Формализованный ответ на требование налоговой что это такое
Новый порядок ответа на формализованные электронные требования ФНС по НДС
Формат основных требований по НДС теперь формализован ФНС. В xml вы получите требования:
— по контрольным соотношениям;
— по расхождениям с контрагентами;
— о не включенных в книгу продаж сведениях.
Ответ на требования налоговая запрашивает также в формализованном виде. Налоговая может прислать и другие требования, но их формат пока не формализован.
В течение 6-ти рабочих дней после отправки требования налоговой службой, нужно направить квитанцию о его получении. Ответить на требование нужно не позднее, чем через 5 рабочих дней после отправленной квитанции. Как отвечать на новые требования:
Расхождения с контрагентами. Информационная система налоговой инспекции автоматически сверяет данные счетов-фактур покупателей и продавцов. Если контрагент не найдется или обнаружатся расхождения в данных (например, в НДС), то ФНС запросит пояснения по расхождениям. Следует уточнить данные в оригиналах счетов-фактур, упомянутых в требовании:
— данные указаны без ошибок. Подтвердите их правильность – в СБИС это можно сделать, нажав на кнопку «исправлений не требуется». Дополнительно вы можете отправить сканы документов или их оригиналы в xml (инструкция по отправлению);
— ошибка в реквизитах счета-фактуры (дата, номер, ИНН, КПП или других). Внесите правку в ответе на требование (кроме суммы НДС);
— ошибка в сумме налога. Подайте уточненную декларацию.
Пояснение по сведениям, не включенным в книгу продаж. Требование поступит, если в книге продаж отсутствуют счета-фактуры, которые контрагент отразил в своей книге покупок.
— Если счет-фактура в декларации есть, но ее данные отличаются от данных покупателя. Счет-фактура попадает в таблицу, поясняющую расхождения. В таблице нужно указать номер, дату и ИНН контрагента, дополнительные сведения – по желанию;
— если данный счет-фактуру продавец покупателю не выставлял. Счет-фактура включается в таблицу с данными по неподтвержденным сделкам. В таблице нужно указать номер и дату счета-фактуры и ИНН покупателя;
— счет-фактура у продавца есть, но он не включил его в книгу продаж. В этом случае следует включить счет-фактуру в дополнительный лист книги продаж и отправить уточненную декларацию.
Требование о пояснениях по другим основаниям. Данный раздел формируется на основании информации из требования в pdf-формате либо на основании решения пользователя. Содержит текст пояснения в свободной форме (до 1000 символов).
При получении формализованного требования о пояснении к НДС, СБИС автоматически создает форму ответа: вам нужно лишь указать необходимые сведения. Наша подробная справка по ответам на требования всегда поможет, если у вас возникнут вопросы.
Формализованный ответ на требование налоговой по НДС – нюансы
Прежде всего, вышлите налоговикам квитанцию о приеме требования. Ее нужно направить по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня отправки требования, иначе вам заблокируют счет (п. 5.1 ст. 23, п. 3 ст. 76 НК РФ).
Могут ли за неотправку квитанции оштрафовать, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Затем проверьте правильность заполнения декларации, сверьте указанные в требовании записи со счетами-фактурами.
Если обнаружите ошибку и занижение НДС, обязательно подайте уточненку, а если занижения нет – пояснения. В последнем случае уточненная декларация необязательна, но налоговики рекомендуют тоже ее представить.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Пояснения по декларации по НДС (кроме пояснений по льготируемым операциям) подайте электронно по утвержденному формату, если декларацию вы должны подавать по ТКС. За подачу на бумаге вас оштрафуют.
Подробнее об этом и других нюансах подачи пояснений читайте в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Пояснения потребуются и в том случае, если ошибок вы не найдете. Такой порядок действий рекомендует ФНС (письма от 03.12.2018 № ЕД-4-15-23367@, от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395@).
В этих письмах Служба также поясняет, как узнать, что не понравилось налоговикам в декларации. Вместе с требованием вы получите соответствующий перечень операций, по которым установлены расхождения, где по каждой записи будет указан один из четырех кодов возможной ошибки:
Пример составления пояснений к декларации по НДС от КонсультантПлюс
Организация «Альфа» получила требование налоговой инспекции о представлении пояснений по декларации по НДС за IV квартал 2019 г. Требование получено в электронном виде по ТКС.
В приложении к требованию указан код ошибки «1» в разд. 8 декларации по операции покупки товаров у организации «Бета». Это значит, что инспекция нашла противоречия между данными книги покупок покупателя и сведениями из книги продаж продавца.
Бухгалтер организации «Альфа» сверил данные.
Посмотреть пример полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.
Итоги
Если налоговики прислали требование, прежде всего отправьте подтверждение получения. Затем проверьте декларацию и если ошибок нет, напишите пояснения. Пояснения на бумаге налоговики не примут и выставят штраф, т.к. они должны подаваться только в электронном виде по установленным форматам. За отправку электронных пояснений по телекоммуникационным каналам связи, но по неустановленному формату, тоже возможен штраф. Но его можно оспорить в досудебном порядке.
Как составить ответ на требование ФНС о даче пояснений
Компания, работающая не первый год, наверняка хоть раз сталкивалась с требованиями ФНС. Требования инспектор ФНС может выставить по различным причинам: из-за ошибок в декларациях, низкой налоговой нагрузки или при встречной проверке вашего контрагента.
Какой бы ни была причина, не стоит игнорировать требование из налоговой инспекции. В противном случае у компании могут заблокировать счет или прийти с проверкой.
Форма и сроки ответа на требование налоговой инспекции
Обычно ФНС указывает в требовании срок, в течение которого нужно представить документы или/и письменное пояснение.
Требования приходят как в бумажном виде по почте, так и в электронном. Формат требований зависит от того, как отчитывается конкретный налогоплательщик.
Следуя нормам законодательства, ответ на требование налоговой нужно подготовить и отправить в течение пяти рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ). Чаще всего ответ пишется в произвольной форме, но налогоплательщики могут взять за основу рекомендуемую форму ответа (Письмо ФНС РФ от 07.04.2015 № ЕД-4-15/5752).
Если требование налоговой о представлении документов или пояснений пришло в электронном виде, не забудьте отправить квитанцию о приеме. На это организации отводится шесть рабочих дней (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).
Срок ответа на требование ИФНС о даче пояснений фиксированный. В исключительных случаях налоговая инспекция может его изменить. Также увеличить срок для представления документов ФНС может по просьбе налогоплательщика, но для этого должны быть веские причины (болезнь ответственного лица, большой объем истребуемых документов и пр.).
Сдавайте электронную отчетность, передавайте ответы на требования в налоговую через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!
Основные причины требований и варианты ответов
Обычно требованию налоговой предшествует камеральная проверка какой-либо декларации.
Что вызовет подозрение инспектора и заставит его прислать требование:
Мы привели наиболее распространенные причины требований ФНС. На практике их гораздо больше.
Сдавайте электронную отчетность, передавайте ответы на требования в налоговую через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!
Если вы считаете, что требование налоговой несправедливо, нужно все равно написать пояснение. В пояснении вы можете сослаться на статьи НК РФ и обосновать свою позицию. Случается и такое, что налоговый инспектор неправ. Нужно отстаивать свою позицию.
Иногда к требованию нужно приложить опись документов. Делается это, если документы налогоплательщик приносит лично или отправляет «Почтой России».
Образец описи документов в налоговую по требованию:
Как сшить документы для налоговой по требованию? Налогоплательщик обычно сшивает представляемые документы вместе с описью. Правил сшивания нет. Главное, заверить все копии документов для налоговой инспекции соответствующим образом.
Как такового образца пояснительной записки в налоговую по требованию не существует. Вид пояснения будет напрямую зависеть от содержания требования и его причин.
Подведем итоги. Сроки представления пояснений по требованию налоговой инспекции закреплены в НК РФ. Также эти сроки ФНС дублирует в выставляемом требовании. Ответы на требования налоговой о представлении пояснений представляются как на бумаге, так в электронном виде. Исключение — пояснения к декларации по НДС. Их обычно нужно подавать в электронном виде по ТКС.
Образец составления ответа на требование налоговой о представлении пояснений
Приведем пример ответа, если ФНС выявила расхождения выручки в двух источниках полученной информации: в декларации по НДС и декларации по налогу на прибыль.
Образец пояснения на требование в налоговую инспекцию
Заместителю начальника межрайонной ИФНС № 4
Зайковой Т. И.
От ООО «Кнопка», ИНН 6656543210
04.08.2020
На Ваше требование № 569 от 31.07.2021 поясняем следующее.
Сумма доходов от реализации товаров (работ, услуг), показанная в декларации по налогу на прибыль организаций за 6 месяцев, действительно меньше, чем сумма выручки от реализации, показанная в декларациях по НДС за I, II кварталы 2021 года. Такая ситуация возникла в связи с отражением во II квартале 2021 года операции по возврату товара поставщику (НДС в сумме 569,24 руб. был восстановлен).
К данному письму прилагаем счет-фактуру № 23 от 11.05.2021 года, подтверждающий возврат товара.
Директор ООО «Кнопка» ______________________И. Б. Останин
Сдавайте электронную отчетность, передавайте ответы на требования в налоговую через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!
Как составить пояснения для налоговиков: вопросы-ответы с примером
Приводим ответы на вопросы бухгалтеров по составлению пояснений для ИФНС.
В какой форме предоставляются пояснения на требования налоговой инспекции по камеральной проверке декларации по НДС?
При представлении пояснений на бумажном носителе они не считаются представленными (Письмо Минфина России от 22.07.2019 № 03-02-08/54231).
Можно ли ответить на требование налоговиков письмом в произвольной форме по ТКС с указанием, что это ответ на конкретное требование?
По желанию вместе с пояснениями по утвержденному формату можно отправить в неформализованном виде дополнительную информацию с темой письма, например: «Дополнение к ответу на требование от. №. ».
В течение какого времени представляется пояснение на требование инспекции, проводившей камеральную проверку декларации по НДС?
В некоторых случаях налоговый орган при направлении требования о представлении пояснений использует формы, приведенные в приложениях 2.1 — 2.9 к Рекомендациям по проведению камеральных налоговых проверок (абз. 9 п. 2.7 рекомендаций). Такое наблюдается, в частности, если выявленные ошибки и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, либо несоответствия между сведениями налогоплательщика с имеющимися у налогового органа свидетельствуют:
— о занижении подлежащей уплате в бюджет суммы НДС;
— о завышении заявленной к возмещению суммы НДС.
Налогоплательщику, получившему подобное требование, необходимо передать налоговому органу в электронной форме по ТКС через оператора ЭДО квитанцию о приеме документов в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом (абз. 2 п. 5.1 ст. 23 НК РФ).
Со дня, следующего за днем отправки в налоговый орган квитанции о приеме требования о представлении документов, начинается пятидневный срок для представления пояснений или внесения соответствующих исправлений (абз. 1 п. 3 ст. 88, п. 2 ст. 6.1 НК РФ).
Как составить пояснения к декларации по НДС по требованию налогового органа?
Вправе ли налогоплательщик не отвечать на требование о представлении пояснений, в котором отсутствует указание на конкретные противоречия, выявленные в ходе «камералки» декларации по НДС?
Следовательно, налогоплательщик вправе не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов, не соответствующие НК РФ (пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ).
Поскольку за непредставление в пятидневный срок пояснений, истребованных в порядке п. 3 ст. 88 НК РФ в рамках камеральной налоговой проверки декларации, предусмотрен штраф по ст. 129.1 НК РФ, налогоплательщик (при указанных обстоятельствах) может:
— направить по установленному ФНС формату пояснения, в которых, например, будет указано, что налоговая декларация заполнена им в соответствии с требованиями гл. 21 НК РФ и данными налогового учета; в связи с отсутствием указания в требовании конкретных противоречий, выявленных камеральной проверкой, не представляется возможным проанализировать причины расхождений и представить соответствующие пояснения;
— не исполнять требование на основании пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ.
Однако в последнем случае не исключено, что налоговый орган вынесет решение о привлечении к ответственности за непредставление пояснений со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Как расшифровать код возможной ошибки, указанный (справочно) в перечне операций, по которым установлены расхождения?
— запись об операции отсутствует в декларации контрагента по НДС;
— контрагент не представил декларацию по НДС за аналогичный отчетный период;
— допущенные ошибки не позволяют идентифицировать запись о счете-фактуре и, соответственно, сопоставить ее с контрагентом
Как составить пояснения по указанным в требовании инспекции расхождениям, если в ходе изучения записей налогоплательщик не выявил ошибок?
Следует также пояснить причины расхождений, на которые указал налоговый орган, и почему таковые не являются ошибкой.
При представлении пояснений в адрес налогового органа налогоплательщик вправе дополнительно подать документы, подтверждающие достоверность данных, внесенных в налоговую декларацию (п. 4 ст. 88 НК РФ).
Как составить пояснения, если в ходе изучения записей, внесенных в требование налогового органа, налогоплательщик выявил ошибки, которые не привели к занижению суммы НДС?
Вместе с тем ФНС в п. 4 Письма № ЕД-4-15/23367@ рекомендует представить и пояснения, и «уточненку», но право выбора остается за налогоплательщиком.
Как составить пояснения, если при изучении указанных в требовании записей налогоплательщик выявил ошибки, приведшие к занижению суммы НДС?
Пояснения можно представить, но это не обязательно (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ).
Как составить пояснения к декларации по НДС по льготируемым операциям?
Форма требования о представлении пояснений на основании п. 6 ст. 88 НК РФ содержится в приложении к Письму ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10574.
Вместе с тем можно подавать пояснения в любом другом виде, однако они будут иметь меньшее преимущество по сравнению с реестром.
В какой срок нужно подавать пояснения, подтверждающие льготы по НДС?
Как составить пояснение по факту высокого удельного веса вычетов по НДС?
Налоговый орган определяет этот показатель на основании данных, указанных в декларациях за последние налоговые периоды (четыре квартала). В этой связи налогоплательщику целесообразно ежеквартально определять долю вычетов за четыре последних оконченных квартала.
В дополнение к установленному нормативу налогоплательщики могут обращаться к статистическим данным. В зависимости от региона среднюю долю вычетов по НДС от суммы налога, исчисленной по налогооблагаемым объектам, можно получить на основе информации, публикуемой ежеквартально на сайте ФНС в разделе «Иные функции ФНС» («Статистика и аналитика» / «Данные по формам статистической налоговой отчетности» / «Отчет о структуре начисления налога на добавленную стоимость»).
По данным НДС-декларации показатель своей доли (Д) в общем случае можно определить следующим образом:
Д = Показатель строки 190 разд. 3 / Показатель строки 118 разд. 3.
Пояснения о доле вычетов по НДС составляются в произвольном виде. В них нужно указать обстоятельства, в связи с которыми НДС-вычеты оказались значительными. При необходимости к пояснениям можно приложить копии первичных документов, выписки из регистров бухгалтерского и налогового учета.
В качестве примера приведем образец ответа на подобный запрос налогового органа.
ИНН 7727090750, КПП 772701001
Исх. № __________ от ____________
На № __________ от ____________
Пояснения
по факту высокого удельного веса налоговых вычетов по НДС
В ответ на Ваше информационное письмо о проведении анализа налоговой отчетности по НДС за I — IV кварталы 2019 года в целях самостоятельной проверки правильности формирования налоговой базы и выявления причин высокого удельного веса налоговых вычетов по НДС сообщаем следующее.
Обществом с ограниченной ответственностью «Фортуна» проведен анализ налоговых деклараций по НДС за I — IV кварталы 2019 года. По итогам проведенного анализа факты неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению сумм данного налога, подлежащих уплате в бюджет, в представленных за указанные периоды налоговых декларациях не выявлены.
В связи с этим нет оснований для представления уточненных налоговых деклараций по НДС.
Что касается высокого удельного веса вычетов, он объясняется следующими объективными обстоятельствами.
1. За налоговые периоды 2019 года спрос покупателей на товары, продаваемые Обществом, снизился и, соответственно, снизился объем продаж на 15 % по сравнению с предыдущим годом (отчеты отдела сбыта от 05.04.2019, от 05.07.2019, от 02.10.2019 и от 10.01.2020).
2. За тот же период цены поставщиков, у которых Общество приобретает продукцию, выросли в среднем на 12 % (отчеты отдела снабжения от 05.04.2019, от 05.07.2019, от 02.10.2019 и от 10.01.2020). В связи с этим выросла сумма НДС, принятого к вычету.
В настоящее время Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна» предпринимает следующие меры по увеличению выручки от реализации и уменьшению затрат на приобретение товаров:
— поиск новых поставщиков, реализующих продукцию по более низким ценам;
— изменение ассортимента продаваемой продукции;
— расширение рынка сбыта (подробнее см. план маркетинга и продаж от 09.01.2020 № 1).
1. Отчеты отдела сбыта от 05.04.2019, от 05.07.2019, от 02.10.2019 и от 10.01.2020.
2. Отчеты отдела снабжения от 05.04.2019, от 05.07.2019, от 02.10.2019 и от 10.01.2020.
3. План маркетинга и продаж от 09.01.2020 № 1.
Как составить пояснения на требование налогового органа о причинах расхождений в декларации по НДС (несоответствие счетов-фактур в книге покупок налогоплательщика, отраженных в базе «АСК НДС-2», счетам-фактурам контрагента, отраженным в книге продаж)?
На требование налогового органа о представлении пояснений при выявлении несоответствия счетов-фактур в книге покупок покупателя с данными, отраженными в книге продаж продавца, можно представить следующий ответ.
Ответ на требование №_______ от ____________
о причинах расхождений в налоговой декларации по НДС
Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна» в ответ на Ваше сообщение (с требованием представления) № ___ от ______ поясняет следующее.
Сумма налога и вычетов в декларации за IV квартал 2019 года указана верно: по строке 190 раздела 3 сумма вычетов составила 4 320 000 руб.
Расхождения с данными контрагента Общества возникли из-за переноса вычета по НДС в сумме 650 000 руб. с IV квартала 2019 года
на I квартал 2020 года.
Общество пользуется правом, предоставленным п. 1.1 ст. 172 НК РФ.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Требования от ФНС: какие бывают и как на них отвечать
Любая организация или ИП могут получить от налоговиков письмо с требованием что-то пояснить, уплатить недостающие налоги или предоставить на проверку документы. Игнорировать такое нельзя — это грозит штрафами и блокировкой счёта. Рассказываем, в каких случаях налоговики могут запрашивать у вас документы и пояснения, как и в какие сроки нужно ответить.
Виды налоговых требований
Налоговые инспекторы рассылают требования при камеральных, выездных проверках и других контрольных мероприятиях. Запрашивать документы и информацию они могут не только о вашем предприятии, но и о контрагентах.
Требование о представлении пояснений
Когда вы сдаёте в ИФНС расчёт по страховым взносам (РСВ), декларацию или другой отчёт, налоговики проводят камеральную проверку. То есть без выезда к вам и без каких-либо уведомлений проверяют, всё ли верно в отчётности и нет ли расхождений с информацией, которая уже есть у инспекции. Если что-то не так, вы получите требование о представлении пояснений.
Также налоговая может запрашивать пояснения, если:
Во время выездной проверки налоговики проверяют документы на вашей территории, опрашивают сотрудников, осматривают помещения и т. д. В этом случае требование о пояснениях может понадобиться, чтобы уточнить вашу позицию по выявленным нарушениям и зафиксировать её документально. Требование передадут вам до оформления результатов проверки.
При необходимости в этом же документе налоговики могут потребовать внести исправления в проверяемый отчёт.
Печать на бумажных требованиях не ставят, есть только подпись работника ИФНС.
Требование о пояснениях не всегда бывает связано с камеральными и выездными налоговыми проверками. Например, ИФНС часто просит обосновать, почему зарплаты у работников ниже, чем среднеотраслевые или почему они снизились.
Требование о представлении документов (информации)
Во время камеральной или выездной проверки инспекторы могут запросить у вас дополнительные документы. Вы получите требование, в котором указывают:
Точного перечня того, что может потребовать инспекция, нет. Документы могут быть любые и в любом количестве. Но они должны быть связаны с расчётом и уплатой налогов и относиться к предмету проверки.
В ответ на требование вы должны передать в ИФНС бумажные копии документов, но иногда налоговикам нужны именно оригиналы. В этом случае они должны оформить уведомление о необходимости ознакомления с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов. Ознакомиться с оригиналами инспекторы могут только на территории налогоплательщика.
Все проверки проводят в ограниченные законом сроки. Запрашивать документы после окончания проверки налоговая не имеет права. Но может назначить дополнительные мероприятия — до одного месяца после проверки. В этот период вы можете получить требование о представлении документов. Оно оформляется в общем порядке.
Требование может поступить и вне рамок проверки вашего предприятия. Например, когда налоговики проверяют вашего контрагента и нужна информация или документы по нему или по конкретной сделке. Такую проверку часто называют встречной.
Если ваш контрагент числится в другой налоговой инспекции, к требованию приложат копию поручения об истребовании документов, которое составляет ИФНС проверяемой организации или ИП. В этом поручении прописано какие документы нужны чужой инспекции и по какой причине у вас их запрашивают. Если вы с контрагентом зарегистрированы в одной ИФНС, то получите просто требование, без копии поручения.
Уведомление о вызове в налоговый орган
При камеральной проверке вас могут вызвать в налоговую инспекцию для устных пояснений. В этом случае вам пришлют уведомление о вызове в налоговый орган. В нём должны быть:
Согласно пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ вызывать для устных пояснений могут по вопросам уплаты налогов, в связи с налоговой проверкой и в других случаях, связанных с налоговым законодательством.
Требование об уплате
Требования об уплате налога, сбора, страховых взносов, пени, штрафа пришлют, если вы пропустили сроки уплаты, ошиблись в реквизитах, перечислили в бюджет меньше чем нужно или не заплатили вообще. В таком требовании указывают сумму задолженности и срок, в течение которого её нужно погасить. Если не успеете оплатить, вам могут заблокировать расчётный счёт.
Когда требование считается полученным
Когда инспекторы проводят проверку на территории налогоплательщика, требование вручают лично руководителю или его представителю, под роспись. Срок, в течение которого нужно ответить, отсчитывают со следующего дня.
В остальных случаях есть нюансы:
Сроки ответа на требования
Срок, в течение которого налоговики ждут от вас ответ, указывают в требовании. Например, документы нужно передать в течение:
Срок исполнения требования об уплате — 8 рабочих дней, если в нём не указан более длительный срок.
Как отвечать на требования
На любые письменные требования налоговой нужно ответить в указанный срок. На одни можно отвечать в свободной форме, на другие — только по установленной форме.
Если не успеваете подготовить документы
Если на проверку запросили много документов, и вы понимаете, что не успеете их подготовить, нужно письменно сообщить об этом в ИФНС в течение рабочего дня, следующего за получением требования. Отправьте в налоговую уведомление о невозможности представления документов в установленные сроки, в котором укажите:
В течение двух дней вы получите решение, в котором вам либо продлят срок, либо откажут. Инспекторы не обязаны учитывать ваши обстоятельства, решение они примут на своё усмотрение. На сколько дней продлить срок налоговики тоже решают сами.
Налоговая запросила документы, которых нет
Такое же уведомление нужно отправить, если налоговая требует документы, которых у вас нет после пожара, наводнения, изъятия в ходе следствия и по другим не зависящим от вас причинам. Но факт их отсутствия нужно подтвердить документально.
Бывает, что ИФНС ошибочно запрашивает документы по контрагенту, с которым вы никогда не работали. В этой ситуации тоже лучше уведомить инспекцию, почему вы не можете их передать. Ответить нужно в первый рабочий день после получения требования.
У вас требуют документы повторно
Если ИФНС запросила у вас документы, которые вы уже предоставляли в рамках этой же проверки, ещё раз отправлять их не нужно. Но на такое требование всё равно нужно ответить — уведомить, почему вы не передаёте документы. Отправить уведомление нужно в срок, установленный для передачи запрошенных документов. Есть исключения. Повторно документы всё же придётся отправить, если:
Налоговая запросила документы за период старше 3 лет
ИФНС может требовать документы по контрагенту за любой период. Тут не действует правило о том, что проверять могут только за 3 предыдущих календарных года. Не давать документы можно лишь в случае, если прошёл срок хранения и они уже уничтожены. В этом случае тоже нужно уведомить ИФНС, по какой причине у вас их больше нет.
Как подготовить бумажные копии документов
Запрашиваемые копии документов можно передать в налоговую лично или через уполномоченного представителя, отправить по почте заказным письмом. Можно отправить сканы — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
Бумажные копии нужно предварительно подготовить по правилам ФНС.
Заверять документы для налоговой у нотариуса не надо. Это может сделать сам ИП, руководитель или его уполномоченный представитель.
Если документов немного, их можно не сшивать. Проставьте на них «Копия верна», должность, ФИО заверяющего, подпись и дату с печатью (если есть).
Передавать документы в налоговую нужно с сопроводительным письмом. Напишите в нём дату и номер требования, список документов с общим количеством листов. Вместо списка можно составить отдельную опись и приложить к письму. Если несёте документы в налоговую лично, сделайте второй экземпляр описи и попросите инспектора на нём расписаться.
Как ответить на требования о представлении пояснений
Пояснения пишут в произвольной форме и отправляют в электронном виде или на бумаге. Исключение — требование пояснений по ошибкам, противоречиям или несоответствиям в декларации по НДС, если вы обязаны сдавать её в электронном виде. Такие пояснения нужно отправлять только в электронном виде по утверждённому формату.
На требование пояснений по поводу ошибок и расхождений в отчётности в зависимости от ситуации нужно:
К пояснениям можно дополнительно приложить бухгалтерские и налоговые регистры, справки и другие документы, подтверждающие ваши доводы (п. 4 ст. 88 НК РФ).
Если в требовании не указано, какие конкретно ошибки и недочёты выявлены, оно считается незаконным. Пояснения по ним можно не давать. Но лучше сообщите об этом налоговикам письменно, чтобы избежать санкций.
Что будет, если не ответить на требование налоговой
Если вы проигнорировали требование о представлении документов или опоздали его выполнить, это считается налоговым правонарушением, за которое штрафуют:
За непредставление пояснений и информации организацию и ИП могут оштрафовать по ст. 129.1 НК РФ — на 5 тыс. руб. За повторное нарушение в течение календарного года штраф вырастет до 20 тыс. руб.
За отказ передать документы или пояснения по контрагенту или за опоздание с их передачей штрафуют по п. 2 ст. 126 НК РФ — на 10 тыс. руб.
Есть ещё один минус. Не отреагировав на требование, вы повышаете шансы на то, что к вам придут с проверкой. Непредставление налоговикам пояснений и документов — это один из общедоступных критериев отбора для включения организаций и ИП в план выездных проверок.