Чем занимается секретарь референт

Секретарь-референт: обязанности, что нужно уметь, какая зп

Особенности профессии

Референт директора – это его главный помощник, фактически правая рука. Вся масса задач, которая стоит перед современным руководителем, практически невыполнима без надежного ассистента. Референту поручается большой объем важной работы, который руководитель в силу недостатка времени сам выполнять не может: прием телефонных звонков, ведение и систематизация документации, взаимодействие с посетителями, организация деловых переговоров, командировок и многое другое. От профессионализма референта напрямую зависят организованность и качество рабочего процесса. Еще говорят, что референт – это лицо организации, потому что это человек, который первым встречает всех заинтересованных в ее деятельности.

Что должен знать и уметь специалист

Справляться с обязанностями референта руководителя будет сложно, если вы не соответствуете перечисленным ниже требованиям или не обладаете указанными навыками и знаниями:

— владение иностранным языком (а лучше – несколькими, на продвинутом уровне);

— знание делопроизводства и архивного дела, включая особенности электронного документооборота;

— знание действующего законодательства;

— грамотность, владение письменной и устной речью;

— владение компьютером и оргтехникой;

— умение быстро и качественно обрабатывать информацию, вести переписку, планировать рабочее время.

Плюсы и минусы профессии

Преимущества

Профессия референта, как и любая другая, имеет как преимущества, так и недостатки. Рассмотрим их.

Основное преимущество, которое отличает должность референта, – востребованность на рынке труда. В условиях рыночной экономики, когда развивается малый и средний бизнес, потребность в секретарях-референтах велика. Начинающему руководителю эффективно развивать свой бизнес без хорошего помощника будет непросто, поэтому даже отсутствие опыта в данной сфере не помещает трудоустроиться.

Если вы достигли высокого профессионализма в должности референта, имеете большой опыт работы и положительные рекомендации от предыдущего руководства, то в дальнейшей карьере вы смело можете рассчитывать на достойную оплату труда.

К еще одному преимуществу помощников руководителя можно отнести те знания и навыки, которые человек обретает, работая личным секретарем-референтом: референты в совершенстве владеют искусством налаживания контактов и ведения переговоров, у них в запасе множество полезных знакомств, у своего руководителя референт может поучиться выстраиванию отношения с подчиненными и т.д. Этот опыт, в самом деле, бесценен. Референт хорошо разбирается в менеджменте, юриспруденции, экономики, поэтому в случае необходимости он сможет легко реализовать себя в других смежных областях.

Недостатки

Главным недостатком профессии референта руководителя является ненормированность рабочего дня, что, безусловно, негативно отражается на личной жизни. Референт должен быть на связи в любое время суток, всегда быть готовы принять звонок или ответить на письмо. Кроме того, для работы в таком режиме необходимо держать в память большой объем информации, помнить все запланированные мероприятия и т.д.

Референты нередко сопровождают своих руководителей в командировках, поэтому такую работу сложно совмещать с семейными обязанностями. Нужно также быть эмоционально готовым к частым поездкам. Если вы «легки на подъем» и любите путешествовать, то эта особенность работы станет для вас положительным фактором.

Референт, почти так же, как руководитель, очень занят, перед ним стоит масса задач, которые требуют эффективного решения в максимально короткие сроки. Поэтому такая работа зачастую протекает в стрессовых условиях, при хронической нехватке времени.

Обязанности секретаря референта

Каждому работнику накануне трудоустройства необходимо тщательно изучить свои обязанности. К обязанностям референта относятся следующие:

Место работы

Наверняка, мало у кого возникнет вопрос о том, где работать по этой профессии. И, тем не менее, уточним, что местом работы референта директора является офис индивидуального предпринимателя, фирма, предприятие, большая корпорация и любое другое учреждение, у которого есть руководитель, нуждающийся в толковом помощнике. Референт директора выполняет свою работу в отдельном кабинете, его рабочее место оснащено компьютером, средствами связи и оргтехникой. Часто кабинет референта – приемная руководителя.

Курсы обучения на референта

Отвечая на вопрос, как стать референтом, уточним, что для этого необязательно оканчивать высшее учебное заведение по данному профилю. Овладеть навыками референта руководителя можно, пройдя специальные курсы. Сегодня многие образовательные учреждения и платформы предлагают пройти курсы референта руководителя дистанционно, без необходимости ехать в другой город или посещать очные занятия, достаточно будет иметь ноутбук и выход в Интернет, для удобства онлайн-обучение проводится в вечерние часы, что позволит совмещать его с основной работой. На многих курсах референта сегодня не только учат планированию деятельности руководителя организации, наряду с рекомендациями по решению привычных задач, обучающимся рассказывают об особенностях работы с электронной документацией и электронной подписью.

Требования к этой вакансии

Неверно полагать, что должность референта руководителя – это начальная ступень в карьерной лестнице. Сложность стоящих перед референтом задач, сжатые сроки их исполнения, а также ответственность, при которой от его малейшей ошибки или неловкости может пострадать репутация руководителя и всей компании, говорят о том, что без определенного опыта не обойтись.

К среднестатистическим требованиям, предъявляемым к кандидатам на должность референта директора, относится владение деловым этикетом и иностранным языком (чаще всего – английским). Необходимо хотя бы в общих чертах быть знакомым с основами делопроизводства и архивного дела, ориентироваться в современном законодательстве. Невозможно будет получить эту работу, если отсутствуют грамотная письменная и устная речь и навыки продвинутого пользователя компьютером и оргтехникой.

Требованиями к личностным качествам секретаря-референта являются коммуникабельность, доброжелательность и вежливость в общении с людьми, умение находить с ними общий язык, дипломатичность, оперативность и быстрота принятия решений, стрессоустойчивость, исполнительность.

Карьера

На первый взгляд, кажется, какие могут быть карьерные перспективы у помощника руководителя? Карьера референта зависит от того, в насколько крупной организации он работает. Очевидно, что сделать карьеру в офисе простого предпринимателя будет практически невозможно. А вот в больших фирмах или корпорациях референты могут рассчитывать на перевод в другие отделы. В том случае если руководителю помогает целая группа ассистентов, есть возможность стать руководителей группы помощников и координировать их деятельность. В любом случае, опыт, полученный при работе референтом, можно применить в других областях, он поможет, например, начать свой собственный бизнес и успешно развивать его.

Сколько зарабатывает референт

Нередко определяющим фактором в выборе профессии становится оплата труда. Разберемся, сколько получает референт директора.

В крупных городах, таких как Москва и Санкт-Петербург, заработная плата начинающих референтов колеблется от 20 000 до 30 000 рублей, при наличии опыта работы можно рассчитывать на ежемесячную выплату в 40 000 – 50 000 рублей. В крупных областных центрах зарплаты референтов редко превышают отметку в 20 000 рублей. Как правило, зарплата референта руководителя равна зарплате среднестатистического офисного работника, если не учитывать специальные премиальные вознаграждения, устанавливаемые работодателями в индивидуальном порядке.

Источник

Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта

Кто такой секретарь?

Происходит этот термин от латинского «секрет», так называли доверенных лиц в Древнем Риме. И тогда, и позже (при царских дворах) это были исключительно мужчины, порой умудрявшиеся весьма ловко пробраться к власти.

Женский облик данная профессия обрела уже в конце Первой мировой войны, с появлением печатной машинки и возникновением такой должности, как секретарь-референт. В наши дни, с их развитыми технологиями, существуют даже виртуальные ассистенты-секретари. Так называют фирмы или частных лиц, предоставляющих онлайн-услуги по написанию электронных писем или приему звонков по телефону (переведенных) без физического присутствия секретаря в офисе.

Что же он делает?

Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Подведем итоги

При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.

Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.

Функции секретаря суда

Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:

Кроме того

В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:

Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги. Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.

Требования к секретарю суда

Что обязан делать секретарь школы?

Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.

Дополнительно

Пометка, которую содержит инструкция секретаря школы, гласит: в обязанности тому вменяется также выполнять дополнительные (прочие) поручения. Что это значит?

Расшифровывается это так: секретарь директора школы должен исполнять любые указания, кроме личных просьб. Это может быть, например, вызов для беседы ученика либо учителя, отправка почты, совершение денежного перевода, покупка нужного для школы инвентаря. Данный список практически неисчерпаем, т. е. обязанности секретаря в школе очень и очень обширны.

Если в школе не предусмотрена должность бухгалтера, ведение финансовых вопросов также бывает возложено на секретаря. В его задачу входит отправлять информацию о зарплате, заполнять табель, вносить требующиеся корректировки.

Помощь секретаря может потребоваться не только директору, но и любому посетителю приемной. К нему обращаются, чтобы распечатать текст, отксерокопировать документ и уточнить огромное число вопросов.

Если вы работаете секретарем-референтом генерального директора

Вы обязаны быть компетентны в вопросах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, перспектив его развития, организации документооборота и работы управления, владения компьютером и оргтехникой, перевода на иностранный язык производственной документации, служебной этики.

Функции и обязанности

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

И снова о правах

Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.

Имеет доступ к документам с грифом «Конфиденциально» и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.

Источник

Должностная инструкция секретаря-референта

1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

— Конституцией Российской Федерации;

— Гражданским кодексом Российской Федерации;

— Трудовым кодексом Российской Федерации;

— Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

— Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

— ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

— ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

— Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

— ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

— Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

— Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

— Единой государственной системой делопроизводства;

— Правилами и указаниями Росархива;

— Инструкцией по делопроизводству Общества;

— Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

— Приказами, распоряжениями руководства Общества;

— Настоящей должностной инструкцией.

1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

— прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

— подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

— контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

— контроль исполнения документов и поручений;

— организация работы приемной Генерального директора;

— документирование деятельности совещательных органов Общества;

— разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

— организация документов в делопроизводстве;

— организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19. ведет график работы водителей;

3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

— изменения структуры Общества;

— изменение технологии документационного обеспечения;

Источник