Как сделать график дежурств в эксель
Как сделать таблицу дежурств в excel?
Первые шаги в работе с таблицей в Microsoft Excel. Даже если вы первый раз открыли программу, при помощи этого видеоурока вы научитесь выполнять основные функции по оформлению таблицы в Microsoft Excel. Видеоурок проходит на примере составления графика дежурств. Простой и понятный урок. Изменение ширины столбцов, автозаполнение датами, автонумерация, изменение направления текста в ячейках, границы таблицы и автозаливка определенных ячеек Excel цветом. Оформление названия таблицы с помощью инструмента Вставка-Текст-WordArt. Подготовка таблице к печати на принтере.Подробно все темы по работе с MS Excel разбираются на уроках курса «Компьютер для школы»/ «Пользователь ПК» в ИТ-школе Comp-As. Расписание занятий и цены смотрите на сайте лайки, если видеоурок понравился вам, напишите в комментариях, все ли было понятно, осталось ли что-то загадочное для вас по теме «Создание таблицы в Excel»Минск: Каменная горка, ЛошицаТелефон: +375 29 343-06-69Подписывайтесь на канал ИТ-курсов для детей в Минске- за новостями детской ИТ-школы Comp-Аs в социальных сетях: Facebook — — Instagram —
Первые шаги в работе с таблицей в Microsoft Excel. Даже если вы первый раз открыли программу, при помощи этого видеоурока вы научитесь выполнять основные функции по оформлению таблицы в Microsoft Excel. Видеоурок проходит на примере составления графика дежурств.
Простой и понятный урок. Изменение ширины столбцов, автозаполнение датами, автонумерация, изменение направления текста в ячейках, границы таблицы и автозаливка определенных ячеек Excel цветом. Оформление названия таблицы с помощью инструмента Вставка-Текст-WordArt. Подготовка таблице к печати на принтере.
Подробно все темы по работе с MS Excel разбираются на уроках курса «Компьютер для школы»/ «Пользователь ПК» в ИТ-школе Comp-As. Расписание занятий и цены смотрите на сайте /> Ставьте лайки, если видеоурок понравился вам, напишите в комментариях, все ли было понятно, осталось ли что-то загадочное для вас по теме «Создание таблицы в Excel»
Минск: Каменная горка, Лошица
Телефон: +375 29 343-06-69
Подписывайтесь на канал ИТ-курсов для детей в Минске- Следите за новостями детской ИТ-школы Comp-Аs в социальных сетях:
Facebook — /> ВКонтакте —
Instagram —
Минск: Каменная горка, Лошица
Телефон: +375 29 343-06-69
Подписывайтесь на канал ИТ-курсов для детей в Минске-
Следите за новостями детской ИТ-школы Comp-Аs в социальных сетях:
Facebook —
ВКонтакте —
Instagram —
Как сделать график: пошаговая инструкция, советы и рекомендации
Табличный процессор Microsoft Excel – это многофункциональное приложение, позволяющее автоматизировать обработку цифровой информации (инженерные расчеты, решение задач, бухгалтерская документация). Иногда для лучшего понимания «того, что говорят цифры» требуется визуализировать их. Наиболее подходящий для этого способ – диаграммы и графики. Как лучше сделать их и какими они бывают – расскажет эта статья.
Разновидности графиков в Microsoft Excel 2007
В зависимости от того, какой тип цифровой информации требуется отобразить, используются разные виды графиков:
В Excel они объединены в 10 групп. В каждой из последних присутствует от 2 до 16 вариантов исполнения. Им отведен целый блок во вкладке «Вставка» под названием «Диаграммы». Вставка предустановленного шаблона из этого подраздела – обязательный шаг любого способа того, как сделать график в «Эксель».
Изготовление графика
Создание графика условно можно разделить на 2 этапа: подготовка цифровой информации и построение. Первый не особо сложный – в нем требуется последовательно вписать в ячейки требуемые значения и выделить их. Если они отличаются между собой на одно и то же число(1,2,3,4…) или это дни недели, то можно ускорить этот процесс с помощью функции «Автозаполнение».
Второй этап того, как сделать график в «Excel» по данным, состоит из 2 шагов:
Новый график появится рядом или поверх данных для него. Чтобы переместить его в другую часть листа, нужно навести курсор на границу (он должен изменить форму на крестик с 4 стрелками, направленными в разные стороны) и, зажав левую кнопку мыши, передвинуть его.
Дополнение ранее созданного графика
Иногда при создании диаграммы возникает необходимость изменить ее из-за ошибочно выделенных или новых данных. Чтобы исправить неполный или ошибочный график, нужно:
В этом и заключается способ того, как сделать график дополненным.
Ступенчатый график
Стандартного шаблона для того, как сделать график такого типа, в Microsoft Excel нет. Но можно воспользоваться одним из стандартных, построив его по специально подготовленным данным.
Подготовка заключается в следующем: нужно создать 2 списка значений. В первом должны дважды повторяться все значения, кроме первого и последнего. Во втором – все значения. Это требуется для создания «ступенек».
После подготовки 2 колонок с цифрами их нужно выделить и воспользоваться стандартным шаблоном-диаграммой под названием «Точечная с прямыми отрезками».
Как сделать график работы в Excel
Под графиком добавить расшифровку цветов.
Автоматическое создание графика дежурств
Главное преимущество автоматического способа того, как сделать график, перед ручным состоит в том, что при изменении одного из значений меняется он строится программой заново.
Чтобы создать график дежурств, нужно выполнить следующий алгоритм:
К сожалению, этот способ можно ограниченно использовать для создания рабочего графика на предприятии. Но с его помощью можно составить план работ или график отпусков.
Microsoft Excel это мощный инструмент для работы с числами. Также он позволяет сделать графики, как один из способов их наглядного представления.
График работы в организации на 2021 год
График работ — это документ с распределением труда и отдыха сотрудников в течение определенного календарного периода для рационального использования трудовых ресурсов. Его применяют на непрерывных производствах, чтобы не превысить нормальную продолжительность отработанного месяца, квартала или года.
Нормативное регулирование
Что такое график работ
Про режим или расписание работы обычно ведут речь в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели) трудовой деятельности.
Возьмем металлургический комбинат, который функционирует круглосуточно.
Литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. И для них руководству придется построить график сменности, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, обеспечивают непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции. Режим работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.
Но, к примеру, бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов. Для него и остальных административных сотрудников устанавливают односменный режим — пятидневку с двумя фиксированными выходными.
Составлять шаблон графика дежурств — прерогатива руководителей подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного ими времени постоянно. Для этого разрешается распечатать шаблон на месяц и заполнить его вручную. Другой вариант — заполнять на компьютере в Excel или другой программе.
Для тех, кто работает на пятидневке или шесть дней в неделю, составлять график работы не требуется, режим работы для таких сотрудников прописывается в их трудовых договорах. Все, что необходимо работодателю, — это осуществлять учет их рабочего времени.
Какие бывают
В разговорах о том, какие бывают графики работы, встречаются следующие формулировки:
Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом. Таким образом, режим бывает:
Чем сменный отличается от обычного
Обычный
Работник трудится в строго отведенное время: с понедельника по пятницу, с девяти утра и до шести вечера с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. Здесь без вариантов — каждый день, каждый месяц и весь год работник приходит и уходит в одно и то же время. Для такой категории работников на предприятиях существуют готовые таблицы для заполнения графика работы в установленных временных рамках. Но подходит такое расписание только тем работодателям, у кого нет технологической и производственной необходимости выполнения задач за нормальными временными рамками. Как следствие, у организации отсутствует необходимость вести суммарный учет времени персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели у работников не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.
Сменный
Чтобы понять, как сделать график работы на месяц в Excel (или любой другой программе), вспомните наш пример про металлургический комбинат. У работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов человек способен выработать за пару дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливается сменность работников.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить график работы при суммированном учете рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.
Для чего он нужен на предприятии
Законодательство обязывает работодателя:
Этот документ одновременно позволяет обеспечить:
Именно поэтому работодатель и организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утреннюю смену, завтра трудится в дневную, потом у человека выходной. Потом он пойдет в ночь и опять выходной. Затем опять в день и т. д. Исключений нет ни для кого, кто занят в этом режиме. Вот пример, как выглядит график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в эксель для трехсменной работы.
Другой пример — образец графика работы в магазине, руководство которого установило сменный режим для четырех продавцов. Время работы объекта — с 9 до 21, ночной службы нет.
Расчет времени работы
Чтобы рассчитать норму работы на определенное время, потребуется:
Графики сменности рассчитывают онлайн или в специальных программах типа 1С. Главное, чтобы он существовал и работники были с ним ознакомлены.
Учетный период разрешено принимать за один месяц, квартал, полугодие или год. Но максимальная продолжительность этого периода — не больше одного года, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях, — не больше трех месяцев.
Продолжительность рабочего времени в учетный период не должна отличаться от показателей, установленных производственным календарем.
Так, если за учетный период принимается один месяц, расчет графика 2/2 онлайн определяет, что работники в марте 2020 года не должны работать больше:
Кроме того, количество рабочих дней в марте 2020 года не может превышать 21 день, а количество выходных — не менее 10.
Поэтому рекомендуется брать период не меньше трех месяцев (одного квартала). Такой учетный период позволяет гибко регулировать деятельность своих подчиненных.
Например, при учетном периоде, равном одному кварталу (возьмем первый квартал 2020 года):
Рабочее время составляет при:
то в марте, чтобы выйти на расчетную норму рабочих дней и часов за учетный период, работодателю придется сократить рабочее время сотрудников на два рабочих дня и на 16 рабочих часов.
Иначе придется платить работникам дополнительные деньги, и немалые.
Начинающим разобраться, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, несложно, поскольку это делается даже онлайн, при помощи Google Docs. Создав копию этого файла, вы сможете формировать смены в режиме реального времени.
Составляем графики работы и учета рабочего времени
Обзоры КонсультантПлюс
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета работы, или табель (составляемый по окончании месяца, с его использованием подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим варианты оплаты труда с различными режимами труда и образец графика выхода на работу сотрудников, а также другие примеры документов.
В каких случаях оформляется рабочий график
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.
Необходимость ведения графика учета рабочего времени возникает в случаях:
График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за весь учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.
Чтобы не тратить время на составление собственной формы графика, рекомендуем специалисту по кадрам скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).
Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.
Какие бывают графики работы
Рассмотрим подробнее, что чам отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.
Гибкий
Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.
Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.
Сменный
Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон показан ниже. Такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.
Суммированный учет
Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за период. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год.
Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смена же может длиться и по 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожа, уборщики. О том, какова продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, Трудовой кодекс ничего не говорит, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929 — предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне — то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу — но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия: например, в Приказе Министра обороны РФ от 30.12.2001 N 541 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:
Предлагаем образец: как составить график работы на 4 человека по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:
Показанный пример достаточно универсальный — его можно использовать и как образец графика работы продавцов в магазине, образец графика дежурства сторожей на месяц — если их смена длится 12 часов. Чтобы воспользоваться нашим примером, предлагаем скачать график сменности на 2020 год в excel внизу.
Если же необходимо составить график работы уборки — например, в круглосуточном кафе, где уборка должна производиться каждые полчаса, а менеджеры и уборщики работают по 12 часов — подойдет такой образец.
Рекомендуем вам скачать образец графика уборки помещений на месяц (пустой бланк) — распечатайте нужное количество страниц (по числу дней месяца).
Разделение дня на части
Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле либо в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, либо в госучреждениях.
График учета рабочего времени на 2020 год (табель): как его заполнить
Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница в них заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, и в нем есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 может заполняться с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета посещений сотрудниками фирмы своей работы. В этой форме отсутствует блок для расчета зарплаты, она подлежит расчету в иных регистрах.
Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата сотрудникам, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых для первичных документов установлена законом 402-ФЗ.
Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени в целом по организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.
Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.
В шапке обязательно заполняется наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой нумерацией в организации. Дата составления и отчетный период заполняются обязательно, как реквизиты первичного документа.
Образец графика работы скачать в excel вы можете в конце статьи. А сейчас рассмотрим, как рассчитать график работы и правильно его составить.
Пошаговая инструкция оформления
Шаг 1. Оформляем шапку
Приведем образец заполнения графика работы сотрудников на месяц, на примере — февраль 2020 года.
Далее перейдем к заполнению граф (всего шаблон содержит 13 граф), как покажет образец графика выполнения работ.
Шаг 2. Заполняем графы 1–3
Графа 1, порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения по каждому работнику: Ф.И.О. сотрудника, его должность и табельный номер.
Шаг 3. Заполняем графы 4–6
Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2020 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).
В верхней строке каждой половины месяца отражаются буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлены на титульном листе формы № Т-12) — это коды явок-неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.
Отметки, объясняющие причины неявок на работу, о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и др., делаются на основании документов: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, др.
Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных часов и минут каждым работником.
Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного времени по каждому сотруднику за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.
Шаг 4. Заполняем графы 7–9
Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:
Шаг 5. Заполняем графы 10–13
В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.
Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:
По окончании месяца табель подписывается ответственными лицами, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.
Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель раазрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.
Скачать шаблон (excel) графика работы можно в конце статьи.
Сроки хранения и ответственность за отсутствие
Сроки хранения графика:
Ответственность за отсутствие: