Чем занимается общий отдел администрации

Общий отдел

Задачи Общего отдела

Общий отдел осуществляет финансово-хозяйственное и организационно-техническое обслуживание Администрации.

Общий отдел обеспечивает эффективное управление, распоряжение и использование имущества, финансовых средств Администрации

Общий отдел осуществляет качественное и бесперебойное обеспечение деятельности Администрации и ее сотрудников в рабочее время.

Общий отдел обеспечивает четкую организацию делопроизводства в Администрации

Общий отдел обеспечивает строгое соблюдение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан и организации приема населения по личным вопросам в Администрации, поселках, в организациях, подведомственных Администрации

Общий отдел обеспечивает прием, учет и регистрацию документов, поступающих в Администрацию и исходящих из Администрации, контролирует порядок ее прохождения в подразделениях Администрации.

Общий отдел обеспечивает регистрацию нормативных правовых актов и иных распорядительных документов Администрации, осуществляет контроль за их исполнением

Общий отдел отвечает за подготовку поздравлений работников Администрации в знаменательные даты и их дни рождения.

Общий отдел выполняет вышеуказанные задачи в отношении Администрации, ее структурных подразделений, а так же в силу необходимости в отношении иных (сторонних) юридических и физических лиц.

Функции Общего отдела

Общий отдел готовит проекты договоров по хозяйственной и кадровой деятельности Администрации. Общий отдел принимает участие в разработке нормативных правовых актов Администрации.

Общий отдел ежегодно разрабатывает проекты смет расходов Администрации городского округа и представляет их на утверждение Главе городского округа.

Общий отдел осуществляет расходование средств, проводит мероприятия в пределах утвержденных постановлениями и распоряжениями Администрации Кыштымского городского округа финансовых смет.

Общий отдел осуществляет учет товарно-материальных ценностей, финансовых средств. Проводит периодический осмотр, инвентаризацию имущества и составляет акты на его списание. Обеспечивает сохранность и рациональное использование товарно-материальных ценностей, составляет и представляет в соответствующие органы установленные действующим законодательством и другими нормативными правовыми актами различные виды и формы отчетности, а также несет ответственность за их достоверность.

Общий отдел осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению работников Администрации канцелярскими товарами, техническим оборудованием, оргтехникой.

Общий отдел организует капитальный и текущий ремонт административного здания и сооружений, находящихся на балансе Администрации в оперативном управлении своими силами или силами привлеченных организаций.

Общий отдел обеспечивает надлежащий порядок в административном здании и сооружениях, находящихся на балансе Администрации, соблюдение действующих санитарных требований и норм противопожарной безопасности, охраны труда и техники безопасности для работающих лиц в Администрации.

Общий отдел, согласно поручениям Главы городского округа, готовит предложения по распределению служебных помещений в административном здании Администрации.

Общий отдел в пределах своей компетенции участвует в работе по совершенствованию Схемы управления Кыштымского городского округа, Структуры Администрации.

Общий отдел в пределах своей компетенции принимает участие в подготовке и осуществлении проводимых Администрацией мероприятий.

Общий отдел принимает меры для создания надлежащих условий труда сотрудникам Администрации, в соответствии с требованиями охраны труда и техники безопасности.

Общий отдел организует работу телефонной связи, в том числе и внутренней, в административном здании Администрации.

Общий отдел осуществляет выдачу служебных удостоверений должностным лицам, и служащим Администрации, обеспечивает пропускной режим, охрану административного здания и работающих в нем должностных лиц.

Общий отдел организует делопроизводство в Администрации.

Общий отдел разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и служебной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков.

Общий отдел копирует и рассылает в соответствии с Регламентом работы Администрации решения аппаратных совещаний, комиссий и координационных советов, а так же нормативных правовых актов Администрации Кыштымского городского округа.

Общий отдел ведет учет и хранит законченные делопроизводством дела и документы, подготавливает и сдает их в городской архив, в соответствии с действующими Правилами.

Общий отдел осуществляет контроль за соблюдением Правил ведения делопроизводства в отделах, Управлениях и комитетах Администрации.

Общий отдел совместно с отделом организационно-контрольной работы осуществляет организационно- техническую подготовку аппаратных совещаний и других мероприятий, проводимых в Администрации.

Общий отдел организует личный прием граждан Главой городского округа и его Заместителями в Администрации и поселках, а так же «горячий телефон».

Общий отдел осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в органах местного самоуправления Кыштымского городского округа, комитетах, отделах, структурных подразделений Администрации, предприятий, учреждениях, организациях разных форм собственности;

Обобщает и анализирует поступающие обращения граждан, составляет необходимые отчеты, справки о проделанной в этой области работе.

Общий отдел проверяет по поручению Главы городского округа состояние дел по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб граждан в отделах, комитетах Администрации, поселках, организациях, подведомственных Администрации.

Общий отдел оказывает содействие депутатам всех уровней законодательной (представительной) власти в рассмотрении поступающих к ним предложений, заявлений, жалоб избирателей, в организации приема граждан по личным вопросам.

Общий отдел в выходные и праздничные дни организует круглосуточное дежурство в приемной Главы городского округа за счет ответственных работников аппарата и штатных работников общего отдела

Общий отдел осуществляет кадровую работу в Администрации:

ведет табельный учет выходов на работу сотрудников Администрации;

осуществляет ведение личных дел муниципальных служащих Администрации и руководителей структурных подразделений Администрации, хранение документов по кадровым вопросам;

осуществляет ведение и оформление трудовых книжек на работающих в Администрации;

вносит предложения по формированию Реестра муниципальных служащих муниципальной службы Администрации Кыштымского городского округа;

вносит предложения по формированию кадрового резерва муниципальных служащих в Администрации. Ведет сводный кадровый резерв муниципальных служащих по Кыштымскому городскому округу;

организует и координирует разработку проектов нормативных актов по вопросам муниципальной службы, применительно к органам местного самоуправления Кыштымского городского округа;

разрабатывает систему квалификационных требований к муниципальным служащим Администрации, определения в соответствии с законодательством условий приема на службу, поощрения, продвижения, ответственности, увольнения и социальной защиты муниципальных служащих;

осуществляет контроль за соблюдением требований к служебному поведению муниципальных служащих Администрации и урегулированию конфликта интересов;

осуществляет контроль за проведением и организацией мероприятий по противодействию и профилактике коррупции в Администрации;

разрабатывает Правила и процедуры составления Инструкций по должностям, включенным в Реестр муниципальных служащих Администрации Кыштымского городского округа;

формирует и ведет банк кадровой информации;

готовит распорядительные документы Администрации по приему- увольнению и т.д. работников (служащих) Администрации, ведет служебную переписку по вопросам, входящим в компетенцию общего отдела ;

оформляет трудовые договора на работников (служащих) Администрации. Ведет сводный Реестр трудовых договоров по Администрации;

готовит статистические отчеты по кадровой политике для областных структур, статистического Управления;

обеспечивает подготовку документов, необходимых для назначения пенсий по старости работникам Администрации и пенсий за выслугу лет муниципальным служащим, увольняемым из Администрации, а так же представление этих документов в органы социальной защиты населения;

готовит материалы для проведения аттестации и квалификационных экзаменов муниципальным служащим;

готовит материалы для расчета муниципального стажа муниципальным служащим, работникам, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы Кыштымского городского округа, и осуществляющих техническое обеспечение Администрации Кыштымского городского округа; для получения пенсии за выслугу лет муниципальным служащим, ушедшим в отставку при достижении предельного возраста нахождения на муниципальной службе;

составляет Графики отпусков на работников (служащих) Администрации и предоставляет их на утверждение Главе городского округа;

оформляет документы для получения медицинских страховых полюсов на работающих в Администрации в медицинской страховой компании;

обеспечивает контроль за соблюдением законодательства о муниципальной службе;

Общий отдел организует работу автотранспортного хозяйства Администрации и обеспечивает транспортное обслуживание всех ее подразделений.

Ведет учет автотранспорта, находящегося на балансе Администрации, производит его регистрацию и перерегистрацию в МРЭО ГИБДД ОВД по Кыштымскому городскому округу, организует прохождение ежегодного техосмотра автотранспорта, прохождение ежедневного предрейсового медицинского осмотра водителей легковых автомобилей Администрации, предрейсового техосмотра автомобилей Администрации, готовит отчеты и информации по транспорту, обеспечивает контроль за порядком использования автотранспорта в Администрации.

Источник

Внимание!

Портал работает в тестовом режиме!

Если у вас появились предложения по улучшению
портала или вы нашли ошибку, свяжитесь с нами.

Форма обратной связи расположена в верхней навигационной панели.

Обратная связь

Предложения и замечания по работе портала направляйте
по адресу: info@adm.khv.ru.

Обратная связь

Предложения и замечания по работе портала направляйте
по адресу: info@adm.khv.ru.

Ошибка!

Неизвестная ошибка. Пожалуйста свяжитесь с нами и опишите последовательность действий которые привели к данному сообщению.

Помощь по работе с сайтом в режиме для слабовидящих

В режиме для слабовидящих доступен ряд функций:

Клавиатура:

Обновлено секунду назад

Задачи и функции отдела

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

Общий отдел в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий выполняет следующие функции:

— приведение их в соответствие с нормами и правилами современного русского литературного языка, требованиями, предъявляемыми к документам официального делового стиля;

— оформление на соответствующем бланке;

— предоставление главе Амурского муниципального района, его заместителям для подписания;

3.1. На бумажном носителе:

— согласно указателям рассылки;

— в Амурскую городскую прокуратуру.

3.2. В электронном виде:

3.2.1. В группу по информационно-технологическому обеспечению администрации Амурского муниципального района:

— для размещения в информационном банке СПС «КонсультантПлюс: Хабаровский выпуск»;

— для размещения на Интернет-портале органов местного самоуправления Амурского муниципального района.

3.2.2. В МУП «Редакция газеты «Амурская заря» для официального опубликования в газете «Амурская заря».

8.1. Соблюдением требований Регламента администрации Амурского муниципального района в пределах своих полномочий, Инструкции по делопроизводству в администрации Амурского муниципального района при подготовке проектов муниципальных правовых актов.

8.2. Соблюдением сроков согласования проектов муниципальных правовых актов.

8.3. Соблюдением установленного порядка предоставления главе Амурского муниципального района проектов документов.

8.4. Своевременным исполнением документов в установленные сроки в соответствии с резолюциями руководителей.

8.5. За формированием дел те­кущего делопроизводства в структурных подразделениях администрации Амурского муниципального района в строгом соответствии с номенклатурой дел с учетом сроков их хранения.

— описи дел постоянного срока хранения, подлежащих передаче на постоянное хранение;

— описи дел постоянного хранения, хранящихся на месте;

— описи дел по личному составу;

— описи личных дел уволенных работников;

— описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения;

— акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

— акты о неисправимых повреждениях документов;

— акты о выделении дел к уничтожению с истекшими сроками хранения.

— регистрации постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства Хабаровского края, присланных для руководства или сведения;

— регистрации решений Собрания депутатов Амурского муниципального района, присланных для руководства или сведения;

— регистрации постановлений главы Амурского муниципального района, постановлений администрации Амурского муниципального района, а также распоряжений главы Амурского муниципального района и распоряжений администрации Амурского муниципального района по основной деятельности;

— регистрации соглашений по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований;

— учета проверок администрации Амурского муниципального района, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;

— регистрации соглашений, договоров, контрактов об экономических, научных, культурных и иных связях администрации Амурского муниципального района;

— учета бланков строгой отчетности;

— регистрации гербовых и простых печатей, штампов и их оттисков администрации Амурского муниципального района и её структурных подразделений;

— учета выдачи печатей и штампов;

— регистрации обращений граждан, учета приема граждан по личным вопросам, учета приема посетителей;

— контроля исполнения документов;

— регистрации выдачи архивных справок, архивных копий и выписок из документов, выдачи дел во временное пользование;

— регистрации факсограмм, телефонограмм;

— регистрации поступающих документов, регистрации отправляемых документов.

Источник

Чем занимается общий отдел администрации

1. Общие положения

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, кодексами, федеральными законами, нормативно правовыми актами Правительства РФ, законами и иными правовыми актами Калининградской области, Уставом города Пионерского, решениями Совета депутатов Пионерского городского округа, постановлениями и распоряжениями главы городского округа (мэра), и настоящим Положением.

1.3. Отдел подчиняется непосредственно главе городского округа (мэру).

1.4. Отдел возглавляет начальник отдела администрации. Обязанности, права и ответственности начальника отдела и сотрудников отдела определяются должностными инструкциями, утвержденными главой городского округа (мэром).

1.5. Отдел обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на него настоящим Положением.

2. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. обеспечение организации делопроизводства в администрации и работы муниципального архива;

2.2. обеспечение строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан и организации приема граждан;

2.3. обеспечение организации кадровой работы в администрации;

2.4. материально-техническое обеспечение администрации.

3. Основные функции отдела

В соответствии с возложенными задачами общий отдел обеспечивает:

3.1. в соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству прием, регистрацию и передачу по назначению входящей корреспонденции, а также внутренней документации администрации, отправку исходящей документации;

3.2. осуществление контроля за прохождением и исполнением поступивших в администрацию документов Правительства Калининградской области, областной Думы, решений Совета депутатов Пионерского городского Совета, постановлений, распоряжений главы городского округа (мэра), других служебных документов, требующих осуществления контроля;

3.3. организацию делопроизводства в администрации городского округа, разработку и внедрение мероприятий по рациональной постановке делопроизводства, осуществление методического руководства работой и контроля за соблюдением по ведению делопроизводства в отделах администрации, а также в муниципальных учреждениях и предприятиях;

3.4. своевременную регистрацию, тиражирование, и оперативную рассылку постановлений и распоряжений главы городского округа (мэра);

3.5. опубликование проектов и принятых нормативных актов главы городского округа (мэра) в средствах массовой информации, в том числе электронных;

3.6. прием, регистрацию поступивших в администрацию обращений граждан, передачу на рассмотрение, осуществление контроля за своевременным рассмотрением исполнителями, обобщение и анализ состояния этой работы в отделах, и муниципальных учреждениях и предприятиях города;

3.7. организацию приема граждан главой городского округа (мэром) и его заместителями;

3.8. ведение кадровой работы в администрации (оформление распоряжений по личному составу, формирование личных дел, трудовых книжек и т.п.);

3.9. ведение учета рабочего времени сотрудников администрации;

3.10. подготовку и организацию совещаний и заседаний у главы городского округа (мэра), планерок, аппаратных совещаний, осуществление контроля за исполнением поручений главы городского округа (мэра) по итогам совещаний, планерок;

3.11. осуществление работы по организации и ведению архивного дела в администрации городского округа:

1) оформление, учет и хранение в течение установленных сроков документов администрации, ведение учета и хранения законченных делопроизводством дел и документации администрации, подготовку и сдачу в муниципальный архив в соответствии с действующими правилами;

2) составление номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в архиве в администрации и осуществление методической помощи структурным подразделениям администрации, муниципальным учреждениям и предприятиям в правильном формировании и оформлении дел, а также систематический контроль за своевременной сдачей их в архив;

3) обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов;

4) руководство работой по составлению справочного материала, облегчающего учет и использование архивных документов;

5) оказание методической помощи в поиске необходимых документов;

6) контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

7) проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

8) составление описей дел для передачи документов в муниципальный архив, составление актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

9) контроль за состоянием документов, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

10)ведение учета документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

11)составление установленной отчетности;

12)разработка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в администрации;

13)организация подбора и выдачи сотрудникам документов, подготовку необходимых справок по данным, имеющимся в материалах архива, а также рассылку в установленном порядке копий по поступившим запросам.

3.12. осуществление контроля за соблюдением порядка использования, копирования и размножения документов, обеспечения необходимыми в делопроизводстве бланками, печатями, штампами отделов администрации, а также осуществление канцелярского обслуживания отделов;

3.13. содержание в надлежащем состоянии здания и других строений администрации, принятие мер к оснащению помещений и рабочих мест устройствами и приспособлениями, повышающими культуру управленческого труда;

3.14. обеспечение регистрации (учета), составление и ведения списков избирателей, участников референдума с использованием государственной системы регистрации, формирование и уточнение сведений о зарегистрированных избирателях, участниках референдума;

3.15. обеспечение устойчивого функционирования средств автоматизации,

организация и координация работ по технической защите информации в администрации города и ее структурных подразделениях;

Отдел выполняет также следующие функции:

— осуществляет координацию работ по реализации на территории города федеральных, региональных, муниципальных целевых программ;

— готовит аналитические материалы для главы городского округа (мэра) и администрации городского округа по вопросам работы с кадрами, с обращениями граждан;

— осуществляет подготовку проектов нормативных актов органов местного самоуправления в области делопроизводства, материально-технического обеспечения, кадров;

— принимает участие в работе конференций, совещаний, семинаров по вопросам, относящимся к компетенции отдела и подготовке соответствующих предложений по ним;

— подготавливает информацию для принятия управленческих решений в вопросах кадровой политики, делопроизводства, архивной деятельности, административной реформы и другим вопросам, относящимся к компетенции отдела;

— обеспечивает освоение, внедрение и эксплуатацию системных, программных и технических средств, необходимых для реализации задач и функций отдела;

— обеспечивает защиту информации, проходящей через отдел;

— готовит предложения, мероприятия, планы по реализации законодательства Российской Федерации, Калининградской области, органов местного самоуправления в области кадровой политики, организации делопроизводства, работы муниципального архива и работы с обращениями граждан в администрации городского округа.

4.Права отдела

Работники отдела имеют право:

4.1. Вносить на рассмотрение главы городского округа (мэра) проекты постановлений и распоряжений, предложений по вопросам, относящимся к его компетенции.

4.2. Запрашивать и получать информацию о деятельности структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, учреждений и организаций, органов статистики, а также других организаций, необходимую для выполнения задач отдела.

4.3. Пользоваться в установленном порядке банками данных администрации, а также создавать собственный банк данных.

4.4. Привлекать специалистов других структурных подразделений администрации с согласия их руководителя, для разработки и осуществления мероприятий, проводимых отделом в соответствии с возложенными на него функциями.

4.5. Заверять копии документов администрации городского округа с использованием печати общего отдела.

4.6. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой городского округа (мэром).

руководит и организует работу работников администрации, входящих в структуру отдела. В его подчинении находятся главный специалист отдела по вопросам архива, ведущий специалист по вопросам информатизации и защиты информации, 2 специалиста 2 категории приемной, архивариус, комендант, водитель служебной машины;

4.7. руководит деятельностью отдела, несет ответственность перед главой городского округа (мэром) за выполнение возложенных на отдел задач и состояние дисциплины в отделе;

— самостоятельно принимает решения, относящиеся к компетенции отдела;

— устанавливает перечень конкретных работ, вы­полняемых каждым работникам, определяет должностные обязанности работников отдела, разрабатывает должностные инструкции и вносит их на утверждение главе городского округа (мэру);

— вносит предложения по изменению штатной численности работников отдела, установлению надбавок к должностным окладам работников отдела, по повышению квалификации кадров;

— обеспечивает конфиденциальность сведений, полученных в результате деятельности отдела.

4.8. В полномочия начальника отдела входят:

— организация системы контроля за соблюдением работниками администрации законов Российской Федерации, указов Президента, постановлений Правительства РФ, решений областной Думы, постановлений Правительства Калининградской области, Указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений главы городского округа (мэра);

— организация и контроль за состоянием делопроизводства в администрации, в муниципальных учреждениях и предприятиях;

— предварительная проработка документов и материалов, поступивших на имя главы городского округа (мэра), подготовка по ним предложений, представление их главе городского округа (мэру);

— формирование проектов основных направлений деятельности администрации, ежемесячных координационных планов мероприятий и анализ их выполнения на основе представляемых руководителями структурных подразделений предложений;

— организация учебы аппарата, повышения квалификации муниципальных служащих администрации, ее структурных подразделений;

— организация по подготовке и организационному обеспечению совещаний и заседаний у главы городского округа (мэра), планерок, аппаратных совещаний, контроль за исполнением поручений по итогам совещаний, планерок, заседаний;

— организация приема граждан ответственными работниками администрации.

4.9. Начальник общего отдела имеет право:

— предлагать главе городского округа (мэру) проекты резолюций по поступающим материалам и документам;

— вносить проекты распоряжений и постановлений по вопросам совершенствования организационной работы;

— возвращать работникам администрации, ее структурных подразделений на доработку документы, подготовленные с нарушением инструкции по делопроизводству;

— давать поручения работникам администрации, ее структурных подразделений по вопросам, находящимся на рассмотрении у главы городского округа (мэра);

4.10. Требования начальника отдела в части порядка оформления и прохождения документов в администрации городского округа, включая структурные подразделения, являются обязательными для всех работников администрации.

4.11. Начальник общего отдела обязан своевременно отчитываться о своей деятельности перед главой городского округа (мэром).

Источник