Как сделать таблицу платежей

Excel для финансиста

Поиск на сайте

Простой платежный календарь в Excel

Одна из важнейших задач финансиста — управление денежными потоками организации. В больших компаниях для решения этой задачи используют специализированные казначейские системы, а в небольшой или развивающейся организации неплохо подойдёт Excel.

Оперативное управление денежными потоками обычно реализуют с помощью специального документа, который называется платёжный календарь (финансовый календарь). Для управления платежами в Excel нужно:

Один из простых примеров, реализующих платёжный календарь в Excel, можно скачать по ссылке: пример реестра платежей. Этот платёжный календарь используется для планирования платежей по группе небольших компаний (можно использовать для одной компании с разными расчётными счетами).

В примере две таблицы.

В верхней таблице вручную указывается остаток движения денежных средств по каждому плательщику на начало периода. Также вручную прописываются ожидаемые поступления. В следующих столбцах автоматически рассчитываются общие суммы платежей и планируемые остатки на конец периода.

Нижняя таблица представляет собой список планируемых счетов. Ключевая информация: суммы платежей, контрагенты, плательщик, статьи затрат, предельный срок оплаты.

Обратите внимание на несколько удобных «хитростей».

Первое. Нижняя таблица представляет собой «умную таблицу» Excel. Это очень удобный инструмент для таблиц с изменяемым числом строк и столбцов: при добавлении строк в конец таблицы не надо «перепротягивать» все формулы, они протягиваются автоматически. Кроме того, упрощена адресация к ячейкам таблицы. Обратите внимание на формулу в ячейке D2: «=СУММЕСЛ�?(РеестрПлатежей[Плательщик];A2;РеестрПлатежей[к оплате])«. Здесь «РеестрПлатежей» — имя «умной» таблицы (задаётся на вкладке Конструктор меню, эта вкладка появляется при выделении умной таблицы); «Плательщик» и «к оплате» — наименования столбцов таблицы. Формула ищет в столбце «Плательщик» наименование плательщика из ячейки А2 и суммирует значения столбца «к оплате».

Второе. Основная задача планирования платежей — не допустить отрицательного остатка денег на счёте (такого быть не может). Обратите внимание на столбец Е верхней таблицы. Там рассчитываются эти остатки, и к ячейкам применено условное форматирование: если остаток отрицательный, Excel подкрасит ячейку. Для изменения платежей служит столбец «платим?» нижней таблицы. Если там стоит 1, платёж запланирован, если 0 — нет. Финансовый менеджер, изменяя значения в этом столбце, добивается отсутствия отрицательных плановых остатков.

Третье. Для исключения ошибок в нижней таблице применена частичная проверка вводимых данных. В столбец «Плательщик» невозможно ввести произвольное значение, можно только выбрать одно из значений, заданных в верхней таблице. Это сделано при помощи инструмента Проверка данных. Таким же образом можно защитить от ввода столбцы «Бизнес/подразделение» и «Наименование статьи бюджета», если предварительно сделать соответствующие справочники. Для «полного счастья» можно защитить верхнюю таблицу от изменения.

Подробнее об используемых инструментах читайте в учебнике Excel онлайн:

Источник

Платежный календарь в Excel

Автор: Антон Толкачев
Эксперт-практик, консультант по методологии
ведения управленческого учёта

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Как составить платежный календарь в Excel

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Источник

Платёжный календарь для бухгалтера: пошаговый алгоритм

Платёжный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.

Что такое платёжный календарь и кому он нужен

Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.

Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.

Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.

Как составить платёжный календарь

Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:

Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.

Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.

Пример платёжного календаря:

Поступления

от сдачи имущества в аренду

Платежи

за сырьё и материалы

выплата заработной платы

оплата взносов во внебюджетные фонды

оплата процентов по кредитам

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА С УЧЁТОМ ОСТАТКА (допустим остаток — 200 000)

Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:

Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.

Сформируйте платёжный календарь за три шага.

Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях

Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:

Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.

Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.

Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.

В платёжном календаре можно ввести систему «цветовой индикации». Например, вы знаете, что покупатель А точно заплатит деньги 10-го числа, а вот покупатель Б постоянно допускает просрочки. Поступление от А можно выделить зеленым, а поступление от Б — красным, чтобы чётко понимать, насколько высока вероятность получить деньги.

Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи

На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.

Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.

После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.

Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.

Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.

Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.

По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.

Шаг 3 — проанализировать расходы

Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.

Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.

Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.

Кассовый разрыв в платёжном календаре

Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.

Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.

Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.

Источник

16 таблиц для финансового учета: шаблоны с видеоинструкциями

Привет! Мы «Нескучные финансы», помогаем бизнесу навести порядок в учете и управлять бизнесом на основе цифр. Для этого мы или берем финучет на аутсорс, или предоставляем удобные бесплатные шаблоны. В этой статье как раз второе.

Мы подготовили барсетку. Это 16 шаблонов финансовых таблиц, в которых вы можете вести управленческий учет в своем бизнесе. Для каждой таблицы мы записали видеоинструкцию, ссылка на которую лежит на последней вкладке таблицы.

Внутри: отчет о движении денег, баланс, отчет о прибылях и убытках, учет основных средств, управление запасами, учет логистики, учет финансовой деятельности, учет сделок, финмодель, платежный календарь, зарплатная ведомость, отчет по маркетингу, калькулятор рентабельности, калькулятор финансового рычага, калькулятор скидок, отчет отдела продаж.

Чтобы воспользоваться таблицей, нужно сделать ее копию на свой Гугл-диск. Можно скачать в Экселе, но не рекомендуем: какие-то формулы могут не работать.

Можете просто перейти по ссылке и пользоваться таблицами на свое здоровье. А можете читать дальше: мы вкратце расскажем, зачем нужна каждая таблица из барсетки.

Это документ, с которого начинается внедрение финучета в компании. Из этого отчета видно, откуда пришли деньги и куда ушли. Так или иначе его ведут многие собственники ― в блокноте, Эксельке или голове, а вот анализируют не все. Однако нужно сравнивать суммы за разные периоды и по одинаковым статьям. Например, в этом месяце мы тратим на содержание офиса больше, чем в том.

Самый важный отчет для собственника. Он показывает, сколько денег владельца компании работает в бизнесе. Собственный капитал увеличивается за счет получаемых прибылей, и уменьшается за счет полученных убытков, выплаты дивидендов.

Баланс состоит из активов и пассивов. В активах показывается, что есть у компании, а в пассивах ― кому это принадлежит.

Он помогает увидеть, сколько чистой прибыли заработала компания. Кроме того, отчет показывает детализацию по нескольким видам прибыли: маржинальной, валовой, операционной. Можно проанализировать и понять, как улучшить результат.

Нужен для того, чтобы систематизировать все данные, которые нужны для расчета амортизации и последующей продажи. В этом документе указывается стоимость и дата покупки, срок полезного использования и другие детали. Здесь может быть указано торговое, складское и производственное оборудование, оргтехника, недвижимость, мебель, транспорт ― все, что предназначено для основной деятельности организации и прослужит дольше года.

Помогает навести порядок на складе и знать, сколько товара есть в наличии. Еще управлять запасами ― это держать ходовой товар в достаточном количестве. Чтобы определить спрос на товар, нужно анализировать фактические данные.ABC-анализ дает понять, какие товары занимали наибольшую долю в выручке компании, а XYZ-анализ помогает понять, как часто покупают конкретный товар. Можно анализировать не только конкретные продукты, но и категории товаров.

Чтобы не было товарного разрыва ― ситуации, когда клиенты приходят и хотят купить товар, а его нет ― нужно высчитать точку заказа. Так мы узнаем, сколько и когда нужно купить товара.

С помощью этого инструмента можно анализировать работу с разными транспортными компаниями, учитывать расходы на доставку, если посылку не выкупили.

Позволяет собирать информацию по расчету с кредиторами и собственниками. В этом документе учитываются вклады и займы от владельца компании и информация о дивидендах. Также здесь систематизируются данные о сторонних кредитах, займах и лизинге оборудования.

Позволяет не растерять информацию по проектам. В одном документе будут собраны сведения по контрагентам и проджект-менеджерам, сумма выплат и расходов, данные о расчетах и сроках. Еще в нем подсчитаны прибыль и рентабельность проекта.

В финмодели можно запланировать чистую прибыль и выручку, проанализировать ключевые показатели, которые влияют на финансовый результат бизнеса. Ее можно составить как для планируемых направлений бизнеса и компаний, так и для уже существующих. С помощью финмодели можно проверить, как то или иное управленческое решение повлияет на финансовый результат компании.

Один из инструментов планирования. Сначала планируют на месяц-два-три бюджет, а на его основе делают платежный календарь. В нем по датам видно, сколько и когда ожидается поступлений и затрат. Это помогает предвосхищать кассовые разрывы: в платежном календаре видны «дырки», которые можно залатать предоплатой от другого клиента, переносом сроков оплаты, заемными средствами и другими способами.

Один из самых актуальных инструментов. Помогает вести учет выплат сотрудникам. Будет полезна компаниям, в которых сложная система мотивации, которая зависит от выполнения показателей эффективности. Помогает собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.

Сводный документ, в котором учитываются рекламные активности на разных онлайн площадках и привлеченный с них трафик. С помощью такого инструмента можно собрать данные для анализа эффективности рекламы из разных источников: в отчете наглядно видно, что эффективней для продвижения вашего продукта ― контекстная реклама в Яндекс.Директе или таркетинговая во Вконтакте. Также здесь можно вести учет рекламных расходов и выручки, которая получена от клиентов из онлайна.

Посчитает, выгодно заниматься проектом или нет. С его помощью можно определить маржинальность проекта и сравнить ее с плановой. Калькулятор рентабельности проектов даст оценить прибыль проекта с учетом разных систем налогообложения.

Поможет рассчитать, нужен кредит или нет. Калькулятор финансового рычага сделает расчет эффективности кредита ― сможет компания взлететь на новые деньги или заемные средства потянут ее ко дну. Подробнее об эффекте финансового рычага мы рассказали в другой статье →

Рассчитает, как повлияет скидка на прибыль компании. Теперь вы сможете делать скидку не на глаз, а учитывая расчет по цене реализации, марже или наценке.

Таблица, в которой удобно следить за работой всего отдела продаж и отдельных менеджеров — сразу увидите, если случится какое-то отклонение по выручке, сможете оперативно принять решение, как исправить ситуацию. А самим менеджерам отчет помогает понимать, сколько они заработают в этом месяце. Единственный отчет, к которому не записали видеоинструкцию.

Пользуйтесь на здоровье! Если есть вопросы по шаблонам, задавайте их в комментариях.

Источник

• ← Как сделать таблицу плагин
• Как сделать таблицу по биологии →