Формат офиса опен спейс что это
Что такое офис опен спейс и каковы его особенности
По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.
В некоторых компаниях сотрудникам в принципе не запрещено обедать прямо за офисным столом, хотя это сомнительно с точки зрения гигиены и вызывает неудовольствие у коллег, обедающих в столовой, а также у посетителей (клиентов). А как это касается ситуации при организации офиса открытого типа «open-space»?
Что собой представляют open space?
Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.
Преимущества
В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:
Компания ценит труд своих сотрудников и видит свою обязанность в формировании и сохранении в трудовых коллективах атмосферы доброжелательности, профессионализма, взаимного уважения, сотрудничества и стабильности. Компания стремится поддерживать корпоративный дух, который объединяет всех сотрудников независимо от занимаемой должности или служебного положения в единую команду профессионалов, имеющих общую цель.
Какие еще нормы корпоративного поведения сотрудников существуют?
Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.
Недостатки
Опен спейс свойственны многие минусы:
Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.
А что говорят сами сотрудники?
Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:
Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.
Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?
Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:
Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.
Рекомендации сотрудникам
Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:
Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.
Что такое офис open space
Сегодня большие и малые компании стараются максимально повысить продуктивность своих сотрудников, грамотно организовать и оптимизировать работу. Именно поэтому большинство прибегает к использованию площадок опенспейс, а не кабинетов.
В таком случае у руководителей есть возможность проконтролировать сразу работу всего отдела, коллеги учатся работать в команде и никто не прячется в кабинетах. Но действительно ли так хорош опенспейс, что это и какие есть у него достоинства и недостатки.
Что такое open space офис
Опенспейс — это один из типов планировки помещения, основное отличие которого — наличие большого свободного пространства, где размещаются рабочие места. При этом вся основная масса сотрудников трудится бок о бок.
Удивительно, но самой идее Open Space уже практически 100 лет. Особую популярность такой вариант планировки офисного помещения завоевал во время индустриального бума в Америке. Именно тогда клерков начали рассаживать в больших комнатах, в которых стояли рядами столы.
Одна из главных причин высокой популярности офисов по типу опенспейс — это экономичность. Безусловно аренда отдельных кабинетов — это намного дороже, чем большое открытое пространство.
Кроме этого все сотрудники получают одинаковые столы, стулья, технику. В результате сокращаются затраты (ведь больше не нужно более престижное оформление кабинетов для вышестоящих служащих).
Преимущества
Недостатки
Работа в помещении, где находится более 5 человек, всё-таки имеет негативные стороны. В первую очередь неуютно в помещении будет людям, которые испытывают дискомфорт в толпе. В данном случае перегородки помогут оградиться от основной массы сотрудников.
Ещё один недостаток — это телефонные звонки. Если вам посчастливилось работать в опенспейс офисе рядом с кол центром, менеджерами, однозначно постоянно вы будете слышать их телефонные разговоры. В таком случае ваше спасение — наушники с подавлением шума.
Следующая неприятная особенность работы в опенспейс — это наличие запахов. Это такой же отвлекающий фактор, как и шум. Важно помнить, что вас в помещении много и ваш любимый запах духов для кого-то может быть неприятен. Есть люди, которые очень чувствительны к сладким, резким ароматам и аллергию у них может вызвать запах чужих духов и даже косметики. Поэтому откажитесь от парфюма, не используйте на рабочем месте различные масла, благовония.
Возможный недостаток — неконтролируемое общение. Отсутствие границ между коллегами может привести к тому, что отдельные работники начнут больше помогать другим, но меньше будут заниматься выполнением своих прямых обязанностей. Однако эту проблему может решить опытный руководитель.
Психологическая перегрузка — частая проблема работников опенспейс. К сожалению далеко не все могут вынести постоянный контакт с большим количеством людей и это будет оказывать серьезное давление на них. Возможность решить данную проблему — устраивать 2-3 кофе-брейка на протяжении всего рабочего дня (кроме полноценного обеденного перерыва), чтобы сотрудники могли размяться, пройтись, попить кофе и отдохнуть от рабочей суеты.
Офис опен спейс — далеко не новый вариант планировки помещений и довольно выгодный для руководства. Однако, чтобы сотрудники чувствовали себя в таком офисе комфортно, необходимо обеспечить их качественными наушниками с подавлением шума, чтобы они смогли изолироваться и сосредоточиться на работе, составить корректный распорядок дня и тогда все служащие будут довольны.
Open space: как правильно организовать офисное пространство
В наше время множество компаний предпочитают сооружать для сотрудников офис без стен или другими словами — «open space». Открытое пространство — на первый взгляд простой и удобный способ организации рабочих будней. Но так ли это на самом деле?
Команда Hurma System разобралась в преимуществах и недостатках офисов open space. Сегодня мы обсудим, как оптимизировать работу и повысить продуктивность сотрудников опенспейсов.
Open space — что это?
Офисный формат openspace в 1960-х придумал Фрэнк Даффи, студент архитектурного факультета. Новая идея организации офисного пространства пришлась по вкусу американцам. В период «индустриального бума» в Америке решили организовать работу клерков на примере конвейера: работников рассадили за столы, как в школе, а лучшие сотрудники, которые получали повышение, переезжали в собственные кабинеты. Также свое личное пространство в виде кабинета с круговым обзором имел начальник, и мог всецело контролировать рабочий процесс.
В наше время в США более 70% офисов работают в помещениях open space. В странах СНГ такой формат появился в середине 1990-х. Сегодня это выглядит как эффективное единое рабочее пространство для офисных сотрудников.
Плюсы офиса open space
Рассмотрим преимущества работы в планировке open space для руководителей и HR.
1. Простота коммуникации между персоналом. Если сотрудник все время находится среди своих сослуживцев, то ему просто приходится коммуницировать с другими. Это упрощает бизнес-процессы и способствует более оперативному решению ежедневных рабочих вопросов.
2. Экономичность. Одно большое помещение требует меньше затрат, в отличие от офиса с отдельными кабинетами.
3. Контроль работы. У руководства есть возможность наблюдать, что делают сотрудники, сколько времени они тратят на определенные задачи, как часто общаются и что обсуждают.
4. Информативность и открытость. В опенспейсе все вопросы обсуждаются вслух и в это вовлечена вся команда проекта или компании. Таким образом, сотрудники информированы о целях компании, положении дел, они имеют возможность высказаться и внести свой вклад в развитие компании.
5. Отсутствие сплетен. Довольно сложно сплетничать или «перемывать косточки» начальнику, если вокруг тебя все время находятся другие люди. Именно поэтому open space workplace создает препятствия такому неконструктивному занятию.
Минусы офиса open space
Какие же негативные стороны работы в таких офисах для менеджеров и самих сотрудников?
1. В опен спейсах шумно, и это самый главный минус работы в открытом пространстве. Иногда такой офис похож на один огромный улей, который не замолкает ни на секунду. С другой стороны, рассчитывать на тишину в месте, где собралось одновременно несколько десятков, а то и сотен человек — нелогично. По данным исследования голландских ученых, 32% офисных сотрудников раздражают громкие разговоры коллег, а 30% выводят из себя постоянные телефонные звонки.
2. Конфликты. И скорее всего, это будут не рабочие разногласия, а борьба между группой любителей свежего воздуха и противников сквозняков. Бытовые стычки могут касаться чего угодно: как опущены жалюзи, куда деваются без вести пропавшие ручки и сколько градусов должен показывать вечный источник ссор — кондиционер. Да, это бесконечная история в огромном офисе.
3. Отсутствие личного пространства. Интровертам в офисах open space будет явно психологически дискомфортно. Но даже если сотрудник экстраверт, то 5 дней в неделю делить рабочее место с огромным количеством других людей, которые слышат твои личные разговоры и уже знают, что у тебя аллергия на морепродукты, потому что ты постоянно заказываешь еду в офис — не очень комфортно.
4. Сотрудники чаще болеют. В опенспейсах очень часто так случается: после того, как один сотрудник заболел вирусной инфекцией, заражается и уходит на больничный половина офиса. В Дании даже провели исследование, согласно которому в офисах openspace, где работало более 6-ти человек, сотрудники брали отпуска по болезни на 62% чаще.
Как же оптимизировать работу в open space?
Как мы видим, преимущества работы в таких офисах практически нивелируются перечнем значимых недостатков. Часто в компаниях принимают решение установить специальные перегородки, но и это не решает проблему, а еще больше повышает уровень стресса. Давайте разберем, как организовать open space пространство, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортнее и работали эффективнее.
1. Установите правила
Нормы поведения в маленьком коллективе можно проговорить устно, учитывая все пожелания сотрудников. Если же мы говорим об огромном коллективе корпорации, то здесь выходом будет своеобразная инструкция о правилах поведения в опенспейсе. Проведите анонимный опрос с помощью Google Forms или голосование в вашей HRM-системе и установите, что больше всего раздражает основную часть сотрудников вашей компании и инициируйте изменения.
2. Организуйте пространство
После того, как вы выяснили основные потребности сотрудников, необходимо обустроить офис для комфортной работы. К примеру, если большинство беспокоит уровень шума, разделите пространство так, чтобы работники «на телефоне» сидели подальше от тех, кто занимается работой, требующей повышенной концентрации внимания.
Хорошим решением будет оборудовать специальные комнаты тишины, в которые можно уйти в любой момент, сосредоточиться на важной задаче, обсудить вопросы команды или переговорить с клиентом. Также важно давать работникам возможность сбросить напряжение и снизить уровень стресса. Это можно сделать, оставив немного пространства для зоны развлечений. Несколько партий в пинг-понг или настольный футбол в отдельной комнате отлично справятся с этой задачей.
Резюмируем: создайте такие условия, чтобы сотрудники обедали на кухне (или в определенном месте), отдыхали в игровых комнатах, могли удалиться для переговоров в отдельное помещение и выполняли свои основные задачи на рабочем месте в open space.
3. Отведите для совещаний отдельное время
Часто бывает так, что к тимлиду или проджект менеджеру у сотрудников собирается много вопросов и они могут их обсуждать просто на рабочем месте, отвлекая его и остальных. Такую ситуацию решит большее количество совещаний. Специально отведенные часы для решения стратегических задач помогут снизить уровень шума в коллективе и сделать работу каждого сотрудника продуктивнее.
4. Разделите личное и рабочее пространство
Многие сотрудники любят обсуждать планы на вечер или новый фильм в кинотеатре просто на рабочем месте. Отлично, если это не мешает рабочему процессу и другим, не участвующим в разговоре людям. Такое общение позволяет немного отдохнуть от рутинных дел. Это превращается в проблему, когда весь огромный коллектив за работой вынужден слушать чей-то телефонный разговор про поход к косметологу или скидки в продуктовом. Возможно кому-то такая информация будет полезна, но большинство она раздражает. Потому важно обсудить этот момент с сотрудниками и предложить им говорить по телефону в коридоре или комнате отдыха.
5. Уменьшите уровень шума
Определите все предметы, издающие шум, вроде кофемашины или принтера, и сосредоточьте их по возможности в отдельных кабинетах или коридоре. Это значительно снизит уровень шума. Также позаботьтесь о том, чтобы у каждого сотрудника на столах были наушники, которые позволяют переключиться на любимую музыку и сосредоточиться на задачах.
Как создать уютное open space пространство?
Пример удачного совмещения опен спейс и других зон — компания Mars, один из крупных мировых производителей корма для домашних животных. В офисе компании множество отдельных рабочих мест, кабинетов и открытого пространства. Pet-friendly культура компании отображена в планировке офисов, где даже можно найти комнаты для кошек и собак сотрудников.
К слову, офис — отличная возможность внедрить корпоративную культуру компании. HR-менеджеру также важно понимать, что комфорт на рабочем месте = снижение текучести кадров. Грамотная организация открытого пространства поможет не только сэкономить бюджет руководству, но и наладить коммуникацию внутри коллектива и повысить лояльность сотрудников к компании.
Как не сойти с ума в Open Space: делаем новый офис с нуля
Так сложилось в индустрии, что большинство офисов устроено в формате open space. И это часто причиняет боль и страдание всем, кто в таком пространстве работает: людей слишком много и они слишком близко, постоянно шумно, огромное помещение выглядит неуютным. Нельзя открыть окно или выключить кондиционер, кому-то обязательно будет дуть, а другому немедленно станет душно. Однако, планируя новый офис, мы сразу понимали, что это будет open space. Осознавая все минусы, мы заранее начали думать о том, как сделать будущий open space максимально комфортным для работы наших коллег. Разумеется, настроены были скептически, а кто-то считал, что это просто невозможно.
Long story short, спустя почти год после переезда я могу смело заявить, что новый офис в разы лучше прошлого. Мои коллеги говорят, что у них возникает ощущение дома, когда они приходят на работу. Под катом мы расскажем подробнее о том, как придумывали для себя Lamoda Home, что нам удалось сделать хорошо, а над чем еще придется поработать. Надеюсь, наш опыт пригодится тем, кому в ближайшее время предстоит подобный подвиг.
Что было не так со старым офисом?
Идея переезда появилась не на пустом месте. Нам нравился старый офис, когда мы только въезжали в него. Но компания выросла, и мы поняли, что планировка помещения — не самая удобная для такого количества человек, а перестраивать что-то под себя было запрещено. Сотрудников становилось больше, и в какой-то момент нам просто перестало хватать места. Tech блок вырос до 300 специалистов: Information Technology и Data Analytics, которым приходилось размещаться на трех, а иногда и четырех этажах. Переговорки постоянно были заняты, а других мест для разговоров не было вовсе, так что многие общались прямо в open space. IT-инфраструктура тоже требовала расширения: ярче всего это было заметно по тому, сколько лишних проводов было раскидано в помещениях.
С ростом компании мы начали проводить все больше мероприятий. А единственный доступный конференц-зал был рассчитан на 300 человек, и под любые митапы приходилось арендовать его — даже если на встречу заявлялось всего 30 участников.
Не нравилась нам в старом офисе и столовая. Скажем прямо — она была ужасна. В общих зонах были вендинговые автоматы, но их явно не хватало, да и еда там была так себе.
Часть перечисленных проблем как-то решали, договариваясь с арендодателем. Но все равно было понятно, что это лишь временная мера. Нам нужно было больше пространства, адаптированного под наши потребности. Это задача, которая не имеет идеального решения: очевидно, что невозможно найти площадку на 1000 сотрудников, которую можно было бы построить с нуля под свои желания, в пределах Садового кольца и за разумные деньги.
Выбор места
Мы искали помещения с большими площадями этажей, чтобы как можно меньше переходить с одного этажа на другой. Рассматривали разные площадки Москвы, которые могли предоставить помещение нужного размера, и оценивали их по уровню комфорта, расположению и целому комплексу других факторов. Очень важной для нас была возможность сделать собственный ремонт, чтобы полностью подстроить пространство под себя. В итоге из нескольких финалистов выбрали БЦ 1Zhukov. Именно там можно было создать офис, который нам хотелось.
Конечно, мы не сразу восприняли на ура идею переехать с Павелецкой на Полежаевскую, заметно дальше от центра города. Однако, многим оказалось удобно добираться по МЦК до станции Хорошево, кто-то снял квартиру в пешей доступности от офиса дешевле прежней. У нас стало больше мест на охраняемой парковке, да и для каршеринговой машины я всегда нахожу место на бесплатной парковке вокруг здания.
Внешний Атриум бизнес-центра
Предварительный этап: собираем идеи
Подготовка к переезду началась за полгода до перевозки вещей. Наш подрядчик, компания IND Architects, представила первоначальное видение. После этого мы попросили всех коллег высказать пожелания к новому офису. Все идеи были записаны, ранжированы и обсуждались всем офисом непосредственно с дизайнерами на открытых встречах. Проектировщики и строители подключились только после обсуждения каждой идеи и появления окончательной концепции.
Хотелки и мечты понятные, но не самые простые, тем не менее нам удалось претворить в жизнь практически все.
Офис Lamoda разместился на трех этажах, на втором живут tech департаменты
Офис, способный трансформироваться
Тимур Нурутдинов, руководитель разработки E-commerce platform
В нашем новом помещении три этажа, и один из них полностью занимают IT-специалисты. Сейчас разработчики, тестировщики, аналитики, проджекты и продакты находятся в одном большом пространстве, но они не сидят за бесконечными параллельными рядами столов по всей площади офиса. Благодаря колоннам, нестандартным углам и продуманному расположению рабочих мест у нас получились отдельные зоны для каждой команды. По сути, кабинеты, только без сплошных стен. Так коллеги могут быстро задавать друг другу вопросы, решать сложные задачи. При этом за счет размеров всего помещения такие рабочие зоны отделов достаточно удалены друг от друга — коллеги видят постоянное присутствие друг друга, и коммуникация между командами становится проще. Но ощущение «муравейника» не возникает.
Традиционные рабочие кабинеты для каждой группы, огороженные стенами, обошлись бы значительно дороже. Да и с гибкостью возникли бы проблемы — мы активно развиваемся, команды изменяются, так что разделение по кабинетам быстро потеряло бы актуальность. Сейчас у каждой команды достаточно места, чтобы сидеть за длинными столами с широкими проходами между ними. Мобильная разработка даже жаловалась, что они сидят слишком просторно и далеко друг от друга, так что пришлось нанять им еще людей в команды 🙂 (на самом деле мы сейчас хотим удвоить эти команды, чтобы решать продуктовые задачи).
Общую схему этажа мы рисовали всем tech менеджментом, но при этом активно спрашивали мнение коллег: кто-то скидывал образы, кто-то предлагал готовые идеи по существу, кто-то высказывал предложения дизайн-студии на общей встрече. Окончательный вариант родился не с первого раза — мы неоднократно меняли расположение столов, предназначение переговорных комнат и размещение отделов. Сейчас, благодаря зональному распределению опенспейса, все знают, где какой отдел сидит. При этом пространство спланировано так, что с расширением компании путаницы не возникнет.
Карта 2 этажа, где сидят tech департаменты
Благодаря активному участию коллег и их идеям, возникшим в обсуждениях с дизайнерами, у нас получилось очень живое помещение. Несмотря на большое пространство, длинных скучных стен почти нет, каждая зона выглядит обустроенной, видно, что люди активно пользуются ей. При этом у всего помещения единый и эффектный дизайн. Стеклянные стены, отделяющие опенспейсы от переговорок, покрыты зеркальной и дихроичной пленкой, меняющей цвет в зависимости от ракурса — дизайнеры хотели воссоздать атмосферу модного магазина с кучей примерочных и зеркал. Многим, кстати, сначала казалось, что они ходят в лабиринте, но потом мы привыкли, и стало интересно.
Дихроичная пленка выглядит вот так (на двери телефонной будки)
The Ultimate Question: как свести уровень шума в OpenSpace к минимуму?
Еще на этапе планировки стен мы стали резать пространство на небольшие куски, раскидывая между рабочими блоками переговорки, так как они сплошные от пола до потолка и полностью преграждают путь звуку. Даже двери в соседние переговорки спроектировали с разных сторон, чтобы максимально развести потоки людей в одно время. Рабочие места унесли от проходных зон: никто не сидит около туалета или кухни.
Непрямые проходы, зонирование пространства
Уютные и разнообразные переговорные комнаты — это самое интересное и важное, что мы сделали для повышения комфорта работы. На три этажа целых 43 переговорки, это в 2,5 раза больше, чем в прошлом офисе. Вот уж где дизайнеры оторвались! Можно внезапно обнаружить себя в кожаном седле в переговорке Cowboy или растечься по мягкому стулу из валяной шерсти в Oversize — на каждый стиль одежды у нас есть своя стилизованная комната.
Специальные будки для разговоров по телефону существенно улучшили ситуацию, мы разместили на tech этаже 5 таких кабин из 25. Всем известно, что хуже громкого голоса в OpenSpace может быть только громкий голос, искаженный и усиленный динамиком. Будки по периметру обиты звукоизолирующим материалом — в них можно спокойно проводить созвоны по zoom или skype без угрозы ментальному здоровью коллег. А еще там стоят мягкие пуфы. В некоторые будки без труда помещаются два человека, поэтому иногда их используют и для быстрых конфиденциальных разговоров.
Будка для телефонных звонков на 2 этаже
Будка для телефонных разговоров в Атриуме
Все шумные помещения — кухни, комнаты с принтерами, зоны для кикера — отделены от рабочего пространства дверьми, так что развлечения одних не мешают продуктивной работе других. Даже для работы специалистов технической поддержки с железом предусмотрена отдельная комната, чтобы не греметь в общем пространстве. Специалисты отдела поддержки называют ее «заливочная».
Зона игры в кикер также отделена всегда закрытыми дверями
Мы добились результата, которого хотели: шум в офисе сведен к минимуму. Гости удивляются тому, что у нас отсутствует типичный для Open Space гул, и вдвойне удивляются, когда узнают, что на этаже работают 300 человек.
Но иногда работа требует особой сосредоточенности, и ее хочется выполнять в полной тишине и уединении. Для таких случаев у нас есть целых два решения.
Отдельные звукоизолированные комнаты с сетевыми розетками, вайфаем, столами и стульями — там можно закрыться и спокойно поразмышлять над решением задачи несколько часов. Это не бронируемые переговорки, а именно комнаты для индивидуальной работы в тех случаях, когда отвлекает даже дыхание соседа. Таких на tech этаже есть 3 штуки.
One Day Home Office — идею предложили ребята из отдела автоматизации бизнес-процессов, и менеджмент запустил пилот, а после раскатал программу на все инженерные позиции в разработке. Раз в неделю по согласованному с тимлидом графику любой инженер (и даже иногда тимлид) может работать из дома.
Комната для индивидуальной работы
Не зря наш офис называется Lamoda Home — мы хотели, чтобы здесь было уютно и комфортно как дома. А дома человек с ноутбуком обычно не сидит целыми днями на месте, а перемещается между диваном, креслом и кухонным столом. Чтобы создать себе возможность так же отдыхать от основного рабочего места внутри офиса, мы спроектировали специальные ниши со звукоизолирующей обивкой в стенах, где установили разного цвета диваны с плюшевым покрытием, на них очень приятно полежать.
Уютные диванчики рядом с рабочими зонами
Мягкая зона для коворкинга
Пуфики в тихом релаксе, там же стоят массажные кресла и капсула для сна
В больших диванных зонах некоторые команды даже проводят стендапы. Также очень хорошо себя зарекомендовали диваны с очень высокой спинкой: поставленные друг напротив друга, они создают изолированное пространство для разговора внутри, а снаружи создают дополнительную преграду звукам, если их поставить между командами как разделитель.
Диваны с высокой спинкой
Здесь команда разработки десктопных сайтов проводит стендапы
Запланируй с запасом и умножь на два. Лучше на три
Влад Алмазов, руководитель отдела сопровождения информационных технологий
Lamoda постоянно растет, и мы постарались тщательно продумать размещение команд, предусмотреть резерв во всем и везде.
В ходе переезда мы наконец-то окончательно вывезли серверы из офиса в дата-центр, избавившись от серверных комнат и их обслуживания. Это позволило уделить больше внимания остальному техническому оснащению. Для проводной сети мы заложили двойной запас сетевой емкости, разместив розетки даже там, где пока нет рабочих мест. Также сделали много выводов для дополнительных устройств — мониторов, телевизоров и т. п.
Кстати, совет из личного опыта: тем компаниям, которые только думают о переезде, я бы рекомендовал перед любым планированием всегда смотреть на помещение лично. А еще лучше — пригласить команды, которые будут работать в этом помещении или хотя бы их руководителей. Вполне может оказаться, что в местах размещения рабочих столов, например, слишком ярко светит солнце. Столы придется развернуть, и тогда розетки окажутся в неудобных местах. Также следует посмотреть, как будут выведены коммуникации к рабочим местам — например, смогут ли сотрудники сами подключить себе дополнительное оборудование. Внимание к этим мелочам на раннем этапе сэкономит массу времени впоследствии.
Мы тщательно планировали Wi-Fi сеть, благодаря ей сотрудники свободно перемещаются по офису с ноутбуками и телефонами, оставаясь в корпоративной сети со всеми доступами. Сейчас беспроводная сеть рассчитана на подключение 2000 устройств, и мы оставили задел для ее расширения. При прокладывании беспроводной сети мы столкнулись с неожиданной проблемой: красивая пленка, которой оклеили все переговорки, была металлизированная и совершенно не пропускала сигнал Wi-Fi 5GHz. Пришлось ставить в переговорные комнаты отдельные точки доступа.
Дисплеев много не бывает
По всему нашему офису развешаны дисплеи с полезной информацией: ключевые OKR компании, новости из регионов, анонс ближайших мероприятий.
Была идея транслировать в режиме реального времени то, что происходит на нашем складе в Быково, в транзитных складах в городах доставки, на пунктах самовывоза. Пилот технически прошел успешно, но мы не стали запускать проект из-за юридических сложностей. По закону такая трансляция требует получения разрешений на съемку каждого сотрудника. А для пунктов самовывоза, куда приходят другие люди, это реализовать вообще нельзя. Так что от этой классной идеи пришлось отказаться, хотя мы видели подобное в офисах мировых компаний — выглядит это здорово и помогает объединить распределенные структуры.
На втором этаже, где сидят tech-департаменты, почти у каждой команды висят настроенные мониторинги с ключевыми показателями сервисов, которые разрабатывает и поддерживает команда. Проходя мимо, коллеги могут поинтересоваться ситуацией или обратить внимание команды на показатели, если что-то пошло не так. Когда у тебя более 100 внутренних сервисов, приходится за ними тщательно следить.
Одновременно с переездом мы обновили оборудование на рабочих местах. Все разработчики у нас теперь трудятся на обновленных ноутбуках, при желании каждый может взять себе один или два 27-дюймовых монитора.
Еще некоторое количество настенных планшетов отвечают у нас за бронирование переговорок. Я уже упоминала, что отдельные пространства для бесед — главная фишка нашего нового офиса. И система бронирования — важная ее часть. Хотя подрядчик предлагал разные варианты, в итоге мы взяли связку Zoom Rooms, Google Calendar и Google building & resources. Все платное, но не вендорлок, есть возможность использовать девайсы общего назначения, в том числе ipad’ы. Такой набор оказался быстрее, удобнее и функциональнее специализированных устройств. Система показывает расписание прямо на дверях переговорок, позволяет бронировать их на будущее или выбрать «прямо сейчас» свободную комнату для разговора с глазу на глаз.
Zoom конференц-система интегрирована в бронирование переговорок
Реализовали полный доступ в здание и перемещение по офису через систему распознавания лиц Face ID, так что, если сотрудник забыл пропуск дома, нет нужды выписывать временный. Каждый человек специальным образом сфотографировался, и первое время все работало стабильно. Как вы думаете, что произошло потом? Буквально через пару месяцев люди начали менять имидж: отрастил или, наоборот, отстриг челку, надел линзы вместо очков — и двери перестали открываться, так как, с их точки зрения, человек на себя не похож. Так что, если Fashion is your profession, придется снова использовать пропуск или сделать новую фотографию в системе.
Face ID позволяет ходить без пропуска
Внутри офиса у нас есть большой крытый атриум, где мы можем круглый год устраивать любые мероприятия, так как полностью контролируем внутреннее пространство, расписание и технику. Здесь мы проводим ежеквартальные встречи tech департаментов IT Gathering, а для пятничных IT Fests и Tech Talks берем одну из переговорок-трансформеров.
Митап Mosdroid в атриуме
Lamoda Housewarming Party
Transformer Room — две переговорные, которые объединяются в одну для встреч на 40-50 человек
Питание — вопрос серьезный
После совершенно ужасной столовой на старом месте мы поняли, как нам всем важно вкусное и разнообразное питание — и подошли к его организации максимально серьезно. Теперь каждый имеет возможность потратить несколько минут в раздумьях о том, куда на этот раз пойти поесть. В бизнес-центре есть хорошая столовая, где можно сытно пообедать за 250-350 рублей, и пара ресторанчиков с бизнес-ланчами.
На каждом этаже для сотрудников оборудованы большие кухни с холодильниками, микроволновками и посудомоечной машиной. Это не тесное место с парой столиков, где люди едят и расходятся, а дополнительная комфортная зона для общения. Коллеги иногда проводят там много времени — есть диванчики, пара огороженных зон, где можно сесть компанией, и даже уголки, в которых можно поработать с ноутбуком. Тут же мы поставили книжный шкаф для технической литературы и наш радар технологий.
Чтобы не приходилось бегать за чаем через довольно длинный этаж на кухню, мы спланировали дополнительные зоны для кофе-пойнтов. Даже в самые пиковые часы — утром и после обеда — нет очереди за кипятком или к кофемашине.
Кухня второго этажа
Кухня первого этажа
Mealty, Delivery Daily, ВкусВилл, GinzaGo и несколько других поставщиков привозят нам готовую еду: открываешь холодильник, прикладываешь свой завтрак, обед или ужин к устройству для считывания штрихкода и оплачиваешь бесконтактно или картой. Первое время было непривычно, что все лежит в открытом доступе. Такая система, построенная на доверии, работает уже больше года, и, судя по всему, вполне себя оправдывает.
Холодильник с готовой едой
Многие фанаты кофе любили небольшую кофейню у старого офиса, поэтому мы подружились с владельцами и пригласили ребят открыть точку прямо внутри нашего атриума. Позвали в новый офис и дружественную компанию, которая делает вкусные супчики и салаты. По предложению коллеги открыли мини-бар свежевыжатых соков. Атриум стал центром притяжения для всего офиса: можно взять что-нибудь вкусненькое и провести встречу за удобными столиками или на мягких диванчиках. Команды мобильной разработки традиционно проводят стендап прямо там, со стаканчиками вкусного кофе в руках.
Кофейня
Супчики
Что по поводу остальных пожеланий коллег?
Фактически мы реализовали все элементы комфорта, о которых говорили на старте.
Тренажерный зал, железо в кадр не вошло
Что мы получили в итоге?
Итак, главное, что мы сделали для того, чтобы наш новый OpenSpace был максимально удобным:
Я знаю, что многие активно растущие ИТ-компании задумываются о собственных штаб-квартирах. Но чтобы ожидания не разошлись с реальностью, я бы посоветовал не заказывать у подрядчика проекты полностью «под ключ». Стоит активно участвовать в построении нового пространства, привлекая к этому как можно больше сотрудников уже на ранних этапах. Именно тогда получится проект, который будет соответствовать духу компании. В своем новом офисе мы смогли повлиять на какие-то вещи, сделать их именно так, как хотелось нам.
Внимательнее посмотреть на наш Lamoda Home и послушать более подробный рассказ о деталях планирования и строительства можно в видеоинтервью-экскурсии: