акт о раздаче подарков
Акт на списание подарков
Акт на списание подарков является неотъемлемой частью документов каждой организации, которая производила выдачу подарков своим сотрудникам либо другим физическим лицам. А она имеет право это делать согласно 191 статье Трудового кодекса.
Комиссия
Перед составлением акта на списание собирается специальная комиссия. Они должна состоять не менее чем из трех человек. Избирается председатель этой комиссии. Каждый из членов собранной группы должен быть уведомлен о том, что сообщение ложных сведений в официальных бумагах карается по закону.
Все члены комиссии проверяют соответствие указанных в бумаге данных с реальным положением дел. Своими подписями в документации они свидетельствуют о найденном полном совпадении. Если один из членов комиссии имеет особое мнение по поводу представленных цифр, то он все равно подписывается, но оформляет свою позицию в виде приписки или приложения к акту.
Иногда создание комиссии прописывается в приказе руководителя о проведении праздничных мероприятий в организации.
Сопутствующие документы
Помимо акта на списание подарков, руководителю либо другому организующему праздник лицу необходимо составить и представить на подпись:
Только после юридически грамотного оформления этой документации можно приступать к формированию акта.
Обязателен ли учет
Во многих организациях ситуация с выдачей презентов пущена на самотек. Бухгалтерам это кажется несерьезным. Однако они меняют свое мнение при проведении проверок контролирующих органов. Ведь любая хозяйственная деятельность должна быть соответствующим образом задокументирована, и дарение является одним из видов хозяйственной деятельности компании.
Составные части
Акт на списание подарков не имеет установленного унифицированного образца. В соответствии с существующей законодательной базой он составляется в свободной форме. Главное, чтобы она была прописана в учетной политике организации и соответствовала принятым нормам. Все они прописаны в 9 статье закона о бухучете.
В предлагаемых для скачивания бланке и образце документа присутствуют следующие части:
Стоит отметить, что акт на списание не будет иметь юридической силы без ведомости выдачи с подписями одаряемых.
Обязательно ли составлять договор
Договор дарения обязательно заключать в письменной форме с постановкой всех подписей и печатей, если цена презента (подарочного сертификата либо просто вручаемых денежных средств) превышает 3 тыс. рублей.
Если стоимость сувенирной продукции, цветов, парфюмерной продукции и прочего составляет менее 3 тыс. рублей на человека, то договор может составляться и в устной форме. Но остальная документация остается обязательным условием для возможности законного списания.
Этот вид налога начисляется на сумму выданного подарка только в случае, если общая стоимость поощрений (либо стоимость одного выданного) превышает 4 тыс. рублей. Причем может быть выдано несколько презентов в разное время года.
Если ценный подарок (стоимостью более 3 тыс. рублей) выражается в денежной форме, то НДФЛ на него должен перечисляться в тот же день, когда он поступит на лицевой банковский счет (либо в руки) получателя.
Если же сотрудник получил ценный презент в виде какой-либо вещи, то вычитается НДФЛ в ближайший день выдачи денежных средств одариваемого. Это могут быть премия, аванс, основная часть заработной платы либо иная выплата.
Материальная помощь
Если подарки предназначаются для сотрудников организации, то их стоимость совмещают с выплачиваемой материальной помощью за весь год. Если общая стоимость выданных презентов и материальной помощи сотрудникам превышает 4 тыс. рублей, то компании придется начислять НДФЛ на стоимость свыше указанной.
Приз – отличия
В понятие «подарок» входит вся группа предметов, которые вручаются по случаю, к определенной дате. Например, 8 марта, 23 февраля, Новый год, день рождения работника. Понятие «приз» встречается в основном в учреждениях культуры, компаниях, которые работают в сфере организации культурно-массовых мероприятий. И вручение приза происходит за победу в каком-либо конкурсе. Его вручают за определенные заслуги. Так что в документации гораздо чаще фигурируют «подарки». Причем их официально подразделяют на ценные и неценные. Они отличаются рубежом стоимости в 3 тысяч рублей.
Порядок документального оформления
У каждой организации может быть свой подход к основному алгоритму дарения материальных ценностей и их списания. Главное, чтобы он:
Но без акта на списание подарков ни при каких обстоятельствах не обойтись.
Ведомость выдачи подарков
Ведомость выдачи подарков оформляется в случаях, когда работодатель принял решение массово одарить своих сотрудников какими-либо безвозмездными поощрениями. Документ является оптимальным решением в ситуации, когда требуется подпись каждого сотрудника в том, что подарок получен.
Важно! Если подарки прописаны в трудовом договоре и являются поощрением за добросовестный труд, то они являются производственными премиями. Частью оплаты труда.
Именно в таких случаях и применима ведомость выдачи подарков. Подробные условия передачи подарка сотруднику оговариваются в 32 главе Гражданского кодекса Российской Федерации.
Поводы
Традиционные в нашей стране праздники, которые подразумевают (по желанию) выдачу материальных ценностей, всем известны. Это 8 марта, 23 февраля, 1 сентября, 1 июня – день защиты детей. Список можно продолжать долго, так как в каждой организации могут быть свои специфические профессиональные праздники.
Не стоит забывать о новогодних праздниках. В большинстве организаций принята выдача новогодних подарков детям сотрудников. Такой жест будет отличным показателем заботы со стороны работодателя.
Зачем оформлять
Казалось бы, подарок – благородный жест, не нуждающийся в документальном подтверждении. Однако для юридических лиц все сложнее. Обязательно нужно подтвердить факт передачи ценностей, так как в налоговой службе могут возникнуть вопросы относительно добрых намерений работодателя. Ведь от сотрудников взамен недобросовестными руководителями могут требоваться трудовые затраты. А это уже – выход за рамки закона, «серая» заработная плата. Что, естественно, приведет к административным наказаниям при проверках.
Элементы ведомости
Оптимальной для оформления бумагой станет бланк предприятия, в верхней части документа должно быть расположено название компании. Если такого бланка нет, то при заполнении лучше указать наверху наименование компании, которая таким образом проявляет заботу о сотрудниках.
Под названием предприятия может находиться надпись «Ведомость выдачи подарков к …». Вместо пробела необходимо вписать, какой праздник побудил руководство к вручению подарков. Под этой надписью – таблица. Каждому сотруднику в ней должна отводиться отдельная строка. Столбцы таблицы должны содержать:
Документ имеет свободную форму. Каждая организация вправе самостоятельно устанавливать количество строк и столбцов, которые должны содержаться в документе. Так, в случае с детскими новогодними подарками детей у сотрудника может быть несколько. К тому же возраст этих детей может быть не подходящий для вручения. Например, совершеннолетние.
В такой конкретной ситуации стоит ввести столбцы с количеством детей и датой их рождения. Так и поступает большинство организаций в преддверии новогодних торжеств, выдавая своим сотрудникам подарки для их детей.
Ограничения
Каким бы добросердечным ни был работодатель, закон ограничивает сумму подарков, которые могут выдаваться за один год службы. Точнее, не ограничивает, а старается отрегулировать этот процесс таким образом, чтобы вручение подарков не стало планомерным способом оплаты.
Для этого на безвозмездно передаваемые материальные ценности накладывается налог (конкретно — НДФЛ), если их стоимость составляет более 4 тыс. руб. на одного сотрудника в течение одного календарного года. Конечно, это будет зависеть и от формы подарка. Все случаи, когда из этого правила делаются исключения, подробно прописаны в 8 пункте 217 статьи Налогового кодекса.
Бухгалтерская проводка
В бухучете презенты работникам проходят как материально-производственные запасы. Сумма, которая составляет фактическую стоимость подарков, не облагается НДС и поступает на дебет счета 10 либо 41. Списание этой суммы производится в организации через субсчет 91 под названием «Прочие расходы». В некоторых случаях требуется составление счета-фактуры и регистрация его в книге продаж.
Налоги и страховые взносы
Затраченные средства на подарки по закону нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. Особенно если учет налога производится с разницы дохода и расхода. А также это не считается оплатой труда.
Таким образом, в бухгалтерском учете подарки числятся, а в налоговом – нет.
Что же касается страховых взносов, то они отчисляются от стоимости подарков только в том случае, если они были прописаны в трудовых договорах или срочных контрактах работника. Если же был оформлен договор дарения, то страховые взносы с суммы подарков не выплачиваются.
Особые случаи
Если работодатель решил одарить какого-либо работника индивидуально по случаю, например, дня рождения, то никто не вправе это ему запретить. Однако нелогично будет в такой ситуации заводить ведомость. Достаточно будет договора дарения. Согласно п.2 574 статьи Гражданского кодекса такой договор оформляется обязательно, если общая сумма подарка превышает 3 тыс. руб.
Внимание! Договор дарения не должен содержать ссылок на нормативные акты организации, на должность или какие-либо профессиональные достижения сотрудника.
Иначе сотрудники органа налогового контроля могут причислить это к поощрению за труд и взыскать прилагающиеся налоги (плюс пени за не выполнение).
Сопутствующие документы
Ведомость выдачи подарков невозможна без издания приказа руководителя организации. Часто эти две бумаги совмещаются друг с другом. А ведомость в этом случае является приложением либо одним из пунктов приказа. Обязательной частью приказа будет перечень тех сотрудников, которым будут выдаваться презенты.
Какими документами оформляется выдача подарков сотрудникам
Подарки персоналу нужно не только выдать, но и правильно оформить и учесть. Если этого не сделать могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. Разберемся, какими документами сопровождается выдача подарков работникам в 2020 году.
Какие подарки бывают?
Порядок оформления и выдачи подарка зависит от основания, по которому он вручается:
Возможность награждения сотрудника ценным подарком прямо предусматривается ТК РФ, наравне с премией, благодарностью и почетной грамотой. Основанием его вручения является трудовой договор, а точнее осуществляемая работником деятельность.
Такой подарок не связан с трудовой деятельностью сотрудника и передается ему безвозмездной основе. Основанием его выдачи выступает договор дарения, заключаемый в устной или письменной форме в зависимости от стоимости презента.
Рассмотрим подробнее, порядок документального оформления выдачи сотруднику указанных подарков.
Какими документами оформляется выдача ценного подарка?
Поощрение сотрудника ценным подарком за добросовестный и ответственный труд оформляется следующими документами:
Этот документ составляется непосредственным начальником сотрудника. В нем он описывает необходимость поощрения своего подчиненного, указывает его заслуги, послужившие основанием для принятия решения о поощрении. Представление или служебная записка направляется руководителю организации на рассмотрение. Ознакомиться с порядком и образцом составления этого документа вы можете в статье «Представление к поощрению (образец)».
Приказ составляется, как правило, на основании представления или служебной записки. Если руководитель может оценить работу сотрудника самостоятельно, то приказ выносится на основании его решения. Этот документ составляется по унифицированной форме Т-11 (если подарок вручается одному сотруднику) или Т-11а (если поощряется сразу несколько работников). Его можно оформить и в свободной форме, но лучше использовать типовой бланк. Это исключит риск возникновения претензий со стороны проверяющих, если у них возникнут сомнения в обоснованности такого поощрения. Подробную информацию о порядке заполнения этого документа вы можете узнать из статьи «Составляем приказ о поощрении сотрудника».
Данные о вручении ценного подарка вносятся в трудовую книжку и личную карточку сотрудника (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Какими документами оформляется выдача подарка к празднику?
Выдачу подарка к празднику, памятной дате или событию, произошедшему в жизни сотрудника, нужно сопроводить следующими документами:
Оформляется в свободной форме с указанием обязательных сведений о наименовании работодателя, реквизитах документа, перечне сотрудников, которым передается подарок и основаниях его вручения. В этом документе можно также дать поручение ответственному работнику на закупку подарков. Ознакомиться с порядком и образцом составления приказа на выдачу подарков по случаю Нового года этого вы можете в этой статье.
Этим документом подтверждается факт передачи работнику подарка. Составляется ведомость в свободной форме с указанием: кому передается презент, даты его передачи и подписи сотрудника его получившего. Также в нее можно внести стоимость подарка и его название. Ознакомиться с образцом составления ведомости можно в этой статье.
Учет призов и подарков
Автор: Гришакова О., эксперт журнала
Учреждения физической культуры и спорта могут приобретать призы и подарки с целью их вручения физическим лицам при проведении различных спортивных, физкультурно-оздоровительных, спортивно-массовых мероприятий, а также своим работникам по случаю знаменательных дат и праздников. С целью правильного отражения в бухгалтерском и налоговом учете такие операции должны быть оформлены соответствующими документами, подтверждающими необходимость их приобретения и обоснованность списания. В этой статье рассмотрим основные вопросы, связанные с названными мероприятиями.
Основания для приобретения и списания.
Основания для приобретения призов. Как правило, при проведении различных спортивно-массовых мероприятий в учреждении разрабатывается документ (положение, программа, план), в котором содержится следующая информация:
цели проведения мероприятия;
задачи его проведения;
лица, ответственные за его проведение;
список участников (если это необходимо);
смета на проведение мероприятия (смета).
На основании указанных документов учреждение может осуществлять закупку призов и подарков для участников таких мероприятий.
Основания для приобретения подарков для работников. Согласно трудовому законодательству работодатель вправе поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявлять благодарность, выдавать премию, награждать ценным подарком, почетной грамотой, представлять к званию лучшего по профессии). Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (ст. 191 ТК РФ). Таким образом, основанием для приобретения подарков работникам учреждения в зависимости от случая (праздник, знаменательное событие, дата) будет являться коллективный договор или иной документ, а также приказ (распоряжение) руководителя.
К учету призы и подарки принимаются на основании документов поставщика (акта приема-передачи, товарной накладной), кассовых, товарных чеков (при приобретении за наличный расчет).
Основания для списания призов и подарков.
Порядок списания призов и подарков, «израсходованных» при проведении различных мероприятий, перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, необходимо установить в рамках формирования учетной политики учреждения. Такими документами могут быть:
протокол о проведении мероприятия с приложением списка участников (списка или ведомости работников), которым были вручены призы, подарки;
акт о списании призов и подарков с приложением списка лиц, которым были вручены подарки, фото- или видеоотчета.
При этом необходимо учесть нормы гражданского законодательства. Так, согласно п. 1 ст. 574 ГК РФ передача дара осуществляется посредством его вручения, символической передачи либо вручения правоустанавливающих документов. Дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому лицу, может быть совершено устно,
когда стоимость дара не превышает 3 000 руб. Если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 руб., договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
Таким образом, вручение ценных призов и подарков стоимостью свыше 3 000 руб. осуществляется с обязательным оформлением договора дарения, в котором указываются персональные данные одаряемого лица.
Бухгалтерский учет.
В 2018 году согласно разд. V Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ[1] операции по приобретению (изготовлению) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, отражаются в бухгалтерском учете по коду 296 «Прочие расходы» КОСГУ.
Учет призов и подарков осуществляется на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения в течение всего периода нахождения в учреждении. Аналитический учет по счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 345, 346 Инструкции № 157н[2]).
С 2019 года вступает в силу порядок применения КОСГУ, утвержденный Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н. Согласно новому порядку, а также методическим рекомендациям по применению КОСГУ, доведенным Письмом Минфина РФ от 29.06.2018 № 02 05 10/45153, для отражения расходов на приобретение призов и подарков применяется код 349 КОСГУ. Таким образом, начиная с 2019 года учет подарков и призов будет в составе материальных запасов.
Далее в таблицах приведем корреспонденции счетов по приобретению и списанию призов и подарков при отражении операций в 2018 году.
Инструкция № 162н
Инструкция № 174н
Инструкция № 183н
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Оплата (предоплата) по договору на приобретение призов и подарков
Поступление в учреждение призов и подарков от поставщика
Приобретение призов и подарков через подотчетное лицо при выдаче денежных средств из кассы и перечислении на карту работника
Приобретение призов и подарков через подотчетное лицо при перечислении на карту учреждения
Поступление в учреждение призов и подарков от подотчетного лица
Списание призов и подарков при их вручении одаряемому лицу
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
По соответствующим счетам аналитического учета.
Выдача денежных средств на указанные расходы может осуществляться путем их зачисления на банковские счета сотрудников организации, предусматривающие совершение операций с использованием платежных карт, включая карты «Мир», эмитированных кредитными организациями в рамках зарплатного проекта (Письмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07 04 05/05-14896).
Бюджетное учреждение спорта в рамках выполнения госзадания проводит спортивно-массовое мероприятие согласно плану мероприятий. На основании программы мероприятий и сметы затрат через подотчетное лицо приобретены призы в количестве 30 штук на сумму 15 000 руб. Стоимость каждого приза не превышает 500 руб. Все призы были вручены участникам соревнований – спортсменам-любителям.
В учетной политике учреждения установлено, что списание призов, стоимость которых не превышает 500 руб., и их вручение физическим лицам на спортивно-массовых мероприятиях (когда нет возможности иметь сведения об этих лицах) осуществляются в соответствии с актом о списании призов с приложением к нему фотоотчета.
В бухгалтерском учете отражены следующие записи.
Учет материальных ценностей:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Отражены расходы на приобретение призов
Одновременно призы приняты к учету на забалансовом счете
Отражено списание врученных призов с забалансового счета
* Призы учитываются в условной оценке «один объект – один рубль» (п. 345 Инструкции № 157н).
В автономном учреждении спорта на основании коллективного договора и распоряжения руководителя по случаю 50 летнего юбилея работницы ей был куплен подарок – мультиварка стоимостью 4 000 руб. Оплата произведена за счет приносящей доход деятельности по договору, в котором предусмотрена предоплата 100 %. Вручение подарка осуществлялось на основании заключенного с работницей договора дарения, списание с учета – на основании акта о списании и указанного договора.
В бухгалтерском учете отражены следующие записи.
Учет материальных ценностей:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислен аванс поставщику в размере 100 %
Отражены расходы на приобретение подарка
Произведен зачет аванса
Одновременно подарок (мультиварка) принят к учету на забалансовом счете
Отражено списание подарка с забалансового счета на основании акта о списании и договора дарения
* Материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (дарения), учитываются по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции № 157н).
НДФЛ и страховые взносы.
Налог на доходы физических лиц.
Призы и подарки, полученные физическими лицами, в целях обложения НДФЛ являются доходами, полученными ими в натуральной форме. Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ доходы, не превышающие 4 000 руб., полученные по каждому из следующих оснований за налоговый период:
подарки, полученные налогоплательщиками от организаций;
призы в денежной и натуральной формах, полученные налогоплательщиками на конкурсах и соревнованиях, проводимых в соответствии с решениями Правительства РФ, законодательных (представительных) органов государственной власти или представительных органов местного самоуправления;
любые выигрыши и призы, получаемые в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров (работ, услуг).
При этом подарки, которые получены ветеранами Великой Отечественной войны (ВОВ), инвалидами ВОВ, вдовами военнослужащих, погибших в период войны с Финляндией, ВОВ, войны с Японией, вдовами умерших инвалидов ВОВ и бывшими узниками нацистских концлагерей, тюрем и гетто, а также бывшими несовершеннолетними узниками концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны, не облагаются НДФЛ в части, не превышающей 10 000 руб. за налоговый период (п. 33 ст. 217 НК РФ).
Суммы призов и подарков, превышающие указанные пределы, облагаются по ставке 13 %, за исключением выигрышей и призов, получаемых физическими лицами в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг (они облагаются налогом по ставке 35 %).
В Письме Минфина РФ от 20.01.2017 № 03 04 06/2650 указано: поскольку наступление обязанности налогового агента по удержанию НДФЛ с доходов в виде подарков, предусмотренных п. 28 ст. 217 НК РФ, связано с превышением установленного размера дохода, получаемого от этой организации (4 000 или 10 000 руб.), последней следует вести учет таких доходов, полученных от нее физическими лицами. В случае превышения обозначенного порога организация будет признаваться налоговым агентом и, соответственно, исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. 230 НК РФ. При вручении призов и подарков физическим лицам, не являющимся работниками учреждения, стоимость которых в налоговом периоде превысила указанные пределы, учреждение обязано представить налоговому органу по месту своего учета сообщения о невозможности удержать налог и сумме налога. Это справка по форме 2 НДФЛ (в указанном случае в поле «признак» проставляется цифра 2).
При получении физическими лицами доходов в виде призов и подарков, не превышающих 4 000 руб., организация не признается налоговым агентом, поскольку в таких случаях на организацию не возлагается обязанность исчисления, удержания НДФЛ у налогоплательщика и перечисления в бюджетную систему РФ.
Страховые взносы.
Исходя из пп. 4 п. 1 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права).
Договор дарения согласно гражданскому законодательству относится к договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество и может быть заключен как в письменной, так и в устной форме.
Следовательно, в случае передачи подарка работнику по договору дарения, заключенному в письменной форме, у организации объекта обложения страховыми взносами не возникает.
Суммы подарков, полученные работниками и не оформленные договорами дарения, если это предусмотрено трудовыми договорами (коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами), являются объектом обложения страховыми взносами.
В случае вручения призов и подарков физическим лицам, не состоящим в трудовых (гражданско-правовых) отношениях с учреждением, стоимость таких подарков не является объектом обложения страховыми взносами в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ.
[1] Утверждены Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.
[2] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.