альпен метод планирования дня

Метод Альпы в планировании времени: надежный метод стать эффективнее

Школа Юрия Окунева

Приветствую вас, уважаемые подписчики! С вами Юрий Окунев.

Уверены ли вы в том, что используете все возможные способы для оптимизации расходования времени? Только сразу отмечу, что матрица Эйзенхауэра, принцип среднего приоритета и закон Парето — это далеко не все инструменты тайм-менеджера! Засомневались? И правильно сделали!

Сегодня будем говорить про метод Альпы в планировании времени. Он позволяет поставить каждую отдельную задачу на свое место и одновременно грамотно спланировать чек-лист целей на весь день.

При чем тут горы?

Нет-нет, горы, альпинизм и иже с ними здесь совершенно не при чем. Методика была разработана в прошлом веке хорошо известным в Европе немецким специалистом по тайм-менеджменту, Лотаром Зайвертом. В России он известен в основном благодаря книге « Ваше время в ваших руках »

Принцип Альпы объединяет под собой несколько популярных методик тайм-менеджмента, добавляя к ним новые и чрезвычайно важные нюансы. В итоге, получается полноценный мощный инструмент для планирования, учитывающий такие аспекты любых повседневных задач, как их важность, срочность и трудоемкость решения.

Метод не самый простой, но если в нем разобраться, то дальнейшая работа по методике будет занимать не более 10-15 минут каждый день. Поэтому настоятельно рекомендую сделать над собой усилие.

Метод Альпы по шагам

Эта система предполагает прохождение 5 этапов анализа задач и учета времени. Давайте разберемся, что они собой представляют.

Этап №1. Составление списка дел

Возьмите лист и выпишите на него все цели, которые собираетесь решить за день. Выделите только более-менее значимые и весомые по временным затратам задачи. Мелочи вроде «кинуть письмо в почтовый ящик» вы можете выписать на отдельный лист.

Этап №2. Оценка приоритетов

Теперь подумайте, какие из задач являются более важными/срочными, а какие — менее. Поможет в этом матрица Эйзенхауэра, про которую я подробно рассказывал в этой статье.

На основании матрицы распределите задачи на три колонки: важные и срочные; важные и не срочные; срочные, но не важные. Как вы уже, наверное, догадались, отдельный листик с мелкими задачами как раз и станет четвертой колонкой — дела не срочные и не важные.

При этом можно сразу использовать сокращения, соответствующие типу задачи (встреча, визит —«в», контроль — «к», в процессе исполнения — «п» и т.д.). Это поможет классифицировать дела по группам и сэкономит время.

Этап №3. Расчет и резервирование времени

Забудьте на время про третью колонку и уделите все свое внимание первым двум. Поставьте напротив каждого дела примерное время, которое требуется на его решение. Например, 30 минут или 1,5 часа.

Подсчитайте общее количество времени, которое требуется для выполнения всех поставленных на сегодня задач из этих двух колонок. А теперь проанализируйте полученные данные исходя из соотношения 60:40, т.е. 60% запланированных дел на 40% внезапно появившихся новых задач.

Тогда если у вас 8-часовой рабочий день, то по времени список составленных вами задач должен охватывать только 5 часов. Остальные 3 часа нужно отвести, так сказать, на всякий случай.

Этап №4. Выставление приоритетов и перепоручение дел

Если вы поняли, что выписанные задачи занимают более 60% вашего рабочего времени, то придется сначала вынести вперед те дела, которые необходимо решить именно сегодня и исключительно при вашем личном участии. Остальные пункты вам придется либо перенести на другие дни, либо перепоручить другим сотрудникам компании.

Этап №5. Колышки и заплатки + контроль выполнения

В получившийся у вас в итоге всех манипуляций список необходимо внести несколько дополнений. Во-первых, нужно обозначить дела, которые строго привязаны к конкретному часу — это так называемые «колышки».

Например, «сходить к врачу в 8.45», «забрать готовый заказ из печати в 16.30», «встретить тещу в аэропорту в 20.50», и т.д.

Во-вторых, нужно подготовить список задач, которые вы сможете включить в расписание в перерывах между основными делами или в случае, если вдруг появится свободное время. Это так называемые «временные заплатки». Их можно брать из третьей и четвертой колонок вашего первоначального списка. Например, «забронировать столик в ресторане», «узнать стоимость путевки в Таиланд», «купить подарок на День рождения для коллеги», «заказать в интернет-магазине книгу» и пр.

Таким образом, у вас образуется четкая последовательность дел на этот день (либо на следующий, если вы планируете заранее) А это всегда огромный плюс и серьезный шаг на пути к максимальному контролю своего времени.

Что дает метод Альпы?

Да просто кучу всего полезного и важного!

**
В общем, благодаря этой системе вы — просто олицетворение организованности и продуктивности! Поверьте, вам это ощущение понравится, и вы вскоре уже просто не сможете без него существовать.

Усилить эффект можно только записавшись на мой курс тайм-менеджмента, из которого вы узнаете еще больше уникальных методик и приемов управления временем. Более того, все техники вы под моим руководством сразу же опробуете в деле, что гарантирует действительно отличный результат и минимум ошибок в будущем.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.

На сегодня все. Будем прощаться. Подписывайтесь на рассылку и приглашайте на сайт друзей. Впереди — много всего интересного. До новых встреч! Ваш Юрий Окунев.

Источник

Планирование времени по методу Альпы

Метод Альпы это улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели.

Метод Альпы в планировании времени можно применять на любой период срочности: средний, короткий, долгий. Для этого рекомендуется составить список дел в письменном виде. На первый взгляд все дела кажутся равноценными. Но в любом случаи нужно распределить дела по порядку значимости и выделить приоритеты, степень важности.

Метод Альпы очень прост. На создание плана нужно не более 5-10 минут. На практике доказано, при постоянном использовании методов и техники планирования, ежедневная экономия временем составляет 10-20%.

Этапы составления плана

Метод Альпы состоит из пяти этапов:

Этап №1. Формирование дневного задания, используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:

При составлении необходимо соблюсти требованиям:

Не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые задания.

Этап №2. Оцените примерное время выполнения каждого задания.
Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех.

Этап №3. Резервирование временного запаса.
Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства.

Примеры:
Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете плановое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график).
Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.

Допустим, заданий больше 60% спланированного времени. Для этого пересмотрите список всех дел. Выделите преимущества, делегируйте права, уменьшайте отведенное время. Даже и после этого не удалось уменьшить до 60% спланированного времени. Значит, переносите не выполненные дела на другой день.

Этап №4. Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела. Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнения.

Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и делегирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.

Этап №5 завершающая. Выполнение намеченного плана дел и контроль. Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день.
Допустим, вы заметили, что какое- то дело периодически переносится. Существует два варианта: прекратить переносить — выполнить полностью. Или это задание стало не актуальным, стоит от него отказаться.

Область самоменеджмента развивается, его специалисты рекомендуют планированием дня проводить вечером, что способствует приобретению в себе уверенности и концентрирование сил на завтрашний день. Подсознательно человек перерабатывает задания и подготавливает конкретные решения. Значит, новый трудовой день будет управляемым, плодотворным, обозримым.

Таким образом, можно собственную полную жизнь рационально планировать и организовать.

Пример метод Альпы

Допустим, вы бизнесмен, владелец крупной компанией. Невозможно, писать все поручения полностью. Поэтому, облегчаете свою работу и работу секретаря при помощи сокращенных букв, по виду конкретной деятельности.

В – заседание, визиты;
Д – делегирование задач;
К — проверка, наблюдение;
П- в работе, в процессе;
ПК- командировки, поездки;
ПР- диктование, рукописное деловое занятие;
С — личный секретарь;
Т — телефонные переговоры;
Ч — корреспонденция (газет, отчетов, циркуляров).

Планирование по методу Альпы список дел на день:

ПК — новое торговое место;
В — Петров (компьютерная услуга);
В — Серов (юридическая помощь);
П — изучение спроса рынка;
К — Матвеев (реализация продукции);
ПР – Черанев (запрос- письмо);
Ч — спец. журнал для руководителя:
Т — Удоев (не комплектность персонала);
Т — Денис (посещение сауны с другом).

Метод Альпы пример наглядно смотрится, сведенный в таблицу:

Приоритетные дела: А — срочные, важные; Б – важные, но очень срочные; В- срочные, но не очень важные.

Лучше выполнять работу самую главную, зная время вашего плодотворного труда. Не забывайте об отдыхе, смене вида деятельности, чтобы ваша работа доставляла вам радость.

Пример: не планируйте совещания друг за другом. Выделяйте время в первой и во второй половине дня.

Если у вас неожиданно появилось несколько минут свободного времени, не теряйте его, займите его коротким заданием: просмотрите корреспонденцию, позвоните другу.

Вдруг кардинально изменились намеченные планы: непредвиденная командировка, деловая встреча. Можно быстро переписать, согласно методам планирования времени, по методу Альпы, план дел в течение 5-10 минут.

Вообще, не бойтесь гибкий график работы. Хорошо продуманный план, используя пять стадий метода Альпы, не подведет вас никогда.

Преимущества метода Альпы

В тайм — менеджменте насчитываются много методов планирования заданий дня. К ним относятся: матрица Эйзенхауэра, принцип Парето, АВС-анализ, но метод Альпы – рационального планирования временем и состоит из пяти стадий.

Советую принять во внимание. И если вас заинтересует, используйте в жизни.

Источник

Метод Альпы в планировании времени

Одним из наиболее популярных подходов в тайм-менеджменте можно назвать метод «Альпы», разработанный немецким психологом Лоратом Зайвертом. Метод Альпы — это универсальный способ планирования, позволяющий уменьшить затраты своего личного времени на выполнение различных задач в рамках как рабочего процесса, так и активности за пределами своего рабочего места. Именно поэтому любому человеку будет полезно ознакомиться с принципами этой методики в рамках тайм-менеджмента.

Метода Альпы — что это такое, история возникновения

Необходимость тщательного контроля над временем — как рабочим, так и личным, декларировалась многими деятелями науки и искусства ещё с 19-го века. Впоследствии это оформилось в полноценную теорию об управлении своим временем — тайм-менеджмент. И одним из наиболее выдающихся специалистов в сфере тайм-менеджмента в конце 20-го века стал немецкий психолог Лорат Зайверт, который изобрел наиболее популярный в современности метод управления временем — «Альпы».

Названа эта методика в честь всемирно известной горной гряды — научившись управлять своим временем, человек буквально становится покорителем гор. У него появляется большое количество свободного времени, которое он может посвятить чему угодно, а повседневная рабочая и бытовая деятельность становится все более эффективной. При этом данная методика отличается простотой и может быть освоена при желании любым человеком.

Конечно, в первую очередь метод Альпы будет полезен для руководителей — менеджеров любого звена на предприятии, ведь он предполагает не только навыки распоряжения своим собственным рабочим временем, но также стимулирует развитие управленческих талантов и способность правильно распределять и делегировать задачи во время рабочего процесса.

Следует отметить, что метод Альпы является универсальным и подходит для решения бытовых вопросов, связанных с нехваткой времени, а также повышает трудовую эффективность человека на рабочем месте. Именно поэтому сейчас многие работодатели и менеджеры по персоналу проводят тренинги, чтобы обучить своих сотрудников эффективному распоряжению своим временем.

Зачем использовать метод Альпы в планировании времени

Сейчас существует множество методик тайм-менеджмента и управления временем — более подробно о самом этом явлении можно прочитать в отдельной статье. Далее же будет рассматриваться непосредственно порядок применения метода Альпы и ситуации, в которых он сможет помочь. Сам автор методики считает, что она должна преподаваться в обязательном порядке детям ещё с дошкольного возраста — и учитывая ее доступность, применимость и в целом практическую пользу во всех аспектах жизни, в этих словах есть определенный смысл. В целом эта методика может помочь:

Всё это — лишь небольшой перечень случаев и ситуаций, в которых метод Альпы может помочь справиться с проблемами. На практике — упорная работа над собой и достижение результатов при использовании такой методики тайм-менеджмента позволит значительно улучшить большую часть аспектов жизнедеятельности. Но, в то же время, не следует считать, что эта методика является панацеей от всех проблем и принесет какие-либо золотые горы.

Преимущества и недостатки методики тайм-менеджмента «Альпы»

Метод Альпы, как и любой другой подход к тайм-менеджменту обладает определенными преимуществами и недостатками, с которыми лучше изначально ознакомиться, прежде чем решать, использовать его или нет для обучения управлению временем. К позитивным сторонам метода Альпы можно отнести следующие его особенности:

Конечно, определенные недостатки имеются и у такого всемирно известного и широко распространенного метода тайм-менеджмента. В частности, к отрицательным сторонам метода Альпы можно отнести следующие его особенности:

Метод Альпы в планировании временем — как им пользоваться

В своем базовом виде метод Альпы является действительно очень простым. Так, он состоит всего из пяти пошаговых этапов, которые можно легко и быстро запомнить — и не менее легко и быстро начать пробовать воплощать в жизнь. Не следует думать, что с самого начала все будет получаться так, как задумано, однако эффективность данной методики уже была проверена миллионами людей по всему миру. К тому же — применение этого метода не требует каких-либо неординарных и сложных действий. В целом, пошаговый порядок планирования времени по методу Альпы выглядит следующим образом:

Классификация задач по методу Альпы

Конечно, определенные сложности возникают у людей, собирающихся начать использовать метод Альпы еще на этапе составления списка задач. Так, чаще всего люди не знают, как именно следует относить дела к той или иной группе:

При этом, естественно, что для каждого человека могут быть установлены свои, внутренние критерии важности тех или иных дел. Например, в семейной жизни один из супругов может считать, что вынос мусора является неважным и не срочным делом, которое может быть отложено на следующий день без негативных последствий. Другой же супруг может относить это дело к неважным, но срочным делам — находящийся в доме мусор создает неприятный запах и антисанитарию, поэтому нужно справиться с решением этой задачи как можно быстрее.

Рекомендации при использовании метода Альпы в планировании времени

В целом, существует несколько общих рекомендаций, которые могут помочь упростить использование метода Альпы для планирования времени. Вот самые удобные и простые из них, которые можно легко внедрить в ежедневный план действий и адаптировать под себя:

Источник

Альпен метод планирования дня

Автор	Гранин Д.
Название	Управление временем
Год издания	2004
Раздел	Книги
Рейтинг	0.21 из 10.00
Zip архив	скачать (272 Кб)
Поиск по произведению

Определение сроков выполнения работ

Вы никогда не опоздаете на поезд, если хотя бы раз в жизни уже опоздали на него.
Дж.К. Честертон

Каждый день на работе Вы либо устанавливаете сроки, либо их согласовываете. Сроки важны, и они есть у всех. Практически каждая работа имеет поставленный срок её исполнения

Как не ошибиться при установке сроков выполнения работ?

Некоторые сроки очевидны, потому что одна работа должна быть выполнена к определённой дате и стать предпосылкой другой. Например, ежемесячные отчёты необходимо представлять в конце каждого месяца с тем, чтобы работники бухгалтерии могли проследить качество деятельности организации в целом. Другие сроки произвольны. Например, разбор картотек: здесь Вы тоже можете установить себе срок, который покажется Вам реальным, но если Вы в него не уложитесь, то ничего страшного не произойдёт.

Основные причины возникновения проблем при установлении сроков заключаются в том, что либо мы совершенно не увязываем их с реальностью, либо соглашаемся с теми, которые нам предлагают, не задумываясь о смысле происходящего.

Как мне научиться укладываться в намеченные сроки?

Чтобы всегда укладываться в намеченные сроки, в своей работе постарайтесь придерживаться следующих правил:

Планирование с помощью метода «Альпы»

Год за годом мы становимся все более подготовленными
для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся?
Лоуренс Питер

В чем заключается метод «Альпы»?

Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает пять стадий:

Что дает метод «Альпы»?

Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:

В — визиты, совещания;

Д — делегирование дел;

П — в процессе, в деле;

ПК — поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;

Т — телефонные разговоры;

Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК — новое помещение для офиса;

В — Шишкин (компьютерная программа);

В — Иванов (экспертная оценка);

П — проект изучения рынка;

К — Сидоров (статистика сбыта);

ПР — Васильев (письмо);

Ч — специальный журнал для менеджеров;

Т — Кошкин (нехватка персонала);

Т — Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

П — проект изучения рынка;

В — Иванов (экспертная оценка);

ПК — новое помещение для офиса;

Ч — специальный журнал для менеджеров;

К — Сидоров (статистика сбыта);

ПР — Васильев (письмо);

Т — Шишкин (компьютерная программа);

Т — Кошкин (нехватка персонала);

Т — Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Что делать после определения списка заданий на день?

Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Сколько времени нужно резервировать «про запас»?

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Чем завершается планирование по методу «Альпы»?

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:

0,5 часа перепоручается г-ну Х

И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Почему план дня рекомендуется составлять накануне вечером?

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

Планирование по системе Франклина

Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время,
ибо это материал, из которого сделана жизнь.
Бенджамин Франклин

Каковы особенности планирования по системе Франклина?

Рис. Пирамида планирования Франклина.

Как на практике выглядит процесс «строительства пирамиды»?

Как конкретно будет выглядеть процедура составления моего ежедневного плана дел по системе Франклина?

В рамках одного дня в системе Франклина используется следующий прием планирования: все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Вторая и пятая задачи являются для Вас малозначительными, (поскольку до срока сдачи статьи еще далеко, а куртка может полежать в химчистке) – можно откладывать их без особого ущерба для себя.

В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.

Предусмотрены ли в системе Франклина какие-то специальные формы для ведения записей?

Да, предусмотрены. Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина.

Первые (либо последние) страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

Источник