в течение одного рабочего дня это когда
Определяем последний день исполнения обязательства
В срок не позднее 30.09.2020
В этом случае последним днем исполнения обязательства будет указанная дата — 30.09.2020.
В срок до 30.09.2020
Если исходить из буквального толкования, то последним днем исполнения обязательства является 29.09.2020. При этом на практике последним днем считают как 29.09.2020, так и 30.09.2020.
Во избежание споров рекомендуем должнику рассчитывать на более короткий срок — 29.09.2020. Кредитору же рекомендуем предоставить этот спорный день должнику для исполнения и соответственно последним днем считать 30.09.2020.
В срок по 30.09.2020
В этом случае последним днем исполнения обязательства будет указанная дата — 30.09.2020.
В течение 5 календарных дней с момента поставки и подобные формулировки
Важно!
Если в договоре прописаны просто «дни» без уточнения, рабочие они или календарные, то срок считают в календарных днях.
Чтобы определить последний день исполнения обязательства, нужно к дате установленного события (поставка, подписание акта, оплата) прибавить указанное количество дней.
Пример
В договоре установлен срок оплаты «в течение 5 календарных дней с даты поставки». Поставка произведена 10.09.2020.
10 + 5 = 15
Значит последний день оплаты – 15.09.2020.
В течение 5 рабочих дней с момента поставки и подобные формулировки
Для определения последнего дня исполнения обязательства в расчет берем только рабочие дни. То есть при расчете нужно исключить субботу, воскресенье и нерабочие праздничные дни. Начинаем считать с ближайшего рабочего дня, следующего за днем наступления события (поставки товара; подписания акта; оплаты).
Пример
В договоре установлен срок оплаты «в течение 10 рабочих дней с момента подписания акта оказанных услуг». Акт оказанных услуг подписан 11.09.2020. Начинаем считать срок с 14.09.2020, т.к. 12.09 и 13.09 – выходные дни. Исключаем из срока также выходные дни 19.09 и 20.09. Таким образом, десятый рабочий день – 25.09.2020. Это и есть последний день, когда нужно исполнить обязательство.
В течение 2 месяцев (лет) с момента поставки и подобные формулировки
В этом случае нужно к дате установленного события (поставка, подписание акта, оплата) прибавить указанное количество месяцев, лет. Последний день исполнения обязательства наступит в то же число соответствующего месяца, что и событие, являющееся точкой отсчета.
Пример
В договоре установлен срок поставки «в течение 3 месяцев с момента оплаты товара». Оплата произведена 15.09.2020. Прибавляем к этой дате три месяца, получаем – 15.12.2020. Это и есть последний день для поставки товара.
Если последний день срока попадает на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок истекает в последний день этого месяца.
Пример
В договоре установлен срок поставки «в течение 1 месяца с момента оплаты товара». Оплата произведена 31.08.2020. Последним днем для поставки должно быть 31-е число следующего месяца. Но в сентябре нет 31-го числа, соответственно, последний день срока – 30.09.2020.
В течение 2 недель с момента поставки и подобные формулировки
В этом случае нужно к дате установленного события (поставка, подписание акта, оплата) прибавить указанное количество недель. Последний день исполнения обязательства наступит в тот же день недели, что и событие, являющееся точкой отсчета.
Пример
В договоре установлен срок оплаты «в течение 2 недель с момента поставки товара». Поставка произведена 15.09.2020 (вторник). Прибавляем к этому дню две недели, получаем – 29.09.2020 (тоже вторник). Это и есть последний день для оплаты.
Если последний день срока приходится на нерабочий день
В этом случае последним днем срока считается ближайший рабочий день, который следует за этим нерабочим днем. Под нерабочими днями обычно понимают субботу, воскресенье и нерабочие праздничные дни.
Пример
В договоре установлен срок оплаты «в течение 5 календарных дней с даты поставки». Поставка произведена 14.09.2020.
14 + 5 = 19. Но 19.09.2020 – это суббота, нерабочий день. Значит последним днем исполнения обязательства будет 21.09.2020 – ближайший рабочий день.
Как определяется первый день срока
Срок исполнения обязательства начинается на следующий день после наступления установленной даты или события (поставки товара, подписания акта, оплаты). Первым днем срока может быть как рабочий, так и нерабочий день.
Пример
В договоре установлен срок оплаты «в течение 5 календарных дней с даты поставки». Поставка произведена 18.09.2020. Первый день, с которого начинает течь срок для оплаты – это 19.09.2020 (суббота).
Нормативно-правовые акты
Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Полезно для бухгалтеров-неюристов: учимся понимать сроки в НК и законах
В налоговых правоотношениях сроки часто играют если не главную, то немаловажную роль. Не вызывают вопросов сроки, которые определены достаточно четко – названа крайняя дата для выполнения налогоплательщиком каких-либо обязанностей или действий (например, по уплате налога, подаче налоговой отчетности).
Ситуация осложняется, если срок определен истечением некоего периода времени, то есть когда он зависит от действий участников налоговых правоотношений или событий, связанных с их участием. При установлении таких сроков законодателем, как правило, используются отсылочные формулировки, например, «не позднее N дней, считая со дня…», «не позднее N дней со дня возникновения…».
Впрочем, вызывают вопросы и более простые формулировки. Например, каким будет крайний срок, определенный фразой «в срок не позднее…» или «в срок до…»?
Общие принципы исчисления сроков
Практически в каждом разделе Налогового кодекса определены различные сроки, в частности:
Общие принципы исчисления сроков в налоговых правоотношениях закреплены в ст. 6.1 НК РФ. В ней определены три вида сроков (п. 1). Приведем несколько примеров (см. таблицу).
Как определяется срок
Примеры
Исчисление срока
Это указания на конкретные календарные даты
По общему правилу течение срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события (совершения действия), которым определено его начало ( п. 2 ст. 6.1 НК РФ )*
Указание на событие или действие
Это указания на периоды времени
Срок, определенный периодом времени, исчисляется днями, месяцами, кварталами или годами ( п. 3 – 6 ст. 6.1 НК РФ )**
* Иногда отсчет должен вестись в обратном порядке. К примеру, в п. 3 ст. 187.1 НК РФ говорится об обязанности плательщика акцизов подать в налоговый орган уведомление о максимальных розничных ценах не позднее чем за 10 календарных дней до начала календарного месяца, начиная с которого будут нанесены указанные в уведомлении максимальные розничные цены.
* Срок, исчисляемый годами (период, состоящий из 12 следующих подряд месяцев), истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока, кварталами – в последний день последнего месяца срока, месяцами – в соответствующие месяц и число последнего месяца срока. Срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях.
Самими сложными для исчисления являются, пожалуй, сроки, определенные периодом времени, поскольку в этом случае налогоплательщику необходимо определить две даты – дату начала периода и дату его окончания.
Первая дата в общем случае определяется по правилу из п. 2 ст. 6.1 НК РФ.
При определении последнего дня и часа срока нужно учесть следующее. Действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24.00 последнего дня срока. Если документы либо денежные средства были сданы в организацию связи до 24.00 последнего дня срока, то срок не считается пропущенным (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).
Поясним: под организацией связи следует понимать юридическое лицо или индивидуального предпринимателя (являются операторами связи), оказывающих услуги связи на основании соответствующей лицензии (п. 1 ст. 11 НК РФ, п. 14 ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126‑ФЗ «О связи»). Услуга связи, в свою очередь, – это деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке в том числе почтовых отправлений (п. 12, 32 ст. 2 Закона № 126‑ФЗ). Данная деятельность является лицензируемой (ст. 29 Закона № 126‑ФЗ). Значит, если документы либо денежные средства были сданы юридическому лицу или ИП, оказывающим услуги на основании соответствующей лицензии до 24.00 последнего дня срока, то срок не будет считаться пропущенным.
И, конечно, не нужно забывать о правиле переноса последнего дня срока (если тот приходится на выходной или праздничный день), установленном п. 7 ст. 6.1 НК РФ.
Далее от общих правил перейдем к анализу конкретных ситуаций, связанных с исчислением сроков.
Сроки, установленные как «не позднее» или «до» определенной даты
Пунктом 7 ст. 346.21 НК РФ (к примеру) установлено, что авансовые платежи по «упрощенному» налогу вносятся не позднее 25‑го числа первого месяца, следующего за истекшим отчетным периодом. В данном случае 25‑е (или другой последующий день – если эта дата выпадает на выходной или праздничный день) является крайним днем для выполнения «упрощенцем» обозначенной обязанности. Аналогичное словосочетание («не позднее») содержится и в ст. 346.23 НК РФ, определяющей сроки представления декларации по УСНО в различных случаях.
Исчислить (установить) крайний срок в таких ситуациях предельно просто. Сложностей здесь возникать не должно.
Несколько сложнее, если срок установлен как «до» определенной даты. К примеру, п. 2 ст. 346.14 НК РФ обязывает «упрощенца» уведомить налоговый орган о смене объекта налогообложения в 2019 году до 31 декабря 2018 года.
Буквальное толкование этой нормы предполагает, что уведомление о смене объекта налогообложения должно быть подано до указанной даты, соответственно подача уведомления именно 31‑го числа свидетельствует о пропуске «упрощенцем» установленного срока.
Однако и чиновники, и суды в подобных случаях, как правило, делают послабления для налогоплательщиков, считая, что срок «до» – значит «включая».
К примеру, ФНС в Письме от 21.11.2018 № БС-4-21/22573@ в отношении п. 7 ст. 407 НК РФ (где сказано об обязанности физического лица подать в срок до 1 ноября уведомление о выбранных объектах, в отношении которых он воспользуется льготой по налогу на имущество физических лиц) указала, что последним днем подачи такого уведомления является именно 1 ноября. В обоснование данного вывода авторы письма сослались на п. 7 ст. 3 НК РФ, согласно которому все неустранимые противоречия должны толковаться в пользу налогоплательщика.
В Определении ВС РФ от 16.10.2018 № 304‑КГ18-7786 по делу № А45-14844/2017 рассматривался спор о крайнем сроке для уплаты земельного налога.
Напомним: порядок и сроки уплаты земельного налога и авансовых платежей по нему устанавливаются нормативными актами муниципальных образований. Причем эти сроки не могут быть установлены ранее срока, определенного для представления декларации по налогу, – 1 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 1 ст. 397, п. 3 ст. 398 НК РФ).
В связи с этим в 2016 году нормативным актом города Новосибирска были установлены сроки для уплаты земельного налога и авансовых платежей по нему с формулировкой «до», например, за первый квартал – до 30 апреля налогового периода.
По факту первый авансовый платеж по сроку до 30 апреля 2016 года был осуществлен двумя платежами – 4 мая (поскольку 30 апреля и 1 – 3 мая являлись выходными днями) и 1 августа. Налоговики сочли, что компания допустила просрочку платежа, и начислили ей пени с 30 апреля. Однако компания, считая, что последним днем уплаты является именно 30 апреля, обратилась в суд.
Окружной и апелляционный суд пришли к выводу, что при формулировке срока «до определенной даты» действие, для совершения которого установлен этот срок, к названной дате должно быть уже совершено. Поэтому сама дата, до наступления которой должно быть совершено действие, в такой срок не входит.
Между тем Судебная коллегия ВС РФ, согласившись с решением первой инстанции, указала, что формулировка срока «до 30 апреля» не позволяет достоверно и без неустранимых сомнений определить, является ли предельным сроком для исполнения данной обязанности 29 либо 30 апреля.
С учетом п. 7 ст. 3 НК РФ более поздняя уплата налога для налогоплательщика обычно предпочтительнее. Поэтому предельным сроком исполнения обязанности по внесению авансового платежа за первый квартал надо считать именно 30 апреля.
Высшие арбитры также подчеркнули, что указанный подход подтверждается правовой позицией, изложенной в Определении КС РФ от 04.07.2002 № 185‑О, согласно которому формулировки «ежемесячно до 15‑го числа за прошедший месяц» и «ежемесячно не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным месяцем» (применительно к сроку уплаты налога пользователями автомобильных дорог) равнозначны.
Со своей стороны, считаем, что позицией, изложенной в Определении ВС РФ № 304‑КГ18-7786, можно руководствоваться не только при определении крайних сроков для уплаты фискальных платежей, но и в иных ситуациях, требующих выполнения налогоплательщиком каких‑либо действий в срок, определенный с использованием предлога «до».
Но вот применим ли подобный подход к определению последнего дня, если речь идет о «срочных» обязанностях налоговых органов? Полагаем, что нет, поскольку действие нормы п. 7 ст. 3 НК РФ (по сути, основного аргумента в деле № А45-14844/2017) распространено исключительно на налогоплательщиков.
Срок определяется совокупностью событий
Иногда конкретные сроки приходится исчислять, исходя из совокупности отдельных налоговых норм или событий, их определяющих.
Один из таких случаев – приостановление операций организации по ее счетам в банке (п. 7 ст. 76 НК РФ). Согласно данному пункту период приостановления исчисляется с момента получения банком решения налогового органа о приостановлении банковских операций и до получения банком решения налогового органа об отмене приостановления этих операций.
Другой пример – период выставления счета-фактуры (этот момент актуален в том числе для некоторых «упрощенцев»).
Пунктом 3 ст. 168 НК РФ определено, что счет-фактура должен быть выставлен покупателю не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.
Как видим, в этой норме в качестве основной отправной точки для исчисления обозначенного пятидневного срока поименован день отгрузки. Причем в Письме Минфина России от 18.10.2018 № 03‑07‑14/74899 подчеркнуто, что день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав) подлежит включению в указанный пятидневный срок. Между тем какие‑либо квалифицирующие признаки для идентификации такого дня ни в п. 3 ст. 168 НК РФ, ни в этом письме не названы.
Но такие разъяснения были даны контролерами ранее. В частности, в письмах Минфина России от 09.11.2011 № 03‑07‑09/40, от 28.07.2011 № 03‑07‑09/23, ФНС России от 13.12.2012 № ЕД-4-3/21217@ сказано, что под датой отгрузки товаров, работ, услуг, передачи имущественных прав следует понимать дату первого по времени составления первичного документа (например, товарной накладной), оформленного на покупателя, заказчика или перевозчика.
К примеру, продавец 11 декабря 2018 года отгрузил товары и оформил товарную накладную. С учетом Письма Минфина России № 03‑07‑14/74899 течение срока выставления счета-фактуры начинается с указанной даты. Значит, последний день для выставления счета-фактуры покупателю – 15 декабря. Это суббота, получается, срок нужно перенести на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ), то есть на 17 декабря.
Но ведь по факту составление первичного документа по разным причинам может не совпадать по времени с днем фактической отгрузки товара покупателю. И буквально в п. 3 ст. 168 НК РФ говорится именно о дате отгрузке, а не о дате оформления первичного документа.
Пример срока, определяемого совокупностью налоговых норм, – срок для подачи апелляционной жалобы на решение по налоговой проверке. В частности, такая жалоба может быть подана в течение месяца со дня вручения решения по проверке (п. 9 ст. 101, п. 2 ст. 139.1 НК РФ). Отсчет указанного периода начинается со следующего после даты вручения решения дня (п. 2 ст. 6.1 НК РФ), а заканчивается соответствующим дате вручения днем следующего месяца (п. 5 ст. 6.1 НК РФ). К примеру, если решение было вручено налогоплательщику 15 ноября 2018 года, то срок для подачи апелляционной жалобы истекает в 24.00 17 декабря 2018 года (так как 16‑е число – воскресенье) (п. 7, 8 ст. 6.1 НК РФ).
Почему именно месяц? Все просто. Итоговое решение по налоговой проверке вступает в силу по истечении месяца со дня его вручения налогоплательщику (или его представителю) (п. 9 ст. 101 НК РФ). Соответственно, если налогоплательщик намерен обжаловать в апелляционном порядке решение по проверке, сроки вступления его в законную силу будут иными (ст. 101.2 НК РФ). В части, в которой решение не отменено и не обжаловано, – со дня принятия вышестоящим налоговым органом решения по апелляционной жалобе. Если апелляционная жалоба оставлена управлением без рассмотрения, решение по проверке вступает в силу со дня принятия управлением соответствующего решения, но не ранее истечения срока подачи жалобы.
Итак, для правильного исчисления налогов (выполнения обязанностей и реализации прав, предусмотренных НК РФ), а также защиты своих интересов в налоговых спорах важно правильно исчислять сроки. В данном материале приведены основные принципы исчисления сроков с учетом норм, определяющих их, разъяснений официальных органов и судебной практики. Конечно, в статье были рассмотрены не все возможные сложные ситуации. Вместе с тем полагаем, что при помощи вышеизложенного механизма расчета сроков наши читатели самостоятельно с успехом справятся с любыми вычислениями.
Как определить сроки исполнения?
Сроки доведения документов до исполнителей
П режде чем говорить о сроках исполнения документов, поговорим о сроках их доведения до исполнителей. Ведь данная процедура тоже «съедает» время.
Как правило, все документы, поставленные на контроль, должны доводиться до исполнителей в течение 1 дня с даты вынесения резолюции руководителем или подписания им документа, а срочные и оперативные – в течение нескольких часов. Приведенные данные являются примерными и должны конкретно устанавливаться в каждой организации в соответствии с требованиями ее руководства.
47. Доведение поручений до исполнителей и контроль их исполнения обеспечиваются Аппаратом Правительства, как правило, в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений – незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 отметку о контроле за исполнением документа на бумажном носителе обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Такую отметку ставят справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).
Обычно на предприятии создается специальная служба (отдельное подразделение, группа или отдельный сотрудник), на которую возлагаются обязанности и по доведению документов до исполнителей, и по контролю их исполнения.
См. статью «Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения» в № 6′ 2020
Типовые и индивидуальные сроки исполнения
Начнем с определений, данных ГОСТом.
Cрок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом;
типовой срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Примером типового срока исполнения документов может служить срок рассмотрения обращений граждан руководителем государственного органа или органа местного самоуправления. Он установлен Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и составляет 30 дней со дня регистрации письменного обращения. См. также Примеры 4 и 5.
Теперь поясним, как могут быть установлены индивидуальные сроки исполнения.
См. статью Елены Юсиповой «Что будем контролировать?» на стр. 30 журнала «Делопроизводство и документооборот на преприятии» № 7’ 2011
Во-первых, в организации может быть издан специальный документ, регламентирующий этот вопрос. О содержании «Примерного перечня документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения» мы рассказали в предыдущем номере журнала.
Во-вторых, конечная дата исполнения конкретного документа может быть указана на нем самом:
Если в документе срок исполнения не указан
Было бы просто работать, если бы все поступали так, как должны. Но ведь большинство из нас – люди творческие, сильно занятые, а некоторые работают так, будто правила не для них писаны. Вот и встречаются документы без указания конкретной даты исполнения. Как быть в этом случае? Действительно, документы могут быть без указания конкретной даты, но:
Если же в документе и этих слов не нашлось, то срок исполнения можно установить в 30 дней. Но лучше это делать не самовольно, а зафиксировать такое правило во внутреннем нормативном документе.
Если в вашей организации утвержден перечень документов, которые необходимо ставить на контроль, а к вам пришли не упомянутые в нем документы, то решать вопрос о том, ставить их на контроль или нет, должен руководитель. В этом случае срок исполнения будет указан в резолюции. Как правило, срок исполнения таких документов может быть установлен в интервале от 3 до 30 дней, а иногда и превышать данный срок. Если срок исполнения превышает 30 дней, желательно, чтобы руководитель в резолюции указал не только конечный срок исполнения, но и сроки предоставления промежуточных отчетов о ходе исполнения, которые тоже должны быть поставлены на контроль. Пример такой резолюции:
С чего начинается отсчет срока исполнения?
Течение срока исполнения документа в делопроизводстве обычно начинается именно с той даты, которая указана в документе или иным образом определена (а не на следующий день, как это принято в гражданско-правовой практике).
Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.
Кстати, в трудовых правоотношениях вообще применяются оба принципа:
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.
Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.
«Если срок сформулирован с использованием фразы «в течение», а далее подставляется какой-либо период, обычно в днях, то с точки зрения русского языка это означает, что день выдачи поручения уже включается в данный период. Например, когда говорят «в течение трех дней с момента подписания», а подписали документ 1 августа, то это означает, что поручение должно быть выполнено в течение 1, 2 и 3 августа. Еще раз подчеркну, что такой смысл вкладывает в эту фразу наш родной язык.
Такую же текстовую конструкцию с таким же смыслом использует и большинство инструкций по делопроизводству. В различных органах государственной власти в них традиционно указывается, что сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
Например, подобные правила можно найти в:
Аналогичным образом в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452) в части сроков исполнения поручений содержится указание на их исчисление с даты подписания поручения. Как правило, инструкции по делопроизводству коммерческих организаций, да и тех некоммерческих, которые не относятся к органам государственной власти, фиксируют правила исчисления сроков таким же образом, поскольку это логично.
Однако есть случаи, когда сроки, определяемые периодами времени, следует считать по-особому. И вот эти особые случаи законодатель и оговаривает отдельно, например:
В определении от 31.08.2007 № 6-Г07-7 Верховный Суд РФ, рассматривая трудовой спор, разъяснил:
Поэтому очень важно прописать в инструкции по делопроизводству, как считается срок, когда затрагиваются трудовые или гражданские отношения и когда не затрагиваются – и не будет у вас споров!»
Итак, запомним, что по общему правилу в делопроизводстве, касающемся организационно-распорядительных документов, сроки начинают течь в день указанного события, а не на следующий после него день (о существующих исключениях из этого общего правила мы предупреждаем в нашей статье). Теперь рассмотрим, от каких событий может стартовать отсчет сроков исполнения организационно-распорядительных документов:
1. От даты утверждения (подписания) руководителем создаваемых в организации распорядительных документов, например, таких, как приказы, распоряжения (Примеры 3 и 4).
Достаточно часто в приказах употребляется такая формулировка:
«4. Начальнику секретариата Юковой П.А. довести настоящий приказ до коммерческого директора Петрова А.К. в течение трех дней с даты подписания приказа».
В случае подписания приказа с такой формулировкой 3 августа 2011 года исчисление срока начнется с даты подписания приказа, т.е. с 3 августа 2011 года. Следовательно, приказ должен быть доведен до исполнителей с 3 по 5 августа 2011 года включительно, т.е. в течение трех дней. Отметим, что в данном примере рабочие дни совпадают с календарными.
Но как контролировать выполнение распорядительного документа, если в нем указано несколько сроков исполнения? В таком случае срок выполнения распорядительного документа в целом будет определяться по сроку исполнения последнего из выполненных поручений.
Кроме того, возможен и такой вариант, когда срок исполнения поручения по одному пункту распорядительного документа может исчисляться с даты подписания документа, а в других пунктах может определяться иначе, например, конкретной датой.
2. Отсчет срока исполнения документа может начинаться от даты поступления документа в организацию (даты регистрации). Чаще всего в делопроизводстве используют именно эту точку отсчета срока исполнения, если иное прямо не указано в тексте документа или резолюции на нем руководителя. При такой схеме работы важным становится срок, в течение которого поступивший документ должен быть зарегистрирован, это стоит регламентировать (оптимально – в течение одного-двух дней).
3. Гораздо реже в качестве отправной точки исчисления сроков исполнения используют дату вынесения резолюции руководителем или дату получения документа исполнителем.
Любой из этих вариантов может быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству конкретной организации. Но подобные правила могут устанавливаться и законодательством для определенной группы документов и организаций (см. Примеры 4 и 5). Если «внутренние» и «вышестоящие» правила конфликтуют, то приоритет отдается «вышестоящим».
Отсчет срока исполнения начинается с даты подписания поручения тем руководителем, который направил документ в вашу организацию.
Данное правило установлено Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452) и дословно звучит так:
«При поступлении в федеральный орган исполнительной власти поручений Президента РФ, поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, а также поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и резолюциях, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), они подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения».
Отсчет срока исполнения документа может начинаться на следующий день после календарной даты или дня наступления события, которыми определено начало срока.
Например, службам делопроизводства приходится регистрировать и ставить на контроль исполнительные документы. Они являются основанием для совершения действий по принудительной реализации судебных решений, а также актов других органов. Такие документы обычно выдаются судами и нотариальными органами, к ним относятся:
В соответствии с п. 3 ст. 15 Закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ для таких документов течение срока, исчисляемого годами, месяцами или днями, начинается на следующий день после календарной даты или дня наступления события, которыми определено начало срока.
Вычисляем окончание срока исполнения
Сроки исполнения документов могут определяться:
4. Начальнику коммерческого отдела Меркулову А.В. подготовить отчет о реализации продукции по государственному контракту № 234/04-11 от 11.01.2011, заключенному с Минздравсоцразвития России, в течение трех рабочих дней с даты осуществления отгрузки последней партии продукции и представить генеральному директору Общества.
В сроки, исчисляемые днями, могут включаться или не включаться нерабочие дни. Поэтому следует помнить о разнице между календарными и рабочими днями:
Как понять, в каких днях (календарных или рабочих) указан срок исполнения? Как правило, по умолчанию срок исчисляется в календарных днях. Если же автор документа подразумевает рабочие дни, то к количеству дней обязательно приписывается слово «рабочие». Поясним примером:
Резолюция на документе может быть сформулирована следующим образом:
Такой срок исполнения исчисляется в календарных днях. Данное поручение дано 04.08.2011, значит, срок начинает течь 04.08.2011 (это 1-й день), а 20-м днем будет 23.08.2011.
Если же автор документа подразумевает рабочие дни, то это дополнительно отмечается: «Подготовить отчет в течение 20 рабочих дней». И тогда последним днем своевременного составления отчета будет 31.08.2011 (ведь 6, 7, 13, 14, 20, 21, 27 и 28 августа – нерабочие дни).
В каких днях исчисляется срок исполнения документа, если прямо не написано прилагательное «календарный» или «рабочий», необходимо закрепить в локальном нормативном акте, регламентирующем контроль исполнения документов в вашей организации.
В тех случаях, когда последний день срока (исчисляемого днями, месяцами или годами) приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день (это правило, закрепленное в ст. 193 ГК РФ, обычно распространяют не только на гражданско-правовые отношения, но и на иные; чтобы узаконить такой подход на вашем предприятии, рекомендуем зафиксировать его во внутренних нормативных документах, например, в инструкции по делопроизводству).
Допустим, в документе записано:
«5. Руководителю канцелярии Петровой А.К. ознакомить с настоящим распоряжением работников Предприятия в течение трех дней с даты подписания распоряжения».
Если данное распоряжение будет подписано 26 августа 2011 года, то доведено до исполнителей оно должно быть в течение трех дней, т.е. с 26 по 28 августа 2011 года, но учитывая, что 27 и 28 – выходные дни, ознакомить сотрудников с распоряжением можно будет 26 (пятница) и 29 (понедельник) августа 2011 года.
Срок, исчисляемый месяцами, оканчивается в соответствующий день последнего месяца установленного срока.
Приказом выдано поручение 1 августа, и оно должно быть выполнено в течение месяца. Значит, последним днем его своевременного выполнения будет 1 сентября. Если бы на его выполнение отводилось 2 месяца, то выполнять его можно было бы по 1 октября включительно. Но 1 октября 2011 года – это выходной день (суббота), поэтому здесь подключается следующее правило (о переносе срока с нерабочего дня на следующий ближайший рабочий день) и окончание срока перемещается на 3 октября 2011 года.
Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, который соответствующего числа не имеет, срок оканчивается в последний день этого месяца.
Допустим, поручение выдано 30 ноября 2010 г. на 3 месяца. Но в феврале нет 30 числа. Поэтому срок своевременного исполнения заканчивается 28.02.2011.
К сроку, исчисляемому кварталами года, применяются правила для сроков, исчисляемых месяцами. Срок, исчисляемый годами, оканчивается в соответствующие месяц и день последнего года установленного срока.
Обычно распорядительные документы содержат конкретный срок исполнения в виде даты (периодами в виде месяцев и лет чаще «балуются» в договорах). Но и с конкретными датами бывает путаница. Здесь тоже есть что прояснить. Начнем с действий, которые документ/резолюция предписывает совершить непосредственно в вашей организации.
1. Если просто указана дата, то поручение должно быть выполнено в этот день до конца рабочего времени (обычно до 18:00 или 19:00).
В приказах и протоколах рекомендуют после описания сути поручения, указания должности и Ф.И.О. ответственного исполнителя отдельным предложением писать срок исполнения:
«5. Начальнику отдела реализации Чеканову А.П. предоставить план реализации продукции Общества на 2012 год на утверждение генеральному директору. Срок исполнения – 01.11.2011».
Но дата может быть вписана и иначе. Здесь важно обратить внимание на отсутствие перед ней каких-либо предлогов:
«5. Начальнику отдела реализации Чеканову А.П. предоставить план реализации продукции Общества на 2012 год на утверждение генеральному директору 01 ноября 2011 года».
Обе формулировки поручения подразумевают, что план реализации продукции должен быть представлен на утверждение генеральному директору 1 ноября 2011 года до 18.00 часов (окончание рабочего дня в данной организации).
2. Если перед датой стоит предлог «до», то поручение необходимо успеть выполнить в день, непосредственно предшествующий указанной в документе/резолюции дате до конца рабочего времени.
Формулировка поручения может быть такой:
«6. Руководителям структурных подразделений предоставить заявки на подписку на II полугодие 2011 года начальнику общего отдела до 01 июня 2011 года».
Тогда заявки на подписку должны быть предоставлены 31 мая 2011 года до 18:00 часов (время окончания работы в этой организации) или ранее.
3. Если перед датой стоит предлог «по», то поручение необходимо успеть выполнить в указанный день до конца рабочего времени.
«7. Руководителям структурных подразделений предоставить заявки на приобретение мебели начальнику общего отдела по 01 июня 2011 года».
При такой формулировке поручения заявки должны быть предоставлены 1 июня 2011 до 18.00 часов или ранее.
Получается, что при использовании предлога «по» дата включается, а при использования предлога «до» – не включается. Но в случае конфликтных ситуаций сложно будет ссылаться на правила русского языка при определении границ временного значения предлогов «до», «по» и «к». Тем более что есть точка зрения, согласно которой значение данных предлогов одинаково. Лучше избавиться от разночтений, т.е. уменьшить риски и отказаться от использования предлогов, отдав приоритет указанию конкретной даты без предлога. Это правило следует прописать в инструкции по делопроизводству организации и там же разъяснить, что своевременным будет считаться выполнение поручения в этот день до конца рабочего дня вашей организации.
4. Если перед датой написано «не позднее», то поручение должно быть выполнено до конца рабочего дня указанной даты.
«5. Руководителям структурных подразделений предоставить номенклатуры дел подразделений на 2012 год начальнику службы делопроизводства не позднее 01 декабря 2011 года».
Такая формулировка подразумевает, что номенклатуры дел должны быть предоставлены 1 декабря 2011 года до 18.00 часов, но желательно – ранее.
В организацию поступило письмо-уведомление ПФР о вступлении в силу с 1 января 2011 года изменений, внесенных в закон о страховых взносах, касающихся сроков и состава отчетности. Отчетность в ПФР теперь необходимо представлять не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (кварталом, полугодием, девятью месяцами и календарным годом).
Таким образом, ПФР пояснил, что последними датами сдачи отчетности в ПФР в 2011 году становятся 15 февраля, 16 мая (15 мая – выходной день), 15 августа и 15 ноября.
А как быть со сроком исполнения в том случае, если результат выполнения поручения нужно предоставить во «внешнюю» организацию (например, в налоговый орган)?
Здесь надо учесть, каким образом будет осуществлена доставка документов (курьером или почтовым отправлением). Курьер, нарочный доставит ваши документы в течение 1 дня (нескольких часов). Ему важно:
Если же отправка осуществляется через «Почту России», то нужно руководствоваться следующим правилом: письменные заявления и извещения, сданные в организацию связи до 24 часов последнего срока, считаются сданными в срок (ст. 194 ГК РФ). В этом случае важно сохранить реестры почтовых отправлений (Список для отправки партионных отправлений (форма 103) или Список для отправки международных партионных отправлений (форма 103а), на которые ставится подпись оператора почтового отделения связи и оттиск календарного штемпеля отделения почтовой связи), а также кассовый чек (квитанцию). Образцы указанных форм приведены в Почтовых правилах, принятых Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи.
Следует учитывать, что иногда и законодательство устанавливает «специальные требования» для отправки отдельных видов документов.
Для исполнительных документов статья 16 Закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ устанавливает такие требования: «Действие, для совершения которого установлен срок, может быть совершено до 24 часов последнего дня установленного срока». Это означает, что если заявление, жалоба, другие документы либо денежные суммы были поданы в орган или переданы уполномоченному их принять лицу либо сданы на почту до 24 часов последнего дня установленного срока, то срок не считается пропущенным.
Правда жизни
Из практики работы можно сказать, что проблема со сроками исполнения (особенно вопрос «от чего отсчитывать»?) возникает в том случае, когда документ, что называется, «пролежал» у руководителя. Особенно это касается тех документов, срок исполнения которых составляет до 10 дней включительно. Поэтому, направляя документы руководителю организации на рассмотрение, следует сразу же отбирать документы с ограниченным сроком исполнения. Во многих организациях для этого специально создают папки с пометкой «Срочно». Из своего опыта могу сказать, что руководители работают с этой папкой по-разному.
Например, рассматривают ее содержимое в первую очередь. Но если документов в ней окажется много, то времени на рассмотрение «несрочных» документов может не остаться, либо руководитель будет просто занят решением других вопросов. Тогда может получиться, что и «несрочные» документы станут уже «суперсрочными».
Положительным является опыт руководителей, которые придерживаются правила «все документы рассматриваются руководителями организации в тот день, когда они их получают, и не заканчивают свой рабочий день до тех пор, пока не рассмотрят все документы». Такой принцип действительно хорошо работает, что существенным образом сказывается на эффективности контроля исполнения документов. Но кто может заставить руководителя, кроме него самого? Хотя дисциплина первого лица обычно дисциплинирует руководителей всех рангов.
Иногда на срок исполнения могут повлиять и внешние причины. Например, в организацию несвоевременно доставили документ (плохая работы почты, курьера, различные форс-мажорные обстоятельства). И вместо того, чтобы зарегистрировать его, например, в 10:00 1 августа 2011 года, вы должны будете зарегистрировать его на следующий день. Понятно, что данный документ по не зависящим от вас причинам попадет на рассмотрение к руководителю на целые сутки позже. Если документ содержит конкретный срок исполнения, то срок исполнения вашей организацией сократится на один день, т.е. целый день выпадает. А если выпадает 5 дней из 10? Вопрос в том, сможете ли вы уложиться в такой срок? Если сможете, то хорошо. А если нет? Тогда надо подумать, что можно предпринять. Рекомендуем регистрировать срочные документы в день поступления с указанием времени. Кроме того, документы, поступившие и зарегистрированные в организации после 17.00 часов, при невозможности их рассмотрения в день поступления должны быть рассмотрены руководителем до 11.00 часов следующего дня. Важные документы обычно доставляют заказной корреспонденцией, и если такой конверт/пакет задержался в дороге, то вам нужно при получении почтового отправления в почтовом отделении связи в бланке уведомления о вручении (форма 119) проверить, правильно ли заполнена работником почтового отделения его оборотная сторона (там указывают, когда и кому передано отправление, лично или по доверенности оно получено; если по доверенности, то пишется фамилия доверенного лица), при этом получатель в строке «Получил» ставит свою подпись и Ф.И.О.
Перенос срока исполнения документов
Срок исполнения документов должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций исполнителя с документами, степень загруженности сотрудников.
Возможно ли изменение срока исполнения документа? Да:
Нередко случается так, что после детальной проработки поручения ответственным исполнителем выясняется, что срок, отведенный руководителем, недостаточен. В этом случае ответственный исполнитель информирует руководителя, осуществляющего контроль исполнения документа по существу, и обозначает возникшие проблемы, обосновывает реальный срок исполнения. Далее возможно изменение срока исполнения, но только после информирования руководителя, который его установил. Обычно информирование руководителя о необходимости изменения срока исполнения документа осуществляет тот, кто контролирует исполнение документа по существу.
Документом, регламентирующим процедуру контроля исполнения документов на предприятии, должен быть предусмотрен порядок изменения срока исполнения или снятия документа с контроля в случае, если отпала необходимость его выполнения.
Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу при получении документа исполнителем или до истечения срока исполнения документа. В случае нарушения этих условий документ будет считаться невыполненным.
В ходе исполнения руководитель может не только изменить сроки исполнения документа, но и уточнить задание, изменить состав исполнителей и соисполнителей. Все эти сведения в случае их изменения немедленно сообщаются ответственным исполнителем в группу контроля.
Но возможны и такие ситуации, когда срок выполнения поручения, что называется, «сорван», т.е. поручение своевременно не выполнено. Для таких случаев в соответствующем регламентирующем документе необходимо предусмотреть ответственность для «нарушителей».
Эта ситуация нашла отражение в Регламенте Правительства РФ:
«В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (головной исполнитель) поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения».
Проанализировав исчисление сроков исполнения поручений и документов, мы видим, что проблема эта не так проста, как кажется. Поэтому вопрос исчисления срока исполнения должен быть детально регламентирован в ваших организационно-распорядительных документах. Кроме того, сам документооборот организации должен быть выстроен так, чтобы исключить задержки документов.