Чем занимается секретарь факультета
Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря
Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.
Общие обязанности
Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:
Требования к знаниям
Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:
Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.
Обязанности помощника руководителя
Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:
Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.
Права секретаря
Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.
Требования к деятельности делопроизводителя
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:
Требования к деятельности судебного секретаря
Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.
Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:
Общие сведения
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.
Должностная инструкция СМК-ДИ 22.03-08 «Секретарь деканата»
2. Общие положения
— добросовестное выполнение своих обязанностей;
— личностные качества (ответственность, доброжелательность, отзывчивость, исполнительность, тактичность и др.).
В своей деятельности секретарь деканата руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:
– приказы, распоряжения Министерства образования РФ, руководства МаГУ;
– документы системы менеджмента качества: политика руководства в области качества, руководство по качеству; документированные процедуры системы менеджмента качества (СМК), относящиеся к социальному факультету, Положением о структурном подразделении ПСП 22 – 08 «Социальный факультет», в том числе настоящими Должностными инструкциями;
– инструкции университета в области охраны труда (ОТ) и пожарной безопасности (ПБ);
– правилами внутреннего распорядка;
– коллективный договор между профсоюзной организацией и администрацией МаГУ;
— Государственный стандарт РФ «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». – Москва: ИПК Издательство стандартов, 2003;
— Инструкция по делопроизводству в Магнитогорском государственном университете, утвержденная приказом ректора от 1.09.2002.
— Дополнения и изменения к инструкции по делопроизводству в Магнитогорском государственном университете, утвержденные приказом ректора от № от 01.01.2001.
3. Должностные обязанности
2.1. Секретарь деканата имеет следующие должностные обязанности:
– ведение делопроизводства и обеспечение сохранности всех документов;
– выполнение печатной работы по деканату и факультету;
– хранение приказов, распоряжений, другой документации, входящей и исходящей корреспонденции;
– ведение и оформление протоколов заседаний совета факультета;
– сдача в архив документов, подлежащих хранению;
– оформление студенческих билетов, зачетных книжек студентов дневного отделения;
– контроль за трудовой дисциплиной студентов и правильностью ведения старостами журналов учета посещаемости студентов, составление сводных цифровых данных по посещаемости студентами занятий;
– контроль за движением контингента студентов (обработка приказов и учет студентов);
– участие в организации установочных и экзаменационных сессий;
– контроль за содержанием и оформлением факультетских доски и стенда с расписанием занятий;
– работа в приемной комиссии университета в качестве технического секретаря по социальному факультету (и выполнение всех видов работ технического секретаря приемной комиссии) (по приказу);
– консультирование абитуриентов, студентов по всем вопросам деятельности факультета;
– выполнение разовых поручений декана и зам. декана.
2.2. Секретарь деканата исполняет следующие обязанности в области качества:
— обеспечение выполнения Политики и Целей МаГУ в области качества в рамках своей деятельности;
— соблюдение требований системы менеджмента качества МаГУ, предъявляемых к деятельности подразделения;
— ведение записей по качеству в рамках своих должностных обязанностей.
– в связи с производственной необходимостью в «Должностную инструкцию секретаря социального факультета» могут быть внесены изменения в процессе работы;
– во время отсутствия лаборантов кафедры социальной педагогики и кафедры теории и методики социальной работы секретарь деканата может совмещать свои обязанности с обязанностями лаборантов указанных кафедр (по распоряжению декана).
4. Права
Секретарь деканата имеет право :
· участвовать в обсуждении и решении вопросов, касающихся организации деятельности на своем рабочем месте ;
· обращаться к декану социального факультета с предложениями по совершенствованию деятельности на своем рабочем месте;
· участвовать в заседаниях Совета факультета и других рабочих совещаниях;
· обращаться за необходимой для работы деканата и факультета информацией в соответствующие службы университета;
· бесплатно пользоваться услугами библиотек, информационных фондов учебных и научных подразделений, а также услугами социально-бытовых, лечебных и других структурных подразделений;
· требовать от руководства социального факультета и других административно-хозяйственных служб университета организационного и материально-технического обеспечения своей деятельности, а также оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
· обжаловать приказы и распоряжения руководства социального факультета и администрации университета в установленном законодательством порядке.
5. Ответственность
Секретарь деканата несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым, гражданским законодательством и в соответствии с внутренними нормативными документами за:
· несвоевременное и некачественное выполнение сотрудником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав;
· несоблюдение требований системы менеджмента качества МаГУ, предъявляемых к деятельности подразделения.
6. Взаимоотношения
5.1 Секретарь деканата получает:
– ежемесячно от проректора по учебной работе информацию по оформлению организационно-распорядительной и отчетной документации;
– ежегодно от инспектора отдела кадров информацию по оформлению бланков строгой отчетности и сопроводительной документации;
– в августе каждого учебного года из приемной комиссии информацию о поступивших на факультет;
– в течение учебного года из подразделений университета информацию об изменениях ведения делопроизводства на факультете и информацию, обеспечивающую должную работу факультета.
5.2 Секретарь деканата представляет следующую информацию:
– в отдел образовательной политики и менеджмента качества до 1 числа каждого месяца сводку движения контингента студентов;
– в архив университета до 15 сентября личные дела студентов, закончивших обучение;
– в архив университета до 30 сентября статистический отчет по успеваемости за зимнюю и летнюю сессии прошедшего учебного года;
– в архив университета до 30 сентября протоколы заседаний Совета факультета за прошедший учебный год;
– в архив университета до 30 сентября план-отчет о работе факультета за прошедший учебный год;
– декану, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на дневном отделении, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на заочном отделении, в подразделения университета необходимую информацию по их требованию.
5.3 Секретарь деканата вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией со следующими должностными лицами: декан социального факультета, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на дневном отделении, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на заочном отделении, зав. факультетскими кафедрами (кафедра социальной педагогики и кафедра теории и методики социальной работы), председателем и секретарем приемной комиссии, зав. канцелярией университета, методистами отдела образовательной политики и мониторинга качества образования, начальником и методистом организационно-методического отдела, помощником проректора по учебной работе, методистом заочного отделения, бухгалтерами, зав. архивом.
5.4 Секретарь деканата согласовывает проекты подготавливаемых документов или совместно подготавливает документы с проректором по учебной работе, проректором по учебной работе отделения заочного обучения, проректором по непрерывному образованию и маркетингу, проректором по социальным вопросам, начальником отдела кадров университета, инспектором отдела кадров по студентам, деканом, бухгалтером, председателем профкома преподавателей и сотрудников, председателем профкома студентов и аспирантов, юристом.
5.5 Секретарь деканата взаимодействует с инспектором военно-учетного стола, зав. здравпунктом, начальником и инженерами ИВЦ, начальником и методистами отдела учебных и производственных практик, материальным отделом бухгалтерии университета, специалистами административно-хозяйственной части по текущим вопросам обеспечения работы факультета.
7. Лист согласования
Секретарь
Секретарь – человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Кстати, в 2021 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.
Краткое описание
Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.
Особенности профессии
Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.
Первая группа – секретарь в приемной. Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.
Также существую секретари-референты, на которых возлагается больший круг обязанностей:
Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.
Должностная инструкция ученого секретаря совета факультета
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции ученого секретаря совета факультета, образец 2022 года. Должностная инструкция ученого секретаря совета факультета должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности ученого секретаря совета факультета, права ученого секретаря совета факультета, ответственность ученого секретаря совета факультета.
Должностная инструкция ученого секретаря совета факультета относится к разделу «Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования«.
В должностной инструкции ученого секретаря совета факультета должны быть отражены следующие пункты:
Должностные обязанности ученого секретаря совета факультета
1) Должностные обязанности. Осуществляет подготовку планов работы диссертационного совета факультета (института). Контролирует выполнение принятых диссертационным советом факультета (института) решений. Обеспечивает организационную и техническую подготовку заседаний диссертационного совета факультета (института). Ведет документацию диссертационного совета факультета (института), подготавливает на соискателей ученых званий представления, протоколы заседаний и решений диссертационного совета факультета (института), проекты приказов образовательного учреждения, аттестационные дела. Подготавливает представления на работников к государственным и отраслевым наградам, претендентов к участию в конкурсе на замещение должностей профессорско-преподавательского состава и научных работников. Подготавливает представления аспирантов к именным стипендиям, оформляет необходимые протоколы заседаний, решений совета факультета (института), проекты приказов руководителя образовательного учреждения для дальнейшего представления их в ученый совет образовательного учреждения.
Ученый секретарь совета факультета должен знать
2) Ученый секретарь совета факультета при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам образования и подготовки научно-педагогических и научных кадров; приоритетные направления развития образовательной системы Российской Федерации; основы гражданского, административного, трудового, бюджетного, хозяйственного законодательства; локальные нормативные акты образовательного учреждения; основные сведения о развитии образования в зарубежных странах; порядок и условия проведения конкурса на замещение должностей профессорско-преподавательского состава и научных работников; требования к работе на персональных компьютерах, иных электронно-цифровых устройствах; организацию делопроизводства, порядок оформления документации диссертационного совета факультета (института), образовательного учреждения; правила и порядок оформления диссертационных работ и рефератов, представления аспирантов к государственным и именным стипендиям; основные методы поиска, сбора, хранения, обработки, распространения информации, необходимой для осуществления научно-исследовательской деятельности; механизмы оформления прав интеллектуальной собственности; правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования к квалификации ученого секретаря совета факультета
3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 5 лет.
Наименование должности: «секретарь деканата социального факультета»
2. Общие положения
2.1. Наименование должности: «секретарь деканата социального факультета».
2.2. Секретарь является техническим работником деканата и подчиняется декану, заместителю декана по учебно-воспитательной и научной работе на дневном отделении, заместителю декана по учебно-воспитательной и научной работе на заочном отделении.
2.3. Секретарь деканата назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом ректора по представлению декана. На время отсутствия секретаря деканата (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет старший лаборант кафедры теории и методики социальной работы или лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное исполнение возложенных на него обязанностей.
2.4. Квалификационные требования:
— добросовестное выполнение своих обязанностей;
— личностные качества (ответственность, доброжелательность, отзывчивость, исполнительность, тактичность и др.).
2.5. Документация
В своей деятельности секретарь деканата руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:
– приказы, распоряжения Министерства образования РФ, руководства МаГУ;
– документы системы менеджмента качества: политика руководства в области качества, руководство по качеству; документированные процедуры системы менеджмента качества (СМК), относящиеся к социальному факультету, Положением о структурном подразделении ПСП 22 – 08 «Социальный факультет», в том числе настоящими Должностными инструкциями;
– инструкции университета в области охраны труда (ОТ) и пожарной безопасности (ПБ);
– правилами внутреннего распорядка;
– коллективный договор между профсоюзной организацией и администрацией МаГУ;
— Государственный стандарт РФ «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». – Москва: ИПК Издательство стандартов, 2003;
— Инструкция по делопроизводству в Магнитогорском государственном университете, утвержденная приказом ректора от 1.09.2002.
— Дополнения и изменения к инструкции по делопроизводству в Магнитогорском государственном университете, утвержденные приказом ректора от № от 01.01.2001.
3. Должностные обязанности
2.1. Секретарь деканата имеет следующие должностные обязанности:
– ведение делопроизводства и обеспечение сохранности всех документов;
– выполнение печатной работы по деканату и факультету;
– хранение приказов, распоряжений, другой документации, входящей и исходящей корреспонденции;
– ведение и оформление протоколов заседаний совета факультета;
– сдача в архив документов, подлежащих хранению;
– оформление студенческих билетов, зачетных книжек студентов дневного отделения;
– контроль за трудовой дисциплиной студентов и правильностью ведения старостами журналов учета посещаемости студентов, составление сводных цифровых данных по посещаемости студентами занятий;
– контроль за движением контингента студентов (обработка приказов и учет студентов);
– участие в организации установочных и экзаменационных сессий;
– контроль за содержанием и оформлением факультетских доски и стенда с расписанием занятий;
– работа в приемной комиссии университета в качестве технического секретаря по социальному факультету (и выполнение всех видов работ технического секретаря приемной комиссии) (по приказу);
– консультирование абитуриентов, студентов по всем вопросам деятельности факультета;
– выполнение разовых поручений декана и зам. декана.
2.2. Секретарь деканата исполняет следующие обязанности в области качества:
— обеспечение выполнения Политики и Целей МаГУ в области качества в рамках своей деятельности;
— соблюдение требований системы менеджмента качества МаГУ, предъявляемых к деятельности подразделения;
— ведение записей по качеству в рамках своих должностных обязанностей.
– в связи с производственной необходимостью в «Должностную инструкцию секретаря социального факультета» могут быть внесены изменения в процессе работы;
– во время отсутствия лаборантов кафедры социальной педагогики и кафедры теории и методики социальной работы секретарь деканата может совмещать свои обязанности с обязанностями лаборантов указанных кафедр (по распоряжению декана).
4. Права
Секретарь деканата имеет право:
· участвовать в обсуждении и решении вопросов, касающихся организации деятельности на своем рабочем месте;
· обращаться к декану социального факультета с предложениями по совершенствованию деятельности на своем рабочем месте;
· участвовать в заседаниях Совета факультета и других рабочих совещаниях;
· обращаться за необходимой для работы деканата и факультета информацией в соответствующие службы университета;
· бесплатно пользоваться услугами библиотек, информационных фондов учебных и научных подразделений, а также услугами социально-бытовых, лечебных и других структурных подразделений;
· требовать от руководства социального факультета и других административно-хозяйственных служб университета организационного и материально-технического обеспечения своей деятельности, а также оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
· обжаловать приказы и распоряжения руководства социального факультета и администрации университета в установленном законодательством порядке.
5. Ответственность
Секретарь деканата несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым, гражданским законодательством и в соответствии с внутренними нормативными документами за:
· несвоевременное и некачественное выполнение сотрудником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав;
· несоблюдение требований системы менеджмента качества МаГУ, предъявляемых к деятельности подразделения.
6. Взаимоотношения
5.1 Секретарь деканата получает:
– ежемесячно от проректора по учебной работе информацию по оформлению организационно-распорядительной и отчетной документации;
– ежегодно от инспектора отдела кадров информацию по оформлению бланков строгой отчетности и сопроводительной документации;
– в августе каждого учебного года из приемной комиссии информацию о поступивших на факультет;
– в течение учебного года из подразделений университета информацию об изменениях ведения делопроизводства на факультете и информацию, обеспечивающую должную работу факультета.
5.2 Секретарь деканата представляет следующую информацию:
– в отдел образовательной политики и менеджмента качества до 1 числа каждого месяца сводку движения контингента студентов;
– в архив университета до 15 сентября личные дела студентов, закончивших обучение;
– в архив университета до 30 сентября статистический отчет по успеваемости за зимнюю и летнюю сессии прошедшего учебного года;
– в архив университета до 30 сентября протоколы заседаний Совета факультета за прошедший учебный год;
– в архив университета до 30 сентября план-отчет о работе факультета за прошедший учебный год;
– декану, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на дневном отделении, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на заочном отделении, в подразделения университета необходимую информацию по их требованию.
5.3 Секретарь деканата вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией со следующими должностными лицами: декан социального факультета, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на дневном отделении, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на заочном отделении, зав. факультетскими кафедрами (кафедра социальной педагогики и кафедра теории и методики социальной работы), председателем и секретарем приемной комиссии, зав. канцелярией университета, методистами отдела образовательной политики и мониторинга качества образования, начальником и методистом организационно-методического отдела, помощником проректора по учебной работе, методистом заочного отделения, бухгалтерами, зав. архивом.
5.4 Секретарь деканата согласовывает проекты подготавливаемых документов или совместно подготавливает документы с проректором по учебной работе, проректором по учебной работе отделения заочного обучения, проректором по непрерывному образованию и маркетингу, проректором по социальным вопросам, начальником отдела кадров университета, инспектором отдела кадров по студентам, деканом, бухгалтером, председателем профкома преподавателей и сотрудников, председателем профкома студентов и аспирантов, юристом.
5.5 Секретарь деканата взаимодействует с инспектором военно-учетного стола, зав. здравпунктом, начальником и инженерами ИВЦ, начальником и методистами отдела учебных и производственных практик, материальным отделом бухгалтерии университета, специалистами административно-хозяйственной части по текущим вопросам обеспечения работы факультета.