Чем занимается административно технический отдел

Положение об административном отделе

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Петров

Положение об административном отделе

1 Общие положения

1.1 1.1 Полное наименование подразделения — административный отдел является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Компания» (далее предприятие).

1.2 Административный отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора предприятия.

1.3 Административный отдел возглавляет начальник административного отдела.

1.4 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора — директору по общим вопросам.

1.5 Административный отдел обеспечивает:
— своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— контроль исполнения документов и их оформления;
— работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.

1.6 В процессе производственной деятельности административный отдел сотрудничает со всеми структурными подразделениями предприятия.

1.7 Административный отдел в процессе своей деятельности руководствуется:
— законодательством РФ;
— постановлениями государственных органов РФ;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы ме-неджмента качества предприятия;
— настоящим Положением.

2 Цель

2.1 Обеспечение результативного функционирования делопроизводства предприятия, направленное на полное удовлетворение требований по-требителей.

3 Функции и задачи

3.1 Основными задачами административного отдела предприятия являются:
— организация результативного функционирования делопроизводства;
— оперативно-организационное обслуживание руководства.

3.2 В целях реализации указанных задач административный отдел выполняет следующие функции:

— обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— осуществляет контроль исполнения документов и их оформления;
— организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов те-кущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение;
— обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия;
— обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации;
— разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности отдела;
— обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ;
— проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
— осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам предприятия, руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, документирование деятельности совещательных органов предприятия, оперативно-организационное обслуживание руководства;
— контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководи-телям предприятия;
— осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководителей, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
— осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.);
— выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4 Внутренняя структура

4.1 Штатную численность административного отдела утверждает генеральный директор.

4.2 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:
— референт генерального директора;
— помощник генерального директора;
— секретарь руководителя;
— пресс-секретарь;
— редактор;
— специалист по работе с документами;
— архивариус.

5 Права

Административный отдел имеет право:

5.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

5.2 Возвращать исполнителям документы и требовать доработки докумен-тов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).

5.3 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.4 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

5.3 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению до-кументационного обеспечения деятельности предприятия, совершенство-ванию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

6 Взаимоотношения с другими подразделениями

6.1 Из всех подразделений предприятия, сторонних организаций административный отдел:

— получает проекты документов и другую документацию предприятия и сторонних организаций на подпись или рассмотрение руководителями предприятия;

— передает документы предприятия и сторонних организаций после рассмотрения и принятия ре-шения руководителями предприятия.

6.2 Из отдела кадров административный отдел:

— получает графики на обучение персонала, табель учета рабочего времени, должностные инструкции, положение об административном отделе;

— передает заявки по подбору персонала, заявки на обучение персонала, табель учета рабочего времени, график отпусков.

6.3 Из планово-экономического отдела административный отдел:

— получает штатное расписание, организационную структуру административного отдела;

— передает предложения по премированию работников.

7 Ответственность начальника административного отдела

7.1 Всю полноту ответственности за своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник административного отдела.

8 Заключение

8.1 Настоящее положение разработано в соответствии с:
8.1.1 Требованиями МИ СМК 5-001.
8.1.2 Действующей на предприятии организационной структурой управ-ления.
8.1.3 Штатным расписанием административного отдела.

8.2 В настоящее Положение имеет право вносить предложения об его изме-нении заместитель генерального директора — директор по общим вопро-сам, начальник отдела кадров.

8.3 Сроком введения в действие настоящего Положения считать дату утверждения Положения заместителем генерального директора предприятия — директором по общим вопросам.

8.4 Срок действия настоящего Положения — 5 лет.

Начальник административного отдела А. Администраторов

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Начальник отдела менеджмента качества В.В. Васильев

Источник

Кто входит в административный персонал в компании?

Сегодня трудовая деятельность в административной службе структуры часто воспринимается в качестве начальной стадии карьеры или же как работа для студентов первых курсов, которая, как правило, не требует серьезной подготовки. Что подразумевается под понятием административный персонал? Кто относится к соответствующей категории? Почему? На эти и иные не менее важные вопросы можно найти ответы в процессе прочтения данной статьи.

Общие черты

Несмотря на то что административно-управленческий персонал зачастую подразумевает под собой лишь начало роста, многие люди строят успешную карьеру и получают профессиональное признание именно в данной сфере. Такие сотрудники не станут называть эту работу не требующей соответствующей квалификации и предельно легкой. Какие же обязанности, как правило, выполняет служба? Административный персонал выполняет целый ряд задач, связанных с организацией основополагающих бизнес-процессов. Среди них следующие пункты:

Важно отметить, что данный перечень может конкретизироваться и дополняться в зависимости от потребностей и задач компании.

Практический аспект вопроса

Как выяснилось, административный персонал – это сотрудники, в зону деятельности которых входит осуществление управленческих функций или же выполнение работы, связанной с организационными управленческими вопросами в техническом плане.

Так, в государственных организациях отдел кадров, который ведет кадровое делопроизводство и подбирает персонал, зачастую включается в административный департамент, отдел управления делами и так далее. Однако подобная практика в отношении масштабных организаций частной собственности не распространена – здесь управленческий отдел является структурой самостоятельной, конечно же, во главе с руководителем. Важно отметить, что в административный персонал зачастую не включаются персональные помощники руководителей и ассистенты отделов. Так, они относятся, как правило, к штату того или иного структурного подразделения и подчиняются соответствующему руководителю. Их задачи сводятся непосредственно к решению вопросов данного подразделения. Характеризующая же административно-технический персонал группа коллег решает задачи всей организации.

Необходимо отметить, что численность административных сотрудников компании главным образом пребывает в зависимости от ее внутренней структуры, размеров и области деятельности. К примеру, многие государственные объединения, управляющие компании масштабных предприятий или крупные холдинги отделяют персонал административной направленности в самостоятельный департамент. Как правило, именуется он административным департаментом или же общим отделом. Департамент представляет собой сложно устроенное подразделение, руководитель которого организует административное управление персоналом и подчиняется главе компании.

Государственные учреждения

В административный департамент государственного учреждения могут входить следующие отделы самостоятельного образа деятельности:

Важно отметить, что в крупных структурах коммерческой направленности имеет место иная работа. Административный персонал в данном случае представляет хозяйственный отдел. В него входят офис-менеджеры, секретари, обслуживающий персонал (водители, уборщики, курьеры). За работу отдела в полной мере отвечает руководитель соответствующей категории.

Небольшие компании

Административно-технический персонал в небольших компаниях с коммерческими целями деятельности, как правило, состоит из одного сотрудника. Должность его именуется как офис-менеджер или секретарь. Если же такой отсутствует, отдельные функции административного характера (к примеру, организация делопроизводства, документооборота или заказ канцелярии) возлагаются на определенного младшего работника как дополнительная нагрузка.

Офис-менеджер

Как выяснилось, характеризующие административный персонал должности подразделяются на управленческую и техническую сферы. Офис-менеджер относится к первой группе. По-другому его называют менеджером по административной работе или старшим администратором. Подчиняется офис-менеджер директору по подбору персонала или исполнительному директору. В кругу его подчиненных находятся лишь поддерживающие функционирование структуры сотрудники. Основной целью работы старшего администратора является обеспечение адекватного функционирования офиса и его бесперебойной деятельности. Офис-менеджер как административно-вспомогательный персонал выполняет следующие функции:

Для офис-менеджера актуальны следующие требования в отношении опыта и квалификации:

Начальник юридического отдела

Начальник данного отдела подчиняется исключительно генеральному директору. В число его подчиненных входят все работники юридического отдела. Цель деятельности начальника – формирование и дальнейшее управление в отношении юридической службы компании. Рассматриваемый сотрудник выполняет следующие функции:

Требования к специалисту в плане квалификации и опыта:

Административный персонал по электробезопасности

Электротехнический персонал, который осуществляет работы на электрических установках, классифицируется на следующие категории:

Юрист

Зачастую юриста по-другому называют юрисконсультом. Он подчиняется генеральному директору или же начальнику соответствующего отдела. Подчиненными юриста являются делопроизводители данного отдела. Основной целью его деятельности является обеспечение поддержки работы юридического отдела. Ключевыми задачами специалиста являются следующие пункты:

Юрисконсульт выполняет следующие функции:

Диспетчер

Диспетчер подчиняется непосредственно руководителю производственной деятельности, но не имеет подчиненных. Основной целью его работы является оперативное регулирование производственного процесса и иных видов деятельности структуры. Диспетчер выполняет следующие функции:

В случае диспетчера уместны следующие требования в отношении квалификации и опыта:

Секретарь генерального директора

По-другому должность может именоваться как персональный помощник или секретарь-референт. Сотрудник подчиняется директору по персоналу или же генеральному директору. Подчиненных у секретаря генерального директора нет. Основной целью работы секретаря-референта является качественное обеспечение административной поддержки директорской структуры. Персональный помощник занимается выполнением следующих задач:

Секретарь-референт главным образом выполняет следующие функции:

Актуальными требованиями к опыту и квалификации в данном случае являются:

Источник

Технический отдел. Основные функции и его штаты.

Основной задачей технического отдела является постоянное совершенствование технологических процессов производства на основе внедрения новейших достижений науки и техники в соответствии с указанной основной задачей на технологический отдел возлагается:

— организация технической подготовки производства и других видов основной деятельности предприятия, обеспечение ускорение темпов роста производительности труда;

— координация работы технических служб предприятия по испытанию новых технический средств, созданию и освоению новых видов продукции, комплексные механизации и автоматизации производства;

— составление текущих и перспективных планов развития предприятия;

— рассмотрение и согласование проектно-конструкторской документации предприятия на модернизацию оборудования;

— контроль за соблюдением и исполнением договоров.

Должностная инструкция начальника технического отдела.

1.1. Начальник технического отдела относится к категории руководителей,

принимается на работу и увольняется с работы приказом директора предприятия.

1.2. На должность начальника технического отдела назначается лицо, имеющее

высшее техническое образование и стаж работы по технической подготовке

производства на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

1.3. Начальник технического отдела подчиняется ________________

1.4. В своей деятельности начальник технического отдела руководствуется:

— нормативными документами по технической подготовке производства;

— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

— правилами трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями директора предприятия, (непосредственного руководителя);

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Начальник технического отдела должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по технической подготовке производства;

— направления и перспективы развития отрасли и предприятия;

— технологию производства продукции предприятия;

— производственные мощности и режимы работы оборудования, правила его эксплуатации, методы выявления и использования резервов производства;

— технические требования, предъявляемые к сырью, материалам и готовой продукции;

— требования организации труда при проектировании технологических процессов и оборудования;

— организацию технической подготовки производства;

— порядок приема оборудования в эксплуатацию;

— методы определения экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений;

— опыт передовых отечественных и зарубежных предприятий в области

технической подготовки производства, организации труда и управления;

— основы трудового законодательства ;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6. Во время отсутствия начальника технического отдела его обязанности

выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

На начальника технического отдела возлагаются следующие функции:

2.1. Руководство техническим отделом.

2.2. Организация технической подготовки производства или других видов основной деятельности предприятия.

2.3. Координация работы технических служб предприятия.

2.4. Руководство планированием технического развития предприятия.

2.5. Организация работы по повышению квалификации сотрудников отдела.

2.6. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных

исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных актов по охране труда.

III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций начальник технического отдела обязан:

3.1. Организовывать техническую подготовку производства или других видов основной деятельности предприятия, обеспечивать ускорение темпов роста производительности труда, сокращение затрат труда на производство, улучшение качества продукции, работ (услуг).

3.2. Координировать работу технических служб предприятия по испытанию новых технических средств, созданию и освоению новых видов продукции, комплексной механизации и автоматизации производства, планированию внедрения научно-технических достижений, новой техники и прогрессивной технологии.

3.3. Осуществлять руководство текущим и перспективным планированием технического развития предприятия, его производственной базы.

3.4. Руководить составлением технических заданий на проектирование вновь строящихся производств, сооружений, технических средств, расширение, развитие и реконструкцию действующих, на внедрение средств механизации и автоматизации.

3.5. Рассматривать и согласовывать проектно-конструкторскую документацию по модернизации оборудования и рационализации рабочих мест.

3.6. Осуществлять контроль за заключением и исполнением договоров, связанных с внедрением новой техники, а также за финансированием и правильностью расчетов экономической эффективности мероприятий по освоению новой техники и технологии, новых видов сырья и готовой продукции.

3.7. Участвовать в разработке и внедрении в производство ресурсосберегающих технологий, прогрессивных норм расхода основных видов сырья и материалов, в изучении причин брака и выпуска продукции пониженного качества и сорта, в разработке мероприятий по повышению качества продукции (работ, услуг) и более эффективному использованию производственных мощностей.

3.8. Выполнять при отсутствии самостоятельных конструкторских и

технологических отделов функции их руководителей.

3.9. Направлять деятельность подразделений, занимающихся вопросами стандартизации продукции, научно-технической информации, а также организацией патентно-изобретательской работы.

3.10. Руководить работниками отдела, координировать и направлять

деятельность подразделений предприятия, обеспечивающих техническую подготовку производства.

Начальник технического отдела имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению

деятельности предприятия и технического отдела.

4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных

подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

4.5. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о

назначении, перемещении, увольнении работников отдела, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Начальник технического отдела несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности

Планово-экономический отдел.

Планово-экономический отдел (ПЭО) — это штаб всей плановой работы на предприятии. Он осуществляет перспективное и текущее технико-экономическое планирование производства, ведет статистический учет, подводит итоги и анализирует результаты производственной деятельности предприятия, цехов, подразделений.
Планово-экономический отдел организует работу и руководит подготовкой материалов и необходимых исходных данных во всех отделах и службах предприятия, участвующих в разработке техпромфинплана. Он составляет плановые задания всем цехам основного и вспомогательного производств и принимает их отчеты. Отдел организует подготовку и внедрение хозяйственного расчета в подразделениях и цехах предприятия, готовит материалы к заключению договоров на поставку продукции, осуществляет контроль и методическое руководство цеховыми плановыми органами и плановыми подразделениями других отделов (конструкторского, отдела главного механика и др.). Наконец, ПЭО ведет переписку и вступает в контакт с плановыми органами вышестоящих организаций.
Производственно-диспетчерский отдел (ПДО) на основе заданий техпромфинплана разрабатывает номенклатурные, производственные задания цехам и производственным участкам (при бесцеховой структуре управления), устанавливает сроки и контролирует ход выполнения этих заданий.
Кроме того, ПДО координирует работу всех подразделений и служб, занятых обеспечением производства всем необходимым. Важной задачей ПДО является организация ритмичного производства и выпуска продукции. С этой целью ведется оперативный учет производства, организуется диспетчерский контроль, принимаются оперативные меры по устранению возникающих отклонений от плана.
Плановые органы цехов—планово-диспетчерские бюро (ПДБ) осуществляют внутрицеховое планирование. Они выдают производственные задания участкам на короткие отрезки времени (месяц и менее), обеспечивают их материалами, систематически (ежедневно) контролируют ход производства, ведут учет и отчетность выполнения плана.
Важнейшим инструментом совершенствования планирования в промышленности и на каждом предприятии на современном этапе является использование математических методов и электронно-вычислительной техники, создание автоматизированных систем управления производством (АСУП).
Говоря о внедрении АСУП как о важнейшем направлении совершенствования планирования, не следует забывать, что автоматизированная система — это высшая форма управления производством, не являющаяся, однако, «лекарством от всех болезней». Высокий уровень планирования невозможен, если не решены вопросы специализации производства предприятия, отсутствует рациональная организация производства и труда или бездействует система хозрасчета.
Поэтому совершенствование планирования—это комплексная проблема, охватывающая все стороны деятельности предприятия.

Как на любом предприятии есть планово-экономический отдел, который возглавляет начальник планово-экономического отдела» относящегося к категории руководителей. На должность планово-экономического отдела назначается лицо, имеющее высшие профессиональное образование и стаж работы по специальности в области планирования не менее пяти лет. Назначение на должность начальника отдела производится приказом директора предприятия. Планово-экономический отдел предприятия осуществляет:

— текущее и перспективное планирование технико-экономических показателей предприятия и следит за своевременностью доведения установленных показателей до цехов;

— обеспечивает учет и контроль за выполнением плановых заданий предприятия и цехов;

— проводит анализ результатов производственной деятельности предприятия и цехов;

— проводит разработку и доведение до рабочих планов по выпуску и качеству продукции;

— проводит анализ технико-экономических показателей работы цехов, выявление возможности выпуска продукции, повышение производительности и образования, снижение себестоимости продукции;

— разрабатывает мероприятия по планированию резервов, организует проведение расчетов экономической эффективности от мероприятия попредприятию и в целом, производит расчет по определению эффективности от внедрения новой техники и рационализаторских предложений,

— обеспечивает подготовку периодической и повседневной отчетности производственно-хозяйственной деятельности и по формам статистической отчетности;

— составляет плановую калькуляцию товаров продукции и услуг на текущий год с разбивкой по кварталам;

— выполняет расчеты необходимые для составления текущих планов и заявок на материальные ресурсы;

— осуществляет доведение норм и нормативов использования ресурсов до низовых подразделений предприятия и периодическое их пересмотрение по мере совершенствования технологии и улучшение организации труда в производстве;

— проводит ежедневный учет выполнения технико-экономических показателей по предприятию и цехам.

Дата добавления: 2018-05-12 ; просмотров: 18836 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник