в день поступления регистрируются
В день поступления регистрируются
3. Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции
3.1. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства суда, приемной суда.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
(см. текст в предыдущей редакции)
Уполномоченный на то работник аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Он вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
(см. текст в предыдущей редакции)
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233, от 18.03.2013 N 60)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
Здесь и далее все предусмотренные формы находятся в приложении N 2 к настоящей Инструкции.
(сноска введена Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
3.2. Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к этим документам.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.
Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
При наличии технической возможности в суде регистрационные реестры (журналы), наряды, ведущиеся в суде, временного срока хранения до 5 лет, могут формироваться, храниться и использоваться в электронном виде без оформления на бумажном носителе с учетом положений Правил формирования электронного хранилища судебных дел и документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(п. 3.2 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.3. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела), входящий номер и условное обозначение (индекс) того подразделения суда, в которое документ должен быть передан.
Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела в правом нижнем углу. Кроме того, на судебных делах на лицевой стороне обложки проставляется регистрационный штамп для дел, в котором указываются номер дела, дата его поступления.
На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других журналах, штамп не ставится. На сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, за какими номерами они учтены по соответствующим журналам.
Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, исполнительные листы, возвращенные в суд;
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
Также не подлежат регистрации и передаются по принадлежности рекламные извещения, поздравительные письма.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
При передаче документов по принадлежности в иные структурные подразделения суда составляется реестр, который подписывается работником приемной суда и работником структурного подразделения суда, в которое передаются документы. Копия данного реестра после его подписания вместе с документами передается в соответствующее структурное подразделение суда, а оригинал хранится в приемной суда.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
Соответствующие реестры формируются накопительным способом путем распечатки данных из ПС ГАС «Правосудие» (иных автоматизированных систем ведения судебного делопроизводства), распечатанные листы помещаются в соответствующий наряд, который формируется объемом не более 250 листов, и оформляется в соответствии с установленными требованиями.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2016 N 39)
Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).
3.5. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в судах устанавливается следующий примерный перечень индексов:
Перечень индексов, применяемых для регистрации входящей или исходящей корреспонденции, является примерным и может быть расширен председателем соответствующего суда. При регистрации также используются соответствующие индексы из ПС ГАС «Правосудие».
(п. 3.5 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2016 N 39)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
До регистрации служебные документы и судебные дела для доклада и исполнения передавать запрещается.
Процесс регистрации документов (Регистрируемые и нерегистрируемые документы)
Содержание:
Понятие и цель регистрации документов
Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами.
Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях такие как (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).
Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в организации
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения.
Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно
Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.
Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:
порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует три формы регистрации
Журнальная регистрация
Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация
Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
название вида документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
расписка исполнителя в получении документа;
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Электронная регистрация
Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.
Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org
Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи
Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей
Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.
Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.
В день поступления регистрируются
III. Обработка входящих документов
19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.
20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.
21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.
(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)
(см. текст в предыдущей редакции)
Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.
22. Регистрации подлежат все электронные документы и документы на бумажном носителе, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, в том числе электронные, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также электронные документы и образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, ЕИС.
(п. 22 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)
(см. текст в предыдущей редакции)
23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил.
(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)
(см. текст в предыдущей редакции)
Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:
(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69; в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)
(см. текст в предыдущей редакции)
1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);
(пп. 1 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)
2) дату регистрации;
(пп. 2 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)
3) указанные отправителем дату и номер (при наличии) документа;
(пп. 3 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)
4) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, от которых поступил документ;
(пп. 4 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)
5) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;
(пп. 5 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)
6) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);
(пп. 6 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)
(пп. 7 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)
Поступивший к нотариусу электронный документ, подлежащий регистрации, присоединяется к записи о его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции.
(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)
24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.
Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются.
26. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).
Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.
27. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии (наименовании организации) и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ.
Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия (наименование организации) и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.
В случае если текст письменного обращения не позволяет определить его суть, ответ на него не дается, о чем письменно сообщается автору в течение 7 дней со дня регистрации обращения.
(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)
28. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня регистрации направляется ему с сопроводительным письмом.
Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.
О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.
29. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.
30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.
Обращение (документ), экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.
(п. 30.1 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)
В день поступления регистрируются
Срок и порядок регистрации заявления,
в том числе в электронной форме
33. Заявление и необходимые документы могут быть поданы непосредственно в уполномоченный орган, через многофункциональный центр, направлены посредством почтовой связи, а также в форме электронного документа с использованием электронных носителей либо посредством Единого портала, портала услуг.
Заявление и необходимые документы направляются в уполномоченный орган посредством почтовой связи способом, позволяющим подтвердить факт и дату отправления. В этом случае к заявлению прилагаются копии необходимых документов, заверенные нотариусом или иным лицом в порядке, установленном статьей 185.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301; 2013, N 19, ст. 2327; 2017, N 14, ст. 1998).
34. При обращении заявителя должностное лицо уполномоченного органа:
а) принимает заявление и необходимые документы;
в) направляет извещение о дате получения заявления заявителю в случае получения заявления и необходимых документов посредством почтовой связи.
35. Заявление, принятое лично от заявителя, регистрируется уполномоченным органом в день его приема при условии одновременного предъявления (представления) необходимых документов.
36. Заявление, направленное посредством почтовой связи, регистрируется не позднее первого рабочего дня, следующего за днем его получения уполномоченным органом с копиями необходимых документов.
37. В случае если к заявлению, направленному посредством почтовой связи, приложены не все необходимые документы, уполномоченный орган возвращает заявителю заявление и приложенные к нему документы в 5-дневный срок с даты получения этих документов. Возврат заявления и приложенных к нему документов осуществляется с указанием причины возврата способом, позволяющим подтвердить факт и дату возврата.
38. Заявление, направленное посредством Единого портала, портала услуг регистрируется в автоматическом режиме. Должностное лицо уполномоченного органа не позднее следующего рабочего дня со дня получения заявления формирует и направляет заявителю электронное уведомление о получении его заявления с указанием даты представления в уполномоченный орган необходимых документов. Срок представления заявителем необходимых документов не должен превышать 5 рабочих дней со дня получения уполномоченным органом заявления. В уведомлении также содержится перечень документов, необходимых для представления заявителем. Заявление и необходимые документы, представленные заявителем в указанный срок в уполномоченный орган, регистрируются должностным лицом уполномоченного органа в день обращения заявителя, которому выдается расписка-уведомление на руки.
В случае непредставления в течение указанного срока необходимых документов заявитель уведомляется об отказе в рассмотрении заявления в течение рабочего дня с указанием причин отказа и порядка обжалования вынесенного решения.