Чем занимается операционный директор

Операционный директор: кто это, какие задачи решает в компании и как не ошибиться с кандидатом

Автор полезных текстов и историй в MC.today

Как правило, операционный директор – это второе лицо в компании. И если генерального директора можно назвать спринтером, то операционного – марафонцем. Так считает основатель компании «Бизнес-Конструктор» и специалист по систематизации бизнеса Кирилл Куницкий. Спринтер отлично бегает на короткие дистанции – также быстро загорается новой идеей и основатель компании. Марафонец готов бежать долго и более вынослив – как и главный операционный менеджер.

Редакция MC.today разобралась, какие задачи решает COO, что он должен знать и как найти хорошего операционного директора.

Генеральный и операционный директор: в чем разница

Илон Маск из Tesla или Джефф Безос из Amazon – люди, которые придумывают идеи и воплощают их в жизнь. Они не просто директора или собственники бизнеса, а его главные двигатели. Еще таких людей называют «визионерами»: те, кто предчувствуют развитие рынка и понимают, как он будет развиваться дальше.

По мнению Кирилла Куницкого, в изионеры быстро загораются какой-то идеей и начинают вкладывать в нее всю энергию. Но как только она приносит первые плоды, собственнику становится скучно. Ему трудно дается ежедневная рутина – хочется двигаться дальше и придумывать новые проекты.

Вот почему без операционного директора трудно развиваться любой крупной компании.

Операционный директор – это специалист, который берет на себя управление рутинным рабочим процессом. Например, он может контролировать отдел продаж и маркетинга, запускать производство и утверждать план продаж.

Генеральный директор больше занят внешними вопросами: как компания представлена на рынке и куда двигаться дальше. А внимание операционного директора сосредоточено на внутренних задачах – на сотрудниках и бизнес-процессах.

Какие задачи для бизнеса решает операционный директор

В 2011 году, после отставки Стива Джобса, пост генерального директора компании Apple занял Тим Кук. К тому времени Кук уже более четырех лет был главным операционным директором, или COO (англ. chief operating officer – главный операционный директор. – Прим. ред.). А с 2015 года эту должность в Apple занимает Джефф Уильямс. Сегодня именно его называют правой рукой и будущим преемником Кука.

Задачи, которые решает операционный директор в одной компании, могут быть не похожи на его функции в другой. Если, например, маркетолог меняет место работы, то четко понимает, чего от него ждут на новом месте. Для этой должности существует стандартный набор обязанностей – разница может быть лишь в самом продукте или услуге.

В случае с COO единого общепринятого определения должности нет. В одних компаниях операционный директор отвечает за производство, маркетинг и продажи, в других – за исследования и разработки, в третьих – за финансы и наем сотрудников.

Задачи, которые решает операционный директор, зависят исключительно от видения генерального директора компании или собственника. Например, Джефф Уильямс из Apple отвечает не только за организацию всех внутренних бизнес-процессов, но и за дизайн продуктов.

Джефф Уильямс на презентации Apple. Источник

Кроме того, все находятся на разных стадиях роста. Стартап – не одно и то же, что компания с 50-летней историей. А значит, и обязанности у COO будут разные.

4 типа операционных директоров

В зависимости от целей, которые ставит генеральный директор перед COO, стадии развития и особенностей компании различают четыре типа операционных директоров.

Вне зависимости от типа операционного директора в своей работе он часто:

Кроме того, операционный директор может руководить сразу несколькими отделами. Например:

Что должен знать операционный директор

В то время Dell была на грани краха: финансовый директор подал в отставку, а запуск новой модели ноутбуков был приостановлен. В компании не понимали, какие модели приносят прибыль, а какие – лишь убытки. Морт открыл заводы за рубежом, что удешевило производство, и полностью изменил структуру компании.

По состоянию на 2019 год Dell была третьей по величине компьютерной компанией в мире с долей рынка 16,8%.

Чтобы стать хорошим операционным директором, понадобится не менее 15 лет. Это человек, который должен уметь хорошо работать с цифрами, иметь аналитический склад ума, разбираться в маркетинге и финансах. Например, Джефф Уильямс из Apple на совещаниях делает пометки в маленьком блокноте, а на вопросы Кука может быстро выдать множество цифр.

Кроме того, операционный директор:

Все тот же Джефф Уильямс из Apple славится своей требовательностью и прямолинейностью. Но, как говорят его подчиненные, на встречах он иногда передает роль «плохого полицейского» кому-то другому.

Чтобы нанять хорошего операционного менеджера, нужно пройти четыре этапа

Своего первого COO немецкий бизнесмен Феликс Айзер нанял лишь спустя три года после основания своей компании. Он жалеет, что не сделал этого раньше. Феликс уверен: тогда удалось бы избежать многих ошибок, а его менеджер по персоналу не уволилась бы так быстро. Пока основатель думает о стратегии, важно, чтобы все процессы внутри компании были под контролем. Операционный директор – главный помощник собственника в этом вопросе.

Чтобы нанять хорошего операционного директора, Феликс предлагает пройти такие четыре этапа:

1. Создать оценочный лист и определить должностные обязанности будущего COO

С помощью такого списка можно объективно оценить соискателя, а не опираться на интуицию. Кроме того, на его основе потом легко будет сделать описание самой вакансии для публикации. Вот как выглядит оценочный лист:

2. Охватить максимальное количество соискателей

Феликс утверждает: чем больше кандидатов откликнется, тем лучше. Для этого нужно опубликовать вакансию на всех популярных сайтах поисках работы, в социальных сетях и специализированных группах в мессенджерах. Кроме того, можно заключить договоры с агентствами по найму, а еще поискать среди знакомых.

3. Провести первый этап собеседования по телефону

4. Устроить пробные рабочие дни нескольким подходящим кандидатам

Для этого им заранее выдают по два-три задания. Позже каждый из претендентов на должность проводит презентацию. На ней он рассказывает свой вариант решения проблем. Это важно сделать в присутствии всей команды, и вот почему:

Основные ошибки при выборе кандидата

Коуч и основательница Консалтинговой группы «Живое Дело» Алла Заднепровская говорит : собственники часто ошибаются с выбором операционного директора. Например, когда они нанимают жесткого COO. Хотя до этого сами «по-матерински» опекали сотрудников, хвалили их, ругали и в основном принимали решения за них. А когда новый директор вводит дисциплину и начинает требовать результат, сотрудники обижаются и саботируют всю работу.

Или бывает так: собственники приглашают на работу операционного директора, у которого не хватает лидерских качеств. Такой COO не может стать авторитетом для других сотрудников.

Еще собственнику и операционному директору важно заранее договориться о том, как они будут строить совместную работу. Алла утверждает, что подвохов может быть несколько:

В обоих случаях необходимо четко договориться, какие функции собственник оставляет себе, а какие отдает операционному директору. Важны и поддержка со стороны собственника, и его доверие в организационных вопросах.

Источник

Тонкости процессов: зачем компании нанимать операционного директора

Позиция операционного (или, как чаще его называют, исполнительного) директора — относительно новый феномен в нашей стране. Так, в общероссийском классификаторе этой должности нет вообще, а во многих компаниях его функции выполняет частично CEO, частично — другие топ-менеджеры. Лидия Багирова, операционный директор Vinci Agency рассказывает, почему многие руководители часто не понимают, нужен ли им такой человек в команде, в чем будет заключаться его роль и какие требования к нему предъявлять.

Начнем с того, что операционный директор, или COO (Chief Operating Officer) необходим не каждой компании: молодой стартап, который еще только пытается встать на ноги, точно может обойтись без этой позиции — хотя бы в силу того, что самой операционки как таковой у него пока нет. Впрочем, это не касается тех случаев, когда компания развивается на посевное финансирование, которое предполагает постоянную отчетность и регулярный независимый аудит. Это обязывает к тому, чтобы процессы были максимально прозрачны и тщательно выстроены — в противном случае есть риск утонуть в череде нерешенных вопросов и потерять доверие инвесторов.

Нет смысла в COO и тогда, когда генеральный директор имеет достаточно компетенций и времени для операционной деятельности. Как правило, в этом случае часть задач распределяется между другими топ-менеджерами, а часть ложится на плечи CEO. Но если компания планирует расти и расширяться, долго на такой модели продержаться не получится. Увеличение продаж, появление новых продуктов, развитие экспорта — все это неизбежно приведет к тому, что ни у CEO, ни у топов уже не будет хватать ресурсов на растущий объем задач.

Наконец, есть еще одна ситуация, которая позволяет обойтись без операционщика — если речь идет о небольшой компании, которая занимается специфической деятельностью, не предполагающей большого штата и разноплановых продуктов. Сюда относятся, в частности, сдача недвижимости в аренду, юридические или бухгалтерские услуги, SMM и многое другое. Вообще все организации с вертикальной моделью управления, где процессы унифицируются с помощью внутренних регламентов, а рост идет только за счет увеличения объемов продаж, вполне могут жить и без COO.

Метод от противного: чем не должен заниматься COO

В идеале задача операционного директора — отстраивать все процессы в компании, от HR до налогообложения и работы с клиентами. Но на практике такое случается редко: как и для большинства позиций топ-менеджеров, функционал COO достаточно плавающий. Например, в малом и среднем бизнесе человеку на этой позиции часто приходится совмещать функции финансового директора, юриста, погружаться в основные вопросы бухгалтерии и HR. Вообще смешение функций финансового, операционного и генерального директоров — общая тенденция на российском рынке. Далеко не всегда вопросы, связанные с денежными потоками и с внутренними процессами четко разводятся между CFO и COO: часто какой-то функционал берет на себя CEO, а у нас в компании обе зоны ответственности совмещает операционщик.

Говоря о задачах операционного директора, проще пойти от обратного — обозначить, что точно не должно входить в их список. И возглавляет его, пожалуй, все, что связано с бухгалтерией: вакансии о поиске COO со знанием 1C встречаются на рекрутинговых площадках с пугающей регулярностью, хотя работа с этой программой — прямая обязанность главного бухгалтера и подотчетной ему бухгалтерии. Откровенно говоря, 1C не нужно даже финансовому директору — люди на руководящих позициях должны принимать верхнеуровневые решения.

Да, COO, безусловно, не может отстраниться от финансовой стороны деятельности компании — особенно если ее структура не предполагает наличия финансового директора. Но его обязанности здесь касаются скорее общего контроля ситуации. Например, когда я пришла в Vinci, первым делом я отказалась от бухгалтерии на аутсорсе и нашла хорошего специалиста в штат: удаленная бухгалтерия, в отличие от «своего» сотрудника, всегда будет работать формально. Каким бы хорошим ни было агентство, с которым вы имеете дело, вряд ли стоит ждать, что оно будет по собственной инициативе предлагать, как лучше, что-то напоминать и радеть о ваших финансовых успехах в целом.

Еще один функционал, который часто пытаются свалить на операционного директора — это документооборот. Здесь ситуация выглядит примерно так же, как и с финансами: конечно, CEO должен контролировать работу с документами в целом — но ему абсолютно точно не нужно вычитывать каждое соглашение и знать всех контрагентов наизусть. Так, я в Vinci занимаюсь исключительно сложными и нестандартными договорами — для остального у нас есть отдельный специалист.

На рынке труда есть два вопроса, которые традиционно вызывают много споров: должен ли финансовый директор заниматься бухгалтерией и нужно ли операционщику погружаться в HR. Вопрос с HR достаточно сложный, поэтому о нем хочется сказать более подробно. Если речь идет о b2c-компании с потоковыми продажами, безусловно, нужен рекрутер или даже целый отдел — поскольку работать придется с огромным количеством кандидатов. Строго говоря, даже штат в 20 человек и текучка 10% уже требуют HR-директора.

Зато в небольших технологичных компаниях без потоковых продаж, где текучка невысока, решение о найме, как правило, принимается топ-менеджментом, будь то операционный директор, директор по развитию или CEO — тот, кто максимально погружен в специфику процесса. HR-специалист не сможет принять такое решение просто в силу отсутствия нужных компетенций: да, он может заниматься ресечем и первичным хантингом, но отбор кандидата — прямая задача операционного директора.

Как найти хорошего специалиста

Операционный директор — это тот человек, который должен быть полностью погружен во все процессы компании и которому доверяются самые щепетильные вопросы, поэтому его сложно брать со стороны. Пожалуй, лучшее решение — «вырастить» его внутри организации: такой сотрудник хорош тем, что он знает в компании практически все: от основных поставщиков и планов развития до пароля от Wi-Fi. Если же у вас молодой стартап, который не успел вырастить подходящего специалиста, остается другой вариант — рекомендации с рынка.

Искать COO через рекрутинговые площадки или агентства крайне малоэффективно, особенно для малого и среднего бизнеса: в этом случае очень много времени уйдет на погружение нового сотрудника во всю «кухню» компании — а этого времени, как правило, никогда не бывает.

Что касается требований к кандидату на должность операционного директора, универсальной формулы, к сожалению, не существует. Да, есть какие-то основные нюансы: так, если вы берете человека со стороны, у него должен быть опыт в аналогичной или смежной отрасли. Это, думаю, не вызывает вопросов: человек с завода не сможет руководить процессами в пиар-агентстве, поскольку другая индустрия предполагает совершенно другие задачи. Во-вторых, это должен быть специалист с характером, который умеет «коннектиться» с людьми, вести переговоры, принимать сложные решения и брать на себя ответственность. Наконец, он должен совпадать по внутренней химии и ритму с топ-менеджментом и учредителями. Хотя бывают и обратные ситуации: например, когда в пару к флегматичному генеральному берут гиперактивного операционного, чтобы они уравновешивали друг друга — но это уже частности.

Делегирование и практика: критерии оценки

В остальном понять, подходит ли человек на позицию операционного директора, можно только на этапе совместной работы — и это, кстати, еще один довод в пользу того, чтобы растить кандидата внутри организации: так вы заранее будете знать, как сотрудник общается с людьми, как ведет себя в сложных ситуациях, что умеет, а что нет. Здесь есть свои нюансы, на которые нужно обратить внимание в первую очередь.

Пожалуй, главное требование к COO в любой компании — это умение разбираться в деталях всех внутренних процессов. Однажды я столкнулась с ситуацией, когда операционный директор вроде бы обладал всеми компетенциями, которые обычно предъявляются к этой должности — но при этом абсолютно не понимал специфику деятельности компании. Иначе говоря, он не вникал в то, что делала организация и как, что она продавала, что представлял из себя продукт. С теоретической точки зрения он делал все правильно, но именно это и было его самой большой ошибкой — на практике почти все, что он делал, было нежизнеспособно. Вообще попытка все унифицировать — тупиковый путь, причем это утверждение касается и бэк-офиса, где все процессы жестко регламентированы: финансов, бухгалтерии, HR. Задача классного операционного директора — вычленить из всех регламентов главное и адаптировать это под реальность.

Второе — любой COO должен уметь делегировать. К примеру, если компании нужно организовать корпоратив, но HR-службы нет, это не значит, что операционный директор должен делать все своими руками. В идеале он разобьет весь процесс на подзадачи и распределит их между сотрудниками так, чтобы не получить от них негативного фидбека. И разумеется, на этом он не отходит в сторону, а постоянно контролирует работу. Любой руководитель (и это касается не только операционного директора) который снимает с себя ответственность фразами вроде «я поставил эту задачу бухгалтеру, а он ее не выполнил» — это откровенно плохой руководитель.

Часто сложности с делегированием возникают, когда человек боится доверить задачу кому-то еще. На момент моего прихода в Vinci работу райтеров контролировал генеральный директор по мере своих сил и возможностей — можете себе представить, какой это был объем работы. Чтобы такого не происходило, надо подбирать команду так, чтобы вы могли доверять каждому: это позволит руководству перестать лично контролировать каждую задачу и заняться стратегическим развитием.

Наконец, еще один важный навык COO — умение принимать непопулярные решения. К сожалению, ни одна компания не застрахована от кризиса, который часто сопровождается неизбежными сокращениями, урезанием зарплат и отменой премий. Задача руководителя в такой ситуации — честно и понятно рассказать все сотрудникам, не прикрываясь бездушными фразами вроде «оптимизация штата»: люди должны понимать причину такого решения и видеть его необходимость.

Проиллюстрирую это примером из практики: как-то в компании, где я работала, наступили тяжелые времена. Чтобы выжить, нам пришлось принять решение о сокращении одного из направлений на 50%, отмене квартальных премий у большей части сотрудников и реструктуризации организации — словом, это были очень болезненные шаги. Тогда мы организовали общее собрание, где искренне рассказали, почему так случилось и какой результат нужен, чтобы можно было вернуться к прежней жизни.

Кроме того, принимая непопулярные решения, важно всегда начинать с себя: так, в нашей ситуации все руководители отказались от премий, а система мотивации отдела продаж была переделана так, что нехватка средств компенсировалась в первую очередь из зарплат топ-менеджмента. Разумеется, все сотрудники, которые попали под сокращение и потеряли бонусы, возмущались — это естественно в такой ситуации — но нам удалось избежать потока негатива, поскольку в целом люди услышали нас и поняли необходимость такого решения.

В целом функционал операционного директора достаточно широкий и — несмотря на то, что я попыталась выше примерно очертить его границы — всегда максимально неопределенный. Часто COO — это тот, кто берется решать самые непонятные и запутанные ситуации. Так что, как я часто шучу, сильного операционщика можно с полным правом называть директором по неясным вопросам.

Источник

Чем занимается операционный директор

Во многих современных компаниях предусмотрена должность операционного директора, функционал которой может быть крайне широким, равно как и его должностные обязанности. По сути, операционный директор — это второе или даже первое лицо в компании, осуществляющей коммерческую деятельность. Узнайте все особенности работы операционного директора и задачи, которые могут перед ним ставиться.

Операционный директор — кто это

Сейчас во многих компаниях предусмотрена должность операционного директора, или же, согласно зарубежной формулировке, COO (Chief Operational Officer). Данный специалист выполняет широкий спектр задач и фактически обеспечивает ведение основной деятельности всей компании. Эта должность относится к категории топ-менеджмента корпорации, и при наличии совета директоров в компании, операционный директор обязательно является одним из его постоянных участников.

Следует отметить, что должность операционного директора не является обязательной. Во многих компаниях она попросту не предусмотрена. Вместо него все задачи может решать непосредственно генеральный директор или собственник предприятия. Тем не менее, в крупных компаниях все же предпочтительно разделение сфер ответственности даже на уровне высшего руководства, и рассматриваемая должность имеет большое значение для эффективного ведения бизнеса, особенно в крупных масштабах.

Основные задачи операционного директора неотъемлемо связаны с повседневной деятельностью бизнеса — ежедневными и на постоянной основе выполняемыми операциями, как можно судить из названия должности. При этом конкретные должностные обязанности, задачи и уровень ответственности специалистов этой категории устанавливаются практически всегда в индивидуальном порядке в зависимости от особенностей деятельности той или иной конкретной компании.

Операционный директор и исполнительный директор — разница

Одним из частых вопросов, который задают собственники и простые работники компании — это то, в чем же разница между операционным и исполнительным директором. Чаще всего данные понятия являются полностью синонимичными. Отличие, в первую очередь, заключается в том, что формулировка «исполнительный директор» принята на постсоветском пространстве и в компаниях, выросших на основе имеющегося базиса технологий и методик управления персоналом.

Должность же операционного директора — является прямым переводом должности, предусмотренной в стандартной западной модели корпоративного бизнеса и управления им. При этом сфера ответственности, должностные обязанности и функционал данных специалистов могут являться целиком и полностью одинаковыми как для отечественного, так и для зарубежного бизнеса.

Однако современные тенденции и тренды ведения бизнеса демонстрируют появление разделения обязанностей и ответственности между даже практически одинаковыми должностями. Так, в некоторых компаниях уже одновременно может присутствовать должность как операционного, так и исполнительного и генерального директоров. При таком подходе обеспечивается обычно следующее распределение задач:

При подобном подходе должность операционного директора является наиболее «приземленной» и относящейся именно к выполнению рутинных базовых задач и операций, но все так же в рамках всей компании. Исполнительный директор в этой ситуации выполняет роль связующего звена глобального стратегического менеджмента и тактического менеджмента.

Функционал операционного директора в компании — какие задачи он решает

Как уже было определено ранее, основной функционал операционного директора на предприятии — это обеспечение ведения основной деятельности компании в целом. При этом сам операционный директор относится к административному персоналу — то есть тому, кто обеспечивает функционирование предприятия. В то же время, главная задача этого специалиста — это именно организация не сопутствующих процессов, а основных процессов, благодаря которым бизнес получает прибыль. Таким образом, в сферу ответственности операционного директора могут входить следующие задачи:

Необходимо понимать, что для реализации вышеозначенных задач, операционный директор должен обладать крайне широкими полномочиями в рамках субъекта хозяйствования. К основным полномочиям, которые выдаются операционному директору, относят право заключения и расторжения трудовых договоров, издания локальной нормативной документации на предприятии, ведение деятельности от имени компании и представительство ее интересов во всех сферах в том числе и без предоставления отдельной доверенности.

Должностные обязанности операционного директора — приблизительный список

Так как каждый бизнес и каждое предприятие являются уникальными, нельзя говорить о том, что перечень должностных обязанностей операционного директора должен иметь какой-либо строго определенный вид. Напротив — он всегда должен быть адаптирован в соответствии с конкретными особенностями отдельного субъекта хозяйствования. В то же время, при помощи простого шаблона можно достаточно четко и емко указать основные обязанности операционного директора, которые можно будет при необходимости легко расширить или дополнить необходимыми в отдельном случае пунктами. В качестве такого шаблона можно использовать следующий перечень:

1.1. Операционный директор относится к категории топ-менеджмента компании и подчиняется напрямую генеральному директору и совету директоров.

1.2. Прием на работу и увольнение операционного директора осуществляются исключительно на основании приказа генерального директора.

1.3. Должность операционного директора замещается специалистом, имеющим профильное высшее профессиональное образование и стаж работы Х лет.

1.4. Операционный директор обязан обладать следующими знаниями и практическими навыками:

1.5. Операционный директор должен обладать следующими личностными качествами, необходимыми для эффективного осуществления своей профессиональной деятельности:

2.1. Ведение руководства обычной повседневной деятельностью компании во всех аспектах выполнения основных задач предприятия.

2.2. Организация эффективного взаимодействия всех структурных подразделений компании, находящихся в сфере ответственности и обеспечение руководства ими через подчиненных руководителей.

2.3. Обеспечение исполнения приказов генерального директора и совета директоров, разработки, внедрения и контроля нормативных положений.

2.4. Поиск, анализ, разработка и внедрение новых технологических и организационных решений для повышения эффективности деятельности компании.

2.5. Обеспечение планирования организации для ведения основной деятельности на протяжении длительного периода.

2.6. Заключение трудовых договоров, издание внутренней документации предприятия.

2.7. Составление бюджета компании на различные периоды.

2.8. Защита интересов компании при работе с государственными учреждениями, судами, органами власти.

2.9. Представление интересов компании при проведении переговоров с партнерами, поставщиками, контрагентами и потребителями.

3.1. Внесение предложений по оптимизации всех аспектов деятельности компании.

3.2. Самостоятельное принятие решений по ведению операционной деятельности и их донесение до подчиненных.

3.3. Представление интересов компании перед партнерами и органами государственной власти без доверенности.

3.4. Заключение трудовых договоров, издание приказов и иных локальных нормативных актов.

3.5. Получение всех предусмотренных законодательством и трудовым договором социальных гарантий.

4.1. Операционный директор несет ответственность за все свои действия в соответствии с требованиями российского законодательства.

4.2. Операционный директор обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и требования трудового договора и дополнительных соглашений к нему.

4.3. За причинение материального ущерба работодателю операционный директор несет ответственность соответственно требованиям трудового законодательства РФ. При принятии на работу операционный директор подписывает соглашение о полной материальной ответственности.

4.4. Операционный директор может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за нарушение требований ПВТР, трудового договора и иные нарушения, предусмотренные трудовым законодательством.

Источник