Как сделать журнал ордер
Журнал-ордер. Заполнение журналов-ордеров. Журналы-ордера по счетам
Каждое предприятие имеет возможность самостоятельно выбрать систему и форму ведения налогового и бухгалтерского учета. Превалирующими принципами формирования бухгалтерских данных являются: достоверность, прозрачность, доступность восприятия, возможность получения отчета о любом активе или виде расчетов, исключение утечки данных и их искажения.
Применяемые формы и системы учета
Совокупность документов, регистров, отчетов бухгалтерского учета, последовательность и порядок их заполнения, внешний вид являются определяющими для формы учета. Принято выделять несколько их видов:
Наиболее широко распространенной системой ведения на предприятии бухгалтерского учета принято считать журнально-ордерную форму. В современных условиях автоматизации процессов создано множество вариантов программного обеспечения, которые ориентированы на получение максимального результата. При использовании бухгалтерских программ четкие границы между формами и системами учета отсутствуют, так как формирование отчета любого вида занимает минимальное количество времени и прилагаемых усилий.
Общие характеристики журнально-ордерной системы учета
В основе данной системы лежит принцип систематизации и накопления данных, отраженных в первичных документах. Запись информации в регистрах происходит одновременно с учетом хронологической последовательности. Основными документами системы являются: журнал-ордер, накопительная (вспомогательная) ведомость, главная книга и сальдовый баланс. Для более подробного раскрытия информации по аналитическому учету может применяться карточка и оборотная ведомость счета. Их данные переносятся в соответствующий журнал-ордер и ведомость. Для учета основных производственных и непроизводственных фондов, нематериальных активов ведутся инвентарные карточки каждого объекта, учет затрат на производство происходит с помощью калькуляционных ведомостей. Различного рода расчетные таблицы и расшифровки ведутся по мере необходимости отдельно для каждого вида активов, расчетов.
Порядок заполнения регистров
Суммовое значение хозяйственной операции ставится на пересечении строки и колонки регистра. Для примера можно взять журнал-ордер 2, предназначенный для отражения информации по кредиту счета №51 «Расчетный счет», в дебет счетов 50, 55, 52, 57, 58, 18, 60, 62, 68, 66, 76, 71, 70, 73, 75 и т. д.
Журнал-ордер №2
Здесь отражены следующие операции:
Каждая хозяйственная операция подтверждена первичным документом, на основании которого производится заполнение журнала-ордера. При снятии наличных в кассу предприятия используется приходный кассовый ордер (сч. 50), для перечисления денежных активов с расчетного счета компании различным контрагентам или бюджетам различных уровней – платежное поручение.
Ведомость
Журнал-ордер заполняется с первичных документов, но некоторые счета имеют достаточно большой объем аналитической информации, которая обрабатывается во вспомогательной ведомости, а ее суммовой итог за день относится в соответствующую ячейку регистра. Например, при расчетах с поставщиками и подрядными организациями за один день возможно проведение нескольких десятков перечислений в счет погашения (уменьшения) суммы задолженности или оплаты авансовых платежей. Для ведения аналитики составляется вспомогательная ведомость по 60 счету. В указанном примере 12.05.2010 года с расчетного счета предприятия перечислено 57,0 единиц средств, которые направляются различным контрагентам по соответствующим договорам или документам поставки. Для расшифровки данной суммы может быть составлен специальный документ.
Расшифровка счета 60
Договор поставки №34 от 10.01.2010 г.
Погашена задолженность по счет-фактуре №102 от 02.05.2010 г.
Авансовый платеж на основании счета №33 от 10.05.2010 г.
Итог данной ведомости отражается в журнале-ордере №2, к аналитической расшифровке прилагаются подтверждающие операцию документы (платежные поручения с отметкой банка).
Номера регистров
Нумерации подлежит каждый журнал-ордер. Бланк представляет собой лист большого формата, в котором отражается множество граф для записи номеров счетов, корреспондирующих с кредитом выбранного счета (или группы). Записи операций ведутся ежедневно или по мере формирования первичных бухгалтерских документов, вспомогательных ведомостей. Журнал-ордер открывается на конкретный синтетический счет (группу аналогичных по содержанию счетов) ежемесячно, каждому присваивается постоянный номер.
Закрытие регистров
Журналы-ордера по счетам заполняются на протяжении месяца, при закрытии каждого регистра суммируются обороты по кредиту в дебет указанных счетов. Данные синтетического учета проверяются на соответствие значениям вспомогательной ведомости, где отражены аналитические расшифровки. Полученные значения после сверки переносят в Главную книгу. Она открывается на каждый календарный год, содержит остатки на начало периода, ежемесячно заполняется оборотами по счетам и служит для составления промежуточного баланса (квартальный, месячный, полугодовой).
При закрытии года (отчетного периода) на основании данных, занесенных в Главную книгу, формируется бухгалтерский баланс. Для этого суммируются обороты всех журналов-ордеров за период, учитывается начальное сальдо, и в зависимости от типа счета (пассивный или активный), рассчитывается остаток на конец года. Журнально-ордерная система учета предназначена для ручной обработки данных. Ее основной отрицательной характеристикой является громоздкость журналов и регистров, поэтому оптимальным вариантом ее применения является автоматизация учета.
Оформление журнала хозяйственных операций в бухучете организации
Что такое регистры бухучета и как с ними работать
Регистры бухгалтерского учета — это не что иное, как таблицы определенной формы, которые утверждаются руководителем организации. Как для организаций государственного сектора, так и для предприятий малого бизнеса, формы регистров бухгалтерского учета устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
В ч. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ перечислены обязательные реквизиты регистра бухгалтерского учета:
Совокупность применяемых организацией бухгалтерских регистров, а также установленный порядок и способы их заполнения и определяет форму бухгалтерского учета организации. Выбранную форму бухгалтерского учета организация должна закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета.
В настоящее время наиболее популярной формой бухгалтерского учета является автоматизированная, когда регистрация первичных документов производится с помощью специальной бухгалтерской программы, где учитываются все проводки. В этой статье речь пойдет еще об одной распространенной форме — журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.
Хотя она предполагает отражение первичных документов в регистрах бухгалтерского учета «вручную», знание и понимание порядка построения журнально-ордерной формы бухгалтерского учета будет полезно любому бухгалтеру. Именно на ее основе разработаны различные бухгалтерские программы, в которых регистры бухгалтерского учета формируются в электронном виде с возможностью последующей печати на бумаге.
Ведение регистров бухучета
При разработке и утверждении форм регистров бухгалтерского учета организация может руководствоваться Письмами Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства» и от 06.06.1960 № 176 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций», а также Письмом Минфина России от 24.07.1992 № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях».
В журнально-ордерной форме применяются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордеры и вспомогательные ведомости. Журналы-ордеры являются основными регистрами, а вспомогательные ведомости применяются только в тех случаях, когда данные первичных документов сложно сразу отразить в журналах-ордерах. Тогда данные первичных документов сначала группируются в ведомости, а потом переносятся в журналы-ордеры. Иными словами, журналы-ордеры, например, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, ведутся по кредиту счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. А во вспомогательных ведомостях отражается расшифровка хозяйственных операций по этим дебетуемым счетам.
Каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает формы регистров бухгалтерского учета. Количество этих регистров зависит от особенностей осуществляемой организацией деятельности и видов хозяйственных операций, подлежащих отражению в учете. Например, если организация все расчеты с поставщиками и покупателями производит в безналичном порядке, заработная плата и подотчетные суммы перечисляются работникам на банковские карты, в таком случае у организации нет кассовых операций и ей нет необходимости вести соответствующий регистр этих операций — журнал-ордер № 1.
Далее приведем примеры порядка ведения и заполнения нескольких основных регистров бухгалтерского учета, которые обязана вести практически каждая организация, осуществляющая хозяйственную деятельность.
Журнал-ордер 2
В этом регистре учитываются операции, отражаемые на счете № 51 «Расчетный счет». Ведомость к счету «Расчетный счет» также имеет № 2.
Записи в журнале-ордере № 2 и ведомости к нему производятся на основании выписок банка по расчетному счету и приложенных к ним документов. При этом остаток средств на расчетном счете в банке приводится в ведомости только на начало и конец месяца. Для получения актуальной информации на протяжении месяца используются данные об остатках средств, показанные в выписках банка.
Журнал-ордер 6
Журнал хозяйственных операций № 6 применяется для учета проводок по счетам с поставщиками и подрядчиками. В Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для расчетов с поставщиками предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
При ведении данного регистра следует учитывать следующее:
Журнал-ордер 7
В журнале-ордере № 7 учитываются операции, связанные с расчетами с подотчетными лицами, отражаемые на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в журнале-ордере № 7 обеспечивается путем отражения каждой выданной подотчет суммы отдельно. Все операции по одному авансовому отчету, утвержденному руководителем, отражаются только по отдельной строке: суммы расхода, перерасхода, сумма неиспользованного аванса, подлежащая возврату и фактически возвращенная подотчетным лицом. Если подотчетному лицу выдается дополнительный аванс, то такая выдача денег отражается в разделе «Выдано подотчет».
Синтетический учет данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обеспечивается путем отражения в журнале-ордере № 7 суммы расхода по авансовым отчетам и возврата неиспользованного аванса в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
Журнал-ордер 8
В этом регистре отражаются операции по счетам, в соответствии с принятым в организации Планом счетов, на которых организация учитывает:
Журнал-ордер 10
Этот журнал регистрации хозяйственных операций используется для отражения оборотов по кредиту счетов, предназначенных для учета:
Журнал-ордер 11
В журнале-ордере № 11 отражаются обороты по кредиту счетов, предназначенных для учета отгрузки, отпуска (в порядке реализации) и реализации товарно-материальных ценностей в разрезе корреспондирующих счетов. В этом журнале-ордере обобщаются данные, отраженные в ведомостях № 16 и 17.
В первом разделе журнала-ордера № 11 отражаются обороты, в частности, по кредиту счетов 40 «Выпуск продукции», 43 «Готовая продукция», 45 «Товары отгруженные», 90 «Продажи» в разрезе корреспондирующих счетов.
Во втором разделе журнала-ордера № 11 в таблице «Аналитические данные по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»» обобщаются данные об отгруженных и отпущенных продукции и материальных ценностях, а также о движении и реализации отгруженных товаров и о себестоимости реализованной продукции и материальных ценностей.
Журнал-ордер 13
Этот регистр предназначен для учета операций по амортизации основных средств и нематериальных активов. Записи с журнал-ордер № 13 вносятся на основании таких первичных документов: актов на поступление основных средств, расчетов по начислению амортизации, справок-расчетов, бухгалтерских справок и пр. Аналитические данные журнала-ордера № 13 содержат показатели к счету по группам основных средств в разрезе сальдо и оборотов.
Главная книга
Итоговые данные журналов-ордеров по окончании месяца переносятся в главную книгу, на основе которой и составляется бухгалтерский баланс.
Главная книга (форма утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н) — основной бухгалтерский сводный документ, в котором, как правило, каждому счету отводится один счет. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью. Обороты по дебету отражаются в сумме по каждому соответствующему журналу-ордеру в целом, безотносительно к корреспонденции счетов. Если суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо равны, значит, все операции в учете отражены верно и можно приступать к формированию бухгалтерской отчетности.
Что такое журнально-ордерная система учета в бухгалтерии
Деятельность ни одного предприятия нельзя представить без финансовых операций. Учет таких операций бухгалтер должен вести в специальном журнале-ордере.
Журналом-ордером называется учетная таблица, которая построенная по шахматной форме: счета кредита размещены по вертикали, а счета дебита – по горизонтали.
Это позволяет одной записью учитывать как счет дебита, так и счет кредита.
Принцип журнальной системы
В данном журнале выполняется регистрация кредитных оборотов по всем балансовым счетам. В нем также записывается каждая операция, которая касается счета кредита или иного счета.
На основании данных из этого журнала выполняется расчет себестоимости товара предприятия, а также затраты производственного процесса.
Журнал-ордер состоит из регистра с правой стороны и ведомости счета дебета, где расшифровывается каждый дебетовый оборот.
В этом журнале регистрируют:
В завершении каждого месяца бухгалтер подсчитывает итоговые данные, которые он заносит в Главную книгу.
Любой журнал-ордер заполняется по шахматному принципу – сумма по строкам должна обязательно совпадать с суммой по столбцам. Каждая строка соответствует определенной дате.
Ежемесячно предприятие заводит новый журнал-ордер на каждый счет. Каждому журналу присваивается постоянный номер.
Итоговые данные на конец каждого месяца позволяют получить общую сумму оборота кредитовых и дебетовых оборотов.
Данные, полученные на основании ведения журнала, используются для заполнения Главной книги.
Оборот по счету кредиту записывается из соответствующего журнала-ордера, а вот обороты по счету дебета необходимо записывать из разных журналов по счетам корреспондента.
В связи с тем, что журнал-ордер заполняется по кредитовому принципу, а Главная книга – по дебетовому, возможность дублирования оборотов исключается.
Заполнять Главную книгу необходимо по всем счетам каждый месяц в течение года. Для каждого счета в этой книге отводится 1 страница. По каждому счету регистрируются обороты по кредиту и дебету за весь месяц, а также показатель сальдо в начале и в конце месяца.
Типовые формы журналов
Правительством СССР было утверждено 10 типовых форм журналов-ордеров.
Одна строка журнала отражает информацию об одном отчете, независимо от того, за какой период он был составлен.
Это означает, что количество строк в журнале соответствует количеству отчетов, которые были сданы кассиром.
Для регистрации всех финансовых операций по банковским платежам по счету №-51 используется журнал-ордер №2. Эту форму журнала чаще всего применяют промышленные организации. Строительные организации используют для этой цели журнал-ордер по форме №-2-с, а организации сбыта и снабжения – по форме №-2-сн.
Журнал-ордер №3 (рис. слева) регистрирует операции по нескольким счетам:
Все данные в журнале-ордере №3 должны быть подтверждены банковскими выписками.
Если руководство предприятия оформляет кредит или займ, то контроля денежных средств по кредиту или займу используется журнал-ордер №4 (рис. справа).
Этот журнал регистрирует операции по счету №90 для краткосрочных займов и по счету №92 для долгосрочного кредита.
Журнал-ордер №5 предназначен для регистрации данных об операциях, которые проводятся между контрагентами при ведении хозяйственной деятельности.
Благодаря этому журналу избежать задолженности по счету дебита/кредита.
Журнал-ордер по форме №6 позволяет регистрировать движение быстроизнашиваемых и малоценных предметов. К таким предметам можно зачислить:
Все вышеперечисленные предметы подлежат также материальному и складскому учету.
Для регистрации данных об операциях по авансовым суммам для работников предприятия используется журнал-ордер №7.
В нем записываются все операции с подотчетными средствами.
Журнал-ордер по форме №8 оформляется для учета операций с авансовыми денежными средствами, деньгами, которые поступают в качестве выплат от контрагентов, расходы с дебиторами и кредиторами.
А также подсчет доходов от акций организации.
Любые внутрихозяйственные расчеты предприятия отображаются в журнале-ордере №9. Этот журнал состоит из нескольких разделов:
В журнале-ордере №10 выполняется учет по таким счетам:
Журнал-ордер №10 предоставляет обобщенные данные в разрезе структуры по каждому виду.
Правила и порядок заполнения
Журнал-ордер №1 состоит из ведомости и непосредственно журнала. В ведомости №1 необходимо указать показатель сальдо. Дальше бухгалтер регистрирует данные из кассовой книги, указывая поступления на счет кредита и выплаты из этого счета. На основании этих данных в конце месяца подсчитывается показатель дебетового сальдо.
Журнал-ордер №2 имеет раздел “Расчетный счет”, куда вносятся реквизиты счетов, по которым будут фиксировать поступления денежных средств и их выплата. Основанием для внесения записи в этот журнал является выписка из банка.
В ведомости и журнале-ордере №2 не забывайте указывать дату начала проведения операции и дату завершения проведения операции. В конце месяца бухгалтер должен подсчитать остаток на банковском счете предприятия и указать эту сумму в журнале-ордере №2.
Журнал-ордер по форме №3 состоит из таблицы, куда заносят данные о поступлениях из выписок банка и других первичных документов. В этот же журнал записывают итоговые результаты. Выполнять их подсчет нет необходимости. Вы можете просто переписать их из накопительной ведомости.
Регистрация показателей в журнале-ордере №3 выполняется по кредитному признаку. Это значит, оборот по счету кредиту регистрируется в корреспонденции с каждым счетом дебета.
В журнале-ордере №4 выполняется учет операций с кредитными средствами. Чтобы сделать запись в таком журнале, бухгалтер должен иметь основание – выписку из банка или иной кредитной организации.
Все данные в журнале-ордере по форме №4 указываются в разрезе корреспондирующих счетов. На итоговой странице данного журнала заполняются данные о выписках банка или кредитной организации.
Для ведения журнала-ордера №5 используется унифицированный бланк. В этот бланк должны вноситься данные из каждого отдела или подразделения предприятия, где ведется отдельный учет финансовых операций.
В графе для счета №64 регистрируются данные о взаимных требованиях всех участников финансовых отношений. Для записи данных по счету дебета применяется ведомость, в которою данные вносятся только на основании выписок из банка по лицевым счетам лица, которое является участником взаимного расчета.
Журнал-ордер №6 – это главный источник информации об обороте материальных ценностей предприятия, поэтому он должен заполняться регулярно. Все данные в нем обязательно должны быть корректными. Данные из этого журнала переносятся в Главную книгу.
Все журналы-ордеры по этой форме подшиваются в соответствующую папку и хранятся отдельно от всех первичных документов.
Журнал-ордер №7 ведет учет аналитических и синтетических сведений. К аналитическим сведениям зачисляют авансовые денежные средства, затраты на налоговые отчисления, израсходованная и неистраченная часть авансовой суммы, а также сумма дополнительных авансовых выплат.
К синтетическим сведениям зачисляют расходы, связанные с командировками, а также операции авансовых финансов в корреспонденции со счетами дебета. Бланк журнала позволяет внести информацию о 30 операциях. Если таких операций было больше, бухгалтер может использовать вкладные листы.
Для заполнения журнала-ордера по форме №8 используются показатели из первичной документации. Оформление журнала выполняется в соответствии со всеми инструкциями. На нем должны присутствовать подписи бухгалтера и директора, а также оттиски печати.
Заполнение журнала-ордера по форме №9 осуществляется на основании данных соответствующих первичных документов, а именно из ведомосте1 №1 и №2.
В разделе «Аналитические данные»регистрируются расчеты внутри разного рода хозяйств, а еще показатель сальдо за определенный отчетный период. Если сумма идет в корреспонденции с дебетом счетов №50, №51, то ее регистрируют по итогам за месяц.
В журнал-ордер №10 переносят только окончательные данные из ведомостей под №12, которые зарегистрированы в корреспондирующем счету.
Если бухгалтерия ведет учет по нескольким цехам, то такие данные необходимо переносить для каждого цеха отдельно.
В журнале предусмотрена также таблица, куда нужно указывать итоговые и промежуточные расчеты себестоимости изготовленных товаров.
Кроме того, сотруднику необходимо заполнить в журнале-ордере №10 такие таблиц
В ведомости №14 журнала-ордера №10 отражаются суммы относительно бракованных товаров, излишков или недостачи. Такие данные бухгалтер формирует, используя первичную документацию и результаты инвентаризации.
Стоимость излишних предметов, а также инвентаря отражается в сумме, аналогичной той, что указана в счетах №12 и №15. Окончательный показатель суммы товаров или предметов собственного определяется с помощью расчетного метода.
Все данные в каждом журнале-ордере должны быть вписаны корректно. Не забывайте указывать наименования операций, даты их совершения. Бланки этих журналов должны быть подписаны должностными лицами.
Кроме того, на бланках должны присутствовать оттиски печатей предприятия. Если при заполнении бланка нарушено хоть одно требование, контролирующие или надзорные органы имеют право применить санкции к такому предприятию.
Предлагаем посмотреть интересное видео о том как заполнять журналы-ордеры и главную книгу.