Чем занимается отдел информационных технологий на предприятии
Prom-Nadzor.ru
Вы здесь
Положение об отделе информационных технологий
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]
[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, утвердившего положение]
1. Общие положения
1.1. Отдел информационных технологий (далее ИТ-отдел, Отдел) является структурным подразделением организации.
1.2. ИТ-отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности директором организации. Руководитель ИТ-отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел функций.
1.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями в целях обеспечения производственной деятельности организации.
1.4. Отдел организует свою работу, исходя из возложенных на него задач и выполняемых функций.
1.5. Структура и штатное расписание Отдела утверждаются директором организации по представлению руководителя ИТ-отдела.
2. Цели и задачи ИТ-отдела
2.1. Целями ИТ-отдела являются:
2.1.1. реализация работ по обеспечению бесперебойного функционирования и развития программно-аппаратных комплексов;
2.1.2. обеспечение защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, в процессе деятельности организации;
2.1.3. осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности организации.
2.2. Основными задачами ИТ-отдела являются:
2.2.1. реализация концепции развития информационных систем;
2.2.2. обеспечение требуемого уровня информационной безопасности;
2.2.3. разработка стандартов на использование вычислительной техники и программного обеспечения;
2.2.4. обеспечение информационной и технической поддержки средств вычислительной техники и программного обеспечения;
2.2.5. проведение работ по оптимизации использования информационнотехнических ресурсов.
3. Функции ИТ-отдела
В процессе производственной деятельности организации ИТ-отдел осуществляет следующие функции:
— активного сетевого оборудования;
— средств резервного копирования и восстановления данных;
— средств защиты информации;
— средств контроля и управления сетевой инфраструктурой;
— вычислительной техники и комплектующих;
— расходных материалов и запасных частей к устройствам печати и офисной технике.
3.2. Установка, настройка, техническое сопровождение и обслуживание:
— активного сетевого оборудования;
— аппаратных и программных средств защиты информации;
— аппаратных и программных средств контроля и управления сетевой инфраструктурой;
— средств резервного копирования и восстановления данных;
3.3. Организация автоматизированных рабочих мест.
3.4. Диагностика и устранение неисправностей вычислительной и офисной техники.
3.5. Диагностика и устранение неполадок программного обеспечения.
3.6. Координация работ с поставщиками и производителями вычислительной и офисной техники по вопросам гарантийного обслуживания и ремонта.
3.8. Разработка, внедрение и организация контроля исполнения руководящих документов по обеспечению информационной безопасности.
3.9. Разработка плана обеспечения непрерывной работы и восстановления работоспособности подсистем автоматизированных систем.
3.10. Анализ потребностей организации в дополнительных средствах вычислительной техники и обработки информации.
Положение об отделе информационных технологий
1. Общие положения
1. Разработка и внедрение проектов совершенствования технологичного управления Компанией.
2. Экономия средств Компании за счет применения высокотехнологичных систем управления.
3. Выявление и оперативное устранение перебоев в работе оборудования и пользователей.
6. Взаимодействие Отдела информационных технологий
— ввода нового и работы имеющегося оборудования, а также сети, программного и аппаратного обеспечения;
— ввода нового сотрудника в систему и установки необходимого оборудования и программного обеспечения ему;
— заявок на разработку автоматизированных систем управления;
— отчетов о соблюдении технологии применения автоматизированных систем управления;
— предложений по совершенствованию автоматизированных систем управления;
— консультаций и обучения по применению автоматизированных систем управления.
— новых продуктов и технологий;
— приобретения необходимого оборудования и программного обеспечения;
7. Права сотрудников Отдела информационных технологий
— выполнения инструкций, методических и нормативных материалов, связанных с информационным обеспечением автоматизированных систем управления Компанией;
— предоставления первичных документов, предусмотренных автоматизированной системой, правильностью их оформления;
— предоставления иных сведений, необходимых для работы отдела;
— представлять Компанию во внешних организациях по вопросам своей компетенции.
8. Ответственность сотрудников Отдела информационных технологий
1. Ответственность за качество и своевременность выполнения функций отдела информационных несет начальник отдела.
2. Ответственность работников отдела автоматизированной системы управления производством устанавливается должностными инструкциями.
3. Начальник отдела и сотрудники несут ответственность за разглашение служебной и коммерческой тайны Компании и иных сведений, которые могут нанести ущерб Компании или повлиять на ее авторитет.
Основные обязанности специалиста IT-отдела
Чтобы обеспечивать современный уровень сервиса, компании необходим специалист, отвечающий за информационные технологи. Для найма профессионала, который будет способен выполнить необходимый объем работы, важно правильно составить в организации должностную инструкцию специалиста IT-отдела.
Она должна учитывать уровень образования и профессиональной подготовки в области информационных технологий. Кроме того, этот документ содержит описание работы, а также подробности о должностных обязанностях и необходимых навыках.
Описание должностных задач
Обязанности специалиста IT-подразделения обычно заключаются в проектировании, эксплуатации или поддержке работы технологических продуктов. Не ограничиваясь работой в технологических компаниях, специалисты по информационным технологиям (ИТ) могут работать с любыми предприятиями, агентствами или организациями, которые используют технологии или управляют большими объемами информации. Независимо от сектора, в котором они работают, ИТ-специалисты обычно предоставляют услуги, связанные с программным обеспечением, оборудованием, базами данных, веб-ресурсами, сетями и корпоративными системами.
Должностная инструкция IT-специалиста может включать обязанности по управлению сетью, разработке программного обеспечения и администрированию баз данных. ИТ-специалисты могут также оказывать техническую поддержку бизнесу или сотрудникам организации и обучать нетехнических работников порядку работы с информационными системами. Специалисты по передовым информационным технологиям могут разрабатывать системы и оценивать эффективность уже используемых ресурсов или внедряемых новых программ. Кроме того, они определяют практичность изменений и модификаций систем.
ИТ-специалисты также могут работать с внешними партнерами, включая консультантов, агентства и поставщиков, чтобы прийти к наиболее подходящей системе или интеграции нескольких структур, если это заложено в должностной инструкции специалиста IT-технологий.
Поскольку инструменты ИТ постоянно меняются, специалисты должны быть в курсе новых технологий и потенциальной эффективности этих достижений в их нынешней системе. С этой целью фирмой может организовываться повышение квалификации и переподготовка.
Требования при приеме на работу
Обычно для выполнения обязанностей специалиста IT-отдела работодатели предпочитают нанимать кандидатов со средним профессиональным образованием или со степенью бакалавра. На руководящие должности зачастую принимают со степенью магистра. Среди наиболее востребованных специальностей:
Некоторые сертификаты о дополнительном образовании могут помочь увеличить перспективы трудоустройства. Например, обучение по работе с системами от Oracle, Cisco и Microsoft.
Если работа предполагает повышенную ответственность, могут быть выдвинуты требования о наличии опыта работы в этой сфере или с системами. Очень часто при проведении конкурса на вакансию соискателям дается пробное задание для оценки уровня профессионализма и владения навыками.
Круг решаемых задач
Специалисты по информационным технологиям работают на должностях, использующих компьютерные информационные системы. В круг обязанностей специалиста IT-отдела входит работа как с программными приложениями, так и с компьютерным оборудованием. Часто необходим опыт работы с несколькими языками программирования и разнообразным программным и аппаратным обеспечением. Также услуги, которые выполняют специалисты по информационным технологиям, могут включать обработку аппаратных и программных проблем или мониторинг сетей и баз данных.
Как составить описание работы ИТ-специалиста?
Должностная инструкция специалиста IT-отдела является главным документом, определяющим права и обязанности между сотрудником и организацией. Правильно составленный документ поможет привлечь наиболее квалифицированных кандидатов на открытую позицию. Среди возможных вариантов вакансии можно выделить следующие:
Здесь обязательно прописываются уровень ответственности и требования к знаниям кандидатов. В должностной инструкции специалиста IT отдела указываются виды деятельности и обязанности, необходимые для работы, чтобы соискатели могли определить, являются ли они достаточно квалифицированными для конкретного случая.
Структура документа
Для того чтобы регламентировать взаимоотношении фирмы и сотрудника, должна быть составлена должностная инструкция IT-специалиста. Образец такого документа должен включать ряд обязательных разделов:
Помимо этих разделов структура документа может дополняться по мере надобности. В бюджетных организациях (например, должностная инструкция специалиста IT в школе) дополнительно прописываются перечень нормативно-правовых актов для работы, этические аспекты работы, а также регламент распорядка дня.
Раздел «Требования к должности»
Здесь указываются необходимые и предпочтительные навыки. Это может касаться информации об образовании, предыдущем опыте работы, сертификатах и технических навыках. Также могут указываться мягкие навыки (soft-skills, например коммуникабельность) и черты личности, которые нужны для успешного выполнения профессиональных задач.
Обратите внимание, что слишком длинный список навыков и требований может отпугнуть потенциальных квалифицированных кандидатов. Постарайтесь сделать раздел кратким, но емким и достаточно подробно соответствующим ключевыми словам и терминам.
Раздел «Цели»
В зависимости от того, какой функционал предполагается поручить тому или иному специалисту, можно выделить ряд принципиальных областей для ИТ-специалистов, каждая из которых требует специфических знаний и навыков:
Раздел «Функции»
Раздел «Функции» является наиболее важной частью описания в должностной инструкции IT-специалиста в РК (разрезе компетенций). Здесь указывают задачи, которые выполняются на регулярной основе. Среди примеров описания функционала можно выделить такие:
Заключительные положения
В зависимости от объема и характера работы ИТ-специалиста устанавливается размер его оплаты труда. По данным Роструда средняя зарплата в отрасли информационных технологий в России составляет 40 000 рублей.
CIO или как построить IT отдел организации
В один прекрасный день Вы из простого системного администратора в какой-то крупной организации «дорастаете» до руководителя отдела / департамента / подразделения по информационным технологиям. По современным меркам эта должность в иерархии предприятия называется – CIO или Chief Information Offiсer. Человек, занимающий эту должность, не просто так относится к людям с буквы C – его правильные действия и решения в современном мире позволяют выживать и процветать компании. Информационные технологии настолько сильно проникли во все аспекты современной жизни, что если организация не в состоянии их эффективно применять, то скорее всего она не сможет конкурировать и будет убыточна, и нерентабельна. Задачи, которые стоит перед CIO или по-нашему IT директором, во многом являются стратегическими и критически важными для основных бизнес процессов крупных и средних компаний.
В этой статье хотелось бы осветить основные проблемы, которые я вижу при организации работы IT отделов в совершенно разных компаниях, а также попробовать осмыслить как правильно организовать работу IT отдела, чтобы он был максимально эффективным для всего предприятия и позволял компании не просто выживать, а искать новые ниши рынка и возможности, до которых другие в силу технологической отсталости просто не могут дотянуться.
Зачастую в газетах, журналах, статьях в Интернете читаешь о работе CIO, и создается впечатление, что он только тем и занимается, что закупает оборудование, ищет сотрудников, получает неудобоваримые поручения от высшего руководства, которые пытается выполнить. Видя в реальных организациях, как работают IT директора, часто приходится видеть, что данным специалистам очень не хватает специфичных технических и организационных знаний и навыков, которые позволяют эффективно управлять как всеми сотрудниками отдела, так и всем комплексом программных и аппаратных средств, которые находятся в ведении IT. Особо не углубляясь в навыки налаживания коммуникаций, тайм-менеджмента, ведения переговоров, разрешению конфликтов, которые необходимы любому менеджеру и которым посвящены множество специализированных книг и курсов, давайте сосредоточимся на специфичных навыках и знаниях, необходимых именно для CIO.
Знания высшей пробы
Первое, что хотелось бы выделить, это знания информационно-коммуникационных технологий на высочайшем уровне. Руководитель IT департамента должен не просто понимать, о чем говорят сотрудники и чем они занимаются, но видеть глубинные процессы в работе IT, понимать причинно-следственные связи в организации всей работы. В современных условиях, где сотрудники IT департамента зачастую находятся на гребне научно-технологического прогресса, получая каждый день новые знания и разбираясь в новых технологиях, которые разрабатываются по всему миру и доступны через глобальную паутину, руководитель, погрузившись сугубо в административные дела, рискует потерять понимание всего происходящего в отделе, свой авторитет среди сотрудников как эксперта и лидера, и те невидимые ниточки, которые мотивируют людей идти вперед и брать новые рубежи в работе. Одна из частых ошибок IT руководителей, которую приходится видеть заключается в недостаточном анализе продукта, над которым работают подчиненные сотрудники в компании или сторонние фирмы. Это выливается в недостаточно проработанный продукт, в размытые технические задания, в нежелании разработчиков и инженеров выкладываться на полную катушку, так, как и так сойдет. То есть происходит выполнение работ и услуг на формальном уровне, и желаемого эффекта достичь не получается. Руководитель зачастую не может говорить по конкретике с разработчиками продукта, проводить какую-то идеологическую линию, так как он не понимает большей части деталей. Второй большой проблемой в этой ситуации я вижу, отсутствие у CIO видения конкретных параметров продукта при его приемке. Допустим, Вы заказали веб сайт у компании разработчика и совершенно не разбираетесь в веб технологиях. Вам предоставили продукт с красивыми картинками и текстами, которые вы предоставили исполнителю. Вроде бы все, заказ выполнен и можно ожидать маркетингового эффекта и привлечение новых клиентов из просторов Интернета, но на самом деле оказывается, что контент слишком громоздкий и у целевой аудитории странички открывается очень медленно, в результате чего пользователи просто не дожидаются полной загрузки странички и уходят с веб сайта.
Что же позволяет в первую очередь CIO быть на коне – как не банально, но это знания, навыки, опыт и видение в области IT, которые позволяет вести за собой сотрудников, а также всю организацию в целом. Современные технологии развиваются невообразимо стремительно, то что несколько лет назад было новшеством, сегодня уже устаревает и не может использоваться для эффективной работы. Количество и разброс вновь возникающих технологий растет в экспоненциальной прогрессии, какие-то новинки подходят нам для использования, а какие-то в силу ряда причин, неприемлемы или не могут быть использованы. Так несколько лет назад гремевшие публичные облачные технологии, зачастую бывают недопустимы для организации, в силу возможности получения доступа к их данным иностранными спецслужбами или прочими ведомствами. Однако, такие вещи, как навыки печатания в слепую, знание английского языка, понимания основ программирования и скриптовых языков, знания работы операционных систем Linux и Windows необходимы практически каждому специалисту в области информационных технологий и позволяют специалистам понимать и говорить между собой на одном языке. В современном быстро изменяющемся мире для CIO организации просто жизненно необходимо постоянно учиться и черпать новые знания, чтобы не остаться за бортом технического прогресса и представлять собой ценность для организации, в которой он работает.
Документация решает
Второе, на что хотелось бы акцентировать внимание в работе директора по информационным технологиям – это комплексное документирование всей IT инфраструктуры предприятия с методами по работе с конкретным программным обеспечением и оборудованием. Очень редкие компании используют документирование IT инфраструктуры на сколько-то нормальном уровне, чтобы можно было оперативно получить информацию по работе того или иного компонента IT. Как правило это большие транснациональные компании с уже налаженными бизнес процессами в IT отделах с использованием процедур ITIL и ISO 20000. Однако таких организаций по моим наблюдениям крайне мало, и даже частенько большие многонациональные компании организуют работу IT не применяя высоких стандартов и норм.
Очень много проблем, возникающих в эксплуатации IT инфраструктуры могли бы быть легко решены при наличии грамотной документации, которая описывает процессы и организацию подсистем. Однако во время внедрения и проведения работ по модернизации документация не пишется, со временем о деталях того, как работают те или иные подсистемы забывают, и когда в неудобный момент что-то перестает работать, сотрудники начинают суетиться и пытаться заново понять, как же устроена к примеру система телефонной связи или как подключены сервера к системе хранения данных. Такие проблемы наблюдаются постоянно в различных организациях. Для многих IT отделов это носит хронический характер и люди живут от проблемы до проблемы. В случае же, если организацию покидает ответственный специалист, который отвечает за определенную сложную IT подсистему и больше никто другой не работал с ней, то после его увольнения новый сотрудник сталкивается с множеством нюансов и мелочей, не знание которых может приводить к простоям в работе системы или даже к ее повреждению. Начинающему и даже уже работающему CIO следует особенное внимание уделять документированию работы IT подсистем. По моему мнению одним из первых дел при начале работы в этой должности IT директору нужно провести инвентаризацию существующей документации и приложить максимум усилий для документирования работ IT подсистем организации. Это позволяет создать базу знаний, опираясь на которую, можно избежать множество банальных проблем в работе с информационными системами.
Бэкапы, бэкапы, бэкапы
Следующим важным моментом, над которым следует задумываться каждому CIO – выстраивание систем резервного копирования в частности и систем отказоустойчивости в целом. Система резервного копирования может быть, как со множеством высокотехнологичных автоматизированных программных и аппаратных компонент, так и банальным ручным копированием данных, но она должна быть в том или ином виде. Ее отсутствие и небрежное отношение к резервному копированию приводят к плачевным последствиям, что подтверждается постоянными примерами из жизни. Случаи с потерями данных в конкретной организации бывают не часто, но такие случаи могут свести работу целого предприятия за большой промежуток времени к нулю и грозить огромными штрафами и перебоями в работе. Рядовые сотрудники IT отдела, как правило, не задумываются о таких проблемах, стараясь выполнить интересные им проекты и задачи и запустить то или иное решение в работу. На плечи IT директора же возлагается ответственность на бесперебойную долгосрочную работу этих решений, и заблаговременное планирование и реализацию стратегии по сохранности данных и отказоустойчивости работы всех систем. Задумываться об этих проблемах IT директор должен с первого же дня своей работы, что позволит обеспечить живучесть как всего комплекса IT, так и организации в целом.
Мониторинг
Четвертым важным направлением деятельности IT директора является организация комплексной системы мониторинга оборудования, программного обеспечения, процессов происходящих во всем информационно-коммуникационном комплексе. Наличие такой системы позволяет отслеживать параметры жизнедеятельности всех компонентов IT систем, выявлять возникающие проблемы, зачастую предсказывать возможное появление той или иной проблемы заранее, анализировать загруженность имеющихся ресурсов и планировать расширение и закупку нужного оборудования и программного обеспечения заблаговременно. Сплошь и рядом встречаются случаи выхода из строя жесткого диска, пропадания питания или еще каких-то небольших нештатных ситуаций, которые сами по себе не могут повлечь серьезных последствий. Однако недостаточный мониторинг и отсутствие корректирующих действий со стороны сотрудников эксплуатации приводят к потерям данных, неработоспособности оборудования и программного обеспечения. С учетом современных средств коммуникаций, доступных практически каждому человеку – система мониторинга позволяет отреагировать практически мгновенно в случае необходимости. Так вы можете создать бота в Telegram, создать группу из ответственных сотрудников и заставить бота присылать в чат важные сообщения о проблемах с инфраструктурой. Даже находясь на отдыхе на пляже в Таиланде, Вы можете контролировать важные события через сообщения в Telegram. Система мониторинга для IT директора является его глазами на процессы, имеющиеся технологические ресурсы и то, что с ними происходит. Чем лучше и полнее она настроена и функционирует, тем шире открыты глаза у руководителя IT отдела.
Развитие сотрудников
Пятым пунктом на что часто не обращают внимание руководители IT департаментов является развитие профессиональных навыков рядовых сотрудников IT. Во многих организациях считается то, что сотрудник, приходя на работу уже должен обладать знаниями для осуществления своих обязанностей, повышение квалификации и получение каких-то дополнительных знаний рассматривается как третьестепенная задача. Однако, как показывает практика, подобная стратегия ведет к демотивации сотрудников, оттоку наиболее перспективных специалистов и оседанию в компании малокомпетентных людей. Как я видел на многочисленных примерах в различных организациях, чем слабее и непрофессиональные сотрудники IT департамента, тем более они зависимы от поставщиков и подрядчиков, что зачастую выливается в завышенных тратах на IT решения, которые при профессиональном подходе могли быть реализованы гораздо более дешевыми средствами и совершенно другими способами. Чем сильнее команда у CIO, тем меньше зависимостей от внешних организаций и структур. С повышением профессионализма сотрудников в целом повышается качество работы всех IT подсистем, уменьшаются простои и проблемные ситуации. По сути труд IT специалистов является сугубо интеллектуальным, который не подается какой-то банальной мотивации. Зачастую производительность двух разных людей на одной и той же должности в IT может отличаться в десятки. Я считаю, что IT директор должен создать для своих подчиненных такие условия, при которых каждый из них сможет максимально реализовать свой потенциал на рабочем месте, что является win-win стратегией как для работодателя, так и для работника. Всяческое поощрение в обучении новым технологиям и получении профессиональных навыков и знаний в отрасли IT является одним из главных мотиваторов для сотрудников.
Аналитика
Предпоследний пункт, который бы хотелось затронуть в статье, касается создания определенных показателей, по которым можно отслеживать и анализировать эффективность работы людей, оборудования программного обеспечения. Одним из мощных инструментов для анализа, да и просто для непосредственной работы в IT подразделении является система инцидент менеджмента. Кроме того, что она позволяет проводить разрешение сложных технологических проблем с привлечением специалистов разных направлений, она также позволяет давать прекрасную аналитику по времени, которое необходимо было для разрешения инцидента, определять простои в работе систем, причины и последствия этих простоев. Работа такой системы прекрасно расписана вдоль и поперек в документации ITIL, и в том или ином виде применяется во многих крупных организациях. Однако именно аналитика данных этой системы вкупе с аналитикой данных системы мониторинга позволяют оценивать KPI работы сотрудников, отделов, технологических подсистем, а также строить прогнозы и делать корректировки для увеличения производительности отдела IT.
На острие технологий
Если все что было описано до этого в публикации относится большей частью к эксплуатации и поддержанию на должном уровне существующей инфраструктуры, то есть одно направление деятельности IT директора, которое связано с развитием инфраструктуры и внедрением новых технологий. Ни одна организация, которая хочет оставаться конкурентной на рынке своей страны, не говоря уже о мировом рынке, не может себе позволить упустить научно-технологический прогресс в области информационных технологий. Здесь хотелось бы посоветовать CIO искать и пробовать новые технологии, которые дают заметное преимущество в работе, позволяют решать специфичные проблемы в работе и дают прирост производительности труда в целом по организации. Вопрос прироста производительности труда при внедрении новых IT систем с моей точки зрения является одним из ключевых при рассмотрении новых решений. Кроме того, что IT директору нужно увидеть и рассмотреть в деталях новую перспективную технологию, немаловажным является выбор правильного производителя данного продукта или услуги, который сможет обеспечить достойное качество при приемлемой цене. Очень часто встречаются решения, которые выпускаются сырыми в продажу, и крайне медленно дорабатываются впоследствии. Очень важно на самых ранних этапах выявить это и понять способна ли организация мириться с этим и не стоит ли предпочесть какое-то другое решение. Так к примеру, однажды найдя подходящее решение по виртуализации, вы можете смело его использовать по всей организации во всех проектах, найдя подходящую систему управления базами данных – вы можете длительное время не думать о других СУБД и т.д. Опыт и знания, накопленные при внедрении новых решений, должны масштабироваться и применяться максимально широко по всей организации.
Резюмируя все написанное в этой статье, можно сказать, что CIO для построения надежной работы отдела IT нужно сосредоточиться на следующих вещах: