Чем занимается event агентство
Event агентство: кому доверить проведение делового, бизнес или развлекательного мероприятия?
Проведение праздников и мероприятий – дело довольно хлопотное. Оно требует от организатора, помимо материальных затрат, наличие свободного времени и креативного мышления. Например, чтобы организовать корпоратив или конференцию, приходится отрывать от основной работы сотрудников предприятия, подыскивать помещение, придумывать сценарий. Все становится гораздо проще, если обратиться в event агентство. Ведь проведение мероприятий – это именно то, чем занимаются специалисты таких компаний. Они обладают огромным опытом проведения ивентов разных форматов.
Что такое event агентство?
Ивент (event) агентство – это компания, которая занимается организацией и проведением мероприятий (ивентов) по заказу. Услуги специалистов и все расходы, необходимые для события оплачивает заказчик.
В мероприятиях принимает участие обычно строго ограниченный круг лиц. Длиться такие события могут от нескольких часов до нескольких дней.
Проведение каких мероприятий, лучше поручить специалистам?
Event агентствам заказывают проведение:
Профессиональные ивент-провайдеры, как правило, имеют в своем арсенале большой выбор различных сценариев и концепций проведения мероприятий самых разных форматов.
Почему организацию мероприятия лучше доверить event агентству?
Причин, почему лучше доверить организацию массового мероприятия event-провайдеру несколько. Главные из них, это возможность:
Все, что потребуется от компании-заказчика – это заключить договор и оплатить услуги. Но, перед тем как решиться на такой шаг, конечно же, нужно выбрать хорошего ивент-провайдера с достаточным опытом в этой сфере и техническими возможностями.
Какие признаки указывают на то, что перед вами хороший event-провайдер?
В настоящее время созданы и успешно работают множество организаций, специализирующихся на организации праздников, юбилеев, тимбилдингов, корпоративов и прочих меропрятий. Но, чтобы выбрать лучшее event агентство нужно обратить внимание:
Организация, которая действительно желает, чтобы ваш праздник удался, обязательно предложит обсудить все детали предстоящего события. Менеджер согласует все нюансы, включая самые, на первый взгляд незначительные.
Event агентство должно предоставить предварительную смету. А после окончательного утверждения и проведения события дать полный отчет по всем позициям расходов.
Хорошо, если event-провайдер может предложить дополнительные услуги. Например, у него имеется возможность организовать заказчику изготовление брнедированых сувениров и подарков, а также полиграфической продукции для сотрудников или гостей праздника.
Профессиональные ивент агентства готовы предоставить полный пакет услуг под ключ, который включает логистику, аренду помещения, подбор обслуживающего персонала, реквизита и т.д.
Хорошим примером event-провайдера может послужить компания DoctorTeam, где организация мероприятий (деловых, маркетинговых и пр.), а также корпоративного досуга, выполняется на высоком уровне с привлечением специалистов из различных отраслей.
Что такое event-агентство
Отличия от других агентств
Продюсерские компании организуют собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event-агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.
BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, либо имеют широкую аудиторию, а также часто проводятся одновременно в различных регионах.
Структура
В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.
Основные источники дохода
Основные услуги event-агентства
Подрядчики event-агентства
Основные форматы мероприятий
В настоящее время в России сложился фрагментарный рынок event-агентств. Большинство агентств представляют мини-компании, с количество сотрудников до 5 человек. Крупным агентством можно считать компании, со штатом более 50 человек и с оборотом более 200 млн рублей.
В настоящее время 3 (три) российских event-агентства входят в ТОП50 event-агентств мира по рейтингу журнала Special Events. Агентство Eventum Premo первым вошло в это число.
Статья написна для Event-энциклопедии Eventum Premo
Event агентство что это такое
Окружающая нас реальность – мир узких специализаций. Несколько веков назад человек мог самостоятельно обеспечить себя всем необходимым. Сегодня каждый процесс требует специальных знаний, а соответственно, специалиста, который может его обеспечить. Организация событийных мероприятий – не исключение. Еще совсем недавно подготовкой мероприятий разного уровня занимались сами сотрудники. Сегодня ивент акции решают важные задачи и требуют совместной работы разноплановых специалистов, что может обеспечить event агентство.
Яркие события – вехи, ориентиры на жизненном пути любой социальной группы, будь то семья, школьный класс или бизнес команда. В зависимости от направленности, они могут решать ряд задач. Таких, как тимбилдинг, повышение лояльности, создание комфортной психологической обстановки внутри рабочей группы через обеспечение потребностей членов команды в признании, уважении, доверии и т.д. События, ориентированные вовне помогают установить и поддерживать контакты с партнерами, создавать и поддерживать имидж компании.
Event агентство в Москве предложит вам услуги организации и проведения таких мероприятий, как:
Event агентство полного цикла
При реализации проектов услуги event агентства могут предоставлять как отдельные элементы процесса. Например, креативную группу, подбор промо-персонала. Так и весь цикл подготовки, проведения и подведения итогов. В последнем случае это рекламное агентство event полного цикла.
Это не просто группа маркетологов-креативщиков из нескольких человек. А серьезная бизнес-единица, опирающаяся в реализации всех этапов преимущественно на собственные ресурсы. От креативной группы, дизайнеров, маркетологов, промо-персонала, до производства полиграфии, декораций, организации транспортного обеспечения, решения других вопросов. Это не значит, что услуги сторонних компаний-подрядчиков не используются совсем. Но их доля в реализации проектов достаточно мала. Это дает компании возможность гарантировать заявленный результат без форс-мажоров или срывов.
Партнеры, подрядчики, клиенты
В реализации мероприятий различного масштаба даже ивент-компании полного цикла требуются надежные партнеры- подрядчики. Компании, занимающиеся кейтерингом, арендой площадок, помещений для мероприятий, прокатом оборудования, букингом. Для успешного event агентства Москвы сотрудничество обычно характеризуется постоянством, надежностью. То есть у компании есть ряд проверенных партнеров на все случаи жизни.
Точно так же в отношении с клиентами солидное агентство стремиться к постоянному надежному сотрудничеству. Это выгодно обоим участникам партнерства. При такой организации event агентство может разрабатывать события на год и более. При этом логически увязывая их в единую целевую программу. Клиенту удобно планировать график, бюджет, пользоваться исчерпывающей отчетной документацией по каждому ивенту.
Как работает ивент‑агентство: поиск форматов, распределение заказов, сезонность
Когда Марии Якиминской надоело работать помощником нотариуса в Нижнем Новгороде, она устроилась в ивент-агентство и за полгода накопила достаточно опыта, чтобы запустить свой проект. Поначалу, чтобы найти клиентов, ей приходилось ежедневно выполнять по 50 холодных звонков. Привлечь несколько корпоративных заказчиков удалось только после того, как количество таких звонков перевалило за 2 000.
В первый год работы предпринимательница наблюдала за работой декораторов, училась банкетному менеджменту, участвовала как волонтер в крупных мероприятиях. С тех пор прошло уже 6 лет, и за это время у агентства сформировался свой алгоритм ведения бизнеса.
Адаптация к рынку
Бренд «Собака Барабака» достался предпринимательнице в наследство от подруги-видеографа, которая запустила агентство в 2014 году и быстро потеряла к нему интерес. Марию заинтересовало необычное название, и она решила развивать компанию сама.
Шесть лет назад работа ивент-агентства в Нижнем Новгороде строилась немного иначе, чем сейчас: организаторы мероприятий приравнивались к агентам, которые просто собирают команду и координируют ее работу. Творческих навыков и режиссерского видения работа не требовала. В таком режиме Мария и ее партнер проработали год.
Предпринимателям хотелось изменить стиль работы агентства и в поисках альтернативы они поехали в Крым, который в то время был модным и популярным направлением, которое все собирались развивать, а также в Москву и Санкт-Петербург, чтобы набраться опыта.
Мария отправилась учиться банкетному менеджменту, чтобы правильно выстраивать работу официантов, взяла небольшой курс по режиссуре, ездила с декораторами по ночам на монтажи, чтобы понять, как строятся декорации. Команда ездила волонтерить на больших мероприятиях в других городах за свой счет, чтобы понять, как они организованы.
Постепенно рынок в городе изменился, и другие агентства тоже расширили функционал: работа организатора усложнилась, теперь нужно было не только управлять процессами на мероприятии, но и предлагать клиенту творческие решения.
В «Собаке Барабаке» в таком ключе организуют частные праздники — юбилеи и свадьбы — и корпоративные мероприятия. Детскими праздниками не занимаются вообще. «В корпоративном направлении клиент ждет от тебя стопроцентной отдачи, чтобы ты ему все придумал, — объясняет Мария Якиминская. – В рамках частного мероприятия мы работаем в команде: клиенты рассказывают о гостях, мы придумываем интерактивы все вместе. С теми, кто просит их удивить, мы скорее всего не будем работать».
Рабочие задачи
«Клиенты приходят ко мне за определенной свадьбой. Так же, как в ресторан приходят, чтобы заказать определенное блюдо, — говорит Мария. – Ко мне обращаются люди, которые уже что-то знают обо мне. Любая свадьба, которую делаю я и моя команда, отражает мой характер. Так работают все организаторы».
Главная задача организатора на свадьбе — показать гостям, что их ждали. Нужно отслеживать с точки зрения банкетного менеджера, учитывает ли подача блюд вкусы гостей, и следить за тем, чтобы всем гостям на свадьбе уделили внимание.
«Обычно 5 % свадеб проходят с сюрпризами, — говорит Мария. – Поэтому всегда нужно иметь с собой аптечку. На одной из свадеб у невесты внезапно проявилась аллергия на креветки, мы вызвали скорую помощь, дали антигистаминные препараты, а врачи сделали ей укол».
Сложнее работать за городом, где отсутствует инфраструктура. На одну из таких свадеб команда Марии привезла световое и звуковое оборудование, для которого нужно было дополнительное электричество. В результате часть оборудования замкнуло, светорежиссер был травмирован, свет в загородном клубе отключили. И вдобавок ко всему еще и ведущий попал в аварию.
«Невеста позвонила и сказала, что готовится к выездной церемонии, — вспоминает предпринимательница. – Мы нашли причину замыкания, вернули нашего ведущего, и никто ничего не узнал».
Свадебный организатор управляет командой разных специалистов, как дирижер — оркестром. В «Собаке Барабаке» есть сработавшаяся команда: несколько ведущих, фотографы, визажисты, видеографы, флористы, декораторы. Новых специалистов с хорошим потенциалом всегда приглашают поработать вместе.
«У нас небольшой город, поэтому высококвалифицированных специалистов не так много и они очень востребованы, — говорит Мария. – Но если планировать все заранее, можно привлечь к проекту любого профессионала».
У агентства часто возникают сложности с поставками цветов — все они идут через столицу. Поставщики запросто могут привезти ярко-розовые пионы вместо светло-розовых, и потом организатору нужно объяснять ситуацию заказчику. Бывает сложно достать техническое или декоративное оборудование. Привозить реквизит из Москвы перед мероприятием — стандартная часть работы.
От Нижнего Новгорода до Москвы — 400 км, это расстояние можно преодолеть за несколько часов и за 759 руб., поэтому агентство часто приглашает московских специалистов — видеографов, фотографов, ведущих, и это лишь незначительно увеличивает расходы.
Выбирая свадебное агентство, клиенты обращают внимание на бюджет, идеи организатора, название и стилистику.
Частные мероприятия ведут два менеджера: 70 % встреч Мария проводит сама, она же берет на себя более сложные заказы. Сейчас предпринимательница ведет одновременно 25 свадеб и 5 корпоративов.
После заключения договора подбирается команда в соответствии с бюджетом и темпераментом заказчика — для более активных и веселых и более спокойных заказчиков. В первые две-три недели выбираются площадки.
После этого с помощью брифов разрабатываются концепция и наполнение свадьбы. «Клиент приходит к организатору, чтобы сэкономить время, — объясняет Мария. – В нашей команде мы прорабатываем технический и творческий тайминг и прописываем все технические задания».
В 75 % случаев агентство подбирает всё — от площадки до стилиста, даже выбирает платье вместе с невестой.
Бюджет свадьбы
В прошлом сезоне «Собака Барабака» организовала свадьбу за 339 000 руб. на 25 гостей под ключ. Эта стоимость включала в себя услуги ведущего, фотографа, визажиста и свадебный торт. «Это минимум, за который можно сделать свадьбу. Урезать бюджет удалось с помощью кавер-группы — жених и невеста исполняли друг для друга песни.
После заключения договора клиенты вносят аванс 20 % в подтверждение брони даты, подбирается менеджер. За 10 дней до мероприятия вносится остаток платежа, все подрядчики получают оплаты в день свадьбы. Фиксированная стоимость работы агентства — 10 % от итоговой сметы свадьбы, например, 50 000 руб. при стоимости свадьбы в 500 000 руб.
Прозрачная смета в Google.Документах помогает корректировать бюджет при подборе специалистов. «Если ребята предлагают мне нанять фотографа за 85 000 руб., я сразу же добавляю его в смету и показываю им, — говорит Мария. – Часто в этом случае они видят, как меняется сумма, и соглашаются на услуги предложенного мной фотографа за 50 000 руб.».
Идеальное время для начала подготовки к свадьбе — полгода, чтобы договориться со всеми нужными подрядчиками. Девять дней — минимальное время, за которое свадьбу готовили в «Собаке Барабаке», причем мероприятие проводилось в самый пик спроса — в августе. Свадьба включала в себя 40 гостей, кавер-группу, оборудование и подготовку ведущего.
Новые форматы
Во «ВКонтакте» для частных заказчиков «Собака Барабака» позиционирует себя как свадебное агентство, корпоративные заказчики чаще обращают внимание на сайт. Соотношение частных и корпоративных заказов в агентстве — 70 на 30, летом проводится меньше корпоративов и больше свадеб, с декабря по март — наоборот.
Основные источники продвижения — социальные сети «ВКонтакте» и Instagram, сайт, онлайн-каталоги свадебных агентств — «Невеста.Инфо» и «Горько» — менее эффективны.
В Нижнем Новгороде с населением в 1,2 млн человек зарегистрировано более 150 официальных организаторов мероприятий, более 150 частных организаторов на Avito.
«Свадьбы снова популярны, но их формат меняется, — делится наблюдениями Мария. – Теперь они чаще проводятся в формате фуршета, гала-ужина или сетовой подачи. Эти форматы дают больше возможностей для декора стола».
Ни одна свадьба не обходится без мультимедиа: такие инструменты нужны для проведения интерактивных опросов, демонстрации видеоконтента, который часто снимают перед свадьбой.
Современный декор предполагает смешение стилей и цветов: черно-белый с фуксией, классику с бохо или ретро-стилями. Наполнение и оформление свадьбы должно учитывать характер гостей и пары на основании брифов. «Мы устроили караоке-битву с любимыми песнями родителей жениха и невесты, и это было очень хорошо принято гостями», — рассказывает Мария.
Распределение заказов
На старте у «Собаки Барабаки» не было заказов и вложений. Первая свадьба знакомых была организована дома на кухне в июне 2014 года. С той свадьбы в агентство пришли еще четыре пары — до марта 2015 года все мероприятия организовывались из дома.
Первые заказчики с большим бюджетом могли позволить себе нанять организатора — тогда они еще не были популярны, но входили в моду. Получить заказ помог опыт организации мероприятий в предыдущей компании.
Чтобы найти корпоративных заказчиков, Мария и ее партнер ежедневно выполняли 50 холодных звонков. После двух тысяч звонков — тогда отчетность велась не в Bitrix, а в Excel — агентство смогло найти несколько корпоративных заказчиков и снять офис.
Фрилансеры часто страдают от отсутствия заказов зимой. Чтобы решить эту проблему, достаточно правильно распределять бюджет. Того, что агентство зарабатывает в декабре на корпоративных заказах, хватает на январь, февраль и март. После этого начинаются сезон свадеб.
Основные расходы компании: аренда офиса, выплаты двум сотрудникам и бухгалтеру, который отвечает за документооборот и подачу деклараций, налоги за сотрудников — страховые и медицинские взносы. Чтобы поддерживать партнерские отношения с клиентами и партнерами, 5 000 — 10 000 руб. Мария тратит на корпоративные подарки с логотипом компании и букеты цветов для невест на день рождения. На содержание бизнеса я трачу примерно 700 000 руб. в год.
Советы организаторам мероприятий
Лучше, чтобы в этот бизнес приходили люди с профессиональными навыками и образованием. В России невозможно получить высшее образование по профессии «ивент-менеджер». При этом есть вариант отучиться на режиссера крупных городских мероприятий. Недостаточно устроить свою свадьбу, чтобы стать хорошим организатором.
В первый год мы много работали волонтерами на крупных мероприятиях, причем за это нам не платили. Зато мы поучили шанс досконально узнать все тонкости бизнеса и изнутри посмотреть на сотрудничество профессионалов из разных областей.
Клиенты ценят индивидуальный подход и оригинальность мышления. Это гарантия того, что свадьба запомнится и понравится гостям.
Только 5 % свадеб проходят идеально. В остальных 95 % случаев вы должны быть готовы решить любую проблему.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Специфика деятельности ивент-агентств (Как работает агентство по организации праздников?)
Главные особенности ивент-агентств
Основной перечень услуг ивент-агентств
Основной перечень услуг различных ивент-агентств схож между собой. Как правило, все они предлагают оригинальную концепцию всего мероприятия или разрабатывают ее вместе с клиентом. Также сотрудники данной компании занимаются подбором и арендой площадки, спецтехники и декора для проведения торжества. Они же по предварительной договоренности занимаются установкой и настройкой оборудования, а также украшением помещения. Также указанные агентства могут отвечать за проведение фото и видеосъемки. Вместе с тем возможно и изготовление любой полиграфической продукции, в том числе и пригласительных.
Кроме того, специалисты по организации праздников осуществляют подбор персонала по обслуживанию и проведению мероприятий, включительно с артистами, которые задействованы в развлекательной программе. Вопрос о праздничном застолье тоже можно доверить специалистам еvent-агентства. Они могут посоветовать оптимальный вариант банкета и взять на себя сервировку, приготовление и подачу блюд.
К числу самых популярных мероприятий, которые охвачены деятельностью агентств по организации мероприятий, можно отнести свадьбу, мальчишник или девичник, день рождения, корпоратив, тимбилдинг, квест, выпускной, а также детские праздники.
Ключевые этапы работы еvent-агентств
Для начала опытные ивент-агентства могут презентовать клиенту плоды своей деятельности, то есть проекты, над разработкой которых они трудились. Это всегда самые яркие и успешные примеры того, насколько креативно и блестяще работают сотрудники компании, и каким потрясающим может быть окончательный результат.
Затем происходят непосредственно организационные моменты подготовки праздника. В первую очередь это планирование грядущего события и соответственно его презентация, чтобы клиент мог отчетливо представить, как будет выглядеть его мероприятие. После обсуждения возникнувших нюансов и вопросов происходит утверждение основной концепции и сметы. Вместе с тем продумывается главный сценарий торжества с привлечением ведущего и артистов. Тщательно подбирается шоу-программа и музыкальное сопровождение. И, конечно же, происходит определение оптимального места для проведения мероприятия и его декора.
При необходимости и желании клиента еvent-агентство может провести репетицию грядущего торжества. В результате компания воплощает в жизнь то, к чему готовилась на протяжении длительного времени, и проводит само мероприятие. По его окончанию сотрудники агентства могут предоставить клиенту фото и видеоотчеты о проделанной работе.