Чем занимается секретарь учебной части в колледже
Prom-Nadzor.ru
Вы здесь
Должностная инструкция секретаря учебной части
[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]
[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]
Должностная инструкция секретаря учебной части [наименование образовательной организации]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ, ФЗ от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Секретарь учебной части относится к учебно-вспомогательному персоналу и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].
1.2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее (полное) общее образование и стаж работы не менее [значение] лет.
1.3. На должность секретаря учебной части в соответствии с требованиям ст. 351.1 ТК РФ назначается лицо, не имеющее или не имевшее судимости, не подвергающееся или не подвергавшееся уголовному преследованию (за исключением лица, уголовное преследование в отношении которого прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности.
1.4. Секретарь учебной части должен знать:
— положения и инструкции по ведению делопроизводства;
— руководящий состав организации и ее подразделений;
— правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь учебной части назначается на должность и освобождается от нее приказом [наименование должности руководителя].
2. Должностные обязанности
Секретарь учебной части:
2.1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии.
2.2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
2.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся.
2.4. Ведет учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
2.5. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
2.6. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
2.7. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
2.8. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательной организации.
2.9. [Другие должностные обязанности].
3. Права
Секретарь учебной части имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
3.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы, предлагать варианты устранения имеющихся недостатков.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. [Другие должностные обязанности].
4. Ответственность
Секретарь учебной части несет ответственность:
4.1. За нарушение Устава образовательной организации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]
Должностная инструкция Секретаря учебной части (диспетчера)
И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
автономное образовательное учреждение
«Казанский (Приволжский) федеральный университет»
«___» ______________ 20____ г.
Секретаря учебной части (диспетчера)
ФГАОУВПО «Казанский (Приволжский) федеральный университет»
подпись инициалы, фамилия
1. Секретарь учебной части (диспетчер) относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря учебной части (диспетчера) назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование__________________________________________________________
(без предъявления требований к стажу работы; стаж работы не менее 3 лет)
или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
3. Принятие на должность секретаря учебной части (диспетчера) и увольнение производится приказом ректора КФУ по представлению ____________________________________________________________________.
(наименование должности руководителя)
4. Секретарь учебной части (диспетчер) должен знать:
4.2. Правила внутреннего распорядка КФУ;
4.3. документы, регламентирующие организацию учебного процесса;
4.4. основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
4.5. организацию делопроизводства;
4.6. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в университете;
4.8. основы работы с офисными программами;
4.11. структуру университета и его подразделений;
4.13. порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
5. Секретарь учебной части (диспетчер) непосредственно подчиняется ____________________________________________________________________. (наименование должности руководителя)
6. На время отсутствия секретаря учебной части (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо в соответствии трудовым договором (дополнительным соглашением к трудовому договору).
Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Секретарь учебной части (диспетчер):
1. Оформляет личные дела принятых на обучение в университет.
2. Оформляет журналы успеваемости, студенческие билеты и зачетные книжки обучающихся.
3. Ведет алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
4. Готовит журналы учебных занятий, представления в приказ.
6. Оформляет сдачу в архив документов подразделения согласно номенклатуре дел.
7. Регистрирует и выдает справки об учебе для представления по месту требования и другие справки установленного образца.
8. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представленных на подпись руководителю.
9. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
10. Подготавливает и сдает в архив университета документальные материалы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
12. Выполняет приказы и распоряжения ректора КФУ, Правила внутреннего распорядка КФУ, другие локальные акты КФУ, распоряжения
____________________________________________________________________. (наименование должности руководителя)
Секретарь учебной части (диспетчер) вправе:
1. Знакомиться с проектами решений и решениями руководства КФУ, касающихся его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности отдела (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя у руководителей других подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя).
6. Требовать от руководства КФУ, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Секретарь учебной части (диспетчер) несет ответственность:
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
(должность руководителя) (Ф. И.О. руководителя)
Начальник Управления кадров
Юридический отдел ___________(Ф. И.О.)
С инструкцией ознакомлен(а): (Ф. И.О. работника)
Документационное обеспечение деятельности учебного управления колледжа
Автор: Л.Р. Фионова, А.Н. Макеева
Л.Р. Фионова, А.Н. Макеева, Пензенский гос. университет
Структура колледжа управления и промышленных технологий
Обязанности секретаря
Документы, регламентирующие работу секретаря
Функции и задачи секретаря, решаемые в течение дня
Способы доставки документов
Фотография рабочего дня
рисунки, схемы, диаграммы представлены в печатной версии журнала Делопроизводство
Пензенский колледж управления и промышленных технологий им Е.Б. Басулина является государственным образовательным учреждением среднего профессионального образования, которое находится в ведении Федерального агентства по образованию, являющегося его учредителем.
За свою 75-летнюю историю образовательным учреждением было подготовлено свыше 20 тысяч специалистов технического и экономико-управленческого профилей, которые трудятся во многих отраслях производственной и социальной сферы, являются ведущими специалистами предприятий, организаций и учреждений Пензенской области.
Сегодня колледж управления – это один из самых крупных многопрофильных колледжей региона, успешно решающий задачи поэтапной подготовки специалистов различного уровня квалификации.
Непосредственное управление деятельностью колледжа, как видно из структуры колледжа представленной на рисунке 1, осуществляет директор, прошедший соответствующую аттестацию. Директор назначается руководителем Федерального агентства по образованию.
Учебная часть (учебное управление) отвечает за подготовку специалистов по одной или нескольким специальностям. Как видно из рисунка 1, руководителем учебной части (УЧ) является заведующий учебной частью. Функции по документационному обеспечению деятельности учебной части возложены на секретаря.
У него двойное подчинение: заместителю директора по учебным вопросам, заведующему УЧ.
В своей деятельности секретарь УЧ руководствуется Уставом колледжа и должностной инструкцией. Устав необходим, прежде всего, потому, что он является основным внутренним нормативным документом. В уставе устанавливается структура колледжа, порядок принятия решений, указано кто имеет право подписи документов, наличие печати, хранение документов, а также освещен ряд других вопросов, с которыми сталкивается секретарь в своей работе.
В должностной инструкции секретаря УЧ (представлена на рисунках 2 и 3) закрепляются обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям.
При наличии должностной инструкции секретарь знает, что от него требуется и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.
Секретарь УЧ все распоряжения получает от заведующего УЧ. Секретарь УЧ – сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе всех текущих дел. Он фактически «опора» и доверенное лицо заведующего УЧ. Главная цель работы секретаря – максимально освободить заведующего УЧ от подготовительных стадий всех мероприятий, отдельных видов текущей организационной работы, освободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь УЧ хорошо знает распорядок дня руководителя, имеет четкое представление об его планах на ближайшую неделю, месяц. Его обязанность следить за выполнением этих планов, напоминать о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д. Секретарь является связующим звеном между заведующим УЧ и преподавателями.
На секретаря УЧ колледжа возлагаются следующие функции:
Таким образом, секретарь УЧ должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих.
Рассмотрим функции и задачи, решаемые в течение дня, а также документы, используемые в деятельности секретаря УЧ колледжа.
Рабочий день секретаря УЧ колледжа управления начинается в восемь часов утра. Первая задача, которая стоит перед секретарем – подготовка рабочего места.
После этого он намечает задачи на день. По прибытии руководителя на работу секретарь напоминает ему о намеченных на этот день мероприятиях, совещаниях (в том числе и плановых), планерках и т.д.
Работа с основными управленческими документами выполняется обычно в приемной директора колледжа секретарем директора. После обработки и регистрации документов они передаются в УЧ секретарю.
Кроме каналов обычной доставки документов в колледже используется локальная сеть. Процентное соотношение способов доставки документов представленное в виде диаграммы на рисунке 4.
Мы видим, что обычная доставка составляет 90%, а доставка по локальной сети – 10%.
В обязанности секретаря УЧ входит: подготовка расписания экзаменов, экзаменационных ведомостей, оформление книжек успеваемости, студенческих билетов обучающихся, оформление журналов учебных занятий, списков студентов, заполнение форм № 2 и № 3.
При работе с журналами учебных занятий секретарь руководствуется Указаниями о ведении журнала учебных занятий в средних специальных учебных заведениях. В данном документе прописан порядок оформления журнала, ведения в нем записей, включение в списки и исключение учащихся из списков журнала и т.д. (рисунок 5).
При оформлении зачетных книжек секретарь руководствуется Инструкцией о порядке заполнения и хранения зачетной книжки студента среднего специального учебного заведения. Инструкция определяет порядок оформления, выдачи, заполнения и хранения зачетных книжек. Она приведена на рисунке 6.
Расписание экзаменов секретарь готовит в двух экземплярах, подписывает у заведующего УЧ и утверждает у директора колледжа. Пример оформления расписания экзаменов приведен на рисунке 7.
Два раза в учебном году (зимняя и летняя сессии) на каждую учебную группу оформляются экзаменационные ведомости. Ведомости оформляются за две недели до начала экзаменационной сессии в трех экземплярах. Начало сессии определяется «Графиком учебного процесса».
Пример оформления экзаменационной ведомости представлен на рисунке 8.
Каждый месяц заполняется ведомость учета часов учебной работы преподавателя (форма № 2). Форма заполняется на основании «выданных» часов нагрузки преподавателям. Оформляется в одном экземпляре, подписывается заместителем директора по учебной работе, зав. УЧ и секретарем УЧ. Пример формы № 2 приведен на рисунке 9. На основании формы № 2 заполняется ведомость учета часов преподавателей.
Ведомость заполняется в двух экземплярах, подписывается: директором по УР, зав. учебной частью и секретарем. Один экземпляр ведомости остается в учебной части, а второй передается в бухгалтерию (рисунок 10).
В конце учебного года секретарем оформляется Форма № 3 «Учет часов учебной работы за весь учебный год».
Данная форма заполняется на каждого преподавателя в двух экземплярах: один остается в УЧ, второй – в бухгалтерии. Подписывается заместителем директора по учебной работе, заведующим УЧ и секретарем. Форма № 3 представлена на рисунке 11.
В обязанности секретаря УЧ входит оформление студенческих билетов и книжек успеваемости учащихся. Студенческий билет и книжка успеваемости (зачетная книжка) являются основными документами учащегося.
Зачетная книжка студента выдается вновь принятым студентам в течение первого семестра обучения.
Книжка успеваемости студента оформляется следующим образом: на титульном листе указывается наименование учебного заведения; номер зачетной книжки; фамилия, имя, отчество студента; специальность; форма обучения; дата и номер приказа о зачислении; подпись директора колледжа; дата выдачи книжки; гербовая печать. Следующие страницы (результаты промежуточной аттестации) зачетной книжки заполняются преподавателями изучаемых дисциплин.
Все записи в зачетной книжке производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета. Подчистки, помарки, исправления, не заверенные в установленном порядке, в зачетной книжке не допускаются.
Выдача дубликатов зачетной книжки производится только по распоряжению руководителя образовательного учреждения или его заместителя по учебной работе. На третьей странице дубликата книжки делается надпись «дубликат». Все данные об успеваемости студента за весь период обучения до момента выдачи ему дубликата вносятся в дубликат книжки на основании подлинных экзаменационных и семестровых ведомостей, хранящихся в учебной части.
Зачетная книжка, сдаваемая студентом в связи с окончанием полного курса или выбытием из образовательного учреждения, хранится в образовательном учреждении в личном деле студента.
Форма зачетной книжки студента образовательного учреждения среднего профессионального образования утверждена приказом Минобразования России от 24 января 2002 г. № 4571 (рисунок12).
В студенческом билете учащегося указывается наименование учебного заведения; номер билета; фамилия, имя, отчество студента; специальность; форма обучения (очная, заочная); дата выдачи билета; подпись директора колледжа, заверенная гербовой печатью (рисунок 13).
Данные документы регистрируются в журнале регистрации. Журнал состоит из следующих граф: номер по порядку; дата и номер приказа; фамилия, имя, отчество; группа; подпись студента. В графе «номер по порядку» ставится пятизначный порядковый номер, который является номером студенческого билета и зачетной книжки (студенческий билет и зачетная книжка учащегося регистрируются под одним номером).
Чем занимается секретарь учебной части в колледже
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря учебной части
1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26 августа 2010г. № 761н. «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования»
1.2. Секретарь учебной части относится к учебно-вспомогательному персоналу.
1.3. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря учебной части.
1.4. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Секретарь учебной части назначается и освобождается от должности приказом директора техникума.
1.6. Секретарь учебной части должен знать:
— законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;
— государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— положения и инструкции по ведению делопроизводства;
— структуру техникума, его кадрового состава;
— правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
— правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
— технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
правила деловой переписки;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;
основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— правила внутреннего трудового распорядка техникума;
— правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.7. Секретарь ученой части в своей работе руководствуется:
— Уставом, приказами и указаниями директора техникума;
— основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;
— инструкцией по делопроизводству;
— правилами внутреннего трудового распорядка техникума;
— настоящей должностной инструкцией.
2.1. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся.
2.2. Выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
2.3. Оформление личных дел обучаюшихся, студенческих билетов, книжек успеваемости.
2.4. Участие в организации промежуточной и государственных итоговой аттестации.
2.5. Ведение книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитной книги обучающихся.
2.6. Участие в работе приемной комиссии.
Секретарь учебной части исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.
3.2. Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся.
3.3. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
3.4. Оформляет личные дела принятых на обучение обучающихся и протоколы приемной комиссии техникума.
3.5. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
3.6. Участвует в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.
3.7. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
3.8. Участвует в работе приемной комиссии техникума.
3.9. Готовит приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
3.10. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
3.11. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
3.12. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, отделом кадров, бухгалтерской службой техникума.
3.13. Исполняет другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.
Секретарь учебной части имеет право:
4.1.Получать от специалистов структурных подразделений техникума информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4.2.Представлять на рассмотрение непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства техникума и учебной части.
4.3.Требовать от руководителей оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
5. Ответственность
Секретарь учебной части несет ответственность:
5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных – в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения – в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.
6.Взаимодействия
Секретарь учебной части:
6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.
6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласует с руководителем структурного подразделения ДОУ, который утверждает директор техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.
6.3. Получает от руководителя структурного подразделения ДОУ техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.
6.5. Взаимодействует с учебной частью, отделом кадров, бухгалтерией.