Как сделать журнал счет фактур

Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) – это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2015 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.

Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные. Но кардинально поменялись правила работы с журналом. Они следующие:

Как правильно вести журнал в элетронном виде, вы можете посмотреть в Готовом решении от КонсультантПлюс, получив бесплатный доступ.

Основные правила оформления журнала действуют с момента вступления в силу постановления № 1137 и с тех пор не изменились. Единственная поправка 2019 года была внесна в них в связи с заменой ставки НДС 18% на ставку 20%.

О том, как сейчас выглядит этот налоговый регистр и кто его обязан оформлять, узнайте из следующего раздела.

Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур в 2021 году

На сегодняшний день обязанность по ведению журнала осталась только у действующих от своего имени посредников:

Такой перечень лиц, обязанных вести журнал, содержит последняя редакция постановления № 1137, действующая с 01.10.2017. Необходимо отметить, что и до указанной даты оформлять журнал всем этим лицам тоже было обязательно, хотя напрямую они там прописаны не были (речь идет о субагентах и субкомиссионерах).

Обновленная редакция постановления № 1137 освободила часть посредников от необходимости заполнения журнала. С 4-го квартала 2017 года они вправе не оформлять журнал, если:

О новшествах и корректировках, которые нужно учитывать при заполнении журнала, узнавайте из материалов нашей рубрики.

Образец заполненного журнала вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

А построчный алгоритм заполнения журнала вы можете найти в Готовом решении от К+. Доступ к системе можно получить бесплатно.

Итоги

В 2021 году составлять журнал регистрации счетов-фактур, как и прежде, должны застройщики, экспедиторы, агенты, субагенты, комиссионеры и субкомиссионеры. При оформлении журнала нужно руководствоваться действующей редакцией постановления Правительства № 1137 – последняя корректировка в правила его ведения имела место в 2019 году.

Источник

Как сделать журнал счет фактур

Свиридова Т. В.,
руководитель аудиторской фирмы, консультант по налогам и сборам, судебный эксперт

Как посреднику вести журнал учета счетов-фактур

Оформление счетов-фактур и журнала их учета фирмами на УСН, занимающимися посреднической деятельностью, имеет свои особенности. Кроме того, с 2015 года на такие компании возложена обязанность вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в отношении посреднической деятельности.

Компании на УСН с объектами налогообложения как «доходы», так и «доходы, уменьшенные на величину расходов», нередко участвуют в посреднических операциях в роли поверенного, комиссионера или агента. Они реализуют товары (работы, услуги), а также совершают их покупку от своего имени. Несмотря на то что «упрощенцы» не являются плательщиками НДС, теперь в случае выставления или получения ими счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе посреднических договоров, предусматривающих реализацию или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента), или на основе договоров транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в отношении указанной деятельности. Такое требование закреплено в НК РФ с 01.01.2015 года.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суть посреднического договора заключается в том, что одна сторона (посредник) по поручению другой стороны (заказчика) совершает определенные действия, за что заказчик выплачивает посреднику вознаграждение.

Ведение журналов учета счетов-фактур осуществляется с целью регистрации, сохранения и передачи в налоговые инспекции информации о счетах-фактурах, которые посредники выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности. Применительно к посредникам никаких налоговых обязательств, так же, как и прав на вычеты, по таким счетам-фактурам не возникает. Однако, руководствуясь сведениями из полученных от посредников журналов учета счетов-фактур, налоговые инспекции смогут контролировать соответствие сумм НДС, начисленных, например, принципалами при реализации товаров (работ, услуг), суммам НДС, которые их покупатели принимают к вычету. Либо, наоборот, соответствие вычетов по НДС, заявленных принципалами по приобретенным для них товарам (работам, услугам), суммам налога, начисленным к уплате в бюджет продавцами указанных товаров (работ, услуг).

Таким образом, для представления в налоговую инспекцию необходимой информации посредники должны регистрировать в журнале учета счетов-фактур:

ВАЖНО В РАБОТЕ

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур необходимо вести за каждый налоговый период, то есть поквартально.

Как указано в п. 1 приложения № 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – постановление № 1137), вести журнал учета счетов-фактур можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Однако сдавать журнал в инспекцию в качестве налоговой отчетности можно только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Из этого следует, что посредникам, которые не являются плательщиками НДС и не признаются налоговыми агентами, разумнее сразу вести журналы учета счетов-фактур в электронном формате. Кроме того, в срок не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом (кварталом), «упрощенцам»-посредникам необходимо представить журнал учета, причем только в электронной форме и по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Порядок заполнения и представления в налоговую инспекцию журнала учета счетов-фактур

В соответствии с п. 1 приложения № 3 к постановлению № 1137 журнал учета счетов-фактур состоит из двух частей:

Порядок заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур изложен в п.п. 3–12 приложения № 3 к постановлению № 1137. При ведении журнала нужно использовать коды видов операций:

Как следует из положений п. 3, пп. «б» п. 7 приложения № 3 к постановлению № 1137 и письма Минфина России от 16.05.2012 № 03-07-09/57, счета-фактуры (в т. ч. исправленные, корректировочные), составленные как на бумажных носителях, так и в электронном виде, подлежат единой регистрации в соответствующей части журнала в хронологическом порядке:

ВАЖНО В РАБОТЕ

Законодательство не запрещает отражение в счетах-фактурах дополнительной информации. Главное – не нарушать последовательность расположения обязательных реквизитов.

В случае регистрации в журнале первичных счетов-фактур (в т. ч. исправленных) графы 16–19 частей 1 и 2 журнала учета не заполняются. При регистрации корректировочных счетов-фактур (в т. ч. исправленных) в графах 8–19 частей 1 и 2 журнала учета следует указывать уточненные данные. Если данные в графах 8–19 не уточнялись, необходимо отразить в них показатели, указанные в счете-фактуре до внесения в него исправлений.

При отсутствии в налоговом периоде выставленных (полученных) счетов-фактур (в т. ч. корректировочных, исправленных, составленных, но не подлежащих выставлению) заполняются только строки соответствующих частей журнала (наименование налогоплательщика, ИНН/КПП и т. п.), табличные части журнала остаются пустыми (п.п. 8, 12 приложения № 3 к постановлению № 1137).

Согласно порядку, предусмотренному п. 13 приложения № 3 к постановлению № 1137, не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур на бумажном носителе должен быть заверен руководителем организации (уполномоченным им лицом), прошнурован, а его страницы пронумерованы и скреплены печатью. При ведении журнала в электронном виде его нужно заверить электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) при передаче в налоговую инспекцию.

В соответствии с п. 5.2 ст. 174 НК РФ посредники, которые не являются плательщиками НДС (либо освобождены от НДС), должны представлять в налоговую инспекцию журналы учета счетов-фактур в электронном виде. Срок представления – не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Электронный формат журнала установлен приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

При реализации товаров (работ, услуг) посредник, действующий от имени заказчика, никаких счетов-фактур не выставляет. Он лишь получает от заказчика оформленный счет-фактуру и передает его покупателю. То есть счет-фактуру в адрес покупателя обязан выставить от своего имени сам заказчик. По товарам (работам, услугам), приобретаемым посредником от имени и за счет заказчика, счета-фактуры выставляются поставщиками на имя фактического заказчика, а не посредника.

Хранение журнала учета счетов-фактур и документов

Срок хранения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур составляет четыре полных года с момента последней записи (п. 13 приложения № 3 к постановлению № 1137).

Помимо ведения журнала регистрации счетов-фактур организация обязана хранить (подшивать в хронологическом порядке) сами счета-фактуры (в т. ч. корректировочные, исправленные), подтверждения операторов электронного документооборота. В данном случае счета-фактуры, выставленные в электронном виде, можно хранить без распечатки (письмо ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

Сводные счета-фактуры

Сводные счета-фактуры могут выставлять организации, которые работают в отраслях, предполагающих непрерывные регулярные поставки в адрес одного покупателя. Например, к таким поставкам можно отнести непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке электроэнергии, нефти или газа, оказание услуг электросвязи, ежедневную многократную реализацию продуктов питания и т. д.

В том случае, если в договорах поставки предусмотрены соответствующие условия, при исполнении таких договоров счета-фактуры можно оформлять одновременно с расчетно-платежными документами, но не реже одного раза в месяц, независимо от количества поставок, фактически произведенных в течение месяца. Выставлять сводные счета-фактуры нужно не позднее 5-го числа следующего месяца.

Налоговое законодательство не запрещает объединять операции по нескольким первичным документам в одном счете-фактуре. В нем можно указать общее количество и стоимость поставляемых товаров, выполненных работ или оказанных услуг (пп.пп. 6 и 8 п. 5 ст. 169 НК РФ). Кроме того, допускается составлять один счет-фактуру на разнородные операции, например на отгрузку товаров и на оказание услуг (письмо Минфина России от 30.10.2009 № 03-07-09/51).

01 января 2015 года внесены изменения в постановление № 1137. Указанные нововведения касаются, в частности, оформления сводных счетов-фактур в рамках посреднических отношений.

Если посредник купил товары (работы, услуги, имущественные права) у нескольких продавцов, он вправе выписать заказчику сводный счет-фактуру, в котором могут быть указаны данные сразу из нескольких счетов-фактур, полученных посредником от продавцов. Однако это возможно, если все счета-фактуры выписаны одной датой. При оформлении сводного счета-фактуры необходимо учитывать особый порядок заполнения некоторых строк (граф):

При регистрации счета-фактуры в части 1 журнала учета счетов-фактур посредник дополнительно указывает:

Такой порядок следует из пп.пп. «к» – «л» п. 7 Правил ведения журнала учета счетов-фактур (приложение № 3 к постановлению № 1137).

ПОЗИЦИЯ ФНС

При покупке посредником товаров (работ, услуг) для нескольких заказчиков в перевыставляемом счете-фактуре отражают данные о товарах (работах, услугах), приходящихся на каждого заказчика.

Пример 1.

ООО «Весна» 30 января 2015 года заключило агентский договор с посредником ООО «Рассвет», который находится на УСН. В соответствии с договором ООО «Рассвет» (агент) продает товары, принадлежащие ООО «Весна» (принципал) на праве собственности. Стоимость указанной партии товаров составляет 354 000 руб. (в т. ч. НДС – 54 000 руб.). Сумма вознаграждения, выплачиваемая агенту за оказанные услуги, составляет 50 000 рублей.

02 февраля 2015 года ООО «Рассвет» заключило договор поставки с ООО «Апрель» на поставку товаров, которые были отгружены покупателю 03 февраля.

В этот же день агент выставил в адрес покупателя – ООО «Апрель» – счет-фактуру № 21 от 03 февраля 2015 г. и передал его копию принципалу. Этот счет-фактуру ООО «Рассвет» зарегистрировало в части 1 журнала учета счетов-фактур. В книге продаж этот документ агент не регистрировал.

На сумму проданных товаров ООО «Весна» выставило в адрес ООО «Рассвет» счет-фактуру № 52 от 03 февраля 2015 г. Полученный от принципала счет-фактуру агент зарегистрировал в части 2 журнала учета счетов-фактур. В книге покупок этот документ ООО «Рассвет» не зарегистрировало.

Поскольку агент не является плательщиком НДС, на сумму своего вознаграждения он не выставляет принципалу счет-фактуру.

Пример заполнения журнала учета счетов-фактур посредником на «упрощенке»

Алгоритм документального оформления в части НДС

1. Посредник не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (оказания услуг), выставляет покупателю счет-фактуру, выделив в нем сумму НДС. При этом в строках (2), (2а), (2б) указываются реквизиты посредника.

2. Посредник регистрирует счет-фактуру, выставленный покупателю, в части 1 журнала учета. При этом в графах 10 и 11 журнала указывают данные заказчика.

Отметим, что законодательство не предусматривает для посредника обязанности по представлению заказчику заверенных копий счетов-фактур, выставленных покупателю, а также по хранению таких копий. Тем не менее, данные по выписанному счету-фактуре следует передать заказчику для того, чтобы он смог заполнить счет-фактуру, выставляемый в дальнейшем посреднику (проще всего, если это будет копия выставленного счета-фактуры).

3. Заказчик выставляет посреднику счет-фактуру, заполненный на основании представленной копии. В строке (1) счета-фактуры указывается дата выписки счета-фактуры посредником. Порядковые номера таких счетов-фактур заполняют в соответствии с индивидуальной хронологией заказчика. В строках (2), (2а), (2б) указывают данные заказчика. В строках (6), (6а), (6б) отражают реквизиты фактического покупателя.

4. Посредник регистрирует полученный от заказчика счет-фактуру в части 2 журнала учета. При этом в графе 12 журнала указывают код вида сделки – «2».

Обратите внимание: комиссионеры (агенты) не регистрируют в книге продаж счета-фактуры, выставленные ими покупателю при реализации товаров (работ, услуг) от своего имени (за исключением случаев реализации по решению суда конфискованного имущества и участия в расчетах посредника – иностранного лица, не состоящего на налоговом учете в РФ). В книге покупок полученные от заказчика счета-фактуры по переданным для реализации товарам (работам, услугам) также не регистрируются.

В случае, когда посредник (комиссионер, агент) на «упрощенке» от своего имени приобретает у компании – плательщика НДС товары (работы, услуги) для заказчика, также являющегося плательщиком НДС, документы оформляются в следующем порядке:
1. Посредник получает от продавца счет-фактуру, где в качестве покупателя отражен сам посредник (наименование, ИНН, КПП, адрес).

2. Посредник регистрирует полученный счет-фактуру в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

3. Посредник передает копию полученного от продавца счета-фактуры заказчику.

4. Посредник выставляет заказчику счет-фактуру, в котором повторяет все позиции по приобретенным для него товарам (работам, услугам) из счета-фактуры, выставленного продавцом. При этом указывается дата счета-фактуры, выставляемого продавцом посреднику. Порядковые номера таких счетов-фактур заполняют в соответствии с индивидуальной хронологией посредника. В строках (2), (2а) и (2б) отражают реквизиты фактического продавца товаров (работ, услуг).

5. Посредник регистрирует счет-фактуру, выставленный заказчику, в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Обратите внимание: посредники не регистрируют полученные от поставщиков и перевыставляемые заказчикам счета-фактуры по описанным выше посредническим операциям в книгах покупок и продаж, так как в данном случае у посредника не возникает обязанности по исчислению НДС.

Источник

Приложение N 3. Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его ведения

ГАРАНТ:

См. Формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, в электронной форме, утвержденный приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. N ММВ-7-6/93@

О порядке заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при реализации на территории РФ сырых шкур животных, а также лома и отходов черных и цветных металлов, алюминия вторичного и его сплавов, см. письмо ФНС России от 16 января 2018 г. N СД-4-3/480@

Приложение N 3
к постановлению Правительства РФ
от 26 декабря 2011 г. N 1137

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его ведения

С изменениями и дополнениями от:

28 мая 2013 г., 30 июля 2014 г., 19 августа 2017 г., 19 января 2019 г.

Информация об изменениях:

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel и образец её заполнения

I. Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость

Наименование налогоплательщика (лица, не являющегося налогоплательщиком) _______________________

ИНН/КПП налогоплательщика (лица, не являющегося налогоплательщиком) ____________________________

за _____ квартал 20___ года

Часть 1. Выставленные счета-фактуры

Номер и дата счета-фактуры

Номер и дата исправления счета-фактуры

Номер и дата корректировочного счета-фактуры

Номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры

ИНН/ КПП покупателя

Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов

Наименование и код валюты

В том числе сумма НДС по счету-фактуре

Разница стоимости с учетом НДС по корректировочному счету-фактуре

Разница НДС по корректировочному счету-фактуре

наименование продавца (из графы 8 части 2)

номер и дата счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), полученного от продавца (из графы 4 (графы 6) части 2)

Часть 2. Полученные счета-фактуры

Номер и дата счета-фактуры

Номер и дата исправления счета-фактуры

Номер и дата корректировочного счета-фактуры

Номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры

Сведения о посреднической деятельности, указываемые комиссионером (агентом)

Наименование и код валюты

В том числе сумма НДС по счету-фактуре

Разница стоимости с учетом НДС по корректировочному счету-фактуре

Разница НДС по корректировочному счету-фактуре

наименование субкомиссионера (субагента)

ИНН/ КПП субкомиссионера (субагента)

Руководитель организации или иное уполномоченное лицо

Индивидуальный предприниматель или иное уполномоченное лицо

Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя _________________

II. Правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость

Информация об изменениях:

а) налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, а также лицами, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога на добавленную стоимость;

б) лицами, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость.

Информация об изменениях:

1.1. Для налогоплательщиков налога на добавленную стоимость и лиц, не являющихся налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, которые осуществляют предпринимательскую деятельность на основе договоров транспортной экспедиции, положения пункта 1 настоящего раздела применяются только в случае приобретения товаров (работ, услуг) от своего имени, стоимость которых не включается ими в расходы в соответствии с условиями заключенных договоров (то есть при определении налоговой базы в порядке, установленном главами 23, 25, 26.1 и 26.2 Налогового кодекса Российской Федерации, в составе доходов учитываются доходы в виде вознаграждения при исполнении указанных договоров).

Информация об изменениях:

1.2. В журнале учета не подлежат регистрации счета-фактуры, выставленные налогоплательщиками (комиссионерами, агентами, экспедиторами, застройщиками или заказчиками, выполняющими функции застройщика) комитенту (принципалу), покупателю (клиенту, инвестору) на сумму дохода в виде вознаграждения при исполнении указанных в пункте 1 настоящего раздела договоров.

Информация об изменениях:

1.3. Журнал учета не ведется в следующих случаях:

а) реализация комиссионером (агентом) товаров (работ, услуг), имущественных прав лицам, указанным в подпункте 1 пункта 3 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации;

б) реализация комиссионером (агентом) товаров (работ, услуг), имущественных прав в случаях, предусмотренных пунктом 5 статьи 161 Налогового кодекса Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

3. В части 1 журнала учета подлежат единой регистрации счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные за истекший налоговый период на бумажном носителе или в электронном виде.

В части 2 журнала учета подлежат единой регистрации счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде за истекший налоговый период и полученные, в том числе после завершения истекшего налогового периода, в котором был составлен счет-фактура покупателю, но до установленного статьей 174 Налогового кодекса Российской Федерации срока представления налоговой декларации за соответствующий налоговый период или срока представления журнала учета в случаях, предусмотренных пунктом 5.2 статьи 174 Налогового кодекса Российской Федерации.

Информация об изменениях:

4. В случае если комитент (принципал), покупатель (клиент, инвестор) не получили от комиссионера (агента), экспедитора, застройщика или заказчика, выполняющего функции застройщика, счет-фактуру в электронном виде, допускается составление комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом комиссионер (агент), экспедитор, застройщик или заказчик, выполняющий функции застройщика, переносят показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. При составлении такого счета-фактуры на бумажном носителе реквизиты счета-фактуры дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. В части 1 журнала учета в этом случае комиссионер (агент), экспедитор, застройщик или заказчик, выполняющий функции застройщика, регистрируют только выставленный счет-фактуру на бумажном носителе. После выставления комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, и получения комитентом (принципалом), покупателем (клиентом, инвестором) такого счета-фактуры на бумажном носителе его перевыставление в электронном виде не допускается. Если на дату составления указанного счета-фактуры на бумажном носителе возникла необходимость внесения изменений в ранее составленный счет-фактуру в электронном виде, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру, комитенту (принципалу), покупателю (клиенту, инвестору) направляется счет-фактура на бумажном носителе с реквизитами, исправленными в соответствии с приложением N 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если комиссионер (агент), экспедитор, застройщик или заказчик, выполняющий функции застройщика, выставили комитенту (принципалу), покупателю (клиенту, инвестору), а комитент (принципал), покупатель (клиент, инвестор) получили только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в части 1 журнала учета комиссионер (агент), экспедитор, застройщик или заказчик, выполняющий функции застройщика, регистрируют только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 30 июля 2014 г. N 735 в пункт 5 внесены изменения

5. В журнале учета указываются:

а) полное или сокращенное наименование налогоплательщика в соответствии с учредительными документами или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, лица, не являющегося налогоплательщиком;

б) идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика, лица, не являющегося налогоплательщиком;

в) налоговый период, за который составлен журнал учета.

Источник

• ← Как сделать журнал счастливые минутки
• Как сделать журнал технического нивелирования →