Чем занимается общий отдел в налоговой инспекции
Положение об отделе общего обеспечения Управления Федеральной налоговой службы по Ставропольскому краю
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе общего обеспечения
Управления Федеральной налоговой службы по Ставропольскому краю
1.2. Цель создания и функционирования Отдела состоит в организации документационного обеспечения Управления и территориальных налоговых органов Ставропольского края.
1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами и распоряжениями Федеральной налоговой службы (далее – ФНС России) и Управления, иными нормативно-правовыми актами, а также настоящим Положением.
В ходе осуществления функций, возложенных на Отдел, работники Отдела руководствуются обязательными для исполнения положениями, инструкциями, стандартами документоведения, делопроизводства и правилами по вопросам архивного дела.
1.4. Положение, структура и штат Отдела утверждаются руководителем Управления.
1.5. Сотрудники Отдела выполняют возложенные на них функции в соответствии с установленным распределением обязанностей согласно должностным регламентам.
II. Основные задачи
2. Отдел в пределах своей компетенции решает следующие основные задачи:
2.1. Организация и обеспечение единой системы делопроизводства и документооборота в Управлении и территориальных налоговых органов Ставропольского края, включая единый порядок учета и регистрации входящих и исходящих документов, с использованием системы электронного документооборота;
2.2. Обеспечение автоматизированного учета и контроля за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки в соответствии с требованиями делопроизводства; систематический анализ исполнительской дисциплины и состояния делопроизводства в структурных подразделениях Управления и подготовка предложений по их улучшению;
2.3. Организационно-техническое и информационно-аналитическое обслуживание деятельности руководителя Управления и его заместителей, координация и оперативное взаимодействие структурных подразделений по обеспечению деятельности руководства Управления;
2.4. Организация работы архива Управления, включая подготовку номенклатуры дел; контроль за правильностью оформления дел, подлежащих передаче в архив; их хранение и оперативное использование служебной информации;
2.5. Участие в проведении проверок деятельности подведомственных налоговых инспекций в части организации документационного обеспечения управления;
2.6. Методическая помощь подведомственным налоговым инспекциям по вопросам документационного обеспечения управления.
III. Основные функции
3. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:
3.1. Обеспечение приема, учета и единой регистрации входящей корреспонденции, в том числе телефонограмм, факсограмм, систематизация входящей корреспонденции в разрезе самостоятельных структурных подразделений Управления и их своевременная передача исполнителям;
3.2. Учет, единая регистрация и отправка исходящей корреспонденции, включая проверку правильности оформления необходимых реквизитов исходящих документов;
3.3. Обработка и распределение поступающих документов, предназначенных для рассмотрения руководителем Управления и его заместителями, подготовка проектов резолюций в соответствии с установленным распределением обязанностей, учет данных поручений и направление их исполнителям;
3.4. Обеспечение регистрации приказов, распоряжений Управления по основной деятельности;
3.5. Автоматизированный учет и контроль за выполнением в установленные сроки поручений руководителя ФНС России и его заместителей, руководства Управления, выполнением приказов, распоряжений, и других нормативных актов ФНС России и Управления; своевременным исполнением документов, поставленных на контроль руководством ФНС России и Управления;
3.6. Систематический анализ исполнения документов и поручений в Управлении;
3.7. Подготовка информационно-аналитических и статистических материалов по заданию руководства Управления в части делопроизводства, разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины и совершенствованию организации внутриведомственного контроля;
3.8. Организация истребования, сбора и подготовки материалов, а также обеспечение проведения Коллегии и совещаний;
3.9. Учет и регистрация поступающих в Управление обращений, жалоб и заявлений граждан, подготовка проектов резолюций руководителя Управления по их рассмотрению соответствующими структурными подразделениями и направление их исполнителям;
3.10. Обеспечение работы приемной Управления и организация личного приема граждан руководителем Управления и его заместителями.
3.11. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения, в том числе системы электронного документооборота;
3.12. Обеспечение приема, единой регистрации и отправки корреспонденции по электронной почте, включая рассылку территориальным налоговым органам Ставропольского края с применением средств криптографической защиты документов с пометкой «Для служебного пользования»;
3.13. Ведение и систематическая корректировка телефонного справочника Управления и территориальных налоговых органов Ставропольского края;
3.14. Организация работы архива Управления в соответствии с законодательством, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы России;
3.15. Разработка номенклатуры дел Управления, обеспечение хранения дел и оперативного использования служебной информации;
3.16. Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями Управления дел, подлежащих сдаче в архив, проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве;
3.17. Участие в проведении проверок деятельности территориальных налоговых органов Ставропольского края по вопросам организации документационного обеспечения Управления;
3.18. Участие в профессиональной подготовке и переподготовке кадров, организации процесса учебы и повышения квалификации работников по вопросам делопроизводства, проведении совещаний, семинаров и оказание методической и практической помощи территориальным налоговым органам Ставропольского края по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
3.19. Хранение регистрационных дел юридических лиц;
3.20. Оказание практической помощи территориальным налоговым органам Ставропольского края по предмету деятельности отдела;
3.21. Организационно-методическое руководство территориальными налоговыми органами Ставропольского края по предмету деятельности отдела;
3.22. Организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов в больших объемах.
IV. Обеспечение деятельности отдела
4.1. В целях реализации основных задач и осуществления функций Отдел имеет право:
4.1.1. Вносить руководству Управления предложения по любым вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
4.1.2. Знакомиться с документами в структурных подразделениях Управления и территориальных налоговых органов Ставропольского края для выполнения возложенных на Отдел задач и функций;
4.1.3. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений Управления и территориальных налоговых органов Ставропольского края выполнения установленных требований работы с документами; возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований ведения документации;
4.1.4. Запрашивать в установленном порядке и получать от структурных подразделений Управления и центрального аппарата ФНС России, руководства Ставропольского края, организаций и учреждений любой организационно-правовой формы материалы, необходимые для решения вопросов, входящих в компетенцию Отдела;
4.1.5. Вести переписку с организациями и учреждениями по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
4.1.6. Готовить проекты приказов, распоряжений и других документов по функциям Отдела и направлять их на заключение структурным подразделениям Управления;
4.1.7. Проводить проверки организации документационного обеспечения в структурных подразделениях Управления и территориальных налоговых органах Ставропольского края; доводить итоги проверок до руководства Управления для принятия соответствующих мер;
4.1.8. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений Управления к подготовке проектов документов, справочной информации и других материалов по поручению руководства Управления;
4.1.9. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов по осуществлению необходимых для выполнения своих функций закупок программных, технических средств и расходных материалов;
4.1.10. Использовать в своей работе печати, штампы, бланки установленного образца.
4.2. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Управления, с территориальными налоговыми органами Ставропольского края, с Управлением делами Федеральной налоговой службы, общественными объединениями и другими организациями на основе планов, составленных в соответствии с основными направлениями работы ФНС России и Управления, планами мероприятий, утверждаемыми руководством ФНС России и Управления.
4.3. Работники Отдела несут персональную ответственность за выполнение обязанностей, возложенных на них должностными регламентами.
V. Руководство отделом
5.1. Руководство Отделом осуществляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности приказом руководителя Управления.
5.2. Назначение и освобождение от должности заместителя начальника Отдела и работников Отдела осуществляется руководителем Управления по представлению начальника Отдела.
5.3. Начальник Отдела:
5.3.1. Осуществляет общее руководство Отделом, устанавливает круг вопросов, относящихся к компетенции его заместителей и других сотрудников отдела, организует их взаимодействие, осуществляет контроль за их работой;
5.3.2. Вносит в установленном порядке предложения о назначении, перемещении и увольнении работников Отдела, наложении дисциплинарных взысканий, а также о поощрении работников за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей;
5.3.3. Принимает участие в совещаниях, проводимых руководством Управления, вносит предложения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
5.3.4. Организует в установленном порядке совещания и семинары с участием подведомственных налоговых инспекций и других организаций по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, принимает участие в семинарах и совещаниях, организуемых другими структурными подразделениями Управления;
5.3.5. Дает работникам Отдела обязательные для них указания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, в рамках их должностных обязанностей и в дополнение к ним, требует от них отчета об исполнении этих указаний;
5.3.6. Представляет Управление в других ведомствах, организациях и учреждениях по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
5.3.7. Проводит, по мере необходимости, оперативные совещания с работниками Отдела;
5.3.8. Организует делопроизводство в Отделе и подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;
5.3.9. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на Отдел настоящим Положением, за соблюдение действующего законодательства, приказов и распоряжений руководства ФНС России и Управления, сохранность имущества и документов, находящихся в ведении Отдела, соблюдение работниками Отдела трудовой и исполнительской дисциплины.
5.4. Заместитель начальника Отдела:
5.4.1. Несет персональную ответственность за работу курируемых направлений деятельности Отдела, обеспечивает своевременную подготовку соответствующих материалов, организует их учет и отчетность в установленном порядке;
5.4.2. Разрабатывает и внедряет нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения в УФНС России по Ставропольскому краю;
5.4.3. Организовывает рабочие места, условия труда работников Отдела;
5.4.4. Оказывает методическую помощь отделам УФНС России по Ставропольскому краю по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
5.4.5. Участвует в проведении проверок состояния делопроизводства в структурных подразделениях УФНС России по Ставропольскому краю.