Функция счфдоп что это
Как заполнять УПД по новым правилам. Рекомендации ФНС
В конце 2018 года Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (далее – Приказ) был утвержден новый формат универсального передаточного документа (далее УПД). Работа с ним уже реализована в Synerdocs. Для использования УПД в актуальном формате выберите его в настройках интеграционного решения 1С:
С 1 января 2020 года утвержденный Приказом формат стал обязательным при выставлении электронных счетов-фактур. Для вашего удобства команда Synerdocs подготовила понятную шпаргалку – она поможет заполнить УПД без ошибок.
Рекомендации по заполнению шапки электронного УПД
Наименование строки (поля)
Информация по заполнению документа
В зависимости от функций УПД несет три возможных значения:
Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) груза. Выставлять УПД как счет-фактуру следует при использовании функции СЧФ или СЧФДОП. При этом, если сформирован УПД с функцией СЧФ, отдельно можно отправить УПД с функцией ДОП – как первичный учетный документ.
Необязательное поле. По умолчанию заполняется значением «он же», если совпадает с продавцом. В ином случае обязательным к заполнению являются:
Необязательное поле. Остается пустым, если совпадает с покупателем. В ином случае обязательным к заполнению являются:
Содержание хозяйственной операции. Указывается действие, которое определяет документ, например, «Товары переданы», «Результаты работ сдал», «Услуги оказаны в полном объеме» или другое. Как правило, для отгрузки груза используется действие «Товары переданы».
Документ, подтверждающий договорные отношения. Обязательными являются наименование и дата его составления. Если такого документа нет, следует указывать «Без документа-основания».
Необязательное поле. Дополнительная информация для автоматизированного определения порядка использования информации документа.
Указывается организация, составившая счет-фактуру. Если она не совпадает с продавцом – основание действий формирователь документа.
Сведения о подписанте УПД
Наименование строки (поля)
Информация по заполнению электронного документа
Принимает значение: 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6, где:
Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4, где:
Как правило, значение «1».
Основание полномочий (доверия)
Для (Статус=1 или Статус=2 или Статус=3) указываются «Должностные обязанности» по умолчанию или иные основания полномочий (доверия). Для Статус=4 указываются основания полномочий (доверия).
Основание полномочий (доверия) организации
Обязателен для Статус=3. Указываются основания полномочий (доверия) организации.
Рекомендации по заполнению новых столбцов табличной части электронного УПД
Наименование строки (поля)
Информация по заполнению электронного документа
Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4 | 5, где:
Для передачи товаров следует использовать значение «1» – «Имущество».
Содержит информацию, позволяющую сторонам в автоматизированном режиме обрабатывать информацию о признаке отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
Наименование товара (описание работ, услуг), прав
Обязательное поле при отсутствии атрибутов: «Характеристика товара», «Артикул товара» и «Код товара».
При проведении закупок для государственных и муниципальных нужд приводится в соответствии с Каталогом товаров, работ, услуг (если есть в Каталоге).
Обязательное поле при отсутствии «Наименование товара», «Характеристика товара» и «Артикул товара». Как правило, указывается штрихкод, баркод.
Обязателен при отсутствии Наименование товара и Код товара и Артикул товара.
Обязателен при отсутствии «Наименование товара», «Характеристика товара» и «Код товара».
Необязательное поле. Максимальная длинна 10 символов.
Необязательное поле. Заполняется при проведении закупок для государственных и муниципальных нужд. Длина поля равна 27 символам.
Необязательное поле. Принимает значение согласно Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).
Обязательно указание значения в случае отражения в счете-фактуре товаров, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства-члена Евразийского экономического союза. При отсутствии значения ставится знак «-» (дефис) (визуализируется как прочерк).
Сведения о прослеживаемости
Необязательное поле, можно заполнить несколькими значениями:
Регистрационный номер партии товаров
Обязательное поле. Номер, формируемый из показателей декларации на товары или заявления о выпуске товаров до подачи декларации на товары (регистрационный номер декларации на товары (регистрационный номер заявления) и порядковый номер товара), либо номер, присваиваемый налоговым (таможенным) органом товару, подлежащему прослеживаемости. Максимальная длина поля 29 символов.
Количество товара в единицах измерения прослеживаемого товара.
Наименование единицы количественного учета товара, используемой в целях прослеживаемости.
Формируется автоматически в соответствии с указанным ОКЕИ.
Дополнительный показатель для идентификации товаров, подлежащих прослеживаемости.
Номер средств идентификации товара
Обязательно для товаров, включенных в систему маркировки. Можно заполнить несколькими значениями:
Уникальный идентификатор транспортной упаковки.
Обязателен при отсутствии «Контрольный идентификационный знак» и «Уникальный идентификатор вторичной упаковки».
Контрольный идентификационный знак.
Обязателен при отсутствии «Уникальный идентификатор транспортной упаковки» и «Уникальный идентификатор вторичной упаковки».
Уникальный идентификатор вторичной (потребительской)/третичной (заводской, транспортной) упаковки.
Обязателен при отсутствии «Контрольный идентификационный знак» и «Уникальный идентификатор транспортной упаковки».
Корреспондирующие счета: дебет и кредит
Необязательное поле. Необходимо для автоматизации расчетов
Информацию по заполнению остальных полей документа вы можете найти на сайте ФНС (в приложении к приказу).
Обзор процесса входящих электронных Универсальных передаточных документов с функцией СЧФДОП в SAP ERP
Варфоломеев Александр Евгеньевич
В статье представлено описание обработки входящего УПД с функцией счета-фактуры и первичного документа (СЧФДОП) с использованием демонстрационного примера. Пример подготовлен на основе стандартного решения SAP ERP, а также интегрируемого модуля (Add-on) Контур-ERP. Для отражения полного процесса электронного обмена, в примере продемонстрирован веб-интерфейс Диадок.
Содержание
Аудитория
Данная статья будет полезна консультантам SD/FI, планирующим внедрение не только стандартного SAP решения по электронному юридически-значимому документообороту, но и интегрируемых решений ЮЗДО от сторонних поставщиков услуг.
Так же данная статья может быть использована ключевыми пользователями SAP системы в качестве инструкции по работе с входящим потоком электронных документов.
Введение
В статье представлено описание обработки входящего УПД с функцией счета-фактуры и первичного документа (СЧФДОП) с использованием демонстрационного примера. Пример подготовлен на основе стандартного решения SAP ERP, а также интегрируемого модуля (Add-on) Контур-ERP. Для отражения полного процесса электронного обмена, в примере продемонстрирован веб-интерфейс Диадок.
С помощью материалов этой статьи вы сможете:
Общие сведения
Приказом ФНС России от 24.03.2016 №ММВ-7-15/155@, утвержден электронный формат универсального передаточного документа УПД.
Новый электронный формат УПД используется как:
Формат УПД и соответствующие рекомендации по заполнению электронного документа представлены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@.
Версии, SAP Ноты и справочная информация
Возможность использования электронного обмена УПД поддерживается версиями SAP ERP EHP6 SP12:
Минимальные требования к уровню компонентов:
SAP_BASIS 640 SP28
Стоит обратить внимание, что при наличии минимальных требований к версии системы и ее компонентам, потребуется установка большого количества основных SAP-нот и их пререквизитов. Основываясь на нашей практике, количество необходимых для установки нот на версию EHP6 SP12 может достигать 120 штук. Большое количество нот включают ручные шаги настройки.
Входящие УПД СЧФДОП
Схема обмена электронными УПД СЧФДОП
Схема обмена электронными УПД представлена на Рис.1.
Рис. 1 Схема обмена электронными УПД
Описание схемы обмена электронными УПД:
1. Поставщик формирует УПД СЧФДОП с титулом продавца и направляет его Оператору;
2. Оператор при получении УПД формирует Подтверждение о получении УПД;
3. Оператор отправляет Поставщику Подтверждение о получении УПД;
4. Поставщик, в ответ, формирует Извещение о получении Подтверждения и направляет Извещение Оператору;
5. Оператор отправляет Покупателю УПД с титулом продавца + Подтверждение о получении УПД;
6. Покупатель формирует и отправляет оператору Извещение о получении УПД с титулом продавца + Извещение о получении подтверждения;
7. В ответ на полученное от Покупателя Извещение о получении УПД с титулом продавца, Оператор формирует Подтверждение получения этого Извещения и направляет Подтверждение в адрес Покупателя;
8. Покупатель формирует и направляет Оператору Извещение о получении Подтверждения;
9. Покупатель формирует ответный УПД СЧФДОП в статусе покупателя и направляет Продавцу.
Отказ в подписи (запрос аннулирования):
10. Покупатель формирует электронный документ с отказом в подписи и направляет в адрес Продавца.
11. Покупатель формирует Уведомление об уточнении УПД и направляет его в адрес Продавца;
12. Продавец, получив Уведомление, отправляет Покупателю Извещение о получении Уведомления.
Стоит обратить внимание на то, что каждый пересылаемый документ УПД, Подтверждение или Извещение должны быть заверены электронной подписью.
Новый журнал входящих УПД
Для запуска журнала входящих УПД (Рис. 3) используется транзакция J3RFUTDIN.
На селекционном экране (Рис.2.)
Если хотите прочитать статью полностью и оставить свои комментарии присоединяйтесь к sapland
Документооборот УПД¶
Приказом ФНС России от 24.03.2016 №ММВ-7-15/155@, утвержден электронный формат универсального передаточного документа УПД. На смену формату №155 пришел формат №820, утвержденный Приказом ФНС России от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@
До конца 2019 года действующими являются оба формата, с 1 января 2020 года формат №155 утратит силу.
Подробнее про УПД можно прочитать здесь
Формат документа можно использовать:
Форма универсального передаточного документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@.
Форматы¶
В силу приказа №ММВ-7-15/820@ электронный УПД может быть в следующем формате:
В силу приказа №ММВ-7-15/155@ электронный УПД может быть в следующем формате (documentVersion=utd_05_01_05):
УПД с функцией СЧФ¶
Структуры¶
Для УПД с функцией СЧФ можно использовать следующую структуру:
Для исправления УПД с функцией СЧФ можно использовать следующую структуру:
Для корректировки УКД с функцией КСЧФ можно использовать следующую структуру:
Для исправления корректировки УКД с функцией КСЧФ можно использовать следующую структуру:
Для служебных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ, можно использовать следующую структуру:
Порядок обмена¶
УПД с функцией ДОП¶
Структуры¶
Для титула продавца УПД с функцией ДОП можно использовать следующую структуру:
Для титула покупателя УПД с функцией ДОП можно использовать следующую структуру:
Порядок обмена¶
УПД с функцией СЧФДОП¶
В случае, когда УПД используется с функцией СЧФДОП (FunctionType.InvoiceAndBasic), объединяются документообороты для FunctionType.Invoice и FunctionType.Basic.
Подписанты¶
Набор необходимых полей для подписания счетов-фактур, актов и накладных был значительно меньше, чем для подписания УПД и УКД.
Форматы УПД и УКД подразумевают расширенный набор полей для подписантов. Этот набор полей не содержится ни в сертификате, ни в данных организации.
Но логика автоматического заполнения данных о подписантах сохранилась и при подписании УПД и УКД.
Автоматическое заполнение происходит, если в Диадоке есть дополнительные данные, необходимые для подписания. Если дополнительных данных, необходимых для подписания в Диадоке нет, то будет возникать ошибка.
Для указания этих данных в Диадоке добавлены следующие структуры и методы:
Новые форматы электронных первичных документов. Часть 3. Сквозные процессы
В двух предыдущих статьях (Законодательство и Особенности и отличия) мы разбирали теорию. Сейчас я расскажу, как они отражаются на практике использования, а также при автоматизации и интеграции систем.
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs
В двух предыдущих статьях (Законодательство и Особенности и отличия) мы разбирали теорию работы с новыми форматами первичных учетных документов. В третьей, заключительной части, я хочу вам рассказать, как на практике применять рассмотренные знания о видах документов и нюансах их подписания.
УПД или накладные и акты?
Перед тем как приступить к работе с документами, определимся, какими же конкретно закрывающими документами в новых форматах нужно обмениваться контрагентам.
Согласно законодательству можно выделить несколько форматов первичных документов:
● универсальный передаточный документ с функцией ДОП, который используется только как первичный документ;
● универсальный передаточный документ с функцией СЧФДОП, который, кроме первичного документа, включает счет-фактуру;
● документ о передаче товаров, который является аналогом ТОРГ-12 и используется для оформления торговых операций;
● документа о передаче результатов работ, то есть акт выполненных работ, с помощью которого оформляются оказание услуг, выполнение работ.
Подробно о новых форматах и их соответствии старым можно почитать в первой статье серии.
Никаких четких инструкций по использованию формата первичных документов в законодательстве нет, поэтому при выборе нужно учитывать разные критерии: комплектом или отдельно отправляются документы, возможности учетной системы, какая дополнительная информация должна содержаться в документе.
Поскольку УПД в электронном виде – это многофункциональный документ, то проще использовать его. Поддерживать нужно будет не несколько форматов, а один гибкий. Например, если в компании первичный документ и счет-фактура всегда отправляются одним комплектом, удобно использовать новый формат УПД с функцией СЧФДОП. Вы всегда будете знать, что у вас один документ, а не два. В ситуации, когда нужно отправить их отдельно, сначала уйдет УПД с функцией ДОП, а затем УПД с функцией СЧФ.
С другой стороны, если ваша учетная система, интеграционное решение могут выгружать документ о передаче товаров, но еще не готовы выгружать УПД, то ничего страшного в этом нет.
Как и раньше, можно использовать неформализованные акты и накладные. Главное не забывать, что представлять в налоговую нужно будет их бумажные копии.
Особенности работы с новыми форматами
Стандартный процесс выглядит следующим образом: документы формируются в учетной системе, возможно, согласовываются, оправляются контрагенту, после чего мы ждем его ответа. С приходом новых форматов все остается так же, но при автоматизации процесса следует помнить о некоторых вещах.
Как работать с учетной системой
Во-первых, все уже используемые интеграционные решения нужно переводить на работу с новыми форматами.
Во-вторых, в учетной системе (для примера возьмем 1С) разделяются счета-фактуры и реализация товаров (услуг, имущественных прав). И даже если вы формируете один УПД с функцией СЧФДОП, карточки документов в 1С все равно будут разными, это можно увидеть на следующей схеме:
А так выглядит формирование комплекта отдельных документов:
То есть необходимо учитывать следующие моменты:
● в каких случаях будут формироваться УПД, а в каких – документы о передаче товаров, если вам нужно разделять их применение;
● откуда брать номер и дату документа, подписи (кстати, в соответствии с форматом номер и дата УПД берутся именно из счета-фактуры);
● если отправляется комплект из двух документов, то они должны быть связаны между собой.
Запомните. Документ о передаче товаров должен содержать товары, а документ о передаче результатов работ – соответственно работы или услуги.
Все те же самые моменты нужно учитывать и при получении входящих формализованных документов.
Например, вариант реализации загрузки и выгрузки первичных документов из учетной системы может быть таким:
Формализованный документ
Карточки документов в 1С (исходящие)
Карточки документов в 1С (входящие)
Документ о передаче товаров
Документ о передаче результатов работ
УПД с функцией ДОП
Реализация товаров/услуг/товаров+услуг (для входящих при поступлении товаров и услуг можно определять по номенклатуре)
Поступление товаров/услуг/товаров+услуг (можно определять по номенклатуре)
УПД с функцией СЧФДОП
Реализация товаров/услуг/товаров+услуг и счет-фактура к нему
Поступление товаров/услуг/товаров+услуг и счет-фактура к нему
Не стоит забывать об исправлениях и корректировках – в учетной системе для них есть отдельные карточки.
Если говорить о визуальном представлении, то можно добавить в общие настройки и (или) в настройки карточки документа выбор, как выгружать реализацию и счет-фактуру: одним УПД или комплектом из двух документов, при этом оба из них могут быть отправлены в одном сообщении и связаны между собой.
В итоге для бухгалтера, работающего с учетной системой, ничего не изменится. Он как работал с реализацией товаров и услуг (в разных учетных системах эта сущность может называться по-разному) и счетом-фактурой, так и будет с ними работать. А те, кто обрабатывают сам документ, просто будут видеть один универсальный передаточный документ. Все преобразования сделает интеграционное решение.
Кто должен подписывать новые первичные документы?
Пропустим процесс согласования, так как он останется прежним. Сразу коснемся подписания. Раньше формализованные документы предполагали только одну электронную подпись. Теперь подписантов может быть больше – об этом мы уже говорили. Это означает, что для каждого подписанта нужно приобретать отдельный сертификат квалифицированной электронной подписи, выделять рабочее место с возможностью просмотра документов и со средством криптографической защиты информации. Это может быть как веб-клиент оператора ЭДО счетов-фактур, так и внутренняя система, например, СЭД, если сотрудник участвует в согласовании.
Но установка и настройка рабочего места для каждого подписанта могут быть нецелесообразными, если, например, нужна подпись сотрудника склада, а таких сотрудников и складов в компании много. Еще один вопрос при множественном подписании – большая текучка кадров, ведь каждый раз нужно приобретать новые сертификаты ЭП. В этом случае будет проще оставить схему с одним подписантом.
Также не стоит забывать, что использовать множественное подписание нужно корректно:
● после подписания изменять документ нельзя, так как он утратит юридическую силу, и придется создавать новый, то есть проще документ сначала согласовать, а потом подписывать;
● если, например, входящий документ подписал только ответственный за оформление, это еще не значит, что документ считается полностью принятым, ведь остались еще другие ответственные (см. таблицу 5.28 формата УПД);
Зато есть плюс для тех, кто работает с удаленными бухгалтериями или складами. Теперь их подписи можно указать отдельно и ответственность, например, за оформление свершившегося события и за саму сделку, будут разделены.
Чтобы использовать все возможности подписания документов в новых форматах, нужно уточниться у вашего оператора ЭДО, поддерживает ли он их.
Вместо заключения
Практика использования новых форматов еще не устоялась. С течением времени станет понятно, какие из форматов первичных документов будут пользоваться популярностью, а какие нет; насколько актуально множественное подписание со всеми его возможностями; действительно ли используются все нововведенные поля? А пока нужно внимательно учитывать все требования форматов и максимально использовать их возможности.
Универсальный передаточный документ
Что такое УПД
УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.
Бумажный УПД: применение и оформление
На бумаге его можно использовать вместо:
С помощью УПД можно оформить:
Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.
Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.
Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов
Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:
Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.
Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.
Электронные документы экономят ваше время и ресурсы
Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции
Функция — СЧФ
Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Функция — ДОП
В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Функция — СЧФДОП
В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.
Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО
Особенности формата УПД
Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
Для всех типов документов
«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.
Области полномочий подписанта-продавца
Области полномочий подписанта-покупателя
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.
Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.