Чем занимается секретарь учебной части
Prom-Nadzor.ru
Вы здесь
Должностная инструкция секретаря учебной части
[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]
[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]
Должностная инструкция секретаря учебной части [наименование образовательной организации]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ, ФЗ от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Секретарь учебной части относится к учебно-вспомогательному персоналу и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].
1.2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее (полное) общее образование и стаж работы не менее [значение] лет.
1.3. На должность секретаря учебной части в соответствии с требованиям ст. 351.1 ТК РФ назначается лицо, не имеющее или не имевшее судимости, не подвергающееся или не подвергавшееся уголовному преследованию (за исключением лица, уголовное преследование в отношении которого прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности.
1.4. Секретарь учебной части должен знать:
— положения и инструкции по ведению делопроизводства;
— руководящий состав организации и ее подразделений;
— правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь учебной части назначается на должность и освобождается от нее приказом [наименование должности руководителя].
2. Должностные обязанности
Секретарь учебной части:
2.1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии.
2.2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
2.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся.
2.4. Ведет учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
2.5. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
2.6. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
2.7. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
2.8. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательной организации.
2.9. [Другие должностные обязанности].
3. Права
Секретарь учебной части имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
3.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы, предлагать варианты устранения имеющихся недостатков.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. [Другие должностные обязанности].
4. Ответственность
Секретарь учебной части несет ответственность:
4.1. За нарушение Устава образовательной организации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]
Секретарь секретарю рознь. Вся правда о работе секретарем учебной части в школе от жительницы Подмосковья
Очень часто женщины после декретного отпуска решают поменять место работы — хочется и уставать поменьше, чтобы оставались силы на общение с ребенком, и устроиться официально, чтобы иметь оплачиваемые больничные и отпуска. И тут приходит мысль, что работа секретарем — это как раз то, что нужно. Главное — учесть, что работа секретаря в офисе или на каком-либо предприятии сильно отличается от обязанностей секретарей, работающих в различных учебных заведениях.
Трудоустройство после декретного отпуска
Всю свою жизнь я прожила в Подмосковье. После выхода из декретного отпуска передо мной встал вопрос: в какой отрасли мне искать работу? Ведь после столь значительного перерыва хотелось не просто вернуться в строй, но найти работу по душе. За плечами был значительный опыт в сфере взаимодействия со СМИ, годы работы в должности менеджера по продажам.
По истечении недолгого времени я наконец-то определилась со сферой, в которой могу себя реализовать. Это была административная деятельность.
Разместив свое резюме на нескольких крупных банках вакансий Москвы и Московской области, я с нетерпением ждала приглашения на интересную для меня работу. Откликов было множество. Большинство я отклоняла из-за удаленности от дома, маленькой заработной платы или других, не устроивших меня условий.
Сложный выбор
В результате на горизонте появились две вакансии, которые меня заинтересовали:
Обе должности подразумевали работу в моем родном городе, что для меня являлось явным преимуществом.
Кабинет секретаря учебной части в школе.
Вакансия секретаря меня изначально привлекла больше, однако смущала небольшая зарплата: оклад — на руки 20 700 руб., с премиальными — порядка 25 000 руб.
А вот должность микродиректора хоть и была мне в новинку, но сулила неплохие перспективы. Сложность заключалась в том, что от меня требовались не только качества руководителя, хорошего управленца, но и консультанта, технического специалиста, который должен знать все особенности и специфику кассовой аппаратуры.
Так сложилось, что собеседование в обе организации я прошла в один день, и заочно мне уже дали положительный ответ как на должность секретаря, так и микродиректора.
Сомнения были, но я все же отдала предпочтение работе в школе.
Секретарь учебной части в школе
В мои обязанности, согласно описанию вакансии, входило взаимодействие с преподавателями и выполнение распоряжений директора.
Обязанности
Звучало это изначально несложно и не так обременительно, а вот на практике оказалось, что спектр моих обязанностей не просто шире — он безграничный:
Как и во всех муниципальных организациях есть вышестоящие, которые практически ежедневно «дергают» за ниточки, давая поручения. Так я столкнулась с отчетностью: аналитической, ежеквартальной, годовой и разовой, которой было больше всего.
Стопка текучки ежедневно росла.
Во всей этой суматохе порой не хватало времени заняться возложенным на меня кадровым делопроизводством. Стопка текучки ежедневно росла. Со временем просьбы преподавателей превратились в дополнительные функции, которые мне также пришлось выполнять.
Как ответственный сотрудник, я крутилась словно белка в колесе, чтобы все успеть, но, к сожалению, многое успевать не получалось.
Прием детей на обучение
К концу учебного года мне было поручено осуществлять прием детей на обучение. В мои функции секретаря приемной комиссии входило прием заявлений и других документов на обучение, составление графиков экзаменов, протоколов, списков и других документов. Было определено время приема, в которое я должна была осуществлять прием родителей. Все это осложняло выполнение других обязанностей, с которыми я должна была справляться в более краткие сроки.
Через год в нашу школу взяли на работу инструктора-методиста, который осуществлял набор детей на обучение уже посредством подачи электронных заявлений через портал государственных муниципальных услуг Московской области. С переходом на автоматизированную электронную систему процесс приема детей стал проще, и для меня это было ощутимо — часть «груза» с себя я скинула.
Но это не означало, что круг моих обязанностей уменьшился. Без моего участия не обходилось ни одно мероприятие.
Я присутствовала на совещаниях, педагогических советах, родительских собраниях, вела протоколы, готовила административные и организационно-распорядительные документы.
В значительной степени напряженность работы сглаживал замечательный коллектив.
Коллектив на работе решает всё
В значительной степени напряженность работы сглаживал замечательный коллектив. Люди, с которыми мне пришлось работать, были творческие, интеллигентные. Несмотря на суматоху образовательного процесса, коллеги всегда вели себя адекватно и культурно. Было отрадно наблюдать, как дети привязывались к преподавателям и на выпускном не отходили от своих наставников.
Из чего можно сделать вывод, что несмотря на все минусы работы, недочеты и даже претензии, атмосфера в коллективе играет значительную роль для каждого сотрудника.
Думаю, что хороший коллектив может сгладить ошибки, которые допускает каждый из работников.
Должностная инструкция Секретаря учебной части (диспетчера)
И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
автономное образовательное учреждение
«Казанский (Приволжский) федеральный университет»
«___» ______________ 20____ г.
Секретаря учебной части (диспетчера)
ФГАОУВПО «Казанский (Приволжский) федеральный университет»
подпись инициалы, фамилия
1. Секретарь учебной части (диспетчер) относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря учебной части (диспетчера) назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование__________________________________________________________
(без предъявления требований к стажу работы; стаж работы не менее 3 лет)
или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
3. Принятие на должность секретаря учебной части (диспетчера) и увольнение производится приказом ректора КФУ по представлению ____________________________________________________________________.
(наименование должности руководителя)
4. Секретарь учебной части (диспетчер) должен знать:
4.2. Правила внутреннего распорядка КФУ;
4.3. документы, регламентирующие организацию учебного процесса;
4.4. основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
4.5. организацию делопроизводства;
4.6. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в университете;
4.8. основы работы с офисными программами;
4.11. структуру университета и его подразделений;
4.13. порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
5. Секретарь учебной части (диспетчер) непосредственно подчиняется ____________________________________________________________________. (наименование должности руководителя)
6. На время отсутствия секретаря учебной части (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо в соответствии трудовым договором (дополнительным соглашением к трудовому договору).
Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Секретарь учебной части (диспетчер):
1. Оформляет личные дела принятых на обучение в университет.
2. Оформляет журналы успеваемости, студенческие билеты и зачетные книжки обучающихся.
3. Ведет алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
4. Готовит журналы учебных занятий, представления в приказ.
6. Оформляет сдачу в архив документов подразделения согласно номенклатуре дел.
7. Регистрирует и выдает справки об учебе для представления по месту требования и другие справки установленного образца.
8. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представленных на подпись руководителю.
9. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
10. Подготавливает и сдает в архив университета документальные материалы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
12. Выполняет приказы и распоряжения ректора КФУ, Правила внутреннего распорядка КФУ, другие локальные акты КФУ, распоряжения
____________________________________________________________________. (наименование должности руководителя)
Секретарь учебной части (диспетчер) вправе:
1. Знакомиться с проектами решений и решениями руководства КФУ, касающихся его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности отдела (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя у руководителей других подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя).
6. Требовать от руководства КФУ, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Секретарь учебной части (диспетчер) несет ответственность:
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
(должность руководителя) (Ф. И.О. руководителя)
Начальник Управления кадров
Юридический отдел ___________(Ф. И.О.)
С инструкцией ознакомлен(а): (Ф. И.О. работника)
Должностная инструкция секретаря учебной части (диспетчера)
I. Общие положения
1. Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее
(полное) общее образование
(без предъявления требований к стажу работы;
или среднее профессиональное
стаж работы не менее 3 лет)
(без предъявления требований к стажу работы; стаж работы
или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность секретаря учебной части и освобождение от нее
производится приказом директора учреждения по представлению
4. Секретарь учебной части должен знать:
4.1. Положения и инструкции по ведению делопроизводства.
4.2. Руководящий состав учреждения и его подразделений.
4.3. Правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов.
4.4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.5. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.6. Правила внутреннего распорядка.
4.7. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Секретарь учебной части подчиняется непосредственного
(директору учреждения; иному должностному лицу)
6. На время отсутствия секретаря учебной части (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора учреждения.
II. Должностные обязанности
Секретарь учебной части:
1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения.
2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
4. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
5. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
7. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательного учреждения.
III. Права
Секретарь учебной части вправе:
1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающихся его деятельности.
2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности работников учреждения; варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков.
3. Запрашивать лично или по поручению руководства учреждения от структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность
Секретарь учебной части несет ответственность:
Охрана Труда
Должностная инструкция секретаря учебной части
Должностная инструкция секретаря учебной части
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря учебной части.
1.2 Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей.
1.3 Секретарь учебной части назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя образовательного учреждения.
1.4 Взаимоотношения по должности:
Руководителю образовательного учреждения
Лицо, назначенное в установленном порядке
высшее профессиональное образование
Положения и инструкции по ведению делопроизводства.
Руководящий состав учреждения и его подразделений.
Правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов.
Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Правила внутреннего распорядка.
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
работы по специальности
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав образовательного учреждения, Приказы и распоряжения директора образовательного учреждения; Положение о учебной части, Должностная инструкция секретаря учебной части, Правила внутреннего трудового распорядка.
Секретарь учебной части:
4.1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения.
4.2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
4.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
4.4. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
4.5. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
4.6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
4.7. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательного учреждения.
Секретарь учебной части вправе:
5.1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающихся его деятельности.
5.2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности работников учреждения; варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков.
5.3. Запрашивать лично или по поручению руководства учреждения от структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5.5. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
Секретарь учебной части несет ответственность:
7.1. Режим работы секретаря учебной части определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
Условия оплаты труда секретаря учебной части определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.
9 Заключительные положения
9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Образовательного учреждения, другой — у работника.
9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора образовательного учреждения.