и что прописывает в данном случае должностная инструкция ведущего специалиста? Стоит начать с основных прав работника. Сюда относится следующее:
Таким образом, права у ведущего специалиста самые обыкновенные. Они практически ничем не отличаются от прав любого другого работника. А что можно сказать об ответственности? Рабочая инструкция прописывает, что работник несет ответственность:
Ведущий специалист отдела
Должностная инструкция ведущего специалиста отдела закрепляет за работником следующие функции и обязанности:
На основе всех приведенных выше обязанностей рассматриваемого работника следует сделать следующий вывод: ведущий специалист отдела выступает в основном в качестве помощника главного бухгалтера. Это лицо, которое собирает все необходимые данные со своего отдела и передает их начальству и бухгалтерии.
Права и ответственность ведущего специалиста отдела
Рассматриваемый работник наделен необычайно большим спектром прав.
Вот что закрепляет должностная инструкция ведущего специалиста отдела:
Это далеко не все права ведущего специалиста отдела. А что насчет ответственности? Ответственность рассматриваемый специалист несет в основном за правонарушения на рабочем месте, за порчу имущества организации и за ненадлежащее выполнение своих профессиональных обязанностей.
Кто такой ведущий специалист по кадрам?
Чтобы лучше понять, что представляет собой этот работник, необходимо перечислить его основные функции.
Так, должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам позволит сделать это наиболее точно. К обязанностям данного профессионала относится:
Стоит также отметить, что рассматриваемый работник должен иметь большой багаж знаний. Сюда, например, относится законодательство, различные методы учета, структура предприятия и др.
Кто такой ведущий специалист в муниципальной службе?
Органы местного самоуправления содержат довольно большое количество муниципальных служащих самых разных квалификаций и разрядов. Есть здесь, конечно же, и ведущие специалисты.
Что закрепляет в данном случае должностная инструкция муниципального служащего ведущего специалиста? Стоит привести следующие основные функции рассматриваемых работников:
Обязанностей у муниципального служащего, являющегося ведущим специалистом, действительно много. Перечислить их все будет очень сложно, да и не очень нужно. Выше были названы лишь основные функции, приведенные в специальном нормативном акте. Стоит отметить, что похожие обязанности прописывают и любые другие должностные инструкции ведущего специалиста администрации.
Кто такой ведущий специалист по охране труда?
В некоторых компаниях есть целые отделы, занимающиеся охраной труда и безопасностью в организации.
В подобных отделах есть и свои ведущие специалисты. Так, должностная инструкция ведущего специалиста по охране труда прописывает следующие профессиональные функции и обязанности:
Дабы сэкономить время, можно сказать следующее: все функции ведущего специалиста по охране труда направлены на организацию оптимальной работы отдела и на улучшение показателей эффективности работы.
Кто такой ведущий специалист-эксперт?
Определить наиболее общее и уникальное предназначение рассматриваемого лица не так уж и просто.
Специалисты-эксперты есть и в сфере производства, и в сфере науки или искусства. Однако можно выделить наиболее обобщенные функции подобного рода профессионалов, которые, конечно же, прописывает должностная инструкция ведущего специалиста эксперта. Среди них:
Кто такой ведущий специалист по закупкам?
Представленный работник может послужить прекрасным примером ведущего специалиста в узконаправленной профессиональной сфере. Должностная инструкция ведущего специалиста по закупкам прописывает за работником следующие основные функции:
Должностные инструкции ведущих специалистов администрации
сельского поселения «Шошка»
от 29.09.2016 г. №151-р
Глава сельского поселения «Шошка»
«__» ______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ведущего специалиста администрации сельского поселения «Шошка»
1.1. Должность ведущего специалиста администрации сельского поселения «Шошка» (далее – ведущий специалист) относится к старшей должности муниципальных должностей муниципальной службы.
1.2. Ведущий специалист назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации сельского поселения «Шошка» и подчиняется непосредственно главе сельского поселения «Шошка».
1.3. В своей работе ведущий специалист руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законами Российской Федерации, Указами и Распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Республики Коми, указами и распоряжениями Главы Республики Коми, постановлениями и распоряжениями Администрации Главы Республики Коми в части, относящейся к сфере его деятельности, Уставом муниципального образования сельского поселения «Шошка», решениями Совета сельского поселения «Шошка», постановлениями и распоряжениями администрации сельского поселения «Шошка», настоящей должностной инструкцией и другими нормативными правовыми актами.
2. Должностные обязанности
Ведущий специалист администрации сельского поселения «Шошка» выполняет следующие функции:
1). регистрация и передача по назначению поступающей корреспонденции, а также внутренней документации, отправка исходящей корреспонденции;
2). осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию актов органов законодательной и исполнительной власти, а также других служебных документов и их исполнение при визировании главой сельского поселения «Шошка»;
3). размещение информации о деятельности администрации сельского поселения «Шошка» и Совета сельского поселения «Шошка» на официальном сайте администрации сельского поселения «Шошка» (в соответствии с правовым актом о назначении);
4). размещение сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих администрации сельского поселения «Шошка» и членов их семей на официальном сайте администрации сельского поселения «Шошка» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и предоставление этих сведений средствам массовой информации для опубликования (в соответствии с правовым актом о назначении);
5). осуществление нотариальных действий (в соответствии с правовым актом о назначении);
6). организация кадровой работы, в том числе соблюдение правил делопроизводства, при этом надлежащим образом учет и хранение полученных на исполнение документов и материалов, своевременная сдача их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставлении должности;
7). разработка проектов перспективных и текущих планов работы администрации сельского поселения «Шошка»;
8). осуществление общего руководства вопросами культуры, спорта и работой с семьёй и молодёжью;
9). в соответствии с поручением главы сельского поселения «Шошка» участие в совещаниях, заседаниях и иных мероприятиях;
10). подготовка справочно-аналитических материалов для рассмотрения на совещаниях при главе сельского поселения «Шошка» в соответствии с нормативными правовыми актами;
11). оформление протоколов заседаний и совещаний при главе сельского поселения «Шошка», протоколов сходов и собраний с гражданами села;
12). организация работы общественных комиссий по вопросам семейной, молодежной и детской политики при администрации сельского поселения «Шошка»;
13). участие в работе комиссий и иных коллегиальных органов, в состав которых ведущий специалист включён в соответствии с правовым актом или направлен главой сельского поселения «Шошка»;
14). организация работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан, жалоб и предложений, поступивших в администрацию;
15). формирование и ведение реестра муниципальных услуг, разработка административных регламентов предоставления муниципальных услуг;
16). работа по приватизации муниципального жилья (консультация, оформление документов), а также по всем вопросам, связанным с жилищным фондом муниципального образования сельского поселения «Шошка»;
17). разработка проектов нормативных правовых актов, направление их в прокуратуру Сыктывдинского района, выполнение обязанностей по проведению антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов;
18). направление нормативных правовых актов администрации сельского поселения «Шошка» и Совета сельского поселения «Шошка» в Министерство юстиции Республики Коми для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов, а также направление реестра нормативных правовых актов и их копии ежемесячно в Прокуратуру Сыктывдинского района;
19). ведение регистрационного учета граждан по месту жительства, организация работ в рамках Всероссийской переписи населения,
20). ведение учета и постановки на учет граждан по улучшению жилищных условий малоимущих граждан, проживающих на территории сельского поселения «Шошка» и нуждающихся в улучшении жилищных условий в соответствии с жилищным законодательством;
21). практическая помощь Совету сельского поселения «Шошка» в работе (информационная, машинописные работы, организационная работа с депутатами по подготовке собраний граждан);
22). ведение разъяснительных работ по пожарной безопасности (выдача памяток о мерах пожарной безопасности в жилом секторе);
23). осуществление профилактики коррупционных правонарушений (в соответствии с правовым актом о назначении);
24). по поручению главы сельского поселения «Шошка» осуществление контроля за выполнением распоряжений, постановлений и поручений главы сельского поселения «Шошка»;
25). отчет перед главой сельского поселения «Шошка» по результатам собственной служебной деятельности;
26). выполнение поручений главы сельского поселения «Шошка», не включенные в круг должностных обязанностей;
27). формирование архивных фондов поселения, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив и по истечению временного хранения уничтожение соответствующих документов по актам (в соответствии с правовым актом о назначении);
28). регистрация актов гражданского состояния граждан (в соответствии с правовым актом о назначении);
29). обеспечение своевременного и качественного предоставления форм отчетности в органы государственной статистики, администрацию Сыктывдинского района, иные учреждения и организации по направлениям своей деятельности;
30). ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на воинскую службу на территории муниципального образования сельского поселения «Шошка» (в соответствии с правовым актом о назначении);
31). ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на воинскую службу в Администрации сельского поселения «Шошка» (в соответствии с правовым актом о назначении);
32). заполнение книг и реестров похозяйственного учета, своевременное и качественное внесение изменений во все разделы книг и реестров;
33). составление протоколов об административных правонарушениях;
34). осуществление полномочий главы сельского поселения «Шошка» в случае отсутствия основного работника (в соответствии с правовым актом о назначении);
35). осуществление функций другого ведущего специалиста в случае отсутствия основного работника;
36). надлежащим образом исполнение обязанностей муниципального служащего, установленных в соответствии с федеральным законодательством;
37). соблюдение установленных федеральными законами запретов и ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы;
38). выполнение установленных федеральными законами требований к служебному поведению муниципального служащего;
39). рациональное использование имущества сельского поселения «Шошка», предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не допущение использования этого имущества в целях получения доходов или иной личной выгоды.
40). сообщение представителю нанимателя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принятие мер по предотвращению такого конфликта.
3. Права
Ведущий специалист имеет право на:
1) ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе;
2) обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
4) отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска;
5) получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования;
6) участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы;
7) повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета;
8) защиту своих персональных данных;
9) ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений;
10) объединение, включая право создавать профессиональные союзы, для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов;
12) пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность
Ведущий специалист обязан:
1) соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, устав муниципального образования сельского поселения «Шошка» и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение;
2) исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;
3) соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;
4) соблюдать установленные в администрации сельского поселения «Шошка» правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;
5) поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
7) беречь государственное и муниципальное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;
8) представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи;
9) сообщать представителю нанимателя (работодателю) о выходе из гражданства Российской Федерации в день выхода из гражданства Российской Федерации или о приобретении гражданства иностранного государства в день приобретения гражданства иностранного государства;
10) соблюдать ограничения, выполнять обязательства, не нарушать запреты, которые установлены настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
11) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.
12) строго соблюдать Порядок уведомления представителя нанимателя (работодателя) о фактах обращения в целях склонения муниципального служащего к совершению коррупционных правонарушений, утвержденный постановлением администрации сельского поселения «Шошка».
13) строго соблюдать Правила служебного поведения муниципальных служащих.
14) строго соблюдать Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих.
5. Требования к ведущему специалисту:
5.1. На должность ведущего специалиста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы на государственных и муниципальных должностях.
5.2. Ведущий специалист должен знать Конституцию Российской Федерации, Федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Конституцию Республики Коми, законы Республики Коми и иные нормативные правовые акты Республики Коми, устав муниципального образования и иные муниципальные правовые акты применительно к осуществлению соответствующих должностных инструкций, основы делопроизводства, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
5.3. Ведущий специалист должен обладать необходимыми морально-общественными качествами и организаторскими способностями, профессиональными знаниями и умением, заинтересованным отношением к труду, дисциплинированностью.
5.4. Ведущий специалист должен уметь работать с людьми, пользоваться компьютерной и другой оргтехникой.
5.5. Ведущий специалист должен обладать следующими навыками: организация и обеспечение выполнения задач, квалифицированное планирование работы, анализ и прогнозирование, грамотный учет мнения коллег, организация работы по эффективному взаимодействию с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, эффективное планирование рабочего времени, владение компьютерной и другой оргтехникой, владение необходимым программным обеспечением, эффективное сотрудничество с коллегами, систематизация информации, работа со служебными документами, адаптация к новой ситуации и принятие новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированная работы с людьми по недопущению личностных конфликтов.
6. Показатели эффективности и результативности профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста
Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста оценивается в соответствии со следующими показателями:
1. Показатели эффективности
Показатели
Варианты оценки
Баллы
Использование в процессе работы методов планирования
— навыки планирования отсутствуют;
— планирование работы осуществляется при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя;
— планирование работы осуществляется преимущественно самостоятельно на основе комплексного анализа ситуации и точного определения приоритетов деятельности на определенную перспективу
Соответствие содержания выполненных работ нормативно установленным требованиям (регламенты, стандарты, нормы и т.п.)
— выполненная работа, как правило, не соответствует нормативно установленным требованиям;
— выполненная работа в основном соответствует нормативно установленным требованиям;
— выполненная работа полностью соответствует нормативно установленным требованиям
Широта использования профессиональных знаний при выполнении работ
— используются узко специализированные знания функционирования одной отрасли или сферы управления;
— используется широкий спектр знаний функционирования одной отрасли или сферы управления;
— используется широкий спектр знаний функционирования ряда смежных отраслей или сфер управления
Использование в процессе работы автоматизированных средств обработки информации
— навыки практического использования автоматизированных средств обработки информации отсутствуют;
— возможности автоматизированных средств обработки информации используются не в полном объеме;
— возможности автоматизированных средств обработки информации используются в полном объеме
Способность устанавливать и поддерживать деловые взаимоотношения
— низкая (деловые контакты не выходят за рамки структурного подразделения);
— средняя (деловые контакты не выходят за рамки государственного органа, налаживание внешних деловых взаимоотношений осуществляется с трудом);
— высокая (спектр деловых контактов чрезвычайно широк, указанные взаимоотношения устанавливаются легко и поддерживаются в течение долгого времени)
— низкая (работа выполняется крайне медлительно);
— средняя (работа выполняется в нормальном режиме);
— высокая (одновременно выполняется несколько разнородных видов работ)
Инновационность в работе
— низкая (инновационные решения не генерируются);
— средняя (инновационные решения генерируются, но реализуются ограниченно);
— высокая (инновационные решения генерируются и реализуются в большом объеме)
2. Показатели результативности
Показатели
Варианты оценки
Баллы
Своевременность выполнения работ в соответствии с должностными обязанностями
— порученная работа, как правило, выполняется несвоевременно;
— порученная работа выполняется своевременно, но при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя;
— отдельные поручения выполняются несвоевременно;
— порученная работа всегда выполняется своевременно