Как сделать запрос в архивы
Если вас интересует, как сделать запрос в архив о родственниках, то данная статья в этом поможет. Все запросы, поступающие от населения, можно разделить на три основных типа:
2. Тематического характера (несущие информацию биографического плана о какой-либо конкретной личности).
Вам помогут за деньги
Существуют специализированные бюро фамильных исследований, где любой, желающий сэкономить время и избавиться от хлопот, может заказать генеалогическую информацию на платной основе. Работники подобных учреждений могут за плату (достаточно символическую) сформулировать грамотный текст заявления и предоставить точный адрес того архива, в которой вам предстоит обращаться.
Далее речь пойдет об особенностях, которые необходимо учесть, общаясь с работниками отделов хранения, читальных залов и прочих «присутственных мест». Именно им предстоит обрабатывать и удовлетворять запросы о родственниках, поступающих от интересующихся граждан.
Вам никто не должен
Перед тем как сделать запрос в архив о родственниках, попробуйте представить себе, с какого рода специалистами вам предстоит иметь дело. Данный фактор психологического характера может сыграть немалую роль в успехе всего предприятия. Согласно статистике, персонал таких заведений, как государственные архивы, относится к числу интеллигентных образованных людей. Деятельность, состоящая в обработке архивных запросов, не входит в число их непосредственных обязанностей. Дохода от подобной работы они никакого не получают (несмотря на то, что услуга эта платная, все деньги поступают в казну).
Конкретные исполнители не имеют ничего сверх своей зарплаты, в связи со всем вышесказанным заявку вполне могут отклонить, не объяснив причин отказа, либо ответив формально в виде отписки. Порой федеральные учреждения публикуют на собственных интернет-ресурсах объявления следующего характера «В связи с сильной занятостью специалистов обработка запросов генеалогического характера не производится».
Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить. Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица. То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.
Кому доступен запрос в архивах личного дела родственника?
И, тем не менее, конкретный алгоритм поисковых действий вы сможете уточнить лишь в момент возникновения индивидуальной ситуации. Он зависит не только от степени родства заявителя с объектом поиска, но и от юридической ситуации на текущий момент. Данные строгие правила придуманы не напрасно. Если вдуматься, всё вполне логично и справедливо. Вряд ли кто-то из вас обрадовался бы, обнаружив следующий факт: какие-то чужие люди совершенно свободно получают доступ к биографии и прочим важным нюансам жизни ваших родственников либо копаются в истории семьи, выискивая какой-либо компромат (зачастую с неблаговидной целью).
Ближе к делу
После революции.
В настоящее время государственные службы целенаправленно разрабатывают общую электронную базу данных, куда в централизованном порядке поступает вся нужная информация о гражданах. Когда система будет достаточно хорошо отлажена, появится возможность посылки запроса в областной архив, и дело поиска нужных людей или документов значительно упростится.
. и до нее
Если ваш запрос касается фактов, относящихся к дореволюционному периоду, то их предстоит искать в метрических тетрадях церкви. Именно туда вносилась требуемая вам информация до того, как появились книги записи актов гражданского состояния. Данные тетради до 1917 года служили вполне официальными документами.
Порядок действий в этом случае должен быть прямо противоположным. Начните запрос с областного архива того региона, где проживало интересующее вас лицо или происходили важные для вас события. Если нужных записей в их фондах не хранится, вас, скорее всего, перенаправят в орган ЗАГС.
О чем следует помнить
Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.
Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой «не обнаружено». Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.
Что и как писать
Давайте теперь перейдем к самой процедуре непосредственного оформления заявки. Образец запроса в архив не содержит ничего сложного. Текстовое сопровождение должно быть написано правильно. Подобные обращения в органы ЗАГС и учреждения-хранилища достаточно похожи по своей форме, поэтому мы не будем рассматривать здесь оба варианта. Итак, содержание запроса в архив о родственниках условно состоит из трёх текстовых блоков: адреса организации, куда обращение направлено, кратко изложенной сути ситуации и информации о заявителе. Каждую часть заполнять обязательно. Пропустив любую из них, вы однозначно не достигнете нужной цели.
Перед тем как писать запрос в архив о предках, не поленитесь зайти на интернет-сайт учреждения либо позвоните по телефону и узнайте, оказывается ли подобная услуга как таковая. Если работа по поисковым обращениям граждан ведется, поинтересуйтесь способом, при помощи которого следует отправить ваше заявление. Где-то принимают подобные письма по электронной почте, где-то предпочитают иметь дело с традиционной бумажной корреспонденцией. Там же можно узнать, сколько стоит запрос в архив о родственниках.
Если работа предстоит исключительно на физических носителях, то есть в виде письменных обращений и ответов на них, не забудьте вложить запасной конверт. Бюджетные организации часто не располагают собственными дополнительными средствами для рассылки. Согласитесь, очень обидно, если важный для вас запрос будет проигнорирован по столь банальной причине. Логично предположить, что чем меньше размеры архива, тем более скромный бюджет выделяется на любые дополнительные задачи.
Обязательные данные
Какие нюансы следует иметь в виду относительно содержания документа? Заявка направляется на имя директора архива. В левом верхнем углу прописывается адрес и наименование учреждения, там же для соблюдения визуального единства указываются и данные отправителя. Узнать конкретные фамилии и наименования вы точно так же можете на сайте учреждения.
О сестре таланта
Как сделать запрос в архив о родственниках максимально продуктивно? Существуют ли какие-то правила написания текста заявления, повышающие шансы на успех? Достаточно распространен миф, согласно которому подробное изложение сути повышает вероятность столь же подробного ответа. К сожалению, данный подход можно считать актуальным лишь при сотрудничестве с частными платными работниками сферы генеалогии. Если же речь идет о государственном учреждении, всё ровно наоборот. Задачи следует формулировать как можно более лаконичнее и четче. Это повышает шансы повлиять на архивных служащих и заставить их рассмотреть ваше обращение как можно быстрее.
Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: «Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей прабабушки (фамилия, имя, отчество ) за **** год в селе (городе, деревне) N. В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду. В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить.»
В заключение отметим
В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!
На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.
Как составить запрос в архив
Составляя родословную, исследователь довольно быстро приходит к необходимости вести поиск в архиве. Можно приехать в архив лично, если есть такая возможность. Но часто проще составить запрос в архив и отправить его по почте. Как правильно составить запрос, чтобы через месяц получить нужную информацию? Разберем в этой статье.
Составить запрос в архив: цель обращения
Четко сформулируйте для себя цель вашего обращения в архив: что я хочу узнать?
Конечно же, «Я хочу узнать всё о прабабушке Фатинье Моисеевне Коробейниковой». Только по такому запросу вряд ли вам что-то ответят.
А вот если мы сформулируем так: «Получить запись о рождении Коробейниковой Фатиньи Моисеевны, родившейся в 1906-1910гг. в деревне Арсичи Мурашинского района Кировской области, чтобы узнать имена ее родителей». То вот на такой вопрос архив уже сможет ответить и найти информацию.
Какой архив нужен?
Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.
Архивы бывают нескольких видов:
Поскольку я искала запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный архив Кировской области (исходя из места ее рождения). Я зашла на сайт ГАКО в раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).
Из контактов скопируйте правильное название архива (аббревиатура тоже подойдет), контакты (адрес, телефон, эл.почту), чтобы у вас всегда была под рукой эта информация и не пришлось заново искать в интернете, чтобы связаться с архивом.
Если вы пытаетесь установить судьбу погибшего в Великую отечественную войну прадеда, то вам понадобится архив военкомата по месту призыва или Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО). (У меня есть статья на эту тему)
Или если родственник был партийным, то его карточка о вступлении в партию должна храниться в РГАСПИ.
Какие документы есть в архиве?
У каждого архива есть опись фондов, которая поможет убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов обычно есть на сайте архива.
Если в случае с небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие, например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать подобную информацию, поскольку документов очень много.
Если на сайте архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан, наверняка, они смогут посоветовать, где искать.
Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.
Не знаю шифр Фонд-Опись-Дело
Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.
Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.
Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.
Образец: запрос в архив
Директору КОГКУ «ГАКО»
Адрес и контакты архива
Паспортные данные
(серия, номер, кем и когда выдан)
Почтовый адрес с индексом
(некоторые справки и копии
архив может присылать
в бумажном варианте)
Контактный телефон заявителя
ЗАЯВЛЕНИЕ
Первый вариант запроса в архив, с указанием точных архивных сведений:
Прошу предоставить электронные копии списка раскольников прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии 1904 г. о семьях по фамилии Коробейниковы, проживающих в населенном пункте Арсичи (Займища подле речки Раменку). (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43-66).
Поскольку полученные мною ранее копии это списка (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43) с информацией о моем предке Коробейникове Моисее Яковлевиче, а также имеющийся в этом же списке Коробейников Филипп Яковлевич (его брат), дают основание полагать, что в этой деревне проживали и другие родственники.
Второй вариант запроса в архив, без указания точных сведений:
Прошу проверить имеются ли в метрической книге за 1859-1862 год прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии запись о рождении Коробейникова Моисея Яковлевича в деревне Арсичи (Займища подле речки Раменку). Прошу предоставить электронные копии страниц с записью о рождении.
дата Фамилия и инициалы
Сроки исполнения запроса в архиве
Почему документов нет в архиве, и что делать?
Причин отрицательного ответа из архива может быть масса, рассмотрим основные.
Запрашиваемые документы отсутствуют
Документы одной области могут храниться в соседнем областном архиве (это связано с административно-территориальным делением, когда районы передавались или укрупнялись, а документы не всегда своевременно передавались на хранение).
Добросовестные работники архива посоветуют, куда написать. Я разыскивала документы о Лузском сельсовете Опаринского района, который сначала входил в состав Вологодской губернии, потом Архангельской, потом Северо-Двинской, потом Кировской области. Выяснилось, что некоторые документы по этому району попали в архив Костромской области, а часть хранится в архиве Великого Устюга.
Документы уничтожены или утеряны
Документы могли быть уничтожены во время войны, сгорели в пожаре, затопило архив, грибок покрыл страницы книги. Здесь ничего не поделаешь. Нужно искать другие источники информации. В этом поможет изучение форумов и описи фондов архива. Найдя дополнительные источники генеалогической информации, можно составить следующий запрос в архив.
Документы есть, но нужной информации нет
Возможно искались ошибочные сведения, и ваш предок родился в другой деревне, в другом году или имел другую фамилию при рождении.
Предки прибавляли себе годы, чтобы пойти учится или служить, меняли фамилию, чтобы скрыться от преследования и т.д. Может быть родители вашего прадеда отправились крестить младенца к родне в другую приходскую церковь. А может быть причина в их вероисповедании или национальности, поэтому в православных метриках их и вовсе не будет.
Жизненные ситуации очень разные. Именно этим и интересно составление родословной: можно почувствовать себя настоящим детективом, распутывая клубок жизни предков.
Мои предки Коробейниковы были старообрядцами, не делали записи в метрических книгах православной церкви. Поэтому найти запись о рождении прабабушки Фатиньи в 1906-1910 году я никак не смогу.
Дальнейшее изучение описи фондов показало, что есть список старообрядцев по приходу Крестовоздвиженской церкви села Белозерье за 1903-1904гг. Откуда можно узнать всех родственников по фамилии Коробейниковы.
При отрицательном ответе архива (записи или документы не найдены) нужно узнать в каких еще документах могут быть интересующие вас сведения. Изучайте тематические форумы, расспрашивайте родственников и других генеалогов и обязательно докопаетесь до истины.
Сколько стоит запрос в архив
В зависимости от вида архива запросы могут быть бесплатными и платными. Расценки регулируются внутренними нормативными актами архива. Обычно на сайте организации есть прейскурант на все услуги.
Нужно ли подтверждать свое родство для запроса в архив?
Когда речь идет о государственных архивах, то подтверждения родства у вас не спросят.
Составить запрос в ведомственный архив можно аналогичным образом, но будьте готовы предоставить справки и документы подтверждающие ваши родственные связи с предком или родственником. Некоторые ведомства даже могут попросить нотариально заверенные копии.
Вам будут интересны другие мои статьи по генеалогии:
Архив:как сделать запрос, связанный с восстановлением родственных связей и созданием родословного древа
Здравствуйте, уважаемые читатели. Поскольку тема поиска своих предков стала в последние годы популярной, многие “загорелись” желанием создать свое родословное древо, написать семейную энциклопедию или книгу жизни своего рода. Сразу скажу, что ресурсов на которых можно найти рекомендации для этой работы много, стоит всего лишь задать поиск в яндексе или гугле, типа ” как составить свою родословную”, ” как создать родословную книгу”.
Архивы: как сделать генеалогический запрос
Но сейчас коротко о том, где брать материал для родословной книги. После опроса родственников, и “шуршания” по семейным архивам, пора отправляться в архив. И самое простое дело отправиться государственный архив того областного центра в котором вы проживаете. В архиве, с хорошо отработанным алгоритмом работы с семейными историками,с вами проведут собеседование. Не пугайтесь! Это для того, чтобы определить насколько вы подготовлены к работе в архиве.
Исследователь-поисковик из меня какой? Определим степень своей готовности к работе
Совершенно очевидно, что если вы идете в архив впервые, и у вас всего-то навсего жгучее желание найти информацию о предках,то для работы в архиве подготовлены вы слабо. Кстати, к фондам вас не допустят. Только в читальный зал. Но в руки попадут исторические документы. И работать с ними надо знать как.
Не чувствуете в себе силы самостоятельно работать с архивными делами?
Сделайте генеалогический запрос, и служащие архива сами найдут нужную информацию.
Какой запрос делать?
Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
На какие запросы архив должен отвечать?
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:
сведения о том, кто его написал – название организации или фамилию имя и отчество гражданина,
почтовый адрес, чтобы можно было ответить на ваш запрос по почте,
тему – то есть должно быть четко сформулировано, что именно вы хотите узнать, просто пересказывать историю своей семьи и высказывать желание, что вы хотели бы узнать что-нибудь еще, бесполезно, нужен конкретный вопрос,
хронологические рамки запрашиваемой информации – просить найти всех носителей вашей фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.
На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны, но иногда случаются и странные случаи – один архив, например, не мог отвечать на запросы, потому что вследствие тяжелого материального положения не имел конвертов (это совершенно реальный случай).
Архивисты меня не похвалят, но я все же дам маленький совет
После того как вы отправили запрос, имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли ваш запрос, а потом звонить еще неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Повторю, это из разряда “вредные советы”, но это действительно помогает.
Сроки исполнения тематического или генеалогического запроса установят по предварительному согласованию с вами – они зависят от сложности поиска нужной информации.
Запрос пишем на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы все было написано понятно.
Не надо спешить и просить составить вам родословную, двигайтесь постепенно.
Письмо пишете такое:
Директору архива такого-то
Адрес
От (ваше ФИО и адрес)
Заявление
Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
С уважением
ФИО
Дата.
А теперь пояснения “если”
1) Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения.
2)Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.
3)Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы.
Остались вопросы?
На сайте Федерального архивного агентства еще ответы на вопросы связанные с запросами по восстановлению родственных связей и создания генеалогического древа. Читайте
Нет времени и уверенности что справитесь, наймите частного генеалога
Больше рекомендаций и подсказок в нашей группе ВК “ Практическая Генеалогия не для всех, а для каждого”