Как сделать излишки в магазине
Как сделать излишки в магазине
На одной из наших прошлогодних бизнес-встреч владельцы бизнесов бурно обсуждали проблему борьбы с хищениями, обострившуюся на фоне экономического неблагополучия в ряде отраслей. В продолжение темы мы публикуем интервью с руководителем Контрольно-ревизионного подразделения одной из федеральных розничных сетей. Ввиду деликатности вопроса, имя и место работы нашего собеседника мы решили не обнародовать.
Расскажите, пожалуйста, о способах хищений, с которыми по роду своей деятельности вы сталкивались в розничных сетях.
А приходую я этот товар на следующий день? Ну да, когда результаты инвентаризации подписаны и проверяющие уехали.
С одним способом обмануть инвентаризаторов мы познакомились. Есть еще более простой способ: материально-ответственные лица не сообщают о полученных при приемке от поставщика излишках товара, которые отсутствуют в сопроводительных документах. Далее этот «лишний» неучтенный товар может быть либо унесен домой, либо посчитан при проведении инвентаризации взамен имеющейся недостачи.
Почему эти хитрости проходят незамеченными? Ведь исчезают одни товары, а неоприходованные «излишки» образуются, как правило, из совсем других?
Расскажу еще один способ. Я сотрудник магазина, и я знаю, что в такой-то день у меня пройдет плановая инвентаризация. И к этому дню мне нужно, чтобы фактическое наличие товара в магазине было не меньше, чем числится в учетной системе. Что я для этого сделаю? Числится у меня, скажем, 10 костюмов, которых нет в магазине. Я оформляю в учете перемещение этих несуществующих костюмов в другой магазин сети. В результате на момент проведения инвентаризации остаток товара в учете будет равен 0, и никакой недостачи 10 костюмов никто не выявит. А когда проверяющие уедут, я сделаю перемещение по учетной системе уже в обратную сторону.
Наверное, чтобы играть в такой виртуальный волейбол, нужна дружная, сыгранная команда из разных магазинов?
Давайте продолжим нашу инвентаризацию арсенала мошеннических ходов.
Так просто.
Мы говорили о кладовщике, который развернул в свою пользу ошибку поставщика. Но может случиться и так, что он при приемке ошибется не в свою пользу. А потом попадет под инвентаризацию.
Каким образом? Возьмем конкретный пример. Ошиблись при приемке. В накладной 10, по бумаге я принял на склад 10, а фактически там было 9. И как теперь определить, украл я или ошибся?
Например?
А экзотически способы?
Это как?
Представьте себе продуктовый магазин. На кассе сидит кассир. Подходят ее друзья или родственники, они взяли бутылку водки или ящик пива. Будет она пробивать чек? Даже если стоит охранник, он просто не в состоянии отследить, все ли было оплачено через кассу. А тут подъезжает телега «своих людей». Кассирша сканирует бутылку пива, а ты платишь за одну бутылку и вывозишь ящик
А стойки противокражные на выходе?
Как далеко может зайти коррупция в сетях?
То есть, это не даже уровень магазина, а уже уровень сети.
Излишки и неликвиды: как найти и превратить в деньги
Сколько должно быть товаров в магазине? Речь не о широте ассортимента, а о том, сколько нужно закупать. C одной стороны, мы хотим удовлетворить потребность клиентов и нам необходимо обеспечить постоянное наличие товара на полках магазина. С другой стороны, если товарные запасы не контролировать, то мы в конце концов можем столкнуться с дефицитом оборотных средств. В результате будет увеличиваться не прибыль, а лишь уровень запасов.
Приведем пример: розничная сеть «Восход» имеет в ассортименте более 20 000 товаров для сада и огорода. Наступает сезон, директор поставил задачу, чтобы товар всегда был в наличии и полки не пустовали. Ассортимент большой, анализировать трудно. Менеджеры решили перестраховаться, закупили товаров, что называется, с запасом. Как итог, в конце сезона из-за непродуманной политики закупок большое количество садовых инструментов, удобрений, стройматериалов — всего около 3 000 позиций сезонных товаров на сумму 15 миллионов рублей — остались непроданными, образовались большие товарные запасы. Мало того, что магазин не может снова пустить эти деньги в оборот, ему еще приходится тратить средства на хранение непроданной продукции.
На примере еще явно видно, что эти товары можно отнести к излишкам или неликвидам, продукция пользуется спросом весной-летом, сезон закончен — зимой лопаты и грабли никому не нужны — это точно товар, которого купили слишком много. Но так бывает не всегда. Порой с первого взгляда и не определишь — много у нас этого товара или в самый раз. Давайте попробуем разобраться, что такое излишки и неликвиды, как их обнаружить и что с ними делать, а еще лучше — что предпринять, чтобы излишков не образовывалось.
Излишки товарных запасов
Где та тонкая грань, которая отделяет товар, закупленный впрок, от избыточных запасов.
С одной стороны, мы хорошо подготовились к сезону, праздникам или было очень выгодное предложение от поставщика и мы надеемся хорошо заработать. Но если мы ошиблись в прогнозах и товар продается не так, как мы планировали? Главное — вовремя это заметить, понять, что у нас образуются излишки, с которыми надо что-то делать, чтобы вернуть вложенные деньги.
Что же такое излишки, как они образуются?
Излишки — товары, которых в магазине неоправданно много. Мы их будем продавать слишком долго — как правило, более 100 дней (если, конечно, речь не идет о товарах с ограниченным сроком годности).
Пример из практики сети «Восход»:
На складах магазина хранится 300 000 пакетов. Каждый магазин в день продает примерно 1200 шт. Итого, по истечению срока 100 дней, на складах останется еще 180 000 пакетов. Это и есть излишки.
Как понять, что есть излишки товарных запасов?
Не хватает денег на текущие закупки, так как мы не продали товар, который купили ранее. Вообще, выявить излишки не сложно, но это требует временных затрат. И чем больше товаров — тем больше времени это потребует.
Что надо сделать? Проверить остатки товаров, в первую очередь смотрим на те, которых больше всего. Прикинуть, за сколько времени они будут проданы. Если понимаем, что запасов хватит на три месяца и больше — это скорее всего излишки и нам надо предпринимать дополнительные усилия, чтобы их продать. Потому как, если ничего не делать, то излишки могут превратиться в неликвиды, а что значит неликвидный товар?
Неликвиды
В самом простом понимании — это товар, который лежит в магазине мертвым грузом, плохо продается, и не понятно, что с ним делать.
Для выявления неликвидного товара не существует строго регламентированных стандартов, они могут быть разными в каждой компании. Для одних — это полное отсутствие продаж, для других — низкие продажи по отношению к другим видам продукции. Для разных бизнесов и товаров по-разному, но в общем случае мы можем использовать такое правило: товар считается неликвидным, если он продается реже, чем 1 раз в 5 дней, а чтобы продать весь запас нужно больше 60 дней.
Пример. В сеть завезли 1500 садовых гномов, срок хранения не имеет ограничения, но товар сезонный. В сети 10 магазинов, каждый из них в месяц продает по 30 штук. Летний период длится 3 месяца. Итого, к завершению сезона на складе останется еще 600 штук. Это является не только избыточным товаром, но и неликвидом, так как зимой гномы будут иметь самый минимальный спрос.
Как выявить неликвиды?
Выявить неликвидный товар легко, если ассортимент небольшой. А если товаров много?
Можно пойти на склад, посмотреть, что заросло паутиной. Это и будет неликвидом. Способ дешевый, но малоэффективный.
Хорошо, если есть учетная программа. Можно построить отчет об остатках, сравнить с отчетом о продажах за последний период (желательно посмотреть продажи за прошлый год в этом же периоде) и оценить, за сколько времени мы продадим текущие остатки с учетом сезона, праздников, других факторов, которые могут повлиять на потребительский спрос. Если по нашей оценке запасов много, а продаж ждать не приходится — то мы нашли неликвид.
Можно для этого нанять специалистов или стороннюю организацию. Вы сэкономите время, но потратите деньги.
1С-Ритейл Чекер — помощник по управлению ассортиментом
Излишки и неликвиды можно быстро обнаружить с помощью сервиса «1С-Ритейл Чекер», который на основе статистики продаж и прогноза спроса делает отчет с информацией о количестве товаров, сроке продажи текущего запаса и его стоимости. В группу «Завышенные запасы» сервис относит товары, текущий остаток которого будет продаваться более 100 дней. В «неликвиды» попадают товары, которые продаются реже, чем 1 раз в 5 дней и запаса товара больше чем на 60 дней.
Сервис дает и другие рекомендации по управлению ассортиментом — что у нас с выручкой, какие необходимо срочно купить, чтобы избежать упущенной прибыли из-за пустых полок, какие товары стоит пересчитать (провести инвентаризацию), чтобы быть уверенным в том, что учет ведется верно. Подробнее о сервисе можно прочитать здесь.
Попробовать сервис можно бесплатно.
Что делать с неликвидами?
После того, как вы определили неликвидный товар, следует проверить его наличие на складе, чтобы убедиться, что товар действительно есть и это не ошибка, связанная с пересортицей. Далее, рекомендуем провести анализ того, из-за чего возникла данная ситуация, возможно, стоит убрать товар из ассортимента.
Но один из самых лучших и действенных способов борьбы с неликвидами — это «профилактика». В этом поможет «1С-Товары» — сервис автоматического заказ товара. Ежедневно сервис строит прогноз спроса, основанный на множестве факторов (тренды, периоды дефицита товара, сезонность спроса, праздники, распродажи, акции), автоматически проверяет остатки товаров и своевременно отправляет заявку поставщикам. В результате вы избежите как дефицита, так и излишков товара в магазине. Подробная информация о сервисе 1С-Товары здесь.
Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится
Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство. Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье).
Продукты
Для склада
Для магазина
Для учреждения
Характеристика
Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность. Она состоит из нескольких этапов:
Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.
Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.
Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.
Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.
Решения для бизнеса
Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:
Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.
Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).
Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.
Продукты
Для «1С:Предприятия»
Для SAP R/3
Для Microsoft Dynamics
Виды процедуры
Так как провести инвентаризацию в магазине можно в плановом и неплановом порядке, необходимо знать какие существуют виды ревизии и какая продукция может провериться. Она разделяется на три главных типа:
Полная – затрагивает абсолютно все товарные позиции. Она проводится 2 раза в год.
Локальная – подразумевает под собой проверку «товаров группы риска». Может осуществляться каждый месяц.
Выборочная – нацелена исключительно на проблемные позиции (молочные продукты, мясо, сладости). Проверочная комиссия имеет право приходить на объект для оценки каждый день.
Продукты
Для микрокиосков
Для RFID
Для ТСД (терминалы сбора данных)
Когда необходима инвентаризационная ревизия
Срок и дата запланированного осмотра определяется руководителем компании. Однако важно знать, что они могут корректироваться в зависимости от специфики фирмы. Если она нацелена на продажу продуктами, то рекомендуется проводить её минимум раз в неделю. Если это непродолжительные товары, то оптимальный срок – один осмотр в месяц.
Существует несколько обязательных нюансов, которые необходимо учитывать для любой организации. Среди них:
Поступление имущества в аренду,
Выявление порчи или расхищения.
Оборудование
Таблица формы и отличия инвентаризации:
плановая (план по графику);
имущество находится в аренде;
увольнению подлежит ответственный работник (продавец, бригадир);
сплошная: материалы, запасы, техника, финансовые возможности;
сотрудник сдает свою смену;
выборочная: разновидность товара; склад; отдел;
запрашиваемая: сотруднику необходима ревизия.
Порядок проведения инвентаризации в магазине розничной торговли
Данная проверка условно делится на 4 продолжительных периода, каждый из которых имеет свои отличительные особенности (необходимый объем документации, перечень нужных постановлений). Весь процесс обладает следующим видом:
Пересчёт и оценка реальных остатков, на основании которых подготавливается проверочная опись.
Подготовка специальных актов в случае выявления даже малейших отклонений от нормы.
Передача подготовленных бумаг в бухгалтерский отдел для составления общих ведомостей.
Подведение окончательных результатов.
Продукты
Для склада
Для магазина
Для учреждения
Шаг 1. Подготовительные мероприятия, подписание бумаг руководством, формирование комиссии
Первостепенной важностью обладает приказ о начале (ИНВ-22), подписываемый начальником предприятия. Комиссия обязана состоять из МОЛ и представителя бухгалтерии или руководителя, указывающего себя в разных ролях. На этой стадии крайне важно проконтролировать, чтобы сотрудники, имеющие дело с конкретными инвентаризационными товарами, не были осведомлены о предстоящей проверке и не смогли повлиять на её итоги. Если инвентаризация планируется только в единственном отделе, то он закрывается на этот период.
Шаг 2. Непосредственный контроль с фиксацией результатов
Назначенная комиссия оценивает текущее состояние продукции и отражает остатки товаров. Завершив с подсчетами, на оформленной описи остаются личные подписи каждого из членов проверочной бригады. На этой стадии может быть недостаточно штучного товарного пересчета, поэтому привлекается взвешивание и прочие измерения (определяются в зависимости от специфики товаров). Окончательная ведомость готовится в 2 экземплярах (первый отправляется в бух. отдел, а второй – МОЛ), в каждом из которых не должно быть помарок или ошибок.
Продукты
Для «1С:Предприятия»
Для SAP R/3
Для Microsoft Dynamics
Шаг 3. Сверка результатов с данными учета
Сопоставление сведений осуществляется бухгалтером. На основании полученной информации происходит оформление нужного перечня документации (их количество и форма зависит от выявленных нарушений). При наличии отклонений заполняется счислительная ведомость итогов проверки. Она указывает на имеющиеся несоответствия в реальном и учетном количестве.
Шаг 4. Определение результатов
На завершающей стадии определяется соответствие остатков с истинными данными. Сначала начальник подготавливает приказ об утверждении итогов, на основании которого в дальнейшем назначаются виновные и вносятся коррективы в бух. учёт. Работники бухгалтерии подготавливают окончательную ведомость результатов, установленных проверкой, где указаны все недостачи, порчи и прочие отклонения от нормы. Также формируются суммовые выводы, благодаря чему делаются заключения о том, что больше – убытки или наоборот.
Продукты
Для микрокиосков
Для RFID
Для ТСД (терминалы сбора данных)
Методические постановления по складской проверке и в торговом зале
Существуют четкие правила проведения инвентаризации в магазине, которые регламентируются законодательством РФ.
Ревизия должна проводится в порядке расположения материальных ценностей в проверяемом помещении.
Если под осмотр попадают продукты, которые под действием внешних факторов имеют тенденцию к высыханию, испарению, то для них отдельно разрабатываются нормы естественной убыли.
На основании результатов проверки руководство принимает решение для устранения недостачи и возмещения убытка (согласно 29 пункту Методических указаний).
Резерв под уменьшение стоимости продукции создается для каждой товарной единицы, которая принята в бух. учете.
Решения для бизнеса
Итоги процедуры
Тот, кто проводит инвентаризацию в магазине, обязан предоставить отчет, содержащий в себе результаты проведенной ревизии. Проверка может показать отсутствие нарушений или наличие даже небольших отклонений от нормальных показателей (недостачи или избыток). Они могут выявляться не только по материальной части активов, но и на основании расчетов контрагентов. Помимо этого, в ходе процедуры устанавливается задолженность, которая подлежит списанию из-за истечения срока исковой давности.
Документальное оформление результатов проверки
Оборудование
На основании полученных проверочных данных подготавливается счислительная ведомость (ИНВ-19), в которой указывается выявленная недостача или товарный излишек. По какому нарушению комиссией проводится дополнительная проверка, после чего результаты заносятся в окончательную ведомость (ИНВ-26):
Недостаток, вследствие естественной убыли.
Из-за халатности рабочего персонала.
По предварительному сговору (если предусматривалась целенаправленная кража или порча материальных ценностей).
Установив причину, начальство может найти виновника и взыскать с него недостающие средства. После окончания инвентаризации соответствующий акт подписывается каждым членом комиссии, руководителем, главным бухгалтером и прочими работниками, которые несут ответственность за передвижение проверяемой продукции.
Продукты
Для склада
Для магазина
Для учреждения
Куда идет списанная продукция
Ущерб за счет виновного работника
Недостача за счет прибыли компании
НДС в части товаров, списанных в убыток
Как поступать с недостачей, излишками, порчей и браком
Инвентаризация в магазине одежды или продуктов нередко может завершиться выявлением убытка, несоответствия или других нарушений. В подобной ситуации необходимо понять причину этих отклонений и определиться с тем, что списывается на потребительскую кражу и какая убыточная доля появилась по доказанной вине продавца или другого работника. Эти проблемы решаются заблаговременно установленными методами внутри самого предприятия. С этой целью применяется сопоставление реальных показателей с нормами естественной товарной убыли. Ответственный подход к данному вопросу поможет руководству внести правильные коррективы в производственную работу для предотвращения подобных проблем в будущем.
Решения для бизнеса
Сколько может длиться инвентаризация
Учитывая требования и формы осуществляемой проверки, ее длительность составляет от 60 минут до нескольких рабочих суток. Существуют правила, основанные на проверочных видах:
При подготовке балансного ответа – каждый год (в строго установленные сроки: с 1 октября по 31 декабря).
При проверке основных средств – единоразово каждые 3 года.
Проведение расчетов с контрагентами – в конце календарного года (31 декабря).
Остальные – на основании решения начальником.
Несмотря на то что розничная торговля не имеет четко установленных проверочных сроков, рекомендуется осуществлять периодическую ревизию (в разумных пределах).
Продукты
Для «1С:Предприятия»
Для SAP R/3
Для Microsoft Dynamics
Возмещение ущерба ответственным лицом
Инвентаризация в продуктовом магазине (примером может служить совершенно любая организация), предусматривает привлечение к процессу некоторых сотрудников. Подписывая трудовое соглашение, работник осознанно берет на себя материальную ответственность за целостность продукции. Поэтому при выявлении недостачи, его можно законно обвинить в образованном убытке, но при наличии следующих условий:
Подтверждение фактического административного или уголовного преступления.
Наличие доказательств, указывающих на преднамеренные нанесение вреда предприятию.
Сотрудник пребывал в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
Возмещение ущерба допускается исключительно для прямых расходов. Физическое лицо, несущее ответственность за материальные ценности, заполняет письменную объяснительную, которая впоследствии отправляется руководителю. Именно начальство принимает решение о возмещении убытка, издавая соответствующий приказ. Бух. отдел вычитывает из месячной заработной платы виновного не больше 20%. Эта сумма расходуется на погашение задолженности перед фирмой. Однако важно учитывать, что работник должен быть ознакомлен с итогами ревизии и поставить личную подпись. При несоблюдении установленного регламента он имеет законное право оспорить это решение в судебном порядке.
Продукты
Для микрокиосков
Для RFID
Для ТСД (терминалы сбора данных)
Секреты успешной организации
Зная, как проводится инвентаризация в магазине, руководство может обеспечить стабильность функционирования своего предприятия. Однако эффективная работа компании скрывает множество хитростей, позволяющих поддерживать этот результат. Среди них:
Разработка инвентаризационных стандартов, учитывающих технологические показатели и программное обеспечение.
Найм квалифицированных работников, обладающих необходимой базой знаний и практическим опытом.
Проведение экспертизы реализуемой продукции.
Осуществление работ по учету несколькими проверяющими, которые пересчитывают ТМЦ и основные средства.
Анализ и структурирование полученных данных ложиться на плечи исполнителя.
Оборудование
Как сервис клиента помогает при проведении осмотра
Несмотря на то: что основные проверочные расчеты должны осуществляться вручную, привлечение учетной системы позволяет значительно ускорить и упростить этот процесс, предотвращая совершение некоторых ошибок. С её помощью удаётся:
Внести коррективы в отклонения у десятка необходимых позиций и сопоставить общий итог.
Воспользоваться несколькими способами загрузки описных данных, благодаря чему можно подобрать оптимальный для себя вариант, опираясь на размеры магазина или складского помещения.
Всего одним кликом отразить учетные изменения в нужных документах.
Распечатать соответствующие бланки непосредственно в системе.
Привлечение современных и инновационных технологий позволяет значительно облегчить проведение инвентаризации. Поэтому большинство учреждений, заинтересованных в ускорении проверки, обращаются в компанию «Клеверенс». Здесь представлена высококачественная продукция – современное оборудование и специальное программное обеспечение.
Продукты
Для склада
Для магазина
Для учреждения
Инвентаризация – это сложная и многоступенчатая процедура, требующая профессионального и ответственного подхода. Ее проведение даёт возможность оценить производительность собственного предприятия, в том числе и рабочего персонала. На основании полученных после ревизии данных можно сделать полезные выводы, которые помогут в будущем приумножить прибыль и предотвратить финансовые потери. Поэтому крайне важно знать её базовые особенности, нюансы поведения и способы реализации, регламентированные законодательством страны.