Как сделать гпр в excel
Функция ГПР в Excel – полная инструкция по использованию с примерами
Функция ГПР – подробное описание
Допустим, у нас есть электронная таблица, в которой есть две колонки с названиями «Имя» и «Дата рождения». Перед нами стоит задача, основываясь на этих данных, получить дату рождения третьего по счету сверху сотрудника. В таком случае синтаксис будет таким:
Естественно, вам нужно поставить свое название столбцов, колонок и так далее. Единственное, что нужно, так это оставить последний аргумент, если необходимо осуществить поиск определенного по счету сотрудника.
Синтаксис функции ГПР
=ГПР(искомое_значение, таблица, номер_строки, [интервальный_просмотр])
Давайте рассмотрим его более подробно: по аргументам, а также рассмотрим некоторые нюансы при использовании этой функции.
Аргументы
Давайте более детально рассмотрим каждый из этих аргументов:
Замечания
При работе с функцией ГПР необходимо обратить внимание на следующие нюансы:
Особенности использования функции ГПР
На самом деле, каждая функция поиска уникальная и предназначена для выполнения разных задач. То есть, функции ГПР и ВПР не являются единственными. Давайте более детально рассмотрим вообще, какие функции поиска существуют и сравним их между собой. Все они похожи по предназначению, но могут отличаться по синтаксису и возможностям, которые дают. Также они могут сочетаться в различных комбинациях, давая похожий функционал, но с некоторыми особенностями.
Детальное рассмотрение каждой из этих функций – это тема отдельной статьи. Но в целом, мы видим, что каждая из похожих на первый взгляд функций на самом деле заслуживает нахождения в совсем другой нише.
ГПР для выборки по нескольким условиям
Предположим, у нас есть такая прекрасная табличка, и нам нужно получить данные о клиенте и телефоне, исходя из его айди.
1
Чтобы упростить использование функции, давайте в ячейке E2 создадим выпадающий список. Чтобы это сделать, необходимо воспользоваться инструментом «Работа с данными – Проверка данных». Его можно найти на вкладке «Данные».
2
Далее нам нужно сделать список в соответствующих местах (там, где будет указываться айди клиента). Для этого нужно в перечне с типами данных найти пункт «Список». А в поле, подписанном как «Источник» пропишите диапазон адресов ячеек первого столбца.
3
Как мы видим, в колонке, где описываются клиенты, была прописана следующая формула:
С ее помощью программа автоматически выдает клиента, основываясь на его идентификационном номере.
Чтобы осуществить поиск номера телефона клиента, базируясь на информации о его айди, можно использовать эту формулу. Как вы можете увидеть, она позволяет не просто определить номер телефона, но и проверить, указан ли он в базе.
Давайте более подробно распишем эту формулу. С помощью функции ЕСЛИ мы осуществляем проверку значения, которое возвращается в первую ячейку (ту, в которую записывается идентификатор). Если оказывается, что номера нет, то возвращается сообщение, что клиент его не указал.
Вот некоторые простые примеры, которые можно использовать для большей наглядности.
4 
5
Интерактивный отчет для анализа прибыли и убытков в Эксель
Предположим, у нас есть таблица, содержащая информацию о доходах и расходах за разные месяцы. Перед нами руководство поставило задачу добавить в этот документ небольшую форму, с помощью которой можно определить сальдо торгового баланса. Простыми словами, мы получили прибыль или убытки за этот период.
Нами была создана таблица, где номер месяца можно выбрать с помощью выпадающего списка. Более подробно узнать, как создавать выпадающий список, можно в инструкции выше.
6
После этого записываем в ячейку F2 следующую последовательность команд (она отображается на скриншоте в строке формул).
7
Теперь давайте запишем формулу со скриншота ниже.
8
Примеры использования функции ГПР
Давайте для наглядности приведем еще один пример, немного проще. Предположим, перед нами поставили задачу найти номер клиента, пронумерованного цифрой 5. Выглядит эта таблица с исходными данными, которые будут использоваться в вычислениях, следующим образом.
9
Далее используем нашу формулу с аргументами, приведенными на этом скриншоте.
10
Давайте более детально распишем, что каждый из приведенных аргументов означает.
В результате, у нас получается такая таблица. Видим, что на этом примере номер айди – это ячейка F2. То есть, результат, соответствующий номеру этого клиента, выводится в эту ячейку.
11
Таким образом, возможностей для поиска нужных значений в программе Excel действительно огромное количество. И с каждой новой версией офисного пакета этот набор только увеличивается. Что нас ждет дальше? Неизвестно. Но точно нужно быть уверенным, что все будет отлично. Ведь как говорят эксперты по финансам, Excel и Powerpoint – две самые популярные и эффективные программы для того, чтобы генерировать деньги. Если правильно научиться пользоваться электронными таблицами, то специалист будет невероятно востребованным, независимо от сферы, в которой он работает.
30 функций Excel за 30 дней: ГПР (HLOOKUP)
10-ый день марафона 30 функций Excel за 30 дней мы посвятим изучению функции HLOOKUP (ГПР). Эта функция очень похожа на VLOOKUP (ВПР), только она работает с элементами горизонтального списка.
Несчастная функция HLOOKUP (ГПР) не так популярна, как её сестра, поскольку в большинстве случаев данные в таблицах расположены вертикально. Вспомните, когда в последний раз Вы хотели выполнить поиск по строке? А вернуть значение из того же столбца, но расположенное в одной из строк ниже?
Как бы там ни было, давайте подарим функции HLOOKUP (ГПР) заслуженный момент славы и посмотрим внимательно на информацию об этой функции, а также примеры её использования. Помните, если у Вас есть интересные идеи или примеры, пожалуйста, делитесь ими в комментариях.
Функция 10: HLOOKUP (ГПР)
Функция HLOOKUP (ГПР) ищет значение в первой строке таблицы и возвращает другое значение из того же столбца таблицы.
Как можно использовать функцию HLOOKUP (ГПР)?
Поскольку функция HLOOKUP (ГПР) может найти точное или приближенное значение в строке, то она сможет:
Синтаксис HLOOKUP (ГПР)
Функция HLOOKUP (ГПР) имеет следующий синтаксис:
Ловушки HLOOKUP (ГПР)
Как и VLOOKUP (ВПР), функция HLOOKUP (ГПР) может работать медленно, особенно когда выполняет поиск точного совпадения текстовой строки в несортированной таблице. По мере возможности, используйте приблизительный поиск в таблице, отсортированной по первой строке по возрастанию. Вы можете сначала применить функцию MATCH (ПОИСКПОЗ) или COUNTIF (СЧЁТЕСЛИ), чтобы убедиться, что искомое значение вообще существует в первой строке.
Другие функции, такие как INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ), могут быть также использованы для извлечения значений из таблицы, и они более эффективны. Мы рассмотрим их позже в рамках нашего марафона и увидим, насколько мощны и гибки они могут быть.
Пример 1: Найти значения продаж для выбранного региона
Еще раз напомню, что функция HLOOKUP (ГПР) ищет значение только в верхней строке таблицы. В этом примере мы найдём итоги продаж для выбранного региона. Нам важно получить правильное значение, поэтому используем такие настройки:
Формула в ячейке C7 такая:
Если название региона в первой строке таблицы не найдено, результатом функции HLOOKUP (ГПР) будет #N/A (#Н/Д).
Пример 2: Найти показатель для выбранной даты
Обычно при использовании функции HLOOKUP (ГПР) требуется точное совпадение, но иногда приблизительное совпадение подходит больше. Например, если показатели меняются в начале каждого квартала, а в качестве заголовков столбцов используются первые дни этих кварталов (см. рисунок ниже). В таком случае, с помощью функции HLOOKUP (ГПР) и приблизительного соответствия, Вы найдёте показатель, который актуален для заданной даты. В этом примере:
Формула в ячейке D5 такая:
Если дата не найдена в первой строке таблицы, функция HLOOKUP (ГПР) найдет ближайшее наибольшее значение, которое меньше аргумента lookup_value (искомое_значение). В данном примере искомое значение – 15 марта. Его в строке с датами нет, поэтому формула возьмет значение 1 января и вернет 0,25.
Канал в Telegram
Вы здесь
Функции Excel. Функция ВПР(), ГПР() (+видео)
Продолжаю серию уроков про встроенные функции Excel. На этот раз рассмотрим пару очень необходимых функций ВПР и ГПР, которые очень полезны при переносе данных из разных таблиц или поиска значений в больших таблицах. Например, у Вас имеется первая таблица со столбцами «Код товара», «Название товара», во второй таблице данные с продажами, в которых «Дата продажи», «Продавец», «Код товара», «Сумма товара». Нам необходимо во вторую таблицу подставить название товара по его коду. Если таблица с десятком строк, то ничего страшного, можно и вручную, а вот если в таблице несколько десятков тысяч строк, да еще и наименований товара несколько тысяч, то тут уж вручную очень долго придется мучиться, а ошибок будет еще сколько. Для Excel есть пара функций ВПР и ГПР. По принципу работы эти функции идентичны с той лишь разницей что, ВПР работает по вертикали, справа налево, а ГПР по горизонтали, сверху вниз.
Синтаксис функции ВПР и ГПР
Синтаксис функции ВПР и ГПР одинаков:
ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный_просмотр)
Таблица — содержит информацию, в которой ведется поиск и из которой производится подстановка значения. Можно указывать ссылки на диапазоны ячеек листа.
Примечание: Значения, которые находятся в первом столбце аргумента «таблица», являются числовыми, логическими или текстовыми. При сравнении текстовых строк регистр букв не учитывается.
Номер_столбца — аргумент указывает номер столбца «Таблица» из которого будет возвращено значение.
Интервальный_просмотр — имеет параметры ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если ИСТИНА(или пропущен), то будет возвращаться приблизительно-похожее значение. Если ЛОЖЬ, то будет поиск точного совпадения значения. Если значение не найдено, то функция возвратит значение #Н/Д.
Примеры работы функции ВПР() и ГПР()
Давайте теперь рассмотрим на примерах работу функций ВПР и ГПР!?
Пример 1. Функция ВПР
В таблице «Журнал продаж», содержится несколько полей: «Дата», «Код Товара», «Кол-во». В таблице «Номенклатура» поля: «Код Товара» и «Наименование товара». Необходимо в таблицу «Журнал продаж», по коду товара, добавить наименование товара.
Таблица имеет следующие значения:
Добавим пустой столбец в таблицу «Журнал продаж» между столбцами «Код Товара» и «Кол-во». Ставим в курсор в новый столбец, ячейка С2 и жмем добавить функцию. Функция ВПР находится в категории «Ссылки и массивы», выбираем функцию ВПР и задаем ей следующие параметры:
Обратите внимание на аргумент «Таблица», для того чтобы при «протяжке» формулы ниже по столбцу, адрес на диапазон в таблице «Номенклатура» не «съехал», его необходимо зафиксировать. Фиксация ячеек осуществляется знаком «$». Мы фиксируем и столбцы и строки. Все. Жмем ОК и протягиваем формулу.
Работа функции ГПР аналогична ВПР. Ознакомиться с ее принципом работы Вы можете в приложенном файле, или просмотрев видео-демонстрацию урока. А на этом все. До встреч.
Прикрепленный файл: func_vpr_gpr.zip
Видео: Работа с функцией ВПР и ГПР в Excel
Функция ПРОСМОТРX (XLOOKUP) вместо ВПР, ГПР и других функций в Excel
Функция ВПР (VLOOKUP) скоро отпразднует юбилей 10 лет, что для временного цикла программного обеспечения сопоставимо с выходом на пенсию.
Перед разработчиками из Microsoft стояла задача подобрать достойную замену, и они не ударили в грязь лицом, выпустив функцию ПРОСМОТРX (XLOOKUP), которая представляет собой не только улучшенную версию ВПР, но ещё и замену ГПР, ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.
Пару слов про функцию ПРОСМОТРX
Прежде чем приступать к работе с функцией ПРОСМОТРХ, нужно учесть 3 момента:
1. Версию Excel: на данный момент, осень 2020 года, ПРОСМОТРX доступен только пользователям Office 365, хотя поговаривают, что эту брешь залатают в Standalone-версии Microsoft Office 2021.
2. Буква Х в названии функции – английская, поэтому велика вероятность ошибки при дотошном вводе; лучше всего использовать автозавершение ввода функций с помощью клавиши Tab.
3. Перебирать аргументы и диапазоны (не только в ПРОСМОТРХ, но и в других функциях) намного быстрее с зажатой клавишей Ctrl, чем с помощью ручного ввода точек с запятой.
Про атрибуты и возможности функции мы поговорим уже в боевых условиях, разбираясь с тем, что же всё-таки умеет делать ПРОСМОТРХ.
Левый ВПР? Я могу орудовать, где угодно!
Наверняка большинство из вас знает, что ВПР выдаёт ошибку, когда нужно забрать данные левее искомой ячейки. Для ПРОСМОТРХ это не проблема, ведь функция считает везде, где только заблагорассудится.
К примеру, на одном листе у нас имеется список сотрудников и годовые оклады, при этом нужно посчитать их бонусы, забрав желаемые данные со второго листа.
Загвоздка заключается в том, что столбец с процентами бонусов находится левее столбца с реквизитами сотрудников, по которым как раз и будет осуществляться поиск.
«Загвоздка?!» – удивляется ПРОСМОТРХ. «Да ещё чего!».
Специально используем «Мастер функций» комбинацией Shift+F3 (или кнопочка Fx слева от строки ввода формул), чтобы показать аргументы.
Искомое значение – это ячейка А2, то есть Gary Miller, с него мы начнём выводить бонусы.
Просматриваемый массив – это столбец с сотрудниками на втором листе, то есть где функция ищет искомое значение. Закрепляем абсолютными ссылками.
Возвращаемый массив – тот самый столбец бонусов, которые мы хотим достать. Тоже забираем его со второго листа, зафиксировав с помощью F4.
Если ничего не найдено – уникальный и необязательный аргумент, позволяющий задать любое значение при неудачных результатах поиска, например, пробел (“ “) или 0, можно пропустить.
Режим сопоставления – классическая указка Excel для поиска точных или приблизительных значения. В данном случае выбираем 0 – точный поиск.
Протягиваем результат в ячейке ниже и сразу обращаем внимание на 0 – это те сотрудники, которых ПРОСМОТРХ не обнаружил в списке.
Кстати, если изначально функция везде выдаёт вам нули, то нужно проверить формат ячеек и проставить там числовой
Чтобы посчитать годовой оклад, можно умножить наши результаты на показатели столбца В, то есть дописываем в формулу *B2:
Протягиваем и получаем максимальный бонус сотрудников.
Иди домой, ГПР!
Раз мы сказали о том, что ПРОСМОТРХ умеет работать в любых направлениях, то и с заменой ГПР, которая считает по строкам, тоже проблем не будет.
Заберём аналогичные данные для бонуса по сотрудникам, как делали ранее, но теперь обратимся к горизонтально развёрнутой табличке на другом листе. Естественно, строка с бонусом находится выше строки с сотрудниками, что в случае с обычным ГПР нам принесло бы ошибку. Сейчас же мы действуем по накатанной схеме:
Указываем ячейку с сотрудником. Затем выбираем диапазон с сотрудниками, в котором ПРОСМОТРХ находит искомое значение. Фиксируем по нажатию F4.
Далее указываем строку с бонусами, тоже фиксируем через F4.
Если ничего не найдено, ставим 0.
Точность поиска – тоже 0, точный поиск.
Получаем идентичный результат, который мы можем с чистой совестью перемножить на годовое жалованье сотрудников. Добавляем к формуле *B2:
В итоге мы должны получить те же самые значения, что и с прошлой таблицей. Тоже перемножаем их на годовой оклад, дабы узнать максимальный бонус.
Кажется, на нём были очки…
Представим, что необходимо достать все реквизиты сотрудника, но мы знаем лишь его фамилию (или какие-то другие отличительные знаки). Попробуем извлечь данные человека по фамилии Willard в отдельной ячейке.
Если мы начнём поиск с ячейки, содержащей одну только фамилию Willard, выберем столбец с сотрудниками в качестве искомого и возвращаемого массива, то… получим ошибку. В идеале наша формула должна выглядеть следующим образом, смотрите:
Вот мы и получили James Willard.
«Двойной ПРОСМОТРХ» или «Зависимые выпадающие списки»
Для создания зависимых выпадающих списков, то есть, когда по значению из одного списка открываются соответствующие значения другого, больше не нужно хитрых комбинаций с формулами. Хватит ПРОСМОТРХ и парочки списков.
Сперва добавим в нашу таблицу новый столбец под названием «Итоговый платёж», в котором будет осуществляться суммирование столбцов B и C.
Теперь добавим выпадающий список в ячейку G7.
Вкладка «Данные» – «Проверка данных». Тип данных – список.
В поле «Источник» указываем диапазон с нашими сотрудниками из столбца А. Жмём ОК.
Проверяем. Список работает.
Ниже, в ячейке G8, создаём второй выпадающий список, вот только в поле «Источник» указываем заголовки столбцов из шапки таблицы, то есть протягиваем строку от Годового оклада до Итогового платежа. Нажимаем ОК.
Тоже работает. Едем дальше.
Всё готово для встраивания двойного ПРОСМОТРХ.
Переходим в ячейку G9, хотя вы можете выбрать абсолютно любую ячейку.
Начинаем вводить формулу.
Мы ищем имя из выпадающего списка выше, то есть ячейка G7 – это первый аргумент.
Затем выбираем диапазон сотрудников – это второй аргумент.
В качестве возвращаемого массива выбираем все остальные столбцы, потому что нам понадобятся все данные. И здесь – внимание!
На место третьего аргумента первой функции ПРОСМОТРХ мы пишем ещё один ПРОСМОТРХ. Уже в нём указываем первым аргументом ячейку F8 (там перебираются заголовки столбцов).
Второй аргумент – это шапка таблицы.
Третий аргумент – уже обозначенный диапазон всех столбцов, кроме сотрудников (разумеется, без шапки).
Обойдёмся без поразительной точности и закрываем формулу.
Готово. Теперь, в зависимости от выбранного сотрудника в первом списке, переключаются его показатели в различных столбцах из второго. Шикарно!
Как насчёт подсветки выбираемых имён?
В качестве бонуса можете прикрутить сюда условное форматирование, чтобы оно подсвечивало строку по выбранному имени. Мы же смотрим отчётность, это было бы крайне удобно!
Если мы должны найти строку по определённому показателю, то, естественно, выбор падёт на функцию ПОИСКПОЗ. Искать мы будем позицию по имени сотрудника в ячейке F7 и подсвечивать ту строку таблицы, в которой это имя/фамилия находится. Получится очень эффектно.
Обводим всю нашу таблицу. Переходим на вкладку «Главная», потом «Условное форматирование», затем «Создать правило».
Выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
Сперва зададим формат. Зальём каким-нибудь цветом. Окрасим шрифт. Должно выйти неплохо. Теперь переходим к прописыванию формулы.
Обратите внимание, что в первом аргументе (искомое значение) мы фиксируем только столбец, поскольку нам нужно, чтобы функция перемещалась только по строкам.
$F$7 – наша зафиксированная ячейка с именем из выпадающего списка.
0 – просматриваемый массив, то есть ПОИСКПОЗ находит первое значение, равное искомому.
Нажимаем ОК и ОК далее.
Переключаем имена и любуемся подсветкой.
ПРОСМОТРХ вместо задания условий
Возникла ситуация, когда следует начислить определённые бонусы в зависимости от жалования сотрудников. Отдельная маленькая табличка уже находится на листе. В одном столбце – ориентировочное жалование, в другом – бонусы в процентах.
Если зарплата равна 10 000 – никакого бонуса, 30 000 – 5% бонусом, 50 000 – 8% бонусом и так далее. Определим, кому какой бонус полагается с помощью ПРОСМОТРХ.
Создадим новый столбец «Новый бонус» на основном листе.
Пишем в первой ячейке нового столбца формулу:
Первым аргументом выбираем ячейку В2 из столбца с окладами сотрудников.
В качестве второго аргумента указываем столбец с жалованием из бонусной таблички с другого листа, то есть у нас будет Лист2!F13:$F$17.
Возвращаемый массив – уже бонусный проценты, то есть бонусный столбец из бонусной таблички с другого листа – Лист2!G13:$G$17.
Пропускаем аргумент, если мы ничего не находим, сейчас это необязательно.
Теперь нужно проверить результаты.
Гари Миллеру досталось 10% бонусов. Идём на бонусную табличку и смотрим.
Его оклад составляет 60 000 – это 10%. Следующий оклад для бонусов уже 100 000 и 15% соответственно. Что сделал Excel: он нашёл 60 000 и затем отобрал следующее минимальное значение, то есть 10%.
Никаких условий и никаких подборов. Одна только функция ПРОСМОТРХ помогла нам решить целую вереницу задач.
Подобные и многие другие эксперименты мы проводим в стенах Excel Academy.