Цифровая копия что это

Электронные копии в замен бумажных — какие документы переходят в цифровой формат

25.10.2021 года было принято Постановление №1818, которое установило порядок оформления электронных дубликатов бумажных документов. Предполагается, что это упростит взаимодействие граждан и бизнеса с государственными органами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

📆 Когда начнут появляться электронные эквиваленты

Для этого Министерству цифрового развития (Минцифры) Правительством России дано поручение разработать соответствующую информационную систему.

📝 Список электронных документов

Всего в постановлении перечислено 19 видов различных документов. Это:

Подробный список можно посмотреть в Постановлении.

👨🏻‍💻 Как это будет работать

Для оформления электронной копии необходимо обратиться в многофункциональный центр. Специалист МФЦ отсканирует соответствующий документ и заверит созданную копию своей цифровой подписью. Бумажный оригинал специалист вернёт владельцу.

В течение следующего часа копия должна быть направлена на портал Госуслуг, где станет доступна человеку в личном кабинете. Таким образом, в личном кабинете у человека постепенно сформируется своего рода архив тех документов, которые могут потребоваться при следующих обращениях в органы власти или многофункциональные центры. Причем этот архив будет храниться бессрочно.

Кроме непосредственно самого скана в личном кабинете на Госуслугах дополнительно должны быть размещены следующие сведения (пункт 5 Правил, утв. Постановлением Правительства №1818):

Останутся ли бумажные копии

Поэтому в случае запроса необходимых государственных услуг из личного кабинета на Госуслугах (дистанционно), органы власти не имеют права требовать бумажные оригиналы (пункт 9 Правил, утв. Постановлением Правительства №1818).

А это означает, что оригиналы будут храниться у гражданина, и предъявлять их кому-либо он может только по своему личному желанию. А бумажные копии, при необходимости, госорганы могут сделать самостоятельно из электронного дубликата в необходимом количестве.

Некоторые выводы

Подводя итог, можно отметить следующее — на Госуслугах накапливается все больше и больше персональной информации о гражданах. Плохá ли всеобщая «госуслугиация»? Или это хорошо и прогрессивно? С одной стороны усилия государства по внедрению дистанционного предоставления различных справок, назначению пенсий, пособий и оформлению различных льгот достойны похвалы.

Но с другой стороны возникает вопрос о надежности хранения персональных данных. Ведь какой бы ни была суперсовершенной информационная система МФЦ, в конечном итоге заверяет копию и отправляет её на Госуслуги человек. А это — пресловутый человеческий фактор. Можно ли надеяться, что данные граждан не утекут «налево»? Будущее покажет…

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

Источник

В чем разница: электронный документ или скан-копия?

Что такое электронный документ?

Чтобы ответить на вопрос, обратимся к Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Согласно п. 11.1 ст. 2, электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Только те электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Что такое скан-копия документа?

Скан-копия – это электронный образ документа, который уже есть на бумаге. А электронный документ – это документ, которого на бумаге никогда не было.

Проще говоря, документ, оформленный на бумаге, не будет считаться оригиналом, если вы сделаете его скан-копию. Соответственно, не будет считаться оригиналом и электронный документ, если вы его распечатаете его на бумаге.

Важно ли для инспекторов, электронный документ или электронная копия?

Следует понимать, что при электронном документообороте (ЭДО) в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Если вы оформляете документ в бумажном/электронном виде, заверяя его собственноручной/квалифицированной электронной подписью, такой экземпляр и будет являться подлинником.

В соответствии с пунктом 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подлинником считается первый или единичный экземпляр документа.

Источник

Определения

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.

Единица хранения электронного фонда пользования – физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

Единица учета электронного фонда пользования – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб).

Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.

Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.

Компакт-диск незаписываемый (CD-ROM) – внешний носитель информации, оптический диск, на который информация переносится фабричным способом и доступна только для чтения (read-only memory – память «только для чтения»).

Компакт-диск с многократной записью информации (CD-RW) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором возможны многократное стирание и многократная запись информации.

Конвертация – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.

Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. В терминах данных методических рекомендаций – первая цифровая копия (копия-оригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи (миграции, репликации) на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Миграция цифровой информации – процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной конфигурации на другую, или с одного поколения компьютерных технологий на следующее (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования на другой и пр.) с сохранением всех исходных функциональных характеристик, обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий. В настоящее время общепризнано, что миграция является неотъемлемой функцией цифровых архивов.

Согласно ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования»: Миграция – действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.

Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Обновление – метод сохранения цифровой информации, предполагающий копирование на такой же носитель (предотвращает утрату цифровых материалов в случае физического старения носителя).

Оптический диск – выполненный в форме диска оптический накопитель, в котором запись и считывание данных осуществляется лазером при помощи луча света.

Оптический диск (DVD) – внешний носитель информации, в котором один или более слоев для записи информации располагаются между подложками и данные считываются с помощью светового луча. Имеет в несколько раз больший, чем CD, объем записываемых данных.

Оптический диск с однократной записью информации (DVD-R) – внешний носитель информации. Имеет в несколько раз больший, чем CD-R, объем записываемых данных.

Особо ценный документ – документ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, находящийся на особом режиме учета, хранения и использования.

Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.

Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.

Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.

Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений.

Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.

Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии.

Режим хранения – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением.

Сканер, иногда сканнер (англ. scanner, от scan – пристально разглядывать, рассматривать): в общем смысле – устройство или программа, осуществляющие сканирование, т.е. исследование объекта, наблюдение за ним или считывание его параметров.

Сканер изображений – устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.

Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе, фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле), и т.п.) посредством специального устройства – сканера. Сканирование – то же, что оцифровка.

Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения юридического значения и /или автографичности.

Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.

Электронный фонд пользования – 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования.

Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме. ГОСТ 7.48–2002. «Консервация документов. Основные термины и определения».

Эмуляция – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание образа исходного материала на другом носителе с сохранением всех функциональных характеристик (например, эмуляция CD-ROM на жёстком диске, или части информации жесткого диска на CD-ROM). Согласно ГОСТ 15971–90. «Системы обработки информации. Термины и определения», эмуляция – это имитация функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое. Эмуляция направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства.

Источник

Цифровые копии людей, городов и кризисов: как ученые моделируют будущее

Цифровой двойник — это виртуальная копия объекта или процесса, он помогает решить проблемы в десятках сфер, причем еще до того, как они возникнут. Эту технологию НАСА использовало еще в 1960-х, тогда копия помогла вернуть на Землю экипаж «Аполлона 13». Теперь это еще более мощный инструмент, который прогнозирует развитие городов, влияние финансовых кризисов на страны, предсказывает аварии автомобилей и самолетов.

Читайте «Хайтек» в

Технология из космоса: как цифровой двойник спас «Аполлон 13»

«Хьюстон, у нас проблема». Многим знакома эта знаменитая фраза, но не все знают, что проблему, о которой сообщил экипаж лунной миссии НАСА «Аполлон 13», помог решить прототип цифрового двойника.

Первые два дня полета «Аполлона 13» прошли спокойно, за исключением пары мелких сюрпризов, рассказывало космическое агентство. Дежурный оператор связи Джо Кервин даже сказал: «Мы тут умрем со скуки». Но это был последний раз, когда кто-то упоминал о скуке.

Спустя несколько минут после сеанса связи взорвался кислородный баллон. Примерно в тот момент и прозвучала знаменитая фраза: экипаж сообщил о проблемах коллегам из НАСА. Астронавты увидели, как газ из кислородного баллона с большой скоростью выбрасывается в космос. Позже датчики показали потерю двух из трех топливных элементов. На этом проблемы миссии не закончились, от высадки на Луну решили отказаться. Главной задачей инженеров, которые остались на Земле, стало срочно придумать, как спасти экипаж, который находится на расстоянии более 320 тыс. км от них.

Любое неправильное решение могло привести к непоправимым последствиям, поэтому действовать нужно было наверняка. В распоряжении специалистов НАСА было 15 тренажеров, которые использовали для обучения астронавтов и диспетчеров, отработки разнообразных сценариев, включая сбои. Руководитель полетов НАСА Джин Кранц говорил, что одной из самых сложных технологий всей космической программы были симуляторы. Все, что было реальным во время обучения, — это экипаж, кабина и пульты управления. Все остальное, отмечал он, было виртуальным, созданным «кучей компьютеров, множеством формул и квалифицированными специалистами».

Houston, we’ve had a problem.#TDIH 1970, an explosion in an oxygen tank damaged the #Apollo13 spacecraft, leaving the crew to circle the Moon and return to Earth without a lunar landing. pic.twitter.com/ye0JmwnejX

— National Air and Space Museum (@airandspace) April 13, 2021

Для возвращения экипажа на Землю центру управления нужно было было выяснить, как управлять серьезно поврежденным кораблем в конфигурации, сильно отличающейся от той, для которой изначально проводились расчеты. Команде пришлось найти новые способы экономить энергию, кислород и воду, придумать, как перезапустить командный модуль, который не рассчитан на отключение в космосе.

Сам по себе симулятор даже в совокупности со всеми компьютерными системами нельзя назвать полноценным цифровым двойником. Но принцип действий команды НАСА вполне можно сравнить с тем, как работают двойники: с помощью симуляторов инженеры смоделировали различные сценарии, которые помогли им выбрать верную стратегию, чтобы вернуть экипаж. Эксперты перечисляют факторы, почему систему, которую использовало НАСА для спасения экипажа «Аполлона 13», можно считать прототипом цифрового двойника.

Сейчас НАСА использует цифровые двойники для разработки рекомендаций, дорожных карт и кораблей нового поколения. «Конечная цель цифрового двойника — создавать, тестировать и строить оборудование в виртуальной среде. Только когда мы получаем то, что соответствует нашим требованиям, мы создаем это физически. При этом нам нужно, чтобы объект был связан с цифровым двойником через датчики и чтобы цифровой двойник содержал всю информацию об объекте», — поясняет сотрудник НАСА Джон Викерс.

Где на Земле можно использовать цифровые двойники

Цифровые двойники при проектировании помогают опробовать больше сценариев заранее — на виртуальной модели, а не на физическом объекте. С помощью двойников можно повысить энергоэффективность здания, оптимизировать воздействие на климат, получать информацию о нагрузках на объект и сбоях. Причем неважно, о каком именно объекте идет речь — станке, самолете или здании. В отличие от классических симуляторов, цифровые двойники используют данные в реальном времени. Причем симулятор изучает один процесс, а двойник может запускать разное количество симуляций для расчетов.

Технологию цифровых двойников, например, использует Siemens. Компания прибегает к их помощи при проектировании газовых турбин, организации работы заводов или в новых зданиях, например в своей штаб-квартире в Швейцарии. Технология помогла создать трехколесный электромобиль Solo от канадского стартапа Electra Meccanica. Инженеры заранее протестировали и оптимизировали все элементы автомобиля с помощью цифровых двойников.

Где используют цифровые двойники:

У кого в России есть цифровые двойники

В России оцифровка объектов известна благодаря мобильным лабораториям «Яндекса» и Google, которые ездят по городам и снимают панорамы. Создание цифровых копий дорог и зданий уже давно упрощает людям жизнь, позволяя прокладывать маршрут, отслеживать пробки и ремонтные работы на пути. Но это только вершина айсберга — двойники могут помочь и в более сложной навигации.

Развитием цифровых двойников в России занимаются Ростех и ГЛОНАСС. Компании запустили совместный проект, где они собирают данные с видеорегистраторов и совмещают их с математической моделью дорожной инфраструктуры (тот самый цифровой двойник) и данными дорожных камер. Искусственный интеллект (ИИ) анализирует эту картину и сопоставляет результаты с нормативами безопасности — шириной дорожного полотна и количеством полос, местами расположения дорожных знаков и светофоров. Программа присваивает каждому участку дороги рейтинг и дает рекомендации по его улучшению.

ИИ уже проанализировал почти 3 000 км дорог в Оренбургской области и нашел самые аварийно-опасные участки.

Что можно сделать с помощью цифровых инструментов:

Еще один российский проект — мобильные лаборатории компании «Цифровые дороги». Они автоматизируют и ускоряют процесс оцифровки объектов улично-дорожной сети настолько, что инфраструктура со всеми изменениями будет отображаться в реальном времени. Система может фиксировать расположение объектов с точностью до 10 см, определять их размер и даже читать, что на них написано. Разработка предоставит объективную картину состояния инфраструктуры и поможет вести доскональный учет всех объектов и происходящих с ними изменений.

Сеть из мобильных лабораторий и видеорегистраторов может считывать до 150 км в день. Система оцифровывает объекты, сообщает о новых и временных объектах, фиксирует повреждения. Платформа хранит и анализирует историю их состояния, контролирует рекламные вывески и даже готовит проекты организации дорожного движения.

Кому нужны цифровые двойники?

Цифровые двойники очень полезны, но нужны не для всех процессов и компаний. В некоторых случаях создание виртуальной копии объекта увеличит его стоимость, но не даст нужного результата, считают специалисты IBM.

По мнению исследователей, использование двойника понадобится для физически больших и сложных проектов вроде зданий, мостов, реактивных турбин, автомобилей и самолетов. Технология будет полезна предприятиям энергетической сферы и производствам.

Источник