бухгалтерский учет подарки представительские образец документов

Учет подарков: шпаргалка для бухгалтера

Во многих организациях в качестве дополнительной мотивации принято дарить сотрудникам подарки, например к Новому году. Это могут быть как разные предметы, так и сертификаты, купоны и даже деньги. При этом дарить подарки организация может только физлицам: сотрудникам нынешним и бывшим, их родственникам, клиентам, деловым партнерам и т д.

Оформление передачи подарка

Когда стоимость подарка от организации превышает 3 000 ₽, составляется договор дарения движимого имущества в письменной форме (ст. 572, 574 ГК РФ). В нем указывается стоимость подарка. Чтобы избежать рисков по страховым взносам, не стоит ссылаться на трудовые отношения. Если подарки выдаются сразу нескольким сотрудникам, можно заключить многосторонний договор, в котором распишется каждый одаряемый. Чтобы подтвердить факт дарения, дополнительно подготовьте акт приема-передачи или ведомость, в которой распишутся все сотрудники, получившие подарки.

Проверяющие часто приравнивают подарки, по которым не оформлен договор дарения, к премиям и выплатам в рамках трудового договора и доначисляют страховые взносы

Взносы в фонды

На подарки, которые передаются по договору дарения, страховые взносы не начисляются (ч. 3 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Подарки стоимостью менее 3 000 ₽ также можно вручать без заключения письменного договора. Однако мы все же рекомендуем его оформить, поскольку на практике проверяющие часто приравнивают подарки, по которым не оформлен договор дарения, к премиям и выплатам в рамках трудового договора и доначисляют страховые взносы. Без письменного договора можно обойтись, если одаряемый не является сотрудником организации. В этом случае страховые взносы не начисляются.

Обязанность по уплате НДС

Входной НДС, указанный в счете-фактуре продавца подарка, организация может принять к вычету на общих основаниях независимо от суммы или одаряемого лица.

Для плательщиков НДС передача подарка признается реализацией и облагается НДС по ставке 18 % (п. 1 ст. 39, абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Счет-фактура составляется в единственном экземпляре и регистрируется в книге продаж организации. Базой для начисления НДС являются затраты на приобретение подарка (без НДС) или, если подарок является продукцией организации, его себестоимость.

Для «упрощенщиков» передача подарка физлицу облагается в соответствии с применяемой системой налогообложения. Обязанности облагать данную операцию НДС и выставлять счет-фактуру не возникает.

Начисление НДФЛ

Подарок — это доход работника, полученный в натуральной форме. Он облагается НДФЛ с того момента, когда общая сумма полученных за налоговый период (год) подарков превышает 4 000 ₽ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Например, организация за год подарила сотруднику пять подарков, каждый стоимостью 2 000 ₽. НДФЛ начисляется начиная с третьего подарка. Ставка налога — 13 % для одаряемых-резидентов и 30 % — для нерезидентов. Базой для начисления НДФЛ со стоимости подарка является его рыночная стоимость с НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ):

НДФЛ = (стоимость подарков – 4 000 ₽) × ставка НДФЛ

С денежного подарка НДФЛ удерживается при выдаче и в тот же день перечисляется в бюджет, с неденежного — в день ближайшей выплаты зарплаты.

Стоимость подарков — в состав расходов?

Стоимость подарка не признается в составе расходов для налогообложения прибыли, а также для УСН (п. 16 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Тем не менее Минфин РФ в письме от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291 считает допустимым учитывать в составе расходов по налогу на прибыль затраты на покупку подарка, если основанием для его вручения стали трудовые достижения сотрудника. Эта позиция спорная. Во-первых, такую сделку нельзя рассматривать как безвозмездную передачу, ведь подарок вручается не просто так, а по результатам работы. А во-вторых, могут быть доначислены страховые вносы.

Отражение в бухучете передачи денежных и неденежных подарков сотрудникам

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Вручение новогодних подарков деловым партнерам: как отразить в 1С

Действующее законодательство не запрещает организациям делать подарки своим деловым партнерам (юридическим лицам – клиентам, покупателям, поставщикам) и их представителям (физическим лицам). Обычно целью вручения подарков является поддержание положительного имиджа организации и укрепление деловых связей, а вручение подарков приурочивается к праздничным и знаменательным датам.

Безвозмездная передача вещей в собственность другой стороны с гражданско-правовой точки зрения является дарением (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Если дарителем является юридическое лицо и стоимость подарка превышает три тысячи рублей, договор дарения должен быть совершен в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

В соответствии со ст. 575 ГК РФ стоимость подарков ограничивается 3 000,00 руб. в отношениях между коммерческими организациями, а также в отношении получателей-физлиц, замещающих государственные и муниципальные должности, являющихся государственными и муниципальными служащими или служащими банка России, в связи с их должностным положением и исполнением служебных обязанностей.

Бухгалтерский учет подарков

Порядок отражения в бухгалтерском учете приобретенных организацией подарков к праздничным датам для своих деловых партнеров и их представителей нормативно не установлен и должен быть закреплен в учетной политике организации. На практике применяется несколько вариантов:

Если подарки к праздничным датам по учетной политике организации учитываются как МПЗ или товары и их стоимость не была учтена в расходах ранее в момент приобретения, то их стоимость включается в прочие расходы при передаче получателю (абз. 5 п. 11, п. 16 ПБУ 10/99).

Сумма исчисленного с безвозмездной передачи подарков НДС учитывается в прочих расходах (абз. 5 п. 11, п. 16 ПБУ 10/99) и отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 91.02 «Прочие расходы» и кредиту 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Налог на добавленную стоимость».

Налоговый учет подарков

Стоимость безвозмездно переданных подарков не учитывается в расходах для целей налогообложения прибыли (п. 16 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина РФ от 18.09.2017 № 03-03-06/1/59819). Доходов, признаваемых в целях главы 25 НК РФ, у передающей стороны также не возникает (письмо Минфина России от 27.10.2015 № 03-07-11/61618).

По общему правилу в целях учета НДС безвозмездная передача имущества (в данном случае дарение подарков) является реализацией и облагается НДС (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). В связи с этим следует учитывать:

Подарки, полученные физическими лицами от организаций, не облагаются НДФЛ при условии, что общая стоимость полученных физическим лицом в течение налогового периода (календарного года) подарков не превышает 4 000 руб. (10 000 руб. для отдельных категорий граждан) (ст. 216, п. 28 ст. 217 НК РФ, п. 33 ст. 217 НК РФ). Если размер подарков, переданных одному и тому же физическому лицу, в течение налогового периода не превысит 4 000 руб. (10 000 руб. для отдельных категорий граждан), то организация не признается в отношении этого физического лица налоговым агентом и не обязана предоставлять в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 230 и п. 5 ст. 226 НК РФ сведения о его доходах (совместное письмо ФНС и Минфина РФ от 19.01.2017 № БС-4-11/787@).

Представители деловых партнеров организации не состоят с организацией в трудовых отношениях, подарки передаются им в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности на имущество. На этом основании стоимость врученных подарков не облагается страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Учитывая, что порядок признания стоимости подарков в расходах в бухгалтерском и налоговом учете различен (в бухгалтерском учете расходы признаются, а в налоговом – нет), в соответствии с ПБУ 18/02 в оценке расходов возникнет постоянная разница и будет признано соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (ПНО). На счетах бухгалтерского учета признание ПНО отражается записью: Дт 99 «Прибыли и убытки» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Оформление подарков в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0

Организация ООО «АвтоРемонт» закупила подарки к Новому году для наиболее значимых представителей (работников) своих деловых партнеров: термокружки Xiaomi в количестве 50 штук на общую сумму 59 000,00 руб., в т. ч. НДС 18% 9 000,00 руб. Подарки были вручены 24 декабря 2018 года. Стоимость одного подарка составила 1 180 руб., в т. ч. НДС 18% 180,00 руб.

По учетной политике организации подарки к праздничным датам до их выдачи получателям учитываются на счете 10.01 «Материалы».

ООО «АвтоРемонт» использует общую систему налогообложения (ОСН), метод начисления и ПБУ 18/02 (в текущей редакции).

Источник

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Как оформить представительские расходы в 2020-2021 годах

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.

Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

В письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, изданных ведомством, было рекомендовано также применять в качестве источника, подтверждающего ПР, акт о соответствующих затратах.

В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

Если деньги на оплату представительских получал сотрудник, то от него потребуется также авансовый отчет. Оформить его правильно вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс:

Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Перечень подтверждающих документов

Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:

Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

Оформляем представительские расходы: отчет

Отчет о ПР может включать информацию:

Готовый образец отчета о представительских расходах вы можете скачать в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2020-2021 годах

В документе могут отражаться:

Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Итоги

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье «Составляем обоснование представительских расходов — образец».

Источник

Отражение подарков сотрудникам, партнерам и клиентам в бухгалтерском учете

Валентина Александрова, внутренний аудитор компании Acsour

Многие работодатели выбирают подарки в качестве одной из мер мотивации сотрудников и повышения их лояльности. А подарки деловым партнерам к праздничным датам уже стали нормой вежливости. Неудивительно, что на практике у большинства организаций возникают вопросы, как именно необходимо учитывать подарки сотрудникам и партнерам для минимизации налоговых рисков. Зачастую ситуации могут быть нетривиальными и требовать тщательного анализа законодательства и судебной практики.

I. Учет подарков сотрудникам

А) Подарки, не связанные с трудовой деятельностью (к юбилейным и праздничным датам)

Согласно Гражданскому кодексу РФ подарком признается вещь (в том числе денежные средства, подарочные сертификаты), которую одна сторона (даритель) передает другой стороне (одаряемому) на безвозмездной основе (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

С точки зрения НДФЛ

Стоимость подарков, переданных за год одному лицу, в том числе сотруднику, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей (включая НДС) (Письма ФНС от 02.07.2015 N БС-4-11/11559@, Минфина от 18.11.2016 N 03-04-06/67922, от 08.05.2013 N 03-04-06/16327). Применяя данное ограничение, нужно учитывать общую сумму подарков, выданных конкретному лицу в денежной и натуральной форме в течение календарного года. Со стоимости подарков, превышающей 4 000 рублей, необходимо исчислить НДФЛ.

Как исчислить НДФЛ со стоимости подарка (Письмо ФНС от 22.08.2014 N СА-4-7/16692):

если подарены деньги, то потребуется удержать налог при выдаче подарка и перечислить в бюджет не позднее чем на следующий день;

если подарена вещь, то необходимо удержать НДФЛ в день ближайшей выплаты денег одаряемому и перечислить в бюджет не позднее, чем на следующий день. Если до конца года, в котором передан подарок, организация не будет ничего платить одаряемому, надо сообщить ИФНС о невозможности удержания налога.

С точки зрения страховых взносов

Страховые взносы не начисляются на стоимость подарка, переданного (п. п. 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, Письма Минфина от 20.01.2017 N 03-15-06/2437, от 16.11.2016 N 03-04-12/67082, Минтруда от 27.10.2014 N 17-3/В-507):

работнику организации, если с ним заключен письменный договор дарения;

физлицу, не являющемуся работником организации (в том числе бывшему работнику, детям работников, клиентам), независимо от наличия письменного договора дарения.

В договоре дарения с сотрудником не должно содержаться никаких ссылок на трудовые и коллективные договоры, а также другие локальные акты организации. Кроме того, в договоре дарения не стоит производить расчет стоимости подарка в зависимости от должности сотрудника, его оклада, трудовых показателей, или каким-либо другим образом устанавливать взаимосвязь между трудовой деятельностью сотрудника и вручением ему подарка. В противном случае у налоговых органов будут все основания считать подарки поощрением за труд и начислить страховые взносы.

Страховые взносы начисляются в том случае, если подарки выдаются сотрудникам на основании трудовых и коллективных договоров без составления договоров дарения (то есть если подарок является поощрением за труд).

Если подарок не связан с трудовой деятельностью, однако письменный договор дарения с сотрудником не был составлен, то существует риск претензий со стороны контролирующих органов. В этом случае наиболее консервативной позицией будет начисление страховых взносов на стоимость подарка.

С точки зрения НДС

если подарок куплен, то на его покупную стоимость (без НДС);

Счет-фактура на подарок выписывается в одном экземпляре и регистрируется в книге продаж, но одаряемому не передается. Если в одном квартале организация дарила подарки нескольким лицам, то на все подарки можно составить один счет-фактуру (Письмо Минфина от 08.02.2016 N 03-07-09/6171).

НДС со стоимости купленного подарка можно принять к вычету при наличии счета-фактуры поставщика.

При дарении товаров, не облагаемых НДС по ст. 149 НК РФ, счет-фактуру можно не составлять (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина от 07.11.2016 N 03-07-14/64908).

Не начисляется НДС на стоимость подарков:

Выданных сотрудникам в денежной форме;

Если компания-даритель применяет УСН.

С точки зрения налога на прибыль

Согласно официальной позиции Минфина России, как при ОСН, так и при УСН стоимость подарка, не связанного с выполнением трудовых функций, в налоговых расходах учесть нельзя (п. 16 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина от 17.11.2016 N 03-03-06/3/67725).

Б) Подарки как поощрение за труд

Трудовой кодекс РФ предусматривает право работодателя награждать своих работников ценными подарками в качестве поощрения за труд (ст. 191 ТК РФ).

В этом случае стоимость подарка выступает как часть оплаты труда, а передача подарка происходит не на основе договора дарения, а на основе трудового договора с сотрудником.

Подарки, выдаваемые работникам как поощрение за труд, по сути представляют собой производственные премии.

С точки зрения НДФЛ

Ситуация аналогична подаркам к праздничным датам: стоимость подарков, переданных за год одному лицу, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей (включая НДС).

С точки зрения страховых взносов

При вручении подарков сотрудникам в качестве поощрения за добросовестное исполнение трудовых обязанностей, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование, а также на страхование от несчастных случаев (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

С точки зрения НДС

Стоимость подарка, переданного работнику в качестве поощрения за труд и учтенного для целей налогообложения прибыли, не облагается НДС. Такой позиции придерживаются судебные органы (Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2013 по делу N А40-112932/12-91-575, Постановления ФАС Центрального округа от 02.06.2009 N А62-5424/2008, ФАС Уральского округа от 19.01.2010 N Ф09-10766/09-С2).

С точки зрения налога на прибыль

Если вознаграждения в виде подарков предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами, и они имеют стимулирующий характер, то затраты на них можно учесть при расчете налога на прибыль (статья 191 ТК РФ, и п. 2 статьи 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.06.2014 N 03-03-06/2/26291).

При этом важно учитывать, что для целей налогообложения необходимо соблюдать требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому помимо самих видов стимулирующих выплат организации следует установить четкие условия (основания) назначения каждого конкретного вида поощрения. Кроме того, необходимо располагать документами, подтверждающими, что такие условия фактически выполнены премируемыми сотрудниками.

Если в организации разработано положение о премировании (иной локальный акт, регулирующий порядок назначения поощрений), то трудовой (коллективный) договор должен содержать ссылку на такое положение, чтобы учесть данные выплаты для целей налога на прибыль. На это обращают внимание контролирующие органы (Письма Минфина России от 26.02.2010 N 03-03-06/1/92, от 05.02.2008 N 03-03-06/1/81, УФНС России по г. Москве от 14.02.2007 N 20-12/013749б).

В) Применимый документооборот

Во избежание претензий со стороны налоговых органов необходимо правильно оформлять документы при вручении подарков сотрудникам.

Письменный договор дарения

Передача подарка осуществляется на основе договора дарения.

Договор дарения должен в обязательном порядке заключаться в письменной форме, если стоимость подарка превышает 3 000 руб., а дарителем выступает юридическое лицо (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Однако во избежание возможных претензий со стороны налоговых органов (в части доначисления страховых взносов) рекомендуется заключать письменный договор дарения с сотрудником в любом случае независимо от стоимости подарка.

Если вручение подарков происходит массово, то нет необходимости заключать отдельные договоры с каждым сотрудником. В этом случае целесообразно составить многосторонний договор дарения, в котором каждый из получателей подарков поставит свою подпись (ст. 154 ГК РФ).

Приказ о выдаче подарков

О закупке и выдаче подарков сотрудникам должен распорядиться руководитель компании. Необходимо оформить соответствующий приказ. Для оформления приказа можно использовать унифицированные формы (№ Т-11 или Т-11а). В этом случае необходимо будет составить отдельное распоряжение о закупке подарков.

Однако можно подписать единый приказ в произвольной форме как о выдаче, так и о закупке подарков. К приказу должен быть приложен список тех работников, которым будут выдавать подарки.

Ведомость выдачи подарков

Все выданные подарки сотрудникам и их стоимость необходимо зафиксировать в специальной ведомости, где должны быть отражены Ф.И.О. сотрудника, его подпись, дата выдачи подарка и наименование подарка. Ведомость может быть составлена в произвольной форме. В ведомости должны присутствовать все обязательные реквизиты первичных документов.

II. Учет подарков партнерам, поставщикам, клиентам

А) Подарки к праздничным датам

С точки зрения НДФЛ

Если подарок вручается конкретному физическому лицу, например, сотруднику клиента, и его стоимость превышает 4 000 рублей, то при его передаче организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

Получатель подарка не является сотрудником компании-дарителя, значит, удержать налог самостоятельно компания не может. В такой ситуации нужно в течение одного месяца с момента вручения подарка письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о выплаченном доходе и невозможности удержать с него НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если подарок вручается не конкретному физическому лицу, а организации в целом, то НДФЛ не исчисляется. При этом следует помнить, что дарение подарков, стоимость которых превышает 3000 рублей, запрещено в отношениях между коммерческими организациями (ст. 575 ГК РФ).

С точки зрения страховых взносов

Если физические лица, которым организация дарит подарки, не связаны с ней трудовыми отношениями, стоимость этих подарков не облагается страховыми взносами.

С точки зрения НДС

Для целей НДС передача права собственности на товары на безвозмездной основе признаются реализацией товаров (ст. 146 НК РФ).

На основании данной нормы Минфин делает вывод, что передача предприятием своим клиентам подарков является объектом налогообложения по НДС (Письма от 04.06.2013 N 03-03-06/2/20320, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653). При этом вычеты по НДС при осуществлении указанных операций применяются в общеустановленном порядке.

С точки зрения налога на прибыль

В соответствии с п. 16 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходы, связанные с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

Если предприятие выдает подарки определенному кругу лиц, затраты на приобретение данных подарков не включаются в расчет налога на прибыль (Письма Минфина России от 08.10.2012 N 03-03-06/1/523, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653).

Б) Подарки с логотипом организации (как часть рекламы)

Сувениры – это вещи, на которых изображены средства индивидуализации самой организации или реализуемых ею товаров, работ или услуг (логотип, товарный знак, фирменное наименование и т.д.) (ст. 3 Закона N 38-ФЗ от 13.03.2006, Письмо ФНС от 25.04.2007 N ШТ-6-03/348). Это могут быть открытки, календари, ручки, пакеты, ежедневники и пр.

С точки зрения НДФЛ

Ситуация аналогична подаркам на праздники: если стоимость сувенира больше 4 000 рублей, то при его передаче физическому лицу организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

С точки зрения страховых взносов

Аналогично подаркам к праздникам – страховые взносы не начисляются при вручении подарков физическим лицам, не являющимся сотрудниками.

С точки зрения НДС

Ситуация аналогична подаркам к праздникам: если организация-даритель является плательщиком НДС, то при раздаче сувениров она начисляет НДС так же, как при любой другой передаче права собственности на товары на безвозмездной основе (ст. 146 НК РФ).

С точки зрения налога на прибыль

Учет подарков зависит от того, каким образом происходит вручение данных сувениров.

Если сувениры вручаются не в рамках официального приема

И при ОСН, и при УСН такая передача сувениров третьим лицам (в том числе не являющимся клиентами организации) учитывается в составе нормируемых рекламных расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2).

Для документального подтверждения факта осуществления рекламных расходов, необходимо оформить расходные документы, например, накладную на передачу сувениров работнику, ответственному за их распространение, и отчет этого сотрудника о проделанной работе.

В первичных документах на выбытие вручаемых подарков достаточно указывать только их стоимость и количество без указания адресата. Этот факт подтвердит, что информация о товарах направлена неопределенному кругу лиц, и поэтому такие расходы можно считать расходами на рекламу. Если организация сможет создать такие условия, то можно рассматривать распространение сувенирной продукции в качестве рекламных нормируемых расходов.

Если сувениры вручаются деловым партнерам в рамках официального приема

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Относятся ли к таким расходам затраты на приобретение сувениров (подарков) для деловых партнеров, Налоговый кодекс РФ не разъясняет.

По данному вопросу есть две точки зрения. Официальная позиция Минфина России (Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136) заключается в том, что расходы на приобретение сувениров для передачи в рамках официального приема не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Официальная позиция налоговых органов (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2) позволяет налогоплательщикам учитывать расходы на приобретение сувениров с символикой организации для передачи их на официальном приеме контрагентам. Аналогичное мнение нашло отражение в судебных решениях.

Однако представительские расходы учитываются при определении налоговой базы, только если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:

1) приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (с указанием цели проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать);

2) смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной продукции);

3) договор на изготовление сувенирной продукции, первичные документы на ее передачу и списание;

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов;

5) отчет по произведенным представительским расходам. В нем должны найти отражение:

цель и результаты проведения представительского мероприятия;

дата и место проведения;

программа мероприятия (в ней должно фигурировать вручение сувениров);

состав приглашенной делегации;

участники принимающей стороны;

величина расходов на представительские цели.

Таким образом, для учета расходов на сувениры в качестве представительских для целей налога на прибыль необходимо документально оформить их должным образом.

Источник