Как сделать заказное письмо
Вы здесь:
Письмо, которое может содержать важные документы или должно быть гарантировано доставлено адресату, лучше оформлять как заказное. Заказное письмо почта России в обязательном порядке регистрирует и присваивает ему номер, по которому возможно отслеживание. Отправка осуществляется только через сотрудников почтовых отделений и имеет ряд отличительных особенностей.
Особенности и отличия заказного письма
Заказное письмо всегда доставляется быстрее обычного, но помимо этого имеет и другие принципиальные отличия:
Такой вариант рекомендуется при отправке заграницу: к таким письмам сотрудники почты относятся бережнее, чем к простым, ведь при необходимости отправитель может отслеживать местонахождение отправленной почты. Были прецеденты, когда по истечении всех возможных сроков доставки отправители подавали в суд на «Почту России», и такие дела выигрывались в подавляющем большинстве случаев, поэтому сотрудники почты заинтересованы в том, чтобы таких эксцессов не было.
Ограничение по объему и весу письма
По размерам все письма, отправляемые «Почтой России», должны соответствовать определенному размеру и весу, максимальные значения которых составляют 229х324 мм и 100 г соответственно. Для размера существует и нижний порог: габариты конверта не могут быть меньше 110х220 мм (по России) или 114х162 мм (для отправки за рубеж).
В зависимости от веса письма зависит и стоимость отправки. Несмотря на то, что это небольшие деньги, необходимо помнить: если адресат не получит письмо в течение месяца, оно высылается обратно отправителю, который должен будет повторно оплатить отправку по тем же тарифам.
Как отправить заказное письмо
Отправка заказного письма происходит в следующем порядке:
Как отследить заказное письмо
Идентификационный номер (трек-код) используется для отслеживания, а так как узнать где находится письмо отправленное почтой другим способом невозможно, выданный на почте чек с этим номером необходимо сохранять до получения письма адресатом.
Этот номер, который состоит из 14 цифр, используется для ввода в соответствующем разделе на сайте «Почты России», где по трек-коду можно узнать, в каком месте находится письмо. Не стоит проверять такую информацию сразу же после того, как вы оформили отправку: в течение дня (иногда больше) письмо может находиться в почтовом отделении, пока его со всей партией не оправят.
Например, если письмо идет из Санкт-Петербурга в Ставрополь, скорее всего оно будет идти через Москву. В этом случае в первый день вы сможете в лучшем случае получить на сайте информацию о том, что письмо покинуло «родное» постовое отделение.
Как заполнить уведомление о вручении заказного письма
От получателя требуется только поставить подпись в соответствующем поле документа, а от отправителя требуется ответственный подход. Дело в том, что уведомление имеет две стороны: на лицевой указываются данные получателя, на обороте – данные отправителя. На типовом бланке указания об этом сделаны так неудачно, что отправители часто путают и на лицевой стороне указывают информацию о себе. Это не страшно – ведь письмо дойдет до адресата в любом случае. Но вы не можете быть уверены в том, когда это произошло, а и при невозможности связаться с получателем другими способами это может быть критично.
Более подробно о том, как заполнить уведомление о вручении почтового отправления по форме 119 к заказному письму можно ознакомиться, перейдя по ссылке.
Нюансы
При отслеживании письма можно пользоваться не только трек-кодом. «Почта России» предлагает такой альтернативный вариант, как SMS-уведомления. В этом случае трек-номер также присваивается письму, но вносится в базу данных специальной рассылки, где будет привязан к номеру телефона отправителю. Информация о промежуточных этапах пути письма при этом не приходят, однако отправитель получит сообщение о получении письма, а адресат, если его номер телефона будет указан отправителем, получит SMS о том, что письмо уже можно забрать в почтовом отделении.
Иногда при получении заказного письма человек видит на конверте странные на первый взгляд штампы с непонятной информацией, например, АСЦ ДТИ Московский – что это значит и насколько ценной информацией такая отметка может служить? В данном случае это говорит всего лишь о том факте, что конверт прошел через автоматический сортировочный центр (АСЦ), где письму был присвоен дополнительный технический индекс (ДТИ).
Содержащее ДТИ заказное письмо – что это значит на практике? Такие индексы присваиваются только письмам, рассылаемым различными государственными службами для того, чтобы снизить плотность потока писем в целом. Можно сказать, что ДТИ – это «пропуск» к «запасному пути», по которому письма идут быстрее, но такая «привилегия» недоступна частным лицам.
Как сделать заказное письмо
Ежегодно Почтой России пересылается несколько сотен миллионов различных почтовых отправлений. Больше половины всех отправлений составляет письменная корреспонденция. Для примера только один Воронежский филиал Почты России за 2017 год отправил более 20 миллионов писем. Согласитесь, цифра более чем внушительная.
Правда, в последние годы эпистолярный жанр как средство общения практически полностью утратил свою актуальность. Коммуникация между людьми сегодня происходит за счет таких современных технологий, как интернет и мобильная связь. Ввиду этого за последние 15 лет резко снизилось количество пересылаемых простых писем и открыток, но зато возросло количество заказных писем с, так называемой, деловой корреспонденцией.
Как отправить письмо Почтой России, чтобы оно точно попало в руки адресата? Какие виды писем существуют? Какие условия и ограничения действуют при отправке письменной корреспонденции, как правильно писать адрес – обо всём об этом пойдет речь далее.
Что такое письмо
Прежде чем говорить о том, как отправить письмо Почтой России, следует определиться с самим понятием «письмо». Ведь помимо него существует еще два вида почтовых отправлений: посылка и бандероль.
Итак, письмо – вид почтового отправления, с помощью которого ведут переписку, пересылают документы, бумаги, фотографии. Максимальный вес — не может превышать 100 грамм. Почтовое отправление, которое содержит те же фотографии, документы или иную бумажную продукцию, но по весу превышает положенные 100 грамм, автоматически попадает в категорию «бандероль». Тарифы и правила для отправки бандероли уже несколько иные.
Часто у людей возникает вопрос, а можно ли с помощью письма отправить небольшие предметы? Например, значки, монеты, мелкую бижутерию, чайные пакетики или магнитики. По правилам Почты России – нет! На практике же, люди иногда вкладывают в конверт мелкие предметы и благополучно пересылают их. Бывают и неудачные попытки отправки, когда Почта России осуществляет возврат с пометкой, что вложение не соответствует виду почтового отправления.
Виды писем
Существует три вида писем:
Простое письмо – в прямом смысле слова это самое обычное письмо, которое чаще всего используется для ведения какой-то личной переписки или отправки не самых важных документов и бумаг. Те письма, которыми обменивались раньше между собой родственники или друзья, живущие в разных городах, являлись в большинстве случаев как раз простыми. Простое письмо не являются регистрируемым почтовым отправлением, соответственно ему не присваивается идентификатор, с помощью которого его можно отслеживать.
Простая письменная корреспонденция доставляется почтальоном на адрес получателя и опускается в почтовый ящик. По этой причине данный вид письма считается не самым надежным, так как его, например, могут украсть из ящика. Помимо этого, так как это отправление является не регистрируемым, то в случае недоставки письма адресату, предъявить претензию Почте России, получить компенсацию или написать заявление на розыск будет невозможно.
Заказное письмо в отличие от простого является регистрируемым и вручается лично в руки адресата (или по доверенности его представителю). Что это значит? Во-первых, после отправки письма через кассира-операциониста выдается чек, в котором указывается трек-номер, с помощью которого можно отследить движение почтового отправления и узнать, когда оно будет доставлено и вручено адресату. Во-вторых, шансы, что письмо где-то потеряется и не дойдет до получателя, гораздо меньше, чем в случае с простым письмом.
Дополнительные услуги Почты России (уведомление о вручении, опись вложения, наложенные платеж)
Почта России предлагает несколько дополнительных услуг, которые могут быть необходимы или полезны для отправителя письменной корреспонденции:
Уведомление о вручении – специальный документ (бланк), который проинформирует отправителя когда (дата и время) и кем (ФИО получателя или его представителя по доверенности) было получено почтовое отправление. На уведомлении о вручении обязательно должна стоять подпись получателя. Данный бланк прикрепляется к письму и пересылается вместе с ним. После вручения, высылается обратно и доставляется также почтой.
Наложенный платеж – денежная сумма, которая взыскивается по поручению отправителя с получателя почтового отправления. Посредством наложенного платежа часто происходит оплата за товары, купленные через интернет. В данном случае покупатель оплачивает заказанный товар на почте только в момент его получения. Открыть конверт или коробку до оплаты получатель имеет право только, если есть опись вложения.
СМС-уведомление – услуга информирования адресата о прибытии письма в почтовое отделение и оповещения отправителя о вручении. Доступно только по России.
1 класс – ускоренный вид доставки почтовых отправлений, предполагает авиапересылку. О сроках на доставку обычным способом и 1 классом можно узнать на официальном сайте Почте России. Не стоит использовать данный вид доставки внутри одного населенного пункта, а также, если между вашим городом и городом адресата, нет авиасообщения, так как скорость доставки вероятнее всего будет такая же, как и в обычном случае. При этом отправка 1 классом обойдется дороже.
Как отправить простое, заказное или ценное письмо Почтой России
Общая информация.
Отправка всех писем осуществляется в конвертах, которые могут отличаться размером:
Конверты могут быть:
Напечатанная марка может быть с разной литерой (буквой): A, D, B.
Такие конверты позволяют отправлять некоторые виды писем без дополнительного наклеивания марок. Отправлять письма в конверте, на котором вообще нет марок — нельзя! Марка — является своеобразной платой за услугу по доставке. 
Если вы приобретаете конверт без марки, то на него необходимо будет докупить марки, стоимость которых должна равняться стоимости отправки того или иного вида письма по тарифу Почты России. Для примера, если вы отправляете простое письмо весом до 20 грамм, то на него действует тариф в размере 23 рублей (на 2020 год). То есть на конверт без марки для такого письма необходимо будет наклеить марок на 23 рубля. Если это заказное письмо до 20 грамм — на 50 рублей.
Марки на почте продаются разного номинала: 10, 15, 25, 30, 50 копеек; 1, 1.5, 2, 2.5, 3, 4, 5, 6, 10, 25, 50 и 100 рублей. Внешний вид их может отличаться.
Как отправить простое письмо
Для просто письма весом до 20 грамм приобретите либо конверт с уже напечатанной маркой (марка с литерой А), либо конверт без марки и дополнительно для него марки на 23 рубля. Наклеить их нужно в правый верхний угол. Укажите на конверте все данные (индекс, ФИО, адрес получателя и отправителя). Запечатайте письмо и несите его отправлять. Для отправки опустите конверт либо в почтовый ящик, находящийся внутри каждого почтового отделения, либо в уличный ящик Почты России, либо передайте письмо оператору Почты России.
Для отправки простого письма весом от 20 грамм следует обратиться за помощью к оператору Почты России. Дело в том, что для таких писем тарифицируются каждые последующие 20 грамм. Оператор взвесит ваше письмо и сам доклеит нужное количество марок.
При наличии весов взвесить письмо тяжелее 20 грамм вы можете самостоятельно. За каждые последующие 20 грамм вам необходимо будет доклеить марок на 3 рубля.
Как отправить заказное письмо
Заказное письмо весом до 20 грамм вы можете отправить в купленном вами конверте с напечатанной маркой (с литерой D); либо в конверте, на который вы самостоятельно наклеите марки на 50 рублей. Отправить письмо также, как и простое, опустив его в почтовый ящик — нельзя. Тем более в этом случае вы не получите чек. По правилам производить отправку необходимо в почтовом отделении через сотрудника.
Письменную корреспонденцию массой свыше 20 грамм также нужно отправлять именно через оператора. Сотрудник самостоятельно взвесит письмо и рассчитает сумму оплаты за него. Если же решили самостоятельно взвесить письмо, то знайте — за последующие каждые 20 грамм необходимо доклеить марок на 3 рубля (тариф 2020 года).
Если вы желаете отправить письмо 1 классом, то сообщите об этом оператору сразу же.
Если вы решили отправить заказное письмо с уведомлением о вручении, то возьмите бесплатный бланк и заполните его, после чего отдайте вместе с письмом оператору.
Как отправить ценное письмо
Ценное письмо необходимо отправлять через сотрудника Почты России. Только в этом случае вы получите чек, по которому вы сможете предъявить претензию, если с письмом что-то случится.
Исходя из массы письма, указанной вами объявленной стоимости и выбранных вами дополнительных услуг — кассир-операционист рассчитает точную стоимость вашего отправления.
Для ценного письма на конверте помимо данных отправителя и адресата вас вероятнее всего попросят указать объявленную ценность.
Письмо с объявленной ценностью весом до 20 грамм по тарифу 2020 года стоит 110 рублей без НДС и 132 с НДС. Каждые последующие 20 г. обойдутся в 3,00 без НДС и 3,60 р. с НДС, как в случае с простой и заказной письменной корреспонденцией. Плата за объявленную ценность: за каждый полный или неполный 1 рубль оценочной стоимости: 0,03 и 0,04 рубля.
Если вы желаете отправить письмо с описью вложения — то у оператора попросите бланк описи вложения ф 107 и заполните его. Если письмо с описью — то предоставляйте его оператору в незапечатанном виде. Сотрудник почты должен проверить соответствие содержимого конверта с тем, что вы укажите в описи.
Если вы желаете отправить письмо наложенным платежом — попросите бланк на почтовый перевод ф 112 и заполните его.
Если хотите отправить письмо с уведомлением о вручении — заполните бланк ф 119.
Как правильно указывать адрес на письме
Главное правило при написании адреса — пишите максимально разборчиво! Только в этом случае вы можете рассчитывать на то, что ваше отправление точно попадет в руки адресата.
Адрес получателя необходимо указывать в правом нижнем углу конверта. Адрес отправителя — в левом верхнем углу.
В адресе необходимо указать:
Индекс пишем по образцу:
На письмах до востребования — название улицы, номер дома и номер квартиры получателя указывать не нужно. Вместо этих данных нужно написать «До востребования».
Пример правильно заполненного адреса ниже:
Большинство людей при заполнении адреса в начале пишет название области (края, республики), затем название населенного пункта и только в конце улицу, номер дома и квартиру. В этом нет ничего страшного.
Имя и отчество человека многие пишут сокращенно (Иванову Н. И.) — такое написание не является правильным, но для простых писем в общем-то допустимо. Для ценной и заказной письменной корреспонденции имя и отчество всегда пишите полностью.
Некоторые люди имя отправителя и получателя пишут в именительном падеже, а не в родительном и дательном, как это положено по правилам. Это не совсем правильно, но допустимо для всех видов писем.
Если в адресе (название района, города, улицы) вы допустили грамматическую ошибку или пропустили какую-то букву — это плохо, но ваше отправление скорее всего все равно дойдет до адресата. Главное не допускайте ошибок в индексе, номере дома и квартиры.
Обязательно ли в письме писать обратный адрес? По правилам Почты России — обязательно. Но иногда могут принять письмо и без данных отправителя. Некоторые люди специально указывают не свой адрес и имя.
Помните, на почте работают обычные люди, а не роботы. Поэтому на некоторые допустимые нарушения правил сотрудник просто может «закрыть глаза».
Если есть какие-то вопросы или вам непонятно, как отправить письмо Почтой России, пишите в комментарии.
Получение заказного письма на почте: алгоритм действий, куда приходит, как узнать, что пришло
Нередко государственные органы, коммерческие организации, а также частные лица занимаются отправкой заказных писем Почтой России. Их отправка, как правило, предполагает, что они являются особо важными как для их получателей, так и для отправителей. Учитывая этот факт, следует разобраться в том, как получить заказное письмо на почте, и доставляется адресату или нет подобная корреспонденция.
Куда приходит заказное письмо
Все заказные письма и посылки доставляются в почтовые отделения, где вручаются лично в руки адресату или законному представителю при условии наличия у него соответствующей доверенности. При этом почта должна прислать получателю уведомление о прибытии корреспонденции в отделение.
При получении такого конверта адресат или лицо, имеющее от него доверенность, обязано предъявить документ, удостоверяющий личность, а также расписаться в уведомлении или бланке о получении отправления. Уведомление о прибытии оставляется почтальоном в почтовом ящике. Таким образом, человек сможет узнать о факте прибытия в конкретное отделение Почты России отправления и получить его.
Важно! Корреспонденция при отправке по России не может быть тяжелее 100 г. Если речь идет об отправке за границу, то вес бандероли не может превышать 2 кг.
Как узнать, что заказное письмо уже на почте
Зачастую при оформлении такого отправления человек оформляет дополнительную услугу выдачи адресату уведомления о прибытии корреспонденции на почту. Оно приходит в почтовый ящик человека по адресу, где он живет или зарегистрирован. В случае пересылки важных документов или извещений, например, в судебные органы, уведомление, подписанное адресатом, будет выступать документальным доказательством вручения конверта нужному человеку. Следует отметить, что отправитель необязательно сможет получить ответ на заказное письмо, так как получатель не обязан на него отвечать.
Для оформления услуги вручения уведомления достаточно заполнить на почте соответствующий бланк, а также оплатить, согласно действующим в Почте России тарифам. Заполненный отправителем бланк уведомления отсылается в почтовое отделение получателя. После того как человек получит корреспонденцию и поставит на уведомлении свою подпись, оно будет обратно отослано отправителю.
Для ускорения доставки заказных писем рекомендуется их отправлять 1 классом, так как в этом случае она будет осуществляться авиатранспортом, что позволит их быстрее получать.
Алгоритм действий для получения письма
После того как конверт придет в почтовое отделение адресата, он получает извещение о факте прибытия. В случае если получатель в оговоренные сроки не является за заказным письмом, высылается повторное извещение, которое выдается лично в руки и под подпись. Если же адресат распишется в уведомлении о получении, но не придет за ним в течение пяти суток, то с него будет взыскана плата за хранение на почтовом отделении. Если же и в этом случае человек не получит корреспонденцию, то она будет храниться в отделении месяц, после чего отсылается обратно отправителю, так и не получившему ответа.
Что нужно иметь при себе
Как получить заказное письмо дома, а не на почте
Согласно действующим правилам, сотрудники Почты России обязаны приносить заказные письма домой к адресату, выдавать их лично в руки, получив подпись от него в извещении. Правда, если почтальон не смог застать человека дома, то он просто оставит извещение в почтовом ящике. Поэтому зачастую людям приходится идти на почтовое отделение самим, чтобы получить заказное письмо.
Также стоит учесть, что нередко почтальоны с целью облегчения своей работы не носят с собой извещения, а берут просто бланк об их прибытии. Они разбрасывают их по почтовым ящикам для того, чтобы получатели сами ходили за ними на почту.
Фактически это является прямым нарушением, но нужно понимать, что во многих городах наблюдается нехватка почтальонов, поэтому они часто физически не могут разносить отправления и вручать их в руки каждому человеку. Поэтому люди сами ходят на почту, чтобы их получить.
Получить заказное письмо в другом городе не получится, если оно было выписано на конкретный адрес, где зарегистрирован или проживает получатель.