Чем занимается административно хозяйственный отдел
Как расшифровывается АХО — функции и должностная инструкция начальника
Доброе утро, уважаемые читатели и новые подписчики моего блога! Я очень рада вас здесь видеть. Сегодня разберем что же такое АХО, как расшифровывается этот отдел, чем он занимается и какие должностные обязанности у его начальника. Можно ли обойтись без этого отдела, и как правильно организовать его работу. На эти вопросы — я постаралась найти материал, надеюсь он вам пригодится. Ваши вопросы — пишите в комментариях.
Чем занимается административно-хозяйственный отдел и его функции и расшифровка, должность начальника АХО
В непосредственном подчинении АХО: агент по снабжению, водители, рабочие производственной группы. Работу административно-хозяйственного отдела курирует руководитель аппарата администрации.
Административно-хозяйственный отдел — как расшифровывается
АХО обеспечивает техническое обслуживание зданий, помещений, оборудования (лифтов, систем отопления, водоснабжения, вентиляции, электросетей и т.д.); проводит контроль текущих и капитальных ремонтов; осуществляет снабжение хозяйственным инвентарем и средствами механизации; организует работу транспорта; обеспечивает благоустройство, озеленение, уборку территории.
Также специалисты АХО ведут организационно-методическое руководство и контроль деятельности структурных подразделений больницы по вопросам хозяйственного обслуживания, правилам противопожарной безопасности, нормам техники безопасности, рационального использования материальных ресурсов, сохранности имущества учреждения больницы.
Административно-хозяйственный отдел — функции и задачи
Административно-хозяйственный отдел выполняет следующие задачи:
На административно-хозяйственный отдел возложены следующие функции:
Обязанности административно-хозяйственный отдела
Основными задачами отдела являются:
Должностные обязанности специалиста АХО — инструкция начальника
Документы по охране труда новичку
Ведущий менеджер по продажам Ведущий менеджер по продажам принимается и освобождается от должности приказом Генерального директора по представлению коммерческого директора На должность ведущего менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее среднее профессиональное и стаж работы на аналогичных должностях не менее одного года.
Ведущий специалист организационного отдела является муниципальным служащим, на него распространяются все гарантии, права, обязанности и ограничения, предусмотренные законодательством о муниципальной службе. Должностная инструкция администратора АХО 1.
Каталог должностных инструкций
Администратор подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела, а в его отсутствие — Первому заместителю Генерального директора Общества. Должностные обязанности ведущего специалиста ахо Почти на каждом большом предприятии с численностью работников больше человек есть АХО. Брать взятку считается уголовным Расшифровка данной аббревиатуры — хозяйственный административный отдел.
Эта служба исполняет в компании много очень важных функций для обеспечения ее нормальной деятельности.
Структура отдела
Должностная инструкция — это внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий полномочия, ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой должности в определенной организации.
Должностные инструкции разрабатываются руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами юридическим отделом.
Лицо, назначаемое на должность ведущего старшего инженера должно иметь высшее образование и опыт работы на инженерно-технических должностях в проектных организациях не менее пяти лет. Назначение на должность руководителя группы и освобождение от должности осуществляется в установленном порядке. Начальник АХО относится к категории руководителей. Назначение на должность начальника АХО и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.
Начальник АХО должен знать:
Должностная инструкция администратора АХО
1.1. Назначение на должность и увольнение Администратора Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки осуществляется приказом Генерального директора ООО «ААА» (далее по тексту – Общество).
1.2. Основной задачей Администратора является обеспечение деятельности сотрудников Общества.
1.3. Администратор подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела, а в его отсутствие – Первому заместителю Генерального директора Общества.
1.4. На время отсутствия Администратора (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности администратора переходят к исполняющему обязанности Администратора, который назначается приказом Генерального директора.
1.5. Администратор должен знать:
1.6. В своей деятельности Администратор руководствуется:
1.7.На должность Администратора назначаются лица, имеющие среднее (полное) образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
На Администратора возлагаются следующие функции:
2.1. обеспечение хозяйственной деятельности Общества;
2.2. контроль за рациональным расходованием материалов и средств;
2.3. ведение учета в рамках своей компетенции и предоставление установленных форм отчетности.
3.1. обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей;
3.2. принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
3.3. рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов Общества сотрудниками Общества, проводит необходимые организационно-технические мероприятия;
3.4. осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании;
3.5. обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории;
3.6. контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда;
3.7. информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;
3.8. следит за чистотой и порядком в офисе, контролирует исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;
3.9. производит закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров;
3.10. организовывает и контролирует работу уборщицы;
3.11. организовывает поздравления сотрудников, партнеров и клиентов Общества с праздничными датами и в других необходимых случаях;
3.12. осуществляет взаимодействие с арендодателем по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей;
3.13. организует своевременный ремонт оборудования;
3.14. получает и хранит канцелярские принадлежности, необходимые хозяйственные материалы, оборудование и инвентарь, обеспечивает ими структурные подразделения Общества;
3.15. составляет установленную отчетность;
3.16. организует питание работников во время обеденного перерыва.
Администратор имеет право:
4.1. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые сведения о состоянии оборудования, наличия и расходования материалов;
4.2. вносить на рассмотрение руководства предложения, направленные на улучшение его работы;
4.3. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей;
4.4. принимать решения в рамках своей компетенции.
Администратор Административно-хозяйственного отдела несет ответственность за:
5.1. своевременность приобретения необходимых в работе Общества материалов;
5.2. сохранность документации;
5.3. правильность составления и своевременность предоставления отчетов Начальнику Административно-хозяйственного отдела;
5.4. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;
5.5. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;
5.6. невыполнение требований настоящей инструкции.
VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ
Администратор в рамках исполнения данной инструкции взаимодействует с:
6.1. Начальником Административно-хозяйственного отдела — по вопросам, входящим в его компетенцию, но требующих согласования с вышестоящим руководителем;
6.2. всеми структурными подразделениями Общества по вопросам получения:
6.3. всеми структурными подразделениями по вопросам представления:
6.4. Управлением учета и отчетности по вопросам получения:
6.5. Управлением учета и отчетности по вопросам представления:
6.6. Юридическим управлением по вопросам получения:
6.7. Юридическим управлением по вопросам представления:
6.8. Секретарем-референтом – передает документы на тиражирование и отправку, получает документы, поступившие в его адрес.
VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
7.1. Основными критериями оценки деятельности Администратора являются своевременность и правильность исполнения поручений и требований настоящей Инструкции.
VII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:
Положение о хозяйственном отделе
Открыть в формате Word 
1. Хозяйственный отдел* является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия*.
4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. Начальник хозяйственного отдела имеет _______ заместителя(ей).
6. Обязанности заместителя (ей)
начальником хозяйственного отдела.
7. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе хозяйственного отдела, другие работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника хозяйственного отдела.
8. В своей деятельности отдел руководствуется:
8.1. Уставом предприятия.
8.2. Настоящим положением
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника хозяйственного отдела и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)
2. Хозяйственный отдел имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
бюро (сектор, группа)
Бюро (сектор, группа)
ресурсов и материалов
Бюро (сектор, группа)
бюро (сектор, группа)
3. Положения о подразделениях хозяйственного отдела (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником хозяйственного отдела, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп; заместителем(ями) начальника хозяйственного отдела)
1. Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание предприятия и его подразделений.
2. Содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений предприятия, прилегающей территории.
3. Создание условий для труда и отдыха работников предприятий.
1. Содержание зданий и помещений предприятия, и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами.
2. Контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
3. Формирование текущих и перспективных планов реконструкции, капитального и текущего ремонтов зданий, помещений предприятия, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений.
4. Проведение ремонта зданий, помещений.
5. Контроль за качеством ремонтных работ.
6. Приемка выполненных ремонтных работ.
7. Участие в разработке планов по созданию интерьера в зданиях и помещениях предприятия в соответствии с требованиями современного дизайна.
8. Работы по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т.п.
9. Составление смет расходов на содержание зданий и помещений предприятия, прилегающей территории.
10. Оформление документов, необходимых для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета.
11. Обеспечение структурных подразделений канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
12. Обеспечение сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда, принятие мер по их восстановлению и ремонту в случаях гибели или повреждения.
13. Оформление документов на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования.
14. Материально-техническое обслуживание совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий.
15. Обеспечение транспортного обслуживания администрации предприятия.
16. Организация приема, регистрации и необходимого обслуживания лиц, прибывших в служебные командировки.
17. Создание необходимых условий для труда работникам предприятия, с обеспечением их
(жилой площадью, телефонной и факсимильной связью, пр.)
18. Обеспечение рациональной организации питания работников во время обеденных перерывов.
19. Составление планов по оказанию физкультурно-оздоровительных, культурно-просветительных и других необходимых услуг и их материальное обеспечение.
20. Составление расчетов по хозяйственному, социально-бытовому и материально-техническому обслуживанию предприятия.
21. Обеспечение рационального использования выделенных финансовых средств.
1. Хозяйственный отдел имеет право:
1.1. Давать структурным подразделениям предприятия указания по обеспечению сохранности инвентаря, мебели, оргтехники, пр., соблюдению противопожарных норм и правил, а также осуществлять оперативно-технический контроль и фактическую проверку исполнения этих указаний.
1.2. Требовать от производственных, сбытовых и транспортных подразделений предприятия соблюдения правил складирования и хранения материальных ценностей на закрепленных за ними территориях.
1.3. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия отчеты о расходе канцелярских принадлежностей, бумаги.
1.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам хозяйственного и социально-бытового обеспечения деятельности предприятия.
1.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе с архитектурными и ремонтными организациями.
1.6. По результатам проверок состояния мебели, инвентаря, оргтехники вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия.
2. Начальник хозяйственного отдела вправе:
2.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав хозяйственный отдел взаимодействует:
1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:
— заявок на оборудование, оргтехнику, мебель, хозяйственные товары, канцелярские принадлежности, пр.
— заявок на хозяйственное и социально-бытовое обслуживание работников;
— отчетов о расходовании канцелярских принадлежностей, бумаги, пр.;
— разъяснений о причинах порчи мебели, инвентаря, оргтехники;
— планов текущего и капитального ремонта помещений, занимаемых подразделениями;
— графиков технического осмотра и обслуживания оргтехники специалистами организаций, с которыми заключены договоры о техническом обслуживании;
2. С финансовым отделом и главной бухгалтерией по вопросам:
— нормативов расходов на содержание зданий и помещений предприятия, прилегающей территории;
— разъяснений по учету оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, канцелярских принадлежностей;
— смет расходов на содержание зданий и помещений предприятия, прилегающей территории;
— расчетов по хозяйственному, социально-бытовому и материально-техническому обслуживанию предприятия;
— отчетов о расходовании средств, выделенных на хозяйственное, социально-бытовое и материально-техническое обслуживание подразделений предприятия;
3. С отделом кадров, отделом организации и оплаты труда по вопросам:
— сведений о лицах, прибывающих в служебные командировки на предприятие;
— отчетов о приме лиц, прибывающих в служебные командировки;
4. С юридическим отделом по вопросам:
— разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;
— анализа изменений и дополнений административного и гражданского законодательства;
— проектов договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров для правовой экспертизы и визирования;
— заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник хозяйственного отдела.
2. На начальника хозяйственного отдела возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности сотрудников по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.
2.2. Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки документов, их исполнения, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.3. Своевременность и качество исполнения заявок структурных подразделений предприятия.
2.4. Хозяйственное ведение дел, сохранность собственности, соблюдение финансовой и сметной дисциплины предприятия.
2.5. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
3. Ответственность сотрудников хозяйственного отдела устанавливается их должностными инструкциями.
Если служба ДОУ входит в АХО? Как разграничить полномочия и документооборот?
Автор: Дубовицкая М.А.
Дубовицкая М.А. начальник службы делопроизводства в строительной компании
Статус службы ДОУ на предприятии
Предложения по совершенствованию структуры и организации работы службы ДОУ
Ни для кого не секрет, что определение статуса и положения службы ДОУ в организационной структуре предприятия представляет собой довольно болезненный вопрос как для руководства, так и для работников службы ДОУ.
Существующие нормативные правовые акты не содержат конкретных требований к положению, штатной численности, наименованию и даже функционалу подразделения, отвечающего за ДОУ на предприятии. Единственным правовым актом, называющим службу ДОУ самостоятельным структурным подразделением с подчинением непосредственно руководителю организации, является хорошо известная ГСДОУ. Несмотря на довольно большую долю устаревших данных, этот нормативный акт достаточно четко прописывает положение службы ДОУ в структуре организации:
«1.4 Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации»1.
Однако положения Системы принято рассматривать как общие принципы и рекомендации; обязательного характера исполнения эти положения не имеют. В результате каждое учреждение, предприятие или организация самостоятельно решает вопросы организационного подчинения службы ДОУ.
Несмотря на бурное совершенствование управленческих систем, технологий электронного документооборота и динамичного развития внешней среды предприятий в целом, при выборе организационного положения службы ДОУ руководство часто остается консервативным: подразделение, ведущее делопроизводство в организации, продолжают включать в структуру какого-либо более крупного подразделения. Подчинение службы ДОУ напрямую заместителю генерального директора — лучший вариант.
В рамках данной статьи рассмотрим один из распространенных случаев — включение службы ДОУ в структуру административно-хозяйственного отдела (далее — АХО). Казалось бы, такая практика должна уйти в прошлое: что может быть общего между документами и хозяйственным блоком? Тем не менее такие случаи имеют место. В этой связи попробуем разобраться в такой многосложной структуре и определить возможности улучшений.
Служба «ДОУ»: «на посылках» у других подразделений или самостоятельная структурная единица?
Обычно «структурным гнётом» страдают средние компании, где служба ДОУ уже создана, но достойного места в структуре ей не нашлось, и руководство приняло решение «пристроить» подразделение к другому, часто со смежными функциями. Отметим, что в маленьких организациях обычно такого не происходит, потому как делопроизводством занимается там одно лицо, непосредственно подчиненное руководителю. Крупные компании, как правило, осознают роль подразделения, отвечающего за документационное обеспечение управления в организационной структуре, следствием чего появляются такие единицы, как департамент по работе с персоналом, департамент информационных технологий, департамент управления документами и т.п.
В организации ООО «Ягода-малина» существует административно-хозяйственный отдел, который возглавляет начальник. Задача документационного обеспечения деятельности ООО возложена на АХО. Приведем выдержку из Инструкции по делопроизводству ООО «Ягода-малина».
Раздел 1.1. Общие положения
«документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и инструктаж работников основам делопроизводства возлагается на административно-хозяйственный отдел».
Следовательно, функции ДОУ наряду с хозяйственным и социально-бытовым обеспечением возложены на АХО. Организационная структура АХО наглядно демонстрирует это. В Приложении 1 приводится такая схема.
Налицо абсурдная ситуация: начальник АХО руководит делопроизводством в компании. Конечно, он делегирует свои полномочия соответствующим заместителям. Однако как бы добросовестно и качественно не выполняли свои обязанности специалисты по делопроизводству, эффективная работа невозможна без обратной связи: отчетов, контроля исполнения документов и поручений. Начальник АХО в силу специфики своих полномочий не в состоянии осуществлять грамотный контроль за ведением делопроизводства и рассматривать отчеты подчиненных ему сотрудников. В результате подобная деятельность сводится к формальности: делопроизводитель готовит документ, отдает его на подпись начальнику АХО, документ вводится в действие. Часто такие формальные операции приводят к различного рода казусам: в листе согласования Инструкции по делопроизводству должна стоять виза начальника АХО (как руководителя блока делопроизводства). С административной точки зрения это правильно, с функциональной — может завести в тупик. С таким же успехом делопроизводством может руководить главный бухгалтер, начальник отдела кадров или юридического отдела.
Согласно Положению об АХО ООО «Ягода-малина» основными задачами подразделения являются:
поддержание всех офисных помещений в рабочем состоянии, руководство работами по содержанию зданий, помещений организации, а также относящихся к ним строений и окружающей территории в надлежащем порядке;
защита объектов организации от хищений и других преступных посягательств;
документационное обеспечение деятельности организации, включая комплектование архива организации и обеспечение сохранности документов.
Для выполнения каждой из этих задач на АХО возлагаются соответствующие функции. Как мы видим, ДОУ в «Ягоде-малине» находится на третьем месте по значимости в функционале АХО.
Делопроизводство в ООО «Ягода-малина» ведется заведующим делопроизводством, секретарями и делопроизводителем. Функционально и административно заведующий делопроизводством, секретари и делопроизводитель подчиняются начальнику АХО. Именно начальник АХО подписывает заявления заведующего делопроизводством и секретарей на отпуск, визирует заявления о принятии на работу и увольнении. Хотя к делопроизводству начальник АХО, мягко говоря, имеет довольно опосредованное отношение.
Таким образом, делопроизводство в «Ягоде-малине» является составной частью, одной из функций АХО. Ни один документ, затрагивающий вопросы делопроизводства компании (инструкции, положения, приказы и распоряжения, памятки) не обходится без визы начальника АХО. К сожалению, часто она носит формальный характер.
Заведующий делопроизводством зачастую вынужден затрачивать дополнительное время на подобное формальное согласование документов у начальника АХО, который не компетентен в вопросах делопроизводства.
С другой стороны, начальник АХО часто «пользуется» своим руководящим положением и ставит перед заведующим делопроизводством задачи, которые не входят в круг полномочий последнего. В Приложении 2 приводится пример такого распоряжения.
Можно сделать вывод, что делопроизводство в ООО «Ягода-малина» ведется только в АХО, остальные подразделения остаются без должного внимания. Подобное абсурдное положение дел регламентировано в организации в соответствующих локальных актах.
Наметим ряд рекомендаций к устранению подобной нелогичной ситуации.
Во-первых, сразу оговоримся, что руководство «Ягоды-малины» не пойдет на выделение службы ДОУ в самостоятельную структурную единицу, поскольку это повлечет за собой дополнительные затраты. Попробуем обойтись «малой кровью».
Внесем ряд изменений в существующую структуру АХО. В Приложении 3 продемонстрируем такую обновленную структуру. Служба ДОУ не ушла из подчинения начальника АХО, однако это подчинение стало носить исключительно административный характер: функционально штатный состав службы ДОУ подчиняется заведующему делопроизводством, а сам заведующий отчитывается перед заместителем генерального директора (который должен быть компетентен в вопросах ДОУ). Такая структура, хотя и несколько тяжеловесна, подчеркивает особый статус службы ДОУ и позволяет наметить движение к выделению ее в самостоятельное подразделение.
Во-вторых, следует внести некоторые изменения в организационные документы ООО «Ягода-малина».
В Положение об АХО желательно внести ряд поправок в части функционала отдела. Задачу документационного обеспечения деятельности ООО «Ягода-малина» запишем следующим образом:
«Выполнение задачи по документационному обеспечению деятельности организации, а также комплектованию архива организации и обеспечению сохранности документов в АХО возложено на заведующего делопроизводством, который в свою очередь осуществляет руководство службой ДОУ организации. Функции и обязанности заведующего делопроизводством содержатся в его должностной инструкции».
Соответственно в должностной инструкции заведующего делопроизводством следует указать:
1.4. Заведующий делопроизводством административно подчиняется начальнику АХО, функционально — заместителю генерального директора.
Для выполнения возложенных на него функций заведующий делопроизводством обязан:
Эффективно руководить подчиненными ему согласно организационной структуре и штатному расписанию сотрудниками;
Организовывать и координировать документационное обеспечение управления организации;
Организовывать комплектование архива организации и обеспечивать сохранность документов;
Руководить разработкой и ведением организационно-распорядительной документации;
Организовывать работу секретарей, делопроизводителей, архива и курьеров и контролировать выполнение закрепленных за ними обязанностей;
Организационно-распорядительные, локальные нормативные и иные документы, касающиеся ДОУ организации, согласовывать у заместителя генерального директора;
Регулярно отчитываться о проделанной работе перед заместителем генерального директора.
Это примерный перечень обязанностей заведующего делопроизводством, который может быть существенно расширен за счет организационных и структурных изменений.
Однозначно следует внести изменения в Инструкцию по делопроизводству организации. В уже упомянутом разделе 1.1 «административно-хозяйственный отдел» следует заменить на «заведующего делопроизводством». Поскольку в «Ягоде-малине» отсутствует служба ДОУ как полноценное структурное подразделение, логичней будет внести в Инструкцию ссылку именно на должность — заведующего делопроизводством.
Таким образом, у начальника АХО останутся только административные полномочия в отношении заведующего делопроизводством и специалистов по делопроизводству: прием и увольнение работников, отправка их в отпуск, ведение графика отпусков и табеля рабочего времени и т.п. Несомненно, в этих процессах роль «первой скрипки» должен играть заведующий делопроизводством: именно его слово должно быть решающим при том или ином шаге начальника АХО. Так, заведующий делопроизводством непременно должен присутствовать и проводить собеседования при приеме на работу работников ДОУ, согласовывать время ухода их в отпуск, контролировать их присутствие на работе и т.п.
Безусловно, такая структура имеет ряд существенных недостатков, среди которых:
опасность дублирования должностных полномочий начальника АХО и заведующего делопроизводством;
смешение полномочий заместителя генерального директора и начальника АХО.
Для снижения степени этих рисков следует четко прописать подобное разделение полномочий в соответствующих документах и довести их до сведения каждого заинтересованного работника. В таблице 1 отображено примерное распределение административно-функционального разделения полномочий начальника АХО и заведующего делопроизводством.
Распределение полномочий начальника АХО и заведующего делопроизводством