Формальность и неформальность что это
Неформальный и формальный стили речи
Cтили речи существуют во всех языках, и английский не исключение. Овладеть стилистикой необходимо каждому, кто стремится освоить язык и говорить на нем также естественно, как его носители.
Формальный стиль общения
Официально-деловой стиль (formal) используется при написании деловых писем, договоров, соглашений, лекций, в целом, для документов.
Минимальное число сокращений (don’t, he’s и т.д.) и использование полных форм глаголов – первая черта формального стиля.
Распространенные и сложные предложения, такие как «Toyota’s sales bounced back in March as substantial discounts helped to win back customers who had been shaken by the film’s mass safety recalls», – второй характерный признак официально-делового стиля.
Третья особенность – более длинные слова, чем в неформальных диалогах: например, вместо «start» уместнее будет сказать «commence», «end» заменить на «terminate», а вместо «try» употребить «endeavor». В принципе, модальных глаголов это тоже касается в определенной мере: если «can» в целом имеет достаточно нейтральный стилистический оттенок (например, фраза «Can I suggest you try this new model?» будет звучать весьма нейтрально), то «might» придаст предложению, в котором фигурирует, большую формальность («Might I suggest you try this new model?»).
Четвертой интересной чертой формального стиля является расшифровка аббревиатур при первом их упоминании в тексте. Исключения составляют сокращения, которые уже широко известны и точно не вызовут вопросов: например, ВВС, NATO и другие.
Пятой характерной особенностью формального стиля речи является эмоциональная нейтральность или даже сухость и строгость изложения мысли. Например, знаки «?!», «. » неприменимы в деловой переписке, как и яркие эмоционально окрашенные сравнения, метафоры и образы.
И наконец, официально-деловой стиль предполагает обезличенность изложения. В документах неуместны фразы «I consider…», «we say…», адекватными формальному стилю заменами будут «it is considered to be…», «it is said to be…».
Неформальный стиль общения
Неформальный стиль (informal) максимально близок к устной речи: слэнг и нарушения синтаксиса, личные местоимения (например, «I think…», «We want…») и сокращенные формы глаголов («doesn’t» вместо «does not», «it’s» вместо «it is», «couldn’t» вместо «could not» и т.д.) — его характерные черты.
Также, в неформальной переписке и общении часто сокращают предложения (например, подлежащего или относительного местоимения): так, вместо «I went to Barcelona last weekend. I have lots to tell you» можно сказать «Went to Barcelona last weekend. Have lots to tell you» или во фразе «The boy whom I met was beautiful» упустить относительное местоимение «whom», благодаря чему неформальный вариант будет звучать как «The boy I met was beautiful».
Не менее важной и характерной чертой неформального стиля является активное использование фразовых глаголов: например, «He gave up trying», «We must work out the solution».
Ниже вы можете найти подборку актуальных полезных конструкций и глаголов, характерных для формального и неформального стилей речи, так называемых link words:
Панибратство против формальности, или когда наступает время для формализации служебных отношений?
Наличие социального взаимодействия, то есть отношений в коллективе — один из важнейших элементов сохранения психического здоровья человека. Ну не могут люди, помимо редких исключений, жить без социума. Вспомните хотя бы героя Даниэля Дефо прославленного Робинзона Крузо, который сразу же приободрился, встретив Пятницу. Такая тяга к общению заметна и в условиях офисных джунглей. Не зря вопрос «Как коллектив?» задается одним из первых тому, кто только устроился на работу, причем подразумевается вовсе не профессиональный уровень новых коллег, а их личностные качества и характеристики. Когда же отношения между коллегами должны иметь чисто формальный характер, и может ли навредить работе неформальный стиль ведения бизнеса? Об этом и пойдет речь далее.
Два вида служебных взаимоотношений
Очевидно, что, становясь частью любого служебного коллектива, каждый человек автоматически вступает в два вида отношений. Речь идет о формальных и неформальных отношениях в коллективе.
Формальные отношения — одно из средств достижения своих целей бизнесом. Основаны такие отношения на четких утвержденных нормах и принципах взаимодействия между работниками, которые регулируются должностными инструкциями, штатным расписанием, коллективным договором и т.д.
В свою очередь неформальные отношения – это личные взаимодействия между представителями определенной компании, основанные на принятии или же непринятии личных качеств коллег. Формальный статус сослуживцев при этом не учитывается.
Очень важно отметить, что неформальные отношения играют ключевую роль в подтверждении значимости личности каждого члена коллектива, потребности принятия и уважения со стороны других людей. Кроме того, неформальные отношения служат смягчающим фактором в период адаптации сотрудников к правилам и законам рабочего коллектива.
Коллектив, в котором формальные и неформальные отношения максимально совпадают, можно назвать идеальным. Ведь именно в таком виде он действует максимально сплоченно, демонстрируя заметный производственный эффект.
Преимущества неформальных отношений
Примечательно, что на старте любого бизнеса формальность только мешает делу, закрывая путь энтузиазму и потоку инициатив. Да и вначале никто не задумывается над тем, как нужно строить компанию, весь работа делается с энтузиазмом, а сплоченность команды гораздо выше всяких процедур и правил. В процессе своего роста компания обязана меняться, особенно после столкновения с такой болезнью как хаос неформальности. С этим заболеванием в один момент встречается любой бизнес. Чтобы работа в компании была результативной, эксперты рекомендуют дозировать объемы «неформальности» в корпоративных отношениях.
Итак, положительные стороны панибратства:
На практике к необходимости формализовать бизнес-процессы руководители приходят тогда, когда замечают, что их приказы очень долго обсуждаются и еще дольше выполняются. То есть в один момент становится ясно, что панибратство тормозит дальнейшее развитие компании. На старте обсуждение новых идей и вариантов развития бизнеса происходит очень просто. Ими делятся и генеральный директор, и секретарь, и водитель, и инженер. Однако с ростом штата, прибыльности, задач и целей компании такой уровень исполнительной дисциплины становится неудовлетворительным и несоответствующим требованиям и условиям развития бизнеса. На каком именно этапе это произойдет, зависит от многих факторов: от самих сотрудников, сферы деятельности компании, отношений и степени вовлеченности в рабочие процессы сотрудников.
Диагноз – кризис неформальности
Можно выделить ряд симптомов, которые говорят о том, что бизнес переживает кризис неформальности:
— неуправляемость. В самом начале все задания подчиненным исходят со стороны директора. Но с ростом численности подчиненных, руководитель не в силах запоминать рамки ответственности каждого отдельного сотрудника. В конечном итоге начинается настоящая путаница – появляются дублирующие и даже взаимоисключающие приказы.
— нехватка времени. Исполнители не успевают выполнять работу в срок. Авралы становятся нормой, а многим сотрудникам приходится дневать в офисных застенках круглосуточно.
— снижение эффективности управления финансами. Деньги уходят как вода. При этом присутствует рост прибыли, а под конкретные проекты и задачи средств недостает.
— повышение уровня конфликтности. Так как сотрудники не успевают справляться с накапливающимися объемами работы, штат компании растет и расширяется. В компанию приходят более профессиональные специалисты, нежели работающие с самого основания компании. Постепенно положение дел приобретает состояние «холодной войны» между «старичками» и новыми сотрудниками. Психологический климат ухудшается, и работать перестают все.
Международный опыт. Глава компании BKG Марк Федин, в прошлом военный, отмечает, что формализовать должным образом отношения в компании ему помог опыт службы ВМФ. Когда Федин пришел в компанию, в ней было всего 15 человек, и был принят неформальный стиль работы – все занимались всем. Когда же число сотрудников начало расти, ситуация постепенно стала выходить из-под контроля. К примеру, в ходе переговоров с потенциальными клиентами участвовало одновременно несколько консультантов, в результате клиенты не понимали, к кому им следует обращаться для решения вопросов. В результате было принято решение разграничить должностные обязанности.
Где предел формальности?
90% руководителей уверено, что с формализацией лучше не переусердствовать. Ведь помимо всего прочего излишне строгим компаниям значительно сложнее подстроиться под изменчивые условия современного рынка. Разве не выглядит смешно руководитель, который на второй день существования своей компании огораживается отдельным кабинетом, секретарем и жестким графиком приемных часов.
Многие компании, особенно пребывающие на начальном этапе своего развития, в один прекрасный момент приходят к необходимости формализовать отношения. Их формализация происходит путем создания подробных должностных инструкций, которые описывают максимально конкретно требования, обязанности, задачи и рабочие процессы, с которыми сталкиваются все сотрудники компании.
Чтобы процесс формализации проходил максимально правильно, стоит придерживаться следующих шагов:
Шаг №1. Максимально четко и детально описать все бизнес-процессы. К примеру, процесс продажи должен состоять из инструкции по поиску клиентов, правил общения с потенциальными клиентами, списка оперируемой информации и фраз, инструкции по передаче клиента определенному менеджеру и по дальнейшему ведению полученного клиента.
Шаг №2. Разграничить зоны ответственности. Каждый сотрудник должен иметь должностную инструкцию со списком обязанностей, целей и задач, а также кругом ответственности.
Шаг №3. Описать правила поведения в компании, то есть создать корпоративный кодекс. В нем установить норму опозданий, границы дресс-кода, примерное время совещаний, дни отчетности и т.д.
Работа отбирает у человека 20% его жизненного времени, поэтому не удивительно, что многие из нас при ее поиске ориентируются не только на карьерный и профессиональный рост, уровень зарплаты и соцпакет, но также и на коллектив и атмосферу в нем. Кстати, многие международные компании делают акцент на неформальность отношений внутри организации и подбирают к себе в команду таких игроков, которые бы полностью отвечали уровню корпоративной «неформальности».
Так, в Zappos корпоративный стиль работы характеризируют как «забавный и немного странный», поэтому и сотрудников подбирают соответствующих. Чтобы понять, насколько кандидат «их», всегда просят оценить уровень своей странности по шкале от одного до десяти. Если кандидат называет цифру 1, скорее всего, он слишком скучный для атмосферы компании, если же 10 – тогда чересчур странный.
В завершение хочется отметить, что залогом позитивных и успешных в плане работы взаимоотношений является вежливость и взаимное уважение, ответственное отношение к работе. Действие этих условий с первых минут в работе позволит установить согласие и взаимопонимание, а существующие формальные правила и нормы направят отношения прямо к цели.
Формальность и неформальность что это
Это небольшое дополнение к одному из уроков базового курса «Учимся писать тексты». Написано в 2018-м году специально для команды рекрутёров, проходивших корпоративное обучение.
Содержание применимо и вне рекрутмента, во многих «рабочих» контекстах, поэтому текст публикуется без изменений.
Чтобы добиваться желаемого, общаясь письменно, мало знать русский язык (даже если знаешь его на уровне академиков-филологов). Именно поэтому мы рассматривали модель Романа Якобсона: она объясняет, что в коммуникации помимо вас и языка («кода»), которым написано «сообщение», есть еще три важных составляющих.
C другими текстами сложнее: часто срабатывает убеждение «чем большему количеству людей понравишься, тем лучше» и сообщение теряет остроту, нацеленность, расползается. Это плохо, потому что ухудшает контакт с главными адресатами.
Но если бы было достаточно лишь определить адресата! Наклеил ярлык «сотрудник», «босс» или «кандидат» — и дело в шляпе, понятно, как с этой «ролью» говорить. Мечты, мечты.
Во-первых, у человека есть индивидуальные особенности (известны они вам или нет), в числе которых — то, как он относится к рекрутерам, компании или лично вам. Во-вторых, у него может быть одно или другое настроение, третьи или четвертые обстоятельства: еще позавчера он очень хотел собеседоваться, а вчера его наняли, вот и закончилась ваша коммуникация мгновенно. Или: вы когда предпочитаете общаться с начальством — когда оно разозлено или благодушно?
Как долго вы уже знакомы, насколько человек коммуникабелен, много ли у него свободного времени — всё это влияет на то, как лучше с ним общаться здесь и сейчас.
В-третьих, в модели есть еще контекст и канал. Каналов передачи информации у вас условно два — «голосовое» общение и Интернет, но второй делится на разные мини-канальчики: электронная почта и мессенджеры подталкивают по-разному приспосабливать под них сообщение. А контекстов вы используете много, по несколько для каждой адресатской роли. Подробнее о них — чуть позже.
Если подробно описывать по якобсоновской модели все возможные сценарии вашей коммуникации, это нас погубит. Поэтому я выбрал связку «формальность-неформальность» и именно на ней буду разъяснять, как использовать модель.
Формальный язык не злонамеренные инопланетяне нам навязали, изначально это был вполне полезный инструмент. Особенный «высокий стиль», контрастирующий с ежедневным обычным стилем, был связан с особенными событиями, очень яркими на фоне унылой и тяжелой ежедневности. Таким событием могло быть религиозное торжество. Или брачная клятва. Или коронация короля. Всё это — ритуалы.
Ритуал устойчив, он подчеркивает роли. Люди в ритуале меняются, а роли устойчивы: женихи и невесты на свадьбах ведут себя определенным образом, хотя каждый следующий раз это другие личности. Личность в ритуале подчиняется роли. Формальный повод заслоняет всё «менее важное», не только навязывает «языковые формулы», но и убирает из содержания коммуникации «посторонние темы». На торжественной части коронации говорят о короле (да поможет ему бог!), о судьбе страны, но не о том, какие большие огурцы нынешней весной уродились.
Или пример поближе к нашей жизни: на суде говорят (тоже с кучей специальных формул!) о судебном деле, а не про то, какие хобби есть у собравшихся. Отвлекаешься от сути — призовут к порядку; порядок — плоть и кровь формального стиля.
В неформальном же общении мы буквально позволяем себе быть собой, не ролью, а уникальной личностью с её «заскоками» и «тараканами». Меньше рамок, больше комфорта, но за это приходится платить: если собеседника куда-то не туда понесло, его сложнее «призвать к порядку», ведь никакого порядка не предусмотрено.
Почему деловое общение так часто скатывается в излишний формализм? Я предполагаю, что многие авторы убеждены: формальность = знак уважения. Мол, серьезные люди уважительно общаются, не о ерунде же говорят, о важных делах. Но давайте вспомним: «формальное уважение» во многом связано со страхами и политикой. Если ты шаман, король, или барон, тебя все боятся, уважают и показывают это через определенные коммуникативные ритуалы. Даже равные тебе соперники, которые не боятся, должны показывать уважение: не покажешь — это уже оскорбление, конфликт, война и прочие проблемы. Политический этикет основан на иерархии, на том, что есть роли повыше и роли пониже.
Но послушайте, мы в 2018 году, а не при феодализме. Веками «высокий стиль» был политически необходим, но уже в советских официальных газетах превратился в какую-то самопародию. Сто лет как нет царской России, еще дольше — сословного общества с её аристократией, может, хватить изображать куртуазные манеры и надувать щеки там, где этого и не требуется?
Общества уже намного более демократичны, есть цивилизационная традиция «неформального уважения», когда ты относишься к людям хорошо просто потому, что к людям надо относиться хорошо. А не потому, что они своей властью могут сделать тебе что-то плохое. Значит, можно убирать ритуалы с их формульным заумным «деловым» языком. И говорить по существу, сосредотачиваться на содержании.
Это, конечно, не значит, что нужно кинуться в другую крайность и сразу выражаться, как у себя на кухне, просторечно. Когда незнакомый/малознакомый человек мгновенно сокращает дистанцию — это нарушает личные границы, не все готовы такое принять спокойно. Работает тот же инстинкт самосохранения, который аристократам подсказывал среди опасных людей «держать дистанцию» и прятаться за ролями.
При этом относительно близкая дистанция — самая для вас выгодная. Даже при общении с кандидатами. Когда тебя воспринимают как «своего», общаться и нанимать — легче.
Просто сближаться надо постепенно и аккуратно, не отпугивая резкими движениями. Для этого надо тренировать коммуникативное «чувство меры». Чтоб было проще регулировать уровень неформальности, разберем, что собственно делает ваши тексты менее формальными.
Некоторые профессионалы эмоциональность и дружелюбие наоборот пытаются исключить. Вот как канцеляритом и обезличиванием пользуются некоторые медики: раз, два, три, четыре. «Я превращаю вашу дочку из вашего ребенка в продукт гестации», бррр, ролевой подход во всей красе.
В узком модельном смысле «контекст» — то, о чем и говорится в сообщении. Ведь пересказываемые факты существуют не внутри вашего текста, а снаружи, в жизни. Но я предлагаю учитывать и более широкий контекст: соседние факты. Например, если вы общаетесь про какую-то деталь проекта, то весь проект является контекстом — вы же сейчас «внутри» него, в облаке всей проектной работы. Задачи и условия проекта, информация об его участниках и ограничениях — многое из этого знаете и вы, и ваш проектный соучастник-собеседник. Это широкий контекст, вы внутри него, и ваша коммуникация о проекте — тоже внутри него. Поэтому нет нужды проговаривать каждый раз всё, что и так вам обоим известно.
1. Самые формальные ваши контексты: годовые отчеты, презентации для внешней аудитории партнеров, ответы на претензии самых вредных клиентов, переписка с госструктурами.
2. Менее формальные контексты: внутренние объявления о новых процессах и программах, описания процессов и процедур, классические описания вакансий, стандартное общение с кандидатами, банковскими клиентами в соцсетях и отделениях, часть анонсов.
3. Почти неформальные: анонсы и пострелизы для молодой аудитории, общение со стажерами, общение с малознакомыми коллегами.
4. Неформальные: дружеский треп с давно знакомыми коллегами, корпоративы, тимбилдинги.
Организации, где культура более формальна, могут всю третью категорию усерьезнить до второй и даже на корпоративах «держать ролевые лица». Менее формальная культура, напротив, частично опускает третью категорию до второй: зачем описывать процессы и программы очень серьёзно? Зачем серьёзничать, представляя нового сотрудника, чтобы он заранее заскучал от сгустившегося занудства? Неясно.
Заметьте, я не говорю, что «почти неформальное» — это сразу клоунада и фестиваль. Нет, это легкий язык, способность добавить эмоций, иногда пошутить и вообще не создавать излишнего напряжения (а то ведь бывает «оооо, у нас новые программы и процессы, всем пасть ниц!»).
Статьи в блог, пострелизы мероприятий — категория 2 или 3, смотря какой блог и какие пострелизы. Рабочая переписка, предполагаю, варьируется от единицы до четверки.
Это условная шкала формальности, вы можете придумать другую. Главное — помнить: шкала есть и люди ей неосознанно пользуются. Очень многое определяется тем, какие модели отношений задают с верхних уровней менеджмента, но и на уровне малого подразделения формальность можно осознанно повысить или понизить.
Разные площадки задают разные контексты, значит, они тоже отличаются по формальности. Например, внешние карьерные сайты — формальнее, чем хороший человечный интранет.
Наконец: как всем этим пользоваться?
Каждая ситуация позволяет вам подставлять в уравнение модели конкретные значения.
Ситуация: от вас ждут, предположим, отчета по рекрутменту на условно очень высоком уровне (вы даже не знаете этих директоров лично), и формат отчета — не типовой, а новый. Непонятно, его как писать, поэтому вы зовете на помощь дух Романа Якобсона.
Контекст взаимодействия: формальный (ведь повод рабочий, а людей вы не знаете и они в иерархии компании выше), заочный — без личного контакта. Но вы осторожно наводите справки об адресатах и узнаете, что они не унылые зануды, а вполне адекватные люди.
Канал коммуникации: этот отчет ваш непосредственный начальник отправит по емейлу, выступать с докладом не придется. Отлично.
Жанр сообщения и его код. Информации надо передать много, и в ней много цифр. Вы перебираете все возможные форматы и решаете что, это скорее текстовый документ, чем презентация, с несколькими главами, введением и заключением. На русском языке (и слава богу). Ну и слово «отчет» даёт некоторые подсказки.
Стиль сообщения. Вы перечитываете признаки неформальности (см. выше) и не находите ни одного уместного. Ваши эмоции (и в целом ваша личность) директоров не интересуют, нечаянно поставленный смайлик вы быстро стираете, шутить не рискуете, образной речью пользуетесь умеренно, только в сложных местах, где без метафоры или сравнения сложнее объяснить. Проверяете, чтобы синтаксис был аккуратным и выпалываете стилистически подозрительные словечки.
Подумав, выпалываете и отдельные сложные термины там, где они скопились и слишком всё заформаливают. Так понятнее, а вам обещали, что читать будут не-зануды, а адекватные люди.
На следующий день редактируете утром и вечером, дополнительно проверяя все факты. Отдаёте. Всё, вряд ли к этому отчету будут какие-то претензии (если нужной информации не упущено).
Ситуация #2: надо закрыть вакансию разработчика, и вы вспоминаете, что полгода назад собеседовали подходящего соискателя. Тогда что-то не сложилось, но парень вроде неплохой, контактный и в Эрланге своём хорошо разбирается.
Контекст общения: условно формальный, но можно не заморачиваться ролями, ведь вам уже не надо знакомиться. И не только адресат может быть полезен вам, но и вы — ему. В первой ситуации была вертикаль иерархии, сейчас — горизонтальное общение.
Канал коммуникации: вы нашли только адрес электронной почты и пишете письмо. Вкратце напоминаете, где и когда вы познакомились («восстановить контекст в его памяти»), в двух строках описываете, что есть отличная подходящая вакансия и предлагаете, если интересно, обсудить ее в Телеграме, «потому что там быстрее, чем в почте» (на самом деле потому, что в мессенджере дистанция меньше, всё неформальнее и вам так общаться выгоднее).
Жанр сообщения и его код: Короткое письмо. По коду — ничего особенного, просто вежливо пытаетесь восстановить контакт. Потом мессенджерные сообщения, которыми надо разжечь интерес.
Стиль сообщений. Этот кодер — не нёрд, и не жуткий интроверт, поэтому когда он соглашается общаться в чате, вы с ним быстро переходите на «ты». Общается он короткими фразами, и вы этот синтаксис зеркалите. Вы выражаете личное отношение, вспоминая, что еще полгода назад его навыки произвели хорошее впечатление. Он признается, что хотя сейчас у него плохое настроение — потому что умерла любимая канарейка — он скорее заинтересован вакансией, давно думает менять работу. Вы сочувствуете про канарейку, и из-за «плохого настроения» мысленно отмечаете, что юморить и оригинальничать сегодня, наверное, не надо, как и затягивать разговор.
Выбираете дату собеседования, он упоминает скорый авиаперелет, и внезапно выясняется, что вы выросли в одном городе. Повод сказать «ух ты!» и отметить, что при следующем разговоре уже есть готовая тема для отвлеченного разговора, чтобы еще снизить базовый уровень формальности. А пока — расстаетесь, немного приблизившись к обоюдной пользе.
И вот такая подстройка по неформальности возможна в любых условиях, при любых задачах, устно (что проще) и письменно. Возможна, если вы умеете читать сигналы в коммуникации, натренировали вышеупомянутое «чувство меры» и достаточно хорошо владеете русским языком, чтобы выразить любые нюансы. Вы и сейчас наверняка подстраиваетесь, особенно с кандидатами, но чтобы стать идеальным коммуникатором, надо использовать письменный язык увереннее, точнее и разнообразнее.
Помните: чем сложнее задача, тем важнее «попадать» в выгодный тон.