Как сделать доверенность в сбисе
Как оформить доверенность, чтобы в отчетность не возникло проблем
26 июня в Екатеринбурге прошла первая Контур.Конференция для обслуживающих бухгалтерий. Одной из самых обсуждаемых тем стали доверенности для сдачи отчетности. На вопросы бухгалтеров ответил Илья Корионов, руководитель службы поддержки контролирующих органов СКБ Контур. Публикуем фрагмент дискуссии.
Оглавление
Как составить доверенность на сдачу отчетности в налоговую?
Унифицированной формы для передачи полномочий налоговая не утвердила. Это значит, что организации и ИП вправе оформлять доверенность в произвольном виде. Главное, чтобы в документе были указаны дата и место составления; сведения о том, чьи интересы представляет уполномоченное лицо; информация о нем самом и его правах, перечень операций, которые ему доверяют. Также нужно прописать срок действия доверенности. Если этого не сделать, она будет действовать один год с даты составления. Готовая бумага должна быть заверена директором организации или ИП.
Как составить доверенность на сдачу отчетности в ПФР, ФСС и Росстат?
Доверенность в фонды оформляется по тем же правилам, что и для налоговой. Вы можете составить единую доверенность для представления в разные контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Выдать ее можно на любой срок.
Можно ли в одной доверенности указать несколько бухгалтеров для одного и того же представителя?
Да, представлять организацию может сколько угодно лиц. Главное — однозначно их идентифицировать, указать, сотрудниками какой компании они являются.
Может ли представитель отозвать выданную на его имя доверенность?
По гражданскому кодексу отозвать доверенность может только тот, кто ее выдал. Вместе с тем ваши взаимоотношения с клиентом строятся на договорной основе. Соответственно, как только договор прекращает свое действие, вы можете потребовать, чтобы клиент отозвал доверенность. Кроме того, можно сообщить инспекции о том, что доверенность пора отозвать, поскольку вы больше не обслуживаете клиента.
Направьте два письма: клиенту и инспекции. Клиенту сообщите, что вы прекратили с ним работу и требуете отозвать доверенность. Инспекции — что вы более не представляете интересы клиента. Для инспекции это будет достаточным основанием, чтобы аннулировать доверенность в инфоресурсе.
Как быть, если ИФНС заносит в инфоресурс не дату, указанную в доверенности на дату отчетности, а дату входящего документа?
Административный регламент по занесению доверенностей для всех инспекций един, и все обязаны его придерживаться. Дата регистрации доверенности в налоговой не имеет никакого отношения к дате начала действия доверенности. Представьте, что это была бы доверенность не на представление налоговой отчетности, а на совершение сделок с недвижимостью. Очевидно, что она действует в даты, которая в ней прописана — независимо от того, когда и куда она представлена. С отчетностью точно так же.
Если вместо даты, когда доверенность начинает действовать, инспектор заносит в систему дата входящего документа, это явное нарушение или ошибка. Рекомендуем обратиться к руководителю инспектора. Скорее всего, этого будет достаточно. Если ситуация не разрешится, можно направить официальное письмо руководителю инспекции или в вышестоящий налоговый орган. В 99,99 % это срабатывает.
Можно ли в доверенности на право сдачи отчетности не указывать паспортные данные представителя?
Инспектор может взять паспортные данные только из доверенности или сообщения о представительстве. Но внести данные в систему он обязан только на основании доверенности. Взять их из сообщения о представительстве он может только по доброй воле. Так что единственный способ правильно оформить данные уполномоченного лица — это прописать их в доверенности.
Бояться скомпрометировать паспортные данные не стоит. Инспекция — такой же оператор по обработке персональных данных, как и любой другой контролирующий орган. Риск есть, скорее, в том, что доверенность остается в распоряжении вашего клиента, интересы которого вы представляете. Если это беспокоит, в договоре с ним стоит прописать, какую ответственность несут стороны в случае разглашения персональных данных.
Отчитывайтесь через Экстерн за свою компанию или клиентов, если у вас бухгалтерская фирма. Удобные таблицы помогают держать под контролем все отчеты, платежи и расчеты с бюджетом. 3 месяца бесплатно.
Как сообщить в налоговую о доверенности?
Доверенность нужно предоставить на бумаге. Дополнительно можно передать ее через интернет в виде скана, подписав ее электронной подписью уполномоченного представителя. Но скан лишь уведомляет инспекторов о том, что оригинал отправлен и его надо отыскать. Инспекция имеет право не принять скан, пока не будет доверенности на бумаге.
Если бумажная доверенность затерялась, можно обратиться в налоговую — напрямую к инспектору, если с ним налажены взаимоотношения, либо с официальным письмом. А если вы отчитываетесь через Контур.Экстерн, можете обратиться к нам: мы поможем инспекции найти доверенность и занести данные по ней.
Сколько времени нужно закладывать на отправку доверенности в инспекцию?
Сотрудники налоговой обязаны внести в систему данные новой доверенности в течении 3 рабочих дней. Но никогда нельзя исключить технические или юридические сложности. Чтобы не рисковать, лучше передать доверенность хотя бы за 10 дней до сдачи отчетности.
Когда доверенность заменяют старую, ее нужно передать не позже чем за 15 дней до истечения срока предыдущего документа. Это позволит избежать блокировки счетов, если в период «между доверенностями» ФНС направит клиенту требование.
Чтобы убедиться, что данные о доверенности внесены, рекомендуем до сдачи отчетности сделать ИОН-запрос. Если в ответ придет квитанция, все в порядке — можно отчитываться.
Как правильно сформулировать полномочия подписанта в доверенности, чтобы у налоговой не возникло вопросов?
В доверенности нужно указывать в явном виде все действия, которые клиент доверяет вам совершать от его имени. Если это сдача отчетности, нужно перечислить, о каких видах отчетности идет речь (бухгалтерская, налоговая, статистическая). Если клиент доверяет вам получать и представлять документы, это тоже нужно оговорить.
Посмотрите образцы заполнения доверенности для разных случаев:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Сформировать и отправить отчет из УПБ
В уполномоченной бухгалтерии можно формировать отчеты вручную или загружать из других учетных систем.
1. Создайте или загрузите отчет
Перейдите в раздел «Уполномочка» или «Бизнес/Уполномочка» (в зависимости от конфигурации).
Создать и заполнить отчет
Заполнение отчетности в «Уполномочке» ничем не отличается от заполнения любого другого отчета.
Подробную информацию о том, какие данные в каких полях нужно указывать, смотрите в справке.
Загрузить отчет
Отчеты, сформированные в другой программе, можно загружать в СБИС в формате *.xml или *.xls. Файл Excel должен соответствовать шаблону.
2. Укажите доверенность
Для сдачи отчетности за клиента УПБ необходимо оформить доверенность. Это можно сделать одним из способов:
Перед первой отправкой отчета обязательно предоставьте бумажную доверенность в госорган.
Создать доверенность
Если доверенность еще не создана, в отчете появится стикер «Доверенность отсутствует». Нажмите «Оформить».
Также создать доверенность можно в разделе «Реквизиты» или на титульном листе в блоке «Достоверность и полноту сведений подтверждаю». Убедитесь, что выбран «Уполномоченный представитель» и сотрудник, который будет подписывать отчет (руководитель УПБ или сотрудник, которому он доверил право подписи). Нажмите «Создать».
Заполнить данные
В доверенности проверьте или укажите:
Если доверенность заверена нотариально, укажите нотариуса.
Когда все поля будут заполнены, нажмите «Сохранить».
По умолчанию доверенность формируется «Без права передоверия», то есть клиент доверяет сдачу отчетности руководителю УПБ. Также в СБИС можно оформить доверенность с правом передоверия. Например, клиент доверяет сдачу отчетов руководителю УПБ, а тот — бухгалтеру.
Проверить реквизиты
На основании доверенности формируется информационное сообщение о представительстве (ИСП), которое отправляется в налоговую инспекцию с каждым отчетом. Перейдите в раздел «Доверенность (ИСП)», проверьте, правильно ли указаны реквизиты доверителя и представителя.
3. Отправьте отчет
Проверьте отчет и отправьте его в госорган.
Чтобы отправить отчеты сразу за несколько организаций:
Дождитесь ответов от госорганов.
Лицензия
1. Создайте или загрузите отчет
Создать и заполнить отчет
Из главного окна программы (Исходящие)
Из раздела госоргана
Заполнение отчетности в «Уполномочке» ничем не отличается от заполнения любого другого отчета.
Подробную информацию о том, какие данные в каких полях нужно указывать, смотрите в справке.
Загрузить отчет
Если отчет сформирован в другой программе, его можно загрузить в СБИС в формате *.xml или *.xls. Файл Excel должен соответствовать шаблону.
2. Укажите доверенность
Для сдачи отчетности за клиента УПБ необходимо оформить доверенность. Это можно сделать одним из способов:
Перед первой отправкой отчета обязательно предоставьте бумажную доверенность в госорган.
Создать доверенность
Сформируйте доверенность в СБИС:
Если доверенность уже создана, проверьте реквизиты.
Заполнить данные
В доверенности проверьте или укажите:
Проверьте доверенность в отчете
Убедитесь, что в отчете выбран правильный представитель (руководитель УПБ или сотрудник, который подписывает отчетность) и доверенность.
Инструкция по доверенностям
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОВЕРЕННОСТЯМ
В связи с вступлением в силу нового приказа ФНС России № ММ-7-6/534@ «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота» изменился порядок представления отчетности: если отчет подписывается электронно-цифровой подписью лица, отличного от руководителя организации, за которую сдается отчет, то с каждым отчетом необходимо отправлять реквизиты документа (доверенности), подтверждающего полномочия сотрудника, подписывающего отчет, а так же указывать данное уполномоченное лицо в самом отчете в качестве пописанта.
Если отчетность сдается только за себя и сертификат выпущен на руководителя организации, то можно выполнить только первый и второй шаги данной инструкции (проверить владельца сертификата и заполение карточек ответственных лиц). Если владелец сертификата – не руководитель или отчетность сдается за другие организации, необходимо выполнение всех шагов.
В СБиС++ отправка реквизитов доверенности происходит автоматически, следует всего лишь один раз заполнить доверенность в СБиСе, распечатать ее и предоставить в налоговую инспекцию (по почте или лично).
В самом отчете на титульном листе необходимо указывать, что отчетность подписывается представителем налогоплательщика («Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей декларации подтверждаю: 2 – представитель налогоплательщика»), указать ФИО ответственного, название организации-представителя и документ, на основании которого представитель действует.
В бухгалтерском балансе и прочих отчетах, в которых невозможно выбрать «2 – представитель налогоплательщика», необходимо выбрать владельца ЭЦП в отчете вместо директора (для этого в карточке организации в качестве Уполномоченного представителя необходимо выбрать владельца ЭЦП даже если он не числится в этой организации).
Если в отчете (например, ЕСН) есть возможность выбрать как директора, так и уполномоченного представителя, то необходимо выбрать уполномоченного представителя (либо орагнизацию – уполномоченного представителя) и указать, на основании чего дейтсвует представитель При поступлении отчета в налоговую инспекцию будет производится сверка ФИО в самом отчете с сертификатом отправителя, после чего автоматически проверяются присланные реквизиты доверенности с теми, что хранятся в базе налоговой инспекции, поэтому:
a) Необходимо заранее предоставить в налоговую инспекцию оригиналы доверенностей для занесения их в базу данных камеральных проверок (ЭОД).
b) ФИО в поле «представитель налогоплательщика» в отчете должно совпадать с ФИО в доверенности.
При несоблюдении данных условий в приеме декларации будет отказано.
Инструкция по заполнению.
На рисунке сертификат установлен у Гаранькова Юрия Юрьевича и действителен с 29.03.10 по 29.03.11.
Проверим, совпадает ли ФИО в сертификате с ФИО ответственного лица, у которого этот сертификат установлен. Для этого дважды щелкнем на владельце сертификата и подведем мышкой к полю «кому выдан»:
Действительные сертификаты прописаны черным шрифтом, недействительные – серым. Нас интересуют только действительные.
Как видно из рисунка, ФИО владельца сертфиката () совпадает с ФИО ответственного лица, поэтому следует проставить все галочки «Представитель в ФНС, ПФР и РосСтат» (благодаря этому отчетность всегда будет подписываться сертификатом именно этого ответственного лица) и можно переходить ко 2-му шагу.
Если же ФИО из сертификата не совпадает с ФИО ответственного лица, то необходимо удалить сертификат из карточки данного ответственного лица и подгрузить в карточку владельца сертификата. Для этого щелкаем левой кнопкой мыши на сертификате и нажимаем «Delete». Соглашаемся с удалением:
Сохраняем карточку данного ответственного лица и открываем карточку того, чье ФИО совпадает с указанным в сертификате. Если его нет в ответственных лицах, то его необходимо добавить. После добавления открываем его карточку становимся на пустое поле «Сертификаты ответственного лица» и нажимаем «Insert». Откроется мастер добавления сертификата:
Выбираем «Установить с носителя» и жмем «Далее». В следующем окне выбираем «Загрузить сертификат»:
Откроется список доступных контейнеров с электронно-цифровыми подписями:
По дате сертификата и ФИО ответственного лица выбираем нужный контейнер из списка и нажимаем «Выбрать». Информация о сертификате отобразится в окне. Нажимаем «Готово»:
Проставляем галочки «Представитель в ФНС, ПФР и РосСтат», прописываем должность сотрудника и нажимаем «Сохранить»:
На этом настройка сертификата завершена.
2. Заполнение данных ответственных лиц.
В открывшемся списке дважды щелкаем на ответственное лицо и заполняем все данные на вкладке «Общие»:
Особенно важны паспортные данные (обращаем внимание, что серия паспорта пишется через пробел) и адрес по прописке, который необходимо выбрать из КЛАДРа нажав треугольник напротив поля «Адрес (по прописке)».
После заполнения нажимаем «Сохранить» и заполняем данные остальных ответственных лиц.
3.1. Заполнение доверенности внутри организации.
Для сдачи отчетности за себя необходимо оформить доверенность от имени директора и организации на имя сотрудника организации, который будет подписывать отчетность своей электронно-цифровой подписью (например, на главного бухгалтера, бухгалтера и т. д.). Доверенность оформляется только в том случае, если сертификат выпущен не на директора.
Откроется реестр доверенностей. Для создания новой нажимаем «Insert». Программа предложит создать доверенность внутри организации или между организациями. Выбираем «Внутри организации». Откроется форма доверенности:
Заполняем поля дата, номер. Из списка выбираем организацию – доверителя (нашу организацию), руководителя и представителя (владельца ЭЦП). Заполняем дату окончания срока (максимальный срок действия доверенности – 3 года) и основание действия руководителя. Галочки с полномочиями можно оставить все. Нажимаем напечатать:
Распечатанную доверенность следует подписать, поставить печать и передать в налоговую для занесения в базу данных камеральных проверок.
3.2. Заполнение доверенности между организациями.
Данная доверенность должна быть создана от имени каждой организации, за которую сдается отчетность. Естественно, в случае, если отчетность сдается только за себя такой вид доверенностей не требуется.
Порядок создания доверенности между организациями аналогичен созданию доверенности внутри организации с той лишь разницей, что при создании доверенности выбираем пункт «Между организациями» и вместо уполномоченного лица выбираем организацию-отправителя. Доверенность необходимо распечатать и предоставить в налоговую инспекцию.
При заполнении отчетов на титульном листе необходимо выбрать «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей декларации подтверждаю: 2 – представитель налогоплательщика», а в качестве уполномоченного лица – владельца ЭЦП:
Ниже заполняется наименование документа, подтверждающего полномочия (доверенность). Рекомендуется после заполения этого поля нажать Tab или щелкнуть в другом поле чтобы курсор переместился и содержимое поля сохранилось.
Если отчетность сдается за себя – указываем в представителе владельца ЭЦП.
Если отчетность сдается за другую организацию – указываем в представителе владельца ЭЦП, а так же организацию – отправителя.
В случае старых отчетов, в которых по форме не предусмотрено заполнение представителя, указывать владельца ЭЦП следует в поле «Руководитель».
Если в старом отчете предусмотрено как поле «Руководитель», так и поле «Представитель», то обязательно заполняем поле «Представитель».