Как сделать запрос на предприятие
Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления
Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.
Что можно запрашивать?
Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.
Структура письма
Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:
Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.
Как писать?
Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:
Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.
В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:
Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:
В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.
Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.
Образец письма-запроса о предоставлении документов
«Уважаемый Владимир Александрович!
Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:
Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на general@site.com)».
Образец письма-запроса о предоставлении информации
«Уважаемый Пётр Владимирович!
Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».
Образец письма-запроса о разъяснении
«Уважаемый Александр Петрович!
В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».
Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.
Образец письма-запроса о предоставлении документов
Деятельность любого предприятия выстраивается на основании информации. Получение ее происходит разными путями. В ряде случаев у субъекта возникает необходимость составить запрос на предоставление документов (образцы прилагаются в тексте). При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.
Необходимость составления запроса
У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:
Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:
Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.
Правила составления
Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:
«Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.
В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.
Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.
В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:
Разновидности запросов
Имеются различные классификации запросов. Делятся они в зависимости от:
Рассмотрим наиболее распространенные группы.
Запрос о предоставлении информации
Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части. Это может быть информация относительно:
В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя.
Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр. Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.
Запрос о подтверждении информации
Письмом с просьбой подтвердить информацию, отправитель, как правило, просит предоставить ему сведения, выписки из официальных документов.
Например, Посольство делает запрос по месту работы заявителя с просьбой подтвердить размер заработной платы для предоставления визы. При этом четкое указание на вид документа, из которого будет предоставляться информация, отсутствует.
Запрос о предоставлении документов
Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.
Запрос в Налоговую Инспекцию
Любой хозяйствующий субъект обязан отчислять налоги в федеральный и местные бюджеты. Это значит, между предприятием и ФНС осуществляется постоянное взаимодействие. Учитывая, множественные изменения налогового законодательства у субъектов периодически возникает необходимость сделать уточнения относительно нормативов или иной информации. Для реализации составляется запрос в отделение ФНС. Формируется он, как правило, от лица главного бухгалтера или руководителя структуры.
Запрос в банк
Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения. Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах.
Ответ на запрос предоставляется традиционно по правилам делового этикета в течение 2-х недель. Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается.
Для ряда структур сроки предоставления ответов определены на законодательном уровне.
Заключение
Единой формы запросов о предоставлении информации не существует. Пишутся они произвольно с соблюдением правил делового этикета.
Чтобы не было ошибок: как составить запрос в налоговую о предоставлении информации, образец документа
Запросы – документы, подтверждающие факт легального ведения предпринимательской деятельности. Их существует несколько видов: по налогам, о предоставлении информации, о добросовестности контрагента, состоянии расчетов.
В статье ниже будет описана информация: для чего нужны запросы и как их отправить в налоговую инспекцию. Как правильно составить документ, его содержание. А также способы отправки и сопутствующие справки к нему.
Что запрашивает фирма в ИФНС и для чего?
Каждое предприятие зарегистрировано в базе налоговой инспекции, регистрация предоставляет владельцам или уполномоченным лицам право на составление и отправку запросов в налоговую инспекцию с целью:
Перечень запросов, которые фирма может направить в налоговую инспекцию:
После того, как составленный запрос письменного формата будет отправлен в фискальную службу, сотрудники инспекции обязаны рассмотреть запрос в срок 30 календарных дней с момента его регистрации. Срок рассмотрения представления может увеличиться до 60 дней по решению инспектора налоговой службы, но в таком случае фискальная служба должна уведомить налогоплательщика о затяжном рассмотрении запроса и указать причину.
Об особенностях составления запроса в налоговую о системе налогообложения мы писали в отдельном материале.
Кто составляет документ и как он оформляется?
Запрос – документ, предназначенный для делового общения, его цель получение достоверной и интересующей информации лицу, которое его составило.
Составить запрос имеют право:
Общие правила написания
Существует четыре типа запроса:
Несмотря на их разное внутреннее содержание, они имеют общие правила для составления:
Запрос может быть составлен на бланке фирмы или на листе формата А 4 (шапка будет писаться в верхнем левом углу).
Каково содержание?
Составляя запрос, уполномоченное лицо должно лаконично и чётко сформулировать: с какой целью, на каком основании ему необходимо получить информацию от юридического лица (ИНФС), ссылаясь на правовые и федеральные законы. Ниже мы рассмотрим содержание каждого запроса.
О задолженности по налогам
Заявление о присутствии задолженности по налогам, сборам и штрафам пишется с целью получения информации о финансовых задолженностях фирмы, предпринимателя перед государством. Заполнение возможно двумя способами: собственноручным и электронным форматом.
Регламентированной формы заполнения запроса нет, но существует рекомендованный пример по заполнению справки, утвержденный 2 июля 2012 года Административным регламентом, приказом № 99, приложение № 8.
Содержание запроса о задолженности по налогам:
О предоставлении информации
Документ составляется на чистом листе или бланке, в содержание “шапки” входит следующая информация:
Основная часть запроса:
Завершающая часть: визирование документа (подпись с расшифровкой и дата составления).
О добросовестности контрагента
Содержание справки: в левом углу фиксируется город, где составлялся документ и дата.
Основная часть:
О состоянии расчетов
Справка о состоянии расчета содержит в себе следующую информацию:
Как отправить?
Отправить запрос в налоговую можно:
Какие прикладываются бумаги?
Перечень обязательных документов, прилагаемых к запросу:
Изложенная информация детально раскрыла содержание запросов о задолженности по налогам, о предоставлении информации, о добросовестности контрагента и о состоянии расчетов. Следуя описанным инструкциям, не возникнет сложностей составить запрос и сэкономить собственное время.
Как составить запрос на предоставление документов и информации
Запрос о предоставлении документов — это документ на имя контрагента с просьбой направить конкретные бумаги или официальную информацию.
Кто составляет
Письмо с просьбой о предоставлении информации пишется от имени организации. Но составить его вправе любой сотрудник, который отвечает за конкретную сферу деятельности, — бухгалтер, кадровик, юрист. Работник, который составляет такую заявку, обязан действовать в интересах работодателя, то есть запрашивать информацию с целью удовлетворения определенной потребности организации. В том случае, когда заявление пишет не руководитель, а другой служащий, нужно согласовать отправку с руководством.
Необходимо соблюдать четкую структуру заявки. Вот какие пункты содержит бланк запроса контрагенту или в вышестоящее ведомство:
Это общая структура заявки о предоставлении информации. У каждого ведомства действуют индивидуальные требования.
Как составить
Унифицированной формы не предусмотрено. Заявитель составляет письмо в произвольной форме. Желательно подготовить просьбу на фирменном бланке предприятия.
Инструкция, как написать официальный запрос о предоставлении документов от имени организации:
Образцы для разных ситуаций
Просим прислать вас_______________________________________________________________________________________________________________________________________________
_________________20____г.
А это образец письма-запроса документов у контрагента от организации:
Так выглядит просьба о разъяснении законодательных норм:
А так — запрос в ФНС:
Кому и каким способом отправляют
Обращение адресуют контрагентам или в государственные ведомства. Если заявку направляют конкретному человеку, необходимо указать его должность, Ф. И. О. и подразделение (если такой реквизит применяется в организации) и начать обращение к получателю со слова «уважаемый». Если же адресат — группа лиц, укажите название отдела, не обращаясь по имени к конкретному служащему.
Обращение пишут от руки или составляют в печатной форме. Написание от руки — не самый предпочтительный вариант, т. к. такой текст тяжело воспринимается получателем. Лучше письмо напечатать.
Письмо составляют в двух экземплярах, присваивают ему исходящий номер, дату и фиксируют в журнале исходящих. Первый экземпляр отправляют получателю, второй хранится в организации. Только после этого обращение передают получателю. Варианты доставки:
В какие сроки приходит ответ
Установленных законом сроков для ответа в рамках деловой переписки нет. Получатель ответит, как только соберет необходимые сведения и подготовит исходящий документ.
При направлении письменного обращения в государственные органы и органы исполнительной власти ориентируйтесь на то, что ответ придет через 30 дней после регистрации заявки (ч. 1 ст. 12 59-ФЗ от 02.05.2006). Если подготовка ответа вызовет затруднения или должностному лицу понадобится дополнительная информация, то срок продлят еще на 30 дней (ч. 2 ст. 12 59-ФЗ). На регистрацию входящих документов ведомства отводят 3 дня.
Запрос на предоставление информации: образец
Письмо-запрос представляет собой определённый вид делового письма. Здесь одна сторона желает получить от второго участника конкретную информацию.
В каких случаях составляется такой запрос
Запрос может в следующих случаях:
Рассмотрим основные примеры таких писем:
Главные вопросы
Как составить письмо-запрос?
Такого рода послания нужно составлять с соблюдением этики и делового стиля. Не нужно отклоняться от официального изложения, иначе вас могут не так понять. Особенно это касается писем, адресованных в государственные учреждения.
Письмо-запрос можно писать в произвольной форме, но оно должно содержать в себе следующие пункты:
Как грамотно общаться?
Общаться можно устно, письменным путём или по электронной почте. Самым удобным и распространённым является третий вариант. При письменном общении оформляйте запрос заказным письмом.
Скачать бланк письма-запроса можно по этой ссылке
Скачать образец письма-запроса можно здесь
Законодательные документы
Все запросы о предоставлении информации регулируются федеральным законом номер 8 от 9 февраля 2009. Письменный запрос подлежит обязательной регистрации в течение трёх лет, а устный — за одни сутки. Если лицо после получения запроса понимает, что не может предоставить информацию (некомпетентен), то нужно в течение семи дней предоставить обоснованный ответ.
В каких случаях могут отказать?
Кто составляет письмо?
Такие послания создаются от лица компании уполномоченным сотрудником. Он должен являться специалистом именно в той сфере, в которую составлен запрос. Перед отправкой его желательно согласовать с директором, это поможет избежать недоразумений.
Кто получатель?
Запрос может быть составлен любому сотруднику организации. Здесь желательно указать такое обращение, как «Уважаемый или Уважаемая». А также письмо можно обратить в отдел, например, технический.
Как грамотно оформить?
Как уже говорилось ранее, такое послание должно носить официальный характер.
Список правил, которые нужно соблюдать при написании запроса:
Как правильно оформить письмо?
Первым вариантом пользуются крайне редко, да и ждать ответа придётся долго, так как его нужно отправлять по почте России.
Второй вариант — самый распространённый и удобный. Почти все сейчас пользуются электронной почтой, и отправить запрос можно всего лишь в один клик.
Сколько ждать ответ?
Законом не предусмотрены конкретные сроки предоставления ответа. По правилам этики, на любой запрос должно поступить ответное письмо.
Запрос на предоставление информации
Обращение состоит из:
Текст о предоставлении документации
Запрос в налоговую службу
В обращении необходимо указать:
Послание в банк
Укажите такие данные:
Запрос сверочного акта
Такое послание нужно для проверки наличия задолженности у компании или переплаты по счетам. Оформлять его нужно на официальном бланке компании на имя её руководителя.
Письмо-запрос на подтверждение информации
Здесь также указываются реквизиты отправителя и причина, по которой вам должны подтвердить ту или иную информацию. Не забудьте указать свои контакты для оперативного получения ответа на запрашиваемые сведения.