Как сделать документы на кафе
Как получить разрешение на открытие кафе?
Рестораны, бары, кафе — популярный вид бизнеса в РФ. Начинающий предприниматель, который планирует открыть свою точку, должен узнать об обязательном списке бумаг, прежде чем договориться о строительстве, выбрать интерьер и т. п. Какие разрешения нужны для открытия кафе и как их получить?
Каким должно быть помещение для открытия кафе
Если раньше в помещении находилось подобное заведение, то необходимо договориться об аренде и обновить соглашения с коммунальными службами. Строительство нового объекта требует большего внимания и дополнительной документации, аренда – более быстрый способ получить разрешения. Если владелец готов выбрать аренду, то оформление документации пройдет спокойнее. Какие документы нужны для открытия кафе в арендованном помещении?
Для старта такого бизнеса необходимо:
Аренда помещения требует гораздо меньше финансовых затрат и юридических договоренностей, поэтому рекомендуется начинающим предпринимателям. 
Как получить разрешение на открытие кафе при строительстве с нуля?Тем, кто решает начать со строительства, рекомендуется обращаться сразу в проектные организации. В отличие от дизайнерских студий, они имеют налаженные контакты и смогут достать разрешение так быстро, насколько это возможно. Владельцу необходимо получить:
В оформлении бумаг поможет вышеуказанная компания, которая зарегистрирована в СРО. Основная сложность заключается не в самом строительстве, а в прохождении проверок государственными службами (освещение, канализация, пожарная служба), чтобы получить разрешение на ввод в эксплуатацию.
Какие документы нужны для открытия кафе: получаем согласования и разрешения
Если место ранее регистрировалось как заведение общепита, то следующий владелец имеет право просто переоформить бумаги на себя. В противном случае, процедура затянется и потребует консультации у специалистов. Предпринимателю придется работать с:
Технический план составляется перед заключением договора аренды помещения. Последнее подбирается согласно чертежам заведения. Разработка плана обойдется примерно в 5 тысяч рублей. Это перечень документов для открытия ресторана, бара, кафе, где раньше не было общепита:
Органы пожарной безопасности и санэпидстанция отвечают на запрос и присылают проверяющего. 
Какие документы подаются в СЭС для открытия кафе
Документы для открытия общепита утверждаются санэпидстанцией. Основной список документов, который необходим для согласования бизнеса с СЭС:
Для успешной проверки сотруднику СЭС необходимо предоставить на руки:
Санэпидстанция выдает разрешение через 10 дней или отвечает отказом. Чтобы получить ответ, владелец должен посетить местный разрешительный центр. После получения утвердительного ответа от санэпидстанции нужно уведомить Роспотребнадзор об открытии.
Порядок получения лицензии на осуществление торговли алкоголем в кафе
Какие документы нужны для открытия ресторана или кафе, если в меню будут спиртные напитки? Оформлять лицензию гораздо легче, если заняться этим на первых этапах регистрации бизнеса. Продукция считается алкогольной, когда в ней содержится 0,5% этилового спирта и более.
Порядок действий для получения лицензии на алкогольную продукцию:
В документе будет отмечен срок действия лицензии (от 1 года до 5 лет), который зависит от размера компании. За просрочку будет выписан штраф.
Чтобы претендовать на бизнес по реализации алкоголя, нужно соответствовать ряду требований, например иметь минимальный уставной капитал и др. 
Для получения лицензии нужны такие документы:
Размер госпошлины зависит от срока лицензии и направления деятельности. Например, получение годового разрешения на розничную торговлю спиртными напитками обойдется в 65 000 рублей, а производство и поставка такого товара — 9 500 000 на пять лет. Подавать документы, необходимые для открытия кафе, можно как в бумажном виде, так и в электронном. Кроме того, для реализации алкогольной продукции нужно заключить договор об охране кафе и установить тревожную кнопку, предоставив документ о ее обслуживании.
Оформить все разрешения для открытия кафе можно быстро, только если там ранее располагалось заведение общепита. Тогда нет необходимости проходит проверку СЭС и других служб, достаточно переоформить документы на новое лицо и заключить договор аренды. Когда разрешения получают для непроверенного помещения, процесс требует консультации специалистов, а для полного строительства с нуля нужно обратиться в проектную организацию и доверить им оформление бумаг. На владельца ложится ответственность за успешные проверки госслужбами и соответствие всем нормам.
Документы, необходимые для открытия Кафе
Полный перечень требуемых бумаг зависит от нюансов: наличия в собственности помещения, регистрации бизнеса, как ООО (Общество с ограниченной ответственностью) или ИП (индивидуальный предприниматель), а также размещения заведения в отдельно стоящем здании или на первом этаже жилого дома, количества посадочных мест, вида подаваемых напитков и наличия дополнительных услуг (например, продажи кальянов). Мы расскажем о первичном наборе документов, который вам придется расширить исходя из особенностей вашего бизнеса.
Юридические документы
Для начала нужно собрать заключить арендное соглашение или приготовить договор купли-продажи (дарения). И зарегистрировать бизнес. Какие документы нужны для процесса регистрации кафе в налоговых органах, мы расскажем в параграфе «Бухгалтерские документы».
Чаще всего начинающие предприниматели начинают работу в арендованном помещении. Договор аренды здания под кафе понадобится вам на самом первом этапе оформления бизнеса для его регистрации и получения набора разрешений и согласований.
Арендный договор устанавливает границу ответственности, прав и обязанностей для собственника помещения и арендаторов, закрепляет стоимость аренды и оговаривает условия ее изменения или расторжения договора.
На первом этапе подготовки к открытию кафе вам понадобится:
Выбирая помещение для будущего кофе, убедитесь, что сможете привести его в соответствие с санитарными и противопожарными нормами. Проще открывать кафе в помещении, которое уже использовалось для в качестве заведения общепита. И даже в этом случае во время ремонта и переобустройства следите, чтобы материалы соответствовали стандартам СЭС и пожарных и имели сертификаты.
Основной пакет
Эти документы понадобятся для всех служб. Поэтому сразу позаботьтесь о наличии нескольких копий:
Уточнять полный набор документов лучше в каждой службе, для которой вы его собираете.
Дополнительные юридические документы
Для архитектурного отдела
Заявление в местный отдел Роспотребнадзора
Заявление в местный отдел пожарной службы
Документы из кадастровой службы и БТИ с пояснениями
Дипломы и другие квалификационные бумаги
План помещения из БТИ с экспликацией (пояснениями)
Заявление на размещение наружной рекламы. А для отдельных регионов, чтобы проводить ремонтные работы, касающиеся фасада здания и размещения вывески нужно отдельное заявление.
Выписка из ЕГРЮЛ (для Общества) или ЕГРИП (для предпринимателя)
Результаты медосмотра работников
Документы, подтверждающие прохождение персоналом обучения по противопожарной безопасности
Акты о проверке вентиляции на предмет противопожарного соответствия системы
Гарантийное письмо собственника здания, подтверждающее внесение вами изменений во внешний вид фасада его собственности и размещение рекламы.
Заключение о безопасности продукции кафе
Руководство по ППБ (именно для вашего кафе)
Акты о замере показаний в электросети
Заключение о безопасности используемого сырья (экспертиза прилагается)
Договоры с организациями, сертифицированными для работ по установке и ТО систем оповещения о пожаре, задымлении, для работы с вентиляцией, защитой от молний и проч.
Уточненный перечень документов получайте в местных подразделения контролирующих работу кафе структур.
Необходимые договоры
Для открытия кафе владельцу нужно заключить три набора договоров.
На утилизацию и очистку
На санитарно-эпидемиологические, охранные и противопожарные мероприятия
На сбор и вывоз ТБИ
На установку и сервис тревожной кнопки
На сбор и вывоз пищевых остатков
На установку и сервис противопожарной системы
На утилизацию ртутных ламп
На установку и сервис кассы
На установку и сервис системы вентиляции
На стирку одежды персонала
Дезинфекцию, дератизацию, дезинсекцию
На периодические лабораторные исследования готовых блюд
Готовой продукции (если вы планируете реализовывать товар других предприятий). Например, хлеб, булочки, пирожные, торты, напитки
На поставку электроэнергии, газа, воды, отопления
На периодические лабораторные исследования сырья и закупленных полуфабрикатов
На периодические лабораторные исследования закупленных готовых продуктов
На периодические измерения температуры и влажности, а также уровня освещенности в помещении цеха и склада (если вы готовите блюда и имеете складские помещения)
На установку и обслуживание холодильного и теплового оборудования (витрин, холодильников, печей, моечного оборудования)
На периодическое медицинское освидетельствование работников кафе (все сотрудники кафе должны иметь санитарные книжки с актуальными отметками о состоянии здоровья)
Договоры заключаются на этапе подготовки кафе к открытию и продлеваются в течение всего его существования заведения.
Документы для ввода в эксплуатацию кафе
Чтобы ввести кафе в действие, вам нужно в день открытия иметь на руках:
Список документов вариативен и может расширяться по мере необходимости.
Бухгалтерские документы
На момент открытия кафе вы должны иметь:
Все остальные бумаги, в том числе ответы в налоговую инспекцию появятся во время работы кафе (после запуска предприятия).
Для работы с клиентами вам понадобится кассовый аппарат, а для работы с поставщиками и корпоративными клиентами нужно открыть расчетный счет.
Для открытия р/с собственнику предприятия (для ИП) или директору (для ООО) нужно лично идти в банк с пакетом основных документов и приказом о назначении первого руководителя кафе (для ООО).
Для приобретения и законного использования кассы (на сегодня настоятельно рекомендуют все службы покупать онлайн-кассы) понадобится:
Без кассы можно обойтись, если вы будете выписывать клиентам штрафы из набора документов строгой отчетности. Но это возможно для индивидуальных предпринимателей, работающих по патентной системе или выплачивающих налоги по системе ЕНВД,
Предприятие не может считаться официально открытым, если вы его не зарегистрировали в ФНС. Для Общества с ограниченной ответственностью, вам нужно предоставить в эти структуры пакет документов:
Если вы планируете переходить на УСН, не забудьте уведомить об этом инспектора.
Если вы выбрали работу в роли индивидуального предпринимателя, вам понадобится собрать меньше бумаг:
Инспектор может дополнительно потребовать у вас справки, подтверждающие личность собственника кафе, если это гражданин иностранного государства.
Другие документы
Мы обещали рассказать о Уголке потребителя. В этом пункте мы выполним обещание, а еще пробежимся по основным документам:
Для грамотного оформления Уголка потребителя нужно подготовить:
Сведения о контролирующих органах
Копия Устава (для ООО)
Закон о защите прав потребителей Закон
Сведения о контролирующих органах (Госпожнадзоре, СЭС) с телефонами горячей линии
Меню с указанием веса блюд и его описание, заверенное руководителем (ТТК или технико-технологическая карта
Схема действия при возгорании
Контактные данные руководства каф
Книга отзывов и предложений
Лицензии и сертификаты
График работы кафе
Учитывая, что даже оформляя кафе в качестве ИП, вы не будете работать в одиночку, вам понадобится собрать кадровую документацию. Основными документами являются:
Вам понадобятся приказы на прием и увольнение персонала, журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции и другие документы.
К основному набору документов для Госпожнадзора и комиссии по охране труда (ОТ) относят 7 журналов:
В эту же группу документов включают инструкции по противопожарной электробезопасности, правила по охране труда на рабочем месте, инструкции по поведению персонала при коротком замыкании, возгорании, задымлении и приказ о назначении лица, ответственного за поддержание противопожарного режима в кафе.
Если ваше кафе будет принимать много посетителей единовременно, и в помещении будет находиться более 50 человек, нужно подготовить и разместить на видном месте эвакуационные планы помещений.
Отдельную группу приказов, журналов и инструкций представляют документы, подтверждающие поддержание санитарно-эпидемиологического режима в кафе. Это как минимум тринадцать журналов:
Еще вам понадобится график уборки помещения по приему гостей, кухни и санитарных комнат для персонала и сотрудников, технологическая карта с рецептурой, калькуляционные карточки на готовые блюда, график ППК. Кроме этого, вы должны хранить в сейфе вместе с трудовыми и медицинские книжки персонала. Не забудьте добавить к комплекту документов журналы учета проверок контролирующими службами, они нужны, прежде всего, вам.
Все журналы нумеруют (каждую страницу), прошнуровывают крепкими нитками и скрепляют мастичной печатью, указывая в описание количество скрепленных страниц. Можно заниматься этим самостоятельно, либо же заказать стартовый или расширенный комплект документов для организации заведения общепита. Готовые наборы продают заранее подготовленными согласно законодательству России.
Собираем документы для открытия ресторана или кафе
Сразу после того, как решитесь открыть ресторан или кафе, вам нужно будет собрать документы. Их, возможно, окажется больше, чем вы думали, но собрать всё равно придётся. Только после подачи всех заявлений и получения разрешений стоит приступать к следующим этапам.
А чтобы собрать документы, нужно решить, будете ли вы арендовать уже готовое место под кафе или строить помещение с нуля: искать место и оборудование, делать перепланировку. Первый вариант менее затратный, не нужно получать большинство разрешений, но зато не сможете полностью подстроить помещение под свои вкусы и желания.
Вместе с Poster POS рассказываем, какие плюсы и минусы есть у каждого варианта, и какие документы понадобятся для открытия.
Плюсы готового помещения?
Внутри всё оборудовано и обустроено, есть разделения: зал, туалеты, кухня и склад. Плюсы варианта:
• экономия на старте бизнеса;
• быстрое открытие и подготовка заведения;
• минимум времени потратите на получение документов и разрешений от всех органов: СЭС, электричество, пожарная служба, водоснабжение, энергосбыт и другие.
Для запуска своего бизнеса с таким помещением вам нужно будет решить только организационные вопросы:
• выбрать систему налогообложения;
• подать документы в налоговую;
• забрать разрешительные документы у арендодателя и отнести их в службы уже с договором аренды на ваше имя;
• перезаключить договоры на себя и назначить дату старта.
Наверное, минус такого варианта только один — скорее всего, не получится обустроить помещение под свои нужды и желания. Допустим, вы хотите открыть бургерную с баром. Но та часть помещения, которая уже выделена по плану под кухню, слишком мала. А ещё вам нужно место под бар. Но по нормам санэпидемслужбы вы уже не можете получить на это разрешение без перепланировки.
Запуск с нуля
Если ваш выбор пал на помещение, которое до этого не использовалось для общепита, рекомендуем обратиться за помощью к проектной компании. Обычные дизайнерские фирмы не помогут получить все нужные разрешения. Поэтому важно, чтобы такая компания была членом саморегулируемой организации (СРО) по проектным работам. Тогда она поможет:
• получить разрешение на реконструкцию;
• получить разрешение на ввод в эксплуатацию;
• утвердить новый технический план для БТИ.
При открытии заведения с нуля вам придётся сотрудничать с инстанциями:
• СЭС. Будьте готовы к соблюдению норм освещения, вентиляции, влажности, структуры и объёмов помещения.
• Пожарная инспекция. Требует соблюдать противопожарную защиту, сигнализацию, план эвакуации, нормы вентиляции и тд.
• Энергосбыт и водоканал.
Регистрация в налоговой
По ИП вы можете продавать только слабоалкогольные напитки, пиво, сидр и прочее. Если вы хотите продавать крепкий алкоголь и коктейли, нужно регистрировать юрлицо. Многие собственники заведений идут на компромисс и регистрируют ИП и Юрлицо: само кафе с кухней ведут на ИП, а бар на ООО. Это как раз тот случай, когда в заведении вам отдают два чека: отдельно по бару и по кухне.
ИП — это простое ведение налогового и бухгалтерского учёта, но в то же время большая ответственность: вы отвечаете личным имуществом за любые наложенные штрафы и запреты. И такая форма не подойдёт, если вы планируете вести бизнес с партнёрами или ваш инвестор претендует на часть заведения.
Какие документы нужны для подачи в налоговую:
• для юрлица — протокол учреждения и устав ООО в двух экземплярах; квитанция об уплате госпошлины;
• нотариальная доверенность для представителя, если нужно.
Виды деятельности
Пригодится для заполнения пункта «Виды деятельности ОКВЭД». Для ресторанного бизнеса это:
56.10 — деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания.
Общий блок, из которого вам нужно выбрать уже конкретные коды, подходящие к вашему типу бизнеса. К примеру:
56.10.1 — деятельность ресторанов и кафе с полным ресторанным обслуживанием, кафетериев, ресторанов быстрого питания и самообслуживания;
56.10.21 — деятельность предприятий общественного питания с обслуживанием навынос.
Какую форму налогообложения выбрать?
Форму нужно выбирать с учётом ожидаемого оборота, количества сотрудников и условий работы. Какие варианты:
• Специальные режимы: УСН, ЕНВД, ЕСХН и патент для ИП.
Если вы рассчитываете на большие доходы, советуем сразу перейти на ЕНВД или патент — это фиксированные режимы. ЕНВД рассчитывается в зависимости от площади зала обслуживания, которая в свою очередь устанавливается по паспорту БТИ. Патент зависит только от вида деятельности, доходы никак не влияют на ставку налога.
Если ожидаемые доходы небольшие, то выгоднее быть на УСН — процент налога зависит только от общих доходов.
Заявление с выбранным режимом лучше подавать в налоговую сразу, вместе со всеми документами.
Продажа алкоголя
Все стараются добавить в меню алкоголь — это повышает оборот заведения и увеличивает круг потенциальных посетителей. Но для этого понадобится лицензия на розничную продажу алкоголя.
Лицензию выдают в администрации субъекта РФ: области, края или республики. Какие нужны документы:
• оригинал или копия ИНН;
• копия свидетельства о регистрации юридического лица;
• квитанция об уплате госпошлины;
• оригиналы и копии учредительных документов;
• документ, подтверждающий полную оплату уставного капитала ООО;
• договор аренды (от года и более) или документы на помещение, зарегистрированные в Росреестре.
Максимальный срок лицензии — 5 лет. Но размер госпошлины может меняться.
Документы СЭС
Одно из самых важных разрешений — заключение санитарно-эпидемиологической службы. Не нужно оно только тогда, когда в арендуемом помещении уже было другое заведение общепита, а вы не хотите его реконструировать.
Чтобы получить заключение СЭС, собирайте такие документы:
• удостоверение о госрегистрации;
• архитектурный и технологический проект со схемой кондиционирования и вентиляции;
• копию устава ООО, при оформлении заведения на юрлицо;
• договор купли-продажи или аренды помещения;
• согласование введения объекта в эксплуатацию со стороны СЭС;
• перечень реализуемой продукции в 3 экземплярах;
• договор со службой дезинфекции и дератизации;
• журнал дезинфекции с регистрацией в СЭС;
• договор на вывоз мусора;
• проект перепланировки или реконструкции помещения, согласованный с СЭС, если она проводилась;
• медицинские книжки всего персонала.
Чтобы получить согласование СЭС, вам нужно посетить разрешительный центр в районе, где расположено ваше заведение. А потом обязательно уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности, об этом мы подробно писали в прошлой статье.
Доверить сбор документов можно и сторонним компаниям, но вам лучше быть в курсе, что и для чего они собирают. Хотя бы для того, чтобы потом проверить качество их работы и проконтролировать процесс.
Какие ещё нужны документы?
Помимо всех основных действий, лучше заранее позаботиться и заключить договоры для:
• обеспечения противопожарной безопасности;
• дератизации и дезинсекции.
Эти документы пригодятся при проверках Роспотребнадзора и Государственного пожарного надзора.
Бизнес с нуля — это всегда большие затраты средств и времени. Не пожалейте времени на изучение законодательных норм, ведь они меняются каждый год. Или подключайтесь к Кнопке, чтобы всегда быть в курсе последних изменений.