Чем занимается администратор магазина

Администратор магазина

Любое серьезное заведение, будь то склад, или магазин, или ресторан, не обходится без администратора, в обязанности которого входят управленческие функции.

Прошлые схемы руководства предприятием изжили себя, поэтому нужен специалист, который сможет хорошо управлять процессами, осуществлять контроль за производством, людьми и товаром, а также грамотно распределять работу между различными отделами.

Администратор должен быть в курсе ситуации во внешней и внутренней деятельности компании, чтобы хорошо делать свою работу. Иногда администратора называют менеджером.

Принципы работы

Администратор магазина является руководителем для продавцов, кассиров, приемщиков и грузчиков. Он — взаимодействующее звено между отделами всего магазина.

Через него решаются вопросы между персоналом и вышестоящим руководством, которое он также извещает о проблемах на производстве.

Для успешного осуществления своих функций администратор должен руководствоваться определенными инструкциями и нормирующими документами.

Области его компетенции

Администратор хранит в отдельном месте и доносит до персонала содержание нормативных и руководящих документов, приказов, должностных инструкций; он ведет журнал проведенных кассовых операций и прочих отчетов.

При приеме товара администратор проверяет сроки годности продуктов, следит за добросовестным соблюдением условий хранения товаров. В случае необходимости предпринимает все меры по утилизации просроченных продуктов или возврату их поставщику.

В его обязанности входит корректировка условий труда, соблюдение прав и обязанностей сотрудников, режима их работы.

Администратор должен в совершенстве знать Трудовой кодекс РФ, иметь представление об организации коллективного труда, совмещении профессий, аттестации сотрудников и многое другое, чтобы умело направлять деятельность своих подчиненных.

Для успешной реализации разных товаров, менеджер должен быть хорошо осведомлен о таких вещах, как покупательское поведение потребителя, иметь представление об их нуждах и потребностях, прогнозировать спрос, знать, как позиционировать товар на рынке и прочее. Все это основы знаний о маркетинге, которые позволяют выстраивать правильные стратегии ведения рекламных акций и делать прогнозы ситуации на рынке.

Администратор должен контролировать соблюдение предписаний внутреннего распорядка, а также строго контролировать отсутствие нарушений правил гигиены и санитарии на производстве, противопожарной безопасности и гражданской обороны.

Все это находится в ведении администратора.

Личностные требования, предъявляемые к кандидату

Это позволит мотивировать сотрудников делать свою работу хорошо.

При общении с покупателями, поставщиками и подчиненными незаменима коммуникабельность. Она позволяет найти общий язык с абсолютно разными людьми.

Необходимы во время обучения персонала позитивность и терпение.

Умение доводить свое дело до конца просто обязательно для хорошего управленца. Ответственность и объективность необходимы при осуществлении контроля за вверенной областью обязанностей администратора.

Организованность нужна при планировании своего времени, мероприятий в магазине, своевременной проверке разрешительных документов. Логическое мышление помогает сделать анализ получаемой информации о ситуации на рынке.

Внимательность нужна при работе с фискальными и административными документами и разрешениями, при составлении кассового отчета и прочем.

Основные функции и обязанности

На данного специалиста возложен огромный круг должностных обязанностей и функций:

Основы работы администратора магазина рассмотрены в данном видеролике:

Особенности работы и ведения дел различных видов магазинов

Интернет-магазин

При работе магазина в интернете получается более узкий круг обязанностей, чем требуется в большом розничном магазине.

Основная деятельность администратора магазина — это общение с дилерами при заказе товара.

Также менеджер должен следить за качеством, знать его характеристики и сроки годности, о вариантах применения и прочую информацию о товаре.

Он проводит консультации клиентов по телефону или любому электронному способу связи, занимается организацией доставки товара (самостоятельно или через курьера).

На нем также «ведение» заказа, контроль платежей, информирование о том, в какой стадии обработки находится заказ (например, еще едет, или уже на складе и передан курьеру и так далее).

Функции администратора могут варьироваться в зависимости от величины интернет-магазина и специфики его работы.

Более детально о работе администратора интернет-магазинов смотрите в следующем видеоматериале:

Магазин одежды

В работе администратора магазина одежды появляется большая необходимость организовывать мероприятия, акции, распродажи и прочее, чтобы продать остатки товара за прошедший сезон.

Менеджер ведет основной упор на обучение персонала техникам для успешной продажи товаров и мотивации к работе.

Он также уделяет особое внимание плану продаж.

Какие качества необходимо написать при составлении резюме для данной должности

Обязательно нужно писать про ответственность. Администратор магазина — должность очень ответственная. Человек должен «гореть» этим делом.

Для такой работы нужны лидерские качества, без них хорошую работу построить очень сложно! Необходимо обладать активной жизненной позицией, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью.
Внимательность обязательна для менеджера, потому как он имеет дело с серьезными документами.

Получается, что профессия «администратор» – очень творческая, при этом требующая наличия противоположных качеств личности. С одной стороны — это вдумчивый, внимательный стратег, с другой — коммуникабельный управленец, объединяющий людей. Нарушение баланса в ту или иную сторону может не очень хорошо сказаться на работе.

Люди, работающие не один год в этой должности, как правило, очень любят свою работу, потому что каждый день они успешно решают очень много разносторонних вопросов, от которых зависит успех общего дела.

Источник

Должностная инструкция администратора магазина

Сегодня магазин — это не заведение с одним-двумя продавцами, а полноценная торговая точка, в которой может работать десятки людей. Для того чтобы управлять подобным предприятием, нанимают администраторов. В этой статье мы разберем, что входит в должностные обязанности администратора магазина, чем занимается этот человек и кто сможет им стать.

Что входит в обязанности

Основная задача администратора — обеспечить бесперебойную работу заведения и решать возникающие в ходе ведения хозяйственной деятельности вопросы. Для этого он контролирует работу продавцов, мерчендайзеров, кассиров, грузчиков и охранников, заботится о том, чтобы товар поступал вовремя в нужном количестве, чтобы документы оформлялись правильно, а зарплата выплачивалась в полном объеме и вовремя.

По сути, администратор — это заместитель руководителя, который занимается жизнью торговой точки. Он является своеобразным связующим звеном между покупателем/рядовым сотрудником и руководителем. Он следит за работой, решает проблемы, находит недостатки и предупреждает о них начальство с целью их скорейшего устранения. Соответственно, в своей деятельности сотрудник руководствуется должностной инструкцией, которая должна описывать права и обязанности работника на этой должности.

Внимание: именно администратор знакомит персонал с распоряжениями руководства, с нормативными документами и приказами, хранит имеющиеся документы и ведет их (к примеру, журнал кассовых операций).

Он же проверяет продукты при приемке (срок годности, качество), утилизирует просрочку или возвращает ее поставщикам. В обязанности админа входит не только контроль сотрудников, но и корректировка расписания, графика выхода на работу, условий труда, контроль за соблюдением прав всех работников и пр. То есть этот специалист должен хорошо разбираться и в законодательстве, и в правилах бизнеса, он должен уметь общаться с контролирующими органами и решать проблемы с наименьшими потерями для магазина.

Считается, что для администратора обязательным условием является знание основ маркетинга. Он должен уметь составить “портрет” покупателя и подобрать товары, которые будут пользоваться максимальным спросом, прорекламировав их соответствующим образом.

Требования к соискателю

Итак, мы уже выяснили ключевые обязанности администратора магазина продуктов, поэтому дальше разберем, кто именно может претендовать на эту должность и какие качества должны быть у кандидата:

Ключевые функции

Для администратора характерен широкий круг обязанностей. Перечислим их так, как они описываются в классической должностной инструкции администратора магазина:

Внимание: на плечи управляющего ложится общение с проверяющими и контролирующими органами. Для этого его необходимо обучить, прояснить, кто именно может проверять, на каком основании, что именно требовать и пр.

Оптимальный вариант — это руководитель проводит регулярные “тренинги”, поясняя правила действий при проверке. Также неплохо пригласить знакомого налоговика или сотрудника милиции для “проверки” так, чтобы сам администратор не знал, что это фиктивное действие. После общения нужно разобрать допущенные ошибки и добиться того, чтобы менеджер запомнил порядок действий, доведя их до автоматизма.

Работа в интернет-магазине

Выше мы говорили об обязанностях классического администратора торгового зала магазина, но сегодня менеджеров набирают и на работу в интернет-магазинах. При этом их функции остаются прежними, но вот количество обязанностей, как правило, значительно падает. В основном он занимается контролем поставок, своевременным заказом продукции, контролем качества и прочими связанными с этим вещами. Так, если магазин торгует предметами, имеющими срок годности (еда, напитки, батарейки и пр.), то он контролирует, чтобы продукция, отправляемая к покупателю, была свежей.

Внимание: в интернет-магазине администратор нередко выполняет обязанности менеджера, консультируя клиентов, рассказывая им про технические характеристики товара, про его особенности и преимущества.

Примечательно, что консультация проводится как по телефону, так и по цифровым каналам: мессенджерам, электронной почте, через специальную форму на сайте. Также он помогает делать заказ, рассказывает, как его оплатить, направляет запрос в службу доставки, отвечает на вопросы клиента о том, на каком этапе находится посылка и пр.

Работа в магазине одежды

Управляющий, работающий в магазине одежды, не будет брать на себя функции продавца, но при этом он должен заниматься маркетингом. Как правило, он устраивает различные распродажи, проводит акции, предлагает клиентам скидки ко дню рождения или к праздникам. Это делается не просто так, а для того, чтобы избавиться от залежей и обновить гардероб перед новым сезоном, поэтому администратору необходимо хорошо разбираться в работе магазина.

Кроме этого, он занимается обучением персонала, рассказывает, как увеличить продажи, как заинтересовать клиента и пр. Он же мотивирует своих коллег и следит за отношениями на работе, чтобы избежать конфликтов и недопонимания. В остальном его функции схожи с теми, о которых мы писали выше.

Как стать администратором

Для того чтобы выучиться на управляющего, существуют специальные курсы, но обычно руководители нанимают просто грамотных менеджеров, имеющих опыт работы в торговых точках. Как правило, это женщины возрастом от 25 до 45 лет, с высшим или неоконченным высшим образованием. Для того чтобы вас приняли на эту должность, нужно составить правильное резюме, в котором указать, что вы крайне ответственный человек, имеющий лидерские качества. Учтите, что эти качества действительно должны у вас быть, иначе вас рано или поздно уволят, поскольку вы не сможете справляться с многочисленным персоналом.

Источник

Администратор магазина: должностные обязанности

Руководитель торговой организации должен зафиксировать должностные обязанности администратора магазина документально. Задача этого сотрудника – организовать торговый процесс в данном пункте продаж, и от его деятельности во многом зависит прибыльность магазина.

Зачем составлять инструкцию

Инструкция помогает организовать рабочие отношения между сотрудником и руководителем, а также проконтролировать результаты деятельности работника. Ее составление позволяет избежать конфликтных ситуаций между участниками трудового процесса.

При приеме сотрудника на новое место работы необходимо подробно разъяснить ему права и обязанности. Все договоренности лучше закрепить в письменной форме, чтобы в дальнейшем не допустить конфликтных ситуаций и избежать ненужных споров. В договоре обязанности обычно подробно не расписываются. Для этого принято готовить отдельный документ, которым является должностная инструкция.

Чтобы составить этот документ, можно взять необходимую информацию из квалификационного справочника, который был утвержден Министерством труда. Если администратору магазина придется дополнительно выполнять некоторые обязанности менеджера по продажам, мерчендайзера или других специалистов, это необходимо также прописать в инструкции.

Основной перечень

По роду деятельности администратор магазина выполняет самые разнообразные обязанности. Их можно поделить на несколько больших групп:

Таким образом данный сотрудник контролирует все процессы, происходящие в магазине. От него зависит успешность торгового процесса и получение прибыли. Соблюдение должностной инструкции – обязательное условие качественной работы администратора.

Структура должностной инструкции

Должностная инструкция оформляется в соответствии со стандартной структурой. Содержание документа может быть таким:

Источник

Особенности составления должностной инструкции администратора магазина и образцы документов

Администратор магазина является лицом, ответственным за работу коллектива, организацию продаж и торговый процесс в целом. Основные необходимые качества для такой должности – это ответственность, исполнительность и принципиальность. Кроме того, работнику необходимо обладать лидерскими качествами, так как под его руководством находятся продавцы, кассиры, грузчики и приемщики.

Должностная инструкция администратора магазина обязывает сотрудника уметь пользоваться специализированными компьютерными программами, разбираться в документообороте и иметь коммуникативные навыки. О том, как правильно составить такую инструкцию, мы сегодня и поговорим.

Как составить: общие положения

Должностная инструкция разрабатывается на основе уставных документов предприятия, в которых перечислены характеристики и квалификационные требования к должности. Первый раздел «Общие положения» содержит положения о категории работника, порядке приема и увольнения, квалификационных требований и документах, которыми обязан руководствоваться сотрудник при исполнении своих должностных обязанностей.

Относится данный сотрудник к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом директором предприятия.

Работник должен знать:

В своей профессиональной деятельности специалист должен руководствоваться в своей деятельности законом «О защите прав потребителей», Уставом предприятия, правилами внутреннего трудового распорядка, распоряжениями и приказами руководства.

Должностные обязанности: на что имеет право администратор магазина и его ответственность

В раздел «Должностные обязанности» инструкции включаются основные профессиональные функции работника:

В разделе «Права» закрепляются те полномочия работника, которыми он наделен во время исполнения трудовых обязанностей. Администратор имеет право:

Так, администратор магазина несет ответственность за сохранность товара, эффективную работу персонала и контроль над своевременным прохождением профилактических медосмотров и инструктажей.

Источник

Зачем нужен администратор интернет-магазину

Автор статьи: Виктор Аверин

Просмотров: 37 737 Дата: 08.10.2016

Если просканировать объявления о работе на должность «администратор интернет-магазина» — обязанности, которые возлагают на специалиста, будут очень сильно различаться. Кто-то захочет, чтобы он занимался всем от А до Я и умел еще немного летать, а для других будет достаточно нескольких функций. Кто же такой администратор интернет-магазина и какое место он занимает в списке сотрудников интернет-магазина, и что он должен уметь, поведает эта статья.

Основные обязанности администратора магазина

Очень сложно сразу очертить круг обязанностей, которые администратор интернет-магазина выполнял бы на любом проекте. Дело в том, что многое зависит от масштабов сайта и, конечно, жадности владельца. Часто от специалиста требуют, чтобы он обрабатывал заявки, сам отправлял заказы, следил за наполнением сайта и делал еще много другой работы, которую в больших магазинах выполняют копирайтеры, контент-менеджеры и менеджеры по работе с клиентами.

Из всего возможного набора обязанностей стоит рассмотреть вариант работы, которой занимается администратор небольшого магазина, потому что в таком случае список задач будет наиболее полным.

Можно подумать, что работа администратора похожа на обязанности контент-менеджера, но второй отличается тем, что обычно занимается еще и отслеживанием обновлений в прайсах, ведет базы поставщиков и клиентов. Хотя, справедливости ради стоит отметить, что на небольших проектах это тоже может входить в обязанности все того же администратора, который по совместительству является и владельцем сайта.

Требования к администратору

Рано или поздно на должность этого чудо-специалиста на все руки нужно будет искать человека. Возникает вопрос – по какому принципу отбирать подходящих людей на должность? В учебных заведениях конкретно на эту специальность не учат, значит нужно искать того, то имеет достаточно опыта в деле или способен быстро обучаться.

Реальность рынка труда такова, что большинство претендентов на должность – студенты или люди, которые хотят совмещать такую работу с учебой, декретным отпуском или видят ее в качестве подработки.

Мнение владельцев сайтов может быть разным, но в целом самая большая проблема не отсутствие опыта, а безответственность работников. Поэтому стоит выбирать администратора исходя не только из его знаний, но и оценивая личные качества.

В целом, в работнике важны следующие черты:

Опыт работы в списке является важным требованием, но часто не самым главным. Если человек обладает всеми личностными качествами, которые идеальны для такой работы, то опытом можно пренебречь. Если претендент легко обучается, то стоит потратить на него несколько часов или дней. На таком работнике можно сэкономить, так как он изначально будет претендовать на меньшие деньги из-за отсутствия опыта.

Выбор администратора и поиск сотрудников

Набор требований к будущему сотруднику уже оговорен, но это не совсем все. По опыту многих владельцев магазинов можно составить примерный круг людей, которые лучше или хуже подходят для такой должности.

Стоит отметить, что девушки реже решаются на смену работы и отличаются большей аккуратностью в делах, но мужчины легче запоминают техническую информацию. Поэтому для магазинов, продающих электронику и бытовую технику, чаще выбирают именно парней.

Искать сотрудников можно с помощью обычных объявлений в сети, также стоит зайти на несколько специализированных сайтов, где люди сами ищут заказы на подобную работу. Это могут быть различные биржи копирайта или сайты фриланса. Вариант с поиском по объявлению подходит, если планируется нанимать сотрудника в офис, наем работника через интернет предполагает удаленную работу.

Эффективна ли работа удаленно

Прежде, чем рассмотреть этот вопрос, стоит вернуться к списку обязанностей администратора. Если предполагается, что работник сам будет формировать заказ и отправлять его, то удаленная работа будет настолько же эффективной, как покупка Кадиллака для перевозки картошки в деревне. Поэтому, прежде, чем начинать поиск сотрудника, нужно задуматься, придется ли ему выполнять работу в офисе или даже на складе.

Если работник действительно ответственный и обладает большой силой воли, то ему вполне можно доверить работу не выходя из дома. Он будет принимать заказы, консультировать клиентов и заниматься наполнением сайта.

Очень часто можно встретить такой вариант работы небольшого проекта. Владелец сам занимается вопросами бухгалтерии, формирует покупки и отправляет их, а перепиской и консультациями клиентов занимается администратор магазина удаленно (на дому). Так хозяин проекта разгружается от лишних звонков и разговоров, а сам занимается организационными делами.

Такой вариант работы хорош, когда проект только начинает работу. Это поможет сэкономить деньги на найме сотрудника и организации рабочего места для него, но если сайт будет развиваться, то понадобится человек, который будет находиться в офисе. Удаленные сотрудники также пригодятся, но только в тех сферах, которые исключают прямой контакт с продукцией и покупателями.

Есть еще одна важная деталь – человеческий фактор. Если нельзя проконтролировать, где находится и что делает администратор, то никто не может сказать, действительно ли он отвечает на все звонки и вежливо разговаривает с клиентами. В этом минус удаленной работы. Фрилансера можно заинтересовать бонусами от каждой сделки, чтобы гарантировать его заинтересованность в покупках. Но и это не даст 100% уверенности, что все делается как нужно.

У каждого человека есть свои трудности, слабости и жизненные обстоятельства. Когда возникает надобность что-то сделать по личной необходимости, при удаленной работе сотрудник сначала займется своими делами и только потом магазином.

Важность персонала

Администратор магазина – это человек, который выполняет важнейшие функции. От его работы во многом зависит количество покупок в магазине и насколько высока будет репутация сайта. Иногда, прежде, чем на этой должности окажется подходящий человек, приходится перебрать нескольких кандидатов и нужно быть к этому готовыми.

Источник