Чем занимались старшие подьячие в системе приказного делопроизводства

Московское государство

Сайт является сборником научных статей и книг по истории Московского государства в XV-XVII веках.

Приказное делопроизводство (Столбцовое делопроизводство)

Форма управления

В XV в. формируется единое Российское государство, где начинает складываться приказное делопроизводство.

Под царским руководством подданными управляла Боярская дума, состоявшая из знати. Местными управленцами являлись приказчики, дьяки, старосты, целовальники. Органами местного самоуправления были приказные, земские и губные избы.

В управлении применялся отраслевой подход. Каждой сферой деятельности занимался особый приказ по руководством приказного судьи. Ниже по чину были дьяки. В подчинении дьяков находились подьячие, делившиеся по стажу работы на старших, средних, молодых. Количество приказов точно не известно. По разным источникам оно составляло от 40 до 70.

Основную работу с документами проводили дьяки. Старшие подьячие управляли структурными отделами приказа, готовили черновики. Средние делали выписки, собирали информацию по необходимым вопросам, заведовали архивом. Младшие переписывали тексты набело.

Ведение столбцового делопроизводства

Изначально для документов использовался дорогой пергамент. Затем его вытеснила дешёвая отечественная бумага, изготавливаемая из тряпья. Чернила готовили из солей железа, которые демонстрировали высокую устойчивость и не были подвержены выцветанию. Записи выполнялись гусиными перьями. Для остроты их подтачивали ножом. Особенностью приказного делопроизводства было использование свитков.

Делопроизводство выполнялось в столбцовой форме. Документы образовывали свитки. Если бумаги не хватало, к нижней узкой части подклеивали следующий лист. На месте склейки дьяк ставил подпись так, что начальная часть попадала на один лист, завершающая — на другой. Эта мера затрудняла подмену листов при вклейке.

Ширина свитков составляла 15-17 см. Их заполняли с одной стороны. Вторая оставалась чистой. На ней могли быть сделаны пометки, резолюции. Здесь иногда указывали адрес. Весь свиток называли столбцом, что определило название такой формы документооборота.

Технически свитки при столбцовой форме делопроизводства могли быть длинными сборниками документов. Каждый элемент, входящий в него назывался поставом. Места склейки обозначались термином «сстав». Известны свитки длиной 300 м и больше. Например, длина свитка Соборного уложения от 1649 года достигала 309 м.

Документы различались по видам: грамоты, приговоры, приказы, наклады, челобитные, памяти, отписки. Внутри каждого вида применялось много разновидностей. Для единообразия оформления различных документов применялись формуляры — сочетание информационных элементов, носившее устойчивый характер, выполненных в нужной последовательности. При оформлении информационные элементы друг от друга не отделялись, а шли простым списком. В формуляре была зафиксирована только их очерёдность.

Использование свитков при столбцовой технике делопроизводства было неудобным. При разворачивании части отклеивались, бумага истиралась и постепенно приходила в негодность. Параллельно некоторые документы оформлялись в тетрадной форме.

Некоторые списки представляли собой совокупность документов, подклеенных по мере поступления. Такой порядок выглядел случайным. Когда столбец становился очень длинным, в нём часто было сложно разобраться.

В это время получила распространение скоропись округлые начертания букв, графические сокращения слов, вынесение букв и символов над строкой. Это затрудняло процесс чтения. Наряду с использованием свитком это делало использование такого документооборота всё менее удобным. В 1700 году Пётр I произвёл отмену столбцового делопроизводства.

Процедуры работы

Работа с каждым документом при приказном делопроизводстве выполнялась следующим образом:

Обычно основанием для рассмотрения было указание царя. Его также могли инициировать с помощью челобитной, жалобы или других обращений. В первом случае рассмотрения фактически не происходило — указания царя исполнялись немедленно.

Когда принимался на рассмотрение документ, дьяк отмечал дату, когда он поступил. Ставилась пометка «Выписать», означавшая необходимость начать подготовку к рассмотрению, предварительно собрать информацию.

При оформлении дел руководители не ставили свои подписи на документах. Для удостоверения важнейших из них применялись малая или большая государственная печать. Был особый приказ, ведавший их приложением.

Происходило разделение текущих дел, над которыми шла работа, и завершённых. Последние хранились в особых местах и составляли собой архивы. Использовалось составление описей, был организован учёт поступления документов. В XV-XVII веках система делопроизводства только складывалась и не носила систематического характера.

Только в конце этого периода начали появляться государственные акты, регламентирующие процедуры ведения делопроизводства и средства документирования.

Источник

Формирование системы приказного делопроизводства в XVI-XVII вв.

Период сXVI—XVIIвв. получил название «приказного де­лопроизводства» по названию первых государственных учреж­дений — приказов.

Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении нахо­дились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделяв­шиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и младших. Структурными подразделениями приказов были столы. Принцип принятия решений в прика­зах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызыва­ет споры в научной среде, которые начались еще вXIXв.

Процесс организации работы с документами в период при­казного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопро­изводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на докумен­те делали отметку о дате получения (обычно на оборотной сто­роне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резо­люцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячимдля переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостове­рялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответ­ственность подьячего за точное соответствие беловика чернови­ку, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправ­ляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качествеотпуска (копии ответа).

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение1649 г. имело длим около309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название столбец».

Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). Для учрежденийXVI—XVIIвв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради. Например, в приказах велись боярские книги, писцовые книги. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводстваXVI—XVIIвв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государст­венных учрежденийXVI—XVIIвв. осуществлялось в конкретных |видах и разновидностях документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчи­ненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской ду­мы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в госу­дарственные учреждения были челобитные.

Существовали также системы документации, в которых фик­сировались отдельные функции управления: военная, диплома­тическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Напри­мер, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамо­тами на проезд по территории государства и др.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных ви­дах документов можно проследить определенную последова­тельность в их расположения. Поэтому определить вид офици­ального документаXVI—XVIIвв, можно только после прочте­ния текста и выявления расположения реквизитов, а также на­личия устойчивых словесных формулировок.

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к по­явлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторыхвидов документов.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хране­ния документов. Появляется описание и учет документов. На­чинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о ви­дах документов, о развитии изобразительного документирова­ния — чертежах, картах. К описям документов уже вXVIIв. со­ставлялись для наведения справок о документах указатели, в ча­стности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных дьяков и подьячих составлением доку­ментов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и дру­гие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Собор­ным уложением1649 г.

2. Организация коллежского делопроизводства в XVIII в.

В результате активной преобразовательной деятельности ПетраIв началеXVIIIв. в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Существенное влияние на организацию делопроизводства в учрежденияхXVIIIв. оказал коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформ­лялись в соответствии с правилами принятые решения, регист­рировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, атакже печать коллегии.

Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил дейст­виями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подго­товка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он го­товил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на засе­дании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нота­риус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе ре­шениям коллегии секретарь готовил проекты документов или по­ручал их исполнение канцеляристам.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистра­ции документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана до­кументов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением доку­ментов.

Генеральный регламент установил сроки исполнения доку­ментов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справоч­ные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Кол­легия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою и лишению всего имения по силе дела или вины».

Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии арxивариусу.

После проведения губернской реформы в 1775 г., когда ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений.

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов.

ВXVIIIв. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно из­ложены в специальной статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные уч­реждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четвертиXVIIIв. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение.

Формуляр документа вXVIIIв. также претерпел значитель­ные изменения.

Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. Указ ПетраI 1700 г. предписал заменить их тетрадями.

Введение листовой формы документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты я, регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, регистрационные номера (исходящий и входящий).

Источник

Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.)

Период с XVI-XVII вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений — приказов.

Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в приказах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызывает споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. (Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в., ее привозили из Западной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй половине XVII в.) Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI—XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI—XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

Существовали также системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI—XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок.

Например, многие грамоты начинались с обозначения автора — царского титула, затем указывался адресат — конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста — «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления — «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула — «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о видах документов, о развитии изобразительного документирования — чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных дьяков и подьячих составлением документов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Источник

Приказное делопроизводство XV – XVII вв

Тема 1. История развития системы делопроизводства.

Делопроизводство в Древнерусском государстве.

Об организации делопроизводства на ранних стадиях развития Древнерусского государства можно судить лишь по сохранившимся письменным документам, а также по некоторым археологическим находкам. В частности, договоры киевских князей с Византией свидетельствуют о том, что уже в то время имелись традиции составления письменных завещаний и подорожных грамот для купе­ческих кораблей.

Известно, что с 978 г. в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы отбирались претенденты на должности «печатников» — хранителей княжеской печати и «металников» — судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов.

В киевский период развития Древнерусского государства по­явились разные виды документов, фиксирующие конкретные частноправовые отношения: грамоты, купчие, заемные, житийные записи.

Со временем обозначились места для наиболее безопасного хранения документов: центральные храмы в городах. Часто само хранение документов в храме при­давало им юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.

По мере накопления навыковв создании документовстали вы­рабатываться типовые формуляры, процедура подготовки документов, а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать их подделке в политических и лично-корыстных целях.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был пергамен, называемый в документах «хартией»; лучший пергамен привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдель­ный лист пергамена шириной около 15 см. Доку­мент имел форму столбца: один лист пергамена подклеивался к другому узкой стороной. Если документ терял ценность, пергамен счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места, и снова исполь­зовали для записи информации.

Приказное делопроизводство XV – XVII вв.

В деятельности приказов принципы коллегиального и единолич­ного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находилась в ведении приказных судей. Дьяки и подьячие занимались делопроизводством, они отправляли в при­каз челобитные, доклады, хранили дела и вели письмо­производство. Старшим подьячим и подьячим «средней руки» доверялась более сложная работа — подготовка решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подьячие не пользова­лись особым доверием — во многих царских указах подчерки­вается необходимость строго контролировать их работу. Подьячие, допускающие ошибки в официальных документах, подвергались стро­гому наказанию — их били батогами, лишали жалованья.

Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие, канцелярию и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные — в сундуках-ларях в тех же по­мещениях, в которых велись текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую пер­воначально привозили из западноевропейских стран. Со второй по­ловины XVII в. стали изготавливать отечественную бумагу из тряпья и чернила из солей железа и дубильных веществ. Благодаря сочета­нию железистых чернил и тряпичной бумаги текст был особенно стой­ким и почти не выцветал — документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты, приговоры, наказы, доклады, указы, отписки, памятки, челобитные. Грамоты — это царские указы, посылаемые из приказов на места бо­ярам, воеводам, приказным людям; отписки — документы, поступав­шие в приказы от воевод; приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал указы; приказы обменивались памятками; обращения граждан к цент­ральной власти оформлялись в виде челобитных.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизвод­стве состояла из следующих этапов:

· переда­ча его на рассмотрение;

· подготовка дела к «докладу»;

· рассмотрение и решение дела;

· оформление документа, содержащего решение.

Уложение 1646 г. и ряд указов, принятых позже, ввели нормы письменного оформления различных договоров, благодаря чему ус­тановилось внешнее единообразие деятельности приказов.

Итак, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформиро­вались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих адми­нистративных правил, систематизирующих организацию учрежде­ний и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводить­ся мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок докумен­тирования и составления частноправовых актов.

Источник