Платёжный календарь для бухгалтера: пошаговый алгоритм
Платёжный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.
Что такое платёжный календарь и кому он нужен
Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.
Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.
Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.
Как составить платёжный календарь
Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:
Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.
Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.
Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:
Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.
Сформируйте платёжный календарь за три шага.
Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях
Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:
Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.
Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.
Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.
В платёжном календаре можно ввести систему «цветовой индикации». Например, вы знаете, что покупатель А точно заплатит деньги 10-го числа, а вот покупатель Б постоянно допускает просрочки. Поступление от А можно выделить зеленым, а поступление от Б — красным, чтобы чётко понимать, насколько высока вероятность получить деньги.
Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи
На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.
Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.
После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.
Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.
Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.
Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.
По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.
Шаг 3 — проанализировать расходы
Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.
Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.
Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.
Кассовый разрыв в платёжном календаре
Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.
Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.
Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.
Калькулятор дней между двумя датами может пригодиться бухгалтеру или кадровику. Также данный инструмент расчета поможет юристу, когда для подачи судебного иска нужно узнать количество дней просрочки платежа.
Вы сможете посчитать:
Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!
Как работать с калькулятором дней между двумя датами
Вам понадобятся всего два значения. В соответствующих полях калькулятора нужно указать дату начала и конца периода — день, месяц и год. Просто кликните по нужной ячейке левой клавишей мыши и выберите из списка нужный вариант.
Также следует задать количество рабочих часов в день. Например, у офисных работников стандартный рабочий день составляет 8 часов, а на производстве рабочая смена может длиться 10 часов. По умолчанию в калькуляторе указано 8 рабочих часов в сутки.
После того как вы введете в поля калькулятора нужные значения, справа отразится полный расчет. В нем вы увидите количество календарных и рабочих дней, а также количество рабочих часов согласно заданным параметрам.
Пример. Директор ООО «Мечта» дал поручение главному бухгалтеру: рассчитать количество отработанных часов в IV квартале 2018 года. Все работники фирмы в этот период работали по графику, в отпуска не ходили. Главбух открыл онлайн-калькулятор и ввел следующие данные:
Начальная дата — 01.10.2018
Конечная дата — 31.12.2018
Поле «Количество рабочих часов» главбух оставил без изменений.
Калькулятор автоматически произвел расчет и выдал такие цифры:
Калькулятор учитывает и сокращенные дни. Например, 02.11.2018 был сокращенный на один час день, и вместо 521 дней калькулятор выдал 520 дней (64 х 8 — 1).
Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!
Калькулятор вычисляет дату по исходной дате и количеству рабочих дней. Учитываются выходные, праздники и переносы выходных дней на рабочие, согласно опубликованным постановлениям правительства Российской Федерации. Создан по запросу пользователя.
В разделе «Дата и время» у нас есть пара полезных калькуляторов, типа Дата и количество дней и Сколько дней прошло между двумя датами?. Еще есть калькулятор Праздничные выходные, который показывает праздничные выходные.
Но, как справедливо заметили здесь — Дата + количество рабочих дней, нет еще калькулятора, который учитывают разницу дней, но не простых дней, а рабочих. И вот теперь он есть.
Работает он так — вводим исходную дату, вводим количество рабочих дней — калькулятор выдает следующий рабочий день, ну то есть день, когда надо выходить на работу после отпуска, скажем. Например, ввели какой-то понедельник и 5 рабочих дней — если нет никаких праздников, калькулятор покажет следующий понедельник, то есть следующий рабочий день после окончания 5 рабочих дней начиная с заданного понедельника.
Дата + количество рабочих дней
Замечание 2: Калькулятор учитывает праздничные дни и переносы выходных. При этом он использует логику калькулятора Праздничные выходные для определения выходных и переносов рабочих дней
Замечание 3: Поскольку переносы рабочих дней на выходные регламентируются специальным постановлением правительства, которое выходит обычно в конце октября, калькулятор использует информацию из обновляемых справочников Государственные праздники России и Перенос выходных и праздничных дней в России. На момент написания этого замечания справочники содержат информацию до 2021 года включительно.
Обновление: Ну, сказав «А», пришлось сказать и «Б». Поэтому вот до кучи калькулятор Сколько рабочих дней прошло между двумя датами?.
Если вам нужно быстро рассчитать число дней между двумя датами, воспользуйтесь бесплатным калькулятором от Контур.Бухгалтерии. Вы узнаете, сколько календарных и рабочих дней, а также рабочих часов содержится в указанном периоде.
Как посчитать число дней между датами на калькуляторе
Просто укажите день начала и день конца нужного периода — эти даты будут включены в расчет. Также уточните число рабочих часов в день на вашем предприятии. Калькулятор моментально покажет в правой части число календарных дней, рабочих дней и рабочих часов в периоде. Если вы измените дни в полях калькулятора, результат пересчитается автоматически.
В расчете учитываются все особенности производственного календаря на каждый год, перенос праздничных дат, изменения в високосные годы и сокращенные рабочие дни перед праздниками.
Для чего может пригодиться калькулятор
Калькулятор поможет рассчитать пени и дни просрочки по договорам, подскажет, сколько времени осталось до дедлайна. С его помощью удобно корректировать сроки выполнения задач, чтобы они не выпадали на праздники и выходные.
Напоминаем: показатели рабочих дней и часов за месяц или период отличаются год от года. Не берите данные за прошлые годы, сделайте новый расчет с помощью калькулятора. Для этого вам не потребуются настольные или настенные календари.
Онлайн-калькулятор — это часть бухгалтерского веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы можете легко вести учет, начислять зарплату, платить налоги и взносы, автоматически формировать отчетность и отправлять ее через интернет, проверять контрагентов на благонадежность и пользоваться поддержкой наших экспертов.
Законодательство Российской Федерации (включая банковские и налоговые регламентирующие документы) официально не толкует понятие «банковского дня».
Употребляя данное словосочетание, специалисты имеют в виду временной отрезок конкретных суток рабочей недели, в течение которого сотрудники финансового учреждения (банка) проводят платёжные операции, датируемые текущим числом. Под платёжными операциями подразумевается солидный объём видов работ, которые осуществляют банковские служащие. В течение банковского дня сотрудники банка принимают и обслуживают клиентов, проводят кредитные сделки, занимаются финансированием капиталовложений и проводят операции с наличностью (приём и выдача наличных средств).
В некоторых случаях длительность банковского периода приравнивается к общему рабочему времени организации, но чаще этим термином описывают операционные часы того или иного банка, поскольку деятельность финансовой организации подразумевает применение технологических операций. В связи с этим понятия «банковского» и «операционного» дня часто описывают один и тот же временной отрезок.
В течение операционного времени служащие банка принимают документы на приём или отзыв средств, а также занимаются их обработкой, передачей и исполнением. Часто для проведения того или иного типа операции специалист запрашивает подтверждение сотрудников вышестоящих подразделений, взаимодействует с коллегами и всегда зависит от функционирования и эффективности операционной системы банка. Все эти факторы сказываются на фактической длительности и плодотворности операционных часов.
Утверждённый регламент конкретной финансовой компании устанавливает часы календарного рабочего дня, в течение которых все проведённые операции датируются одним числом. Рабочие часы отделения банка не всегда приравниваются ко времени операционного обслуживания клиентов. Бывает так, что отделение ещё открыто для приёма посетителей, но расчётно-кассовое обслуживание уже не проводится. Это говорит о том, что «банковский день» уже закончился.
Учтите, что достоверную информацию о начале, окончании и продолжительности операционного дня, а также графике работы банка предоставляют только сотрудники или официальные информационные ресурсы конкретного финучреждения.
Как соотносятся категории «банковского», «рабочего» и «календарного» дней
Поскольку во всех трёх случаях речь идёт о разных типах временных отрезков, каждое понятие следует рассмотреть отдельно.
Банковский (операционный) день – часы рабочего времени, установленные внутренним регламентом конкретного финучреждения (банка) для проведения платёжных операций и расчётно-кассового обслуживания клиентов в течение одного рабочего дня.
Применительно к двум другим обсуждаемым терминам операционный день – это более ограниченный и обусловленный временной отрезок, который представляет собой некоторую часть рабочего или календарного периода, предназначенную для операционной деятельности и взаимодействия с клиентами банка.
Рабочий день – это часы работы организации, определённые внутренним распорядком. Эти периоды противопоставляются выходным и праздничным, но это действительно не для всех компаний. Как правило, банки работают в будни, пять дней в неделю – с понедельника по пятницу, с двумя выходными. В праздники финорганизации закрыты.
Рабочий день может и совпадать с операционным днём в отдельно взятом банке. Это происходит в том случае, если расчётно-кассовое обслуживание клиентов и проведение технологических операций возможно с момента открытия до времени закрытия отделения. В целом рабочее время включает также другие виды деятельности персонала, не связанные с финансовыми операциями и взаимодействием с клиентами. Если в течение суток сотрудники банка находятся на рабочих местах и при этом не обслуживают клиентов, такой день будет считаться рабочим, но не банковским.
Банковским периодом называют некоторую часть времени буднего (и рабочего), но не праздничного календарного дня, в течение которого в отдельно взятом банке проводится операционная деятельность и взаимодействие с клиентами. А рабочим периодом будет считаться время работы организации в течение конкретных или каждых суток.
Методика вычисления количества банковских дней
Если в договорных формулировках используется термин «банковский день», важно правильно рассчитать временной период. В этой ситуации в расчёт принимаются все дни, когда указанный в договоре банк работает по графику и проводит расчётно-кассовое обслуживание, но опираться следует именно на операционное время, а не на часы работы отделений. Выходные и праздники к банковским периодам не относятся.
Если же по договору в проведении платежа участвуют несколько финучреждений, то следует поинтересоваться продолжительностью часов расчётно-кассового обслуживания в каждой организации. Особенно тщательно планировать платежи нужно перед выходными или накануне праздников, когда возрастает вероятность задержек.
Онлайн-калькуляторы операционных часов
Поскольку на общегосударственном уровне график работы финансовых учреждений определяется календарём производственных дат, начальный расчёт операционных дат по договору можно произвести с помощью онлайн-калькулятора рабочих дат в России.
Удобный сервис от «Контур-бухгалтерия».
Поскольку в определённом смысле производственная дата совпадает с понятием банковского дня, для предварительных расчётов можно воспользоваться онлайн-калькулятором, а итоговые данные подкрепить информацией о рабочем и операционном графике конкретного финансового учреждения.
