Формализованный вид документа для таможни что это
Дальневосточное таможенное управление
Представление при таможенном декларировании документов в формализованном виде ускоряет таможенное оформление
Дальневосточное таможенное управление обращает внимание участников ВЭД: для ускорения таможенного оформления необходимо при декларировании ими товаров представлять документы в формализованном виде (кроме фотографий, рисунков, схем и технической документации, содержащих изображения).
Практика показывает, что участники ВЭД часто представляют документы, которые возможно преобразовать в формализованный формат, в графическом виде. Например, в сканированном виде представляют «договор транспортной экспедиции», «лист записи ЕГРЮЛ».
Кроме того, часть документов предоставляется по запросам должностных лиц таможенного органа декларирования из-за некачественной формализации декларантами документов в произвольной форме (формат free doc), что делает их трудночитаемыми и невозможными для анализа.
В августе 2020 года в Дальневосточном регионе зарегистрировано свыше 35 тысяч электронных деклараций на товары (ЭДТ). Из них 75% ЭДТ сопровождались графическими документами под кодами вида документа «09021» (графические материалы: схемы, чертежи, рисунки товаров), «09022» (графические материалы: технические и технологические документы, каталоги), «09023» (иные графические материалы). В ходе анализа всех графических документов, указанных под данными кодами, было установлено, что не более 10% составляют фотографии, рисунки, схемы и техническая документация, которые не могут быть формализованы.
Предоставление большого объема фотодокументов при декларировании товаров ведет к перегрузке электронной базы ФТС России, что увеличивает срок обработки данных и соответственно срок таможенных операций.
Сокращение скорости предоставляемых таможенных услуг напрямую связано с развитием информационных технологий. Это возможно при условии идентификации и фрагментации сведений в документах, полученных от участников ВЭД в электронном виде путем их формализации.
Справка:
Как перевести неформализованные документы в электронный вид: практический опыт
Как известно, формализованные электронные документы — это документы, для которых законодательством утверждены формы и форматы обменов ими. А вот организовать работу с неформализованными документами — тот еще квест почти для любого бизнеса. Поэтому сегодня расскажем историю из работы крупной компании-ритейлера: практический опыт, который вы тоже можете взять на заметку.
ЭДО для товарного учета
Начать в нашей компании из примера решили с товарного учета. В нем внедрили электронный документооборот.
Что перевели в электронный вид? Прежде всего, товарную накладную и счет-фактуру: примерно 35% поставщиков товаров работают с электронными счетами-фактурами и еще около 60% — с УПД. То есть общий охват ЭДО в товарном учете составляет 95%. Все операции по проверке этих документов автоматизировали, пользователь не участвует в этом процессе.
Как все происходит? В ERP-систему поступает документ от оператора электронного документооборота, автоматически проверяется его соответствие заказу и корректность реквизитов, верифицируется электронная подпись, после чего документ либо отклоняется, если были обнаружены ошибки, либо проводится в системе (вносятся реквизиты и распределяется по счетам учета), если все корректно.
Для сравнения — при бумажном документообороте бухгалтер вручную проверяет документ, после чего делает проводку. При ЭДО участие бухгалтера не требуется, нужен только специалист по приемке, который подтверждает наличие товара.
Алгоритм работы с неформализованными документами
Далее в компании стали думать, как действовать с неформализованными (неструктурированными) документами.
Сначала определились, что точно делать нельзя с любыми электронными документами:
Тогда возникает вопрос, а что же можно? Для ответа на него обратимся к законодательству.
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает нам делать электронные документы в любом формате. Единственное ограничение — для передачи в регуляторные органы по запросу нужно предоставлять на бумажном носителе копии документов (пп.5,6 ст. 9). Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» также не ограничивает формат документа, а лишь говорит нам, что документ признается равнозначным бумажному, если информация в электронной форме подписана усиленной квалифицированной подписью (п.1 ст. 6).
Таким образом, в компании поняли, что могут перевести неформализованные документы в электронный вид и стали оценивать юридические риски при работе с контрагентами. Юристы обратили внимание на то, что поскольку документы не структурированы, то невозможна их роботизированная обработка. Это означает, что необходим обязательный контроль документов со стороны сотрудников в «четыре глаза»: один исполнитель делает проверку документа, а затем контролер проверяет уже за ним.
Чтобы минимизировать названные риски, решили использовать два варианта:
Формализация неструктурированного ЭДО
Каждый документ анализируется, чтобы понять, можно ли его привести в формат XML. И в зависимости от этого действуют по следующей схеме.
1) Если документ нельзя стандартизировать, он остается в том виде, в котором есть, например, в формате Word или Excel.
2) Если документ можно стандартизировать, то он приводится в формат XML самостоятельно.
На рынке есть очень много структурированных ХМL-форматов у операторов электронного документооборота. Кроме того, есть ХМL-форматы, разработанные налоговой службой (УПД, акты приемки, акты выполненных работ, товарные накладные и т.д.). Все эти форматы можно брать за основу для формализации своих документов.
3) Документы, которые структурируются, связываются между собой. Например, комплект документов — счет, товарная накладная или акт выполненных работ и счет-фактура — связан между собой перекрестными ссылками.
4) Приложения к коммерческим договорам и часть некоммерческих договоров с приложениями реализованы в электронном виде через личные кабинеты провайдера.
Какие неформализованные документы реализованы в системе ЭДО
В итоге в компании-ритейлере перевели в электронный вид четыре группы неформализованных документов:
В условиях пандемии многие компании поняли преимущества работы с ЭДО. А это значит, что опыт по переводу в электронный вид неформализованных документов может быть полезен бизнесу из разных отраслей.
Таможенные документы: какая документация необходима для оформления грузов и товаров на таможне — подготовка бумаг для прохождения контроля
Организации и частные предприниматели, специализирующиеся на экспорте или импорте продукции, законодательно относятся к категории участников внешнеэкономической деятельности — ВЭД. Глобализация рынка заметно расширила возможности для ведения торговли — сегодня перевозки между странами осуществляется различными транспортными средствами, а сроки поступления существенно сократились, что позволяет быстрее осуществлять все сопутствующие бизнес-процессы, и получать желаемый результат в виде дохода. Однако в рамках коммерческой или производственной активности подобного рода взаимодействовать приходится не только с зарубежными контрагентами, но и с уполномоченными лицами, контролирующими порядок пересечения товарами территориальных границ РФ. Таможенные документы, перечень которых определяется в зависимости от специфики грузов, являются обязательными к заполнению и предоставлению — и от качества выполнения данной процедуры нередко зависит финансовый успех всего предприятия. Как избежать ошибок в ходе подготовки к подаче декларации, и какие сведения запрашивает таможня у предпринимателей и организаций? Давайте разбираться.
Общее представление
Для начала стоит уточнить, что обязанность юридических и физических лиц, являющихся участниками ВЭД, предоставлять данные и материалы, определенные регламентом, закреплена не только в Кодексе, но и в рамках Федерального закона. Разрешительные документы, необходимые для таможенного оформления, подаются в электронном или оригинальном виде, при этом сама форма зависит от различных факторов — начиная со специфики рабочих задач, стоящих перед конкретной службой и заканчивая характеристиками товара, в отношении которого осуществляется процедура.
Стандартный перечень документации, необходимой во время декларирования, включает в себя следующие позиции.
Стоит также отметить, что в рамках декларирования допускается не только использование оригиналов и копий. Существует протокол ЭД-2, при котором все основные документы, необходимые для проведения таможенного контроля и достижения его целей, предоставляются в электронной версии, соответствующей цифровому стандарту. Однако в этом случае важно учитывать, что допущенные ошибки заполнения платежных поручений, будь то некорректно указанный код, или предоставление не тех реквизитов, приводят к «потере» совершаемой транзакции на возврат денег, по которой уходит до трех месяцев.
Документальное оформление импорта
Коммерческая деятельность, связанная с ввозом продукции из-за рубежа, предусматривает обязательную уплату пошлины, а также требует предоставления большего числа сопроводительной документации, удостоверяющей разрешение на ввоз. В ходе подготовки к декларированию импортируемых товаров понадобится составить типовой пакет, содержащий:
В тех случаях, когда по умолчанию для составления был выбран язык зарубежного контрагента, также потребуется приложить заверенные переводы. Кроме того, приведенный перечень может быть расширен — если это обусловлено спецификой импортируемого товара или особенностями заключенной сделки. Законодательные положения определяют право таможни истребовать любые материалы, связанные с реализацией контракта, посредническими операциями (логистика), или же непосредственно с грузом.
Организации, впервые импортирующие любые виды изделий на территорию РФ, также должны предоставить пакет учредительных и банковских документов, включая отчеты о финансовой деятельности. Кроме того, стоит уделить внимание нормативным положениям, носящим не ограничительный, а, скорее, мотивационный характер. Так, к примеру, в необязательный перечень входит сертификат происхождения, позволяющий определить страну, в которой был изготовлен или произведен рассматриваемый груз. Несмотря на свой второстепенный статус, он позволяет получить определенные льготы, уменьшающие размер вычетов.
Новый классификатор видов документов и сведений, используемый для заполнения ДТ
29 августа вступает в силу Решение Коллегии ЕЭК от 27.07.2021 № 90 «О внесении изменений в Решение Комиссии Таможенного союза от 20 сентября 2010 г. № 378».
Решением внесены изменения в Приложение №8 «Классификатор видов документов и сведений» к Решению Комиссии Таможенного союза от 20 сентября 2010 г. № 378 «О классификаторах, используемых для заполнения таможенных документов».
В частности, исключена позиция с кодом 01191 и включены 15 новых позиций:
| 01401 | Сертификат соответствия требованиям технического регламента Евразийского экономического союза (Таможенного союза) |
| 01402 | Декларация о соответствии требованиям технического регламента Евразийского экономического союза (Таможенного союза) |
| 01403 | Сертификат соответствия, оформленный по единой форме, на продукцию (товары), включенную в Единый перечень продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия с выдачей сертификатов соответствия и деклараций о соответствии по единой форме |
| 01404 | Декларация о соответствии, оформленная по единой форме, на продукцию (товары), включенную в Единый перечень продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия с выдачей сертификатов соответствия и деклараций о соответствии по единой форме |
| 01405 | Одобрение типа транспортного средства |
| 01406 | Одобрение типа шасси |
| 01407 | Свидетельство о безопасности конструкции транспортного средства |
| 01408 | Документ об оценке соответствия, предусмотренный законодательством государства – члена Евразийского экономического союза, на территории которого продукция (товар) помещается под таможенные процедуры |
| 01409 | Паспорт нефти (паспорт качества нефти) |
| 01410 | Договор с аккредитованным органом по сертификации (аккредитованной испытательной лабораторией (центром)) или письмо такого аккредитованного органа по сертификации (аккредитованной испытательной лаборатории (центра)), подтверждающие необходимое для целей исследований и испытаний количество (вес и объем) ввозимой в качестве проб и образцов продукции (товаров) |
| 01411 | Свидетельство о государственной регистрации продукции, подтверждающее соответствие продукции требованиям технических регламентов Евразийского экономического союза (технических регламентов Таможенного союза) |
| 01412 | Свидетельство о классификации маломерного судна |
| 01413 | Свидетельство о регистрации минерального удобрения |
| 01414 | Свидетельство об уведомительной государственной регистрации химической продукции |
| 01415 | Разрешение на использование химической продукции |
При пересчёте старых ДТ на дату после 29.08.2021 ПК «Альта-ГТД» предложит автоматически заменить в графе 44 старый код 01191 на новый 0140х. Тип документа при этом определяется по формату номера, например по наличию буквы «Д-». Тем не менее, декларанту необходимо обращать внимание на соответствие кода документа новому классификатору для Сертификатов соответствия, Декларации о соответствии, Одобрений, Свидетельств и других документов.
Об использовании ЭАДД для представления в таможенные органы договоров с таможенным представителем
ФТС России обращает внимание участников ВЭД на возможности использования электронного архива документов декларанта в части представления в таможенные органы договоров между таможенным представителем и декларантом в электронном виде.
Анализ практики использования ЭАДД таможенными органами показал, что не все таможенные представители используют его возможности в части представления в таможенные органы договоров таможенного представителя и декларанта в электронном виде.
Вместе с тем, функциональность ЭАДД позволяет однократно направить в таможенные органы договор в электронном виде с последующим хранением, что дает возможность его многократного использования в любых таможенных органах, находящихся в различных регионах и повышает долю автоматизированных процессов, совершаемых при декларировании.
Таким образом, нагрузка на таможенных представителей снижается за счет электронного обмена информацией не только на этапе таможенного декларирования и выпуска товаров, но и после выпуска товаров, а также при осуществлении таможенного контроля, на всех этапах которого таможенные органы могут обращаться к электронному архиву, а не к самому таможенному представителю или декларанту.
Тенденции цифровизации, направленные, в том числе, на сокращение времени взаимодействия участников процесса совершения таможенных операций, существенно снижают нагрузку на участников ВЭД, одновременно повышая процент автоматизации принятия решений о регистрации и о выпуске ДТ.
При заполнении формализованного вида договора таможенного представителя с декларантом обязательному заполнению подлежат такие поля как: