Чем занимается архивный отдел администрации

В чем заключается работа архивариуса: профессия, которая не требует специального образования

Положительные и отрицательные стороны

Как и любая другая профессия, она имеет свои положительные и отрицательные стороны и прежде чем определиться с ней, необходимо ознакомиться с этими плюсами и минусами.

Основное преимущество профессии архивариус заключается в том, что:

Без недостатков также не обходится:

Архивариус в больнице

Как и было отмечено выше, должность архивариуса есть на каждом государственном учреждении и предприятии. Если рассматривать обязанности архивариуса в больнице, то они ничем не отличаются от обязанностей на любом из предприятий. Должностные обязанности сотрудника данного уровня включают в себя работу по сохранности документов всех структурных подразделений больницы и обеспечения быстрого поиска их в случае необходимости, выдаче согласно официальных запросов необходимых справок и информаций.

В обязанности архивариуса больницы входят также такие обязанности как:

Архивариус больницы обязательно владеет знаниями всех нормативных и правовых актов, порядком приема и сдачи документов в архив. Ведет подготовку документации для постоянного и временного хранения.

Значимость архивариуса в суде

Должность архивариуса в суде также важна, как и на любом другом направлении деятельности. Здесь он также относится к категории технических специалистов. Чтобы понять, что делает архивариус в суде, достаточно ознакомиться с его должностными инструкциями. Они также включают в себя знание всех нормативных актов, а также приемом всех документов и приведение их в надлежащее состояние для хранения. Чаще всего, на эту должность назначают лицо, имеющее начальное профобразование. К стажу работы никаких требований не предъявляется. Сотрудник должен относиться к своим обязанностям со всей ответственностью. Он также составляет соответствующие отчеты, справки и многое другое. На работу его назначает руководитель предприятия, он же и увольняет.

С какими вопросами может столкнуться сотрудник архива

Профессия архивариуса в современном мире отходит на второй план, но пока она существует, многие задаются вопросом – а сложно ли работать архивариусом? Фактически в этой профессии нет ничего сложного. Физически эта работа не трудная, но существуют некоторые нюансы, которые могут подойти не всем. Человек, который уже наработал опыт, в своем архиве сможет найти любой документ. Он сориентируется среди этого множества бумаг. Единственным минусом в данном случае, может стать многолетняя пыль, на которую может быть спровоцирована аллергия.

В современном мире все идет к тому, что профессия архивариуса может быть замерена машинами, но пока нет ничего ценнее оригинальных документов. Архивариусами работают люди, которые привязаны к своей работе. Им чаще всего нравится работа с бумагами, прикасаться к документам, которые представляют живую историю.

Учитывая всю специфику работы архивариуса, есть люди, которым будет интересна такая должность. Молодежь, желающая связать свою дальнейшую деятельность с архивными документами, интересует вопрос о том, какие предметы надо сдавать на архивариуса. Эта профессия востребована во многих учреждениях, таких как больницы, банки, страховые компании, музеи, государственные структуры. Чтобы получить соответствующее образование, выпускники школ при поступлении в соответствующие ВУЗы обязаны сдавать родной язык, иностранный язык, историю и математику. Специальность данного уровня имеет гуманитарное направление, поэтому такие предметы как история, обществознание, родной язык, иностранный играют немаловажную роль. Эти базовые предметы не ограничены такими знаниями как основы информационной безопасности и защиты информации, также специалист данной сферы должен понимать принципы работы архивных и справочных электронных систем. Для получения квалификации архивариуса, можно пройти обучение не только в ВУЗе и колледже, а и на соответствующих курсах.

Должность архивариуса на предприятии с большим документооборотом довольно ответственна. Стандартная должностная инструкция архивариуса состоит из таких пунктов, как:

Для успешной работы архивариусом, необходимо знать основные нормативные документы, положения и инструкции по работе с архивом. Без знаний нормативно-правовой документации вообще невозможно работать в данном направлении. Без знаний по пользованию ПК также не обойтись, так как в современном мире обретает популярность электронный документооборот. Умение пользования современной офисной техникой также немаловажно. К такой технике относятся принтеры, сканеры, копировальные аппараты. Сотрудник архива должен обрабатывать большие объемы информации, предпочтительно иметь высшее образование, обладать чистой и грамотной речью. Также немаловажно умение составлять разнообразные отчеты и отчеты.

Правильно организованное рабочее место архивариуса гарантирует слаженность его работы. Поскольку основное направление деятельности этого должностного лица напрямую связано с архивными документами, то работа, без излишеств бумажная. На каждый принятый документ в соответствии с методическими указаниями заводятся сопроводительные карточки и многое другое. Изначально, архив предприятия или другой какой-либо организации, это помещение со стеллажами, хранящими информацию об исполненной документации. Поскольку в современном мире все сводится к тому, что информацию стремятся хранить в электронном виде, рабочее место специалиста должно быть оборудовано компьютером, сканером, копировальной техникой.

Работу с архивами нужно любить и чаще всего, на такие должности люди приходят по призванию. Существует множество учебных заведений, которые готовят сотрудников архивного дела. Можно окончить ВУЗы и даже колледжи где обучают на архивариуса. Сроки обучения по данной специальности обычно не долгие, но если человеку нравиться прикасаться к живой истории, эта профессия для него будет бесценной и, несмотря на заработную плату, которая здесь не отличается большими размерами. Многие сотрудники организаций оканчивают курсы архивного дела и развиваются в своей любимой профессии.

Несмотря на все положительные и отрицательные стороны профессии архивного работника, специалисты, которые определили для себя сферу занятости в данном направлении, преданы своем делу и чаще всего, увлечены им.

Источник

Чем занимается архивный отдел администрации

от 2 октября 1997 года

Рассмотрев проект Примерного положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования), подготовленный управлением организационной, правовой и кадровой работы Росархива при участии архивных органов Владимирской, Костромской, Ярославской и других областей в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.08.97 N 1045 «О мерах по реализации Указа Президента Российской Федерации от 11.06.97 N 568 «Об основных направлениях реформы местного самоуправления в Российской Федерации» и Основными направлениями развития архивного дела в Российской Федерации на 1997 год коллегия

1. Одобрить проект Примерного положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования), доработанный с учетом результатов обсуждения на коллегии и заседаниях зональных научно-методических советов Центрального и Центрально-Черноземного районов Российской Федерации (прилагается).

2. Архивным органам субъектов Российской Федерации организовать внедрение Примерного положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования).

3. Опубликовать Примерное положение о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования) в очередном номере Информационного бюллетеня Росархива.

Председатель коллегии
Руководитель Росархива
В.П.Козлов

За секретаря коллегии
Л.М.Мельникова

Приложение
к решению коллегии
Росархива
от 2 октября 1997 года

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о муниципальном архиве (об архивном отделе
муниципального образования)

1. Общие положения

В соответствии с законодательными и иными правовыми актами субъекта Российской Федерации Архив входит в систему органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам и по его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации.

1.2. Архив руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации и принятыми в соответствии с ними законодательными и иными правовыми актами субъекта Российской Федерации, Уставом, постановлениями, решениями и распоряжениями органов представительной и исполнительной власти муниципального образования, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России***, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и настоящим Положением.

На основании соглашения (договора) между органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и администрацией Архив осуществляет отдельные государственные полномочия в области хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации, а также контроля за состоянием ведомственного хранения документов.

1.3. Положение об Архиве утверждается постановлением главы администрации района, города по согласованию с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

1.4. Архив содержится за счет бюджета муниципального образования. Штатная численность Архива устанавливается главой администрации района, города.

1.5. Архив пользуется печатью администрации района, города в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.

1.6. Архив имеет угловой штамп и бланки с указанием своего наименования и изображением герба субъекта Российской Федерации.

1.7. Архив осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в районе, городе; Архив хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации, отражающих историю района, города.

1.8. Архив хранит документы Архивного фонда субъекта Российской Федерации постоянно или, в соответствии с законодательными и иными правовыми актами субъекта Российской Федерации, временно до передачи их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. Сроки временного хранения документов в Архиве, порядок и условия последующей их передачи на постоянное хранение, а также использования определяются соглашением (договором) между органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и администрацией района, города.

1.9. Указания Архива по вопросам архивного дела обязательны на территории района, города для учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности.

2. Состав документов

2.1.1. документы государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности районных, городских и других органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района, города и субъекта Российской Федерации;

2.1.2. документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей района, города, поступившее на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;

2.1.3. фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее района, города;

Примечание: При наличии надлежащих условий Архив может принимать и хранить кинофоновидеодокументы.

2.1.4. документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;

2.1.5. печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие, фонды Архива.

2.2. Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации поступают на хранение в Архив на основе договоров, заключенных между собственниками документов и Архивом, действующим от имени администрации района, города.

2.4. Архив при наличии свободных хранилищ по согласованию с администрацией района, города может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организаций и граждан.

3. Основные задачи

Основными задачами Архива являются:

3.1. обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации, хранящихся в Архиве;

3.2. комплектование Архива документами Архивного фонда субъекта Российской Федерации, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;

3.3. информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;

3.4. организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве представительного органа, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений района, города; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

4. Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации по установленным формам сведения о хранящихся в Архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

4.2. разрабатывает и по согласованию с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации представляет на утверждение администрации района, города списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в Архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

4.3. проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве;

4.4. создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

4.5. информирует органы местного самоуправления, иные учреждения района, города о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;

4.6. использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодичеркой печати; в установленном порядке представляет документы Архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;

4.8. информирует администрацию района, города, орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде субъекта Российской Федерации и архивах;

4.9. проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроиводства;

4.10. рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений-источников комплектования;

4.11. рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в Архив;

4.12. изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;

4.13. подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения (договора) между органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и администрацией района, города;

4.14. рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архива;

4.15. внедряет в практику работы Архива нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

5. Права

Архиву предоставляется право:

5.1. представлять администрацию района, города по всем вопросам, входящим в компетенцию Архива;

5.2. получать от учреждений-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.3. проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

5.4. давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.5. принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией района, города, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий;

5.6. иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации;

5.7. вносить на рассмотрение администрации района, города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архиве; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства;

5.8. ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности к ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде субъекта Российской Федерации и архивах;

5.9. заключать договора и в установленном порядке производить расчеты с учреждениями, организациями и предприятиями, а также гражданами за выполнение договорных работ и оказание платных услуг, номенклатура которых согласовывается с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Полученные от выполнения договорных работ и платных услуг и на других законных основаниях внебюджетные средства направляются на выполнение основных задач и функций Архива.

6. Организация работы

6.1. Архив возглавляет заведующий (начальник), являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном Уставом муниципального образования, настоящим Положением обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела;

Источник

Должностная инструкция специалиста архивного отдела администрации Кирсановского района

специалиста архивного отдела администрации Кирсановского района

Прием на должность специалиста отдела осуществляется на условиях трудового договора, заключенного с главой района.

Назначение на должность специалиста архивного отдела и освобождение от должности оформляется распоряжением администрации района.

Специалист по архивному делу в своей профессиональной деятельности подчиняется непосредственно начальнику архивного отдела администрации района, управляющему делами администрации района.

Специалист архивного отдела администрации района организует свою работу в соответствии с утвержденным планом развития архивного дела района, административными регламентами:

— предоставление государственной услуги «исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации»;

— предоставление муниципальной услуги «выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владения землей»;

— предоставление документов для исследователей в архиве;

обеспечение сохранности архивных документов по личному составу, поступающих в отдел документов;

использование архивных данных для социально-правовой защиты граждан.

3. Должностные обязанности.

Специалист архивного отдела администрации района обязан :

-вести личный прием граждан по социально-значимым вопросам;

— обеспечивать сохранность документов архива, систематически проводить проверки наличия дел;

— вести учет хранящихся в архиве документов согласно установленным формам;

-вести личный прием граждан по вопросам социально-правового характера, входящим в компетенцию отдела;

— исполнять запросы организаций, заявления граждан о трудовом стаже и по другим вопросам социально-правового характера;

— создавать и совершенствовать научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в архиве,

— информировать органы местного самоуправления, иных заинтересованных лиц о составе и содержании архивных фондов и архивных документов.

— исполнять запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной архивной информации, выдает соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма, тематические перечни, тематические обзоры документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве

— организовать работу пользователей архивных документов в архиве.

— популяризировать архивное дело и архивные документы: оформлять документные выставки, готовить материалы для средств массовой информации, проводить встречи с общественностью, использовать иные средства для достижения указанной цели.

— анализировать и готовить предложения по укреплению материально-технической базы архива района и ведомственных архивов;

-исполнять иные поручения начальника архивного отдела, управляющего делами администрации района.

Специалист архивного отдела администрации района имеет право на:

— осуществление контроля за выполнением источниками комплектования архива установленных правил организации документов по личному составу в делопроизводстве и их физической сохранности;

— запрашивание от действующих предприятий района сведения, необходимые для работы архива;

— внесение в администрацию района предложений, направленных на улучшение условий, способствующих совершенствованию архивной деятельности.

— переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации за счет средств муниципального бюджета;

Специалист архивного отдела администрации района несет персональную ответственность за:

— обеспечение сохранности архивных документов, противопожарной безопасности архива;

— неисполнение и ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящей Инструкцией в порядке, установленном действующим законодательством;

— ненадлежащее выполнение мероприятий в части обеспечения антитеррористической безопасности.

Для выполнения своих функций специалист архивного отдела администрации района взаимодействует:

-со специалистами и руководителями предприятий, учреждений всех форм собственности района;

-с органами местного самоуправления;

— со структурными подразделениями администрации района и районным Советом народных депутатов.

Источник