Как сделать запрос коммерческого предложения
Запрос коммерческого предложения — назначение и оформление письма
В едение большинства сделок невозможно представить без тесного взаимодействия её сторон. Деловое общение необходимо для установления оптимальных условий сотрудничества. Но, зачастую, при ведении внешнеторговой деятельности, партнёры не имеют возможности обсудить важные вопросы лично, поэтому, для уточнения информации о товарах или услугах, они используют запрос коммерческого предложения. О том, как правильно составить данное письмо пойдёт речь ниже.
Что такое коммерческие запросы?
Коммерческие запросы — официальные документы, в которых отражается просьба одного участника сделки о предоставлении необходимой информации об объекте сделки — товаре или услуге. Просьба может быть основана на получение новой или уточнение старой информации.
Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:
Москва и область: +7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)
Санкт-Петербург: +7 (812) 309-93-24
Что может потребовать адресант?
Коммерческий запрос — это не только запрос цены.
Адресант в данном документе может запросить у своего партнёра:
Отличие коммерческого запроса от оферты
Довольно часто коммерческое предложение путают с другим похожим документом — офертой. Но между ними есть существенные различия.
Как уже было сказано выше, основной целью запроса коммерческого предложения является получение или уточнение технических характеристик, цены и других данных о товаре.
Письмо-оферта же является предложением к сотрудничеству. Адресат может его отклонить или принять, оповестив адресанта.
Существует две разновидности этого документа:
Как составить письмо запрос или запрос коммерческого предложения?
Как правило, строгих рамок оформления этого документа нет.
Но он должен в обязательном порядке освещать следующие аспекты:
Правила составления документа
Грамотное составление бумаг — одна из основных составляющих любой успешной сделки.
Правильно оформленное обращение поможет:
Существуют правила составления данного запроса. Они подходят как для частных, так и для государственных документов.
При составлении письма придерживайтесь следующей последовательности:
Образец документа официальное никем не утверждён, вот один из вариантов его оформления. Содержание запроса может меняться в зависимости от условий сделки.
Сценарии составления
Существует несколько сценариев составления этой бумаги:
Пример коммерческого запроса
Рассмотрим простой пример данного письма.
ОАО «ИРС»
ул. Советская, 23
г. Самара, 443035
тел.: +7(946)223-09-98
e-mail: irs-society@gmail.com
19.02.2017 г.
№ 23/76
О запросе предложений на поставку древесины
Наша компания «ИРС» производит качественную домашнюю утварь из натуральной древесины. В связи с увеличением объёмов производства нам необходимо увеличить запасы древесины до 30 тонн.
Просим отправить коммерческое предложение о поставке сырья в указанном объёме. В ответном письме укажите стоимость транспортировки и упаковки, порядок оплаты продукции.
Отправьте письмо не позднее 30.02.2017. Просим отправить 2 экземпляра — на русском и английском языках. Приветствуется предоставление копий документов, подтверждающих качество Вашей продукции.
Спасибо за оказанное внимание! В ожидании Вашего детального предложения.
С уважением
Е. Алексеев
Менеджер по снабжению.
Как составить запрос ценовых предложений?
Запрос цены — отдельный вид делового письма. Компания хочет закупиться сырьём у поставщика. Она отправляет ему запрос цены для того, чтобы получить точную информацию о стоимости продукции, транспортировки, упаковки и т. д.
Для того, чтобы сотрудничество было максимально продуктивным уже на ранних его этапах, в этом документе необходимо указывать чёткие пожелания. Адресант должен указать количество товара, ожидаемые его характеристики.
Запрос ценовых предложений по своему содержанию и форме мало чем отличается от запроса коммерческого предложения. Основным отличием является конкретизация назначения документа — получение информации о цене товара.
Пример запроса цены
Рассмотрим этот документ на примере той же организации «ИРС».
Рассмотрим простой пример данного письма:
ОАО «ИРС»
ул. Советская, 23
г. Самара, 443035
тел.: +7(946)223-09-98
e-mail: irs-society@gmail.com
19.02.2017 г.
№ 23/76
О запросе ценового предложения на древесину
Представители нашей компании посетили 17.02.2017 выставку изделий из натуральных материалов в выставочном центре «Экспо-Волга» в Самаре. Нас заинтересовала Ваша продукция. Мы бы хотели стать представителями Вашего бренда в Самаре.
Просим отправить информацию о стоимости поставки 30 тонн древесины для дальнейшей продажи. Прикрепите сертификаты качества продукции. Приветствуется информация о предоставляемых партнёрам скидках.
Отправьте письмо не позднее 30.02.2017. Просим отправить 2 экземпляра — на русском и английском языках.
Спасибо за оказанное внимание! В ожидании Вашего детального предложения.
С уважением,
Е. Петров.
Менеджер по продажам.
О том как правильно ответить на коммерческое письмо от контрагента пойдёт речь в данном видео:
Итак, запрос коммерческого предложения — один их видов деловых писем, который необходим для получения или уточнения данных о товаре или услуге. Строгих рамок оформления этой бумаги нет, но рекомендуется придерживаться общепринятых правил.
Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Поиск контрагентов.
Как составить запрос коммерческого предложения и запрос цены
Запрос коммерческого предложения – это один из видов коммерческого письма. Такие запросы обычно содержат просьбу о предоставлении информации насчёт каких-либо товаров или услуг. Кроме того, нередко запросы создаются для уточнения уже имеющейся информации.
В данной статье мы расскажем о том, как правильно составить такое письмо, познакомим вас с его образцами. Также вы узнаете несколько техник, с помощью которых можно сделать запрос коммерческого предложения более эффективным и привлекательным для адресата.
Что такое коммерческие запросы?
Коммерческие запросы – разновидность коммерческих писем, основанная на просьбе о предоставлении подробной информации о товаре или услуге. Отправитель такого письма может запросить неизвестную информацию, а может просто уточнить уже имеющиеся данные. Коммерческое письмо нельзя путать с письмом-офертой. Запрос коммерческого предложения создаётся на основании буклетов, каталогов, объявлений, прейскурантов… Словом, на основании любой рекламной информации.
Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:
Обязательные составляющие письма-запроса — запроса коммерческого предложения
Такое письмо имеет свободную форму, но в нём обязательно должны быть освещены некоторые моменты:
Как грамотно составить письмо-запрос?
Предлагаем вашему вниманию примерный порядок составления запроса.
Образец запроса коммерческого предложения
Примеры, которые вы прочтёте далее – это лишь общая форма запроса коммерческих писем. Придерживаясь общего плана, можно составлять уникальные письма. Главное – грамотность и чёткость формулировок.
Наша организация – известный и амбициозный производитель верхней одежды. В связи с нашими производственными нуждами, мы хотим приобрести большую партию пуговиц для пальто и плащей.
Можете ли вы оформить для нас коммерческое предложение на покупку соответствующего товара? Нашей фирме требуется (указать количество) пуговиц. Дополнительно укажите точную стоимость перевозки.
Ожидаем ваш детальный ответ.
Должность, ФИО, подпись»
В течение 5 лет наша компания продала в (указать страну, город) много различной бытовой техники. Мы продаём технику как отечественных, так и заграничных брендов.
Наши сотрудники посетили вашу недавнюю выставку в (указать страну, город), и представленная продукция вызвала у нас живой интерес.
Если вы согласны с тем, чтобы наша компания продавала ваши изделия, просим ответить на данное письмо предложением о поставке. Пожалуйста, приложите к нему подробные технические характеристики всех позиций. Мы не только продаём технику, но и предлагаем всем покупателям качественное сервисное обслуживание, поэтому нареканий на ваши изделия у них не будет.
Надеемся на быстрый ответ.
Должность, ФИО, подпись»
Техники и сценарии для составления запроса
Стоит понимать, что запрос коммерческого предложения – это не просто письмо, а чёткий и продуманный план сотрудничества. Сначала его нужно сочинить, а уже потом – перенести на бумагу. В идеале ваша компания должна заранее иметь несколько заготовок таких писем «на все случаи жизни».
Не нужно забывать, что в современном мире больше всего ценится оригинальность. Обладая оригинальностью и остроумием, можно продать даже некачественный товар. Впрочем, мы не рекомендуем вам этого делать.
Пять оригинальных сценариев, с помощью которых можно создать запрос коммерческого предложения:
Как составить запрос цены?
Запрос цены – вид запроса, который составляется в том случае, если организация хочет купить услуги или товары у другой компании, но для начала предпочитает узнать точную цену. Этот вид запроса отправляют Другое название такого письма – запрос котировок.
В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания. Можно сразу написать, какой именно объём товаров или услуг необходим вашей компании, а можно сказать, что точный объём закупки будет зависеть от предложенных цен. Чтобы цена в письме-ответе была корректной, вы должны точно указать спецификацию выбранных товаров.
Кроме того, в запросе цены можно запросить данные об условиях оплаты, объёме контракта, уровне качества товара. Поставщики обычно стараются отвечать на такие письма сразу же, но вы можете назвать желаемую дату и время отправки ответа. Общая же форма запроса цены ничем не отличается от формы коммерческого запроса. Если ваши попытки приведут к ожидаемому результату, не забудьте про проверку контрагента. Это нужно сделать для своего же блага.
Где найти нового партнёра по бизнесу? Как начать участвовать в тендерах — советы начинающим участникам в тендерных торгах.
Информация о том, почему коммерческое предложение не является публичной офертой вот здесь. В этой же статье вы найдёте определение публичной оферты и её значение во внешнеторговых операциях.
Где найти нового партнёра по бизнесу? Как начать участвовать в тендерах — советы начинающим участникам в тендерных торгах.Резюмируем. Чтобы создать коммерческий запрос, нужно не только знать правильный алгоритм письма, но и обладать творческим мышлением. Если вам удастся, не отступая от делового стиля, оригинально «продать» свой запрос – вероятность положительного ответа сильно возрастёт. Поэтому все подобные запросы сначала тщательно продумываются, и лишь потом – составляются на бумаге.
Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Контрагенты».
Оформляем коммерческие предложения по 44-ФЗ
Коммерческие предложения по 44-ФЗ — это самый простой способ получить актуальную информацию о ценах на рынке. Без этих данных невозможно обосновать НМЦК методом анализа рынка. В статье разберем требования к коммерческим предложениям по 44-ФЗ.
Обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК) — один из этапов планирования закупки. Закон о контрактной системе установил требование в первую очередь применять метод анализа рынка. Это приводит к необходимости использовать в процессе определения стоимости объекта в том числе и коммерческие предложения. При этом за ошибки или несоблюдение порядка обоснования НМЦК установлена административная ответственность в виде штрафа до 10 000 руб., что.является неприятным дополнением.
Понятие
Для поставщика, сфера деятельности которого связана с потребностью заказчика, коммерческое предложение — официальный документ, который подтверждает стоимость его товара, работы, услуги с определенными характеристиками на конкретный период, но при этом не влечет обязательства по заключению договора.
Порядок получения информации о расценках
Разработаны методические рекомендации по применению методов определения НМЦК (Приказ Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567). Чтобы собрать данные о расценках, заказчику рекомендуется направить запросы о предоставлении ценовой информации не менее чем пяти поставщикам, а в определении НМЦК использовать уже не менее трех цен, которые предоставлены различными поставщиками (п. 3.19).
Алгоритм подачи такого запроса следующий:
Необходимо обратить внимание, что срок действия коммерческого предложения по 44-ФЗ не установлен. Эта информация должна быть указана в ответном документе. Это сделано, чтобы исключить обоснование на основе неактуальных цен.
Расценки прошлых периодов (более шести месяцев от периода определения НМЦК) необходимо приводить к текущему уровню путем применения коэффициента пересчета.
Помимо направления запросов поставщикам, Минэкономразвития рекомендует осуществлять еще несколько процедур: поиск цен в реестре контрактов ЕИС, сбор и анализ общедоступной ценовой информации (реклама, каталоги, статистическая отчетность и др).
Образец запроса коммерческого предложения по 44-ФЗ
Образец коммерческих предложений по 44-ФЗ
Запрос предложений, как способ определения поставщика
Не стоит путать запрос коммерческих предложений, которые собираются в целях определения НМЦК для дальнейшего проведения заказа, и запрос предложений, как конкурентный способ закупки, предусмотренный ст. 83 44-ФЗ или Положением о закупках в рамках 223-ФЗ.
Такой способ закупки аналогичен конкурсу, где присутствуют критерии оценки заявок, а участники в конвертах подают данные о цене и остальных условиях исполнения контракта.
Как запросить коммерческие предложения для обоснования НМЦК
Запрос коммерческих предложений — это самый простой способ получить актуальную информацию о ценах и характеристиках товара или услуги, что необходимо для расчета НМЦК по методу анализа рынка.
Самый востребованный способ определения начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) — это анализ рынка. Собирается ли бюджетная организация воспользоваться одним из конкурентных методов закупок или же рассматривает вариант приобретения товара или услуги у единственного поставщика — не имеет значения, ведь, в соответствии с действующим законодательством (ст. 22 44-ФЗ), необходимо предоставить обоснование НМЦК. Для того чтобы сделать это без нарушений, заказчику потребуется найти актуальные ценовые данные. Для этого необходимо собрать ряд коммерческих предложений от различных поставщиков, предлагающих искомый товар или услугу.
Коммерческие предложения в закупках
Для определения НМЦК бюджетная организация, которая выступает в роли заказчика, должна запросить коммерческие предложения минимум у пяти потенциальных исполнителей. В качестве ответа она должна получить как минимум три ценовых письма с описанием товаров или услуг, отвечающих всем заявленным в плане закупки условиям.
Основной целью является сбор действующей ценовой информации с целью последующей ее аналитики. По результатам тщательного анализа и выводится НМЦК.
Содержательная часть образца заявки на коммерческое предложение по правилам 44-ФЗ и Приказа Минэкономразвития № 567 должна соответствовать законодательно установленным требованиям и включать фактическую информацию:
Вот пример запроса коммерческого предложения по 44-ФЗ.
Как ответить на запрос КП
Когда заказчик в поиске трех поставщиков для расчета НМЦК планируемой закупки рассылает письмо, ему приходят официальные ответы от выбранных организаций. Ответ — это документ на официальном бланке поставщика, заверенный «живой» печатью и подписью руководителя, финансового директора или главного бухгалтера. Он включает в себя информацию:
Ответ носит исключительно информационный характер и не является прямым побуждением к заключению коммерческого договора.
Срока действия полученные данные о стоимости не имеют. Это необходимо отметить в ответе. При использовании этого материала для расчетов в будущих периодах текущая цена про индексируется в соответствии с коэффициентом пересчета.
Запрос коммерческих предложений по 223-ФЗ
Если бюджетное учреждение оказывает дополнительные услуги населению, то есть ведет предпринимательскую деятельность и получает официальный доход, оно имеет вправе вывести часть закупок из-под жестких регламентаций 44-ФЗ и воспользоваться более лояльным к бюджетным заказчикам 223-ФЗ. Образец, как сделать запрос на коммерческое предложение в этом случае составляется аналогично 44-ФЗ. Принципиальных различий нет.
На основании этого закона действует дополнительный конкурентный способ определения поставщиков, именуемый запросом предложений. Заказчик размещает в системе извещение о проводимой закупке и подробно указывает всю необходимую информацию. В торги приглашаться определенные исполнители, соответствующие техническим критериям заказчика. В процедуре вправе участвовать любая организация, которая удовлетворяет требованиям организатора закупки. Затем идет прием, рассмотрение и финальная оценка заявок. Членами комиссии учитываются как минимум два установленных критерия для оценки. В результате, по итогам процедуры, заключается контракт с тем поставщиком, который предложил самые выгодные условия. Итог ЗП отражается заказчиком на официальном сайте в открытом доступе.
Этот способ применяется при расторжении заказчиком действующих контрактов или же при повторном проведении конкурентных способов (конкурс, аукцион) и признании их несостоявшимися.
Так выглядит образец запроса КП для закупок по 223-ФЗ.
Важные пункты в запросе коммерческого предложения по 44-ФЗ: правила составления и образец для скачивания
Запрос коммерческого предложения – вариант делового письма, в котором заказчик просит предоставить информацию об актуальных ценах на интересующий товар, работы или услуги.
Зачастую при оформлении такого письма необходимо не только придерживаться делового стиля переписки, но и требований законодательства. Далее подробно рассмотрим, какие есть виды, и как составляется этот запрос, а также как отправить документ.
Цель отправки
Запрос коммерческих предложений проводится при подготовке к проведению тендера. По полученным от поставщиков ответам, заказчик формирует обоснование начальной (максимальной) цены договора. Этот способ обоснования цены называется методом анализа рынка.
Какие есть виды?
Существует 2 вида запроса предложений: государственный и частный. Их основное различие в том, что содержание государственного запроса полностью регулируется 44-ФЗ. Содержание частного запроса может быть сформулировано только потребностями заказчика. Однако и при направлении частного запроса необходимо соблюдать правила делового этикета.
Что он должен содержать?
Государственный запрос на предоставление коммерческих предложений, оформленный в соответствии с 44-ФЗ, чаще всего направляют представители бюджетных организаций. Несмотря на менее строгие рамки при оформлении частного запроса, содержание его мало чем отличается от содержания государственного.
Государственный
При формировании государственного запроса коммерческих предложений нужно учитывать все нюансы, способные повлиять на формирование НМЦК. Таким образом, в запросе обязательно должны быть указаны:
Частный
Основные пункты, которые должны быть указаны в частном запросе:
Написание каждого пункта документа с примерами
В первую очередь при оформлении запроса нужно указать повод для его отправки. Если запрос государственный, то поводом служит подготовка к проведению тендера.
Если же запрос частный, в нем стоит кратко описать, с чем связана производственная необходимость.
После этого необходимо запросить все данные, которые будут влиять на стоимость товара:
Так же необходимо указать, что ответ на запрос должен содержать цену единицы товара и общую цену контракта на указанных в запросе условиях, срок действия предлагаемой цены, расчет цены с целью предупреждения намеренного изменения цены товара. В текст запроса необходимо включить упоминание о том, что ответ на запрос не предоставляет никаких преимуществ и не влечет за собой возникновения обязательств заказчика перед поставщиком.
«Информируем, что направленные предложения не будут рассматриваться в качестве заявки на участие в закупке и не дают в дальнейшем каких-либо преимуществ для лиц, подавших указанные предложения.
Настоящий запрос не является извещением о проведении закупки, офертой или публичной офертой и не влечет возникновения каких-либо обязательств заказчика».
Подробнее о том, как провести котировку и об особенностях процедуры, читайте в этой статье, а о сроках проведения процедуры можно узнать тут.
Отправка документа
После того, как документ составлен, он должен быть направлен не менее чем пяти поставщикам, способным поставить предмет закупки. Запрос можно распечатать и направить через курьера. Это гарантирует доставку документа в нужную компанию. Однако это уместно, если речь идет о конкретном поставщике, с которым ранее уже заключались договоры на поставку предмета закупки.
Нормативные документы предусматривают возможность использовать факсимильную связь или электронную почту. При этом самым простым вариантом отправки запроса большому количеству поставщиков является электронная почта. Основные правила при оформлении запроса:
При отправке письма через электронную почту лучше всего использовать формат PDF. Для этого составленный и подписанный руководителем документ нужно отсканировать и вложить в электронное письмо. При этом обязательно указать тему письма, иначе оно может потеряться в потоке документов, ежедневно приходящих на почту поставщика.
При отправке запроса рекомендуется вначале договориться с поставщиком об отправке ему письма по телефону. Это даст уверенность, что письмо не останется без внимания.
Подробнее о запросе котировок в электронном виде, можно узнать в этой статье.
Отвечать на запрос поставщик не обязан. Это только его право. Поэтому, чтобы получить не менее пяти предложений, рекомендуется направить запрос большему количеству поставщиков. В первую очередь стоит обратить внимание на тех поставщиков, которые уже имеют опыт поставки предмета закупки по другим договорам. Информацию об этом можно увидеть в реестре контрактов ЕИС.